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Universidad tecnológica de Pereira Administración Industrial Profesor Noveno Semestre

Procesos Administrativos

Presentado por:

Fabián Mauricio Olivar Lotero Juan Fernando Caicedo Julieth Meneses

Pereira 2011

1. Introducción

El actual ritmo de la economía y sus implicaciones en cada uno de los aspectos sociales han obligado a muchas personas a pensar que la búsqueda de empleo no es la única opción para sobrevivir en este mundo que cada vez nos ofrece menos oportunidades de vida y que con el pasar del tiempo nos presenta una calidad de vida más vulnerable, a esto debemos sumar los altos índices de desempleo que se presentan en la actualidad, los demandantes horarios a los que nos vemos sometidos cuando encontramos un empleo, a la sobrecarga de responsabilidades y por supuesto los niveles salariales tan bajos que se manejan en nuestra economía, por eso es que cada vez mas y con el pasar del tiempo se ve en la creación de empresa o una opción de vida para muchas personas , tal es el caso de este grupo de trabajo que vio en esta alternativa como la oportunidad de lanzar un producto al mercado y emplear todos aquellos conocimientos adquiridos atreves de los estudios y ver en esta empresa la posibilidad de gozar de un buen empleo para nosotros y las diferentes personas que directa o indirectamente hagan parte de esta futura organización. La idea con este proyecto es desarrollar la fabricación, distribución y comercialización de una bebida elaborada a través de la panela y que recibirá el nombre comercial de PANELON, por lo cual a lo largo de este documento se estará hablando de esta bebida y la consolidación empresarial que esta trae consigo.

2. Empresa 2.1 Junta Directiva Está conformada por tres socios con la siguiente participación: Fabián Olivar 34% Julieth Meneses 33% Juan Caicedo 33% Dentro de las obligaciones de la junta directiva se tienen las siguientes:   

Reuniones mensuales, estas tendrán una duración de un día y se realiza antes de los primeros cinco días de cada mes. La junta directiva revisara los estados financieros de la compañía y establecerá acciones cuando así lo estimen conveniente. Siempre bajo cualquier circunstancia se buscara tomar acciones que propendan beneficio de la compañía.

2.2 Gerente general   

Coordinar de manera general todas las áreas de la compañía Tomar decisiones que encaminen al bienestar de la empresa mediante el resultado de los estados financieros y los indicadores de venta Convocar y consolidar nuevas alianzas con compradores y proveedores potenciales y que sean de interés para la compañía.

2.3 Comercial El producto a vender es una bebida con base en panela, inicialmente el producto se comercializara en botellas plásticas de 400 ml con un precio sugerido de $1000, como principales ventajas se obtienen las siguientes:   

Bebida de origen Natural Buenos practicas de Calidad Precio asequible

El producto principalmente se distribuirá en las tiendas de barrio y algunos supermercados de la ciudad de Pereira y como meta de la compañía durante los primeros tres meses se espera vender alrededor de 100000 unidades mensuales, la cual se espera que se vaya aumentando con el pasar del tiempo. El producto se publicitara mediante afiches en las tiendas, redes sociales y algunas cuñas radiales y televisión de carácter local.

2.4 Área administrativa y financiera Con respecto a la nomina PRACOL S.A.S tiene adscritos un total de 22 empleados divididos de la siguiente manera:

Cargos de la Compañía Gerente General Gerente área Comercial Vendedores Jefe de Publicidad Gerente área administrativa y financiera Jefe de Contabilidad y costos Jefe de Talento Humano Gerente área técnica y de producción Jefe de almacén y materias primas Jefe de Producción y Calidad Operarios Conductores

N° Personas 1 1 3 1 1 1 1 1 1 1 8 2 22

2.4.1 POTESTADES Y FUNCIONES Gerente Área Administrativa y Financiera:     

Administrar el presupuesto de la organización. Control de los activos. Control y seguimiento a los costos. Evaluación del entorno económico. Supervisión del pago de nómina y proveedores.

Gerente Área Técnica y de Producción:    

Optimización el uso y disposición de las materias primas. Planeación y control de la producción Coordinación y ejecución del plan de producción Gestión de alianzas con proveedores certificados en la medida de lo posible.

Gerente Área Comercial y Mercadeo:

 

Crear y dirigir estrategias comerciales y de marketing. Definir las prioridades del equipo de trabajo y las rutas de mercadeo a seguir.

2.4.2 Constitución Jurídica Esta empresa estará establecida jurídicamente bajo la denominación S.A.S, es decir será una sociedad por acciones simplificada, la cual estará conformada por tres socios los cuales son los miembros de la junta directiva. 2.4.3 sistema contable Para los efectos contables en cuanto al costo se utilizara la metodología de costos ABC. 2.4.4 Administración de la información Para la administración de la información se trabajara bajo el programa de oficce 2007. 2.4.5 Seguridad industrial Con respecto a la seguridad industrial nos afiliaremos a la ARP de la administradora Colmena.

2.5 Área técnica y de producción

2.5.1 Características del producto El producto como se dijo anteriormente está hecho con base en panela natural, jugo de naranja y zumo de limón, que hacen de este un producto de origen natural y por los ingredientes que llevan un producto económico y de fácil adquisición por los clientes. 2.5.2 Características de empaque El producto se comercializara en un empaque de botella plástica con un contenido de 400 ml, el cual poseerá una tapa elaborada en el mismo la cual permitirá abrir y destapar cuando el consumidor así lo requiera. 2.5.3 Cantidad de producción Se tiene como principal meta vender en los primeros tres meses, después del lanzamiento de la bebida 100000 unidades, con un plan de producción distribuido de la siguiente manera:

Semanas

S1

S2

S3

S4

S5

S6

S7

S8

S9

S10

S11

S12

Cant.

8000 10000 10000 8000 8000 8000 8000 8000 8000 8000 8000 8000 100000

Prod.

Nota: el lanzamiento del producto se realizara en la tercera semana de la etapa de producción, para lo cual para ese momento ya se deberá tener producción hecha para ser distribuidas en las tiendas, estas distribuciones comenzaran a realizarse a partir de la segunda semana.

2.5.4 Garantía del producto Por tratarse de un producto perecedero, este tendrá una fecha de vencimiento que oscila en unos 10 meses después de la fecha de fabricación del lote

3. Creación de Empresa En lo recorrido de este trabajo ya es posible tener una idea acerca lo de lo quesera este proyecto, por esto que es a partir de ahora que nos enfocaremos en los pasos que se den tener en cuenta al momento de volverla una realidad, y empezaremos constituyendo primero que todo la parte legal para así de esta forma saber nuestros alcances y aplicaciones en un mundo empresarial tan competitivo en la actualidad.

4. Formatos cámara de comercio

5. Tipo de Sociedad

Productos Alternativos de Colombia será una sociedad por acciones simplificadas (S.A.S) esto en gran parte motivado a proteger los bienes personales de los socios en caso de incurrir en mal manejo en cuanto la organización, como se dijo anteriormente será una empresa conformada por tres socios, los cuales tomaran las decisiones más importantes de la compañía, vale recalcar también que al estar cobijado bajo este tipo de sociedad los socios pueden elegir un representante legal para que administre la empresa.

6. Directrices o modelos de estatutos de sociedad Por ser una Sociedad bajo la denominación S.A.S, y bajo la autonomía de los diferentes socios de la compañía se establecen los siguientes estatutos o directrices en cuanto a nuestra organización:   

Toda forma de actuar y pensar se hará siempre bajos los principios y valores que señala la compañía en su plan estratégico Siempre nos regiremos bajo las normas y leyes constitucionales expresadas en la constitución nacional y otras fuentes como el código sustantivo del trabajo. En nuestros procesos de capacitación al personal estableceremos un documento que respalde el conocimiento de las partes de estas directrices y sus posibles consecuencias en cuento a la omisión de las mismas.

7. Organigrama

Nuestra empresa está organizada bajo la siguiente estructura organizacional:

Junta Directiva

Gerente Gene ral

Área Administrativ a y Financiera

Contabilidad y Costos

Talento Huma no

Área Técnica y de Producción

Almacén y Materia s Primas

Área Comercial y de Mercadeo

Producción y Distribución

Ope rarios

Vendedores

Publicidad

Conductores

8. Procesos llevados a cabo por cada negocio

9. Cuadro de viabilidad del negocio

10. Planeación Estratégica

10.1 Principios y valores Nuestra organización en uso de su razón y querer hacer se basara en los siguientes principios y valores:

Principios Corporativos Sentido de pertenencia Se refleja en las actuaciones de la empresa y sus empleados ya sea en un nivel interno como externo, tratado siempre de conservar y garantizar una buena imagen de la organización y trabajando de la mejor forma posible.

Respeto por los demás Siempre será importante para nuestra organización el buen clima laboral y las buenas relaciones con nuestros proveedores clientes respetando sus comportamientos, personalidad y opiniones.

Responsabilidad Ambiental Se refleja en nuestros procesos productivos los cuales están diseñados para causar los efectos mínimos al medio ambiente concientizando a nuestros empleados, proveedores y clientes de la importancia de cuidar nuestro medio ambiente.

Valores corporativos

Compromiso Se refleja en cada uno de nuestros empleados que en sus labores cotidianas siempre dan lo mejor de ellos para el buen funcionamiento de la organización y sus metas propuestas en el corto, mediano y largo plazo.

Honestidad Actuamos bajo las normas constitucionales y legales tratando de conservar siempre una buena imagen de nuestra organización tanto a nivel interno como externo.

Responsabilidad Social

Es supremamente importante para nuestra organización el sentido de responsabilidad social y las buenas acciones que se hagan por las comunidades en donde nuestra organización tenga sedes o sucursales, tratando siempre de hacer acciones positivas por los demás.

10.2 Misión Proporcionar al consumidor una bebida de calidad mundial, hecha principalmente a base de panela, innovando con tecnologías de punta en su proceso. 10.3 Visión Posicionar a la empresa como un competidor nacional para el año 2018 en la industria de las bebidas naturales, atendiendo a distintos segmentos de mercado. 10.4 Análisis DOFA Fortalezas 





La empresa entraría competir en el mercado de las bebidas con un producto único en el mercado, de origen natural con un rico sabor, bajo en conservantes, buenas prácticas ambientales, buen diseño de empaque, altos valores nutricionales, rápidos tiempos de entrega y un buen precio, lo que nos da una serie de argumentos para poder competir en un mercado ya tan consolidado por muchas empresas. Gracias a nuestro gran sentido de pertenencia entre todos los miembros de la organización, podemos decir que nuestro recurso humano es parte fundamental en la prestación de un mejor servicio tanto a proveedores y clientes Debido a la fuerte competencia mejoraremos cada día nuestro producto cumpliendo con las debidas normas técnicas en especial con las expectativas que tenga el cliente. Además que por ser un producto de origen natural es recomendado por muchos médicos como una buena alternativa en los hábitos alimenticios de una persona.

Debilidades 





Al no contar con una estructura propia la planta de producción no cuenta con una distribución en planta adecuada que por ende haga mas eficiente el proceso productivo y más económico la forma de producir. Por el hecho de estar empezando con este proyecto y no contar con los recursos necesarios nuestros sistemas de información pueden no ser lo más apropiados para la empresa, ya que por el momento no se tiene la capacidad de comprar un servicio que se ajuste a las necesidades de la empresa. Debido a la gran suma de dinero que se debe a los bancos por efecto del préstamo para poner en marcha la empresa, las utilidades que de el negocio en gran parte serán

destinada a disminuir la deuda, por lo que los proyectos de inversión y consolidación de la empresa serán más lentos Oportunidades 



 

Por ser un producto de origen natural y de un producto producido por muchas regiones a nivel nacional su precio no es tan elevado lo que nos permitirá ofrecer un buen precio a nuestros clientes Gracias a nuestra presentación, nuestro producto podrá ser vendido en cualquier unidad de negocio comenzándose a distribuir en las tiendas de barrio hasta llegar a las más grandes superficies. Debido a nuestra responsabilidad social y nuestros procesos productivos con conciencia ambiental hace que nuestro producto sea más atractivo por muchos clientes de la ciudad. Por ser este un proyecto innovador y sustentado en un estudio de mercado detallado y favorable para los intereses de los accionistas se nos facilita el apoyo por parte de instituciones e inversionistas.

Amenazas 



Debido a que seremos nuevos en el mercado de las bebidas y la falta de experiencia en el sector podríamos vernos en la situación de tomar decisiones equivocadas en cuento a los intereses de la organización Por ser un producto nuevo en el mercado y no tener el respaldo de una empresa con nombre y consolidada en el sector de las bebidas y por el hecho de la existencia de otras bebidas podrían hacer de este un proyecto fugaz.

10.5 Factores claves del éxito 

 

Propiedades del producto: por ser un producto de origen natural, bajo en conservantes y de altos valores nutricionales y recomendado por nutricionistas, hacen de este un producto atractivo para muchos clientes. Debido a que parte de las utilidades serán destinadas a actividades sociales, impulsa la compra por muchos clientes. debido a nuestras políticas de cantidad y pronto pago será un producto que ofrecerá a nuestros clientes grandes descuentos en la compra, lo que les permitirá gozar de una mayor ganancia.

10.6 objetivos estratégicos    

incrementar nuestros crecimientos en las ventas en un mínimo un 5% anual Como mínimo mantener un margen de utilidad operacional en un 10% anual Ampliar nuestra base de datos de los clientes en un mínimo 5% anual Disminuir las devoluciones de producto en un mínimo 5% anual

10.6 objetivos por departamento

Departamento administrativo y financiero  

Manejar adecuadamente los recursos de la empresa y que estos no superen un crecimiento del 5% anualmente Disminuir el ausentismo laboral de la empresa en un mínimo 5% anual

Departamento técnico y de producción  

Incrementar nuestros niveles de producción en un mínimo un 5% anual. Disminuir nuestros niveles de producto no conforme como mínimo en un 5% anual

Departamento comercial y de mercadeo   

Incrementar las ventas por unidades de producto en un mínimo 5% anual Aumentar nuestro cátalo de clientes en un mínimo 5% anual Aumentar nuestra cobertura por zonas geográficas en un mínimo 5% anual.

11. Cuadro de mando Integral

Definición de objetivos y metas a medir Para nuestra organización es importante alcanzar los objetivos anterior mente trazados por la gerencia y por todos los departamentos, por eso es que como parte de la administración hemos decido trabajar bajo la filosofía del cuadro de mando integral y medir nuestro proceso en cualquier momento con el único objetivo de darnos cuenta como estamos trabajando y que tan favorables o no están siendo nuestros resultados en nuestras diferentes actividades, a continuación citamos nuestros principales indicadores basados en las perspectivas de esta importante filosofía y que el cumplimiento de estos con seguridad hará que PRACOl sea una mejor compañía ofreciendo mejores posibilidades de empleo y contribuyendo a un mejor país.

Indicadores de crecimiento en ventas: esto se podrá calcular en cualquier momento, es decir se procederá a comparar un ciclo de venta con respecto al mismo pero del ciclo anterior y esta dado de la siguiente forma:



((Venta Actuales x (100) ) / Ventas base ) – 100 = % de crecimiento en ventas

Indicador de margen de utilidad: debido a que los informes contables se hacen cada mes y cada año estos solo se le podrán hacer seguimiento estos periodos y esta dado de la siguiente forma: 

((Utilidad Actual del ejercicio x (100) ) / utilidad del ejercicio base ) – 100 = % de crecimiento en utilidades

Indicador de nuevos clientes: es una información que se recoge diariamente, ya que es posible en cualquier momento saber cuánto clientes han abandonado la empresa y cuantos tenemos en la actualidad y esta dado de la siguiente forma: 

((Clientes Actuales x (100) ) / Clientes base ) – 100 = % de crecimiento en Clientes

Indicador reducción devoluciones: es importante para la empresa saber cómo estamos en cuento a producto defectuoso y devoluciones por parte de nuestros clientes, por eso se hace de vital importancia este indicador que será comparado en ciclos mensuales y anuales y esta dado de la siguiente forma: 

((Devoluciones Actuales x (100) ) / Devoluciones base ) – 100 = % de reducción en devoluciones.

Es de aclarar que estos indicadores anteriormente señalados hacen parte de los objetivos estratégicos de la compañía e involucran a todos los miembros de la organización en el cumplimiento de los mismos y que lógicamente están basados en los principios metodológicos que trae consigo la filosofía del cuadro de mando integral. Para la ejecución y análisis de dichos indicadores la empresa montara su programa de recopilación de información bajos los programas del office versión 2007, que proporcionara a todos los líderes de departamento los datos que les permitan tomar las acciones que consideren conveniente para el cumplimiento de estos objetivos.