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Encabezado: ¿La administración en tiempos modernos? 1

¿Cómo Debería Ser la Administración en Tiempos Modernos? Karen Natalia Castillo Prada Politécnico Grancolombiano Institución Universitaria

Notas de autor Karen Natalia Castillo Prada, politécnico Grancolombiano, Este trabajo ha sido financiado por recursos propios La correspondencia con este trabajo debe ser dirigida a Karen Natalia Castillo Prada, Proceso administrativo, Politécnico Grancolombiano Institución Universitaria, Plataforma Virtual, Contacto, [email protected],

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¿Cómo debería ser la administración en tiempos modernos en una organización? La administración en tiempos modernos debemos asociarla con el arte de crear, diseñar y mantener el ambiente de un grupo o número de personas que tienen un objetivo común, por lo cual deben buscar alcanzar con eficiencia las metas propuestas en un tiempo establecido bien sea corto, mediano o largo plazo. Por lo que la administración debe ser flexible y adaptable, ya que viene acompañada de diferentes y veloces cambios, en la cual los tanto los líderes y cada uno de los integrantes de la organización se logren adaptar rápidamente a los diferentes entornos que se vaya presentando y que conduzcan por el camino al éxito y para esto debemos tener en cuenta lo siguiente.  El administrador como responsable del desempeño de un grupo de colaboradores, empleados o subordinados dentro de la organización con el cual obtiene resultados a través de las personas que trabajan en ella. Por consiguiente debe planear, organizar, dirigir, gestionar y contralar los recursos materiales, financieros, informáticos y tecnología para conseguir determinados objetivos. El administrador cumple sus tareas gracias a las personas, razón por la cual ocupa una posición fundamental en los negocios de toda organización, Todo administrador asume la responsabilidad de ayudar a la organización a lograr un buen desempeño a través de las personas y a utilizar todos los recursos disponibles para el cumplimiento de los objetivos y metas de la organización. Una buena administración debe tener una dirección y un rumbo a su organización, ejerciendo liderazgo en las personas, decidiendo cómo se den disponer y utilizar los recursos para alcanzar los objetivos propuestos. Estas actividades atañen no sólo al alto ejecutivo sino también al supervisor de primera línea; en otras palabras, se aplican al administrador en cualquier nivel de la organización.

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El administrador no es aquel que ejecuta tareas, sino, el que consigue que otras las realicen. La administración logra que las personas cumplan las tareas para llevar las organizaciones al éxito. La administración no es una ciencia, exacta, sino una ciencia social, pues al tratar con negocios y organizaciones, trata con personas. La administración debe combinar eficiencia y eficacia para consolidar los objetivos organizacionales; por tal motivo, el administrador debe saber utilizar los recursos organizacionales para lograr eficiencia y eficacia, y alto grado de satisfacció0n entre las personas que ejecutan el trabajo y el cliente que lo recibe. Este triple sentido de desempeño, obtención de resultados y satisfacción de las personas y el cliente es el tema central que focaliza el moderno sitio de trabajo. Con relación al desempeño, existen criterios: eficiencia y eficacia. La eficiencia, que significa hacer las cosas bien y de manera correcta, se la relaciona con los medios; es una medida de la proporción de los recursos utilizados para alcanzar los objetivos, es decir una medida de salidas o resultados comparados con los recursos utilizados. La administración puede alcanzar un objetivo con el mínimo de recursos o sobrepasar el objetivo con los mismos recursos. Por ejemplo, la eficiencia se puede medir por el costo del trabajo, la utilización de equipos, el mantenimiento de máquinas y el retorno del capital invertido. Un administrador eficiente es aquel cuya unidad de trabajo opera diariamente al costo mínimo de material y de trabajo. Diferencias entre eficiencia y eficacia. Eficiencia Eficacia Realizar las tareas de manera correcta Realizar las tareas necesarias Preocuparse por los medios Preocuparse por los fines Enfatizar en los métodos y Enfatizar en los objetivos y resultados procedimientos Cumplir los reglamentos internos Entrenar y aprender Jugar fútbol con habilidad Saber luchar Ser puntual en el trabajo

Alcanzar las metas y los objetivos Saber y conocer Ganar el partido de fútbol Ganar la guerra Agregar valor y riqueza a la organización

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La eficiencia es necesaria pero no es suficiente. Debe haber eficacia, especialmente en lo relacionado con la consecución de objetivos y resultados. La eficacia, relacionada con los fines y propósitos, es el grado en que la administración consigue sus objetivos. Es la medida del resultado de la tarea o del objetivo establecido. Un administrador eficaz es aquel cuya unidad de trabajo alcanza diariamente las metas de producción en términos de cantidad y calidad de los resultados. Sin embargo, no siempre eficacia y eficiencia van de la mano, Muchas veces el administrador es eficiente al obtener el máximo con los recursos disponibles, pero es ineficaz por no alcanzar los objetivos esperados. Otras veces es eficaz al lograr los objetivos establecidos pero consumiendo todos los recursos: gana la guerra, pero deja muertos y heridos en el camino, debido a la falta de eficiencia. El ideal es ser eficiente y eficaz, lo cual tiene un nombre: excelencia. Nada se gana con ejecutar tareas técnicas, en ocasiones difíciles y desafiantes. La clave es verificar si vale la plena ejecutarlas y si son importantes para la organización. En ocasiones, ciertas personas son muy eficientes en trabajos inútiles, para la organización. El esfuerzo por ser eficiente debe estar antecedido del esfuerzo por ser eficaz. El éxito administrativo consiste en utilizar los recursos organizacionales con eficacia y eficiencia simultáneamente, lo cual significa excelencia en el desempeño.

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Las organizaciones una parte de nuestra definición de administración se refiere a la consecución de objetivos organizacionales de manera eficiente y eficaz, lo cual significa que la razón de ser de un administrador es velar por todo o por una parte de la organización. El propósito de toda organización debe ser elaborar un producto o brindar un servicio para satisfacer las necesidades de los clientes, que pueden ser consumidores, usuarios, asociados o contribuyentes. De ahí el fuerte énfasis en la calidad del producto o del servicio al cliente, como fuerzas vitales de una organización y fuentes de su ventaja competitiva. Es poner en manos de las personas de todo el mundo productos de calidad que cumplan el compromiso de innovación, investigación, diseño y satisfacción del consumidor. Estamos comprometidos en alcanzar o sobrepasara las necesidades de aquellos que dependen de nuestros productos. Las organizaciones empelan personas y aplican recursos, y su tamaño grande, mediana o pequeña. Los Niveles Organizacionales. El administrador debe ser una figura esencial e indispensable para las organizaciones, cualquiera que sea su tamaño o la clase. En las organizaciones, el administrador puede ser el presidente o el director, el gerente o el supervisor., dependiendo del nivel que ocupa. En otros términos, el administrador puedes estar situado en algunos de los tres niveles organizacionales: institucional, intermedio u operacional de una organización. En cada uno de estos niveles organizacionales, el papel del administrador debe ser diferente por sus responsabilidades. Nivel Institucional Es el nivel administrativo es el nivel más alto de una organización y está constituido por el presidente y los directores que conforman la alta administración y deben toman las principales decisiones de la organización. En las grandes empresas deben existir asesores en la administración o junta administrativa, que como su nombre lo dice es la de asesorar al

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presidente y las direcciones en la toma de decisiones. El nivel institucional es más periférico de la organización, pues está en contacto directo con el ambiente externo, con el mundo que rodea la organización y recibe el efecto de los cambios y las presiones ambientales. También recibe el nombre de nivel estratégico porque responde por la definición del futuro del negocio en conjunto. En este nivel, el administrador debe poseer visión estratégica para definir la misión y los objetivos fundamentales de la organización. Nivel Intermedio Nivel administrativo que debe articular internamente el nivel institucional con el nivel operacional de la organización como enlace o puente en la comunicación. Es el nivel del medio campo y está conformado por los gerentes, Recibe el nombre de nivel gerencial o táctico y funciona como una capa amortiguadora de los impactos positivos o negativos de la organización, pues debe recibir las decisiones globales que se toman en el nivel institucional o estratégico y las transforma en programas de acción para el nivel operacional, las cuales debe transmitir en forma clara, precisa, concisa y oportuna. Interpreta la misión y los objetivos fundamentales de la organización y los traduce en medios de acción cotidianos para que el nivel operativo pueda transformarlos en ejecuciones. En este nivel, el administrador debe poseer visión táctica. Nivel operacional Nivel administrativo más bajo de todos; es el más interno de la organización y constituye la base inferior del organigrama. Administra la ejecución y la realización de las tareas y actividades cotidianas. En este nivel, el administrador debe poseer visión operacional. Recibe el nombre de supervisor de primera línea ya que debe tener contacto directo con la ejecución y la operación realizada por los empleados no administrativos y los obreros que se deben encargar de realizar tareas y actividades de la organización.

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En cualquier organización, la administración debe funcionar en estos tres niveles en estrecha coordinación. Estos niveles conforman el denominado sistema administrativo de la organización y cada uno de ellos cumple una función específica.

Características de los tres niveles administrativos Nivel Actuación Alcance Institucional Estratégica Global, incluye toda la organización. Parcial, incluye una unidad de la Intermedio Táctica organización. Específico, incluye determinada Operacional Operacional operación o tarea.

Duración Largo plazo. Mediano plazo. Corto plazo.

El administrador le corresponde por el desempeño organizacional en cualquiera de estos nivele en sus 360º. Independiente del tipo organización. El administrador puede trabajar en cualquier de los tres niveles organizacionales, puede ser el presidente, el director, el gerente o el supervisor, dependiendo de la posición que ocupe. Sin embargo, en cualquiera de esos niveles o posiciones, el trabajo del administrador siempre estará orientado hacia el proceso administrativo. El Proceso Administrativo

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¿Qué debe hacer el administrador? ¿Cuáles deben ser las funciones que debe ejercer en la vida diaria? Partamos de la definición de administración que habla de la consecución de los objetivos organizacionales mediante la planeación, organización, dirección y control. Ya que desde la mitad del siglo XX, se convirtió en práctica común definir la administración en términos de su cuatros funciones específicas: planeación, organización, dirección y control. En consecuencia, la administración es el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar las actividades de los miembros de la organización y de utilizar todos los recursos disponibles para la consecución de los objetivos organizacionales, propuestos, que incluyen no sólo condiciones económicas como tierra, capital, y trabajo, sino también información y tecnología. Es indiscutible que las personas constituyen el elemento más importante y dinámico que maneja, opera y agiliza todos estos recursos. Proceso significa secuencia sistemática de funciones para realizar las tareas; medio, método o manera de ejecutar ciertas actividades. Se toma la administración como proceso para hacer énfasis en que los administradores, sin importar sus niveles, ni funciones, deben comprometerse perennemente en actividades interrelacionadas, como la planear, organizar, dirigir y controlar, a fin de alcanzar los objetivos deseados. De ahí se deriva la denominación de proceso administrativo dada el conjunto y secuencia de las funciones administrativas.

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Planeación: Se define como lo que pretende realizar la organización a corto, mediano y largo plazo y cómo debe realizar. Por tal razón, es la primera función administrativa, y la encargada de definir los objetivos para el futuro desempeño organizacional y decide sobre los recursos y tareas necesarias para alcanzarlos de manera proporcionada. Gracias a la planeación, el administrador se orienta por los objetivos trazados y las acciones necesarias para materializarlos, basados en algún método propuesto previamente coordinado. La planeación es el proceso de fijar objetivos y el curso de acción adecuado para conseguirlos.

La organización determina que medios y los recursos necesarios que peritan llevar a cabo la planeación, de la forma como la organización intenta cumplir lo planeado. Cuya función administrativa está relacionada con la designación de tareas y recursos a los miembros de la organización en relación a cada roll o cargo. La dirección representa la puesta en marcha de lo planeado. En consecuencia esta función administrativa incluye el empleo de habilidades y destrezas a influencia para activar y motivar las persona a alcanzar los objetivos organizacionales. Se encarga de comunicar las tareas e influenciar y motivar a las personas para que ejecuten las tareas esenciales. La dirección es el proceso de influir y orientar las actividades relacionadas con las tareas de los diversos miembros del equipo o de la organización como un todo. El control debe representar el acompañamiento, monitoreo y evaluación del desempeño organizacional para verificar si las tareas se ejecutan de acuerdo con lo planeado, organizado y dirigido. Siendo esta la función administrativa relacionada con el monitoreo de las actividades para mantener la organización en el camino deseado, de modo que se puedan lograr los objetivos y realizar los ajustes necesarios.

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En conjunto, estas cuatros funciones administrativas (planeación, organización, dirección y control) conforman el proceso administrativo.

Proceso administrativo: quiere decir que el administrador deberá saber planear, organizar, dirigir y controlar actividades de las organizaciones y las personas. Para conseguir objetivos establecidos. Lo ideal sería equilibrar bien esas cuatro funciones. Sin embargo, algunos administradores son excelentes planeadores; otros muy buenos organizadores; otros dirigen bien, mientras otros también son óptimos controladores. Al final de cuentas, nada es perfecto en este mundo.

Proceso administrativo en los tres niveles organizacionales Nivel de Planeación

Organización

Dirección

Control

actuación Planeación estratégica.

Dirección general.

Controles globales y

Políticas y

evaluación del

directrices de

desempeño

Diseño de la Determinación de los Institucional

estructura objetivos organizacional.

Intermedio

organizacionales. Planeación y asignación

Diseño departamental.

personal. Gerencia y

organizacional. Controles tácticos y

de recursos.

Estructura de los

recursos.

evaluación del

órganos y equipos.

Liderazgo y

desempeño

Normas y

motivación.

departamental.

Encabezado: ¿La administración en tiempos modernos? 11 procedimientos. Diseño de cargos y

Controles

Planes operacionales de

tareas. Métodos y

Supervisión de

operacionales y

acción cotidiana.

procesos de

primera línea.

evaluación del

Operacional operación.

desempeño individual.

Características básicas del proceso administrativo 1. Es cíclico y repetitivo. Proceso permanente y continuo, tendiente a mejorar y de perfección continua. 2. Es interactivo. Cada función administrativa interactúa con las demás, influenciándolas y dejándose influenciar por ellas. 3. Reiterado. El proceso administrativo consta de pasos que, aunque no se sigan con rigidez, durante su implementación conforman un programa sujeto a ajustes y correcciones. Avances y retrocesos. 4. Sistémico. Ninguna de las partes puede analizar aisladamente el proceso, sino en su totalidad globalidad. Para entender cada una de las funciones administrativas, es necesario conocer las demás. Ninguna de ellas se puede administrar sin establecer estrecha relación con las otras. Las habilidades del administrador El éxito de buen administrador dependerá más de su desempeño que de sus rasgos particulares de personalidad, de aquello que hace y no de aquello que es, Su desempeño es el resultado de ciertas habilidades que posee y utiliza. Una de esas habilidades es la capacidad de transformar conocimiento en acción, la cual origina el desempeño deseado. Existen tres tipos de habilidades importantes para el desempeño administrativo exitoso. 1. Habilidades técnicas incluyen el uso de conocimiento especializado relacionadas con el trabajo y los procedimientos de ejecución.

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2. Habilidades humanas Incluyen la capacidad de comunicar, motivar, coordinar, liderar y resolver conflictos individuales o colectivos, la cooperación en el equipo, el estímulo de la participación sin recelos y el involucramiento de las personas las habilidades conceptuales incluyen la visión de la organización o de la unidad organizacional como un todo, la facilidad para trabajar con ideas y conceptos, teorías y abstracciones. 3. Habilidades conceptuales es apto para comprender las diversas funciones de la organización y complementarlas entre sí, pues entiende como se relaciona la organización con su ambiente y cómo los cambios producidos en una parte de la organización afectan el resto de ésta. Las. A medida que un administrador hace carrera y asciende en la organización, requiere desarrollar cada vez más sus habilidades conceptuales par no limitarse a su empleabilidad. Empleabilidad es la capacidad de una persona para obtener y mantener un empleo. Obtener un empleo puede ser fácil, lo difícil es mantenerlo a largo plazo.

Papel del administrador Categoría interpersonale

Actividad Representación 

Papel Firmar documentos oficiales.

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

Recibirá clientes o compradores y acompañará visitantes oficiales.

 Líder

Presidir ciertas reuniones y ceremonias. Escuchar y entrenar.



s 

Dar instrucciones y capacitar. Evaluar el desempeño. Formar parte de comisiones.

 Enlace

Asistir a reuniones de asociaciones profesionales o comerciales. Convocar y reunirse con personas para mantenerse



comunicación. Memorandos, informes, publicaciones profesionales y comerciales, diarios, etc.



Hablar con los demás, asistir a juntas.



Observar. Visitar, por ejemplo, tiendas de la

Supervisión competencia para comparar productos, precios y procesos de negocios Informar al resto del personal de manera oral ya sea a

informativa Difusión

través de pláticas personales o reuniones de grupo. 

Por escrito, diente por electrónico, boletín, etcétera Reunirse con el jefe para negociar presupuesto de área.

Portavoz Informar instituciones de gobierno estadístico de la decisorias

empresa Saber escuchar, planear y ser creativo.

Emprendedor 

Crear nuevos productos y servicios, mejorar los existentes. Idear nuevas formas de procesar productos y servicios

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

realizar acciones correctivas durante situaciones de crisis,

Manejo de



reacción a un hecho imprevisto

conflictos



Huelgas sindicales.



Descomposturas. Demora en entrega de la materia prima Autorización y realización de tiempo y presupuesto y lo

Asignación de

relacionado con ello:

recursos

Manejo de prioridades. Aumento salarial por méritos Llegar a un buen arreglo para conseguir los recursos que se requieren.

Negociador



Negociar contratos con sindicatos. Negociar contratos con clientes o proveedores

RECURSOS PERSONALES DEL ADMINISTRADOR

CONCLUCIONES Debido a la diversidad de funciones y roles que puede desempeñar un administrador debe:

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1. Estar en constante formación y preparación profesional: a fin de no ser uno más en su organización o la sociedad. 2. Mantenerse informado: tener una visión global del mundo. De los negocios, de las organizaciones, de las tendencias que ocurren, de asuntos diversos. Ser analítico, estar siempre actualizado. 3. Desarrollar espíritu de emprendedor: tomar su trabajo con toda la seriedad del caso, como si fuese su propia empresa, tenga fuerza e iniciativa para alcanzar metas y resultados. Buscar nuevas ideas. 4. Aprenda a trabajar en equipo: en conjunto con otras personas, los clientes, los superiores, además de encontrar la solución adecuada a los problemas e innovar siempre. Sepa tratar con personas y situaciones de modo creativo y original. Aléjese de la rutina. 5. Procure ser flexible: al relacionarse con las personas, los clientes, los superiores, además de encontrar la solución adecuada a los problemas e innovar siempre. Sepa tratar con personas y situaciones de modo creativo y original. Aléjese de la rutina. 6. Desarrolle capacidad de negociación: sea diplomático y sepa interactuar con las personas resolviendo problemas e intercambiando los beneficios alcanzados. 7. Administre conflictos: es necesario comprender opiniones y posiciones diferentes y, en ocasiones antagónicas. Sepa conducir situaciones difíciles y crear soluciones que abarquen diversos intereses y satisfaga a las partes involucradas. 8. Vea su carrera como si fuese una empresa: sea empresario de sí mismo. Su producto o servicio es su propia competencia profesional, que usted debe colocar en el mercado, a fin de atender el cliente, que es la organización para quien usted trabaja. Tenga espíritu de proveedor de su producto o servicio.

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9. Todas las funciones de un administrador de empresas son importantes, sin embargo, sería imposible que una persona por sí sola, pudiera desempeñar a la perfección las 10 funciones, de ahí que requiera delegar, supervisar, escuchar, analizar y tomar decisiones.

Fuentes Bibliográficas Chiavenato, I. (2004). Introducción a la teoría general de Administración.Colombia: McGraw-Hill. Cuartas, D. H. (2008). Principios de la administración. Medellin, Colombia: Fondo editorial ITM, Instituto Tecnológico Metropolitano. Hernández, K. M. (2009 de noviembre de 2009). Admón. De Empresas. Obtenido de http://www.monografias.com/trabajos76/evolucion-administracion/evolucionadministracion2.shtml#ixzz3kZE2u71k Hitt, S. B. (2006). Administración. México: Pearson Education.

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