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• MARIA ANTONIA DIAZ MENDOZA

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MÉTODOS Y HERRAMIENTAS PARA CONSTRUIR VISIÓN COMPARTIDA DE FUTURO: DISEÑO DE ESCENARIOS.

BREYNER SAMUEL AMAYA RAMÍREZ Cod. 80.179.291

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA – UNAD PROSPECTIVA ESTRATÉGICA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS CEAD VALLEDUPAR 2019

MÉTODOS Y HERRAMIENTAS PARA CONSTRUIR VISIÓN COMPARTIDA DE FUTURO: DISEÑO DE ESCENARIOS.

BREYNER SAMUEL AMAYA RAMÍREZ Cod. 80.179.291

Trabajo presentado como requisito para obtener una nota parcial del curso de Prospectiva Estratégica

ESP. LINA MARCELA PARRA DOCENTE

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA – UNAD PROSPECTIVA ESTRATÉGICA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS CEAD VALLEDUPAR 2019

CONTENIDO Pág. 1.

INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................ 5

2.

OBJETIVOS ........................................................................................................................................... 6

3.

2.1.

OBJETIVO GENERAL ............................................................................................................... 6

2.2.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS ..................................................................................................... 6

DESARROLLO DEL TRABAJO ...................................................................................................... 7 3.1.

PASO 1: SELECCIONAR ROL................................................................................................ 7

3.2.

PASO 2: REALIZACIÓN DE HIPÓTESIS .......................................................................... 7

3.3.

PASO 3: CLASIFICACIÓN DE LAS VARIABLES CLAVE ............................................. 9

3.4.

PASO 4: EJE DE PETER SCHWARTZ ............................................................................. 10

3.5.

PASO 5: EXPLICACIÓN DE CADA UNO DE LOS ESCENARIOS ........................... 11

3.5.1. Escenario Apuesta: Soluciones Médicas de la Costa IPS SAS, Una Institución de Calidad ................................................................................................................ 11 3.5.2.

Escenario Alternativo 1: La mejor infraestructura................................... 12

3.5.3.

Escenario Alternativo 2: Persiguiendo la Calidad. .................................... 12

3.5.4.

Escenario Catastrófico: IPS Estancada. ............................................................ 13

3.6. PASO 6: CLASIFICACIÓN Y SELECCIÓN DE LAS ACCIONES ESTRATÉGICAS… ............................................................................................................................... 13 4.

CONCLUSIONES .............................................................................................................................. 16

5.

BIBLIOGRAFÍA ................................................................................................................................ 17

LISTA DE ILUSTRACIONES

PÁG. Ilustración 1.Selección del Rol .......................................................................................................... 7 Ilustración 2. Eje de Peter Schwartz............................................................................................ 10

LISTA DE TABLAS PÁG. Tabla 1. Realización de Hipótesis .................................................................................................... 8 Tabla 2. Clasificación de las Variables clave .............................................................................. 9 Tabla 3. Resultados de la clasificación de las Variables ...................................................... 9 Tabla 4. Clasificación de las estrategias .................................................................................... 14

1. INTRODUCCIÓN Para Miklos (2009), “en las últimas décadas ha surgido en los campos científicos un movimiento de anticipación que puede ser definido como el esfuerzo de hacer probable el futuro más deseable. Esto es la prospectiva: la actitud de la mente hacia la problemática del porvenir, y se le dimensiona como elemento clave de un estilo de planeación más acorde con las circunstancias actuales” La prospectiva es una disciplina, pero, los autores consideran que su alcance es aún más relevante, ya que es una forma de pensar que implica anticiparse, sin restarle importancia al presente. Los prospectivistas estudian el largo plazo y toman acciones para diseñar el futuro. Si las tendencias indican un futuro indeseable, se toman medidas correctivas para modificarlo; si se espera un futuro deseable, se busca mantener el status quo. En este trabajo se contempla como competencias a desarrollar las siguientes:

Competencia a desarrollar:

Reconoce los fundamentos, orígenes y áreas de influencia de la prospectiva como multidisciplina, elementos básicos en la identificación de las variables y actores más influyentes y los principales retos y desafíos que afrontará la organización en el futuro.

Diseña los escenarios mediante el uso de diferentes herramientas para hacer prospectiva, identificando las mejores estrategias del plan de acción que permitirán a la organización sostenerse en el tiempo.

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2. OBJETIVOS

2.1.

OBJETIVO GENERAL

Realizar el diseño de los escenarios posibles desde el punto de vista de la prospectiva con el fin de identificar las mejores estrategias a aplicar en la empresa con miras a su conservación a través del tiempo.

2.2.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Seleccionar el rol para la presente actividad Realizar la hipótesis teniendo en cuenta el resultado del análisis MIC MAC Clasificar las variables clave Graficar las variables mediante el Eje de Peter Schwartz Realizar la explicación de cada uno de los escenarios Clasificar y seleccionar las acciones estratégicas.

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3. DESARROLLO DEL TRABAJO

3.1.

PASO 1: SELECCIONAR ROL

Cada estudiante seleccionará uno de los roles que se presentan (Diferente del seleccionado en el trabajo anterior) y de los cuales debe cumplir sus respectivas funciones como si el pequeño grupo fuera una empresa y tuvieran que entregar un producto o un servicio.

Ilustración 1.Selección del Rol

Fuente: Captura de pantalla tomada por Breyner Amaya

3.2.

PASO 2: REALIZACIÓN DE HIPÓTESIS

Cada integrante del grupo colaborativo toma las variables clave y/o estratégicas" (Mínimo deben ser 8), y diligencia el cuadro de preguntas fundamentales para un proceso prospectivo, si en el cuadrante superior derecho del plano de influencias dependencias (Mic mac) obtuvieron más de 8 variables el cuadro se diligencia para el total de variables clave. 7

Tabla 1. Realización de Hipótesis

POLIGUBE Política Gubernamental

Se revisan todas las políticas para dar cumplimiento a cada una de ellas.

¿Probablemente qué pasará con la variable? (2) Contrastado Se solicitarán cotizaciones a diferentes proveedores que permita bajar el costo de la maquinaria Se cumplirá con cada una de las políticas gubernamentales

PSCTO Posicionamiento

Se establece para conocer la aceptación de los productos de la empresa entre los clientes.

Se establecerá el posicionamiento de los productos de la empresa frente a sus competidores.

FCULTORG Fortalecimiento de la cultura organización y sentido de pertenencia GESTCALD Gestión de Calidad

Organiza acciones enfocadas para lograr mejorar la cultura organizacional y el sentido de pertenencia hacia la empresa. Conjunto de actividades ordenadas y coordinadas que permiten ofrecer productos o servicios de calidad para a satisfacción de los clientes. Se enfoca en analizar cada uno de los procesos misionales de la empresa.

Definirá las metas y los objetivos a alcanzar para el mejoramiento de la cultura organizacional y el sentido de pertenencia hacia la empresa. Se organizarán actividades para la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad empresarial.

Variable

COSTOMAQ Costo Maquinaria

IMPSCAL Impacto Social

PROPEME Programa de mejora permanente

¿Qué pasa con la variable? (1) Tendencial Se revisa las cotizaciones y servicio post venta de los proveedores.

Se establece un conjunto de medidas de cambio que se toman en la empresa para mejorar su rendimiento.

Distinguirá de cada uno de los procesos, los errores cometidos, encontrar soluciones, planear y ejecutar para lograr mejorar la cadena productiva. Se elaborará y ejecutará el plan de mejoramiento empresarial

¿Qué desea que ocurra con a variable? (3) Optimista Se baje el costo de maquinaria en un 10%

Que se no se incurra en sanciones por no cumplir con las políticas establecidas Se analizará la información recolectada sobre la aceptación de los productos de la empresa y se tomará decisiones asertivas. Se logrará alcanzar las metas y objetivos propuestos.

Se implementará el Sistema de Gestión de la Calidad empresarial.

Se corregirán errores presentados y se logrará mejorar la cadena productiva de la empresa

Se dará cumplimiento al plan de mejoramiento, incrementando la productividad y dirigiendo a la empresa para lograr mejorar su competitividad

8

DESATECN Desarrollo Tecnológico

Se revisa la infraestructura tecnológica con la que cuenta la empresa

Se realizará tecnológico empresa especifique los mismos

un inventario dentro de la donde se el estado de

Se mejorará infraestructura tecnológica.

Fuente: Formato dado por la Instructora.

3.3.

PASO 3: CLASIFICACIÓN DE LAS VARIABLES CLAVE

Cada estudiante a partir de las variables clave identificadas en el cuadrante superior del plano de influencias dependencias directas del Micmac (Mínimo 8) realiza la clasificación por las categorías según corresponda:

Tabla 2. Clasificación de las Variables clave

Económica Costo de la maquinaria Social Impacto Social Posicionamiento Ambiental

CATEGORÍAS Tecnológica Desarrollo tecnológico Política Política Gubernamental Normativa Programa de mejora permanente Gestión de Calidad

Productiva Administrativa Fortalecimiento de la cultura organización y sentido de pertenencia Otras

Fuente: Formato dado por la Instructora.

Tabla 3. Resultados de la clasificación de las Variables

Categoría de la Variable Económica Social Ambiental Administrativa Tecnológica Política Normativa Productiva TOTAL

Número de variable 1 2 0 1 1 1 2 0 8

Fuente: Elaboración propia

9

la

Para la agrupación de las variables, en la Tabla 3 se observa que las dos categorías con más variables son las siguientes: Agrupación Normativa – Social Económico – Administrativa 3.4.

PASO 4: EJE DE PETER SCHWARTZ

Cada estudiante grafica los escenarios colocando las dos categorías de variables seleccionadas en los Ejes X y Y, así mismo coloca nombre e imagen del escenario según la ubicación en cada cuadrante. Tanto los nombres como las imágenes deben estar relacionados con la empresa y según la ubicación de los escenarios (En el escenario apuesta una imagen donde todo está bien en la empresa y con un nombre que demuestre que así es; en el escenario catastrófico una imagen donde todo está mal, muy mal y con un nombre que refleje esto; en los escenarios alternativos tienen que tener en cuenta imágenes intermedias donde no todo está bien pero tampoco está mal). Ilustración 2. Eje de Peter Schwartz

Normativa – Social +

Escenario apuesta o Deseable (++)

Escenario Alternativo (+-) Económico – Administrativa -

Económico – Administrativa +

Escenario Catastrófico (--)

Escenario Alternativo (+-)

Fuente: Diseño propio Normativa – Social -

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3.5.

PASO 5: EXPLICACIÓN DE CADA UNO DE LOS ESCENARIOS

(Apuesta, catastrófico y los dos (2) alternativos); Cada estudiante debe aportar en la descripción de cada escenario. Esta descripción se debe hacer en forma de ensayo (escenario apuesta mínimo una hoja, los otros 3 escenarios mínimo media hoja cada uno) y teniendo en cuenta la ubicación de las categorías de variables en los cuadrantes del eje de Peter Schwartz (Si son positivas o negativas) y los actores que manejan las variables y las posibles alianzas y conflictos que puedan presentar y según sea el caso; de igual manera deben tener en cuenta el cuadro de tendencias realizado en el paso 3 donde toman cada variable clave y hacen una imagen del futuro – Hipótesis.

3.5.1. Escenario Apuesta: Soluciones Médicas de la Costa IPS SAS, Una Institución de Calidad En un tiempo establecido, la empresa Soluciones Medicas de la Costa IPS SAS contará con un programa de mejora permanente establecido y funcionando de manera eficiente, donde se pueda contar con empleados habilidosos, entrenados para hacer el trabajo bien, para controlar los defectos, errores y realizar diferentes tareas u operaciones. Además, esos empelados estarán motivados, con una cultura organizacional muy bien estructurada y gran sentido de pertenencia, que pongan empeño en su trabajo, que busquen realizar las operaciones de manera óptima y sugieran mejoras, quienes estén dispuestos a asumir todos los cambios a los que se puedan enfrentar, capaces y dispuestos a adaptarse a nuevas situaciones en la empresa. Por otro lado, será una empresa certificada en Calidad, que le va a permitir a la empresa mejorar su posición en el mercado, además de aumentar la productividad ya que será más competitiva, además de representar una mayor confianza y valor agregado para el cliente en la selección y consideración de varias ofertas o muestras de diferentes oferentes. La IPS tendrá la norma ISO 9001 certificada, por lo que podrán optimizar más sus procesos, esto permitirá que sus clientes tengan una mejor satisfacción, ya que las normas internacionales mejoran la calidad del servicio que presta la entidad. En cuanto a la maquinaria, la IPS contará con equipos de última tecnología a los cuales se les haga un servicio de mantenimiento eficaz, que le permita una mejor utilización al servicio de los clientes de esta manera, brindar un servicio de calidad a los usuarios.

Además, Soluciones Medicas de la Costa IPS SAS, será una entidad enfocada en dar cumplimiento de la mejor manera a sus objetivos misionales, enfocados siempre a la buena prestación del servicio de salud a sus afiliados. 11

En este escenario, los empleados de la IPS lograron superar las situaciones de aprendizaje que se presentaron durante la implementación del sistema de gestión de calidad y se propusieron participar activamente en todos los procesos para el mejoramiento de la prestación del servicio.

Los usuarios estarán satisfechos de no tener que hacer largas filas en la atención de sus requerimientos, ya que la atención será oportuna y sin retrasos.

3.5.2. Escenario Alternativo 1: La mejor infraestructura. En este escenario, Soluciones Medicas de la Costa IPS SAS mejora significativamente su servicio de atención a sus usuarios, reduciendo el tiempo de espera para la atención que requieren.

Por su parte, le dan prioridad al mejoramiento de la maquinaria, garantizar un buen uso y buen mantenimiento de los equipos que se usan en la atención a los usuarios, además de establecer una cultura organización que fomente el sentido de pertenencia.

En este tiempo se ha trabajado en la certificación de Calidad, pero aún no se ha logrado ya que no se han puesto de acuerdo con el cronograma de capacitación enfocado al conocimiento de los procesos dentro del marco del sistema de calidad.

La IPS ha logrado mejorar en gran manera el número de afiliados y se prepara para brindarles un mejor servicio.

3.5.3. Escenario Alternativo 2: Persiguiendo la Calidad.

En este escenario, Soluciones Medicas de la Costa IPS SAS, ha logrado reducir el nivel de insatisfacción de sus afiliados, se ha implementado el sistema de gestión de calidad, lo que le ha permitido ganarse algunos contratos importantes.

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La IPS ha mejorado el número de afiliados, pero aún le falta mejorar la infraestructura e invertir en maquinaria para poder ofrecer un buen servicio a los afiliados.

Se ha capacitado a los empleados para el manejo adecuado del sistema de gestión de la calidad y ha mejorado la prestación de servicio y en el posicionamiento, es decir, han mejorado la imagen externa, aunque les falta terminar procesos para mejorar la satisfacción interna de los empleados.

3.5.4. Escenario Catastrófico: IPS Estancada.

Con el pasar del tiempo, la entidad Soluciones Medicas de la Costa IPS SAS no ha logrado desarrollar los procesos propuestos para mejorar la prestación de servicios a los usuarios, han tenido mucha dificultad para la implementación del sistema de calidad, por lo que no pudieron obtener el certificado, esto los llevó a perder algunos usuarios y a reducir sus ingresos.

Por otro lado, los empleados han colocado mucha resistencia a los cambios propuestos por la administración y esto ha conllevado a cambiar constantemente de personal, lo que ha impedido el crecimiento empresarial.

Además, las maquinarias y equipos no han recibido a tiempo los mantenimientos correspondientes, lo que ha producido atrasos en la prestación del servicio y ha generado un descontento entre los usuarios que han respondido con huelgas a la entrada de la IPS. Acompañado a lo anterior, las EPS contratadas han desmejorado los servicios prestados, por lo que se han visto aglomeración y en muchas ocasiones los usuarios no encuentran camas disponibles.

3.6.

PASO 6: CLASIFICACIÓN Y SELECCIÓN DE LAS ACCIONES ESTRATÉGICAS

El pequeño grupo colaborativo retoma las variable claves que se identificaron en el plano de influencias dependencias - cuadrante superior derecho del método Micmac (Mínimo 8) y se las dividen para diligenciar el cuadro de Clasificación y selección de las acciones estratégicas. 13

Aquí los estudiantes deben tener en cuenta el escenario apuesta que quieren alcanzar en la empresa u organización y que describieron en el paso anterior: el cuadro debe tener la variable clave, el objetivo que se quiere lograr con esa variable y la estrategia de cómo hacer para que se logre ese objetivo y así potencializar la variable clave para la consecución del escenario apuesta y finalmente colocan el indicador (Numerador / Denominador) cuyo resultado permitirá medir si se está cumpliendo con el objetivo y la estrategia planteada.

Tabla 4. Clasificación de las estrategias

NOMBRE DEL ESCENARIO APUESTA: Escenario Apuesta: Soluciones Médicas de la Costa IPS SAS, Una Institución de Calidad VARIABLE CLAVE OBJETIVO ESTRATEGIA INDICADOR ¿Qué queremos ¿Qué hacer? lograr? COSTOMAQ Lograr que se le Elaborar cronograma de Número de realice mantenimiento de Mantenimientos Costo Maquinaria mantenimiento maquinaria realizados /Número preventivo y de Mantenimientos correctivo a la programados maquinaria existente. POLIGUBE Lograr que el Realizar capacitaciones Número de empleados personal que labora sobre políticas capacitados/Número Política en la IPS conozcan gubernamentales que total de empleados Gubernamental las políticas rigen la salud en gubernamentales Colombia. que rigen la salud en Colombia. PSCTO Conocer el Aplicar encuesta al 10% Número de Posicionamiento posicionamiento de de la población vallenata encuestados/Número la IPS en la ciudad de sobre la IPS total de habitantes Valledupar FCULTORG Fortalecimiento de la cultura organización y sentido de pertenencia GESTCALD Gestión de Calidad

Fomentar entre los empleados el sentido de pertenencia empresarial.

Realizar actividades que fomenten la cultura organizacional y el sentido de pertenencia de la entidad entre los empleados

Número actividades desarrolladas/ Número actividades programadas

de

Lograr que en el semestre 2020 B la IPS obtenga la ISO Certificación ISO 9001

Establecer cronograma especificando tareas a cumplir para lograr la certificación de Calidad.

Número tareas ejecutadas/ Número de tareas programadas

de

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IMPSCAL Impacto Social

PROPEME Programa mejora permanente DESATECN Desarrollo Tecnológico

de

Conocer el nivel de satisfacción del 75% de los usuarios.

Medir el nivel de satisfacción de los usuarios de la IPS mediante una encuesta aplicada a usuarios

Número de usuarios encuestados / Número total de usuarios

Establecer programa de mejora permanente dentro de la empresa.

Elaborar plan mejoramiento empresarial

de

Número de actividades ejecutadas / Número de actividades programadas.

Mejorar infraestructura tecnológica de empresa

Elaborar tecnológico.

inventario

Número de artefacto inventariado/ Número total de artefactos existentes.

la la

Fuente: Formato dado por la Tutora

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4. CONCLUSIONES

Al realizar el análisis prospectivo de una empresa permite establecer escenarios que permiten bajar el nivel de incertidumbre al momento de tomar decisiones asertivas.

Para Balbi (2008), la prospectiva estratégica es una disciplina que ha logrado convertirse en la herramienta clave de esa construcción del futuro deseado y posible; en particular, sus últimos desarrollos, que arriban a la llamada, prospectiva estratégica, que constituyen el basamento fundamental del liderazgo y del management moderno.

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5. BIBLIOGRAFÍA

Astigarraga, E. (12 de Octubre de 2013). Prospectiva ¿Por qué hacer prospectiva? . Obtenido de http://www.prospectiva.eu/zaharra/00_Inicio_ESTE.pdf Avendaño, M. (2015). Aplicación de la Prospectiva – Resumen. . Obtenido de http://datateca.unad.edu.co/contenidos/102053/1020532016/Contenido/Un idad_1/Aplicacion_de_la_Prospectiva.pdf Balbi, E. R. (2008). Metodología de la investigación de futuros: CELGYP y The millennium project. Buenos Aires:: Editor Eduardo Raúl Balbi. Mera, C. (2010). Curso de profundización en prospectiva estratégica por escenarios empresariales. Universidad Nacional Abierta y a Distancia. Bogotá: UNAD. Miklos, T. (2009). Planeación Prospectiva. Limusa. Mojica, F. J. (2006). Concepto y aplicación de la prospectiva estratégica. Med, 122-131.

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