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Indicadores de Gestión Logística y Abastecimiento. Tomás Mosquera Acuña. Gestión de Logística y Abastecimiento Instituto IACC 27.07.2020.

Desarrollo

1. Identifica diversos indicadores para desempeño en la gestión logística vinculado a su empresa. En caso de que no se encuentre laborando, cree una empresa ficticia en donde usted, pueda explicar diversos indicadores para desempeño en la gestión logística. Respuesta. Antes de presentar la descripción de cada indicador, es importante dejar en claro la expresión “ Periodo X ”, la cual es utilizada en varios de los indicadores. El periodo X hace referencia al periodo de tiempo sobre el cual se lleva a cabo la medición. Para un estudio de benchmarketin se recomienda, en lo posible, trabajar con periodos de tiempos largos, que contengan picos y bajas en la demanda debidas a eventos y comportamientos propios de algunos meses del año. No obstante, lo realmente importante, es que las empresas trabajen bajo los mismos parámetros de tiempo para que los datos sean comparables. Para procesos internos es conveniente tener facilidades para poder, ncualquier momento, consultar el comportamiento acumulado de los indicadores en el tiempo transcurrido del año o del mes. En general, es muy importante estudiar el desempeño de cada mes, teniendo en cuenta los eventos que de alguna manera puedan haber afectado el comportamiento del indicador. Los indicadores logísticos que comentare a continuación se encuentran clasificados de acuerdo con las siguientes actividades o procesos. 

Indicadores de servivio. Este grupo de indicadores busca medir el nivel de servicio que la empresa presta a sus clientes, tanto internos como externos. -

Pedidos entregados a tiempo, este indicador mide el nivel de cumplimiento de la compañía para realizar la entrega de los pedidos, en la fecha o periodo de tiempo pactado con el cliente. Calculo.

numeros de pedidos entregados ,recibidos durante el periodo X enla fecha o periodo pactad Numerototal de pedidos solicitados para el periodo x

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Pedidos entregados completos, este indicador mide el nivel de cumplimiento de la compañía en la entrega de pedidos completos al cliente, es decir, establece la relación entre lo solicitado y lo realmente entregado al cliente. Este indicador puede evaluarse de tres maneras. Refencias. Número de referencias entregadas , recibidas completas en el periodo X Total de referencias solicitadas en el periodo X Unidades de producto. Número de unidadesde producto entregadas , recibidas en el periodo X Número total de unidades de producto solicitadas para el periodo X Pedidos. Número de pedidos entregados ,recibidos completos en el periodo X Total de pedidos solicitados para el periodo X

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Ciclo de la orden de compra, este indicador tiene por objeto controlar el tiempo que transcurre entre el momento en que el cliente realiza el pedido y el momento en que éste recibe fisicamente la mercancia. Este indicador debe expresar el ciclo normal de reorden y por lo tanto debe calcularse excluyendo los pedidos urgentes y los pedidos programados. Debe aclararse que este indicador no corresponde a la capacidad de respuesta de un proveedor, lo que mide es la longitud de tiempo de la cadena de abastecimiento, teniendo en cuenta los acuerdos establecidos entre cliente y proveedor. Claculo. promedio de los tiempos de atención de los pedidos Entregados , recibidos en el periodo X

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Documentación sin problemas, el indicador de documentación sin problemas mide el porcentaje de facturas generadas, recibidas por la compañía sin ningun error. Es importante que la compañía, además de calcular este indicador, documente las causales de problemas de facturación ( notas de credito). Se pueden enumerar, entre otras las siguientes causales

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Precios facturados diferentes a los pactados. Bonificaciones y/o escuentos aplicados en la factura, diferentes a los pactados. Referencias facturadas, diferentes a las entregadas. Cantidades e las referencias facturadas, diferentes a las entregadas. Mercancia no solicitada. Errores en otros datos de la factura.

Cálculo. número total de facturas generadas , recibidas sin problemas en el periodo X número total de facturas generadas ,recibidas en el periodo X 

Indicadores de gestión de inventarios. -

Dias de inventario, este indicador determina para qué periodo de tiempo en promedio la empresa mantiene inventarios. Cálculo. Costo promedio del inventario x (diasdel periodo) Costo netode lamercancia vendida en el periodo x

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Faltantes de inventario, este indicador mide la ruptura de inventarios en centros de distribución de clientes y proveedores y en puntos de ventas cuando aplique. Cálculo. Número de items no disponibles en el periodo x Número total de items que deben estar disponibles

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Indicadores de gestión logística. Estos indicadores buscan medir la eficiencia de la gestión logística de la compañía, teniendo encuenta la asignación de recursos hecha a este tipo de actividades y el manejo de las herramientas que definen la red de distribución de la empresa. -

Costo de distribución, este indicador mide tres elementos. El impacto que tiene los costos de distribución sobre la operación total de la compañía, es decir cuánto representan los recursos invertidos en el proceso e distribución sobre los resultados representados en las ventas de la empresa. El costo de distribución por unidad de embalaje vendida . El costo de distribución por unidad de peso vendida (Kg). Cálculo. % Costo de distribución = Costos de distribución del periodo x Ventas netas del periodo x Costo de distribución / unidad = X embalaje despachada Costos de distribución delperiodo x Total unidades embalaje vendidas del periodo x Costos de distribución / Kilogramos = Costos de distribución del periodo x total kilogramos vendidos en el periodo x

2. ¿El espacio disponible en el centro de distribución (CEDI) en su almacén es de 500 m2 y se cuenta con un espacio total de 10.000 m2? Calcule el porcentaje de utilización del espacio en el centro de distribución. Respuesta. 500 * 100 10000 = 5% es el porcentaje utilizado.

3. Seleccione diversos indicadores de acuerdo con los criterios establecidos y explique con sus palabras la importancia de contribuir en la toma de decisiones dentro de la organización. Respuesta. Los indicadores son instrumentos que aportan información relevante para evaluar el desempeñoy en qué medida se están cumpliendo los objetivos estratégicos de las diferentes áreas o departamentos. En el contexto de una empresa que haya establecido un sistema de gestión de procesos, los indicadores deben permitir el siguimiento de la gestión estratégica de dichos procesos o acciones planificadas, estos indicadores pueden ser. 

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Indicadores de proceso o inductores, que permiten monitorizar el desarrollo de las activadades de dichos procesos e indicadores de resultados que evalúan si el proceso alcanza o no los objetivos propuestos. Indicadores de eficacia, miden si se realizaron las acciones previstas en el proceso de una forma correcta. En la atención al cliente son, por ejemplo, el plazo de entrega y la puntuelidad de entrega. Este tipo de indicadores se enfocan en el que qué se debe hacer. Indicadores de calidad objetiva y calidad percibida, en el ejemplo de la gestión de pedidos se puede utilizar el indicador del grado de satisfacción de los clientes con relación a los pedidos. Para ello, se deben conocer y definir las caracteristicas y espicificaciónes para la satisfacción del cliente. Indicadores compuestos, permiten medir y evaluar conceptos de múltiples dimenciones, resumen en una sola medida global la medicion de varios subindicadores.

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Indicadores directos e indirectos, Los indicadores directos son aquellos n los que las variables que utilizan son faciles de identificar y de medir y están directamente relacionadas con el objetivo a medir. Los indicadores indirectos son formas aproximadas de medir determinados objetivos. Las variables utilizadas no tienen una relación directa con con el objetivo a medir.

4. Diseñe un diagrama de proceso de gestión logística y abastecimiento vinculado a su empresa. En caso de que no se encuentre laborando, cree una empresa ficticia en donde usted, pueda explicar un diagrama de proceso de gestión logística y abastecimiento

Respuesta. Con la informacion recopilada desde el levantamiento de procesos logístico en obra hasta la investigación respecto de metodologías existentes para mejorar la cadena de abastecimiento, ha sido posible elaborar una propuesta de optimización de la logística interna en obra. A continuación, cada uno de los procesos que conforman esta propuesta y las medidas planteadas para cada paso. Organigrama Propuesto.

A. Planificación de la logística. Actividades a relizar ( residente de obra – jefe de logistica). 

Revisión de antecedentes. Cuando el proyecto ya ha sido adjudicado, se raliza una revisión de la totalidad de sus antecedentes. Es importante ya que en esta etapa se definirá los siguientes aspectos. - Cantidades requeridas por recursos. - Confirmar proveedores. - Detallar programa de obra. Con esta información se dará paso a actividades relacionadas con el abastecimiento y la entrega o distribución de recursos de obra.

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Kit de recursos. Dentro de los conceptos innovadoras detectados durante el desarrollo del proyecto, se encuentran los kits de recursos. Estos kits o paquetes de recursos son diseñados en la etapa de planificación y tienen como objetivo entregar todos los materiales o herramientas requeridos para ejecutar una faena en cantidades exactas, algunos beneficios de usar este metodo de entrega. - Aumenta el control sobre el consumo de recursos. - Organiza las labores al interior del almacen. Estos kits deben ser creados por profecionales del área técnica, quienes definen los materiales que serán agrupados y las cantidades a entregar, esta información deberá ser entregada al personal del almacen. Kits de recursos ejemplo.

CÓDIGO 1524 2051 1634 3698 2589

ACCESORIOS DE BAÑO TIPO A MATERIAL UNIDAD Portarrollos Unidad Jabonera Unidad Toallero argolla Unidad Barra cortina Unidad Perchas Unidad

Cuadro de entrega.

CANTIDAD 1 1 1 1 1

Cumple un objetivo similar al kit de recursos, se utiliza para controlar recursos independientes, no agrupados, sus destinos y las cantidades. Estos deben se creados por profecionales del área técnica, quienes definen los materiales que serán agrupados y las cantidades a entregar, esta información deberá ser entregada al personal del almacén. CUADRO DE ENTREGA CERÁMICAS CÓDIGO MATERIAL UNIDAD CANTIDAD REV113 Cerámica 33*33 cm white Unidad 47 REV156 Cerámica 33*33 cm Beige Unidad 150 REV217 Cerámica 33*33 cm white Unidad 75 REV015 Cerámica 33*33 cm white Unidad 165 REV259 Cerámica 33*33 cm Rustica Unidad 120

DESTINO Baño tipo A Baño tipo A Baño tipo B Baño tipo B Acceso

Calendarios de compra y despacho. Este documento es elaborado or el área administrativa de la obra y contiene un calendario de compras y despachos de los materiales criticos.

Definir ubicación de los almacenes. Es necesario definir la ubicación de los almacenes en obra algunos aspectos a conciderar. - Fácil acceso para camiones de proveedores (descarga eficiente). - Considerar el posterior uso de maquinas de distribución (grúas). - Entregar visibilidad a las oficinas de almacén, para evitar robos. - Acopios fuera de almacén en un lugar que permita que sean controlados. Comunicar condiciones de acopio de materiales mas delicados. Basicamente consiste en comunicar y entregar información al personal e almacén sobre las condiciones de acopio de los materiales.

Diagrama de proceso de planificación

B. Abastecimiento de recursos.    

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Implementar un sofware a la cadena de abastecimiento, para gestionar las compras que surjan de la obra. Revisión del inventario desde el almacén central. Verificar que los materiales se encuentren en almacén o en caso contrario, realizar la solicitud de compra. El jefe de logística deberá revisar dicha solicitud en coordinación con el residente de obra, administrador u otro, lo cual deberá ser aprobado o desaprobado. Seguir con el proseso de compra. Los principales beneficios de incorporar estos cambios al flujo actual son: - Revisar el inventario, nos permite detectar faltas de stoc. - Es posible solicitar las compras sin salir del frente de trabajo. - Se elimina la digitalización de pedidos de compra en almacén. - Se evitan posteriores errores de digitación. - Disminuye el tiempo desde la creación de un pedido hasta su aprobación.

Diagrama de proceso de abastecimiento de recursos.

C. Recepción de recursos. 

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El responsable del almacén debe ser una persona responsable, organizado y riguroso para la revisión, debe tener capacitación sobre logística. Revisar los documentos del despacho (guia de salida, orden de compra). Cotejar las cantidades y tipo de material sean efectivamente lo solicitado. Realizar la evaluación a proveedores, actividad que corresponde al jefe de almacén. Ingresar toda la información al sofware que se utilice ( importante que se realice cuando llega el material al almacen). Acopiar el material en un lugar que tenga las condiciones adecuadas. Mantener el orden del almacén. Entregar las condiciones que indica el proveedor. Respetar normas internas de acopio. Acopiar en lugar de fásil acceso.

Diagrama de proceso de recepción de recursos.

D. Gestión de almacenes.

E. Entrega y distribución. 

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Llenar formato de solicitud, esta debe ser visada por el residente de obras o maestro de obras, según necesidad real, lo cual debe contener tipo de material, cantidad solicitada y destino. El jefe de almacén revisa dicha solicitud, quien podra editar, la información o rechazar. El sistema debe validar que las cantidades solicitadas stén dentro de lo calculado por los profecionales de obra. Imprimir el comprobante de salida. Los recursos serán trasladados directamente por el trabajador o por una cuadrilla de transporte , lo cual ebe contener la firma del trabajador. Es posible mantener la información actualizada del inventario.

Diagrama de proceso de entrega y distribución.