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FACULTAD DE INGENIERÍA Y CIENCIAS BÁSICAS

Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano

PROYECTO GRUPAL

PROYECTO GRUPAL COMPRAS Y APROVISIONAMIENTO

NOMBRE Edwin Mauricio Martínez Leyton Diana Marcela Ruiz Contreras Yesica Maria Palacios López Sandra Maritza Bohórquez Duarte Beatriz Marivel Hernandez Parales

CODIGO 1711023067 102314492 1711024671 1521025399 1711026545

Tutor: Jairo Enrique Parra

POLITECNICO GRANCOLOMBIANO FACULTAD DE INGENIERÍA Y CIENCIAS BÁSICAS INGENIERÍA INDUSTRIAL 2019

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Contenido INTRODUCCION......................................................................................................................................................... 3 OBJETIVO PRINCIPAL....................................................................................................................................... 3 OBJETIVOS SECUNDARIOS .............................................................................................................................. 3 JUSTIFICACION ..................................................................................................................................................... 4 METODOLOGIA ..................................................................................................................................................... 4 DIAGNOSTICO DE LA SITUACION............................................................................................................. 6 ALTERNATIVAS ..................................................................................................................................................... 9 SELECCIÓN A LA MEJOR ALTERNATIVA DE SOLUCIÓN ............................................................ 15 CRITERIOS DE EVALUACIÓN ........................................................................................................................ 16 Matriz DOFA ............................................................................................................................................................... 19 CONSLUSIONES ..................................................................................................................................................... 19 BIBLIOGRAFIA.......................................................................................................................................................... 20

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INTRODUCCION

OBJETIVO PRINCIPAL

Analizar e identificar la problemática de ENCUADERNADORA S.A planteando una metodología que dé soluciones y oportunidades de mejoras en todos sus procesos, sin afectar la operación Logistica, financiera y administrativa.

OBJETIVOS SECUNDARIOS 

Estudiar el tema, para ser aplicados en el estudio de la problemática del caso propuesto de la empresa “LA ENCUADERNADORA S.A.”



Analizar el marco general de desempeño de la empresa “LA ENCUADERNADORA S.A.”, para poder determinar las variables que afectan o impactan la problemática presentada.



Hacer un análisis comparativo inicial de la empresa “LA ENCUADERNADORA S.A.” para evaluar el impacto que se obtendría a tomar una u otra de las diferentes soluciones planteadas, frente al caso de escasez de materia prima y el tener que cumplir con compromisos comerciales. 3

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Proponer una solución con el objetivo de garantizar el abastecimiento de sus principales materias primas para la elaboración de sus productos, búsqueda de nuevos proveedores que lo suministren materias principales para satisfacer a sus clientes y despachar los pedidos con los que tiene que cumplir en esta temporada.

JUSTIFICACION

La presente investigación se enfocará en examinar a fondo las posibles soluciones que se puedan dar a la problemática de la compañía “ENCUADERNADORA S.A” estudiando cada uno de los motivos que están generando la crisis y afectando a la producción y distribución de los productos, se encuentra la necesidad de realizar un análisis directo de la situación planteada para así hallar la estrategia adecuada y garantizar el éxito en el cumplimiento de la operación, de esta manera lograr conseguir materia prima, minimizando el impacto generado por el paro sin afectar la producción, distribución y cumplimento, satisfaciendo la demanda de los clientes. Las estrategias y posibles soluciones de obtendrán teniendo en cuenta lo aprendido a lo largo del análisis.

METODOLOGIA

Para que empresa Encuadernadora S.A. Obtenga alternativas ante la situación de crisis que está atravesando en el momento se debe tener en cuenta los siguientes pasos:

1. Contratos: En este paso se debe revisar minuciosamente todas las clausulas relacionadas al cumplimiento del producto, tanto de los proveedores hacia Encuadernadora como de la encuadernadora hacia los clientes, pues financieramente el incumplimiento de la misma afectaría el margen de ganancia llevando a negativa la negociación. 4

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2. Stock de seguridad: Esta compañía maneja un stock de seguridad el cual le permite tener unos días y así garantizar el abastecimiento de la operación y dar cumplimiento en los despachos.



Evita roturas de stock, Realizando inventario de manera constante, se detecta inmediatamente la cantidad de material y o producto terminado, cada compañía es libre de elegir el % de inventario, pero este va ligado al pronóstico por ventas anteriores y proyección del presupuesto para el año en curso.



Detección de material caducado o deteriorado: en este proceso se identifica el estado de los artículos que se encuentran en óptimas condiciones y los que no dan cumpliendo al estándar de calidad.

3. Proveedores: Se debe contar con una proveeduría, que tenga experiencia en el mercado y musculo financiero para soportar un acuerdo comercial de 60 a más de 90 días, liberando caja y garantizando a la compañía el mejor precio sin sacrificar la calidad.

4. LEAD TIME: con una planeación estratégica se garantiza abastecimiento y eficiencia en los procesos, la importancia de conocer el volumen y los tiempos, da una herramienta importante al comprador en el momento de la negociación.

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5. CUMPLIMIENTO EN LOS TIEMPOS DE ENTREGA 

Poder cumplir con un proyecto en los plazos prefijados demuestra la capacidad de la organización de tiempos y prioridades, fideliza el cliente, minimiza los costos de producto y operativos, que se refleja el producto terminado, dando oportunidad a la competitividad en el mercado.

DIAGNOSTICO DE LA SITUACION

Consiste en entender detalladamente cada una de las situaciones que han generado la problemática en la cadena de abastecimiento, empezando por una descripción de la empresa, las causas que han generado el paro de los corteros de caña, los niveles de inventario del proveedor y los argumentos del área de SCM que han permitido operar con tan solo un proveedor de materia prima básica.

ENCUADERNADORA S.A. es una empresa que se dedica al diseño, producción y distribución de papelería escolar, en donde utiliza 10% de cartón y 80% de papel para la fabricación de los diferentes productos de su portafolio. Su materia prima principal es el bagazo de caña. Sus principales competidores provienen de la China. Los tiempos de mayor producción se originan entre los meses de agosto y enero, ya que los periodos académicos escolares en los países latinoamericanos que atiende se encuentran en su mayor punto. La empresa cuenta con sucursales en

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varios países y posee tres plantas de producción: una en Colombia, otra en México y la última en Brasil.

Aunque es una empresa financieramente estable que genera en la actualidad empleo para 400 personas fijas (cargos operativos y administrativos) y otros 700 por medio de agencias de empleo temporal, existen factores internos y externos que podrían afectar de un momento a otro la estabilidad de la organización.

Tiene como su principal proveedor de materias primas a la empresa llamada PAPELITOS S.A. El problema que se genera en la ENCUADERNADORA S.A. es el paro anunciado por los corteros de caña localizados en el Cauca, Valle del Cauca y Risaralda; los cuales presentaron una queja porque sus horarios laborales y su compensación salarial no era equitativa. Esta situación afecta notablemente la distribución de la materia prima a la empresa PAPELITOS S.A. que en el momento solo cuenta con insumos para 15 días, los cuales no son suficientes para garantizar la demanda de sus principales clientes, entre los cuales se encuentra ENCUADERNADORA S.A.

Esta situación ha llevado a que ENCUADERNADORA S.A. tenga una dependencia estratégica que puede afectar su operación, al no contar con una base de proveedores que le ofrezcan la materia prima en condiciones de precio y calidad iguales a los ofrecidos por PAPELITOS S.A.

Ante este panorama ENCUADERNADORA S.A. enfrenta una posible pérdida de suministro de materia prima, debido a que su principal y único proveedor presenta a su vez un desabastecimiento de su principal insumo. Lo anterior conlleva un grave problema de continuidad en la operación debido a que se encuentra en el momento donde se requiere aumentar la cantidad de materia prima para satisfacer la 7

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producción y la demanda de sus productos; A esto se suma que los estudios de costos de producción actual de los productos no contemplan márgenes de contingencia para casos fortuitos como el que se vislumbra de forma amenazante sobre su cadena de abastecimiento.

Reunidos con su principal proveedor la empresa PAPELITOS S.A. ellos cuentan con dos empresas proveedoras: 

La primera tiene materias primas para 15 días más a partir del paro.



La segunda les va a seguir abasteciendo de materia prima ya que no se encuentra entre las que están en paro, pero no puede cubrir toda la demanda necesitada por la empresa.

Ante esta incertidumbre y al no existir un plan de choque ante la situación, podemos diagnosticar que ENCUADERNADORA S.A. se encuentra en problemas de abastecimiento frente a sus materias primas, ya que su proveedor e inventarios no serán suficientes para abastecer la empresa, si el paro se prolongara por un tiempo más largo, pues su productividad está en el momento más alto de generación de productos para la venta. Esto provocaría posibles desenlaces que si no se solucionan en corto plazo llevarían a la empresa a perder dinero o posicionamiento en el mercado frente a sus competidores.

Como desafío inmediato, se presentan diferentes alternativas que permitirán asegurar la obtención de materia prima con la finalidad de evitar dependencias y asegurar la continuidad al proceso de fabricación de productos libremente de la evolución del paro de los empleados del sector de la caña.

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ALTERNATIVAS

ALTERNATIVA CONSTRUIDA 1

COMPRAR EL PAPEL EN OTRO PAIS. Debido a que solo cuenta con un proveedor y adicionalmente que es el más grande del papel en el país y los demás no pueden satisfacer la demanda, se propone comprar la materia prima en el exterior. Para realizar estas compras se requiere buscar en el mercado internacional insumos equivalentes de muy buena calidad para no perder la identidad de los productos, lo cual podría lograrse estableciendo una relación B2B con un operador logístico tercerizado que responda a las necesidades específicas de este negocio.

CRITERIOS DE EVALUACIÓN PARA SELECCIONAR LA MEJOR ALTERNATIVA Se hace un análisis de la situación del mercado del papel en el mundo para establecer un país del cual pudiésemos realizar la importación del producto terminado o de la materia prima. En los últimos meses, los precios del papel han aumentado, mostrando sus niveles más altos en años. Al finalizar el 2017 la celulosa cerró con alzas de 45% para la fibra corta (us$ 694 por tonelada) y 31% para la fibra larga (us$ 742 por tonelada), según datos entregados por cmpc. Entre los factores que explican estas alzas se encuentran el aumento de demanda principalmente en China y Europa al tiempo que ha disminuido la oferta por el 9

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cierre de algunas plantas; A esto se sumó que las papeleras brasileñas han tenido detenciones programadas para mantenimiento.

Ante este panorama y si nos circunscribimos a nuestro hemisferio podemos concluir que el país óptimo sería México, ya que sus embarques son más rápidos, desde el puerto de Manzanillo hasta Buenaventura y al no tener que pasar por el canal de Panamá, los fletes y aranceles son más beneficiosos comparados con el Brasil. El tiempo de tránsito más corto para enviar un contenedor a Buenaventura por esta la ruta es en promedio de 6 días.

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Beneficios: 

Se podrá realizar la producción normal satisfaciendo los pedidos a los clientes y manteniendo la marca.



Con la compra de papel en el exterior se podría consolidar un proveedor alternativo frente a estas dificultades que se presentan al tener un solo proveedor nacional para la materia prima.

Riesgos: 

Genera sobrecostos de producción lo que conlleva disminución de utilidades.

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

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Tiempo de espera de la llegada de la materia prima se incrementa, ya que se debe tener en cuenta tiempos de importación, transporte y nacionalización de mercancías.



Hay que tener el personal idóneo para realizar las compras internacionales.

https://asimpres.cl/noticias/la-situacion-del-mercado-del-papel-en-el-mundo/

ALTERNATIVA CONSTRUIDA 2

PRODUCIR LOS PRODUCTOS EN UN PAÍS DIFERENTE Debido a las repercusiones en la afectación actual y la falta de manufactura dentro de nuestro país. Se contempla la posibilidad de entablar contactos con fábricas ubicadas en otros países, donde se consigan precios favorables. Lo anterior con el ánimo de garantizar tener suficiente stock del producto para la temporada alta, intentando mantener al máximo los costos previstos, así como intentar mantener el margen de utilidad; y cumplir con los cronogramas de entrega en todos los pedidos realizados. La principal pauta para considerar esta alternativa es: Verificar la calidad de los productos elaborados, evaluar la Relación costo-beneficio de la compra de los productos, los tiempos de entrega y producción.

Beneficios: 

Cumplir con las metas de producción y garantizar cumplimiento a los clientes.



Mejorar un posible escenario externo donde se podría llegar a fortalecer la marca de la empresa a nivel nacional y mejoraría su visibilidad en el ámbito internacional.

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Riesgos: 

Genera sobrecostos de producción lo que conlleva disminución de utilidades.



Tiempo de espera de la llegada de la materia prima se incrementa, ya que se debe tener en cuenta tiempos de importación, transporte y nacionalización de mercancías.



Hay que tener el personal idóneo para realizar las compras internacionales.

ALTERNATIVA CONSTRUIDA 3

HACER COMPRAS EQUIVALENTES Una interesante manera de analizar esto es calculando la “Equivalencia de Ventas” de la reducción de costos. La fórmula para calcular la equivalencia de ventas es la siguiente: Equivalente en Ventas = Monto de ahorros / Margen de ganancia A la hora de gestionar las compras, ya sea de un bien o servicio para nuestra empresa, es fundamental el precio. Sin embargo, no es esta la única variable en la que nos debemos apoyar a la hora de tomar una decisión. Teniendo en cuenta lo anterior, para efectuar una gestión eficiente de nuestras compras, debemos de tener en cuenta los siguientes puntos claves. 

Solicitar varias ofertas: Es difícil saber si estamos comprando bien cuando disponemos de un único presupuesto, seguramente estamos dejando escapar algún ahorro



Comparar productos equivalentes: En el caso de que las ofertas que estamos estudiando no sean productos idénticos, debemos intentar buscar una equivalencia.

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

Centralización de compras: Si negociamos conjuntamente nuestras necesidades totales de un determinado artículo o servicio, incrementaremos volumen, reduciremos recursos y aumentaremos nuestro poder de negociación frente a nuestro proveedor.



Disgregación de compras: en algunas ocasiones, no nos queda más remedio que distribuir volúmenes entre distintas empresas suministradoras, por el carácter estratégico del producto o servicio dentro de nuestra organización o en productos de acceso limitado. Esto también nos ayuda a evitar quedarnos colgados, en caso de que el proveedor tenga algún problema (rotura de stock, dificultades financieras, quiebra,). Beneficios:



Reducir los costos mediante la mejora de la calidad y eficiencia de las operaciones de la empresa, sus sistemas y procesos, es fundamental para apalancar la ganancia neta de una empresa.



Hacer una relación clara y específica sobre nuestras necesidades. Todos los proveedores deben tener la misma información que el proveedor actual ya que la falta de información hace temer a los proveedores de la existencia de costes ocultos, por lo que no podrán ajustar sus ofertas a la baja.



Negociar con los proveedores hasta asegurar que se consigue el mejor acuerdo según la situación del mercado.

Riesgos: 

Riesgos por situaciones imprevistas como roturas, robos o incendios.



Riesgo de pérdida de valor de los materiales almacenados por el paso del tiempo o por cambios en las necesidades o gustos de la demanda.

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ALTERNATIVA CONSTRUIDA 4

COMPRAS CENTRALIZADAS Las compras pueden hacerse desde un solo departamento; tener tres plantas de producción, Encuadernadora encontraría oportunidades de negocio y alianzas estratégicas con la proveeduría que suministran a las plantas de México y Brasil, pactando cantidades y fechas de entrega en cada una de las sucursales. Beneficios Bajo este modelo de negocio se obtiene mejores precios, control y servicio en cuanto a disponibilidad de suministro a largo plazo Riesgos: Aumento en nivel de inventarios, robos, devolución por material no conforme, tiempo de respuesta.

SELECCIÓN A LA MEJOR ALTERNATIVA DE SOLUCIÓN Después de analizar las alternativas de solución, teniendo en cuenta los pro y contra de cada una de las posibilidades Encuadernadora S.A importara las materias primas de producción; se cuenta con un stock para 15 días, el cual nos permite y da el espacio para el proceso de importación y a la producción sin novedad. Se asegura el abastecimiento de la planta, se abren nuevas oportunidades de negocio, se pueden generar ahorros los cuales serán trasmitidos al cliente final, haciendo de Encuadernadora, una empresa más competitiva en el mercado.

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CRITERIOS DE EVALUACIÓN Es de gran importancia evaluar las alternativas propuestas para Encuadernadora S.A, que sean viables y ofrezcan bienestar y estabilidad para la compañía. Se realiza una evaluación cualitativa y cuantitativa, donde indique cuál de estas nos dan la opción más aterrizada y favorable. CUALITATIVOS Son difíciles de medir numéricamente Factores como calidad de materiales y productos, el riesgo de los cambios en producto, consecuencias a futuro

CUANTITATIVOS Factores que se pueden medir en términos numéricos, como el tiempo de entrega, costos por compra, costos de operación etc.

Una forma de evaluar cuantitativamente es darle un valor a cada factor y finalizar con un resultado; marcar de 1 a 5 de acuerdo a cada factor, siendo 1 desfavorable y 5 el más favorable, OPCIÓN

Abastecimiento Materia prima a importar Producto terminado

INCREMENT O EN COSTO

LEAD TIME

4 1

3 4

2

4

CALIDAD UTILIDAD / TOTAL PRODUCTO MARGEN TERMINADO DE GANANCIA 5 3 15 5 2 12 5

4

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La metodología cualitativa, como indica su propia denominación, tiene como objetivo la descripción de las cualidades de un factor, busca un concepto que pueda abarcar una parte de la realidad, tiene una perspectiva holística, esto es que considera el fenómeno como un todo. OPCIÓN Abastecimiento

PRO Si se abastece, se cumple con las solicitudes de producción, sin afectar las ventas pactadas y el Forecast de demanda. Materia prima a Se certifica la ficha técnica, y se importar asegura la continuidad de calidad de las materias primas Producto terminado

CONTRA TRM , que altere el flujo de caja de la compañía

Tiempo, que se presente alguna novedad o traumatismo en el proceso de importación. Conserva los más altos Rotura de inventarios, estándares de calidad sin afectar robo. costo.

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Matriz DOFA

ORIGEN INTERNO

FORTALEZAS Capacidad de  almacenar y producir altos volúmenes. Tiene tres plantas de producción.

 

ORIGEN EXTERNO

OPORTUNIDADES Importar las materias primas  Maquilar los productos  Traslado de materia prima o producto terminado de alguna de las plantas externas.  Comprar directamente a los proveedores que suministran las materias primas de las otras plantas. 

DEBILIDADES Incremento de personal y horas extras en temporadas altas.

    

AMENAZAS Solo tienen 1 opción en proveeduría Paro de Cañeros Stock de seguridad para 15 días Tiempo Tasa del cambio representativo del mercado TMR

CONSLUSIONES Con el análisis presentado a ENCUADERNADORA SA , nos permitimos abrir y expandir a múltiples posibilidades para mitigar el impacto y afectación de la compañía, logramos establecer las alternativas que fueran viables y aterrizadas para una ejecución acertada, logrando mejorar el costo de las materias primas, generando ahorro y para ser competitivo en el mercado

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BIBLIOGRAFIA

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