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• Angélica Pasache Carbajal

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INTRODUCCIÓN PRESENTACIÓN Y EXPLICACIÓN DEL TEMA A nuestro país se le conoce por poseer innumerables ecosistemas, cada uno con características propias de climas y suelos que contribuyen a la presencia de una gran biodiversidad de flora y fauna, lo que a su vez permite la explotación de diferentes cultivos. Esta característica es importante teniendo en cuenta que las empresas nacionales han sabido aprovechar estas ventajas comparativas. A esto se suma la implementación de un tratado de libre comercio con los Estados Unidos que reemplazaría a la Ley de Promoción Comercial Andina y Erradicación de Drogas (ATPDEA) y permitirá la expansión del mercado de exportación de productos y por ende mayores oportunidades para las exportadoras de frutas y vegetales y también a las empresas que procesadoras de estos productos. Cabe resaltar que la mira no debe solo concentrarse en los Estados Unidos sino debe ampliarse a otros mercados, de acuerdo a un estudio elaborado por el centro de Promoción a las Importaciones de los Países en Desarrollo de Holanda, que tiene como enfoque los 5 mercados más importantes de frutas y vegetales frescos (Alemania, Francia, el Reino Unido, los países Bajos e Italia), para ellos las oportunidades de exportación de los países en desarrollo como el nuestro, están identificadas básicamente en el segmento de productos exóticos (tropicales) y los que están fuera de temporada, es decir que son transportados a Europa en época de invierno. Asimismo, hay que recalcar que existe una tendencia mundial por el consumo de productos naturales y orgánicos, lo cual ha generado el crecimiento de la demanda mundial. El Perú no es ajeno a esta tendencia y en los últimos 5 años el interés por lo natural, por lo orgánico y por los productos libres de pesticidas así como por

la

medicina alternativa, ha generado una incremento en la demanda de frutas, vegetales y cocina gourmet, en nuestro medio esto se refleja en la aparición de diversas empresas dedicadas al cultivo de productos orgánicos y la aparición de casas de productos naturistas.

1

Como se mencionó anteriormente, el Perú posee las condiciones para poder cultivar un sinfín de especies vegetales aprovechables, y dependerá de nosotros hacer de éstos atractivos para el mercado local e internacional. Dentro de las empresas que se han propuesto como meta el conquistar el mercado de venta de fruta procesada tenemos a Éxito Perú SAC, empresa que hemos elegido como objeto de análisis y diagnóstico para el presente trabajo.

El presente trabajo tiene como finalidad el estudio de la Estructura organizacional de la Empresa Exitos Perú S.A.C. dedicada a la industria alimentaria, procesando pulpas de fruta así como elaborando mermeladas y otros productos derivados para importantes empresas del rubro. Escogimos esta empresa por ser una empresa en crecimiento que ha incrementado sus ventas en un rubro muy interesante e innovador como el alimenticio, a pesar de su crecimiento en producción y ventas este avance no se ha visto reflejado en su organización administrativa, manteniendo un manejo informal que impide que su producción y por lo tanto sus ventas llegue a un nivel

mucho mayor al que

actualmente manejan. El estudio y evaluación de la empresa representa un reto para nosotros, ya que al finalizar el desarrollo del presente trabajo tendremos una propuesta para su Organización Administrativa, la misma que esperamos sea aplicada y conlleve los resultados óptimos que corresponden a un negocio en constante crecimiento.

2

MARCO REFERENCIAL ADMINISTRACION: Los conceptos de administración

y de administración

estratégica

han ido

evolucionando a lo largo del tiempo. Estos conceptos representan un desafío para las definiciones que son de aceptación general por cuanto los expertos las desarrollan y los administradores las llevan a la práctica de diversas formas. Esta falta de consenso sin embargo no impide que muchas organizaciones de nuestros días traten de cosechar los beneficios de la administración estratégica a través del desarrollo de estrategias innovadoras que les permitan superar a sus competidores. Proceso Administrativo: Estrategia: Se define como la pauta o plan que integra los objetivos, las políticas y la secuencia de acciones principales de una organización en un todo coherente. La estrategia ayuda a la empresa a asignar recursos, a sacar provecho de sus potencialidades relativas y a mitigar sus debilidades, a explotar los cambios que se proyectan en el ambiente y a neutralizar las posibles iniciativas de sus competidores. Gestión Empresarial: En base a la definición anterior una empresa que adopte una estrategia bien articulada debería: Estructura Orgánica: Organigrama Tipos de organigrama Manual 

Establecer con claridad su dirección



Conocer sus potencialidades y debilidades en comparación con las de sus competidores.



Dedicar los recursos ganados con su esfuerzo a proyectos en los que apliquen su conjunto de competencias básicas, las habilidades principales de la organización.

3



Identificar los factores del ambiente político y social que demanden un seguimiento cercano.



Reconocer que acciones de la competencia han de ser objeto de atención especial.

Administración Estratégica: La administración estratégica es un proceso continuado, reiterativo y transfuncional dirigido a mantener a una organización en su conjunto acoplada de manera apropiada con el ambiente en que se desenvuelve. ORGANIZACIÓN: La palabra organización tiene tres acepciones; la primera, etimológicamente, proviene del griego organon que significa instrumento; otra se refiere se refiere a la organización como una entidad o grupo social y otra más que se refiere a la organización como un proceso. Esta etapa del proceso administrativo se basa en la obtención de eficiencia que solo es posible a través del ordenamiento y coordinación racional de todos los recursos que forman parte del grupo social.

ANALISIS ORGANIZACIONAL: El Análisis Organizacional es una disciplina que ofrece ciertos modelos para el abordaje y el tratamiento de problemas en sistemas organizativos, de acuerdo con las características de la misión, de la cultura, de las personas, del trabajo y del contexto externo de cada organización. Las características del método conducen a profundizar el análisis de situaciones organizacionales, permitiendo una progresiva inclusión de roles, sectores, niveles jerárquicos y grupos de poder, para resolver conjuntamente los problemas, con la ayuda de un consultor externo que actúa como "agente de cambio". Esta disciplina contribuye al abordaje y al tratamiento de cuestiones claves que determinan, directa o indirectamente, el desempeño organizacional.

4

TIPOS DE ORGANIZACIONES: Las Organizaciones son extremadamente heterogéneas y diversas, por tanto, dan lugar a una amplia variedad de tipos de organizaciones. Los principales tipos de organizaciones, clasificados según sus objetivos, estructura y características principales, se dividen en: 1. Organizaciones según sus fines 2. Organizaciones según su formalidad 3. Organizaciones según su grado de centralización.

Organizaciones Según Sus Fines.- Es decir, según el principal motivo que tienen para realizar sus actividades. Estas se dividen en:

1. Organizaciones con fines de lucro: Llamadas empresas, tienen como uno de sus principales fines (si no es el único) generar una determinada ganancia o utilidad para su(s) propietario(s) y/o accionistas.

2. Organizaciones sin fines de lucro: Se caracterizan por tener como fin cumplir un determinado rol o función en la sociedad sin pretender una ganancia o utilidad por ello. El ejército, la Iglesia, los servicios públicos, las entidades filantrópicas, las organizaciones no gubernamentales (ONG), etc. son ejemplos de este tipo de organizaciones. Organizaciones Según su Formalidad.- Dicho en otras palabras, según tengan o no estructuras y sistemas oficiales y definidos para la toma de decisiones, la comunicación y el control. Estas se dividen en:

3. Organizaciones Formales: Este tipo de organizaciones se caracteriza por tener estructuras y sistemas oficiales y definidos para la toma de decisiones, la comunicación y el control. El uso de tales mecanismos hace posible definir de manera explícita dónde y cómo se separan personas y actividades y cómo se reúnen de nuevo.

5

Este tipo de organizaciones (formales), pueden a su vez, tener uno o más de los siguientes tipos de organización: 

Organización Lineal: Constituye la forma estructural más simple y antigua, pues tiene su origen en la organización de los antiguos ejércitos y en la organización eclesiástica de los tiempos medievales. El nombre organización lineal significa que existen líneas directas y únicas de autoridad y responsabilidad entre superior y subordinados. De ahí su formato piramidal. Cada gerente recibe y transmite todo lo que pasa en su área de competencia, pues las líneas de comunicación son estrictamente establecidas. Es una forma de organización típica de pequeñas empresas o de etapas iniciales de las organizaciones.



Organización Funcional: Es el tipo de estructura organizacional que aplica el principio funcional o principio de la especialización de las funciones. Muchas organizaciones de la antigüedad utilizaban el principio funcional para la diferenciación de actividades o funciones.



Organización Línea-Staff: El tipo de organización línea-staff es el resultado de la combinación de los tipos de organización lineal y funcional, buscando incrementar las ventajas de esos dos tipos de organización y reducir sus desventajas. En la organización líneastaff, existen características del tipo lineal y del tipo funcional, reunidas para proporcionar un tipo organizacional más complejo y

completo. En la organización linea-staff coexisten órganos de línea (órganos de ejecución) y de asesoría (órganos de apoyo y de consultoría) manteniendo relaciones entre sí. Los órganos de línea se caracterizan por la autoridad lineal y por el principio escalar, mientras los órganos de staff prestan asesoría y servicios

especializados. 

Comités: Reciben una variedad de denominaciones: comités, juntas, consejos, grupos de trabajo, etc. No existe uniformidad de criterios al respecto de su naturaleza y contenido. Algunos comités desempeñan funciones administrativas, otros, funciones técnicas; otros estudian problemas y otros sólo dan recomendaciones. La autoridad que se da a los comités es tan variada que reina bastante confusión sobre su naturaleza. 6

4. Organizaciones Informales: Este tipo de organizaciones consiste en medios no oficiales pero que influyen en la comunicación, la toma de decisiones y el control que son parte de la forma habitual de hace r las cosas en una

organización. Según

Hitt,

Black

y

Porter,

aunque

prácticamente

todas

las

organizaciones tienen cierto nivel de formalización, también todas las organizaciones, incluso las más formales, tienen un cierto grado de informalización. Organizaciones Según su Grado de Centralización.- Es decir, según la medida en que la autoridad se delega. Se dividen en:

1. Organizaciones Centralizadas: En una organización centralizada, la autoridad se concentra en la parte superior y es poca la autoridad, en la toma de decisiones, que se delega en los niveles inferiores.

2. Organizaciones Descentralizadas: En una organización descentralizada, la autoridad de toma de decisiones se delega en la cadena de mando hasta donde

sea

posible.

La

descentralización

es

característica

de

organizaciones que funcionan en ambientes complejos e impredecibles. Las empresas que enfrentan competencia intensa suelen descentralizar para mejorar la capacidad de respuesta y creatividad.

7

CAPITULO I INFORMACION GENERAL DE LA EMPRESA 1.1 Reseña Histórica: EXITOS PERU S.A.C es una empresa que se fundó en 1995 como comercializadora, en el año 2004 pasó a ser una industria alimentaria en todos estos años teniendo como cliente, entre otros, a la Empresa Gloria S.A. con pulpas de frutas pasteurizadas para su línea de Yogurt. Por la responsabilidad y sobre todo por la calidad de su servicio al cliente, entre otras cualidades, se le ha

permitido mantenerse por tanto tiempo en un negocio tan

competitivo. Desde hace algunos años, después de pasar una evaluación muy exigente, provee de pulpa de fresas pasteurizada a la empresa Nestlé Perú, para su línea de helados (“Selección Especial por el 110 Aniversario”). Actualmente Nestlé Perú ha solicitado le desarrollen pulpas de frutas congeladas de maracuyá y guanábana, para lo cual la empresa está invirtiendo en cámaras de frío a fin de abastecerlos en esa línea. Adicionalmente, desde hace 3 años, viene produciendo una línea de pulpas de frutas naturales congeladas para restaurantes, cafés, hoteles, etc. Esta línea de producto ha tenido muy buena aceptación, dichas pulpas vienen en presentaciones de 250 gr. cada una y se usan para elaborar jugos, frozen, tragos, postres, etc. En este rubro sus principales clientes son: Café de Oro (Café Café), Servicios Comerciales y Turísticos 2 de Mayo (Parque D’Onofrio), Mercedes Casana (Macarios), El Haiti, Bravo Restobar, Cocodrilo Verde, Malabar, entre otros. EXITOS PERU S.A.C. también cuenta con una línea de Mermeladas Light, siendo actualmente proveedora de dos empresas Molitalia S.A. y Pulpas Peruanas una empresa Joven que está apostando a crecer con sus productos.

8

Este año EXITOS PERU S.A.C. participó en la Feria SIAL en Canadá, una de las más importantes a nivel mundial, allí contactó con grandes empresas muy importantes que desean comprar mermeladas. Para este año la empresa tiene planificado concluir con la reingeniería de su Planta de Procesos, lo que le permitirá reducir costos, logrando de esta manera ser más competitiva a nivel nacional e internacional. 1.2 Organización Administrativa.Actualmente Éxitos Perú S.A.C. no cuenta con lo siguiente: 

Direccionamiento estratégico: Visión, Misión, Valores, Objetivos y Políticas



Organigrama



Manuales

1.3 Principales Clientes.

Gloria S.A.



Nestlé Perú S.A.



Molitalia S.A.

1.4 Principales Proveedores.

Montana S.A.



Derivados del Maíz S.A.



Frigo PYG S.A.C.

1.5 Homologaciones.-

9



Habilitación de Planta



Plan HACPP (Hazard Analysis and Critical Control Points) Traducción en español: Análisis de Peligros y Puntos de Control Críticos

MAC Administrativos Personal Infraestructura

10

CAPITULO II DIAGNOSTICO DE LA FUNCION ADMINISTRATIVA 2.1 FACERAP:

11

Hay

que

titular

el

cuadro

como

APLICACIÓN

DEL

PROCESO

ADMINISTRATIVO y enumerar cada falla ahhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhh

2.2 ANALISIS FACTORIAL Y CAUSAL:

12

Análisis FODA 

Macro Entorno 1. Variables SEPTE 1.1

Tecnología

1.2 

MIcro Entorno 1. Proveedores 2. Clientes 3. Competencia

Matriz EFI 

Análisis Interno Capacidades . Directiva . Competitividad . Tecnológica . Financiero . Organizacional . Talento Humano . Localización . Infraestructura

Metriz EFE 

Análisis Externo

13

MATRIZ FODA:

Oportunidades

Amenazas

-

-

-

-

-

-

Amenazas

Debilidades

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

2.3 Luego cuadro de estrategias

14

MATRIZ EFI

2.4 MATRIZ EFE 15

Comentario.- los factores …..que afectan a Exitos Perú Sede Lima son…….

16

2.5 PROBLEMATICA: Luego de la investigación realizada podemos concluir que Exitos Perú es una empresa cuya organización es informal debido a que no cuenta con Organigrama ni Manuales de Organización y Funciones lo cual ocasiona que el personal no tenga claro cuál es su función dentro de la empresa. Si bien es cierto el negocio ha ido creciendo en ventas si la organización fuera estructurada y formal así como los procedimientos estuvieran documentados, podría alcanzar mejores niveles de ventas. Hasta el momento logran cubrir requerimientos de los clientes con sus instalaciones artesanales, pero esto a su vez impide una mayor proyección en el mercado ya que es necesario contar con las instalaciones y maquinarias adecuadas y modernas para lograr elevar su competitividad en el país y en el extranjero. Cabe señalar que todo lo mencionado líneas arriba no se podrá lograr si antes no se realiza una adecuada estructuración en la función administrativa, pieza clave para el desarrollo de las demás áreas de una empresa.

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CAPITULO III

DESARROLLO DE PROPUESTAS

3.1 VISION

Hacer de Éxito Peru SAC la empresa líder en industrias alimentarias a nivel nacional e internacional.

3.2 MISION

Revolucionar la industria alimentaria, creando productos alimenticios producidos bajo los más altos estándares, con la finalidad de brindar al consumidor un producto de alta calidad pero sobretodo saludable.

3.3 VALORES



Innovación



Compromiso



Liderazgo



Flexibilidad



Trabajo en equipo



Determinación



Satisfacción del cliente

18

3.4 METAS



Obtener un incremento en las utilidades del 150% para el año 2011.



Incrementar la cartera de clientes en un 300%.



Reingeniería de la planta de producción actual,.



Apertura de una nueva planta de producción en Lima.



Posicionamiento como empresa líder en el mercado nacional e internacional.



Campañas para impulsar el consumo de productos naturales y saludables.



Contribuir al desarrollo de la economía nacional, generando divisas y favoreciendo a los productores nacionales de fruta.

3.5 ORGANIGRAMA

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3.5 MANUAL DE ORGANIZACIÓN

EMPRESA

MANUAL DE

ORGANIZACIÓN

“Exitos Peru S.A.C.”

Código: MO-01-10

Í N D I C E

1.

INTRODUCCIÓN

1.1 1.2 1.3 1.4 2.

DE EXITOS PERÚ S.A.C.

2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 3.

Finalidad del Manual Alcance Aprobación Revisión y/o Actualización

Objetivo Funciones Generales Líneas de Dependencia y Coordinación Estructura Orgánica Organigrama Estructural Cuadro de Estructura de Cargos

DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESPECÍFICAS A NIVEL DE CARGO

3.1 3.2

Del Órgano de Gestión De los Órganos de Línea o Ejecutivos

APROBADO POR : Junta General de Accionistas

ACTUALIZACIÓN :

20

EMPRESA

MANUAL DE

ORGANIZACIÓN

“Exitos Perú S.A.C.”

Código: MO-01-10

1. INTRODUCCION 1.1

FINALIDAD DEL MANUAL Describir la Organización Administrativa de la Oficina de Lima de Exitos Perú S.A.C., en términos de las funciones específicas, de las líneas de autoridad y de los cargos que la integran. Además de brindar el conocimiento necesario a nuestros empleados respecto a la organización de la Oficina de Lima.

1.2 ALCANCE El ámbito de aplicación de las disposiciones contenidas en este Manual, se circunscribe únicamente al Área y Cargos de la Administración de Exitos Perú S.A.C., responsables de su cabal cumplimiento. Establece las relaciones entre los diferentes puestos del área y la estructura organizacional de la misma.

1.3 APROBACIÓN Este Manual será aprobado por la Junta General de Accionistas.

1.4 APROBACIÓN Y/O REVISIÓN La revisión y/o actualización del presente Manual se realizará de manera semestral, siendo responsable de su revisión el Administrador de la Oficina Lima así. La aprobación de las modificaciones pertinentes que se pudieran realizar, están a cargo del Junta General de Accionistas.

APROBADO POR :

ACTUALIZACIÓN : 21

Junta General de Accionistas

EMPRESA

MANUAL DE

ORGANIZACIÓN

“Exitos Perú S.A.C.”

Código: MO-01-10

2. De Exitos Perú S.A.C. 2.1 OBJETIVO Como empresa dedicada al rubro de alimentos debe operar bajo rigurosos estándares de eficiencia, eficacia y calidad con la finalidad de elaborar sus productos bajo los estándares definidos, concentrándose especialmente en la reducción de tiempos para realización de los mismos con máxima calidad de insumos y obtención de productos de calidad para nuestros clientes.

2.2 FUNCIONES GENERALES 

Producción de pulpa de fruta pasteurizada., que sirve como insumo de yogures y helados.



Producción de Pulpas congeladas, comercializado a las juguerías, hoteles y demás, para la elaboración de Jugos y postres.



Producción y comercialización de Mermeladas light.



Garantizar calidad de los productos elaborados cumpliendo con las normas vigentes para tal fin.



Capacitación permanente del personal

APROBADO POR :

ACTUALIZACIÓN : 22

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EMPRESA

MANUAL DE

ORGANIZACIÓN

“Exitos Perú S.A.C.”

Código: MO-01-10

2.3 LÍNEAS DE DEPENDENCIA Y COORDINACIÓN INTERNAS: - Administración Sede Huacho. EXTERNAS: -

DIGESA Food and Drug Administration (FDA) Cámara de Comercio de Lima Instituciones Públicas y Privadas

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APROBADO POR : Junta General de Accionistas

ACTUALIZACIÓN :

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EMPRESA

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“Exitos Perú S.A.C.”

Código: MO-01-10

2.4 ESTRUCTURA ORGÁNICA Exitos Perú S.A.C., está compuesta orgánicamente por: - Órgano de Decisión 

Junta General de Accionistas

- Órganos de Gestión 

Gerencia General

- Órganos de Línea 

Administración Lima



Administración Huacho

2.5 ORGANIGRAMA - Organigrama General - Organigrama de Puestos Sede Lima

APROBADO POR : Junta General de Accionistas

ACTUALIZACIÓN :

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26

ORGANIGRAMA GENERAL

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ORGANIGRAMA DE PUESTOS SEDE LIMA

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EMPRESA

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“Exitos Perú S.A.C.”

Código: MO-01-10

2.6 CUADRO DE ESTRUCTURA DE CARGOS

ORGANO

CARGO

No. DE PLAZAS

Gerencia General

Gerencia General

1

Administración Lima

Administrador

1

Encargado de Caja

1

Encargado de Ventas

Administración Huacho

Encargado de Compras

1

Administrador

1

Jefe de Planta

1

Encargado de Laboratorio Encargado de desarrollo de producto y control de calidad

APROBADO POR : Junta General de Accionistas

ACTUALIZACIÓN :

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1 1

EMPRESA

MANUAL DE ORGANIZACIÓN

“Exitos Perú S.A.C.”

Código: MO-01-10

3. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESPECÍFICAS A NIVEL DE CARGO

APROBADO POR : Junta General de Accionistas

ACTUALIZACIÓN :

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EMPRESA

MANUAL DE ORGANIZACIÓN

“Exitos Perú S.A.C.”

Código: MO-01-10

3.1 DEL ÓRGANO DE GESTIÓN - Gerencia General

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ACTUALIZACIÓN :

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EMPRESA

MANUAL DE ORGANIZACIÓN

“Exitos Perú S.A.C.”

Código: MO-01-10 1

1. ÁREA

:

GERENCIA DE GENERAL

2. CARGO

:

GERENTE GENERAL

3. CÓDIGO

:

GG

4. LÍNEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD: 4.1 REPORTA A 4.2 SUPERVISA A

: :

Junta General de Accionistas Gerente de Operaciones Clínicas

5. FUNCIONES ESPECÍFICAS: a) Manejo de personal de acuerdo a las políticas de la organización así como de las regulaciones aplicables. Dentro de sus responsabilidades se incluye planeamiento; asignación, y direccionamiento del trabajo, así como también actuar como guía profesional para el desarrollo y reconocimiento de los empleados. b) Dirigir el proceso de selección de los empleados a ser incorporados a la empresa, evaluando a los candidatos a través de un proceso de entrevistas. Establecer métodos para desarrollar y evaluar el desenvolvimiento de la empresa. c) Desarrollar procesos estándar para asegurar que el personal tenga el material necesario, acceso a sistemas y reciba el entrenamiento necesario para poder cumplir con los requerimientos del trabajo. d) Proveer liderazgo a través de la continua evaluación de alternativas de recursos existentes y futuras; a través de planeamiento proactivo y colaborando continuamente con el equipo de la empresa. e) Evaluar regularmente la calidad de los productos a través de métricas de calidad y presupuesto, en colaboración con las distintos departamentos y/o áreas que conforman la empresa. f)

Actuar como mentor para otros gerentes y empleados. Trabajar en colaboración con miembros de todas las áreas que conforman la empresa.

g) Participar, liderar e implementar iniciativas de procesos de evaluación de calidad

APROBADO POR : Junta General de Accionistas

ACTUALIZACIÓN :

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EMPRESA

MANUAL DE ORGANIZACIÓN

“Exitos Perú S.A.C.”

Código: MO-01-10

6. REQUISITOS MÍNIMOS

6.1

Instrucción

:

Superior, universitaria, técnica

6.2

Título/Grado

:

En alguna rama educativa de Administración, Ingeniería Industrial o Alimentaria

6.3

Especialización

:

Gestión Empresarial Manejo de Proyectos

6.4 Competencias

:

Entorno Windows Operar sistemas de manejo de base de datos Internet y Correo Electrónico Nivel de inglés: Avanzado

6.5

:

Don de Mando Amplitud de criterio Personalidad Facilidad de palabra

:

5 años de experiencia en industrias alimentarias y por lo menos 3 en un cargo gerencial.

6.6

Requisitos Específicos

Experiencia

6.7 Dedicación

:

A tiempo completo

APROBADO POR :

ACTUALIZACIÓN : 34

Junta General de Accionistas

EMPRESA

MANUAL DE

ORGANIZACIÓN

“Exitos Perú S.A.C.”

Código: MO-01-10

1. ÁREA

:

ADMINISTRACION SEDE LIMA

2. CARGO

:

ADMINISTRADOR SEDE LIMA

3. CÓDIGO

:

ADLIM

4. LÍNEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD: 4.1

REPORTA A :

4.2

SUPERVISA A : Encargado de Caja Encargado de Ventas Encargado de Compras

GERENCIA GENERAL

5. FUNCIONES ESPECIFICAS: a) Administrar al personal de la Sede Lima de acuerdo a las políticas de organización de la empresa y regulaciones aplicables. b) Participar en el proceso de selección de nuevos empleados para la Sede Lima. c) Desarrollar procesos estándar para asegurar que el personal tenga el material necesario, acceso a sistemas y reciba el entrenamiento necesario para poder cumplir con los requerimientos del trabajo. d) Participar en la distribución de recursos asignando al personal más indicado de acuerdo a su experiencia y entrenamiento. e) Identificar riesgos en el proceso de calidad e implementar planes de acción correctiva apropiados para prevenir y corregir deficiencias en el performance del personal. f) Asegurar que el personal cumpla con la carga laboral y métricas de calidad a través de la revisión y evaluación periódica. g) Participar en iniciativas de implementación de procesos de control de calidad.

APROBADO POR : Junta General de Accionistas

ACTUALIZACIÓN :

35

EMPRESA

MANUAL DE ORGANIZACIÓN

“Exitos Perú S.A.C.”

6.

Código: MO-01-10

REQUISITOS MÍNIMOS:

6.1

Instrucción

:

Superior, universitaria

6.2

Título/Grado

:

En alguna rama educativa de Administración, Ingeniería Industrial o Alimentaria

6.3 Especialización

:

Gestión Empresarial Manejo de proyectos

6.4 Competencias

:

Entorno Windows Operar sistemas de manejo de base Internet y Correo Electrónico Nivel de inglés: Avanzado

6.5

:

Don de Mando Amplitud de criterio Personalidad Facilidad de palabra

:

3 años de experiencia en industrias alimentarias.

:

A tiempo completo

6.6

Requisitos Específicos

Experiencia

6.7 Dedicación

APROBADO POR : Junta General de Accionistas

ACTUALIZACIÓN :

36

EMPRESA

MANUAL DE

ORGANIZACIÓN

“Exitos Perú S.A.C.”

Versión Final 1 del 1 de Octubre del 2010

1. ÁREA

:

ADMINISTRACION SEDE LIMA

2. CARGO

:

ENCARGADO DE CAJA

3. CÓDIGO

:

CJA

4. LÍNEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD: 4.1 REPORTA A

:

AMINISTRADOR SEDE LIMA

4.2 SUPERVISA A

:

----------

6. FUNCIONES ESPECIFICAS: a) Recibe y entrega cheques, dinero en efectivo, depósitos bancarios, planillas de control (planilla de ingreso por caja) y otros documentos de valor b) Abona sueldos, salarios, jornadas y otros conceptos. c) Lleva control de cheques a pagar, recibos de pago y otros. d) Registra directamente los movimientos de entrada y salida de dinero. e) Realiza depósitos bancarios. f) Elabora periódicamente relación de ingresos y egresos por caja. g) Realiza arqueos de caja. h) Lleva el registro y control de los movimientos de caja. i) Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización. j) Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía. k) Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. l) Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.

APROBADO POR : Junta General de Accionistas

ACTUALIZACIÓN :

37

EMPRESA

MANUAL DE ORGANIZACIÓN

“Exitos Perú S.A.C.”

6.

Versión Final 1 del 1 de Octubre del 2010

REQUISITOS MÍNIMOS:

6.3

Instrucción

:

Técnica Superior

6.4

Título/Grado

:

En alguna rama educativa de la especialidad.

6.4 Competencias

:

Entorno Windows Excel avanzado Operar sistemas de manejo de base de datos Internet y Correo Electrónico Inglés: Nivel intermedio

6.6

:

Amplitud de criterio Honestidad comprobada Personalidad

:

2 años de experiencia.

:

Tiempo completo

6.7

Requisitos Específicos

Experiencia

6.7 Dedicación:

APROBADO POR : Junta General de Accionistas

ACTUALIZACIÓN :

38

EMPRESA

MANUAL DE

ORGANIZACIÓN

“Exitos Perú S.A.C.”

Código: MO-1-10

1. ÁREA

:

ADMINISTRACION SEDE LIMA

2. CARGO

:

ENCARGADO DE VENTAS

3. CÓDIGO

:

VTA

4. LÍNEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD: 4.1 REPORTA A

:

AMINISTRADOR SEDE LIMA

4.2 SUPERVISA A

:

----------

5. FUNCIONES ESPECIFICAS: a) Comunicar adecuadamente a los clientes la información que la empresa b) c)

d) e) f) g) h) i) j) k) l)

preparó para ellos acerca de los productos y/o servicios que comercializa. Asesorar a los clientes acerca de cómo los productos o servicios que ofrece pueden satisfacer sus necesidades y deseos y cómo utilizarlos apropiadamente para que tengan una óptima experiencia con ellos. Retroalimentar a la empresa informando todo lo que sucede en el mercado, como inquietudes de los clientes (requerimientos, quejas, reclamos, agradecimientos, sugerencias, y otros de relevancia y actividades de la competencia (introducción de nuevos productos, cambios de precio, bonificaciones, etc.). Construir relaciones duraderas y redituables con los clientes. Evaluar sus necesidades y problemas Encaminan los esfuerzos de la compañía hacia su resolución Ajustar la oferta Negociar condiciones de venta Analizar los datos de ventas Medir el potencial de un mercado Obtener información estratégica sobre algún mercado Desarrollar estrategias y planes de marketing

APROBADO POR :

ACTUALIZACIÓN : 39

Junta General de Accionistas

EMPRESA

MANUAL DE ORGANIZACIÓN

“Exitos Perú S.A.C.”

Versión Final 1 del 1 de Octubre del 2010

REQUISITOS MÍNIMOS:

6. 6.3

Instrucción

:

Técnica superior

6.4

Título/Grado

:

En alguna rama educativa de Marketing, Atención al cliente

6.4

Especialización

:

Gestión Empresarial Marketing

6.4 Competencias

:

Entorno Windows Operar sistemas de manejo de base de datos Internet y Correo Electrónico Inglés: Avanzado

6.6

: Amplitud de criterio Personalidad

6.7

Requisitos Específicos

Experiencia

6.7 Dedicación

:

3 años de experiencia trabajando en empresas del rubro

:

A tiempo completo

40

APROBADO POR : Junta General de Accionistas

ACTUALIZACIÓN :

EMPRESA

MANUAL DE ORGANIZACIÓN

“Exitos Perú S.A.C.”

Versión Final 1 del 1 de Octubre del 2010

1. ÁREA

:

ADMINISTRACION SEDE LIMA

2. CARGO

:

ENCARGADO DE COMPRAS

3. CÓDIGO

:

CPR

4. LÍNEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD: 4.1 REPORTA A

:

ADMINISTRADOR SEDE LIMA

4.2 SUPERVISA A

:

----------

5. FUNCIONES ESPECIFICAS: a) b) c) d) e)

Recepción de requerimientos de compras Elaboración de cuadros comparativos de cotizaciones. Emisión de Órdenes de Compra. Control de la atención oportuna de las órdenes de compra enviadas. Control de descuentos, recargos, administración de compras y cambios de precios al facturar. f) Control de stock por unidades y administración de compras. g) Fichas de Proveedores, representantes, transportistas. h) Cuentas corrientes de Proveedores.

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APROBADO POR : Junta General de Accionistas

ACTUALIZACIÓN :

EMPRESA

MANUAL DE ORGANIZACIÓN

“Exitos Perú S.A.C.”

Versión Final 1 del 1 de Octubre del 2010

REQUISITOS MÍNIMOS:

6. 6.5

Instrucción

:

Superior, universitaria.

6.6

Título/Grado

:

Ingeniería Industrial ó Administrador de Empresas

6.5

Especialización

:

Gestión Logística Calidad de procesos

6.4 Competencias

:

Entorno Windows Operar sistemas de manejo de base de datos Internet y Correo Electrónico Inglés: Intermedio-Avanzado

6.7

:

Amplitud de criterio Personalidad Facilidad de palabra Honestidad Responsabilidad

6.8

Requisitos Específicos

Experiencia

6.7 Dedicación

:

3 años de experiencia trabajando en empresas del rubro

:

A tiempo completo

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APROBADO POR : Junta General de Accionistas

ACTUALIZACIÓN :

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CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Conclusión #1.Como en toda empresa el éxito de la misma dependerá de cómo se estructure. este caso particular se tienen los objetivos identificados, sin embargo no se tienen procesos de organización, dirección y control definidos. Esto se traducirá en crecimiento si es que se dá de manera desordenada sin control alguno sobre procesos de control, y eventualmente en la pérdida de control de la misma.

En los un los

Recomendación #1.La recomendación es formalizar los procesos y procedimientos de la Empresa a través de la elaboración de un organigrama. Para definir las funciones y procedimientos de la misma. Una vez realizado se podrá identificar los puntos críticos de mejora, Este es el aspecto mas crítico a desarrollar en el corto plazo. Conclusión #2.La empresa no viene aplicando las cuatro fases del proceso administrativo, sus actividades están enmarcadas en lo rutinario y no se encuentran documentadas. Al no contar con Manual de Organización se concluye que el manejo Administrativo es informal. Exitos Perú no cuenta con perfiles de puestos de la organización documentados. La toma de decisiones está centrada en la Gerencia General, delegando en algunos casos esta función a la Administración de Lima. El clima organizacional es bueno pero podría ser mejor, al definir sus funciones ya que nos hemos percatado de que muchas veces repiten el trabajo generando competencia algunas veces se trata de ser quien lo hace mejor, en lugar de complementarse y tener mejores resultados. Recomendación #2.Se ha diseñado un manual de organización el cual define el rol de cada colaborador en la empresa disminuyendo tiempo en trabajos que no son muchas veces necesarios. Conclusión #3.De lo obtenido en los diferentes análisis realizados identificamos 2 puntos críticos para mejorar de manera inmediata, uno es el manejo de inventario y falta de orden en el manejo de documentación. Causando demoras en el proceso productivo como en el administrativo sobre todo si se trata de responder de manera rápida y clara. Recomendación #3.La solución es implementar un sistema que permita ordenar la información, ya sea mediante el establecimiento de guias de archivo ( contenido de files, tipos de documentos, versiones de documentos, que deben ser periódicamente revisadas y actualizadas) Conclusión #4.Existe una política de capacitación al personal pero no hay un seguimiento para evaluar si el resultado de la capacitación ha sido efectiva.

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Recomendación Medir el desempeño de los colaboradores a través de un registro de iniciativas del personal y evaluación de desempeño constante, que será complementado con los logros alcanzados.

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ANEXOS 1.

ANALISIS FACTORIAL

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BIBLIOGRAFIA

1. http://www.promonegocios.net/empresa/tipos-organizaciones.html 2. «Introducción a la Teoría General de la Administración», de Chiavenato Idalberto. 3.

«Administración», de Hitt Michael, Black Stewart y Porter Lyman, Pearson.

4. «Introducción a los Negocios en un Mundo Cambiante», de Ferrel O.C., Hirt Geoffrey, Ramos Leticia, Adriaenséns Marianela y Flores Miguel Ángel, 5. «Planificación Estratégica», Samuel Certo

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