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• Rafael Eduardo Gonzalez Ibarra

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADQUISICIÓN DE BIENES Y EQUIPOS IRFA VENEZUELA.

Septiembre 2019

INTRODUCCIÓN

CAPITULO I

1. ASPECTOS GENERALES

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1.1 Objetivos y Alcance

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1.2 Normas Generales del Proceso

CAPITULO II

2. NORMAS Y DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS 2.1 Adquisición de Bienes Muebles, Materiales, Suministros

10

Servicios. 2.2 Recepción de Bienes Muebles, Materiales, Suministros

15

Servicios 2.3 Registro y Mantenimiento de Proveedores. 2.4 Salidas de Almacén

18 20

2.5 Entradas de Almacén

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FORMULARIOS E INSTRUCTIVOS

INTRODUCCIÓN

El presente manual pretende establecer definiciones y procedimientos básicos que orienten a IRFA Venezuela, en la administración y registro de gastos que se realicen con cargo a las adquisiciones de bienes muebles, materiales y suministros, así como la contratación de servicios de acuerdo a los criterios de F y Alegría y su normativa de administración funcional.

En términos conceptuales las adquisiciones están representadas por erogaciones realizadas por las distintas unidades consumidoras o solicitantes, para la obtención de bienes muebles, materiales y suministros o la contratación de un servicio, con el fin de cumplir con sus actividades administrativas y operativas. Es importante señalar que las acciones a seguir contenidas en el presente Manual de Normas y Procedimientos podrán adecuarse y optimarse a medida que los procesos sean cada vez más prácticos lo cual permitirá la flexibilidad adecuada en la búsqueda permanente de alcanzar la eficacia en la gestión administrativa. En este sentido, este manual contiene los elementos fundamentales que permiten identificar y describir la operatividad del proceso de Adquisiciones de Bienes Muebles, Materiales y Suministros y Servicios.

OBJETIVO

Este manual tiene como objetivo establecer los lineamientos y pasos necesarios para la adquisición de bienes muebles, materiales y suministros por parte de las distintas unidades de Proyectos que conforman el Instituto Radiofónico Fe y Alegría, además de establecer las responsabilidades de cada uno de los integrantes que intervienen en los distintos procedimientos que se desprenden de este proceso a fin de procurar una gestión eficaz y efectiva.

ALCANCE Este manual está dirigido a todas las oficinas de Irfa Venezuela y sus departamentos. A saber: Educación, Radio, Administración y Servicios, Soporte Técnico y Proyectos Especiales y Eventuales; con competencia para generar solicitudes de materiales y suministros o para formar requisiciones con el fin de adquirir bienes muebles, equipos técnicos, materiales y suministros y la contratación de servicios. De igual forma, está dirigido al departamento de administración encargado de la gestión de la solicitud delos mismos. A. Equipos Celulares, comunicaciones y conexión a Internet: CELULARES: Smartphone Gama media y baja 1. El procesador: 2. Es el CPU del teléfono, corazón o cerebro del equipo.

.-El procesador. Para actividades que consumen muchos recursos (juegos, edición de videos y audio) lo esencial que se tenga un procesador potente. El procesador es muy importante. .-Actualmente los más potentes son de CHINA: el Snapdragon 8555 de Qualcomm domina la gama media y alta de móviles. Este Procesador es usado por casi todos los teléfonos chinos, americanos y europeos. Solo Apple no los usa. Huawei apuesta por sus procesadores Kirin 980 y USA , Samsung apuesta por sus procesadores Samsung Exynos 9820 en adelante. Apple tiene su promia Serie Procesadores A, pero los mismo son demasiado caros. .-Se debería tener en cuenta que los Procesadores que traigan los equipos tengan estas especificaciones; no importa que sean una dos o tres actualizaciones anteriores. La actualidad del mismo es lo que da la calidad del Smartphones. 3. LA MEMORIA (RAM): -Tanto la memoria RAM como la interna es importante en un teléfono. A la hora de comprar un smartphone debemos tener en cuenta muchas funcionalidades y la memoria RAM es sin duda una de ellas. Hablamos de la memoria principal que es la que usa el smartphone para cargar las aplicaciones y juegos. Si quieres un buen móvil, busca que tenga 6 o 8 GB de RAM y los videos, audio, juegos y la coneción a Internet te lo agradecerán. .-En el caso de Android hay que pensar, como mínimo en 2 GB de RAM y como ideal 4 GB. Una característica presente en la mayoría de los equipos de gama media. 4. ALMACENAMIENTO INTERNO: El mismo no debe bajar como un mínimo de 64 Gigas de Ram. Para uso de la radio y prensa, seria favorable contar con 128 GB de almacenamiento interno para las descargas y resguardo de contenidos audio-visuales. .- En la memoria RAM se almacena el software del teléfono, así como todas las aplicaciones (APPS) que son descargables y que son la vida del mundo del móvil. El uso cada vez más de las innumerables ocupaciones de la vida social implica que esta sea la principal exigencia de las consumidores. 5. LA PANTALLA: Los fabricantes han descubierto una forma muy ingeniosa de aprovechar mejor la parte delantera de sus teléfonos con pantallas y con formatos 18:9 o 19:9. Ver está característica en los teléfonos y si es posible, que sea de 18:9 AMOLED. Esta nueva generación de pantallas ya traen el sensor de huellas en la pantalla, dejando al smartphone casi sin bordes. Por otra parte, es importante que tenga la protección Corning Gorilla Glass 6, para los golpes y rayones involuntarios,

6. LA CAMARA: Nos encontramos con móviles que vienen con hasta 5 cámaras, escoger un mínimo una de 3 cámaras. Para teléfonos de gama media y alta, la novedad en cámara para el momento lo da el recurso la opción de cámara gran angular para el uso cercano, una cámara ultra gran angular para paisajes panorámicos y una cámara de profundidad RGB. Los fabricantes tienen en la cámara de sus teléfonos móviles una baza para destacar de la competencia. Ya los móviles chinos, americanos y europeos se adaptan esto estándares de competencia por el mercado.

7. LA BATERIA: La batería tiene que ser inteligente de 24 horas con autonomía para acompañarte en todo momento. En el mercado ya hay muchos teléfonos que superan la barrera de los 4000 mAh para tener más de un día de autonomía. Grabar videos, jugar son actividades que consume mucha batería, por lo que es primordial que un smartphone tenga una batería con una gran autonomía. Si una buena batería se complementa con la carga rápida y, ya puestos, con carga inalámbrica, será el tandem perfecto. 8. CONECTIVIDAD. Hoy en día debemos pedir que un móvil tenga Bluetooth 5.0, WiFi 6 (802.11 ax), NFC a parte del posicionamiento por GPS, A-GPS, Glonass, Beidou, Galileo. Otra duda es si debe tener conectividad 4G o 5G. Dado que el 5G tardará en llegar a Venezuela, con que tenga 4G será suficiente. Por otra parte, hay móviles con doble tarjeta SIM para poder tener dos números en el mismo móvil.

8. GPU. Es importante que tenga una GPU. La mayoría de marcas suelen apostar por tarjetas gráficas de Adreno o Mali, citamos como ejemplo, GPU Mali-G76 MP12 del Samsung S10. Esto es importante si vamos a usar nuestro teléfono para jugar. 9. PUERTOS DE CONEXIÓN Y CARGA. En algunos móviles el puerto minijack ha sido sustituido por una única ranura USB de Tipo-C, lo mejor serátener el conector de auriculares. Y que el conector de carga sea el USB Tipo-C y que éste lleve integrado la conexión HDMI si lo queremos conectar a un televisor.

10. SISTEMA OPERATIVO. Estos son los dos sistemas operativos que dominan el mercado, el Android 9 Pie e iOS 12. A la hora de comprar un móvil, fíjate en que tenga la última versión de sistema operativo por tu seguridad.

SISTEMAS DE CONECTIVIDAD INHALAMBRICOS WIFI

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BAM PARA REDES-INHALAMBRICAS PARA VENEZUELA

Las grandes ventajas que aportan las nuevas tecnologías móviles a la operativa empresarial están haciendo que muchas empresas se planteen por primera vez la posibilidad de desplegar una red WI-FI como infraestructura de red primaria. La red inalámbrica ha dejado ya de ser algo que simplemente "está bien tener" y se está convirtiendo en un elemento crítico para el negocio, hasta el punto de ser el principal -y a veces incluso el único- medio de conectividad en la empresa. FUNCIONES PRINCIPALES: HSDPA: 3.6Mbps (DL) 384Kbps (UL) PUERTO LAN RJ45. ANTENA INTERNA FRECUENCIA: HSPA/UMTS 1900/850M GSM/GPRS/EDGE 1900M/900M/850M

REPETIDORES Wi-Fi .- Deben ser capaces de trabajar en la bandas de 2.4GHz y 5GHz del router a la vez, pero únicamente usará una como enlace troncal y utilizar una banda de frecuencias de 5GHz dedicada a una velocidad de 867Mbps, y posteriormente, repetir la señal inalámbrica con doble banda simultánea y Wi-Fi. Con un enlace troncal de hasta 1733Mbps de velocidad. ..- Una vez se haya realizado el enlace inalámbrico entre el router principal y el repetidor Wi-Fi, tendremos doble banda simultánea con Wi-Fi de cara a los clientes

inalámbricos. Eso deberá garantizar un mínimo de 400Mbps en la banda de 2.4GHz, y una velocidad de hasta 867Mbps en la banda de 5GHz. .-Los repetidores Wi-Fi deben in incorporar el Beamforming, MU-MIMO, Smart Connect y por supuesto, Smart Roaming para facilitar a los clientes inalámbricos el paso del router al repetidor y viceversa. .- Otras características que debe tener un buen repetidor Wi-Fi es la incorporación de un puerto Gigabit Ethernet para la LAN, y un diseño que nos permitirá colocarlo directamente en la pared.

CAMARAS IP .- Existen diferentes factores y características técnicas a tener en cuenta a la hora de decidirse por una cámara IP WiFi, por ejemplo ¿el ambiente a vigilar será exterior o interior?, visión nocturna, detección de movimiento, compatibilidad con iOS y Android además de algunos otros. .- En Video: resolución mínima de 720P HD (si es de 480p la imagen no será suficientemente nítida). La mejor calidad para las grabaciones se conseguirá con una resolución de 1080p HD. .- Las mismas debe ser de fácil instalación, solo debemos conectar la cámara por Wi-Fi Deben tener mínimo un ángulo de visión minina de 135 grados máxima 360. .- Factibilidad de sonido bidireccional para poder escuchar y hablar a través de la cámara. .-Incorporar visión nocturna. Visión nocturna automática capaz de vigilar hasta en la oscuridad más completa .-Debe tener detección de movimiento. Parámetros de detección configurables, y envío de notificaciones al detectar movimientos. .-Debe de grabar video a una resolución mínima de hasta 1920 x 1080. .- Grabar videos en la nube, en la tarjeta micro SD o en tu móvil. Verás todo lo que sucede desde tu dispositivo Android o iOs.

2.- Equipos de Oficina Video beam  Lumenes ANSI. En los proyectores los lúmenes se utilizan para poder medir la potencia del proyector, es decir, su brillo, la cantidad de luz que es capaz de emitir.

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Tecnología:

En estos equipos su evolución se está dando para seleccionar sus tres tendencias la primera los Proyectores LCD, que son los básicos, usan lámparas y son mucho más simples. El segundo son los de la serie DLP que tiene mayores cualidades pues ofrece: Más colores (cuenta con la gama de colores RGB y CMYK), así podrás reproducir tus gráficas y presentaciones con mayor nitidez. Mayor contraste, ofreciéndote una diferencia entre los negros y los blancos muy evidentes. Menor degradación del color a lo largo de la vida útil de tu proyector. Menos gastos pues los proyectores con DLP no requieren filtros ya que su sistema óptico está sellado, esto se traduce en una menor inversión en mantenimiento y a tercera los LCD es el instrumento que te ayudará a tener una buena experiencia de entretenimiento. Lo primero a considerar es el nivel de potencia e iluminación de la lámpara, la distancia de proyección que puede alcanzar, la forma de conectividad del mismo, la vida útil y los formatos compatibles con los que puede trabajar, en función a las entradas y salidas que tenga incorporadas. La nueva generación de LCD ofrecen una calidad de imagen Full HD, un brillo de 3.200 lúmenes y un diseño mejorado que reduce el ruido un 80% frente a su predecesor. . 

Resolución:

La resolución es la cantidad de pixeles (que son puntos diminutos de luz) que pueden reproducirse en un espacio determinado. Éstos se expresan usando dos números: la anchura y el alto en pixeles. A mayor número de pixeles, mayor resolución tiene la imagen. La adquisición del equipo dependerá del tipo de Proyección para lo que se adquirirá con la resolución del video o las imágenes que vas a mostrar es de Full HD o 4K para videos los DLP dará un mejor rendimiento. En el caso de una oficina, una resolución baja será más que suficiente ya que probablemente lo que proyectarás serán gráficos o documentos que no requieren de un gran detalle la opción un LCD. Para el uso de las oficinas las resoluciones bajas como la SVGA (800 × 600 pixeles) son las más usadas, si el trabajo es para audiovisual o laboratorios de Informática, Bibliotecas, salas de Conferencia o Artes Gráficas lo que deberá ajustarse sería un DLP por su resolucione un poco más altas en Full HD (1920x1080 pixeles). Los lúmenes son la cantidad de luz que genera la lámpara de tu proyector. Entre más grande sea este número mayor cantidad de luz puede ser emitida por la lámpara. En las oficinas, la cantidad de luz que hay en los espacios es mucha, por lo que requieres de un proyector de alta luminosidad. Es decir, un proyector entre 4 mil y

5 mil lúmenes que te permita vencer la luz ambiental. Si no se cuenta con esta luz es recomendable comprar cortinas.

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Distancia de foco.

Se define como tiro, es la distancia a la que puedes colocar el equipo para generar cierto tamaño de pantalla. Elegir el tipo de tiro, ya sea regular, corto o ultra corto dependerá del espacio de la habitación donde lo colocarás. Según la tabla anexa se debe adecuar el equipo: https://projectorcalculator.benq.com/

Laptop de gama media 

Autonomía:

Ahora los procesadores más modernos favorecen el ahorro de la vida de la batería de manera que el portátil puede alcanzar una autonomía mínima de casi diez horas. 

Procesador:

.-Las marcas que más destacan son Intel y AMD, se parecen mucho aunque con las mismas características la primera será más cara. EL CPU no debe ser menor que un Core i5

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Disco duro:

.- En cuanto al disco duro, necesitaremos más o menos capacidad dependiendo de lo que queramos a instalar o descargar, pero la mayoría de portátiles disponen ya de un mínimo de 500 GB en Oficinas, más de un terabytes para Laboratorios Informáticos y área de Comunicaciones. 

Pantalla:

.-Las pantallas de mínima de 12.5 a 14 pulgadas, están se adaptan al trabajo de oficinas, la misma ofrece un buen equilibrio entre usabilidad y portabilidad. Las pantallas más grandes (17,19 pulgadas) son perfectas para trabajar procesos educativos. 

Memoria RAM:

Mínimo 8GB de memoria RAM, Almacenamiento SSD.

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USB 3.0.

Las conexiones del portátil debe garantizar como mínimo dos puertos USB y si pueden ser 3.0 aún mejor. 

HDMI :

Para los laboratorios de arts Gráficas se sugiere el uso de HDMI, para una buena conexión con la televisión, para disfrutar sin complicaciones de tus películas y videos. 

Software

Se recomienda Windows 10. 

Tarjeta gráfica:

La resolución de la Pantalla debería ser mínima de 1920 x 1080px Conectividad: Garantizar el estándar de conectividad inalámbrica para una excelente transferencia de datos, eficiencia y velocidad usar la normativa WIFI 802.11ad,

3.- IMPRENTA y REPRODUCCIÓN 

Capacidad optima de impresión flexible

un ciclo de impresión mensual óptimo flexible (por ejemplo de 750 a 4.000 páginas) nos garantiza una larga vida útil y un óptimo aprovechamiento durante la misma, ya que si por ejemplo nuestra empresa tiene un ciclo actual de 2.000 impresiones al mes y dentro de dos años se eleva a 3.000 podremos seguir utilizando esa impresora.

En este sentido destacan especialmente las gamas PageWide y LaserJet de HP en sus gamas Pro y Enterprise, que ofrecen un volumen de impresión óptima flexible y se adaptan perfectamente a entornos de impresión muy variables. 

Conexión inalámbrica e impresión móvil

na buena impresora profesional debe estar adaptada a los nuevos tiempos, y para ello es fundamental que cuente conectividad inalámbrica y soporte de impresión móvil.

Gracias a la conectividad WiFi es posible simplificar la instalación, configuración y gestión de una impresora. También es más sencillo modificar su posición en la empresa, ya que tiene una dependencia mínima del cableado. Garantía de impresión móvil que permita trabajar directamente con la impresora desde un smartphone o tablet. Garantizar que posea el BYOD que contribuye a mejorar la productividad de los trabajadores. 

Alta velocidad de impresión

La velocidad de impresión puede afectar al ritmo de trabajo de las oficinas y en los casos de impresoras compartidas. Se requiere para el trabajo de oficina un equipo que pueda alcanzar máximos de 75 páginas por minuto

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Herramientas de seguridad y gestión

La misma debe garantizar funciones avanzadas de protección y seguridad para las oficinas que no permitan a través estos equipos entra de virus y troyanos. La impresora debe garantizar que los datos e información sensible que pasan por ella no queden expuestos, si se produce un ataque, así que es necesario que esa impresora esté debidamente protegida. Garantizar la información permanente del desempeño del equipo y sus consumibles, así como el buen uso que se hace de ella y sus consumibles.

Impresoras Las características principales de una impresora de inyección de tinta son la velocidad, que se mide en páginas por minuto (PPM) y que suele ser distinta dependiendo de si se imprime en color o en monocromo, y la resolución máxima, que se mide en puntos por pulgada (PPP). Una impresora de oficina deber ser: -Rápida. Las impresoras para oficinas deben ser rápidas y fiables. En un contexto profesional de gran presión, no podemos permitir que un dispositivo de impresión ralentice el trabajo. La alta exigencia es el pan de cada día en las oficinas modernas, por lo que nuestras impresoras tienen que estar a la altura. Entre 11 y 20 páginas por minuto ("Segmento 1"): recomendadas para las oficinas en casa u oficinas muy pequeñas. Entre 21 y 30 ppm (S2): casi todas las oficinas pequeñas con 6.000 copias o menos al mes. Ten en cuenta que esta velocidad "lenta" aún copia una página cada dos o tres segundo.

Entre 31 y 44 ppm (S3): para oficinas de pequeñas a medianas (hasta 12.000 copias al mes). Usa este segmento o uno más elevado si necesitas conectar la fotocopiadora a la red de la oficina. Entre 45 y 69 ppm (S4): para oficinas de medianas a grandes. Por lo general, solo se necesita en estudios de abogados, firmas de contabilidad y otras oficinas con picos altos de copias y uso constante y cargado. Entre 70 a 90 ppm (S5): las oficinas con necesidades extremas de copias o quienes necesitan un alquiler temporal para una tirada de impresión. -Fiable. Muchas empresas siguen dependiendo de los documentos en papel. Ya sea para presentaciones, informes, documentos, contratos o informaciones generales, es fundamental contar con una impresora de oficina que sea fiable. -Intuitiva. En un mundo en el que estamos conectados a la tecnología permanentemente. -Económica. En las empresas es fundamental no gastar más de lo necesario. Con un bajo coste de impresión por página conseguirá el máximo rendimiento al mejor precio. -Sostenible. Una impresora para oficina no puede malgastar tiempo ni dinero, pero tampoco recursos. En un momento crucial para la vida de nuestro planeta, necesitamos ser más conscientes que nunca de la importancia de cuidar los recursos.

Fotocopiadoras Lo primero que hay que ver que garantice una combinación de imágenes, donde se pueda ver dicha combinaciones: dos, cuatro u ocho imágenes en una sola hoja de papel. ... Mover: Folletos: Repetir imagen. Ajustar a papel: El documento se amplía o reduce de modo automático, para adecuarse al tamaño de papel seleccionado. Informar al usuario El trabajo de impresión se realiza sin cambiar el tamaño del documento que se va a imprimir.

Tamaño y escala más próximos Si el tamaño del papel es menor que el tamaño de papel seleccionado, el driver reduce el tamaño de impresión. Si el tamaño del papel es mayor que el del documento que se va a imprimir, el trabajo de impresión no se adapta para adecuarse a dicho papel. Recorte y tamaño más próximos El trabajo de impresión se realiza independientemente de las diferencias entre el tamaño de papel seleccionado y el real. Sin embargo, el resultado de la impresión no se ajustará para adaptarse al tamaño del papel. Fine (Fino) Seleccione este ajuste para realizar coincidencia de color y conversión CMYK basada en el patrón de perfiles de color seleccionado para [Perfil de color:]. Los colores impresos mediante esta configuración son equivalentes a un ajuste de 1.8 en monitor gamma. Automático Configura de modo automático el mejor patrón de perfil de color, en función de la apariencia del documento a imprimir. Fotográfico Mejora los colores de medios tonos, haciéndolos similares a aquellos que se ven en las fotografías. Presentación Mejora los colores básicos utilizados para textos y gráficos. Esta configuración es mejor para la impresión de tablas, gráficos y materiales de presentación que contienen color. Color sólido Seleccione si grapar las hojas impresas. Cuando se habilita la función de grapado, se debe especificar la posición. Marca de agua Configure la función Marca de agua. Texto de la marca de agua Seleccione el tipo de texto de la marca de agua. Fuente de la marca de agua: Seleccione el tipo de fuente de la marca de agua.

Tamaño de la marca de agua: Seleccione el tamaño de la marca de agua. Ángulo de la marca de agua Seleccione el ángulo de la marca de agua. Estilo de la marca de agua: Seleccione el estilo de la marca de agua. Página banner La página banner se imprime la primera en cada trabajo de impresión. Muestra el nombre de usuario, la hora y la fecha de impresión del trabajo, el nombre del host y el nombre del trabajo.

4.- Equipos de Audio 

Micrófonos

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Grabadoras