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UNIVERSIDAD DE SAN MARTIN DE PORRES FACULTAD DE INGENIERÍA Y ARQUITECTURA INGENIERÍA DE COMPUTACION Y SISTEMAS

NOMBRE DEL CURSO: GESTION DE PROCESOS SECCION: 05N01 SEMESTRE ACADEMICO: 2017 - 1 TITULO DEL TAG: EPICS – SUBPROCESO DE MATRICULA REGULAR INTEGRANTES:  ESCOBAR VEGA, EDDY  CCOCHAYHUA BARRIENTOS, JORGE  MAITALUNA PACHAS, ANIBAL  NAUPAY SALAZAR, JOHNNY  LAGOS TRUJILLOS, CARLOS  CARLOS VITE, JUAN

NOMBRE DEL PROFESOR: ING. WALDY GRÁNDEZ PIZARRO

Lima - Perú 2017-I

INDICE

1. ORGANIZACIÓN 1.1 VISION 1.2 MISION 1.3 MATRIZ FODA 1.4 OBJETIVOS ESTRATEGICOS 1.5 ORGANIGRAMA 2. ANALISIS DE STAKEHOLDERS 3. CADENA DE VALOR 4. INVENTARIO DE PROCESOS 5. DOCUMENTACION DE LOS PROCESOS Y SUBPROCESOS 5.1. MACROPROCESOS 5.2. PROCESOS 5.3. DIAGRAMA DE PROCESOS A ANALIZAR 5.4. HOJA DE PROCESO DEL PROCESO A ANALIZAR 6. MEJORA DE PROCESOS 6.1 ALTERNATIVA DE SOLUCION 6.2 MAPA DE PROCESOS SUGERIDO (TO BE) 6.3 DIAGRAMA DE FLUJO SUGERIDO 7. MEDICION Y CONTROL DE PROCESOS 7.1 PROPUESTA DE INDICADORES 7.2 FRECUENCIA DE MEDICION Y EVALUACION 8. RECOMENDACIONES PARA IMPLEMENTAR SOLUCIONES Y VERIFICAR RESULTADOS 9. CONCLUSIONES

1. ORGANIZACION La Universidad de San Martín de Porres, remonta sus orígenes al Instituto Pro-Deo, una casa dedicada al cultivo de la filosofía y la teología que fundara el RP Dr. Vicente Sánchez Valer de la orden de predicadores (Dominicos). Poco después que el Papa Juan XXIII elevara a los altares al beato Fray Martín de Porres Velásquez de la Orden Dominica del Perú, se funda la Universidad bajo la advocación del nuevo santo; el 17 de Mayo de 1962. Las primeras Facultades fueron las de Educación y Letras incluyendo los Institutos de Filosofía, castellano, Literatura, Historia, Geografía y Periodismo. El Primer Rector fue el fundador, el RP Vicente Sánchez Valer. Aquella fue una época recordada con nostalgia por los fundadores debido al espíritu innovador y de crecimiento que los llevó a incorporar las carreras de Ciencias Contables, Economía, Administración, Derecho, Trabajo Social, Sociología, Psicología y los Institutos de Relaciones Industriales y Cooperativismo. La filosofía que inspiró la fundación de la USMP se orienta a la búsqueda de la verdad (VERITAS LIBERABIT VOS) y a la preparación de profesionales altamente capacitados, con cultura humanística y criterios de permanente actualización y superación. Formar a los estudiantes dentro de normas éticas y principios democráticos constituye uno de sus objetivos prioritarios.

1.1 MISION Formar profesionales en la especialidad de Ingeniería de Sistemas de Información con sólidos valores, competentes y creativos para resolver problemas en el contexto laboral y social; desarrollar habilidades para responder a los cambios y desafíos del entorno; fomentar la investigación aplicada en el desarrollo de sistemas de información; promover actividades de extensión y proyección social que beneficien a la sociedad. 1.2 VISION Llegar a ser la mejor Escuela Profesional del país dedicada a la formación de Ingenieros de Sistemas de Información de clase internacional; con una cultura institucional en la que se fortalezcan los valores; comprometida con la búsqueda constante de la excelencia, el desarrollo integral del estudiante, la investigación y su proyección a la sociedad.

1.3 MATRIZ FODA Fortalezas 1. Calidad de la plana docente 2. Infraestructura física amplia, moderna y bien ubicada 3. Énfasis especial en el desarrollo de habilidades personales (habilidades cognitivas y sociales) 4. Mayor cantidad y mejor implementación de los laboratorios 5. Amplia disponibilidad de información especializadas (bases de datos electrónicas y volúmenes de texto en la biblioteca) 6. Solidez financiera de la universidad Oportunidades 1. Uso de herramientas tecnológica 2. Marco legal favorable 3. Certificación profesional 4. Firma de convenios 5. Interés en profesionalización 6. Mejora de poder adquisitivo 7. Estabilidad del cambio monetario 8. Estabilidad económica Debilidades 1. Difusión limitada de las actividades 2. Falta de compromiso de egresados para su respectivo seguimiento 3. Inadecuada distribución del ancho de banda de internet hacia la escuela 4. Insuficiente capacitación y desarrollo de docentes de acuerdo al avance pedagógico Amenazas 1. Obsolescencia de equipos por constante avance tecnológico 2. Oferta de costos menores por otras Instituciones 3. Competencia de otras universidades 4. Pérdida de competitividad por falta de actualización 5. No cubrir expectativa de los alumnos

1.4 OBJETIVOS ESTRATEGICOS  Formación de Maestros y doctores en Educación capacitados para aportar positivamente a la solución de los grandes problemas nacionales y garantizar el mejoramiento continuo de la educación, pero con características de una docencia internacional.  Realizar la Investigación científica como un quehacer cotidiano y consustancial al proceso de formación de Maestros y Doctores en Educación, para la creación de nuevos conocimientos validados y apropiados al mejoramiento dela educación peruana y como aportes a la solución de sus problemas estructurales y coyunturales que impiden el desarrollo adecuado de los estudiantes.  Propender una Educación de Calidad acorde a las exigencias internacionales y especialmente como respuesta a las exigencias de una economía integrada globalmente a un mundo en crecimiento constante. 1.5 ORGANIGRAMA

2. ANALISIS DE LOS STAKEHOLDERS Código

1

Stakeholders

alumno

intereses p l u clave Contar con una óptima calidad de enseñanza Tener una debida seguridad en el campus x x x definitivo Tener seguro contra accidentes

Estrategias de acción USMP deberá contratar seguridad privada reconocida. USMP deberá contratar docentes altamente calificados. USMP deberá hacer acuerdos con la mejor aseguradora contra accidentes.

Contar con más estacionamientos seguros Contar con todos los beneficios según ley. Tener un buen salario. 2

3

trabajadores

Contar con áreas de trabajo óptimas para el desarrollo profesional.

USMP brindara los beneficios según ley para sus trabajadores.

x x expectante

Brindar un alto nivel profesional en los alumnos. Brindar comodidad y seguridad a sus trabajadores y alumnos. Estar ubicado en x x organización las 10 universidades más importantes del mundo. hacer cumplir las normas de la institución

USMP brindara los mejores equipos tecnológicos para el mejor desempeño de los docentes.

USMP deberá firmar convenios con universidades extranjeras USMP deberá estar en constante actualización en sus Procesos administrativos y educacionales. expectante

USMP deberá cumplir con las normas establecidas según ley.

grupo financiero

4

5

Velar por transacciones rápidas y seguras. Rentabilidad a corto y largo plazo para la organización.

El grupo financiero deberá brindar procesos rápidos y seguros.

x x expectante

cumplir con las acuerdos de pago

debería brindar reportes de liquidez y solvencia de la empresa

tener relación estable y duradera con la organización

Los proveedores deberán tener acuerdos saludables para la organización que beneficien a ambos.

proveedor

x x expectante Brindar el mejor trato cordial a la organización.

Hacer que la organización respete las leyes institucionales.

6

gobierno

el gobierno deberá poner sanciones económicas muy altas

x x x Hacer cumplir las obligaciones.

definitivo para poder hacer que la organización, cumpla con las leyes Institucionales.

Planificación Institucional

Procesos Estratégicos Evaluación Por El Rectorado

Normatividad Institucional

Procesos De Soporte Administración De Finanzas

Administración De R.R.H.H

Administración De Logística

Administración De T. I

Procesos de medición, análisis y mejora Acreditación

Auditoria interna Clientes

Procesos Operativos

Sociedad, sector público y privado, alumnos, patrocinadores, personal académico y administrativo, dependencia de carácter público, estatal y municipal

3. CADENA DE VALOR

Formación Académica

Cursos De Extensión

Investigación

4. Inventario DE PROCESOS

Nivel

Macroprocesos

Procesos Imagen institucional

Subprocesos Delimitar características de la USMP Alinear imagen y cultura institucional Recolectar requerimientos

Elaborar plan de funcionamiento de desarrollo

Evaluar funcionamiento de la USMP Formular plan de funcionamiento

Planificación institucional

Recepcionar documento Asesoría legal

Evaluar documento Derivar documento

Marketing

Realizar estudio de marketing Crear estrategia de marketing

Revisar planes estratégicos

Estratégicos

Aprobar diplomas y títulos Evaluación de rectorado

Aprobar resolución rectoral Aprobar nombramiento Aprobar plan anual de funcionamiento y desarrollo Determinar análisis situacional Gestionar normas institucionales

Normatividad institucional

Formular normas institucionales Votar normas propuestas Consolidar norma aprobada Crear lista con postulantes propuestos

Gestionar elección de autoridades

Elección de autoridades Renuncia de autoridad

Nivel

Macroprocesos

Procesos

Subprocesos Inscribir al centro de idiomas Convalidar conocimientos

Servicios a terceros

Gestionar centro de Idiomas

Curso de capacitación Certificar idioma Elaborar cronograma de actividades

Evaluar programas de extensión cursos de extensión

Elaborar cronogramas Crear curso de extensión

Elaborar encuestas de docentes Evaluar desempeño Programar curso de extensión Coordinar con docentes Seleccionar docente apto Actualizar programación de cursos Formular proyecto de investigación externa

Gestionar instituto de la investigación Procesos Core

Investigación

Financiar investigación externa Aprobar proyectos de investigación interna

Elaborar presupuesto de investigación Consolidar informe de investigaciones Inscripción al centro pre Formación preuniversitaria

Enseñanza preuniversitaria Seleccionar postulantes Admisión a la USMP Reactualizar matricula

Formación académica

Formación de Pregrado

Matricula Enseñanza universitaria Obtener bachillerato Obtener título profesional Inscribir alumno de Postgrado

Formación de Postgrado

Enseñanza Postgrado Sustentación de grado

Nivel

Macroprocesos

Procesos

Subprocesos Elegir auditoria

Auditoria interna

Auditoria interna

Crear el plan de actividades Evaluar Procesos estratégicos y de soporte Elaborar informe de auditoria Elegir miembros de comisión

Formar comisión acreditadora Gestionar Acreditación educativa

Crear el plan de actividades Evaluar procesos educativos Elaborar informa de acreditación Crear cronograma para acreditación

Acreditar

Evaluar procesos educativos Crear informe de acreditación

Gestionar Presupuesto

Evaluar presupuesto Externo Elaborar presupuesto Apertura de caja

Soporte y Mejora

Gestionar caja

Facturación Registrar cobro Cierre de caja

Administración de Finanzas

Pago de planillas Gestionar cuentas por pagar

Pago a terceros Pago otras obligaciones Pago de obligaciones tributarias

Gestionar cuentas por cobrar

Cobro de pensiones Otras cuentas por cobrar Convocatoria de postulantes

Selección e incorporación de personal Administración de R.R.H.H

Selección de personal Contratación de personal Renovación de contrato

Control de personal

Control de asistencia Crear examen de capacidades

Crear repostes de RRHH Evaluar capacidades Generar memorándum Desvincular personal

Recibir carta de renuncia Genera carta de renuncia

Gestionar inventario

Elaborar inventario Actualizar inventario Agregar almacén

Administración de logística

Gestionar almacén

Actualizar almacén Expedir del almacén

Gestionar Transporte

Controlar vehículos Elaborar rutas Probar software

Gestionar SAP

Desarrollar modulo SAP Implementar modulo SAP Mantener servidor web

Desarrollo de software

Mantener sistema de biblioteca Desarrollar aplicativos

Administración de T. I

Gestionar Universidad virtual

Desarrollar módulo USMP virtual Mantenimiento de USMP virtual Crear nuevo BD

Gestionar Base de datos

Migrar de BD mantener BD

Soporte de T. I

Soporte de redes Mesa de Ayuda

DOCUMENTACION DE LOS PROCESOS Y SUBPROCESOS 5.1 MACROPROCESOS Mapa de procesos nivel 0

Procesos Estratégicos Evaluación Por El Rectorado

Planificación Institucional

Normatividad Institucional

Formación Académica

Procesos Operativos

5

Cursos De Extensión

Investigación

Procesos De Soporte Administración De Finanzas

Administración De R.R.H.H

Administración De Logística

Administración De T. I

Procesos de medición, análisis y mejora Acreditación

Auditoria interna

Mapa de procesos nivel 1

MacroProceso Formación Académica

Formación preuniversitaria

Formación Pregrado

Formación Postgrado

Mapa de procesos Nivel 2

Proceso Formación De Pregrado

Admisión

Reactualizacion de matricula

Matrícula

Enseñanza universitaria

Obtención de bachillerato

Obtención de titulo profesional

5.2 DIAGRAMA DE PROCESOS A ANALIZAR

5.3 HOJA DE PROCESO DEL PROCESO A ANALIZAR PROCESO  Nivel

CORE

 Código

PFP01

 Nombre

FORMACIÓN DE PREGRADO

SUB-PROCESO  Código

SPM01

 Objetivo

REGISTRAR LOS DATOS DE LOS ALUMNOS Y MATRICULARLOS EN EL CORRESPONDIENTE CICLO

 Alcance

 Responsable

 Nombre

MATRÍCULA REGULAR

 Comienza con

PAGO DEL DERECHO DE MATRICULA

 Incluye

REQUISITOS Y DOCUMENTACION DE LA MATRICULA

 Termina con

ARCHIVAR CONSTANCIA DE MATRICULA

Jefe de Registros Académicos Departamento académico

 Áreas involucradas

Registros Académicos Dirección de Escuela

 Entidades Externas Involucradas

 Nombre

 Documento Recibido/Entregado

---Banco

---Voucher de Pago

 Procesos Proveedores

 Código-Nombre ---

 Documento Recibido ---

 Procesos Cliente

 Código-Nombre ---

 Documento Entregado ---

 Módulos / Sistema de Soporte

SAP

 Problemas Identificados

Colapso de Servidores por sobrecarga de recursos, Base de datos incorrectamente Implementadas.

 Oportunidad es de Mejora

Cambios en el flujo de procesos los cuales puedan ayudar a agilizar la matricula.

6. MEJORA DE PROCESOS 6.1 ALTERNATIVA DE SOLUCION Con esta propuesta pretendemos agilizar el proceso de matrícula, el alumno podrá hacer todo el proceso de manera virtual y gracias a esto podrá ahorrar tiempo en sus pagos y sus requerimientos especiales con consejería, de manera que sus horarios y cursos a llevar serán lo óptimo posible. Esta solución también evitaría el colapso en el sistema cuando vayamos a matricularnos. Elaboraremos una propuesta de mejora la cual nos ayudara a tener una mejor atención y también utilizar y sacar el mejor provecho de la tecnología y tener mejores resultados en la satisfacción de los alumnos al matricularse y terminar más rápido el labor de los docentes que están a cargo de la matricula regular.

6.2 MAPA DE PROCESOS SUGERIDO (TO BE)

7. MEDICION Y CONTROL DE PROCESOS 7.1. PROPUESTA DE INDICADORES Sabemos que el éxito de la mejora se basa en los indicadores, por lo que proponemos como tales a:  Número de alumnos matriculados satisfactoriamente  Tiempo de matricula 7.2. FRECUENCIA DE MEDICION Y EVALUACION El procesos de medición y evaluación se llevara a cabo en cada ciclo de matricula regular

8. RECOMENDACIONES PARA IMPLEMENTAR SOLUCIONES Y VERIFICAR RESULTADOS Tenemos que informarnos del procesos de matrícula revisando la guía del estudiante de la USMP FIA y los requisitos que debemos cumplir para poder llevar a cabo una matrícula exitosa y evitar los posibles problemas como:   

Cruce de horarios. Falta de cupos. Carta de permanencia, etc.

Para poder llevar todo esto a cabo deber tener un usuario del sistema SAP. También debemos estar pendientes a la información que publica la USMP FIA en sus redes y páginas WEB oficiales.

9. CONCLUSIONES Podemos concluir que el proceso de matrícula es el más importante para los estudiantes de la USMP FIA ya que define los cursos, los horarios y los créditos. Para que la matricula se lleve a cabo debemos revisar el promedio semestral antes de matricularse, ya que de ello dependerá que día nos corresponde matricularnos. Concluimos también que el alumno prefiere hacer su proceso de matrícula desde casa y evitar ir a FIA por un tema tiempo.

BIBLIOGRAFIA  

www.usmp.edu.pe http://www.usmp.edu.pe/iced/pdfs/iced/plan_estrategico_2013-2017.pdf