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NOTAS PARA EL CURSO

WORD avanzado

Compilado por María Guadalupe Izquierdo Dyrzo

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Compilado por María Guadalupe Izquierdo Dyrzo

UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO Rector José Narro Robles Secretario General Eduardo Bárzana García Director General de Cómputo y de Tecnologías de Información y Comunicación Felipe Bracho Carpizo Directora de Docencia en Tecnologías de Información y Comunicación Adela Castillejos Salazar

WORD avanzado Coordinación de la publicación María Guadalupe Izquierdo Dyrzo Compilador María Guadalupe Izquierdo Dyrzo Diseño editorial Lidia Angelina Castillo Peña Editor DR © Universidad Nacional Autónoma de México Ciudad Universitaria, Coyoacán, CP. 04510, México, DF. Todos los nombres propios de programas, sistemas operativos, equipos, hardware, etc. que aparecen en estas notas son marcas registradas de sus respectivas compañías u organizaciones. DIRECCIÓN GENERAL DE CÓMPUTO Y DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN Circuito exterior s/n, Ciudad Universitaria, Coyoacán, CP. 04510, México DF. Prohibida la reproducción total o parcial por cualquier medio sin la autorización escrita del titular de los derechos patrimoniales 1ª. edición 2013 Impreso y hecho en México

WORD avanzado III

CONTENIDO CONTENIDO ............................................................................................................................... III   1. ÍNDICES Y TABLAS DE CONTENIDO ....................................................................................... 5   1.1. Crear Entradas de Índice ...................................................................................................... 5   1.2. Insertar un Índice ................................................................................................................. 7   1.3. Actualizar un Índice Después de Realizar Cambios.............................................................. 8   1.4. Eliminar un Índice ............................................................................................................... 8   1.5. Crear Elementos de una Tabla de Contenido ........................................................................ 9   1.6. Insertar una Tabla de Contenido .......................................................................................... 9   1.7. Actualizar una tabla de contenido...................................................................................... 10   1.8. Eliminar una tabla de contenido ........................................................................................ 11   1.9. ¿Qué es una tabla de ilustraciones? .................................................................................... 11   1.10. Crear una tabla de ilustraciones ....................................................................................... 11   1.11. Actualizar una tabla de ilustraciones después de realizar cambios ................................... 12   1.12. Eliminar una tabla de ilustraciones ................................................................................... 12   1.13. Administrar Fuentes para una Bibliografía ........................................................................ 12   1.14. Agregar una Bibliografía .................................................................................................. 13   2. COMBINAR CORRESPONDENCIA ......................................................................................... 15   2.1. Qué es una Combinación de Correspondencia .................................................................. 15   2.2. Iniciar una Combinación de Correspondencia ................................................................... 15   2.3. Crear un Origen de Datos .................................................................................................. 16   2.4. Ingresar Registros en un Origen de Datos .......................................................................... 17   2.5. Insertar Campos de Combinación en un documento .......................................................... 19   2.6. Presentación Preliminar de los Datos Combinados ............................................................ 20   2.7. Combinar en un Documento Nuevo .................................................................................. 21   3. COMBINAR ETIQUETAS Y SOBRES ........................................................................................ 22   3.1. Crear Sobres ...................................................................................................................... 22   3.2. Diseñar Sobre .................................................................................................................... 23   3.3. Insertar Campos de Combinación ...................................................................................... 24   3.4. Crear Etiqueta .................................................................................................................... 24   3.5. Diseñar Etiqueta ................................................................................................................ 25  

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3.6. Insertar Campos de Combinación ...................................................................................... 26   4. CONTROL DE CAMBIOS ........................................................................................................ 28   4.1. Activar/Desactivar Control de Cambios .............................................................................. 28   4.2. Configurar Opciones de Control de Cambios ..................................................................... 29   4.3. Cambios de Usuario .......................................................................................................... 30   4.4. Aceptar y Rechazar Cambios ............................................................................................. 31   4.5. Comparar Documentos ...................................................................................................... 31   4.6. Combinar Documentos ...................................................................................................... 32   5. ENVIAR ................................................................................................................................... 34   5.1. Agregar Firma Digital ......................................................................................................... 34   5.2. Enviar un documento por correo electrónico ..................................................................... 35   5.3. Enviar un documento por correo electrónico como PDF .................................................... 35   6. FORMULARIOS ....................................................................................................................... 37   6.1. Crear un Formulario .......................................................................................................... 37   6.2. Definir un Campo con Texto ............................................................................................. 39   6.3. Definir un Campo con Casilla de Verificación ................................................................... 39   6.4. Definir un Campo con Lista Desplegable ........................................................................... 40   6.5. Definir un Campo .............................................................................................................. 41   6.6. Proteger un Formulario ...................................................................................................... 41   6.7. Guardar un Formulario como una Plantilla ........................................................................ 42   6.8. Desproteger una Plantilla de Formulario ............................................................................ 42   7. SEGURIDAD ............................................................................................................................ 44   7.1. Proteger Documentos contra Escritura ............................................................................... 44   7.2. Proteger Documentos contra Lectura ................................................................................. 44   8. MACROS ................................................................................................................................. 46   8.1. Crear una Macro ................................................................................................................ 46   8.2. Modificar una Macro ......................................................................................................... 48   8.3. Asignar una Macro a un Botón ........................................................................................... 48   8.4. Guardar un Documento con una Macro ............................................................................ 49   8.5. Eliminar una Macro ........................................................................................................... 50   BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................................................ 51  

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ÍNDICES Y TABLAS DE CONTENIDO

Un índice enumera los términos y los temas que se tratan en un documento, así como las páginas en las que aparecen. Para crear un índice, se marcan las entradas de índice especificando el nombre de la entrada principal y de la referencia cruzada en el documento y a continuación se genera el índice. Las tablas de contenido se crean eligiendo los estilos de título, como por ejemplo Título 1, Título 2 y Título 3, que se desea incluir en las mismas. Microsoft Office Word busca los títulos que tienen el estilo elegido, aplica formato y sangría al texto del elemento en función del estilo de texto e inserta la tabla de contenido en el documento. Microsoft Office Word 2007 ofrece una galería con varias tablas de contenido para elegir. Marque las entradas de la tabla de contenido y a continuación, haga clic en el estilo de la tabla de contenido que desee en la galería de opciones. Office Word 2007 crea automáticamente la tabla de contenido a partir de los títulos que haya marcado.

1.1. Crear Entradas de Índice Puede crear una entrada de índice: § Para una palabra, una frase o un símbolo. § Para un tema que se extiende por un intervalo de páginas. § Que haga referencia a otra entrada, por ejemplo, "Transporte. Vea Bicicletas". Cuando selecciona texto y lo marca como entrada de índice, Microsoft Office Word agrega un campo especial XE (entrada de índice) que incluye la entrada principal marcada y la información de referencia cruzada que desee incluir.

Una vez marcadas todas las entradas de índice, elija un diseño de índice y genere el índice terminado. A continuación, Word reúne las entradas de índice, las ordena alfabéticamente, crea referencias a sus números de página, busca y quita las entradas duplicadas de la misma página y muestra el índice del documento. Para crear un índice, marque las entradas, seleccione un diseño y a continuación, genere el índice.

Paso 1: Marcar las entradas de índice Siga uno de estos procedimientos para marcar las entradas de índice:

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§ Marcar palabras o frases. § Marcar entradas de índice para texto que se extiende por un intervalo de páginas. Marcar palabras o frases 1. Para utilizar texto existente como entrada de índice, seleccione el texto. Para escribir su propio texto como entrada de índice, haga clic donde desee insertar la entrada de índice. 2. En la ficha Referencias, en el grupo Índice, haga clic en Marcar entrada. 3. Para crear la entrada de índice principal que utilice su propio texto, escriba o modifique el texto en el cuadro Entrada. 4. Si lo desea, puede personalizar la entrada creando una subentrada , una entrada de tercer nivel o una referencia cruzada a otra entrada: • Para crear una subentrada, escriba el texto en el cuadro Subentrada. • Para incluir una entrada de tercer nivel, escriba el texto de la subentrada seguido por dos puntos (:) y a continuación escriba el texto de la entrada de tercer nivel. • Para crear una referencia cruzada a otra entrada, haga clic en Referencia cruzada en Opciones y a continuación escriba en el cuadro el texto de la otra entrada. 5. Para aplicar formato a los números de página que aparecerán en el índice, active la casilla de verificación Negrita o Cursiva bajo Formato de los números de página. 6. Si desea dar formato al texto del índice, seleccione el texto en el cuadro Entrada o Subentrada y haga clic en Fuente. A continuación, seleccione las opciones de formato que desea utilizar. 7. Para marcar la entrada de índice, haga clic en Marcar. Para marcar todas las apariciones del texto en el documento, haga clic en Marcar todas. 9. Para marcar entradas de índice adicionales, seleccione el texto, haga clic en el cuadro de diálogo Marcar entrada de índice y a continuación repita los pasos tres a seis. Marcar entradas de índice para texto que se extiende por un intervalo de páginas 1. Seleccione el intervalo de texto al que desee que haga referencia la entrada de índice. 2. En la ficha Insertar, en el grupo Vínculos, haga clic en Marcador. 3. Escriba un nombre en el cuadro Nombre del marcador y haga clic en Agregar. 4. En el documento, haga clic al final del texto marcado con un marcador. 5. En la ficha Referencias, en el grupo Índice, haga clic en Marcar entrada.

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6. En el cuadro Entrada, escriba la entrada de índice correspondiente al texto marcado. 7. Para aplicar formato a los números de página que aparecerán en el índice, active la casilla de verificación Negrita o Cursiva bajo Formato de los números de página. 8. Si desea dar formato al texto del índice, seleccione el texto en el cuadro Entrada o Subentrada y haga clic en Fuente. A continuación seleccione las opciones de formato que desea utilizar. 9. En Opciones, haga clic en Intervalo de páginas. 10. En el cuadro Marcador, escriba o seleccione el nombre del marcador escrito en el paso tres y a continuación, haga clic en Marcar.

1.2. Insertar un Índice Después de marcar las entradas, está listo para seleccionar un diseño de índice e insertar el índice en el documento. 1. Haga clic en el lugar donde desea agregar el índice. 2. En la ficha Referencias, en el grupo Índice, haga clic en Crear índice y, después, haga clic en Insertar índice. 3. Siga uno de estos procedimientos: • Haga clic en un diseño del cuadro Formatos para utilizar uno de los diseños de índice disponibles.

Crear un diseño de índice personalizado: 1. En el cuadro Formatos, haga clic en Estilo personal y a continuación en Modificar. 2. En el cuadro de diálogo Estilo, haga clic en el estilo de índice que desea cambiar y a continuación en Modificar. 3. En Formato, seleccione las opciones que desee. 4. Para agregar los cambios efectuados en el estilo a su plantilla, haga clic en Todos los documentos basados en la plantilla. 5. Haga clic en Aceptar dos veces. 6. Seleccione cualquier otra opción de índice que desee. Notas: Para actualizar el índice, haga clic en éste y presione F9. O bien, haga clic en Actualizar índice en el grupo Índice de la ficha Referencias.

Si encuentra un error en el índice, busque la entrada de índice que desea cambiar, efectúe el cambio y actualice el índice. Si crea un índice en un documento maestro, expanda los subdocumentos antes de insertar o actualizar el índice.

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1.3. Actualizar un Índice Después de Realizar Cambios Para modificar o aplicar formato a una entrada de índice 1. Si no ve los campos XE, haga clic en Mostrar u ocultar en el grupo Párrafo de la ficha Inicio. 2. Busque el campo XE de la entrada que desea cambiar como, por ejemplo, { XE "Calisto" \t "Vea Lunas" }. 3. Para modificar o aplicar formato a una entrada de índice, cambie el texto que va entre comillas. 4. Para actualizar el índice, haga clic en él y presione F9. O bien, haga clic en Actualizar índice en el grupo Índice de la ficha Referencias.

Notas: - Si encuentra un error en el índice, busque la entrada de índice que desea cambiar, efectúe el cambio y actualice el índice. - Para buscar rápidamente el siguiente campo XE, presione CTRL+B, haga clic en Especial y, a continuación, en Campo. Si no aparece el botón Especial, haga clic en Más.

1.4. Eliminar un Índice Para eliminar un índice: 1. Seleccione todo el campo de entrada de índice, incluidas las llaves ({}) y presione SUPR. Si no ve los campos XE, haga clic en Mostrar u ocultar en el grupo Párrafo de la ficha Inicio. 2. Para actualizar el índice, haga clic en éste y presione F9. O bien, haga clic en Actualizar índice en el grupo Índice de la ficha Referencias.

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1.5. Crear Elementos de una Tabla de Contenido La manera más sencilla de crear una tabla de contenido es utilizar los estilos de título (estilo del encabezado: formato que se aplica a un título. Microsoft Word tiene nueve estilos integrados diferentes: Título 1 a Título 9.) integrados. También se pueden crear tablas de contenido basadas en los estilos personalizados que haya aplicado. O bien, se puede asignar niveles de tabla de contenido a elementos de texto específicos.

Marcar elementos utilizando los estilos de título integrados 1. Seleccione el título al que desea aplicar un estilo de título. 2. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en el estilo que desee.

Por ejemplo, si seleccionó texto al que desea aplicar un estilo de título principal, haga clic en el estilo denominado Título 1 en la galería de estilos rápidos. Notas: Si no encuentra el estilo apropiado, haga clic en la flecha para expandir la galería de estilos rápidos. Si el estilo que desea no aparece en la galería de estilos rápidos, presione CTRL+MAYÚS+W para abrir el panel de tareas Aplicar estilos. Bajo Nombre de estilo, haga clic en el estilo que desea usar.

Marcar elementos de texto concretos Si desea que la tabla de contenido incluya texto que no tiene formato de título, puede utilizar este procedimiento para marcar elementos de texto específicos. 1. Seleccione el texto que desea incluir en la tabla de contenido. 2. En la ficha Referencias, en el grupo Tabla de contenido, haga clic en Agregar texto. 3. Haga clic en el nivel en que desea etiquetar la selección como, por ejemplo, Nivel 1 para mostrar un nivel principal en la tabla de contenido. 4. Repita los pasos uno a tres hasta haber etiquetado todo el texto que desea que aparezca en la tabla de contenido.

1.6. Insertar una Tabla de Contenido Una vez marcados los elementos de la tabla de contenido, puede generarla.

Crear una tabla de contenido a partir de los estilos de título integrados Utilice este procedimiento si creó un documento utilizando estilos de título. 1. Haga clic en el lugar donde desee insertar la tabla de contenido, normalmente al principio del documento.

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2. En la ficha Referencias, en el grupo Tabla de contenido, haga clic en Tabla de contenido y, después, haga clic en el estilo de la tabla de contenido que desee. Nota: Para ver más opciones, haga clic en Insertar tabla de contenido para abrir el cuadro de diálogo Tabla de contenido.

Crear una tabla de contenido a partir de los estilos personalizados aplicados Siga este procedimiento si ya ha aplicado elementos personalizados a sus títulos. Puede especificar la configuración de estilos que desea que utilice Word cuando genere la tabla de contenido. 1. Haga clic en el lugar en el que desee insertar la tabla de contenido. 2. En la ficha Referencias, en el grupo Tabla de contenido, haga clic en Tabla de contenido y después haga clic en Insertar tabla de contenido. 3. Haga clic en Opciones. 4. En Estilos disponibles, busque el estilo que haya aplicado a los títulos del documento. 5. En Nivel de TDC, junto al nombre del estilo, escriba un número del uno al nueve para indicar el nivel que desea que represente ese estilo de título. Nota: Si sólo desea utilizar estilos personalizados, elimine los números de nivel de TDC de los estilos integrados, como por ejemplo, Título 1.

6. Repita los pasos cuatro y cinco para cada estilo de título que desee incluir en la tabla de contenido. 7. Haga clic en Aceptar. 8. Elija una tabla de contenido adecuada al tipo de documento: • Documento impreso. Si va a crear un documento que se leerá en formato impreso, cree una tabla de contenido en la que cada uno de sus elementos incluya tanto el título como el número de la página en la que aparece dicho título. Los lectores pueden ir a la página que desean. • Documento en pantalla. Si el documento se va a leer en pantalla en Word, puede aplicar formato de hipervínculo a los elementos de la tabla de contenido, de manera que los lectores puedan ir al título correspondiente haciendo clic en éste en la tabla de contenido. 9. Para utilizar uno de los diseños disponibles, haga clic en un diseño en el cuadro. Formatos. 10. Seleccione las demás opciones de tabla de contenido que desee utilizar.

1.7. Actualizar una tabla de contenido Si agregó o quitó títulos u otros elementos de tabla de contenido en el documento, puede actualizar rápidamente la tabla de contenido. 1. En la ficha Referencias, en el grupo Tabla de contenido, haga clic en Actualizar tabla. 2. Haga clic en Actualizar solo los números de página o en Actualizar toda la tabla.

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1.8. Eliminar una tabla de contenido Si desea eliminar una tabla de contenido: 1. En la ficha Referencias del grupo Tabla de contenido, haga clic en Tabla de contenido. 2. Haga clic en Quitar tabla de contenido.

1.9. ¿Qué es una tabla de ilustraciones? Una tabla de ilustraciones es una lista de títulos de imágenes, gráficos, diapositivas u otras ilustraciones en un documento, junto con los números de páginas en las que aparecen,.

1.10. Crear una tabla de ilustraciones Para crear una tabla de ilustraciones, especifique los títulos de las ilustraciones que desee incluir. Al generar una tabla de ilustraciones, Microsoft Word busca los títulos, los ordena por el número y muestra la tabla de ilustraciones en el documento.

Utilizar los títulos creados con el comando Título 1. Coloque rótulos a las ilustraciones del documento. Agregar automáticamente títulos al insertar tablas, ilustraciones, ecuaciones u otros elementos a. Elija Referencias y, a continuación, haga clic en Insertar título ubicado en el grupo Títulos. b. Haga clic en Autotítulo. c. En la lista Agregar título al insertar, seleccione los elementos para los que desee que Word inserte títulos. d. Seleccione las demás opciones que desee. e. En el documento, inserte el elemento al que desee agregar un título. Word agregará automáticamente el título adecuado. f. Si desea agregar una descripción opcional, haga clic después del título y escriba el texto que desee. Agregar manualmente títulos a una tabla, ilustración, ecuación u otro elemento existente. a. Seleccione el elemento al que desee agregar un título. b. En la ficha Referencias haga clic en Insertar título ubicado en el grupo Títulos. c. En la lista Rótulo, seleccione para el que desee que Word inserte un título. d. Seleccione las demás opciones que desee. 2. Haga clic en la posición en la que desee insertar la tabla de ilustraciones. 3. En el menú Insertar, elija Referencia, haga clic en Índices y tablas y, a continuación, haga clic en la ficha Tabla de ilustraciones.

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4. En el cuadro Rótulo de título, haga clic en el tipo de rótulo que desee compilar en la tabla de ilustraciones. 5. Siga uno de estos procedimientos: • Para utilizar uno de los diseños disponibles, haga clic en un diseño en el cuadro Formatos. • Para crear un diseño personalizado para la tabla de ilustraciones, elija las opciones que desee. 6. Seleccione las demás opciones de tabla de ilustraciones que desee.

Utilizar estilos personalizados Si ya ha aplicado estilos personalizados a los títulos de las ilustraciones, puede especificar la configuración de estilo que Microsoft Word debe utilizar cuando genere la tabla de ilustraciones. Tenga en cuenta que debe utilizar el mismo estilo personalizado para todos los títulos de las ilustraciones y utilizar dicho estilo sólo para los títulos. 1. Haga clic en la posición en la que desee insertar la tabla de ilustraciones. 2. En el menú Insertar, elija Referencia, haga clic en Índices y tablas y, a continuación, haga clic en la ficha Tabla de ilustraciones. 3. Haga clic en Opciones. 4. Active la casilla de verificación Estilos, haga clic en el nombre del estilo utilizado para los títulos de las ilustraciones y, a continuación, haga clic en Aceptar. 5. Para utilizar uno de los diseños disponibles, haga clic en un diseño en el cuadro Formatos. 6. Seleccione las demás opciones de tabla de ilustraciones que desee.

1.11. Actualizar una tabla de ilustraciones después de realizar cambios Si agrega, elimina, mueve o modifica títulos u otro texto de un documento, debe actualizar la tabla de ilustraciones. Por ejemplo, si modifica un título y lo mueve a una página diferente, debe asegurarse de que la tabla de ilustraciones refleja el título revisado y el número de página. Para actualizar la tabla de ilustraciones, haga clic a la izquierda de la misma y presione F9.

1.12. Eliminar una tabla de ilustraciones Para eliminar una tabla de ilustraciones, simplemente selecciónela y luego presiona la tecla Suprimir.

1.13. Administrar Fuentes para una Bibliografía La lista de fuentes de información que puede consultar o citar puede llegar a ser bastante larga. En ciertas ocasiones, podría buscar una fuente de información citada en otro documento usando el comando Administrar fuentes. 1. En la ficha Referencias, en el grupo Citas y bibliografía, haga clic en Administrar fuentes.

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Si abre un documento que todavía no contiene citas, bajo Lista general aparecen todas las fuentes de información usadas en documentos anteriores. Si abre un documento que incluye citas, las fuentes de dichas citas aparecen bajo Lista actual y todas las fuentes citadas, bien en documentos anteriores o en el documento actual, aparecen bajo Lista general. 2. Para buscar una fuente de información específica, siga uno de estos procedimientos: • En el cuadro de ordenación, ordene por autor, título, nombre de etiqueta de cita o año, y a continuación busque en la lista resultante la fuente de información que desea usar. • En el cuadro Buscar, escriba el título o el autor de la fuente de información que desea buscar. La lista se acotará dinámicamente para coincidir con el término de búsqueda. Nota: Puede hacer clic en el botón Examinar del Administrador de fuentes para seleccionar otra lista general desde la que puede importar nuevas fuentes de información en el documento. Por ejemplo, podría conectar con un archivo almacenado en un recurso compartido de red, en el equipo o el servidor de un compañero de investigación o en un sitio Web de una universidad o una institución de investigación.

1.14. Agregar una Bibliografía Una bibliografía es una lista de fuentes de información, que normalmente se incluye al final de los documentos, consultadas o citadas durante la creación de los documentos. En Microsoft Office Word 2007 se pueden generar bibliografías automáticamente tomando como base la información de origen proporcionada para el documento. Cada vez que cree una nueva fuente de información, ésta se guarda en el equipo para que pueda buscar y utilizar cualquier fuente de información que haya creado.

Agregar una nueva cita y una fuente de información a un documento Cuando se agrega una nueva cita a un documento, también se crea una nueva fuente de información que aparecerá en la bibliografía. 1. En la ficha Referencias, en el grupo Citas y bibliografía, haga clic en la flecha situada junto a Estilo. 2. Haga clic en el estilo que desea utilizar para la cita y la fuente de información. Por ejemplo, los documentos acerca de las ciencias sociales suelen utilizar los estilos MLA o APA para las citas y las fuentes de información. 3. Haga clic al final de la frase o el fragmento de texto que desea citar. 4. En la ficha Referencias, en el grupo Citas y bibliografía, haga clic en Insertar cita.

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5. Siga uno de estos procedimientos: § Para agregar la información de origen, haga clic en Agregar nueva fuente. § Para agregar un marcador de posición, de manera que pueda crear una cita y rellenar más adelante la información de origen, haga clic en Agregar nuevo marcador de posición. Aparece un signo de interrogación junto a fuentes de marcador de posición en el Administrador de fuentes. 6. Comience por rellenar la información de origen haciendo clic en la flecha que aparece junto a Tipo de fuente bibliográfica. Por ejemplo, la fuente de información podría ser un libro, un informe o un sitio Web. 7. Rellene la información bibliográfica referente a la fuente de información. 8. Para agregar más información acerca de una fuente de información, active la casilla de verificación Mostrar todos los campos bibliográficos. Notas: Para buscar fuentes de información adicionales o más información sobre las fuentes que está citando, haga clic en Insertar cita y a continuación, en Buscar en bibliotecas. Por ejemplo, podría buscar en la base de datos de una biblioteca todas las apariciones de un tema concreto en la colección de esa biblioteca. A continuación, con un solo clic, puede insertar la cita en el documento o puede agregar la información de la fuente a la lista actual de fuentes de información para usarla posteriormente. Si elige un estilo GOST o ISO 690 para sus fuentes y una cita no es única, anexa un caracter alfabético al año. Por ejemplo, una cita aparecería como [Pasteur, 1848a]. Si elige ISO 690 - Orden numérico y agrega citas al documento, debe volver a hacer clic en el estilo ISO 690 para ordenar correctamente las citas.

Puede crear una bibliografía en cualquier momento después de insertar una o más fuentes en un documento. Si no dispone de toda la información necesaria sobre una fuente de información para crear una cita completa, puede utilizar un marcador de posición de cita y, más adelante, completar la información relativa a la fuente de información. Nota: En la bibliografía no se incluyen los marcadores de posición de citas.

1. Haga clic en el lugar donde desee insertar la bibliografía, normalmente al final del documento. 2. En la ficha Referencias, en el grupo Citas y bibliografía, haga clic en Bibliografía. 3. Haga clic en un formato bibliográfico prediseñado para insertar la bibliografía en el documento.

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COMBINAR CORRESPONDENCIA

En este apartado se describirá el proceso para combinar cartas, sobres y etiquetas.

2.1. Qué es una Combinación de Correspondencia Puede utilizar la combinación de correspondencia cuando desee crear un conjunto de documentos, como una carta modelo que se debe enviar a muchos clientes o una hoja de etiquetas de dirección. Cada carta o etiqueta contiene el mismo tipo de información, aunque su contenido es único. Por ejemplo, en las cartas que envíe a sus clientes, cada una se puede personalizar con el nombre de la persona a la que vaya dirigida. La información única de cada carta o etiqueta procede de las entradas contenidas en un origen de datos. El proceso de combinación de correspondencia implica los siguientes pasos generales: 1. Configurar el documento principal. El documento principal contiene el texto y los gráficos que son iguales para cada versión del documento combinado. Por ejemplo, en el caso de una carta modelo, el remitente o el saludo. 2. Conectar el documento a un origen de datos. Un origen de datos es un archivo que contiene la información que se debe combinar en un documento. Por ejemplo, los nombres y direcciones de los destinatarios de una carta. 3. Acotar la lista de destinatarios o de elementos. Microsoft Office Word genera una copia del documento principal por cada elemento, o registro, de su archivo de datos. Si su archivo de datos es una lista de correo, es probable que esos elementos sean destinatarios de la correspondencia. Si desea generar copias sólo para determinados elementos del archivo de datos, puede elegir qué elementos (registros) incluir. 4. Agregar marcadores de posición, llamados campos de combinación de correspondencia, a los documentos. Cuando realice la combinación de correspondencia, los campos se rellenan con información contenida en el archivo de datos. 5. Obtener una vista previa de la combinación de correspondencia y finalizarla. Puede obtener una vista previa de cada copia del documento antes de imprimir todo el conjunto. Utilice los comandos de la ficha Correspondencia para combinar correspondencia.

2.2. Iniciar una Combinación de Correspondencia 1. Inicie Word. De manera predeterminada se abre un documento en blanco. Déjelo abierto. Si lo cierra, no estarán disponibles los comandos del paso siguiente.

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2. En el grupo Iniciar Combinar correspondencia de la ficha Correspondencia, haga clic en Iniciar Combinar correspondencia.

3. Haga clic en el tipo de documento que desea crear. Por ejemplo, puede crear: • Un conjunto de sobres. El remite es el mismo en todos los sobres, pero la dirección de destino es única para cada uno de ellos. Haga clic en Sobres y especifique sus preferencias para el tamaño del sobre y el formato del texto en la ficha Opciones de sobre del cuadro de diálogo Opciones de sobre. • Un conjunto de etiquetas de dirección. Cada etiqueta muestra el nombre y la dirección de una persona, pero el nombre y la dirección de cada etiqueta son únicos. Haga clic en Etiquetas y especifique sus preferencias para el tipo de etiqueta en el cuadro de diálogo Opciones para etiquetas. • Un conjunto de cartas modelo o mensajes de correo electrónico. El contenido básico es el mismo en todas las cartas o mensajes, pero cada uno contiene información específica para cada destinatario, como su nombre, dirección o cualquier otra información. Haga clic en Cartas o en Mensajes de correo electrónico para crear esos tipos de documentos. • Un catálogo o directorio. Para cada elemento se indica el mismo tipo de información, como su nombre o su descripción, pero el nombre y la descripción de cada uno es único. Haga clic en Directorio para crear este tipo de documento.

2.3. Crear un Origen de Datos Para combinar información en el documento principal, debe conectarlo a un origen de datos, también llamado archivo de datos. Si no dispone previamente de un origen de datos, puede crearlo durante el proceso de combinación de correspondencia.

Elegir un archivo de datos 1. En el grupo Iniciar combinación de correo de la ficha Correspondencia, haga clic en Seleccionar destinatarios.

2. Siga uno de estos procedimientos: • Si desea utilizar la lista Contactos de Outlook, haga clic en Seleccionar de los contactos de Outlook.

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• Si tiene una hoja de cálculo de Microsoft Office Excel, una base de datos de Microsoft Office Access u otro tipo de archivo de datos, haga clic en Usar lista existente y busque el archivo en el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos. Si todavía no tiene un archivo de datos, haga clic en Escribir una nueva lista y utilice entonces el formulario que se abrirá para crear su lista. La lista se guarda como archivo de base de datos (.mdb) que se puede utilizar posteriormente.

2.4. Ingresar Registros en un Origen de Datos Una vez escrito el texto de la carta de clic en Seleccionar destinatarios, dentro de la ficha Iniciar combinación de correspondencia.

En el menú que se despliega seleccione la opción Escribir nueva lista, ya que se va a crear la base de datos en este momento.

Accederá de esta manera al menú Nueva lista de direcciones, donde podrá introducir los registros de cada persona a la que enviará la carta. Si la lista de direcciones de Word tiene demasiados campos o necesita cambiar alguno de ellos pulse en Personalizar columnas.

.

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Podrá eliminar cualquier campo que no sea necesario, seleccionándolo y pulsando el botón Eliminar. También puede cambiar al nombre de alguno de los campos desde el botón Cambiar nombre.

En el ejemplo eliminamos los campos Tratamiento, Campo dirección 2, País o Región, Teléfono privado, Teléfono del trabajo y Dirección de correo electrónico. Cambiamos el nombre del campo Provincia o estado por Provincia. A continuación se introducen los datos de los destinatarios en la lista:

En este ejemplo se han escrito los datos de tres destinatarios. Pulse Aceptar para finalizar. A continuación deberá guardar la base de datos que acaba de crear. Word lleva por defecto a la carpeta Mis archivos de origen de datos, pero podrá elegir cualquier otra carpeta para guardarla. Siguiendo el ejemplo, nombre a la base de datos Agenda y pulse Guardar.

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Con este proceso habrá insertado datos en un nuevo origen de datos.

2.5. Insertar Campos de Combinación en un documento Una vez conectado el documento principal a un archivo de datos, estará listo para escribir el texto del documento y agregar marcadores de posición que indiquen dónde aparecerá la información única en cada copia del documento. Los marcadores de posición, como los de direcciones y saludos, se denominan campos de combinación de correspondencia. Los campos de Word se corresponden a los encabezados de columna del archivo de datos que seleccione.

. Las columnas de un archivo de datos representan categorías de información. Los campos agregados al documento principal son marcadores de posición para estas categorías. . Las filas de un archivo de datos representan registros de información. Al realizar una combinación de correspondencia, Word genera una copia del documento principal por cada registro.

Colocando un campo en el documento principal, indica que desea que en esa ubicación aparezca una determinada categoría de información, como un campo o una dirección.

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Nota: Cuando se inserta un campo de combinación de correspondencia en el documento principal, el nombre del campo siempre se indica entre comillas de combinación (« »). Estas comillas no aparecen en los documentos combinados. Simplemente ayudan a distinguir el texto normal de los campos en el documento principal.

2.6. Presentación Preliminar de los Datos Combinados Una vez agregados los campos al documento principal, estará listo para obtener una vista previa de los resultados de la combinación. Cuando esté satisfecho con la vista previa, puede completar la combinación de correspondencia. Puede obtener una vista previa de los documentos combinados y realizar los cambios antes de completar efectivamente la combinación. Para obtener la vista previa, siga uno de estos procedimientos en el grupo Vista previa de resultados de la ficha Correspondencia:

§ Haga clic en Vista previa de resultados. § Hojee cada documento combinado utilizando los botones Próximo registro y Registro anterior del grupo Vista previa de resultados. § Obtenga una vista previa de un documento específico haciendo clic en Buscar destinatario. Nota: Haga clic en Editar lista de destinatarios en el grupo Iniciar Combinar correspondencia de la ficha Correspondencia para abrir el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia, en el que puede filtrar la lista o borrar destinatarios si ve registros que no desea incluir.

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2.7. Combinar en un Documento Nuevo Este paso combina la información variable con la carta modelo. Puede generar el resultado de la combinación utilizando cualquiera de las opciones siguientes: § Impr: seleccione esta opción para enviar directamente el documento combinado a la impresora. No podrá ver el documento en la pantalla. Al hacer clic en Imprimir, el cuadro de diálogo Combinar al imprimir aparece. En el cuadro de diálogo Combinar al imprimir, puede elegir qué registros combinar. Al hacer clic en Aceptar, el cuadro de diálogo Imprimir aparece. Haga clic en Imprimir para imprimir el documento de la combinación. § Editar cartas individuales. seleccione esta opción para mostrar el documento combinado en la pantalla. Al hacer clic en Editar cartas individuales, el cuadro de diálogo Combinar en el nuevo documento aparece. En el cuadro de diálogo Combinar en un documento nuevo, puede elegir los registros que desea combinar. Al hacer clic en Aceptar, los documentos se combinan en un documento de Word nuevo.

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COMBINAR ETIQUETAS Y SOBRES

Si desea utilizar etiquetas de dirección para enviar envíos masivos de correo a su lista de direcciones, puede utilizar la combinación de correspondencia para crear una hoja de etiquetas de dirección. Cada una de las etiquetas contiene una dirección de su lista.

3.1. Crear Sobres Para crear un sobre combinando correspondencia: 1. En el grupo Crear de la ficha Correspondencia, haga clic en Sobres. 2. En el cuadro Dirección, escriba la dirección de correo. Si desea utilizar una dirección contenida en la libreta de direcciones electrónica instalada en su equipo, haga clic en Insertar dirección

.

3. Si desea dar formato al texto, selecciónelo, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el texto seleccionado y, a continuación, haga clic en Fuente en el menú contextual. 4. En el cuadro Remite, escriba el remite correspondiente o utilice el que está preconfigurado. Si desea utilizar una dirección contenida en la libreta de direcciones electrónica instalada en su equipo, haga clic en Insertar dirección

.

5. Si desea conservar el remite para un uso futuro pero no incluirlo en el sobre actual, active la casilla de verificación Omitir. 6. Si tiene acceso al franqueo electrónico, por ejemplo, si lo adquirió de un servicio en el World Wide Web, podrá agregarlo al sobre. 7. Siga uno de estos procedimientos: • Si desea el sobre sin guardarlo para su uso posterior, colóquelo en la impresora de la forma indicada en el cuadro Papel y, a continuación, haga clic en Imprimir. • Si desea guardar el sobre para utilizarlo posteriormente, haga clic en Agregar al documento y después haga clic en el botón de Microsoft Office, haga clic en Guardar como y escriba un nombre para el documento. Word agrega el sobre al documento actual como Página 1. Si lo desea, puede utilizar el resto del documento para escribir correspondencia que se almacenará automáticamente con el sobre.

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Para imprimir el sobre, inserte un sobre en la impresora como se indica en el cuadro Alimentación de la ficha Opciones de impresión del cuadro de diálogo Opciones de sobre, haga clic en Agregar al documento y, por último, haga clic en Imprimir. Nota: Si desea imprimir el sobre sin imprimir el resto del documento, escriba Página 1 en el cuadro de diálogo Imprimir. En la sección Intervalo de páginas del cuadro de diálogo Imprimir, haga clic en Páginas y, a continuación, escriba 1 en el cuadro Páginas.

3.2. Diseñar Sobre Diseñar el documento principal implica colocar el contenido en el documento. El contenido se compone de: § Información que es idéntica para todas las copias de la combinación. § Marcadores de posición (campos) para la información del destinatario en cada copia de la combinación. En el caso de un sobre, la información que no cambia en cada copia de la combinación es la dirección del remitente que se escribe en la esquina superior izquierda. Los marcadores de posición son las direcciones de cada destinatario. También se requiere definir el tamaño del sobre, para ello: § Seleccione Iniciar correspondencia de la ficha Correspondencia. § Seleccione Sobres, tendrá la siguiente pantalla:

§ Aquí indique el tamaño de sobre que utilizará y el tamaño y posición del remitente y de la dirección.

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3.3. Insertar Campos de Combinación Puede crear un campo de combinación combinando otros campos o puede agrupar otros campos y usar los espacios, saltos de línea y signos de puntuación tal como lo haría normalmente en una oración. Por ejemplo, puede crear un tratamiento de cortesía antes del apellido o nombre completo y configurar los campos en su documento del siguiente modo: «Tratamiento» «Apellido» «Dirección» «Ciudad», «Estado o provincia» «Código postal»

También puede controlar cómo se observará la información de los destinatarios en los documentos combinados si da formato a los campos. Por ejemplo, si lo desea puede colocar los nombres en negrita o en color rojo. En el documento principal, seleccione el campo, incluidas las comillas angulares (« »). En la ficha Inicio, haga clic en cualquier comando del grupo Fuente o del grupo Párrafo o haga clic en el Selector de cuadro de diálogo de cualquiera de estos grupos y elija las opciones de formato que desea.

3.4. Crear Etiqueta Para crear una etiqueta: 1. En el grupo Crear de la ficha Correspondencia, haga clic en Etiquetas.

2. En la pantalla que se presenta, defina las características de la hoja de etiquetas que utilizará.

3. Una vez definidas las opciones, acepte.

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3.5. Diseñar Etiqueta Es posible que ya disponga de un paquete de hojas de etiquetas de uno de los fabricantes de estos productos, como Avery, AOne o Formtec. Cada hoja tiene un determinado tamaño y contiene un número concreto de etiquetas con dimensiones específicas. Para configurar el documento principal de etiquetas, debe hacer coincidir las dimensiones de ese documento con las dimensiones de las etiquetas de las hojas que desea utilizar. 1. Inicie Word. De manera predeterminada se abre un documento en blanco. Déjelo abierto. Si lo cierra, no estarán disponibles los comandos del paso siguiente. 2. En la ficha Correspondencia, en el grupo Iniciar Combinar correspondencia, haga clic en Iniciar Combinar correspondencia.

3. Haga clic en Etiquetas. 4. En el cuadro de diálogo Opciones para etiquetas encontrará varias opciones que puede elegir.

Tipo de impresora que va a utilizar para imprimir las etiquetas Fabricante de las hojas de etiquetas Número que corresponde al número de producto indicado en el paquete de hojas de etiquetas.

Una vez seleccionadas las opciones de etiqueta que desea usar, haga clic en Aceptar. Word creará un documento que contiene la hoja de etiquetas. Word utiliza una tabla para disponer las etiquetas. Si no ve líneas separando las distintas etiquetas, haga clic en la ficha Presentación bajo Herramientas de tabla y a continuación, en el grupo Tabla, haga clic en Ver líneas de la cuadrícula.

Conectar las etiquetas con su lista de direcciones Para combinar información en las etiquetas, debe conectar las etiquetas a la lista de direcciones, que también se denomina origen de datos o archivo de datos. Si no dispone previamente de un origen de datos, puede crearlo durante el proceso de combinación de correspondencia.

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Elegir un archivo de datos 1. En la ficha Correspondencia, en el grupo Iniciar Combinar correspondencia, haga clic en Seleccionar destinatarios.

2. Siga uno de estos procedimientos: • Si desea utilizar su lista Contactos de Microsoft Office Outlook, haga clic en Seleccionar de los contactos de Outlook. • Si tiene una hoja de cálculo de Microsoft Office Excel, una base de datos de Microsoft Office Access u otro tipo de archivo de datos, haga clic en Usar lista existente y busque el archivo en el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos. • Si todavía no tiene un archivo de datos, haga clic en Escribir una nueva lista y utilice entonces el formulario que se abrirá para crear su lista. La lista se guarda como archivo de base de datos (.mdb) que se puede utilizar posteriormente.

3.6. Insertar Campos de Combinación Después de conectar las etiquetas con la lista de direcciones, estará en condiciones de agregar marcadores de posición que indiquen dónde aparecerán las direcciones en cada etiqueta. También puede escribir el texto que desea que se repita en todas las etiquetas, como el logotipo de la organización o el remite en una etiqueta para envíos. Los marcadores de posición de las direcciones se denominan campos de combinación de correspondencia. Los campos de Word se corresponden a los encabezados de columna del archivo de datos que elija.

Las columnas de un archivo de datos representan categorías de información. Los campos agregados a las etiquetas son marcadores de posición para estas categorías. Las filas de un archivo de datos representan registros de información. Al realizar una combinación de correspondencia, Word genera una etiqueta por cada registro.

Colocando un campo en la etiqueta inicial que haya configurado (documento principal de la etiqueta), indica que desea que en esa ubicación aparezca una determinada categoría de información, como un campo o una dirección.

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Nota: Cuando se inserta un campo de combinación de correspondencia en el documento principal de la etiqueta, el nombre del campo siempre se indica entre comillas de combinación (« »). Estas comillas no aparecen en las etiquetas finales. Simplemente ayudan a distinguir el texto normal de los campos en el documento principal de la etiqueta.

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CONTROL DE CAMBIOS

Si tiene un documento y desea conocer los cambios realizados al efectuar modificaciones (eliminar y agregar texto, entre otras), de la ficha Revisar, dentro del grupo Seguimiento, seleccione la opción Control de cambios con lo que activará este comando.

4.1. Activar/Desactivar Control de Cambios Activar el control de cambios § En el grupo Seguimiento de la ficha Revisar, haga clic en la imagen Control de cambios.

§ Para agregar un indicador de control de cambios a la barra de estado, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la barra de estado y haga clic en Control de cambios. Haga clic en el indicador Control de cambios en la barra de estado para activar o desactivar el control de cambios.

Nota: Si el comando Control de cambios no está disponible, puede ser necesario desactivar la protección del documento. En la ficha Revisar, en el grupo Proteger, haga clic en Proteger documento y, a continuación, haga clic en Suspender la protección en la parte inferior del panel de tareas Proteger documento (puede que sea necesario conocer la contraseña del documento).

Desactivar el control de cambios Si se desactiva el control de cambios, el documento se puede revisar sin marcar los cambios. Al desactivar la función Control de cambios no se quitan los cambios que ya tenían su correspondiente marca de revisión. Importante. Para quitar las marcas de revisión, utilice los comandos Aceptar y Rechazar que aparecen en el grupo Cambios en la ficha Revisar.

§ En el grupo Seguimiento de la ficha Revisar, haga clic en la imagen Control de cambios.

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§ Para agregar un indicador de control de cambios a la barra de estado, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la barra de estado y haga clic en Control de cambios. Haga clic en el indicador Control de cambios en la barra de estado para activar o desactivar el control de cambios.

4.2. Configurar Opciones de Control de Cambios Siga uno de estos procedimientos: 1. Si hace clic en la flecha que aparece junto a Control de cambios y, a continuación, en Cambiar opciones de seguimiento, pueden cambiar el color y el resto de los atributos de formato que utiliza Word para marcar los cambios en el texto y los gráficos.

Nota: Aunque no se pueden asignar colores específicos a los cambios realizados por distintos revisores, los cambios de cada revisor aparecen de un color distinto en el documento, de modo que puede realizar el seguimiento de varios revisores.

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2. Todos los cambios, incluidas las eliminaciones, se pueden ver entre líneas en vez de dentro de los globos que aparecen en los márgenes del documento. Para mostrar los cambios entre líneas, en el grupo Seguimiento, haga clic en Globos y, a continuación, en Mostrar todas las revisiones en línea. Cuando se hace clic en Mostrar todas las revisiones en línea, todas las revisiones y comentarios del documento aparecen en línea. 3. Para resaltar el área del margen en la que aparecen todos los globos, haga clic en el comando Resaltar área con marcas del menú Mostrar marcas.

4.3. Cambios de Usuario Si desea ver las modificaciones realizadas por un revisor en específico: 1. Siga uno de estos procedimientos: • En el grupo Seguimiento de la ficha Revisar, haga clic en la flecha situada junto a Mostrar marcas.

Desactive todas las casillas de verificación excepto las que aparecen junto a los tipos de cambios que desea revisar. • En el grupo Seguimiento de la ficha Revisar, haga clic en la flecha situada junto a Mostrar marcas.

Elija Revisores y desactive todas las casillas de verificación excepto aquéllas que se encuentren junto a los nombres de los revisores cuyos cambios desee revisar. Para activar o desactivar las casillas de verificación para todos los revisores de la lista, haga clic en Todos los revisores. 2. En el grupo Cambios de la ficha Revisar, haga clic en Siguiente o en Anterior. 3. Siga uno de estos procedimientos: • En el grupo Cambios, haga clic en Aceptar. • En el grupo Cambios, haga clic en Rechazar.

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4.4. Aceptar y Rechazar Cambios Dentro de la ficha Revisar ubique el grupo cambios y vea las opciones que tiene: Utilice el botón Aceptar para aceptar los cambios de uno en uno o secuencialmente, o para aceptar todos los cambios a la vez. Utilice el botón Rechazar para rechazar los cambios de uno en uno o secuencialmente, o para rechazar todos los cambios a la vez. Utilice el botón Anterior para revisar cada elemento hasta llegar al principio del documento. Utilice el botón Siguiente para revisar cada elemento hasta llegar al final del documento.

Aceptar todos los cambios a la vez 1. En el grupo Cambios de la ficha Revisar, haga clic en Siguiente o en Anterior.

2. Haga clic en la flecha que aparece bajo Aceptar y, a continuación, en Aceptar todos los cambios del documento.

Rechazar todos los cambios a la vez 1. En el grupo Cambios de la ficha Revisar, haga clic en Siguiente o en Anterior.

2. Haga clic en la flecha que aparece bajo Rechazar y, a continuación, en Rechazar todos los cambios del documento.

4.5. Comparar Documentos Si desea comparar dos documentos en paralelo: 1. Abra los dos archivos que desea comparar. 2. En el grupo Ventana de la ficha Vista, haga clic en Ver en paralelo.

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• Para desplazar ambos documentos al mismo tiempo, haga clic en Desplazamiento sincrónico en el grupo Ventana de la ficha Ver. Si no aparece la opción Desplazamiento sincrónico, haga clic en Ventana en la ficha Ver y, a continuación, haga clic en Desplazamiento sincrónico. • Para cerrar la vista en paralelo, haga clic en Ver en paralelo en el grupo Ventana de la ficha Ver. Si no aparece la opción Ver en paralelo, haga clic en Ventana en la ficha Ver y, a continuación, haga clic en Ver en paralelo.

4.6. Combinar Documentos Si envía un documento a varios revisores para que lo revisen y cada uno de ellos devuelve el documento, puede combinar los documentos de dos en dos hasta que se hayan incorporado todos los cambios de todos los revisores en un único documento. 1. En el grupo Comparar de la ficha Revisar, haga clic en Comparar.

2. Haga clic en Combinar revisiones de varios autores. 3. En Documento original, haga clic en el nombre del documento en el que desea combinar los cambios de distintos orígenes. Si no aparece el documento en la lista, haga clic en Buscar original

.

4. En Documento revisado, busque el documento que contiene los cambios realizados por uno de los revisores. 5. Haga clic en Más. 6. En Mostrar cambios, seleccione las opciones que desee para realizar la comparación en los documentos. De manera predeterminada, Microsoft Office Word muestra los cambios efectuados en palabras completas. Por ejemplo, si cambia la palabra gato por gatos, aparecerá toda la palabra gatos como cambiada en el documento y no sólo el carácter s. 7. En Mostrar cambios en, haga clic en Documento original. 8. Haga clic en Aceptar.

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Para cambiar qué documentos aparecen en la pantalla cuando haga clic en Aceptar, en el grupo Comparar, haga clic en Ocultar documentos de origen o en Mostrar documentos de origen. 9. Repita los pasos 1 a 8. Word combinará todos los cambios en el documento original. 10. Word almacena sólo un conjunto de cambios de formato a la vez. Por tanto, al combinar varios documentos, puede que se le pida que decida si desea mantener el formato del documento original o utilizar el formato del documento modificado. Si no necesita controlar los cambios de formato, puede desactivar la casilla de verificación Formato en el cuadro de diálogo Comparar y combinar documentos.

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ENVIAR

Es posible enviar un documento de Word como cuerpo de un correo electrónico o como un archivo adjunto, también es posible agregar una firma digital.

5.1. Agregar Firma Digital Puede firmar digitalmente un documento por las mismas razones que puede firmar un documento impreso. Una firma digital se usa para autenticar información digital, como documentos, mensajes de correo electrónico y macros, mediante criptografía digital. Las firmas digitales ayudan a establecer las siguientes garantías: § Autenticidad. La firma digital ayuda a garantizar que la persona que firma es quien dice ser. § Integridad. La firma digital ayuda a garantizar que el contenido no se ha cambiado ni se ha manipulado desde que se firmó digitalmente. § No renuncia. La firma digital ayuda a probar a todas las partes el origen del contenido firmado. Por "renuncia" se entiende el acto de un firmante de negar cualquier asociación con el contenido firmado. Para dar estas garantías, el contenido debe ser firmado digitalmente por su creador, usando una firma que cumpla los siguientes criterios: § La firma digital es válida. § El certificado asociado a la firma digital es actual (no caducado). § La persona o la organización, conocida como editor, es de confianza. § El certificado asociado a la firma digital ha sido emitido para el editor firmante por una entidad emisora de certificados acreditada. Los programas de 2007 Microsoft Office System detectan estos criterios por el usuario y le avisan si hay un problema con la firma digital.

Para agregar una línea de firma a un documento 1. Coloque el puntero en el lugar del documento donde desee agregar una línea de firma. 2. En la ficha Insertar, en el grupo Texto, haga clic en la flecha situada junto a Línea de firma y, a continuación, haga clic en Línea de firma de Microsoft Office. 3. En el cuadro de diálogo Configuración de firma, escriba la información que desee acerca de la persona que firmará en esta línea de firma. Esta información se muestra directamente debajo de la línea de firma en el documento. Siga uno de estos procedimientos: • Escriba el nombre del firmante en el cuadro Firmante sugerido.

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• Escriba el puesto que ocupa el firmante en la organización (si procede) en el cuadro Puesto del firmante sugerido. • Escriba la dirección de correo electrónico del firmante (si procede) en el cuadro Dirección de correo electrónico del firmante sugerido. 4. Si desea proporcionar instrucciones al firmante, escríbalas en el cuadro Instrucciones para el firmante. Estas instrucciones se muestran en el cuadro de diálogo Firma que el firmante usa para firmar el documento. 5. Si desea que el firmante pueda agregar comentarios junto con la firma, active la casilla de verificación Permitir que el firmante agregue comentarios en el cuadro de diálogo Firmar. 6. Si desea que se muestre la fecha en que se agrega la firma a la línea de firma, active la casilla de verificación Mostrar la fecha en la línea de firma. 7. Haga clic en Aceptar. 8. Para agregar más líneas de firma, repita los pasos 1 a 7.

5.2. Enviar un documento por correo electrónico Para enviar un documento como mensaje de correo electrónico (no como datos adjuntos), debe agregar el comando Enviar a destinatario de correo a la barra de herramientas de acceso rápido. 1. Haga clic en el botón de Microsoft Office Word.

y, a continuación, haga clic en Opciones de

2. Haga clic en Personalizar y, a continuación, en la lista Comandos disponibles en, haga clic en Todos los comandos. 3. Haga clic en Enviar a destinatario de correo y, a continuación, haga clic en Agregar para agregar el comando a la barra de herramientas de acceso rápido. Si desea enviar el documento como datos adjuntos: § Haga clic en el botón de Microsoft Office clic en Correo electrónico.

, seleccione Enviar y, a continuación, haga

5.3. Enviar un documento por correo electrónico como PDF También se tiene la opción para enviar datos adjuntos de correo electrónico como pdf, que permite enviar un documento de Word como archivo adjunto en el mencionado formato. Para lograrlo: 1. Haga clic en el botón de Office

y seleccione Enviar.

2. Dé clic en Datos adjuntos de correo electrónico como PDF.

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3. Tendrá la siguiente ventana de Outlook para indicar lo referente al destinatario del correo. Vea que aparece como adjunto el archivo de Wod en formato PDF.

4. Dé clic en Enviar. Habrá enviado el documento en formato PDF a o a los destinatarios definidos.

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FORMULARIOS

El uso de formularios está tan extendido que se utilizan en absolutamente todo, desde la cumplimentación de las declaraciones de renta para pagar impuestos hasta la inscripción de las asignaturas en las que deseamos matricularnos en la universidad, pasando por encuestas por correo, partes de trabajo, partes de horas extraordinarias, partes de accidentes, etc. Todo se resume a introducir texto en unos recuadros y marcar o no unas casillas o elegir entre varias opciones, facilitando así la posterior tabulación de la información.

6.1. Crear un Formulario Puede crear un formulario impreso en Word creando un formulario con casillas de verificación, líneas en blanco y cuadros de texto. También puede encontrar numerosas plantillas de formularios de negocios, educación y legales en línea que puede modificar para que se ajusten a sus necesidades. Para buscar formularios en línea, haga clic en el botón de Microsoft Office Nuevo y, a continuación, en Formularios, en Microsoft Office Online.

, haga clic en

Para crear un formulario Paso 1: Configurar Word para crear formularios 1. Haga clic en el botón de Microsoft Office Word.

y, a continuación, haga clic en Opciones de

2. Haga clic en Más frecuentes. 3. Active la casilla de verificación Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones y haga clic en Aceptar. Paso 2: Abrir una plantilla o un documento en que basar el formulario 1. Haga clic en el botón de Microsoft Office

y, a continuación, haga clic en Nuevo.

2. En Plantillas, haga clic en Mis plantillas. 3. Haga doble clic en Normal y, a continuación, haga clic en Plantilla o Documento en Crear nuevo. 4. Haga clic en el botón de Microsoft Office como.

y, a continuación, haga clic en Guardar

5. En el cuadro de diálogo Guardar como, escriba un nombre de archivo para la nueva plantilla o el nuevo documento y haga clic en Guardar.

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Paso 3: Agregue controles de contenido al formulario § Esboce primero el formulario o utilice uno existente como guía. Podrá agregarle controles de contenido, tablas y otros elementos gráficos. § En la ficha Programador, en el grupo Controles, haga clic en Modo Diseño y haga clic en donde desee insertar un control. • En la ficha Programador, en el grupo Controles, haga clic en Modo Diseño y haga clic en donde desee insertar un control.

Paso 4: Establecer o cambiar las propiedades de los controles comunes Cada control de contenido tiene propiedades que se pueden establecer o cambiar. Por ejemplo, el control Selector de fecha ofrece opciones para el formato en el que desea mostrar la fecha. 1. Haga clic con el botón secundario en el control que desea cambiar. 2. Haga clic en Propiedades y cambie las propiedades que desee. Paso 5: Agregar texto con instrucciones al formulario Un texto con instrucciones puede dar más juego al formulario que va a crear y a distribuir. Puede cambiar este texto predeterminado en los controles de contenido. Si desea personalizar el texto con instrucciones para los usuarios de su formulario, siga el procedimiento siguiente: 1. En la ficha Programador, dentro del grupo Controles, haga clic en Modo de diseño.

2. Haga clic en el control de contenido donde desea revisar el texto con instrucciones. 3. Modifique el texto y aplique el formato que desee. 4. Si desea que el control de contenido desaparezca cuando alguien escribe otro contenido que reemplace sus instrucciones en un control de Texto enriquecido o de Texto, haga clic en Propiedades en el grupo Controles y, después, active la casilla de verificación Quitar control de contenido cuando se modifique el contenido. 5. En la ficha Programador, en el grupo Controles, haga clic en Modo Diseño para desactivar la función de diseño y guardar el texto con instrucciones. Nota: No active la casilla No se puede editar el contenido si desea que los usuarios del formulario reemplacen el texto de instrucciones por el que escriban.

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6.2. Definir un Campo con Texto Para insertar un control de texto: En la ficha Programador en el grupo Controles, haga clic en el control Texto enriquecido el control Texto

o en

.

6.3. Definir un Campo con Casilla de Verificación Para utilizar casillas que pueda marcar en Word, debe insertar el campo de formulario con casilla de verificación en el documento. Mejorará el aspecto del documento si utiliza una tabla para alinear las casillas de verificación con el texto, por lo que lo primero que debe hacer es crear una tabla. Una vez creada la tabla, puede insertar las casillas de verificación en una columna y el texto en la otra columna y, a continuación, puede ajustar el diseño. Para marcar los elementos, bloquee el formulario. El resultado será como el que se muestra en la siguiente ilustración.

Paso 1: Crear una tabla 1. En el grupo Tablas de la ficha Insertar, haga clic en Tabla. 2. En el cuadro Número de columnas, escriba 2. 3. En el cuadro Número de filas, escriba el número de filas que desee. Necesitará una fila para cada elemento de la lista. No se preocupe por el tamaño de las columnas ni por las líneas de los bordes de la tabla. Las ajustará más adelante. Paso 2: Insertar las casillas de verificación y el texto Para agregar los cuadros que pueda seleccionar, debe utilizar la ficha Programador. Mostrar la ficha Programador 1. Haga clic en el botón de Microsoft Office Word.

y, a continuación, haga clic en Opciones de

2. Haga clic en Más frecuentes. 3. Active la casilla de verificación Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones. Nota: The Ribbon is a component of the Interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent.

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Agregar las casillas de verificación 1. Haga clic en la celda izquierda superior de la tabla insertada. 2. En el grupo Controles de la ficha Programador, haga clic en Herramientas heredadas. 3. En Formularios heredados, haga clic en Campo de form. con casilla de verificación

.

Nota: Si la casilla de verificación tiene un fondo gris, haga clic en Herramientas heredadas en el grupo Controles y, a continuación, en Sombreado de campo

para eliminar el sombreado gris.

4. Haga clic en la siguiente celda en la que desea insertar una casilla de verificación y, a continuación, presione CTRL+Y para insertar otra casilla de verificación. 5. Después de insertar una casilla de verificación para cada elemento que desee, haga clic en la celda superior derecha y escriba el texto para el primer elemento. Repita este paso para cada elemento de la lista. Paso 3: Perfeccionar el diseño Aunque utilice una tabla para componer la lista, tal vez desee ajustar el espacio de forma que la columna que contiene las casillas de verificación no sea demasiado ancha y que el texto quede alineado junto a las casillas de verificación. Probablemente no deseará que aparezcan las líneas de borde que Word utiliza habitualmente con la tabla. Para realizar estos ajustes, siga estos pasos: 1. Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la tabla, elija Autoajuste y, después, haga clic en Autoajustar al contenido. 2. Haga clic con el botón secundario del mouse en la tabla, haga clic en Propiedades de tabla y luego en la ficha Tabla. 3. Haga clic en Opciones y, en los cuadros Izquierda y Derecha, escriba un número que proporcione un poco de espacio entre la casilla de verificación y el texto, como 0,02 pulgadas, y haga clic en Aceptar. 4. En la ficha Tabla, haga clic en Bordes y sombreado y, después, en la ficha Bordes. 5. En Configuración, haga clic en Ninguna y, a continuación, haga clic en Aceptar. Nota: Después de quitar las líneas de los bordes, es posible que sigan apareciendo líneas grises. Son las líneas de la cuadrícula de la tabla y no aparecen cuando se imprime el documento. Para ocultar las líneas de la cuadrícula de tabla de la pantalla, haga clic en la ficha Diseño en Herramientas de tabla y en el grupo Tabla, haga clic en Ver líneas de la cuadrícula.

6.4. Definir un Campo con Lista Desplegable Para Insertar una lista desplegable que restrinja las opciones disponibles a las que especifique. 1. En la ficha Programador, en el grupo Controles, haga clic en el control Lista desplegable. 2. Seleccione el control de contenido y en la ficha Programador, en el grupo Controles, haga clic en Propiedades. 3. Para crear una lista de opciones, en Propiedades de la lista desplegable, haga clic en Agregar.

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4. Escriba una opción en el cuadro Nombre para mostrar, como Sí, No o Quizás. Repita este paso hasta que todas las opciones aparezcan en la lista desplegable.

6.5. Definir un Campo Un botón de radio, también conocido como botón de opción en Microsoft Word, es parecido a un campo con casilla de verificación. Las casillas de verificación se suelen usar cuando se puede seleccionar una o más opciones, mientras que los botones de opción sólo te permiten escoger una. En lugar de ser un cuadrado como una casilla de verificación, es un gráfico de un círculo sobre el que haces clic. 1. Haz clic en la pestaña "Programador". Pulsa el botón "Modo de diseño" y después "Herramientas heredades" en la sección "Controles". Haz clic en "Botón de opción". 2. Haz clic con el botón derecho sobre el texto del botón, selecciona "Objeto Botón de opción" y pulsa "Modificar" y cambia el texto del botón de opción. 3. Haz clic en "Propiedades" en la cinta "Programador" para actualizar el nombre del campo, colores o fuente.

6.6. Proteger un Formulario Puede proteger los controles de contenido de una plantilla para evitar que se elimine o modifique un control o un grupo de controles, o puede proteger todo el contenido de la plantilla con contraseña.

Para agregar protección a partes de un formulario 1. Abra el formulario que desee proteger. 2. Seleccione los controles de contenido o el grupo de controles para el que desea limitar los cambios. 3. En la ficha Programador, en el grupo Controles, haga clic en Propiedades.

4. En el cuadro de diálogo Propiedades del control de contenido, en Bloqueando, siga uno de estos procedimientos: • Active la casilla de verificación No se puede eliminar el control de contenido, lo que permite editar el contenido del control pero no eliminar el control del formulario. • Active la casilla No se puede editar el contenido, que permite eliminar el control pero no permite modificar su contenido. Nota: Esta opción no está disponible para todos los controles.

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Proteger todos los controles de un formulario 1. Abra el formulario que desea proteger. 2. En el grupo Proteger de la ficha Programador, haga clic en Proteger documento y después en Restringir formato y edición. 3. En el panel de tareas Proteger documento, en Restricciones de edición, active la casilla Admitir sólo este tipo de edición en el documento. 4. En la lista de restricciones de edición, seleccione Rellenando formularios. 5. En Comenzar a aplicar, haga clic en Sí, aplicar la protección. 6. Para asignar una contraseña a un documento de modo que sólo los revisores que la conozcan puedan quitar la protección, escriba una nueva contraseña en el cuadro Escriba la nueva contraseña (opcional) y confírmela. IMPORTANTE Si elige no utilizar contraseña, cualquier persona podrá cambiar sus restricciones de edición. Utilice contraseñas seguras que combinen letras en mayúsculas y minúsculas, números y símbolos. Las contraseñas no seguras son aquellas que no combinan estos elementos. Un ejemplo de contraseña segura sería Y6dh!et5 y de contraseña no segura, Casa27. Las contraseñas deben tener 8 o más caracteres. Una frase con 14 o más caracteres es todavía mejor. Es fundamental que recuerde la contraseña. Si la olvida, Microsoft no puede recuperarla. Guarde las contraseñas que anote en un lugar seguro, lejos de la información que ayudan a proteger.

6.7. Guardar un Formulario como una Plantilla Es fácil convertir los formularios existentes en una plantilla de Microsoft Word. Realice lo siguiente: 1. Abre un formulario que desee convertir en una plantilla en Microsoft Word. 2. Presione el botón de Microsoft Office y ubique "Guardar como". 3. Si está ejecutando Windows Vista, seleccione "Enlaces favoritos" y luego "Plantillas". Si está ejecutando Windows XP, seleccione "Guardar en" y "Plantillas de confianza". 4. Seleccione "Plantilla de Word" en el campo Tipo. 5. Teclee el nombre de la plantilla en el campo "Nombre de archivo". 6. Dé clic en "Guardar".

6.8. Desproteger una Plantilla de Formulario Si tiene una archivo de formulario en una plantilla y esta está protegido, para quitar la protección: 1. Ir a la ficha programador y seleccionar Proteger documento. 2. Seleccionar restringir formato y edición.

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3. Tendrá una ventana como la que se tiene a continuación, en el panel dar clic a suspender la protección.

4. Le pedirá la contraseña.

5. Proporciónela y acepte. Habrá desprotegido la plantilla del formulario.

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SEGURIDAD

En 2007 Microsoft Office System, puede usar contraseñas para impedir que otras personas abran o modifiquen los documentos, libros y presentaciones. Tenga en cuenta que Microsoft no puede recuperar contraseñas olvidadas.

7.1. Proteger Documentos contra Escritura Además de establecer una contraseña para abrir un documento de Word, puede establecer una contraseña para permitir que otras personas lo modifiquen. 1. Haga clic en el botón de Microsoft Office , en Guardar como y, en la parte inferior del cuadro de diálogo Guardar como, haga clic en Herramientas. 2. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones generales. Se abrirá el cuadro de diálogo Opciones generales. 3. En Opciones de uso compartido de archivo para este documento, en el cuadro Contraseña de escritura, escriba una contraseña. 4. En el cuadro de diálogo Confirmar contraseña, vuelva a escribir la contraseña. Haga clic en Aceptar. 5. Haga clic en Guardar. Nota: Para quitar la contraseña, repita estas instrucciones y, a continuación, elimine la contraseña en el cuadro Contraseña de escritura. Haga clic en Guardar.

7.2. Proteger Documentos contra Lectura Para cifrar un archivo y establecer una contraseña para abrirlo: 1. Haga clic en el botón de Microsoft Office Cifrar documento.

, elija Preparar y, a continuación, haga clic en

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2. En el cuadro de diálogo Cifrar documento, en el cuadro Contraseña, escriba una contraseña y, a continuación, haga clic en Aceptar. Puede escribir hasta 255 caracteres. De forma predeterminada, esta característica usa cifrado avanzado AES de 128 bits. El cifrado es un método estándar que se usa para que el archivo sea más seguro. 3. En el cuadro de diálogo Confirmar contraseña, en el cuadro Repetir contraseña, escriba la contraseña nuevamente y, a continuación, haga clic en Aceptar. 4. Para guardar la contraseña, guarde el archivo.

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MACROS

En Microsoft Office Word 2007 se pueden automatizar las tareas realizadas con más frecuencia creando macros. Una macro consiste en una serie de comandos e instrucciones que se agrupan en un solo comando de manera que la tarea pueda realizarse automáticamente. Con frecuencia, las macros se utilizan para lo siguiente: § Acelerar las tareas rutinarias de modificaciones y formatos. § Combinar varios comandos; por ejemplo, para insertar una tabla con un tamaño y bordes específicos y con un número determinado de filas y columnas. § Hacer que una opción de un cuadro de diálogo sea más accesible. § Automatizar series de tareas complejas.

8.1. Crear una Macro Para crear macros puede utilizar la grabadora de macros para grabar una secuencia de acciones, o bien, puede crear macros desde el principio escribiendo código de Visual Basic para Aplicaciones (Visual Basic para Aplicaciones (VBA): versión del lenguaje de macros de Microsoft Visual Basic que se utiliza para programar aplicaciones basadas en Microsoft Windows y que se incluye en varios programas de Microsoft) en el Editor de Visual Basic (Editor de Visual Basic: entorno en el que puede escribir y modificar código y procedimientos de Visual Basic para Aplicaciones. El Editor de Visual Basic contiene un conjunto completo de herramientas de depuración para buscar sintaxis, tiempo de ejecución y problemas lógicos en el código en uso.). Nota: Para trabajar con macros en Office Word 2007 es necesario mostrar la ficha Programador.

Mostrar la ficha Programador 1. Haga clic en el botón de Microsoft Office Word.

y a continuación haga clic en Opciones de

2. Haga clic en Más frecuentes. 3. Bajo Opciones principales para trabajar con Word, active la casilla de verificación Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones.

Utilizar la grabadora de macros 1. En el grupo Código de la ficha Programador, haga clic en Grabar macro. 2. En el cuadro Nombre de macro, escriba el nombre correspondiente. 3. En el cuadro Guardar macro en, haga clic en la plantilla (plantilla: archivo o archivos que contienen la estructura y las herramientas para dar forma a elementos como el estilo o el

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diseño de página de los archivos finalizados. Por ejemplo, las plantillas de Word pueden dar forma a un documento sencillo, y las plantillas de FrontPage pueden dar forma a un sitio Web completo.) o en el documento en que desea guardar la macro. 4. En el cuadro Descripción, escriba un texto descriptivo de la macro. 5. Siga uno de estos procedimientos: a. Para empezar a grabar la macro sin asignarla a un botón de la Barra de herramientas de acceso rápido o a una tecla de método abreviado, haga clic en Aceptar. b. Para asignar la macro a la Barra de herramientas de acceso rápido, siga estos pasos: 6. Haga clic en Botón. 7. Bajo Personalizar barra de herramientas de acceso rápido, seleccione el documento (o todos los documentos) para el que desea agregar la macro a la Barra de herramientas de acceso rápido. 8. En el cuadro de diálogo Comandos disponibles en, haga clic en la macro que vaya a grabar y a continuación haga clic en Agregar. 9. Haga clic en Aceptar para comenzar a grabar la macro.

Para asignar la macro a un método abreviado de teclado, siga este procedimiento: 1. Haga clic en Teclado. 2. En el cuadro Comandos, haga clic en la macro que va a grabar. 3. En el cuadro Nueva tecla de método abreviado, escriba la secuencia de teclas que desea utilizar y haga clic en Asignar. 4. Haga clic en Cerrar para empezar a grabar la macro. 6. Realice las acciones que desee incluir en la macro. Nota: Cuando grabe una macro, utilice el mouse (ratón) para hacer clic en comandos y opciones, pero no para seleccionar texto. Si desea seleccionar texto, hágalo usando el teclado. Para obtener información sobre cómo seleccionar texto utilizando el teclado, vea el tema Seleccionar texto.

6. Para dejar de grabar las acciones, haga clic en Detener grabación en el grupo Código.

Utilizar Visual Basic para Aplicaciones 1. En el grupo Código de la ficha Programador, haga clic en Macros. 2. En el cuadro Nombre de macro, escriba el nombre correspondiente. Nota: Si asigna a una nueva macro el mismo nombre que el de una macro integrada existente en Office Word 2007, las acciones de la primera reemplazarán a las de la macro integrada. Para ver una lista de las macros integradas, haga clic en Comandos de Word en la lista Macros en.

3. En la lista Macros en, haga clic en la plantilla (plantilla: archivo o archivos que contienen la estructura y las herramientas para dar forma a elementos como el estilo o el diseño de página de los archivos finalizados. Por ejemplo, las plantillas de Word pueden dar forma a un documento sencillo, y las plantillas de FrontPage pueden dar forma a un sitio Web completo.) o el documento donde desee guardar la macro. 4. Haga clic en Crear para abrir el Editor de Visual Basic.

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8.2. Modificar una Macro Para modificar paso a paso una macro grabada, realice estos pasos: 1. Seleccione la ficha Programador y haga clic en Macros dentro del grupo Código. 2. Seleccione la macro que desea modificar en el cuadro de diálogo Macros. 3. Haga clic en Paso a paso. 4. En Visual Basic, modifique lo necesario y haga clic en el botón Siguiente, para desplazarse paso a paso por la macro. 5. Cuando haya terminado haga clic en el botón cerrar.

Para modificar una macro grabada sin utilizar el procedimiento paso a paso: 1. Seleccione la ficha Programador y haga clic en Macros dentro del grupo Código. 2. Seleccione la macro que desea modificar en el cuadro de diálogo Macros. 3. Haga clic en Modificar. 4. En Visual Basic modifique los elementos necesarios. 5. Cuando haya terminado, haga clic en el botón Guardar y cierre la aplicación haciendo clic en el botón Cerrar.

8.3. Asignar una Macro a un Botón 1. En el grupo Código de la ficha Programador, haga clic en Grabar macro. 2. En el cuadro Nombre de macro, escriba el nombre correspondiente. Nota: Si asigna a una nueva macro el mismo nombre que el de una macro integrada existente en Office Word 2007, las acciones de la primera reemplazarán a las de la macro integrada. Para ver una lista de las macros integradas, en la ficha Programador, dentro del grupo Código, haga clic en Macros. En la lista Macros en, haga clic en Comandos de Word.

3. En el cuadro Guardar macro en, haga clic en la plantilla o en el documento en que desea guardar la macro. 4. En el cuadro Descripción, escriba un texto descriptivo de la macro. 5. Siga uno de estos procedimientos: • Para empezar a grabar la macro sin asignarla a un botón de la Barra de herramientas de acceso rápido o a una tecla de método abreviado, haga clic en Aceptar. • Para asignar la macro a la Barra de herramientas de acceso rápido, siga estos pasos: 1. Haga clic en Botón. 2. Bajo Personalizar barra de herramientas de acceso rápido, seleccione el documento (o todos los documentos) para el que desea agregar la macro a la Barra de herramientas de acceso rápido. 3. En el cuadro de diálogo Comandos disponibles en, haga clic en la macro que vaya a grabar y, a continuación, haga clic en Agregar. 4. Haga clic en Aceptar para comenzar a grabar la macro.

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8.4. Guardar un Documento con una Macro Si el archivo contiene código o macros, deberá guardarlo utilizando el nuevo formato de archivo XML con macros, que agrega un "m" de macro a la extensión del archivo. La tabla siguiente muestra la lista de extensiones de archivo predeterminadas en Office Word 2007. Tipo de archivo XML

Extensión

Documento

.docx

Documento con macros

.docm

Plantilla

.dotx

Plantilla con macros

.dotm

Para guardar el archivo con macros y poder utilizarlo posteriormente: 1. Vaya al botón de Office. 2. Seleccione Guardar como. 3. En la opción Tipo seleccione documento habilitado con macros de Word.

4. Acepte.

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8.5. Eliminar una Macro Si requiere eliminar una macro, realice lo siguiente: 1. En el grupo Código de la ficha Programador, haga clic en Macros. 2. En la lista Nombre de la macro, seleccione el nombre de la macro que desea eliminar. 3. Si no aparece en la lista, seleccione otro documento o plantilla en la lista Macros en. 4. Haga clic en Eliminar.

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BIBLIOGRAFÍA • Izquierdo Dyrzo, María Guadalupe. Material de apoyo al curso: Técnicas avanzadas con WORD 2007. DGCCA – UNAM. 2008. • Izquierdo Dyrzo, María Guadalupe. Material de apoyo al curso: Aspectos avanzados en el procesamiento de textos con WORD. DGSCA - UNAM. 2008. • http://www.aulaclic.es/word2007/index.htm • http://www.ehowenespanol.com/colocar-boton-opcion-documento-word-como_199152/

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UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO DR. JOSÉ NARRO ROBLES Rector

DR. EDUARDO BÁRZANA GARCÍA Secretario General

ING. LEOPOLDO SILVA GUTIÉRREZ Secretario Administrativo

DR. FRANCISCO JOSÉ TRIGO TAVERA Secretario de Desarrollo Institucional

ENRIQUE BALP DÍAZ Secretario de Servicios a la Comunidad

LIC. LUIS RAÚL GONZÁLEZ PÉREZ Abogado General

DIRECCIÓN GENERAL DE CÓMPUTO Y DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN DR. FELIPE BRACHO CARPIZO Director General

I.Q. ADELA CASTILLEJOS SALAZAR Directora de Docencia en Tecnologías de Información y Comunicación

MTRO. JESÚS DÍAZ BARRIGA ARCEO Subdirector de Planeación Académica

MTRA. ALEJANDRINA SAN JUAN REYES Coordinadora del Centro Nuevo León de Extensión Académica en Tecnologías de Información y Comunicación

ING. SERGIO ALVA ARGUINZONIZ Coordinador del Centro Mascarones de Extensión Académica en Tecnologías de Información y Comunicación

LIC. PATRICIA ROMERO ELÍAS Coordinadora del Centro Polanco de Extensión Académica en Tecnologías de Información y Comunicación

LIC. JOSÉ LUIS MEDINA FLORES Coordinador del Centro San Agustín de Extensión Académica en Tecnologías de Información y Comunicación

ING. PABLO DE LA O CRUZ Coordinador del Centro Tlatelolco de Extensión Académica en Tecnologías de Información y Comunicación

Septiembre, 2013

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WORD avanzado Fue editado e impreso por la Dirección General de Cómputo y de Tecnologías de Información y Comunicación, Circuito Exterior, Ciudad Universitaria, Coyoacán, C.P. 04510, México DF., Septiembre de 2013 El tiraje consta de 100 ejemplares. Se utilizaron tipos Arial de 8/10, 16/22, 26/42 pts. CG Omega de 9/14, 10/13, 11/13 pts. y discos compactos de 700 MB de capacidad.