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UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS ÁREA PROFESIONAL CÁTEDRA: PRACTICA INTEGRADA CATEDRÁTICO: LICDA. LILIAN GRACIELA POSADA ROSADO CATEDRÁTICO: LIC. CARLOS HUMBERTO GARCÍA ÁLVAREZ

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

GUATEMALA, 24 DE ENERO DE 2017

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Grupo 5

199923881

Ronaldo Ixcajoc Lorenzo

200014108

Henry Noé Monterroso Pérez

200013241

Eglis Angélica Prado Rodríguez

200021055

Lorena Saraí González Leja

200115249

Lorena Magaly Rivera Ortiz

200315986

David Oslec Díaz Chinchilla

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Índice Introducción ........................................................................................................................................................ i MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ......................................................................................................1 Definiciones....................................................................................................................................................1 Normas ...........................................................................................................................................................2 Procedimientos ..............................................................................................................................................2 Manual de normas y procedimientos ............................................................................................................3 Contenido de los manuales de normas y procedimientos.............................................................................4 Objetivos de manuales de normas y procedimientos ...................................................................................4 Importancia ....................................................................................................................................................5 Ventajas de la disposición y uso de manuales ...............................................................................................6 Presentación, Elaboración e Implantación ....................................................................................................7 Elaboración de los Manuales de Normas y Procedimientos ........................................................................10 Implementación del Manual ........................................................................................................................11 Incorporación de Organigrama ....................................................................................................................12 Definición .....................................................................................................................................................13 Utilidad .........................................................................................................................................................13 Clasificación..................................................................................................................................................13 Criterios fundamentales para la preparación de los organigramas .............................................................15 Flujogramas ..................................................................................................................................................16 Ventajas........................................................................................................................................................16 Simbología a utilizar .....................................................................................................................................16 Mantenimiento ............................................................................................................................................19 Actualización ................................................................................................................................................20 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS .............................................................................20 Objetivos ......................................................................................................................................................21 General .........................................................................................................................................................21 Específicos ....................................................................................................................................................21 Normas .........................................................................................................................................................22 General .........................................................................................................................................................22 Especificas ....................................................................................................................................................22 Ejemplos .......................................................................................................................................................23 i

PROCEDIMIENTO PARA LA EMISIÓN DE LA ORDEN DE COMPRA ....................................................................23 FORMATOS E INSTRUCTIVOS .......................................................................................................................36 Conclusiones ................................................................................................................................................41 Recomendaciones ........................................................................................................................................42 Bibliografía ...................................................................................................................................................43

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Introducción

Es tan importante la situación financiera de una empresa, pero también se debe reconocer la gran importancia que tiene su organización el tener al día una serie de documentos que enmarcan las actividades diarias en sus procesos. Estos documentos le son asignados nombres e incluso algunos son reunidos en uno solo como manual de normas y procedimientos, reglamentos, directrices y formatos de los que todos

los

empleados

deben

tener conocimiento.

Tales

documentos

reúnen normas internas. El presente trabajo conlleva una breve explicación y aplicación de un manual de normas y procedimientos requeridos para la organización adecuada de una empresa, lo cual puede representar una base para la preparación de algunos de ellos. Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad de dos o más de ella.

i

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Definiciones: Manuales Según Graham Kellogg: "El manual presenta sistemas y técnicas específicas. Señala el procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que desempeña responsabilidades específicas. Un procedimiento por escrito significa establecer debidamente un método estándar para ejecutar algún trabajo".

Para Continolo G. un manual es: "Una expresión formal de todas las informaciones e instrucciones necesarias para operar en un determinado sector; es una guía que permite encaminar en la dirección adecuada los esfuerzos del personal operativo".

Duhat Kizatus Miguel A: " Un documento que contiene, en forma ordenada y sistemática, información y/o instrucciones sobre historia, organización, política y procedimientos de una empresa, que se consideran necesarios para la menor ejecución del trabajo". Los manuales administrativos son documentos de carácter informativo e inclusive instructivo, que poseen la descripción de las actividades que deben realizar dentro de una unidad administrativa; y sirven como medios de comunicación y coordinación en las decisiones administrativas a tomar, por ello se relaciona y atañen al empleado directamente, es decir, orientando a los miembros de la organización. Por lo tanto, los manuales reflejan las funciones administrativas que realiza y debe ejecutar la institución, por ende, cumplen con el propósito de registrar y señalar en forma sistemática la información administrativa de una organización.

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Normas Es un término que proviene del latín y significa “escuadra”. Una norma es una regla que debe ser respetada y que permite ajustar ciertas conductas o actividades.

Se conoce como norma a la regla, ley, pauta o un principio que se impone, se adopta y se debe seguir para realizar correctamente una acción o también para guiar, dirigir o ajustar la conducta o el comportamiento de los individuos o de actividades varias. El manual de normas se constituye en una reglamentación que requiere el compromiso en consulta y cumplimiento por parte de todas las áreas de gestión el cual incluye un beneficio en conjunto.

Su uso será obligatorio para todo aquel que desempeñe sus

actividades. Procedimientos El término procedimientos corresponde al plural de la palabra procedimiento, en tanto, un procedimiento es el modo de proceder o el método que se implementa para llevar a cabo ciertas cosas, tareas o ejecutar determinadas acciones. Básicamente, el procedimiento consiste del seguimiento de una serie de pasos bien definidos que permitirán y facilitarán la realización de un trabajo de la manera más correcta y exitosa posible. Es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una o más unidades administrativas. El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación. Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa.

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También el manual de procedimientos contiene una descripción precisa de cómo deben desarrollarse las actividades de cada empresa. Ha de ser un documento interno, del que se debe registrar y controlar las copias que de los mismos se realizan. a) Clasificación de los manuales: b) Manual de organización c) Manual de Normas y procedimientos d) Manual especifico de operación e) Manual de cargos f) Manual de funciones Manual de normas y procedimientos Se define como la forma detallada, lógica y secuencial de los pasos a seguir para la realización de un proceso, procedimiento o actividad, identificando en forma explícita la unidad administrativa y el responsable de la ejecución de cada uno de los pasos. En el mismo se indican las normas que rigen cada proceso o procedimiento. Son instrumentos que forman parte del Sistema de Control Interno.

Es aquel documento que contiene en forma breve, clara, descriptiva y explicita, información y/o instrucciones referentes a la organización ó la descripción de un procedimiento. Describe de manera detallada las operaciones que integran los procedimientos administrativos, en el orden secuencial de su ejecución, y las normas que deben cumplir y ejecutar los miembros de la organización compatibles con dichos procedimientos, este documento también especifica las normas correspondientes con las acciones de carácter disciplinario, caracterizan principalmente por establecer normas o pautas específicas y claras, y detalla minuciosamente todos los procedimientos que se realizan en la institución.

Especifican detalladamente una serie de normas y procedimientos, vinculados con las 3

actividades que se realizan en una organización / institución, explicando un conjunto de procedimientos internos según los niveles de autorización de las unidades orgánicas que forman parte de una organización; con el objetivo de ir creando y consolidar criterios dentro de la organización, y uniformar la actividad operativa, de la institución, así como también garantizar y satisfacer la transmisión y recuperación de información.

Contenido de los manuales de normas y procedimientos.

a) Portada b) Firmas de revisión y aprobación c) Páginas de actualizaciones d) Índice e) Introducción f) Base Legal g) Alcance del Manual h) Objetivo i) Normas Generales j) Procedimientos k) Formulario e Instructivos l) Glosario de términos m) Flujogramas ó pictogramas n) Anexos Objetivos de manuales de normas y procedimientos a) Presentar una visión integral de cómo opera la organización. b) Precisar la secuencia lógica de los pasos de que se compone cada uno de los procedimientos. c) Precisar la responsabilidad operativa del personal en cada área de trabajo. d) Describir gráficamente los flujos de las operaciones. e) Servir como medio de integración y orientación para el personal de nuevo ingreso con el fin de facilitar su incorporación a su unidad orgánica. f) Proporcionar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales. 4

g) Cooperar a la correcta realización de las labores encomendadas al personal y proporcionar la uniformidad del trabajo. h) Establecer un sistema de información recuperable y accesible. i) Difundir el funcionamiento interno de las oficinas, a través de la descripción de tereas, y requerimientos. j) Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo, evitando la repetición de instrucciones y directrices. k) Sistematizar la iniciativa, aprobación, publicación y aplicación de las modificaciones necesarias en la organización. l) Hace posible establecer una inducción, adestramiento y capacitación del personal, ya que describe en forma detallada las actividades de cada oficina.

Explican del propósito que se pretende cumplir con los procedimientos.

Los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria; simplificar la responsabilidad por fallas o errores; facilitar las labores, la evaluación del control y su vigilancia que tanto los empleados como sus jefes conozcan si el trabajo se está realizando adecuadamente reducir los costos al aumentar la eficiencia general, además de otras ventajas adicionales Importancia Los manuales constituyen una de las herramientas más utilizadas por las organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas, son indispensables debido a la complejidad de sus estructuras, el volumen de sus operaciones, los recursos que se les asignan, la demanda de productos, servicios o ambos y la adopción de tecnología avanzada para atender adecuadamente la dinámica organizacional. Deben distribuirse completos a todos los gerentes, ya que el conocimiento que todos tengan de este, contribuye con una buena comunicación entre todos los empleados de la organización, en consecuencia, son fundamentalmente un instrumento de comunicación.

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Si bien existen distintos tipos de manuales podemos definirlos como un cuerpo sistemático, que contiene:

a) La descripción de las actividades que deben desarrollar los miembros de la organización. b) Los procedimientos a través de los cuales esas Actividades son cumplidas La importancia de los manuales radica en que ellos explican de manera detallada las normas y procedimientos dentro de una organización; a través de ellos logramos evitar grandes errores que se suelen cometer dentro de las áreas funcionales de la empresa. Estos pueden detectar fallas que se presentan con regularidad, evitando la duplicidad de funciones. Además, son de gran utilidad cuando ingresan nuevas personas a la organización ya que le explican todo y que debe de cumplir dentro de la organización, desde su reseña histórica, haciendo referencia a su estructura organizacional, hasta explicar los procedimientos y normas. Ventajas de la disposición y uso de manuales

La existencia de manuales en la organización, logra entre otras ventajas, las siguientes: a) Establecen normas que mantienen continuidad en las actividades a través del tiempo. b) Clarifican la acción a seguir o la responsabilidad a asumir en aquellas situaciones en las que pueden surgir dudas respecto a qué áreas debe actuar o a qué nivel alcanza la decisión o ejecución. c) Mantienen la homogeneidad en cuanto a la ejecución de la gestión administrativa y evitan la formulación de la excusa del desconocimiento de las normas vigentes. d) Son un esquema de la totalidad de funciones y procedimientos que se desarrolla en una organización, elementos que por otro lado sería difícil reunir. e) Evita la excusa del desconocimiento de las normas vigentes, además de 6

evitar discusiones y mal entendidos, de las operaciones. f)

Facilitan el control por parte de los supervisores de las tareas delegadas al existir un instrumento que define con precisión cuáles son los actos delegados.

g) Son elementos informativos para entrenar o capacitar al personal que se inicia en funciones a las que hasta ese momento no había accedido. h) Economizan tiempo, al brindar soluciones a situaciones que de otra manera deberían ser analizadas, evaluadas y resueltas cada vez que se presentan.

i)

Constituyen un elemento que facilita la evaluación objetiva de la actuación de cada empleado a través del cotejo entre su asignación de responsabilidades según el manual, y la forma en que las mismas se desarrollan.

j)

Permiten la determinación de los estándares más efectivos, ya que éstos se basan en procedimientos homogéneos y metódicos.

k) Con la documentación de las tareas se disminuye la dependencia de personas.

i) Se minimizan recursos empleados, se clarifican las interacciones, se favorece el flujo de la información y se delimitan responsabilidades y obligaciones para cumplir adecuadamente un trabajo.

Presentación, Elaboración e Implantación:

El manual de procedimientos constituye un instrumento técnico que incorpora información sobre la sucesión cronológica y secuencial de operaciones relacionadas entre sí.

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Es una fuente de información permanentemente actualizada que facilita al personal de una organización la correcta ejecución de las tareas normalizadas, regula la participación de los distintos sectores de una organización.

El contenido del manual de procedimientos debe estar enfocado a resolver las siguientes interrogantes: a) ¿Cómo se ejecutan los procesos y controles? b) ¿Quiénes son los encargados de efectuarlos? c) ¿Cuándo deben ser realizados? Contar con una descripción de los procedimientos permite comprender mejor el desarrollo de las actividades de rutina en todos los niveles jerárquicos, lo que propicia la disminución de errores, omisiones y el incremento de la productividad.

Presentación del Contenido General de los Manuales de Normas y Procedimientos: Para obtener una mejor comprensión de la utilidad de los manuales, se describe de forma general el contenido de los mismos de una forma ordenada y breve.

Identificación

Índice

• Logotipo • Lugar y Fecha

* Nombre Oficial * Responsables

*Unidad o Extensión

• Descripción de los capítulos y páginas que constituyen el cuerpo del documento

• Sección en la cual se describe datos generales del documento, su contenido, objeto, áreas de aplicación e importancia de su revisión y actualización. Introducción

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Políticas o Normas

• Describir los lineamientos de acción que se determinan en forma clara para facilitar la cobertura de responsabilidades, así como también, todas las normas de operación si se presentaran situaciones alterativas en la operación de los procedimientos.

Procedimientos

• Descripción, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan en un procedimiento, exponiendo en qué consisten, cuándo, cómo, dónde, con qué, cuánto tiempo se hacen y señalando los responsables de llevarlas a cabo.

• El manual de procedimientos contener si lo amerita: Ejemplares de los formularios, listados, planilla y todo tipo de impresos a utilizar. • Responsable de la emision de cada uno de ellos, momento y cantidad Formularios de copias. o Impresos

Objetivos

• Esta sección debe contener una explicación del propósito que se pretende cumplir con los procedimientos y los motivos que dieron origen a dichos objetivos.

Áreas de Aplicación

• Éstedeberá contener la explicación de las áreas sobre los cuales se aplican los procedimientos y las circunstancias en que deben ser empleados así como también cuales son los límites en que cesa la aplicabilidad de los procedimientos.

• En esta sección se indicará las unidades administrativas y/o puestos responsables que intervienen en el cumplimiento de los procedimientos en cualquiera de sus fases. Responsables

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Diagrama de Flujo

Glosario de Términos

• Es representar gráficamente hechos, situaciones, movimientos, de la sucesión en que se realizan las operaciones de un procedimiento y/o el recorrido de formas o materiales, o los puestos que intervienen en cada operación descrita. • Esta sección contendrá un listado de conceptos con su respectiva definición, de carácter técnico que se emplean en la descripción de los procedimientos.

Elaboración de los Manuales de Normas y Procedimientos:

Para la elaboración del manual es muy importante uniformar criterios tanto en la terminología como en la presentación de la información, con el propósito de que se mantengan en un mismo sentido, este procedimiento es posterior al conocimiento del manual administrativo. Para tal efecto, el responsable del proyecto debe convocar a todos los miembros involucrados para revisar el contenido y presentación de cada apartado y proceder con los siguientes procesos:  Validación: este procedimiento se refiere a presentar por escrito para que firmen la o las personas responsables del área administrativa en estudio, la información recolectada para verificar que dicha información está completa y sea comprensible.  Estructuración: Con la información revisada y validada por cada área, el grupo técnico debe reunirse las veces que sea necesario para integrar el proyecto final del manual. La estructura del manual debe incluir los siguientes aspectos: a) Formato b) Numeración de páginas c) Encabezado de páginas  Formulación de Recomendaciones: Este es un documento que deberá acompañar al proyecto manual, que incorpora la información estratégica y también contiene una serie de propuestas que dieron origen al proyecto que se está presentando. 10

Al finalizar la elaboración del manual se procede a su presentación para su aprobación. Esta presentación se hace a través de un documento breve que requiera de un mínimo de tiempo de revisión, que deje un lapso adicional para explicaciones, así como para intercambio de opiniones. En primer lugar, se presentará a los niveles directivos para su supervisión y análisis, posterior a la aprobación de éstos podrá ser presentado al consejo de administración para su aprobación definitiva. Y por último se presentará a los niveles jerárquicos para fortalecer el compromiso entre todas las partes involucradas.

Implementación del Manual: “La implantación del manual representa el momento trascendental para traducir en forma tangible las propuestas y recomendaciones para elevar la productividad, mejorar la coordinación y agilizar el trabajo.

La selección del método para implementar los manuales de normas y procedimientos está estrechamente relacionada con elementos de estructura, tales como: a) Tipo de manual b) Cobertura c) Recursos asignados d) Nivel técnico del personal

En función de estas variables, se mencionan algunas de las alternativas para implantar:

1. Método instantáneo: Generalmente es el más utilizado, ya que la decisión de preparar manuales en la mayoría de los casos proviene de los más altos niveles de estructura de una organización, lo cual les confiere una naturaleza o validez casi obligatoria; también se adopta cuando la organización es nueva.

2. Método del proyecto piloto: Esta forma de implantación implica aplicar el contenido del manual en sólo una parte de la organización, con la finalidad de medir los resultados que ello genera. El beneficio que puede aportar radica en que permite 11

realizar cambios en una escala reducida, llevando a cabo cuantas pruebas sean necesarias para determinar la viabilidad de la propuesta.

3. Método de implantación en paralelo: Cuando se trata de manuales de amplia cobertura, que implican el manejo de mucha información o de carácter estratégico, un volumen considerable de recursos o para garantizar la seguridad de todo un sistema de trabajo, se emplea este método que implica la operación simultánea, por un periodo determinado, tanto del ambiente de trabajo o condiciones tradicionales como de las que se van a implantar.” (2:179)

Es importante que para la implementación del manual se formen equipos de trabajo en todos los niveles jerárquicos de la organización que, coordinados por el grupo técnico responsable del proyecto, asuman la tarea de capacitar personal para agilizar su aplicación. Incorporación de Organigrama La implementación o creación de un organigrama es importante para el buen funcionamiento de la empresa. Se considera como una de las herramientas de las cuales no debe de prescindir ninguna empresa sin importar el tamaño ya sea una pequeña organización o una empresa con presencia en diversos países del mundo. Entre mayor sea el número de colaboradores dentro de una empresa, es más importante el establecimiento de un organigrama bien definido, actualizado, claro y sencillo de entender. Sin embargo, el número de colaboradores no es el único factor a considerar. También debemos de tomar en cuenta las ventajas que nos brinda el tener por escrito todos los puestos de la organización y conocer los niveles jerárquicos por los cuales se encuentra formada nuestra organización. Como es el conocer los niveles de autoridad, visualizar mediante una representación gráfica al personal que forma parte de la empresa, estas son sólo algunas. El conocimiento del organigrama por parte del personal de la organización sin importar el nivel jerárquico al cual pertenezca, es de suma importancia, esto debido a que da una idea mucho más clara de la responsabilidad que tiene la persona dentro de la empresa, 12

así como también, permite crear una identificación entre el colaborador y la empresa, que se conoce en el ámbito empresarial como; “que el empleado se ha puesto la camiseta de la organización”. La implementación o creación de un organigrama no quiere decir que se incrementará el nivel de burocracia en las organizaciones o que se perderá la flexibilidad con la que cuentan, sobre todo las pequeñas y medianas empresas. Las cuales han hecho de la flexibilidad una excelente ventaja competitiva, ante los grandes corporativos los cuales llegan a tardar días o semanas para lograr realizar cambios dentro de la organización. Los organigramas permiten a las empresas conocer la forma en que se toman las decisiones y sobre todo el cómo fluye la información dentro de la organización. Definición Un organigrama es la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o de una de sus áreas o unidades administrativas, a través del cual se fija la posición, la acción y la responsabilidad de cada servicio, además pone de manifiesto la relación formal existente entre las diversas unidades que la integran, sus principales funciones, los canales de supervisión y la autoridad relativa de cada cargo. Fija con claridad las unidades organizacionales, las relaciones y las líneas de autoridad formal Utilidad Los organigramas son útiles instrumentos de organización, ya que proporcionan una imagen formal de la organización, facilitando así el conocimiento de la misma y constituyendo una fuente de consulta oficial. Clasificación “Los organigramas pueden clasificarse en cuatro grandes grupos: a) Por su naturaleza  Micro administrativos Se refieren a los organigramas comunes, corresponden a una sola organización, pero pueden referirse a ella en forma global o alguna de las unidades que la conforman. 13

 Macro administrativos Involucra a más de una organización. Éstos se utilizan en las corporaciones.  Meso administrativos Contemplan a todo un sector administrativo, a dos o más organizaciones de un mismo sector. b) Por su ámbito  Generales Este tipo de organigramas se limita a las unidades de mayor importancia de una organización, quiere decir hasta determinado nivel jerárquico, dependiendo de su magnitud y características.  Específicos Representan la organización de un departamento o sección de una empresa, ya que muestra en forma particular la estructura de una unidad administrativa o área de la organización. c) Por su contenido  Integrales Como el concepto lo indica es la representación gráfica global de las unidades administrativas de una organización, así como sus relaciones de jerarquía o dependencia.  Funcionales Incluyen en el diagrama de organización, además de las unidades y sus interrelaciones, las principales funciones que tienen asignadas las unidades incluidas en el gráfico.  De puestos, plazas y unidades Indica, para cada unidad consignada las necesidades en cuanto a puestos, así como el número de plazas existentes o necesarias. También pueden incorporar los nombres de las personas que ocupan las plazas. 14

d) Por su presentación  Verticales Son los de uso más generalizado presentan las unidades ramificadas de arriba hacia abajo en una graduación jerárquica descendente. Cada puesto subordinado a otro se presenta por cuadros en un nivel inferior, ligados a aquél por líneas que representan la comunicación de responsabilidad y autoridad.  Horizontales Los niveles jerárquicos se ordenan en forma análoga a columnas, mientras que las relaciones entre las unidades por líneas se disponen horizontalmente.  Mixtos Se refiere a la combinación de verticales y horizontales con el objeto de ampliar la posibilidad de graficar organizaciones con gran número de unidades Criterios fundamentales para la preparación de los organigramas Los organigramas deben ser muy claros, es recomendable que no contengan un número excesivo de cuadros y puestos. Los organigramas deben contener nombres de funciones y no de personas; cuando se desea que estos últimos figuren, conviene colocar dentro del mismo cuadro, y con letra menor al nombre del puesto. Los organigramas deben de presentar las características siguientes: a) Precisión b) Sencillez c) Uniformidad d) Presentación (formato y estructura) e) Vigencia

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La transmisión de cambios debe también llevarse a cabo por medio de boletines, tableros de comunicación y folletos informativos, lo cual es importante sobre todo cuando el cambio afecta a toda la institución. Flujogramas EL Flujograma o Diagrama de Flujo es “representar gráficamente hechos, situaciones, movimientos, relaciones o fenómenos de todo tipo por medio de símbolos que clarifican la interrelación entre diferentes factores y/o unidades administrativas, así como la relación causa-efecto que prevalece entre ellos.” Ventajas a) Favorecen la comprensión del proceso mostrándolo como un dibujo. El cerebro humano reconoce fácilmente los dibujos. Un buen diagrama de flujo reemplaza varias páginas de texto. b) Permiten identificar los problemas y las oportunidades de mejora del proceso. Se identifican los pasos redundantes, los flujos de los procesos, los conflictos de autoridad, las responsabilidades, los cuellos de botella, y los puntos de decisión. c) Muestran las interfaces cliente-proveedor y las transacciones que en ellas se realizan, facilitando a los empleados el análisis de las mismas. d) Son una excelente herramienta para capacitar a los nuevos empleados y también a los que desarrollan la tarea, cuando se realizan mejoras en el proceso. Simbología a utilizar Comienzo o final de proceso En su interior situamos materiales, información o acciones para comenzar el proceso o para mostrar el resultado en el final del mismo.

Conexión con otros procesos Nombramos un proceso independiente que en algún momento aparece relacionado con el proceso principal. 16

Actividad Tarea o actividad llevada a cabo durante el proceso. Puede tener muchas entradas, pero solo una salida.

Información de apoyo Situamos en su interior la información necesaria para alimentar una actividad datos para realizarla.

Decisión/ Bifurcación Indicamos puntos en que se toman decisiones: sí o no, abierto o cerrado.

Conexiones de pasos o flechas Muestran dirección y sentido del flujo del proceso, conectando los símbolos.

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Documento Se utiliza este símbolo para hacer referencia a la generación o consulta de un documento específico. Se debe considerar como elemento portador de la información a todo vehículo que, de una u otra forma, es soporte de datos que se emplean o consultan en un procedimiento administrativo, tales como formularios, documentos comerciales, cintas magnéticas, etc.

No es indispensable usar un tipo especial de símbolos para crear un diagrama de flujo, pero existen algunos ampliamente utilizados por lo que es adecuado conocerlos y utilizarlos (Flecha, Rectángulo, Rombo y Círculo), éstos fueron estandarizados según ISO 5807, ampliando así las posibilidades de crear un diagrama más claro y comprensible para crear un proceso lógico y con opciones múltiples adecuadas Desarrollo del Diagrama de Flujo Cuando se realiza un diagrama de flujo, las preguntas típicas que se deben hacer son: 1. Qué. ¿Qué operaciones son realmente necesarias? ¿Se pueden eliminar algunas operaciones? ¿Combinar o simplificarse? ¿Se debe rediseñar el producto para facilitar la producción? 2. Quién. ¿Quién realiza cada operación? ¿Puede rediseñarse la operación para utilizar menos habilidad o menos hora hombre? ¿Pueden combinarse las operaciones para enriquecer puestos y mejorar así la productividad o las condiciones de trabajo? 3. Dónde. ¿En dónde se realiza cada operación? ¿Puede mejorarse la distribución para reducir la distancia que se recorre o para hacer que las operaciones sean

más

accesibles? 18

4. Cuándo. ¿Cuándo se realiza cada operación? ¿Existe un exceso de retrasos o almacenamiento? ¿Algunas operaciones ocasionan cuellos de botella? 5. Cómo. ¿Cómo se hace la operación? ¿Pueden utilizarse mejores métodos, procedimientos o equipos? ¿Debe revisarse la operación para hacerla más fácil o para que consuma menos tiempo? A partir de las respuestas a estas preguntas, se pueden hacer mejoras en los procedimientos, tareas, equipo, materia prima, distribución o información para controles administrativos. Básicamente el objetivo es añadir mayor valor al producto o al servicio mediante la eliminación del desperdicio o de actividades innecesarias en todas las etapas. Los manuales representan una herramienta indispensable para toda empresa, ya que les permite cumplir con sus funciones y procesos de una manera clara y sencilla. Mantenimiento

Consiste en mantener vigente y actualizado el manual de normas y procedimientos, preservación

general

de

la

misma

estructura

orgánica,

funciones,

sistemas,

procedimientos, personal y formas. Debido a que si éste se des actualiza, pasaría a ser un documento inutilizable, y generaría por otro lado la creación de otro manual que cumpla con las exigencias y necesidades actuales, creando una desventaja en cuanto al tiempo que se perdería, por ello es más ventajoso y recomendable para los organismos, mantener vigente el manual. Para aplicar esta técnica, es recomendable contar con un bosquejo de las actividades que componen el procedimiento, cada cierto tiempo. Un enfoque muy eficaz en el momento del análisis de los datos consiste en adoptar una actitud

interrogativa

y

formular

de

manera

sistemática

seis

cuestionamientos

fundamentales: a) ¿Qué trabajo se hace? b) ¿Para qué se hace? c) ¿Quién lo hace? d) ¿Cómo se hace? 19

e) ¿Con qué se hace? f) ¿Cuándo se hace? Actualización La utilidad de los manuales radica en la veracidad de la información que contienen, por lo que se hace necesario mantenerlos permanentemente actualizados por medio de revisiones periódicas. Para ello es conveniente: Evaluar en forma sistemática las medidas de mejoramiento administrativo derivadas de la implantación del manual, así como los cambios operativos que se realicen en la organización. Establecer el calendario para la actualización del manual Designar un responsable para la atención de esta función. Ventajas a) Incrementar la eficacia y/o eficiencia de la organización en el logro de sus objetivos. b) Mejora continuamente los procesos, productos, eficacia, entre otros. c) Reduce las incidencias negativas de producción o prestación de servicios. d) Mantiene la calidad.

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS PRESENTACIÓN La principal función del área de Compras es mantener el abastecimiento de los insumos, en los niveles adecuados, y esto se logra únicamente a través de un buen sistema de comunicación y control, a fin de conocer las necesidades reales e inmediatas de la Unidad Ejecutora y establecer una planificación oportuna de las necesidades que tiene que cubrir durante el período. Otro aspecto importante es que dentro del Sistema Integrado Administrativo Financiero –SIAFI-, la compra, constituye el inicio de la ejecución presupuestaria al 20

reservar fondos del presupuesto aprobado para la adquisición de un bien o servicio, ésta es conocida como la etapa del compromiso; dicho compromiso se formaliza a través de la orden de compra autorizada que es entregada al proveedor. Dichas adquisiciones de bienes y servicios son llevadas a cabo mediante procesos de contratación pública, por lo que en el sector público se ha establecido como marco legal de aplicación la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento; adicionalmente para el Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social, el Departamento de Adquisiciones y Mantenimiento –DAM- establece con más detalle la normativa interna a seguir, para lograr el buen funcionamiento y eficiencia que demandan los servicios de Salud; dichas normas se orientan hacia el control interno y la transparencia en las adquisiciones de los insumos. El Manual de Normas y Procedimientos de Compras contribuye a la estandarización de los procesos relacionados a las compras de bienes y/o contratación de servicios en las Áreas de Salud, Hospitales y Dependencias Técnico Normativas, y en su elaboración se ha tomado en consideración como un complemento, las normas creadas por el DAM, de tal forma que no sean contrarias a éstas. Objetivos General Describir las normas y procedimientos para las adquisiciones de bienes y/o contrataciones de servicios, de las Áreas de Salud, Hospitales y Dependencias Técnico Normativas. Específicos a)

Permitir q u e l o s procedimientos del área de compras tengan congruencia con la Ley de Contrataciones del Estado y las normas emitidas por el Departamento de Adquisiciones y Mantenimiento –DAM-.

b)

Facilitar la comprensión de los diferentes procesos en las Áreas de Salud,

Hospitales y Dependencias Técnico Normativas.

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Normas General Corresponde exclusivamente

al departamento de Compras de las Áreas de Salud,

Hospitales y Dependencias Técnico Normativas, la compra de bienes y/o la contratación de servicios. Especificas a)

Es obligatoria la aplicación de la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento, en los aspectos relacionados a la compra de bienes y/o contratación de servicios, por lo que en ningún caso este manual es superior a dicha ley y su reglamento.

b)

El área de Compras de cada Unidad Ejecutora, es la que tiene a su cargo los requerimientos directos de compras y contrataciones ante los proveedores. Por lo tanto, es prohibido que los Departamentos, Secciones, Servicios Médicos y de Apoyo del Hospital hagan dichos requerimientos.

c)

El Jefe de Compras de la Unidad Ejecutora es responsable de velar por el cumplimiento de las normas descritas

en el

presente manual, Ley de

Contrataciones del Estado y Normas DAM vigentes. d)

El origen de la compra está determinado por las solicitudes de pedido y por el análisis de los niveles mínimos y máximos de existencia, los consumos y el punto de reorden, lo que da como resultado el inicio del proceso de compra.

e)

La Gerencia Administrativa Financiera juntamente con el Jefe de Compras de la Unidad Ejecutora, son responsables de elaborar la programación de los procesos de

compras

para

que

los

mismos

se

realicen

sin

contratiempos.

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Ejemplos PROCEDIMIENTO PARA LA EMISIÓN DE LA ORDEN DE COMPRA: DE GASTOS DE MANTENIMIENTO Y OTROS GASTOS RECURRENTES CONTRATADOS Los gastos de mantenimiento y otros gastos que periódicamente son cancelados por la Unidad Ejecutora deben incluir la Orden de Compra, y su elaboración debe realizarse oportunamente para cumplir con las fechas de pago establecidas en el contrato. No.

1.

DESCRIPCIÓ N

RESPONSABLE

Jefe de Compras

a)

Recibe la solicitud de pedido, elaborado de acuerdo con las Normas DAM vigentes.

b)

Consulta si los servicios solicitados están incluidos en el “Plan de Compras”, si no están incluidos traslada por medio de conocimiento al Gerente Administrativo Financiero quien en coordinación con la Dirección Ejecutiva analiza la solicitud; si no procede, devuelve para que comunique a la unidad solicitante; si procede, confirma la contratación y devuelve al Jefe de Compras para que continúe con el trámite de la misma y ajuste el Plan de Compras.

c)

En caso de que no exista un Plan de Compras (porque está en proceso su implementación), traslada por medio de conocimiento al Gerente Administrativo Financiero quien en coordinación con la Dirección Ejecutiva analiza la solicitud; si no procede, devuelve para que comunique a la unidad solicitante; si procede, confirma la contratación.

d)

Elabora la orden de compra, detallando el servicio de acuerdo al contrato, firma; y

e)

Traslada a Presupuesto para el registro de la etapa del comprometido. 23

a) 2.

Auxiliar de Presupuesto

Recibe la orden de compra, verifica la disponibilidad presupuestaria y registra la etapa del comprometido en los formatos de “Registro de la Ejecución Presupuestaria.

b) Si no existe disponibilidad presupuestaria en el momento que se presenta la orden de compra, devuelve a Compras para que notifique a la unidad solicitante que realice la gestión de la modificación presupuestaria, la Financiera de la Unidad Ejecutora. ante Gerencia Administrativa c) Traslada la orden de compra al Jefe de Presupuesto.

a) 3.

Jefe de Presupuesto

Firma y sella la orden de compra en la parte del formulario que indica que ya se registró el compromiso, avalando de esta manera la afectación presupuestaria; quedándose con copia para el archivo correspondiente; y

b) Traslada la orden de compra a Compras (original y dos copias).

4.

Jefe de Compras

Recibe la orden de compra y realiza la gestión para obtener las firmas del Gerente Administrativo Financiero y del Director, posteriormente traslada: a) Original al proveedor b) Copia al Departamento o Sección encargado del servicio para la recepción del mismo; y

c) Copia para el archivo

24

PROCEDIMIENTO PAR A L AS COMPRAS Y CONTRATACIONES POR EL RÉGIMEN DE COMPRA DIRECTA Y EVENTOS DE COTIZACIÓN Las compras directas y los eventos de cotización que se encuentren en este rango de acuerdo a la normativa vigente, deberán constar de una solicitud de pedido autorizada por el Gerente Administrativo Financiero y aprobada por el Director de la Unidad Ejecutora; además todo proceso deberá realizarse conforme a la Ley de Contrataciones del Estado y las Normas DAM vigentes. No. 1.

RESPONSABLE

DESCRIPCIÓN

Jefe de Compras a)

Recibe la solicitud de pedido de bienes y/o servicios, elaborado de acuerdo con las Normas DAM vigentes.

b) Consulta si los bienes y/o servicios solicitados están incluidos en el “Plan de Compras”, si no están incluidos traslada por medio de conocimiento al Gerente Administrativo Financiero quien en coordinación con la Dirección Ejecutiva analiza la solicitud; si no procede, devuelve para que comunique a la unidad solicitante; si procede, confirma la compra y devuelve al Jefe de Compras para que continúe con el trámite de la misma y ajuste el Plan de Compras. c) En caso de que no exista un Plan de Compras (porque está en proceso su implementación), traslada por medio de conocimiento al Gerente Administrativo Financiero quien en coordinación con la Dirección Ejecutiva analiza la solicitud; si no procede, devuelve para que comunique a la unidad solicitante; si procede, confirma la compra.

2.

Auxiliar de Presupuesto

d)

Realiza el proceso de acuerdo a lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado y las Normas DAM vigentes.

e)

Elabora la orden de compra detallando el producto o servicio a comprar de acuerdo a lo indicado en la solicitud de pedido y/o el proceso realizado, firma; y

f)

Traslada a Presupuesto para el registro de la etapa del comprometido.

a)

Recibe la orden de compra, verifica la disponibilidad presupuestaria y registra la etapa del comprometido en los formatos de “Registro de la Ejecución Presupuestaria”.

25

b) Si no existe disponibilidad presupuestaria en el momento que se presenta la orden de compra, devuelve a Compras para que notifique a la unidad solicitante que realice la gestión de la modificación presupuestaria, ante la Gerencia Administrativa Financiera de la Unidad Ejecutora. c) Traslada

la

orden

de

compra

al

Jefe

de

Presupuesto.

3.

Jefe de Presupuesto

a)

Firma y sella la orden de compra en la parte del formulario que indica que ya se registró el compromiso, avalando de esta manera la afectación presupuestaria; quedándose con copia para el archivo correspondiente; y

b)

Traslada la orden de compra a Compras (original y dos copias).

(Periódicamente debe revisar el registro del compromiso en los formatos de “Registro de la Ejecución Presupuestaria”)

26

4.

Jefe de Compras

Recibe la Orden de Compra y realiza la gestión para obtener las firmas del Gerente Administrativo Financiero y del Director Ejecutivo de la Unidad Ejecutora, posteriormente traslada:

a)

Original al proveedor para que realice el despacho del producto o la prestación del servicio, según las características indicadas en dicha orden.

b) Copia a Almacén o Mantenimiento, según corresponda, para que tenga conocimiento de los productos o servicios que el proveedor debe entregar en las bodegas o realizar en las instalaciones de la Unidad Ejecutora

c) Copia para archivo; y

d) Traslada expediente del evento de cotización a Contabilidad.

27

PROCEDIMIENTO PARA LA COMPRA O CONTRATACIÓN POR EL RÉGIMEN DE LICITACIÓN PÚBLICA Cuando las compras o contrataciones de bienes, suministros y obras excedan de Q900,000.00 deberá hacerse por licitación pública, de acuerdo a lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado y las Normas DAM vigentes. No.

1.

RESPONSABLE

DESCRIPCIÓN

a)

Recibe la solicitud de pedido de bienes o servicios, elaborado de acuerdo a las Normas DAM vigentes.

b)

Consulta si los bienes y/o servicios solicitados están incluidos en el “Plan de Compras”, si no están incluidos traslada por medio de conocimiento al Gerente Administrativo Financiero quien en coordinación con la Dirección Ejecutiva analiza la solicitud; si no procede, devuelve para que comunique a la unidad solicitante; si procede, confirma la compra y devuelve al Jefe de Compras para que continúe con el trámite de la misma y ajuste el Plan de Compras.

c)

En caso de que no exista un Plan de Compras (porque está en proceso su implementación), traslada por medio de conocimiento al Gerente Administrativo Financiero quien en coordinación con la Dirección Ejecutiva analiza la solicitud; si no procede, devuelve para que comunique a la unidad solicitante; si procede, confirma la compra.

d)

Gestiona ante Presupuesto el registro de la provisión del gasto a realizar por un monto estimado (Precompromiso), quien informará por escrito a través de un oficio la existencia de la disponibilidad presupuestaria. Si no existe disponibilidad presupuestaria en el momento que se presenta la solicitud de pedido, devuelve a Compras para que notifique a la unidad solicitante que realice la gestión de la modificación presupuestaria, ante la Gerencia Administrativa Financiera de la Unidad Ejecutora.

e)

Traslada al Departamento de Adquisiciones y Mantenimiento (DAM) del Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social, la solicitud de pedido y el oficio de Presupuesto, donde indica que existe la disponibilidad presupuestaria, para que efectúe la gestión inicial de la compra o contratación.

Jefe de Compras

28

2.

Departamento de Adquisiciones y Mantenimiento –DAM- Nivel Central del MSPAS

a) Recibe de la Unidad Ejecutora la solicitud de pedido y el oficio que indica que existe disponibilidad presupuestaria, para el inicio del trámite de la licitación pública. b) Realiza las bases de licitación, estableciendo los requisitos, la aprobación de los documentos y en general toda la gestión del proceso (previo a la elaboración de la orden de compra), observando lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento en lo referente al Régimen de Licitación; y c) Una vez realizada la actividad descrita traslada a la Unidad Ejecutora para que continúe con el proceso.

3.

4.

a)

Elabora la orden de compra de acuerdo a las especificaciones detalladas en el contrato administrativo (si son servicios referirse al procedimiento indicado en el numeral 4.1), firma;

b)

Traslada dicha orden a Presupuesto para el registro de la etapa del comprometido.

Jefe de Compras

Auxiliar de Presupuesto

a) Recibe la orden de compra, reversa el precompromiso y registra la etapa del comprometido en los formatos de “Registro de la Ejecución Presupuestaria”; y

b) Traslada al Jefe de Presupuesto

5.

Jefe de Presupuesto

a)

Firma y sella la orden de compra en la parte del formulario que indica que ya se registró el compromiso, avalando de esta manera la afectación presupuestaria; quedándose con copia para el archivo correspondiente; y

b)

Traslada la orden de compra a Compras (original y dos copias).

(Periódicamente debe revisar dichos formatos)

29

6.

Jefe de Compras

Recibe la Orden de Compra y realiza la gestión para obtener las firmas del Gerente Administrativo Financiero y del Director, posteriormente traslada:

a) Original al proveedor para que realice el despacho del producto o la prestación del servicio, según las características indicadas en dicha orden.

b) Copia a Almacén o Mantenimiento, según corresponda, para que tenga conocimiento de los productos o servicios que el proveedor debe entregar en las bodegas o realizar en las instalaciones de la Unidad Ejecutora

c) Copia para archivo; y

d) Traslada el expediente de licitación a Contabilidad.

Observación: cuando se trata de servicios, debe existir coordinación con el Departamento de Mantenimiento para la ejecución del contrato.

30

PROCEDIMIENTO PARA LA COMPRA DE

PRODUCTOS FARMACÉUTICOS,

DISPOSITIVOS MÉDICOS, ALIMENTOS INFANTILES Y FÓRMULAS SUCEDÁNEAS Y OTROS POR CONTRATO ABIERTO El contrato abierto según la definición del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, contenida en el artículo 25 indica que “Es administrado por el Ministerio de Finanzas Públicas a través de la dirección de Adquisiciones y consiste en solicitar mediante convocatoria pública, la oferta de precios de los bienes de uso general y constante que necesite el Sector Público o de considerable demanda que sea requerido por dos o más Instituciones del Estado y sus entidades descentralizadas con destino al cumplimiento de sus programas de trabajo, teniendo en cuenta la compra por volumen que incide en mejores precios y la normalización de especificaciones que hacen

más

económica

y

práctica

la adquisición de bienes, su uso y

mantenimiento”.

Las compras por este sistema se efectúan a los proveedores incluidos en los listados proporcionados por la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado (DNCAE) del Ministerio de Finanzas Públicas.

La compra de medicamentos (renglón 266), dispositivos médicos (renglón 295) y alimentos y fórmulas sucedáneas (renglón 211), debe estar respaldada por el “dictamen técnico” del Equipo de Análisis de Suministros (Área de Salud) o el Comité de Farmacoterapia (Hospitales) según corresponda.

31

No.

1.

RESPONSABLE

Jefe de Compras

DESCRIPCIÓN

a)

Recibe la solicitud de pedido elaborada de acuerdo a la normativa legal vigente.

b)

Consulta si los bienes solicitados están incluidos en el “Plan de Compras”, si no están incluidos traslada por medio de conocimiento al Gerente Administrativo Financiero quien en coordinación con la Dirección Ejecutiva analiza la solicitud; si no procede, devuelve para que comunique a la unidad solicitante; si procede, confirma la compra y devuelve al Jefe de Compras para que continúe con el trámite de la misma y ajuste el Plan de Compras.

c)

En caso de que no exista un Plan de Compras (porque está en proceso su implementación), traslada por medio de conocimiento al Gerente Administrativo Financiero quien en coordinación con la Dirección Ejecutiva analiza la solicitud; si no procede, devuelve para que comunique a la unidad solicitante; si procede, confirma la compra.

d)

Elabora la orden de compra con base a la solicitud de pedido, firma; y

e) Traslada a Presupuesto para el registro de la etapa del comprometido.

2.

a)

Recibe la orden de compra, verifica la disponibilidad presupuestaria y registra la etapa del comprometido en los formatos de “Registro de la Ejecución Presupuestaria”.

b)

Si no existe disponibilidad presupuestaria en el momento que se presenta la orden de compra, devuelve a Compras para que notifique a la unidad solicitante que realice la gestión de la modificación presupuestaria, ante la Gerencia Administrativa Financiera de la Unidad Ejecutora.

Auxiliar de Presupuesto

c) En caso de haber afectado la etapa del comprometido traslada la orden de compra al Jefe de Presupuesto.

32

3.

a)

Firma y sella la orden de compra en la parte del formulario que indica que ya se registró el compromiso, avalando de esta manera la afectación presupuestaria; quedándose con copia para el archivo correspondiente; y

b)

Traslada la orden de compra a Compras (original y dos copias).

Jefe de Presupuesto

(Periódicamente debe revisar el registro del compromiso en los formatos de “Registro de la Ejecución Presupuestaria”)

4.

Jefe de Compras

Recibe la Orden de Compra y realiza la gestión para obtener las firmas del Gerente Administrativo Financiero y del Director, posteriormente traslada: a) Original al proveedor correspondiente. b)

para

el

despacho

Copia a Almacén para que tenga conocimiento de los productos que el proveedor debe entregar en las bodegas de la Unidad Ejecutora; y

c) Copia para archivo.

33

PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIÓN DE VALE DE FONDO ROTATIVO INTERNO El vale de fondo rotativo interno respalda una cantidad de dinero que se entrega para la compra de bienes y/o contratación de servicios, debido a que ciertos proveedores o beneficiarios requieren el pago inmediato en el momento de la entrega de los bienes o servicios, por lo tanto se genera el vale para que después de realizado el gasto se efectúe la liquidación del mismo en el tiempo establecido. Para Compras los pasos a seguir para liquidar dichos vales son los siguientes:

No.

RESPONSABLE

DESCRIPCIÓN

a) Recibe de Tesorería el cheque y la orden de compra

Liquidación del vale de FRI 1. Compras

b) Entrega el cheque al proveedor o beneficiario, previa verificación de la recepción del bien o la prestación del servicio solicitado. c) Gestiona ante Almacén la “Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario” y/o ante Mantenimiento el “Acta de Recepción del Servicio”, según corresponda. d) Gestiona ante Contabilidad el registro del devengado; y e) Liquida el vale de Fondo Rotativo Interno ante Tesorería.

34

GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA ÁREAS DE SALUD, HOSPITALES Y DEPENDENCIAS TÉCNICO NORMATIVAS

No.

LIQUIDACIÓNCOMPRAS DE VALESDE DEL ROTATIVO INTERNO LAFONDO UNIDAD EJECUTORA

Inicio

a) Recibe de Tesorería el cheque y la orden de compra

b) Entrega el cheque al proveedor o beneficiario, previa verificación de la recepción del bien o servicio solicitado

1.

c) Gestiona ante Almacén la “Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario” y/o ante Mantenimiento el “Acta de Recepción del Servicio”, según corresponda

d) Gestiona ante Contabilidad el registro del devengado; y

e) Liquida el vale de fondo rotativo ante Tesorería

Fin

35

FORMATOS E INSTRUCTIVOS FORMULARIO “ORDEN DE COMPRA” E INSTRUCTIVO

ÁREA DE SALUD, HOSPITAL, DEPENDENCIA TÉCNICO NORMATIVA Dirección exacta teléfono y NIT ORDEN No. DEdeCOMPRA Compras

GENERALES Código U.E.

Unidad Ejecutora:

Fecha de emisión

Lugar de entrega del producto o servicio:

Depto. Solicitante

No. No. de solicitud de pedido

DATOS DEL PROVEEDOR Nombres y apellidos, denominación o razón social:

TIPO DE COMPRA y No.

Dirección:

Compra directa: Evento de cotización: Licitación: Contrato abierto:

NIT:

No. de teléfono:

No. de Fax

Correo electrónico

DETALLE Unidad de

Código

Dictamen Técnico No.

Precio Q. Unitario

Medida

Descripción

Total -

Cantidad

Cantidad en letras:

Total (Q.)

IMPORTANTE: El proveedor deberá entregar la totalidad del suministro requerido en un período máximo de veinte (20) días hábiles a partir de la fecha de recepción de este documento, o en los términos contractuales. AFECTACIÓN PRESUPUESTARIA PG

SPG

PY

A/O

REN

UBG

FTE

NOMBRE DEL RENGLÓN

MONTO Q.

Observaciones: Registro del compromiso Área para que el responsable del registro presupuestario indiquen que ya registró la etapa del Jefe de Compras comprometido-----> Fecha:

Fecha:

Nombre:

Nombre:

Directo r

Gerente Administrativo Financiero Fecha: Nombre: Fir ma

Original: proveedor,

Copias: Presupuesto, Almacén o Mantenimiento y Compras

Firma y Sello (elaborado)

Firma y Sello (autorizado)

Firma y Sello (Vo. Bo.)

36

Instructivo del formulario “Orden de Compra” 1)

Denominación del formulario Orden de Compra.

2)

Objetivo Presentar el formulario autorizado para solicitar la compra de bienes y/o contratación del servicio.

3)

Responsabilidad Es responsable de la elaboración el Jefe de Compras, quien a través de su firma al pie del documento

certifica

que

se

ha

verificado

la

correcta

elaboración del formulario, también son responsables las autoridades que a través de su firma autorizan y aprueban el formulario. 4)

Distribución Original: para que el proveedor entregue juntamente con el producto en las bodegas de la Unidad Ejecutora. Copia: para Almacén para que tenga conocimiento de los productos que el proveedor

debe entregar en las bodegas o a Mantenimiento que tenga

conocimiento de la prestación del servicio. Copia: para Presupuesto como respaldo del registro del compromiso efectuado. Copia: para Compras para su archivo. 5)

Instrucciones para el llenado del formulario Parte superior del formulario

37

Esquina superior izquierda: área destinada para el logotipo del Área de Salud, Hospital o Dependencia Técnico Normativa. Encabezado: identifica en la primera línea el nombre del Área de Salud, Hospital o Dependencia Técnico Normativa, luego debe anotar la dirección exacta de la Unidad Ejecutora, el número de teléfono y fax, el NIT (datos necesarios para el proveedor que factura la compra) y finalmente anotar el departamento o unidad de Compras. Título del formulario: identifica la denominación del formulario “Orden de Compra”. Los datos generales del formulario son: Código U. E.: identifica el código de la Unidad Ejecutora (Área de Salud, Hospital o Dependencia Técnico Normativa) Unidad Ejecutora: identifica el nombre de la Unidad Ejecutora. Fecha de emisión: corresponde a la fecha de elaboración de la orden de compra. No.: identifica el número de correlativo del formulario. Lugar de entrega del producto o servicio: identifica el lugar donde el proveedor debe entregar el producto o realizar el servicio. Departamento solicitante: corresponde a la unidad que solicita los bienes o servicios. No. de solicitud de pedido: corresponde al número de documento de solicitud de los bienes o servicios. Dictamen técnico No.: identifica el número de dictamen técnico emitido para la compra

de medicamentos (renglón 266), dispositivos médicos (renglón 295) y

alimentos y formulas sucedáneas (renglón 211) avalado por el Equipo de Análisis de Suministros (Áreas de Salud) o el Comité de Farmacoterapia (Hospitales). Los datos del proveedor son: Nombres y apellidos, denominación o razón social: identifica el nombre, denominación o razón social del proveedor. 38

Dirección: identifica la dirección completa de proveedor. NIT: corresponde al número de identificación tributaria del proveedor. No. de teléfono: identifica el número telefónico del proveedor. No. de fax: identifica el número de fax del proveedor. Correo electrónico: identifica la dirección de correo electrónico del proveedor. El tipo de compra a efectuar: Identifica el tipo de compra, si es compra directa debe anotar una equis (X), si es evento de cotización, licitación o contrato abierto debe anotar el No. en la casilla correspondiente. Cuerpo central del formulario (detalle y afectación presupuestaria) Contiene el detalle de los productos que se solicitan al proveedor Código de adquisiciones: identifica el código del producto solicitado de acuerdo al catálogo de adquisiciones. Descripción: identifica el nombre del producto solicitado. Unidad de medida: identifica la unidad de medida de lo solicitado, ejemplo, unidad, resma, galón, libra, etc. Cantidad: identifica la cantidad del producto solicitado. Precio (Q.): identifica el precio unitario y el precio total del producto solicitado (resultado aritmético de multiplicar la cantidad y el precio unitario). Total: identifica la sumatoria de los totales de cada producto solicitado. Cantidad en letras: identifica el monto total de la orden de compra en letras. Afectación presupuestaria: identifica los códigos de la estructura presupuestaria, el nombre del renglón y el monto en Q. de los renglones de gasto afectados.

39

Parte inferior del formulario Observaciones: identifica cualquier tipo de información adicional que sea importante indicar. Registro del compromiso: identifica a través de la firma del responsable de Presupuesto, que ya se registró la etapa del compromiso en los formatos de “Registro de la Ejecución Presupuestaria” Área de autorización: identifica la fecha, nombre, firma y sello del Jefe de Compras, del Gerente Administrativo Financiero y del Director del Área de Salud o del Hospital.

40

Conclusiones

1. Los manuales de normas y procedimientos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir

en

forma

ordenada

y sistemática,

información

de

una

organización, entre sus características están: presentar sistemas y técnicas específicas o bien señalar normas y procedimiento a seguir y/o las instrucciones y lineamientos que se consideren necesarios para ejecutar algún trabajo y el mejor desempeño de éste, además constituyen una de las herramientas con que cuentan las organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas.

2. Al preparar Manuales de Normas y Procedimientos se requiere de mucha precisión, para no generar confusión en la interpretación de su contenido por parte de quien los consulta. Es por ello, la necesidad de elaborar la planeación, que incluya todos los requerimientos, fases y procedimientos que fundamenten la ejecución del trabajo

Recomendaciones

1. Se recomienda a la Gerencia Administrativa Financiera, la participación del Auditor Externo como Asesor, en la supervisión del Manual de Normas y Procedimientos en el departamento de compras de la entidad.

2. La utilidad del manual de Normas y Procedimientos radica en la veracidad de la información que contiene, por lo que se hace necesario mantenerlos permanentemente actualizados por medio de revisiones periódicas cuando procedan, para ello se recomienda a la Gerencia que sea el Auditor Interno de

la

entidad

posteriormente.

quien

evalúe

los

cambios

operativos

que

hayan

Bibliografía  Facultad

de

Ciencias

Económicas,

Universidad

de

San

Carlos.--

Administración III.-- Material bibliográfico apoyo a la docencia.-- Ediciones Litoprogua. 127 p. .-- Guatemala 2001  http://www.herramientasparapymes.com/la-importancia-de-losorganigramas  http://www.monografias.com/trabajos13/mapro/mapro.shtml#ixzz4WSed1m qd  http://archivosadminterm-aai.blogspot.com/2010/05/manuales-de-normas-yprocedimientos.html