• Author / Uploaded
• antonio

• Categories
• Documento
• Archivo de computadora
• Gobierno
• Política
• Justicia

Citation preview

UNIDAD 1: INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

POR EDWIN FRANCISCO PÉREZ CHINOME CODIGO: 1049618587

TECNICO LABORAL EN GESTION DOCUMENTAL Y ARCHIVO

FUNDACION EDUTATIVA Y TECNICA HACIA EL PROCESO INDUSTRIAL TECNICO LABORAL EN GESTION DOCUMENTAL Y ARCHIVO ABRIL 2 DE 2018

INTRODUCCIÓN El siguiente informe tiene como finalidad hacer un recorrido a la instrucción a la administración documental ofrecido por la fundación educativa y técnica hacia el progreso industrial (fundetec). Este primer módulo encontraremos los conocimientos necesarios a la gestión de la documentación, clasificación, métodos de la documentación necesaria para el trabajador, identificar catálogos bibliográficos y fondos documental departamental y sobre todo registrar entradas y salidas de documentación. La administración documental se ha convertido en el eje fundamental para almacenar, recuperar documentos y sobre todo la difusión de la información al público en general (sin ningún tipo de restricción) por medio de una serie de estrategias que son necesarias para que estos documentos estén óptimos y no se pierda esta información en el trascurso del tiempo

OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL Realizar un estudio minucioso de las temáticas de la administración documental, en donde se identificaran conceptos básicos sobre archivos, archivos de gestión, archivar, de igual forma por medio de herramientas como mapas conceptuales, cuadros sinópticos identificar la clasificación de archivos, clasificación de documentos entre otros aspectos iniciales. OBJETIVOS ESPECÍFICOS 

Interpretar los conocimiento adquiridos en el primer modulo



Por medio de un cuadro comparativo identificar la clasificación de archivos



Elaboración de un mapa conceptual sobre la clasificación de los documentos



Analizar y elaborar un memorando, una notificación, una circular y un instructivo



Identificar la categorización de los archivos públicos por medio de un cuadro sinóptico



Profundizar los temas de la primera unidad por medio de un ensayo sobre el sistema nacional de archivos, de igual forma la elaboración de un plegable

TALLER NÚMERO UNO 1. Defina los siguientes conceptos, teniendo en cuenta los conocimiento adquiridos en el modulo Archivo:

Se refiere a un establecimiento donde se almacenan una serie de documentos públicos o particulares empilados en muebles los cuales contienen capetas, guías, fotografías donde son organizados, conservados por medio de una serie de técnicas.

Archivo De Gestión: Es realizado directamente por el empleado en su puesto de trabajo, debe clasificarlos con el fin de facilitar la localización de cualquier documento y sobre todo debe mantenerlos en un tiempo determinado. ya que luego serán enviados para que sigan su trámite ya sea “gestión documental o archivos semiactivos” Archivar:

Guardar de forma ordenada una serie de documentos útiles, haciéndolo de un módulo lógico y eficaz el cual permita su pronta localización cuando sea requerido

2. Completar la frase De acuerdo a la clasificación de archivos podemos deducir que: Según el lugar de emplazamiento los archivos se clasifican en: 

Generales o centralizados: documentos que se conservan en el mismo lugar y es consultado por distintos departamentos



Descentralizados o parciales: se encuentran en las distintas dependencias de la entidad. Estos a su vez pueden ser:



Departamentales o por secciones. en el propio departamento por ser utilizado constantemente por este

3. Completa el cuadro, de acuerdo a las características de cada componente CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEMIACTIVOS

INACTIVOS

GENERALES

contienen documentos

recoge los documentos que

También conocidos como

provenientes de archivos por

habiendo perdido todo su

centralizados: documentos

haberse realizado sobre ellos valor operativo y funcional,

que se conservan en el

el trabajo concreto

conservan valor histórico,

mismo lugar y es consultado

político, o documental

por distintos departamentos

4. Marco con una x la respuesta correcta: Es el registro de la correspondencia. Consiste en anotar toda comunicación tanto de entrada como de salida que se establezca con el exterior. A. Registro B. Registro múltiple C. X Registro general D. Registro de correspondencia Los órganos administrativos podrán crear en las unidades administrativas correspondientes de su propia organización otros registros con el fin de facilitar la presentación de escritos y comunicaciones. Dichos registros serán auxiliares del registro general, al que comunicarán toda anotación que efectúen A. Registro B. Registro múltiple C. Registro general D. X Registro auxiliar Para inscribir todos aquellos documentos que han sido archivados. A. Registro B. Registro múltiple C. Registro general D. X Registro de archivo

5. el archivo de forma no informatizada conlleva una serie de tareas concatenadas que podemos definir en tres apartados:

1

Clasificar los fondos: consiste en establecer diversas clases o agregados documentales en función de su procedencia, es decir, del autor que los ha creado.

2

Ordenar los documentos dentro de cada agrupación o serie documental, y estas mismas, uniendo unos con otros conforme a la unidad de orden establecida para cada caso

3

Elaborar un cuadro o esquema de clasificación que ponga de relieve la estructuración dada al fondo

6. elaboro un mapa conceptual sobre la clasificación de los documentos

7. teniendo en cuenta las características fundamentales de estos documentos, elaboro A. Memorando:

CONSORCIO INTERVIAS SRN 047-2017 CALLE 12 NO. 15 A- 12 TELÉFONO: 321 2887674 [email protected]

Tunja, 02 de abril de 2018

MEMORANDO NO. 014-10-D-IEPI Señores: Inspectores de obra Consorcio E.S.I. POPAYAN 2018

ASUNTO: Distribución de superficies Se les informa a todos los inspectores de obra, que la puesta en marcha delas bodegas número tres y cuatro, acondicionan la nueva distribución de superficies por carga que se llevará a cabo a partir de los nuevos ingresos depedido. Bodegas uno y dos: víveres perecederos y granos empacados a granel. Bodega tres: enlatados y comestibles empacados en individual. Bodega cuatro: Manufacturados, elementos de aseo

Cordialmente,

________________________ WILLIAM ANDRES SANABRIA Director de interventoría C.c. archivo BB A/sds

B. Notificación CONSORCIO INTERVIAS SRN 047-2017 CALLE 12 NO. 15 A- 12 TELÉFONO: 321 2887674 [email protected]

NOTIFICACIÓN LABORAL.

Tunja, 02 de abril de 2018 A TODO EL PERSONAL:

Por este conducto tengo el gusto de notificarles que el pasado 01 de abril del año en curso, nuestra organización cumplió un año sin presentar ningún accidente de trabajo, cumpliendo así con la meta de 365 días sin accidentes. Este logro no hubiera sido posible sin la colaboración de todos ustedes, por lo que la empresa ha decidido otorgar una integración a todo el personal del consorcio el día 05 de abril en el restaurante brasas de oro a las 3:00 pm.

Reciban un caluroso saludo y mis más sinceras felicitaciones.

________________________ WILLIAM ANDRES SANABRIA Director de interventoría

C. Circular CONSORCIO INTERVIAS SRN 047-2017 CALLE 12 NO. 15 A- 12 TELÉFONO: 321 2887674 [email protected]

Tunja, 02 de abril de 2018

AL PERSONAL DE INTERVENTORÍA A fin de adoptar las medidas conducentes para preservar la seguridad interna de este proyecto, comunico a ustedes que a partir de esta fecha, el personal de interventoría deberá verificar que todos los empleados del consorcio contratista sin excepción porten su carnet de identificación al entrar y salir de cada uno de los frentes de trabajo. También es obligación de todas las personas que ingresen a estos frentes de trabajo utilizar los respectivos elementos de protección personal y transitar solamente por las áreas delimitadas Cualquier irregularidad que atente contra las normas de seguridad, reportarla inmediatamente al ingeniero residente. Atentamente,

________________________ WILLIAM ANDRES SANABRIA Director de interventoría

D. Instructivo CONSORCIO INTERVIAS SRN 047-2017 CALLE 12 NO. 15 A- 12 TELÉFONO: 321 2887674 [email protected]

QUE HACER EN CASO DE SISMOS EN LOS FRENTES DE TRABAJO:

1

No corras, no grites, no empujes.

Sigue las instrucciones del personal responsable ante la emergencia

3

2

Apaga cigarros o cualquier objeto que pueda causar un incendio

Procura estar alejado de balcones, ventanas, lámparas, canceles etc. Y de

4

lugares donde se pueda desprender algún objeto. No uses elevadores ni escaleras

5

En caso necesario protégete en el marco de una puerta, junto a una columna o debajo de un escritorio.

6

Si te encuentras en el exterior, dirígete a

7

las zonas de seguridad preestablecidas

8. Elabore un ensayo sobre el sistema nacional de archivos, argumente basado en la ley general de archivos, la conceptualización y funciones delegadas al sistema. ENSAYO SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS En sistema nacional de archivos lo podemos definir como el conjunto de instituciones archivísticas, donde se coordina la adopción, ejecución, implementación y evaluaciones de la política archivística, donde se promueven las mejores prácticas en la protección del patrimonio documental para que esta esta forma la comunidad en general tenga el acceso a estos documentos sin ninguna restricción. Con el paso del tiempo se ha hecho una serie de modificaciones las leyes generales de archivos como es el caso de “la ley 55 de 1985, inciso 20, del artículo 13, donde se expone la reserva legal sobre cualquier documento cesara treinta años de su expedición, cumpliendo estos, el documento no adquiere el carácter histórico” (modulo 1 introducción a la adm. Documental) y podrá ser consultado por la comunidad en general donde podrán sacar copias sin ninguna restricción del caso. Pero no solo las instituciones del gobierno tiene deberes por las leyes, al mismo tiempo los ciudadanos también tienen derechos de acceso como la ley 30 de 1992 en relación con el art. 105 enciso B, donde se evidencia que el acceso podrá ser denegado por razones de interés público, por intereses terceros más dignos, o porque lo disponga la Ley. De igual manera el archivo general de la nación orientar y coordinar sin ninguna restricción al sistema nacional de archivos, una de sus funciones es verificar que Todo documento tenga un registro para que de esta forma quede constancia su entrada y salida. Se dé testimonio que el documento ha pasado o no por la entidad competente, se verifica el destino final del documento (archivado), su respectiva localización de este documento. Otra de las funciones es la conservación de la información, con esto se debe adoptar medidas para asegurar la perdurabilidad del material de documento, pero no solo se debe optimizar los archivos de igual forma se deben hacer el respetivo mantenimiento

correctivo de cada una de las instituciones (estado de la habitación, energía eléctrica, estantería entre otros factores), y sobre todo se deben implementar maneras preventivas y correctivas contra los factores de deterioro, destrucción o desaparición de documentos por medio de una restauración de documentos, reproducción de la documentación más representativa y sobre todo aplicar los criterios y métodos de la organización documental (clasificación y ordenación)

9. Elabore un cuadro sinóptico sobre la categorización de los archivos públicos

ARCHIVOS DESDE EL PUNTO DE VISTA DE SU JURISDICCIÓN Y COMPETENCIA

CATEGORIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS

ARCHIVOS TERRITORIALES

ARCHIVOS SEGÚN LA ORGANIZACIÓN DEL ESTADO

   

Desde el punto de vista se clasifican

Desde el punto de vista territorial, se clasifican en

    

       

Archivo general de la nación Archivo general del departamento Archivo general del municipio Archivo general del distrito

Archivos de Entidades del Orden Nacional Archivos de Entidades del Orden Departamental Archivos de Entidades del Orden Distrital Archivos de Entidades del Orden Metropolitano Archivos de Entidades del Orden Municipal Archivos de Entidades de Orden Local Archivos de las nuevas entidades territoriales que se creen por Ley Archivos de los territorios indígenas

Archivos de la Rama Ejecutiva Archivos de la Rama Legislativa Archivos de la Rama Judicial Archivos de los Organismos de Control Archivos de los Organismos Autónomos

10. Establezca una ruta basada en la normatividad legal vigente sobre el acceso y consulta de documentos públicos

ACCESO Y CONSULTA DE LOS DUCUMENTOS PUBLICOS

Todas las personas tiene derecho a consultar los documentos de archivos publicos y a que les expida copia de los mismos

Restricciones por razones de conservacion: cuando estos documentos presenten deterioro fisico y no se encuentre en optimas condiciones su estado fisico. las instituciones proporsionara la informacion mediante reproducciones que afecte el documento original

autoridades publicas responsables de estos archivos (privados y publicos) garanticen el derecho a la intimidad personal y demas derecho de la constitucion

modificacion de la ley 57 de 1985. inciso 2, articulo 13 de la ley 57 de 1985 "la reserva legal sobre cualquier documento cesara a los 30 años de expedicion. de esta forma los documentos no adquiere caracter historico y este podra ser consultado por cualquier ciudadano

11. Elabore un plegable con la información más sobresaliente del módulo visto (recuerde las normas establecidas, para dicho documento),

CONCLUSIONES 

Tras el estudio y construcción de cada componente del taller uno, podemos identificar los conceptos básicos del técnico laboral en gestión documental y archivo esto con el fin de empezar a empezar a implementarlos durante esta profesión.



De igual forma por medio de herramientas (mapa conceptual, cuadro sinóptico, plegables, ensayos) se evidencia la suma importancia de cada uno de los archivos donde son coordinadas una serie de estrategias para la adopción, ejecución, para promover las mejores prácticas en la protección del patrimonio documental archivístico.

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS Módulo 1, Técnico laboral en gestión documental y archivo, “introducción a la administración documental” (FUNDETEC 2018)