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Word avanzado para profesores PERSONALIZA TU ENTORNO DE TRABAJO

PERSONALIZAR LA BARRA DE HERRAMIENTAS Añadir botones a la barra de herramientas La configuración predeterminada de las barras de herramientas en Microsoft Word 2000 puede ser que no se ajuste totalmente a tus necesidades y quieras añadir algún botón que usas normalmente. Menú Ver Æ Barra de Herramientas Æ Personalizar Æ Comandos Busca el botón que te interesa entre las distintas categorías.

Y arrástralo hacia la barra de herramientas donde lo quieras incluir. Puedes ver la explicación de lo que hace ese botón haciendo clic en descripción.

En caso de que quieras eliminarlo, lo seleccionas y en Modificar selección puedes quitarlo. Otra manera de eliminarlo, más rápida, es pulsar la tecla ALT y, sin dejar de presionar, seleccionar ese nuevo botón añadido de la barra de herramientas y arrastrarlo fuera de la barra de herramientas.

Crea tu propia barra de herramientas Si te interesa crearte tu propia barra de herramientas personalizada. Ver Æ Barra de Herramientas Æ Personalizar Æ Barras de herramientas

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Le pones un nombre y especificas en qué plantilla la quieres activa.

Una vez creada queda flotante. Nos vamos a la pestaña de comandos y empezamos a arrastrar los botones que queramos incluirle.

Barra nueva de herramientas.

Seleccionándola, una vez creada, puedes eliminarla o cambiarle el nombre. Para verla u ocultarla, la marcamos desde el menú Ver Æ Barra de herramientas. Secretariado de Tecnologías para Apoyo a la Docencia de la Universidade de Granada

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Word avanzado para profesores PERSONALIZA TU ENTORNO DE TRABAJO Puedes restablecer la barra de herramientas predeterminada, en caso de que los botones que le hayas añadido en el apartado anterior, no te interesen.

PERSONALIZAR LA AUTOCORRECCIÓN Esta opción está en Word para corregir automáticamente errores tipográficos comunes como ahy por hay. Puedes personalizar Autocorrección con tus errores tipográficos más comunes, aunque te puede interesar más para que, al introducir tus abreviaturas o códigos, aparezcan automáticamente ciertas palabras. Herramientas Æ Opciones de autocorrección…

Un funcionamiento parecido tiene Autoformato, pero referido al formato.

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CREAR TUS PROPIOS AUTOTEXTOS Si frecuentemente utilizas en tus documentos las mismas frases, palabras u otros caracteres, las puedes agregar al listado de Autotexto. De esta forma, cuando escribes su nombre corto y pulses F3 se inserta el autotexto. Selecciona la frase que quieras incluir y te vas al menú Insertar Æ Autotexto Æ Nuevo.

Escribe un texto corto que identifique esa frase completa. La forma más rápida de insertar la entrada de autotexto consiste en, escribir en tu documento el texto corto anterior y pulsar F3. Para modificar o eliminar, te vas al menú Insertar Æ Autotexto Æ Autotexto… Y buscas en el listado lo que quieres cambiar.

PERSONALIZAR LAS TECLAS PARA INSERTAR SÍMBOLOS Y CARACTERES ESPECIALES Los caracteres especiales o los símbolos los puedes añadir a tu documento a través del menú Insertar Æ Símbolo…

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En Fuente puedes elegir el formato que quieras. Hay opción para conocer el código ASCII correspondiente. En caso de que quieras personalizar el teclado, para ir más rápido, y otorgarle a estos símbolos o caracteres especiales la combinación de teclas que te interese, pulsa el botón Teclas.

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CONFIGURAR LAS LISTAS Para insertar una lista nos vamos a Formato Æ Numeración y viñetas…

Puedes Personalizar y en cualquier momento Restablecer en caso de que no te interese los cambios que has hecho. Puedes cambiar la fuente, el símbolo o elegir una imagen.

Establecer la posición de la viñeta y el lugar a partir del cual quieres que empiece el texto. La vista previa te ayuda a ver el resultado de los cambios.

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Insertar una lista de Esquema numerado La lista de Esquema numerado, sobre todo la seleccionada en el cuadro, suele ser una de las más utilizadas.

Tienes opción de Personalizar.

Un método rápido de utilización es primero los de mayor importancia jerárquica. 1. Jerarquía uno 2. Jerarquía uno 3. Jerarquía uno Luego vas añadiendo los de segundo nivel, poniéndote al final de la línea, dándole a Enter y luego con la tecla Tab añadirías el segundo nivel. 1. Jerarquía uno 1.1. Jerarquía dos 1.2. Jerarquía dos 2. Jerarquía uno 3. Jerarquía uno

Crea un Estilo de lista También puedes crear un Estilo de lista.

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PERSONALIZAR FORMATO CON ESTILOS Y TÍTULOS Se puede aplicar un grupo de atributos de formato, los llamados estilos, a las palabras y líneas de texto de una sola vez. En caso de querer hacerlo con párrafos (especificando sangrías, espaciados…) se haría con estilos de párrafo. Todos los nuevos documentos se asocian con el estilo Normal. Como predeterminado se establece Times New Roman, de 12 puntos, alineación izquierda. Puedes cambiar ese estilo, crear uno nuevo. Manejar los estilos te ayudará a ahorrarte mucho tiempo dedicado al formato de tu documento. Configura tus estilos Para mostrar el cuadro de Estilos y formato… vete al menú Formato, desplegándose un cuadro al costado izquierdo de tu pantalla

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Puedes modificar el formato relacionado con el párrafo normal. Incluso agregarlo a la plantilla, de manera que el párrafo normal de un documento nuevo esté escrito en Arial 14. Así con todos los estilos (1,2,3,4…) en orden a su importancia en el texto, los llamados niveles.

Puedes crear uno nuevo y mostrar, en el cuadro, sólo los que te interesen. Así lo que selecciones tomará las características de formato y al mismo tiempo estarás especificando el nivel de jerarquía que tiene en el documento. Esto te ofrecerá muchas ventajas a la hora de poder utilizar la vista Esquema y utilizar herramientas tan interesantes como la generación de Tablas de contenido automáticamente. La barra de herramientas estándar tiene predeterminado la aparición de este cuadro, pudiendo desplegar y elegir lo más adecuado al texto que estés introduciendo en ese momento.

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UTILIZAR LAS PLANTILLAS Todos los documentos creados en Microsoft Word se basan en plantillas. Las plantillas pueden contener texto, estilos, macros, asignaciones de teclas y barras de herramientas. Una plantilla ahorra tiempo al suministrar un formato básico con el que empezar. Puedes usar la misma plantilla en tantos documentos como quieras. Por lo que se debe procurar que las plantillas sean generales para adaptarse mejor a los documentos de su misma clase. Cuando se crea un documento Nuevo desde el menú Archivo, se puede seleccionar una plantilla en la que se basará el documento (memorandos, faxes, informes). Se pueden utilizar estas plantillas como base y luego hacer los cambios de formato que cubran tus necesidades. Para tener siempre disponibles esos cambios de una manera general para los documentos debes guardar el documento como plantilla.

Fíjate que la extensión es .dot y se guarda automáticamente en el directorio Plantillas, para que al abrir un nuevo documento puedas seleccionarlo en la pestaña General.

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FORMATO DE PÁRRAFO Para mejorar el aspecto de tu documento no solo te interesa cambiar la fuente sino también darle un formato al párrafo. Formato Æ Párrafo…

Elegir si quieres una Alineación (derecha, izquierda, centrada, justificada) que corresponde a los botones

de la barra de herramientas.

Darle un Espaciado mayor entre el anterior y el párrafo posterior. Cambiar el Interlineado a mayor o menor tamaño. Todo ello con una Vista previa de los cambios que vas eligiendo.

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En la siguiente pestaña se impide que quede una sola línea de párrafo en la parte superior de una página (viuda) o una sola línea en la parte inferior (huérfana), que el párrafo se divida, que las palabras no se dividan con guiones.

Añadir un sombreado y una línea Para atraer la atención de un párrafo te puede interesar resaltarlo con un borde o darle sombreado. Selecciona el párrafo y dale un Borde exterior con el botón También puedes añadirlo desde el menú Formato Æ Bordes y sombreado… y desde aquí especificarle todo lo que quieras (tamaño, color)

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Desde la Barra de herramientas también puedes especificar cómo quieres el cuadro.

Para el sombreado, la pestaña sombreado.

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INSERTAR ENCABEZADOS Y PIES DE PÁGINA Los encabezados y pies de página contienen información que se imprime al principio o al final de la página. La información común suele ser números de página, título del documento, fecha y autor, logotipos. Se ven en Diseño Impresión. Ver Æ Encabezado y pie de página

Puedes elegir entre diferentes entradas de Autotexto creadas especialmente para encabezados y pies, por ejemplo la de Página X de Y. Crea encabezados y pies de página alternados: En el cuadro de Encabezado y pie de página tenemos accesible la configuración de la página. Activa la casilla Pares e impares diferentes.

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Insertar números de página Los números de página se imprimen en el encabezado o en el pie de página. Lo puedes hacer desde aquí o Insertar Æ Números de página…

Añadir secciones Las secciones te pueden interesar para establecer diferentes formatos al conjunto del documento. Por ejemplo, queremos insertar en un encabezado de página y un tipo de numeración diferente para un documento que está dividido en capítulos. Lo que nos interesa es asignarle una sección diferente a cada capítulo. Insertar Æ Salto…

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Salto de columna Tipos de sección

Página siguiente

Continuo

Página par e impar

AÑADIR NOTAS AL PIE Y NOTAS AL FINAL DEL DOCUMENTO Se puede añadir información al final de la página usando Notas al pie. Insertar Æ Referencia Æ Nota al pie Puedes elegir si lo quieres al final del documento o al final de sección.

El formato del número o asignarle una marca personal existente entre los símbolos.

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SINÓNIMOS El diccionario de sinónimos de Word ayuda a añadir precisión y variedad a los escritos. Ofrece alternativas a palabras con las que no está satisfecho. Seleccione la palabra, y en el menú Herramientas Æ Idioma Æ Sinónimos Decida si quiere reemplazarla o dejarla como estaba.

INSERTAR UNA REFERENCIA CRUZADA La referencia cruzada hace referencia a un elemento que aparece en otro lugar de un documento. Insertar Æ Referencia Æ Referencia cruzada…

Eligiendo entre el listado de Tipo, identificas el tipo de elemento al que quieres que te lleve la referencia.

Eligiendo entre el listado de Referencia a, especificas el texto que quieres que te ponga en la referencia.

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INSERTAR UN HIPERVÍNCULO Utilizar los hipervínculos supone que al hacer clic sobre ellos, te llevan a otro documento distinto, otro programa o dirección de Internet. Suelen identificarse fácilmente subrayados y con la fuente color azul. Insertar Æ Hipervínculo…

Puedes especificar que el hipervínculo te lleve a: • • •

un archivo o página web externa un lugar determinado en tu mismo documento (enlace interno) crear un nuevo documento o a una dirección de correo

Hay varias posibilidades de buscar lo que te interesa (entre los archivos recientes, las páginas consultadas, la carpeta).

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Word avanzado para profesores TRABAJANDO CON DOCUMENTOS EXTENSOS

VISTAS DE LOS DOCUMENTOS Dependiendo cómo quieras trabajar con tu documento te convendrá verlo de una manera u otra. Ver Æ Normal Utilízala cuando quieras revisar los textos sin preocuparte del diseño de la página o la colocación de las imágenes, o estás en un ordenador lento. Ver Æ Diseño de impresión Muestra el diseño de la página y su formato, viendo el aspecto que tomaría si lo imprimes. Es muy útil activar el Mapa del documento para ver todos los títulos en el lateral y moverse haciendo clic en cada uno de los títulos, como si fuera una página web. En caso de que quieras ver varias páginas impresas a la vez tienes la Vista preliminar en el menú Archivo. Incluso puedes editar aquí directamente. Reducir hasta ajustar. En caso de que la Un comando interesante es el de última página de tu documento tenga escasas líneas y prefieras ajustar automáticamente las páginas. Ver Æ Diseño Web Actívala si quieres ver cómo se vería tu documento en un explorador de internet. Si lo quieres ver con el Explorer abierto, tienes el comando Vista previa de la página Web en el menú Archivo. Ver Æ Esquema Aparecen todos los títulos y subtítulos, en caso de haberlos especificado mientras se elabora el documento, con la posibilidad de ir recorriendo todos sus niveles. Vamos a detenernos en esta vista para aprovechar todas sus posibilidades.

Utilidades de la vista esquema Trabajar con esta vista implica haber especificado los niveles (1,2, 3…) de nuestro documento, para que Word pueda jerarquizar adecuadamente. Habiendo hecho esto previamente, la vista esquema te permite organizar y moverte cómodamente incluso por los documentos más extensos.

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Word avanzado para profesores TRABAJANDO CON DOCUMENTOS EXTENSOS Cuando vamos a Ver Æ Esquema se activa la barra de herramientas de esquema.

El primer grupo de botones te ayudan a cambiar de nivel, el segundo a mover de lugar (subir o bajar). También puedes arrastrarlo hacia el lugar que quieras cuando te aparezcan las flechas cruzadas. Por ejemplo, si mueves algo de nivel uno, te llevas todo lo que cuelga de él.

Puedes expandir o contraer, dependiendo de los niveles que quieras ver. Elegir lo que quieres que se te muestre, todos o cada uno de los niveles.

Cuando explicamos los niveles hablamos de la comodidad de utilizarlos para olvidarte del formato, una vez que lo hayas especificado. La utilidad siguiente está relacionada con TDC (Tabla de contenido) que merece un apartado nuevo para saber crearlo. Desde aquí, cualquier cambio que hagas en tu esquema, lo puedes ver automáticamente reflejado en tu tabla de contenidos haciendo clic en Actualizar.

ELABORAR UNA TABLA DE CONTENIDOS AUTOMÁTICAMENTE Para poder obtener una Tabla de contenidos en dos segundos tienes que haber especificado en tu documento cada uno de los niveles, es decir, si los títulos son un nivel uno o dos o tres…o si es simplemente texto. Una vez hecho esto, te vas al lugar del documento donde quieras que Word te genere la Tabla de contenido. Insertar Æ Referencia Æ Índice y tablas…

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Word avanzado para profesores TRABAJANDO CON DOCUMENTOS EXTENSOS

Puedes elegir entre distintos formatos y ver la vista preliminar que produciría en tu documento tanto impreso como en Web. Hay opción para modificar fuente y sangría, los niveles que quieres que aparezcan, etc.

ELABORAR UN GLOSARIO O ÍNDICE Para hacer un glosario tiene primero que marcar las entradas de índice. Selecciona el texto y presiona ALT + MAYUS + E.

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Word avanzado para profesores TRABAJANDO CON DOCUMENTOS EXTENSOS

La palabra elegida se distingue con {EÍ “palabra elegida”} siendo EÍ entrada de índice. Cuando tengamos marcadas todas las palabras que van a formar parte de nuestro glosario (no cerrar el cuadro), nos vamos al menú Insertar Æ Índice y tablas Æ Índice Preferiblemente lo generamos al final del documento.

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Word avanzado para profesores TRABAJANDO CON DOCUMENTOS EXTENSOS

BUSCAR Y REEMPLAZAR E IR A En tu documento puedes buscar una palabra determinada para localizarla rápidamente. Edición Æ Buscar …

Si quieres ser más específico con la búsqueda, al expandir el cuadro Más se te ofrecen otras Opciones de búsqueda. En caso de que la quieras reemplazar Edición Æ Reemplazar…

Al hacer clic en Más, se te ofrece la posibilidad de buscar y reemplazar opciones de Formato y con el botón Especial puedes también buscar y sustituir caracteres especiales, números, símbolos.

MARGENES Y COLUMNAS PARA ARTÍCULOS DE REVISTAS Toda página de Word tiene márgenes, el espacio entre el texto y el extremo del papel. Los márgenes ayudan a asegurar que el texto no se imprimirá fuera de la página y ayudan a ver el documento de forma ordenada y agradable.

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Word avanzado para profesores TRABAJANDO CON DOCUMENTOS EXTENSOS Cambiar los márgenes Archivo Æ Configurar página…

Puedes especificar los cambios como predeterminados para todos los documentos que abras. El margen de encuadernación. Cambiar la orientación de la página. Para numerar las líneas puede aplicarlo desde Archivo Æ Configurar página Æ Diseño Haz clic en Números de línea…

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Word avanzado para profesores TRABAJANDO CON DOCUMENTOS EXTENSOS

Divide en columnas Formato Æ Columnas… Puedes dividir el documento en dos, tres…columnas. Añadir una línea entre las columnas. Cambiar el ancho y espacio entre columnas. Puedes ver los cambios.

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Word avanzado para profesores INSERTANDO ELEMENTOS GRÁFICOS

ESPECIFICAR TABULADORES E INSERTAR TABLAS Especificar tabulaciones Las posiciones de los tabuladores se utilizan sobre todo para alinear columnas de texto. El tipo de tabulación determina cómo se alinea el texto en el documento. El método más rápido para personalizar las tabulaciones es con la regla. Las opciones son izquierda , centrada , derecha , decimal y barra . Ve marcando en la regla donde quieres poner las diferentes tipos de tabulaciones. Puede también moverlas de sitio, arrastrándolas por la regla.

Para moverte por ellas pulsa la tecla TAB. Supón que quieres quitarlas para restablecer las tabulaciones predeterminadas. Sólo tienes que arrastrar la tabulación hacia el documento y desaparecerá de la regla.

El cuadro de Tabulaciones se encuentra en el menú Formato, pudiendo aquí personalizar más aspectos como el Relleno.

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Word avanzado para profesores INSERTANDO ELEMENTOS GRÁFICOS

Insertar una tabla Para listados de información de muchas columnas y filas es mejor utilizar las tablas. Para insertar una tabla tenemos el botón estándar o desde el menú Tabla.

de la barra de herramientas

En el cuadro Insertar tabla Especificamos el número de columnas y filas.

Elegir entre ajustarse al contenido, establecer un ancho fijo, ajustarse al tamaño de una ventana del explorador. Especificar formatos prediseñados. También con el botón

Cambiar la tabla Desde el menú Tabla y estando posicionados en la tabla podemos Insertar

Eliminar

Seleccionar

Para combinar celdas, es decir, unir dos o más en una, tenemos que seleccionarlas y se nos activará el botón Por el contrario puedes necesitar dividir las celdas o partir la tabla.

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Word avanzado para profesores INSERTANDO ELEMENTOS GRÁFICOS La mismas opciones de Autoajuste del cuadro Insertar tabla, las tienes con estos botones del menú Tabla

Establecer igual tamaño para filas o columnas.

Trabajar con los datos de la tabla Con respecto a los datos que tenemos dentro de la tabla Meter los datos en una tabla o sacarlos de ella.

Le podemos dar un orden dependiendo si son numéricos o alfabéticos y aplicarles una fórmula, aunque esta opción es bastante limitada si la comparamos con los que nos puede ofrecer una aplicación de cálculo como Excel.

El formato del texto como tipo de fuente, lo cambiamos como cualquier texto normal. Pero características como la alineación dentro de las celdas, la puedes especificar en el cuadro Propiedades de Tabla.

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Word avanzado para profesores INSERTANDO ELEMENTOS GRÁFICOS Al igual que la alineación de toda la tabla, su ajuste con el texto, los bordes y sombreados o especificarle el tamaño de filas y columnas.

INSERTAR IMÁGENES, GRÁFICOS Y ECUACIONES Insertar imágenes Puedes elegir entre imágenes prediseñadas, desde un archivo o desde escáner o cámara, en el menú Insertar. Simplemente copias y pegas en el lugar en el que quieres que aparezca la imagen. Aumentar su tamaño o moverla por el documento supone distinguir entre las flechas que van cambiando una vez hayas seleccionado la imagen. Para especificar otras características cómo el lugar que ocupa con el texto, darle más contraste o menos, recortarla o girarla.

También puede ser interesante seleccionarla y con el botón derecho busca en el listado que se abre, Agrupar

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Word avanzado para profesores INSERTANDO ELEMENTOS GRÁFICOS Esto supone tratar de manera independiente muchas partes de la imagen y darle un color diferente o aumentar su tamaño.

Insertar gráficos En tu documento Word también puedes crear y ver gráficos con la Herramienta de Microsoft Graph 2000. Insertar Æ Imagen Æ Gráfico Además de poder modificar los datos, puedes elegir el estilo de gráfico (barra, línea, sectores) y agregar nuevas leyendas a los títulos de los gráficos.

Insertar ecuaciones Para poder escribir ecuaciones complicadas, la herramienta adecuada se llama Editor de ecuaciones. Insertar Æ Objeto Busca entre el listado el Editor de ecuaciones.

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Word avanzado para profesores INSERTANDO ELEMENTOS GRÁFICOS

ELABORAR UNA TABLA DE ILUSTRACIONES Al final de tu documento te puede interesar que automáticamente se genere una tabla de ilustraciones (tablas, figuras, imágenes, ecuaciones, gráficos) con sus títulos y páginas donde las podemos encontrar. Sitúate en el lugar del documento donde quieres que se genere. Insertar Æ Referencia Æ Índice y tablas…

Word no podrá generar nada si antes no le has insertado un título a cada una de tus ecuaciones, imágenes o ilustraciones. Para añadir título tienes que seleccionar lo que quieres titular y con el botón derecho del ratón elegir del listado flotante Título… Escribe en el título el texto que quieres que aparezca arriba o debajo de tu figura. Es el título que te aparecerá en la Tabla de Ilustraciones.

Puedes ponerle el rótulo que quieras en caso de que no te gusten los tres que hay para elegir. Secretariado de Tecnologías para Apoyo a la Docencia de la Universidade de Granada

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Word avanzado para profesores INSERTANDO ELEMENTOS GRÁFICOS

INSERTAR DIBUJOS Con la barra de herramientas de Dibujo, puedes crear y formatear diferentes clases de líneas, flechas, llamadas. Le puedes cambiar el tamaño, el color o darle un efecto de 3D. Puede añadir sombra, empujarlo, girarlo y ajustarlo. Ver Æ Barra de Herramientas Æ Dibujo

Insertar una línea Dentro de la barra de herramientas Dibujar una línea Para modificarla tenemos Color de línea

Estilo

Grosor

En caso de flechas los botones específicos serían Dibujar una flecha

Estilo de flecha

Insertar una autoforma En la barra de herramientas de Dibujo Podemos elegir entre todas estas posibilidades.

Cambiar su tamaño o moverlas utilizando las flechas

Rellenando su color

Para escribir algo dentro o entre las autoformas insertamos un cuadro de texto o en el menú emergente elegimos Agregar Texto.

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Word avanzado para profesores TRABAJANDO CON OTRAS APLICACIONES Y OTROS COMPAÑEROS

ENVIAR ARCHIVO A POWERPOINT E INSERTAR DIAPOSITIVAS De nuevo encontramos otra ventaja a la hora de elaborar documentos haciendo uso de los estilos (niveles) y jerarquizando los textos introducidos. En este caso la vista esquema de nuestro documento nos la volcaría al Powerpoint, creando una nueva diapositiva por cada texto identificado como de nivel 1. Archivo Æ Enviar a Æ Microsoft Powerpoint

VINCULAR A UNA HOJA DE EXCEL CAMBIANTE Los libros de Excel se pueden insertar. En este caso los datos no cambiarían si se modifica o actualiza el archivo origen. En caso de que quieras que tu documento Word esté totalmente actualizado con el libro de trabajo de Excel, en vez de insertarlo, lo puedes vincular. Así te ahorras el trabajo de estar reinsertando el libro cada vez que hagas un cambio en el trabajo original.

Insertar un libro de trabajo de Excel Insertar Æ Archivo Buscas el archivo que te interesa en el Cuadro de Insertar archivo y le das al botón de Insertar.

Vincular, actualizar y romper el vínculo Insertar Æ Archivo Buscas el archivo que te interesa en el Cuadro de Insertar archivo y

le das al botón de Insertar como vínculo. Para actualizar o romper el vínculo. Edición Æ Vínculos…

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Word avanzado para profesores TRABAJANDO CON OTRAS APLICACIONES Y OTROS COMPAÑEROS

INSERTAR COMENTARIOS Y MARCAS DE REVISIÓN Cuando varias personas trabajan en equipo, normalmente terminan con un informe final de su trabajo. Suele recaer en una persona recopilar todas las modificaciones, pudiendo ser una tarea complicada. Muchas cuestiones se pueden perder, junto a la autoría de cada una de ellas. Word tiene herramientas para que, trabajando con un solo documento, la gente vaya aportando sus comentarios, y al final se consideren cada una de las aportaciones o se cambien todas a la vez.

Insertar marcas de revisión Herramientas Æ Control de cambios (ctrl. + mayus +E) Seleccionas la frase o la palabra que quiere cambiar el revisor, y a continuación escribes lo que te parece. Se pueden también sugerir cambios de formato, como cursiva. Seleccionas la palabra y haces los cambios en formato. Para resaltar estos cambios aparecen en unos globos indicativos con un color distinto según el revisor, la línea del párrafo se destaca con líneas cambiadas, y si pasamos el ratón aparece información de hora y fecha de realización. Todo esto es configurable en Herramientas Æ Opciones…Æ pestaña de Control de cambios

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Word avanzado para profesores TRABAJANDO CON OTRAS APLICACIONES Y OTROS COMPAÑEROS

Este documento lo puedes leer de distinta manera.

Si hay muchas modificaciones es difícil leerlo. Puede ser muy útil el Panel de revisiones para ver los cambios, moverse por ellos y editarlos.

Insertar comentarios Los revisores pueden querer no escribir dentro del cuerpo del documento. Estos comentarios se encierran también en globos indicadores. Tienen el color identificativo del revisor pero con sombra. Pasando el ratón vemos el autor, fecha y hora de realización. Para insertar un nuevo comentario Insertar Æ Comentario La barra de herramientas de Revisión se activa automáticamente

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Word avanzado para profesores TRABAJANDO CON OTRAS APLICACIONES Y OTROS COMPAÑEROS

puedes eliminarlo e incluso comentarlo con voz

Aceptar o rechazar los cambios Estos son los botones que te van a ayudar a moverte e ir aceptando o eliminando los cambios Puedes aceptarlos todos al mismo tiempo o rechazarlos a la vez.

Proteger los documentos de los cambios Para evitar que los revisores cambien el documento original podemos proteger el documento para que sólo puedan añadir marcas de revisión o comentarios. Herramientas Æ Proteger documentos… Se puede proteger con una contraseña. Para desprotegerlo sólo tendríamos que irnos de nuevo a Herramientas Æ Desproteger…

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Word avanzado para profesores OPCIONES AVANZADAS

HACER UNA COMBINACIÓN DE CORRESPONDECIA Combinar con Microsoft Word supone obtener información de un documento (el documento principal) y combinarlo con información de otro documento (el origen de datos) para crear un nuevo documento que contiene información de ambos. Por ejemplo, quieres escribir una carta o hacer etiquetas a cada uno de tus alumnos. Entonces tienes que seguir tres pasos:

1. Crear el documento principal (la carta modelo) 2. Configurar el origen de datos (tus alumnos) 3. Combinación del origen de datos y el documento principal (cada una de las cartas que van a recibir tus alumnos)

Siguiendo el asistente Abre un documento nuevo y vete al menú Herramientas Æ Cartas y correspondencia ÆAsistente para combinar correspondencia… Puedes elegir entre todas estas posibilidades.

Los seis primeros pasos que te sugiere el asistente corresponden a tus preferencias. Quizás la mayor dificultad está en el paso 3, cuando tienes que elegir la lista existente de donde hay que sacar los datos, es decir, los destinatarios. Escribir la carta supone redactar e ir eligiendo los campos que queramos que aparezcan.

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Word avanzado para profesores OPCIONES AVANZADAS El penúltimo paso es para comprobar si el resultado que vamos a obtener es el deseado. Viendo la vista previa podemos decidir hacer cambios. Para terminar generamos la combinación por si queremos editar, imprimir, etc.

FORMULARIOS ELECTRÓNICOS Los formularios pueden resultar útiles para recoger información de encuestas. Los campos en los formularios electrónicos son áreas donde los usuarios introducen una respuesta a una pregunta del formulario. En las aulas de informática se pueden rellenar en línea o colgarlos en internet.

Creación de un formulario Primero guardaremos la plantilla del formulario, por lo que abrimos un documento nuevo y en Guardar como elegimos Plantilla de documento (.dot) Ver Æ Barra de herramientas Æ Formularios

Para elaborar un formulario tienes que determinar qué clase de caracteres se deben introducir: texto o números de una determinada longitud. Si quieres que tus alumnos elijan entre una lista de opciones o marcar con una X una casilla de verificación. Un consejo es que estructures tu formulario con una tabla en blanco de manera que puedas insertar texto y campos fácilmente. Inserción de campo texto Doble clic en la zona gris que se inserta y aparece el cuadro de opciones o en el botón Opciones de campo

de la barra de herramientas.

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Word avanzado para profesores OPCIONES AVANZADAS

Inserción de una casilla de verificación y una etiqueta Doble clic en el cuadro gris que se inserta o clic en el botón Opciones de campo

de la barra de herramientas.

Inserción de una lista desplegable

Doble clic en el cuadro gris que se inserta o clic en el botón Opciones de campo

de la barra de herramientas.

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Word avanzado para profesores OPCIONES AVANZADAS

Añadir ayudas y proteger la plantilla del formulario En cada uno de los correspondientes cuadros de opciones está el botón de Agregar ayuda.

Protegeremos el formulario lo para que los usuarios sólo puedan introducir datos donde haya campos.

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Word avanzado para profesores OPCIONES AVANZADAS Uso de la plantilla del formulario Archivo Æ Nuevo Æ …y elegimos la plantilla del formulario Se rellenan los datos y lo guardamos.

MACROS Una macro es un pequeño programa que realiza tareas rutinarias. Ejecutando la macro, se realizan todos los comandos que contiene y puedes ahorrarte muchas acciones repetitivas. La macros se escriben en el leguaje de programación Visual Basic para Aplicaciones. Pero no tienes por qué conocer este leguaje para hacer una macro. Utiliza el grabador y luego puedes añadir un botón a la barra de herramientas para ejecutarla cada vez que quieras.

Grabar una macro Abre el grabador de macros Herramientas Æ Macro Æ Graba nueva macro… Dale el nombre que quieras y elige si quieres ejecutarla con una combinación de teclas o asociarla a un botón de la barra de herramientas.

Supongamos que hemos decidido asignarle un botón.

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Word avanzado para profesores OPCIONES AVANZADAS Lo arrastramos a la barra de herramientas que queremos y en Modificar selección podemos darle un nombre más significativo, asociarle una imagen.

Después de Personalizar, el puntero tiene ahora una imagen en forma de cinta de casete asociada. Aparece el cuadro para poder pausar o detener definitivamente la grabación. Ve recorriendo todas las acciones que quieras que se hagan.

Modificar o eliminar una macro Para modificar una macro hay que ver el código que utiliza. En caso de que quieras eliminarla lo puedes hacer desde el mismo cuadro. Herramientas Æ Macro Æ Macros…

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TABLA DE CONTENIDOS PERSONALIZA TU ENTORNO DE TRABAJO PERSONALIZAR LA BARRA DE HERRAMIENTAS____________________ 1 Añadir botones a la barra de herramientas ______________________________ 1 Crea tu propia barra de herramientas __________________________________ 1 PERSONALIZAR LA AUTOCORRECCIÓN___________________________ 3 CREAR TUS PROPIOS AUTOTEXTOS______________________________ 4 PERSONALIZAR LAS TECLAS PARA INSERTAR SÍMBOLOS Y CARACTERES ESPECIALES _____________________________________ 4 CONFIGURAR LAS LISTAS ______________________________________ 6 Insertar una lista de Esquema numerado _______________________________ 7 Crea un Estilo de lista _______________________________________________ 7 PERSONALIZAR FORMATO CON ESTILOS Y TÍTULOS _______________ 8 Configura tus estilos ________________________________________________ 8 UTILIZAR LAS PLANTILLAS_____________________________________ 10

TRABAJANDO CON DOCUMENTOS FORMATO DE PÁRRAFO _______________________________________ 11 Añadir un sombreado y una línea_____________________________________ 12 INSERTAR ENCABEZADOS Y PIES DE PÁGINA ____________________ 14 Insertar números de página__________________________________________ 15 Añadir secciones ___________________________________________________ 15 AÑADIR NOTAS AL PIE Y NOTAS AL FINAL DEL DOCUMENTO _______ 16 SINÓNIMOS __________________________________________________ 17 INSERTAR UNA REFERENCIA CRUZADA _________________________ 17 INSERTAR UN HIPERVÍNCULO __________________________________ 18 TRABAJANDO CON DOCUMENTOS EXTENSOS VISTAS DE LOS DOCUMENTOS _________________________________ 19 Utilidades de la vista esquema________________________________________ 19 ELABORAR UNA TABLA DE CONTENIDOS AUTOMÁTICAMENTE _____ 20 ELABORAR UN GLOSARIO O ÍNDICE _____________________________ 21 BUSCAR Y REEMPLAZAR E IR A ________________________________ 23 Secretariado de Tecnologías para Apoyo de la Docencia de la Universidad de Granada 44

MARGENES Y COLUMNAS PARA ARTÍCULOS DE REVISTAS_________ 23 Divide en columnas _______________________________________________ 25 INSERTANDO ELEMENTOS GRÁFICOS ESPECIFICAR TABULADORES E INSERTAR TABLAS _______________ 26 Especificar tabulaciones_____________________________________________ 26 Insertar una tabla __________________________________________________ 27 Cambiar la tabla __________________________________________________ 27 Trabajar con los datos de la tabla _____________________________________ 28 INSERTAR IMÁGENES, GRÁFICOS Y ECUACIONES_________________ 29 Insertar imágenes __________________________________________________ 29 Insertar gráficos ___________________________________________________ 30 Insertar ecuaciones _________________________________________________ 30 ELABORAR UNA TABLA DE ILUSTRACIONES _____________________ 31 INSERTAR DIBUJOS ___________________________________________ 32 Insertar una línea __________________________________________________ 32 Insertar una autoforma _____________________________________________ 32 TRABAJANDO CON OTRAS APLICACIONES Y OTROS COMPAÑEROS ENVIAR ARCHIVO A POWERPOINT E INSERTAR DIAPOSITIVAS ______ 33 VINCULAR A UNA HOJA DE EXCEL CAMBIANTE ___________________ 33 Insertar un libro de trabajo de Excel __________________________________ 33 Vincular, actualizar y romper el vínculo _______________________________ 33 INSERTAR COMENTARIOS Y MARCAS DE REVISIÓN _______________ 34 Insertar marcas de revisión __________________________________________ 34 Insertar comentarios _______________________________________________ 35 Aceptar o rechazar los cambios_______________________________________ 36 Proteger los documentos de los cambios________________________________ 36 OPCIONES AVANZADAS HACER UNA COMBINACIÓN DE CORRESPONDECIA________________ 37 Siguiendo el asistente _______________________________________________ 37 FORMULARIOS ELECTRÓNICOS ________________________________ 38 Creación de un formulario __________________________________________ 38 Secretariado de Tecnologías para Apoyo de la Docencia de la Universidad de Granada 45

Inserción de campo texto ___________________________________________ Inserción de una casilla de verificación y una etiqueta ____________________ Inserción de una lista desplegable ____________________________________ Añadir ayudas y proteger la plantilla del formulario ______________________ Uso de la plantilla del formulario _____________________________________

38 39 39 40 41

MACROS _____________________________________________________ 41 Grabar una macro _________________________________________________ 41 Modificar o eliminar una macro ______________________________________ 42

Secretariado de Tecnologías para Apoyo de la Docencia de la Universidad de Granada 46