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UNIVERSIDAD ABIERTA PARA ADULTOS UAPA SEDE CENTRAL

CARRERA Contabilidad ASIGNATURA Contabilidad computarizada TRABAJO FINAL Implementación sistema contabilidad computarizada SUSTENTADO POR: Paulino Rodríguez, Dilenia Altagracia 14-5331 FACILITADORA: Glenny Alt. De la Cruz Marte Santiago de los Caballeros República Dominicana 23 de Febrero de 2018

INTRODUCCION La contabilidad es un instrumento muy importante dentro del convivir diario para pequeñas y grandes industrias, la cual se ha convertido en una herramienta fundamental para la debida toma de decisiones que tiene por objeto obtener resultados favorables al realizar inversiones económicas, el mismo que garantiza el correcto control en las actividades y los distintos negocios. En los últimos años se han presentado grandes avances en la tecnología a nivel mundial, lo cual va de la mano con los cambios que surgen en las nuevas demandas de información existentes en este nuevo entorno. Todo esto sirve como guía para la contabilidad y el profesional contable, pues la contabilidad es quizás una de las actividades más importante dentro del campo de los negocios, dada su naturaleza de informar acerca del incremento de la riqueza, la productividad y el posicionamiento de las empresas en los ambientes competitivos. La importancia de los sistemas de información contable radica en la utilidad que tienen éstos, tanto para la toma de decisiones de los socios de las empresas como para aquellos usuarios externos de la información. Dicha importancia es reconocida y aceptada por cualquier ente privado o gubernamental considerando beneficios en la productividad y aprovechamiento del patrimonio, así como para cualquier información de carácter legal son imprescindibles los servicios prestados por la contabilidad. El trabajo que presentaremos está compuesto por partes, las cuales se detallan de la manera siguiente: La primera parte comprende los objetivos de la investigación, justificación, antecedentes del tema; el segundo capítulo trata sobre el marco teórico contextual y conceptual; el tercer capítulo comprende la presentación de resultados. Por último se presentan las conclusiones y recomendaciones de la investigación, así como la bibliografía y los anexos.

Justificación Al observar de cerca el funcionamiento de la fábrica Rodríguez y percibiendo objetivamente las deficiencias existentes dentro del control contable y financiero que lleva la entidad, consideramos muy importante implementar un Sistema de Contabilidad Computarizado que vaya acorde con las actividades económicas y financieras que realiza día a día la entidad, el mismo que arroje resultados verídicos al momento de tomar decisiones empresariales, durante toda su existencia, facilitando la evaluación y el control de los recursos económicos y financieros, y proporcionando a los directivos un conocimiento permanente del flujo de la información contable. Para llevar a cabo la implementación del Sistema Contable Computarizado se cuenta con el apoyo total de Fábrica, que ha brindado la apertura necesaria para aplicar los instrumentos de investigación, como la entrevista y las encuestas, dirigidas a los directivos, personal administrativo. Además se cuenta con los conocimientos y fuentes de información suficientes que permitirán que el trabajo investigativo sea muy productivo y provechoso. La Implementación de un Sistema Contable Computarizado beneficiará tanto a la Fábrica Rodríguez como institución y en especial a su Departamento Contable Financiero, ya que esta investigación permitirá contar con una información real sobre su desempeño de acuerdo al cumplimiento de los objetivos y metas. Y gracias a la colaboración de las autoridades de la empresa, y a su personal, es factible llevar a cabo el proyecto de investigación.

Objetivo general - Implementar un sistema contable computarizado en la Fábrica Rodríguez, La Vega, para el período del 01 al 28 de Febrero del 2018, para mejorar el proceso contable y obtener información confiable y oportuna que sirva de instrumento para la toma de decisiones. Objetivos Específicos: - Analizar los fundamentos teóricos que se deben considerar para la implementación de un sistema contable computarizado. - Identificar los principales problemas que tiene la empresa en el registro de la información contable, para en base de esa realidad establecer las recomendaciones tendientes a la solución de su registro y cumplir con los objetivos que persigue esta organización. -

Implementar un sistema contable computarizado que facilite el manejo de la información económica y permita la toma de decisiones oportunas de la Fábrica.

Antecedentes La contabilidad es una técnica importante para la elaboración y prestación de la información financiera de las transacciones comerciales, financieras y económicas realizadas por las entidades comerciales, industriales de servicio, de servicios públicos y privados y se utilizan en la toma de decisiones. Desde siempre el ser humano ha tenido la necesidad de saber lo que tiene y controlar sus gastos y sus ingresos. Es algo cotidiano que todos hacemos, ya sea mirando nuestro saldo y últimos movimientos en nuestra sucursal bancaria, o de forma más meticulosa escribiendo todo lo que hacemos en un libro de cuentas propio. Los Sistemas de Contabilidad Computarizados han formado parte de las herramientas de trabajo de muchas empresas desde hace más de 40 años, hasta tal punto que hoy en día son el motor de las operaciones de muchas de ellas, proporcionando así información oportuna, ahorro de tiempo y dinero. Esta característica ha permitido a los ingenieros en sistemas y a los propios contadores el buscar la forma de satisfacer de una manera más completa las necesidades en las que se ve envuelta la empresa; por lo que han creado Sistemas Computarizados de Contabilidad que brindan los mismos beneficios que ofrecen los Sistemas de Contabilidad Manual, pero más eficientes y con menos posibilidad de errores.

Esta investigación dio lugar que dentro de Fábrica Rodríguez nunca existió la Implementación de un Sistema Contable Computarizado, razón por la cual es necesaria la implementación de dicho sistema por la exigencia del mundo competitivo en la actualidad. Dicha investigación se realizará exclusivamente dentro del Departamento de Contabilidad de Fábrica.

A través de la implementación de este sistema contable computarizado la empresa tendrá un mejor beneficio en la organización de la información contable, la presente investigación permitirá contar con una información real y objetiva sobre su desempeño de acuerdo al cumplimiento de los objetivos y metas.

2. Marco Teórico

2.1 Marco teórico contextual La Fábrica Rodríguez se encuentra ubicada en la sección de Burende, Municipio y Provincia de La Vega, la cual se dedica a la confección y venta de productos a base de barros, tales como, tejas, tinajas, tarros, floreros y otros adornos. Esta empresa comercializa sus productos no solo para La Vega, sino también para las diferentes provincias del país, iniciando sus actividades desde las 9:00 am hasta las 7:00 pm de lunes a sábado. En sus inicios el propósito principal era la fabricación de productos destinados para la construcción, elaborados con herramientas poco especializadas para su fabricación, además se utilizaba la mano de obra por parte de los obreros, y mediante estos resultados, los directivos de la empresa vieron que tenían la posibilidad de abrirse más en el mercado ya que poseían todos los elementos necesarios, como son una buena ubicación, productos acorde a los avances tecnológicos y a las exigencias expuestas por parte de los consumidores, quienes son la razón de ser de nosotros como institución, por esta razón cada día nos esforzamos para satisfacer sus necesidades, todo esto ha permitido que se convierta en la mejor dentro de su rama. Dicha empresa cambia su actividad como fabricante para dedicarse a la comercialización de artículos complementarios de la construcción como son: tejas,

baldosas, macetas, etc., constituyéndose así en una entidad comercial hasta la actualidad

2.2 Marco teórico conceptual Generalidades del sistema de contabilidad computarizado Se puede afirmar que en un sistema contable se elabora y presenta balances que permiten conocer la situación real: inicial y final en la que se encuentra la empresa y con la información obtenida de los mismos se procederá a tomar decisiones que aseguren la rentabilidad de la misma. Un sistema de contabilidad no es más que normas, pautas, procedimientos, para controlar las operaciones y suministrar información financiera de una empresa, por medio de la organización, clasificación y cuantificación de las informaciones administrativas y financieras que se suministre. En los sistemas de contabilidad computarizados la labor del contador es prácticamente intelectual. Este deberá asegurarse de que la configuración y entrada de una transacción sean conectadas, el sistema hará el resto. Las ventajas de la contabilidad computarizada es que proporciona información con mayor rapidez, se puede manejar un volumen de operaciones mayor y se reduce mucho el número de errores porque la computadora realiza en forma instantánea tareas que consumen mucho tiempo cuando se hacen en forma manual. Registro de transacciones Es donde se archiva y se registra todas las cuentas y los balances financieros de una empresa. Este tiene como función calcular los resultados de las operaciones financiera que se realizan por los profesionales del área. En este registro se lleva a cabo un proceso de transacciones que debe ser muy exacto y oportuno, debido a que los datos que se suministran poseen la información que los profesionales contables poseen para tomar las medidas necesarias para llevar a maximizar la economía o rendimiento económico de dicha empresa. Pase al mayor general y mayor auxiliar

El Libro Mayor General es el más importante de toda la contabilidad, debido a que en este se resumen las transacciones de todas las cuentas contables de forma individual utilizadas durante un período en específico. En el Mayor General se registran tanto los débitos y créditos de una cuenta, así como el saldo de la misma. El libro mayor es de gran utilidad, ya que podemos conocer el saldo o balance de una cuenta determinada, lo cual nos permite elaborar los Estados Financieros en los siguientes pasos del ciclo contable. En el Mayor General se incluyen las cuentas control de Activo, Pasivo, Capital, Ingresos, Costos y Gastos. Las cuentas de detalle o auxiliares se registrarán en lo que se conoce como Mayor Auxiliar, como por ejemplo Mayor Auxiliar de Cuentas por Cobrar. Elaboración de la balanza de comprobación Este balance sirve para comprobar la exactitud del registro contable en los registros de entrada original y el traslado al mayor general, igualando el débito y el crédito. Los saldos de las diferentes cuentas se trasladan a las columnas del débito o del crédito del balance de comprobación, con el propósito que los saldos deudores se equiparen a los acreedores, es este caso que el criterio y

conocimiento del contador se debe reflejar ya

que es el momento de analizar y comprobar la precisión y actualidad de los saldos. Asientos de ajustes Permiten presentar los saldos razonables a través de la depuración oportuna y apropiada de todas las cuentas que, por diversas causas, no presentan valores que puedan ser comprobados y por ende, no denotan la verdadera situación y estado actual del negocio o empresa. En caso de observar una omisión deberá generarse un asiento que corrija esa situación y en el caso de existir errores en la registración deberá corregirse la cuenta utilizada sin revertir todo el asiento que le dio origen. Luego de su registración, estos asientos deben ser contabilizados y mayorizados como cualquier otro asiento. Estados financieros

Los estados financieros son un informe resumido que muestra cómo una empresa ha utilizado los fondos que le confían sus accionistas y acreedores, y cuál es su situación financiera actual. Los tres estados financieros básicos son el balance, que muestra los activos, pasivos y patrimonio de la empresa en una fecha establecida; (2) estado de resultados, que muestra cómo se obtiene el ingreso neto de la empresa en un período determinado, y (3) el estado de flujo de efectivo que muestra las entradas y salidas de efectivo producidas durante el período. Asientos de cierre Asiento de diario realizado al final de un periodo contable para cerrar todas las cuentas de ingresos, gastos y otras cuentas del periodo. El asiento de cierre se realizará saldando todas las cuentas abiertas, de modo, que se cargarán las cuentas que tengan un saldo deudor, mientras que se abonarán las que tengan saldo acreedor. Balanza de comprobación post cierre Relación de las cuentas del mayor y sus saldos al final del periodo, después de asentar en el diario y pasar al mayor los asientos de cierre. Es el último paso del ciclo contable, posterior al cierre del período (cierre de las cuentas nominales), asegura que el mayor esté balanceado para el inicio del siguiente periodo contable, consta únicamente de las cuentas de Activos, Pasivos y Capital. Qué se hará De acuerdo a los resultados obtenidos tras las investigaciones realizadas en Fábrica Rodríguez, siendo estas finalmente analizadas se determinó que lo más factible y recomendable para tal empresa es: Implementar un Sistemas contable computarizado. Debido a que éste complementaría cada área para la solución del problema existente en la empresa, además, contrae consigo mismo una serie de ventajas en la facilidad de uso del mismo, haciendo la empresa más competitiva y ajustada a las demandas del mercado actual.

La implementación del sistema contable computarizado se implementará a través de la compra de un software de un sistema computarizado, el cual lleva por nombre MONICA, debido a que este cumple con los requerimientos necesarios para solucionar el problema, siendo este uno de los mejores Sistemas Contables computarizados en Latinoamérica y muy conocido por las facilidades que contrae consigo así como el precio asequible para las pequeñas empresas. Además se adquirirá un equipo informático que cumpla con la capacidad suficiente tanto en hardware como en software para llevar a cabo este sistema contable computarizado (computadora e impresora de facturas). Esta implementación se hará con el fin de obtener resultados veraces sobre las ganancias de la empresa así como obtener mayor exactitud en los cuadres realizados al final de cada día, pero además con esta implementación la empresa generará una series de ventajas y facilidades destacadas dentro del mercado competitivo a través del Sistema escogido (MONICA), entre estas podemos mencionar: • Inventario • Facturación • Punto de venta • Cuentas por pagar • Cuentas corrientes • Cuentas por cobrar • Órdenes de compra • Contabilidad en general • Salida de almacén

• Cotización al cliente y suplidores • Facilidad d trabajar, es muy sencillo de instalar en su computador, viene con un manual completamente en castellano. Esta implementación del sistema contable computarizado, beneficiará en gran manera la empresa, pues a través de esta implementación en cada cuadre de final del día como cada reporte al final del período, la empresa obtendrá resultados exentos de incertidumbre y pérdidas, como además las ventajas y opciones que ofrece el sistema computarizado Mónica de poder manejar facturaciones, cuadres, inventario, etc. Pero no solo la empresa se beneficiará de esta implementación, sino que también rebeneficiará al mercado local y a los consumidores, ya que la instalación de este reconocido sistema optimizará la calidad de servicios brindados en la empresa, haciendo que el mercado local sea más eficiente, competitivo y aceptable por los consumidores. Descripción de la Propuesta El objetivo principal es implementar un Sistema Contable Computarizado “Mónica 8.5” para la Fábrica Rodríguez, en la sección de Burende, Provincia de la Vega, con el propósito de que se cuente con una herramienta útil para los directivos y a su vez para que los usuarios de esta guía se familiaricen con el aprendizaje, conceptos teóricos y aplicaciones de las operaciones que realiza esta empresa. Este sistema contable no está proyectado a imponer procesos, más bien procura orientar la aplicación de los mismos para facilitar su asimilación y contar con un sistema de control eficiente, ajustándose a sus necesidades del área contable y a su vez aportar con información financiera que sea un apoyo a la gerencia. A través de este sistema de

inventario permanente y el método promedio ponderado, se logrará determinar los costos de venta del ejercicio, lo que a su vez dará la pauta para conocer si la empresa está ganando o perdiendo en las actividades que realiza. Este sistema se adaptará a las necesidades que se ha determinado dentro de Fábrica Rodríguez (persona natural obligada a llevar contabilidad), el cual contiene: Plan de Cuentas, Estado de Situación Inicial, Libro Diario, Libro Mayor, Balance de Comprobación, Balance General, Estado de Pérdidas y Ganancias, Balance General, Estado de Flujo de Efectivo.

Conclusiones Luego de esta investigación, se ha determinado que la empresa no está llevando un control adecuado de inventarios, ya que no se realizan constataciones físicas de forma periódica, ocasionando un desconocimiento de las existencias reales de artículos destinados a la venta. Como consecuencia de la forma manual de llevar el proceso contable en Fábrica Rodríguez, el personal implicado dentro del área contable no está involucrado con el manejo del nuevo sistema a implementarse. Dentro del departamento de ventas no se cuenta con la información oportuna sobre el stock de mercadería que dispone la empresa, lo cual influye directamente en la falta de coordinación y retraso en la entrega de pedidos que realizan los clientes. Se ha determinado que el sistema contable manual que empleaba Fábrica Rodríguez es eficiente, sin embargo no proporciona la información contable de manera oportuna, limitando el alcance que dicha información tiene dentro de la toma de decisiones financieras.

Recomendaciones - Es recomendable que la gerencia establezca Normas de Control Interno que permitan realizar constataciones físicas de las mercaderías en forma periódica, para tener un mejor control de cada uno de los artículos tanto en el proceso de compra y venta de los mismos. - Para poder tener éxito en la implementación del sistema contable computarizado, es necesario que se capacite previamente al personal que será responsable del manejo del mismo, con la finalidad de que todos se desempeñen y cumplan eficazmente con las labores que ejecutan, con una acertada toma de decisiones. - Es necesario definir políticas que establezcan un stock mínimo y máximo de la mercadería que dispone la empresa en relación al volumen de ventas, para evitar desabastecimiento de artículos para la venta y entregar sin retraso los pedidos a los clientes. -

Se considera la necesidad de implementar un Sistema Contable Computarizado para que el manejo de la información sea oportuno y a la vez contar con un eficiente sistema de control dentro de la empresa.

Bibliografía KESTER, B. Kester: Principios de Contabilidad, Ed. McGraw – Hill Interamericana S.A.; Primera Edición; Bogotá, Colombia; 1997 SARMIENTO, Rubén: Contabilidad General Actualizada; Ed. Voluntad; Décima Edición; Quito; Ecuador; 2004 ZAPATA, S. Pedro: Contabilidad General 4; Ed. McGraw – Hill Interamericana S.A.; Cuarta Edición; Bogotá D.C.; Colombia 2002 HORGREN, Charles: Contabilidad Financiera; Quinta Edición; México 1994.