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• Daniel Parrilla

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TALLER I: CHECK LIST DE AUDITORIA 1. FINALIDAD Entender los requisitos de cada acápite de la norma ISO 14001: 2015 y reconocer cuando es requerida la información documentada.

2. TAREA En un papelógrafo, describir por cada acápite de la norma, que documentos o evidencias se debe de presentar y/o se espera presentar.

3. RESULTADO Comentar los hallazgos en toda la clase.

4. TIEMPO PERMITIDO Taller: 45 minutos. Comentarios: 15 minutos.

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TALLER II: PLAN DE AUDITORÍA EJEMPLO DE UNA PROFORMA DE PLAN DE AUDITORÍA Organización: Dirección:

Fecha(s) en la sede:

Auditor Líder: Miembro(s) del equipo: Normas(s): Idioma de la auditoría: Alcance y observaciones de la auditoría: Criterios y documentos de referencia:

Fecha

Tiempo

Auditor

Área / Departamento / Función

Contacto clave

Notas:

• • • •

Los tiempos son aproximados y se confirmarán en la reunión inicial antes del comienzo de la auditoría Los auditores se reservan el derecho de cambiar o agregar elementos enumerados antes o durante la auditoría, según los resultados de la investigación en la sede. Se requiere un lugar privado para la preparación, revisión y conferencia que pueda usar el auditor. Proporcionar un almuerzo de trabajo ligero en la sede en cada día de auditoría.

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PLANIFICACIÓN DE UNA AUDITORÍA DE ETAPA 1

I.

FINALIDAD Preparar un plan de auditoría interna.

II.

TAREA a. Preparar un plan de auditoría interna y una revisión de documentos para “Montgomery Fabrications Ltd o The Grange” en función de la información documentada que se proporciona, la norma ISO 14001:2015 y cualquier otra información de antecedentes que se haya recopilado. b. Identificar las áreas, procesos, personas y documentos que se desea ver para realizar la auditoría. c. Considerar los métodos de evaluación de desempeño que se esperaría tener disponibles para demostrar la efectividad de los procesos. d. Además, considerar cómo se realizará la auditoría: •

Contexto de la organización;

•

Preparación y respuesta ante emergencias;

•

Comunicación;

•

Competencias;

•

Cumplimiento de la legislación;

•

Objetivos y sus programas de implementación.

e. Preparar un plan de auditoría interna que sea apropiado para lo anterior y para el contexto y los procesos de la organización, identificando al personal relevante (por cargo o función) para cada uno de los procesos asignados. RESULTADO Plan de Auditoría que muestra el itinerario para la auditoría de la organización con base en el diagrama de flujo del proceso. Prepararse para comentar las consideraciones sobre las áreas por auditar a toda la clase.

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TALLER III: DESCRIPCION DE UNA NO CONFORMIDAD a. Determinar las no conformidades y clasificar como mayor / menor. b. Identificar la cláusula de la norma ISO 14001:2015 que identifica la no conformidad. c. Escribir declaraciones de hallazgos para ser presentadas a la Gerencia.

TAREA PARTE 1: Los incidentes a continuación ocurren durante una auditoría interna. En cada una de las situaciones, puede haber una no conformidad con respecto a la norma ISO 14001:2015, lo que requiere que se genere una CAR (Registro de acción correctiva). Examinar cada incidente y tomar las siguientes acciones: • • •

En el caso de que se decida que una situación proporciona evidencia de no conformidad. Clasificar la no conformidad como Mayor o Menor. Determinar el número de la cláusula de la norma ISO 14001:2015 que identifica la no conformidad. En el caso de que se decida que una situación proporciona evidencia insuficiente de no conformidad, indicar por qué se cree que no hay pruebas suficientes y elaborar una lista de cosas que se buscaría como evidencia de que la situación está bajo control.

PARTE 2 • • • •

Se proporcionarán varias CAR que se han reunido durante algunas auditorías recientes. Evaluar las propuestas de acciones correctivas y diferenciar entre corrección y acción correctiva. Registrar su aceptación y/o comentarios de la acción correctiva propuesta en el espacio provisto en el formulario. Prepararse para debatir sus hallazgos con el Tutor del Curso.

TIEMPO PERMITIDO Taller: 150 minutos Comentarios: 45 minutos.

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CASO 1 En los registros relativos a un derrame de 200 litros de diésel que se produjo en el momento de la entrega a granel a un tanque de almacenamiento subterráneo, debido a una falla en la conexión entre el camión y el tanque, no registran las acciones que habían sido tomadas para controlar los derrames y/o los cambios inmediatos en el sistema implementados para evitar incidentes en el futuro. La Gerencia de SGA había emprendido medidas correctivas para eliminar la tierra contaminada por la zona y eliminarla como residuos peligrosos. Dado que no existía una amenaza inmediata a un río local, la organización no necesitaba por ley, comunicarse con las autoridades locales sobre la materia. Cláusula

CASO 2 Una planta de fabricación se especializa en el suministro de productos para la industria automotriz y aeroespacial. Los productos son de acero al carbono o fabricaciones de acero inoxidable formados por soldadura de componentes metálicos individuales, producidos completamente por varios subcontratistas calificados. Hay muchas estaciones de fabricación a lo largo de la planta y cada uno dedicado a un rango particular de productos. Un auditor SGA está revisando el proceso de mejora continua y consulta las actas de las últimas dos revisiones anuales por la dirección como evidencia de lo que se ha establecido y logrado como objetivos. Había tres objetivos de mejora del SGA mencionados en ambas actas que involucra año tras año, la reducción del volumen de residuos en general, el uso de gas y electricidad. El cuadro adjunto al acta muestras las cantidades respectivas de estos tres parámetros en los últimos cinco años, con poca variación de un año a otro, el año anterior se observó un fuerte aumento de casi el 10% en los tres gráficos. El representante de la dirección explicó que un cliente importante había intensificado sus órdenes el año anterior. Urb. Miraflores – II Etapa Mza Ñ´ Lote 06, Castilla – Piura - Teléfono: 952624180 Correo: [email protected] / [email protected] / Web: https://www.giperu.pe

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Cláusula

CASO 3 Los empleados de una empresa de construcción que trabaja en el lugar para reparar y renovar las tuberías de descarga de agua no eran conscientes de los requisitos del procedimiento de la compañía, que afirma que todos los residuos sólitos retirados de la tubería dañada, debían ser almacenados en tambores sellados y claramente identificados. Los residuos han sido identificados como un impacto significativo, debido a que son peligrosos y por lo tanto la información específica que debe preverse cuando el material se desecha. Auditorías a otros contratistas que trabajan en el sitio revelaron que se trataba de un incidente aislado. Cláusula

CASO 4 Los registros de emisiones a la atmósfera (dióxido de azufre) demostraron que los niveles durante la puesta en marcha sobrepasaron los límites de la empresa, pero se mantuvieron dentro de los límites legales. Esto se dio en tres ocasiones distintas. La primera ocasión se Urb. Miraflores – II Etapa Mza Ñ´ Lote 06, Castilla – Piura - Teléfono: 952624180 Correo: [email protected] / [email protected] / Web: https://www.giperu.pe

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produjo en enero, la segunda en abril y la tercera en octubre. Los registros y discusiones de las investigaciones sobre estos incidentes muestran que la causa del exceso de emisiones fue el mismo en los tres casos. La acción correctiva se aplicó después de la segunda aparición de niveles superiores a los límites de la empresa, pero el supervisor de la planta de calderas dijo que no habían resuelto el problema. Cláusula

CASO 5 La organización utiliza “Reglas de Negocio” emitidas corporativamente como parte de las actividades de control operacional y están controladas en cuanto a su tema y el uso en el área de la fábrica. La documentación que describe los elementos del sistema, no se refiere a estas “reglas” dentro del SGA. Cláusula

CASO 6 Usted está realizando una auditoría de vigilancia del SGA según la norma ISO 14001 en una organización que ensambla y realiza pruebas de productos electromecánicos y que utilizan piezas producidas por los subcontratistas. Urb. Miraflores – II Etapa Mza Ñ´ Lote 06, Castilla – Piura - Teléfono: 952624180 Correo: [email protected] / [email protected] / Web: https://www.giperu.pe

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Iniciada la auditoría en la empresa, se evidencia un nuevo edificio que no estaba allí en la última visita de vigilancia hace un año. En la reunión de apertura se entera que se habían demolido tres edificios abandonados que fueron últimamente utilizados por el propietario del sitio anterior y que se adquirieron desde hace 20 años. Están utilizando el edificio para los procesos químicos como la limpieza con ácido, pasivación y anodizado. Usted está examinando el proceso de aspectos e impactos e inicia comprobando el número de registros que está en revisión 1, que refleja un pequeño ajuste para hacer frente a un hallazgo de la última auditoría de vigilancia realizada hace 12 meses. Usted pregunta si se había completado una evaluación de impacto ambiental para la actividad de demolición y construcción y un plan de gestión de residuos. El Gerente de Seguridad, Salud y Medio Ambiente, le informa que no hay planificación formal pero que si se encontró cantidades significativas de asbesto en el último de los edificios. Los registros muestran que el asbesto fue manipulado y eliminado correctamente como residuos peligrosos de acuerdo con las regulaciones locales. Los escombros de la demolición fueron removidos por un subcontratista con licencia y la tierra que fue excavada fue recogida por un agricultor para su uso en su granja. Cláusula

CASO 7 El Gerente del Departamento de Protección Ambiental Corporativa y no el personal de la

sede realiza el seguimiento principal de los niveles de emisión, y los informes se emiten a la dirección de obra cuando finaliza la prueba. El organigrama y las responsabilidades escritas en la documentación mostrada indican que el Representante de la Gerencia del sitio es responsable de esta prueba, pero el procedimiento establece claramente que el personal Corporativo debe realizar esta función.

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Cláusula

CASO 8 Una auditoría ISO 14001 SGA está en marcha en una organización de tamaño medio, que diseña y fabrica electrodomésticos para uso de los consumidores a través del comercio al por menor. Al líder del equipo le han asignado la auditoría del departamento de diseño. Su entrevista con el Director de Diseño que lidera un equipo de ingenieros multidisciplinario (mecánica, electrónica y software) revela que él entiende que los principales aspectos e impactos significativos ambientales de su departamento correspondientes a su actividad, es el uso de la electricidad y la eliminación de residuos. Él describe como se mantienen separados de otros residuos en general las baterías de impresora y los cartuchos de tóner y de cualquier hardware de la computadora que ya no se usa y se pasa al Departamento de instalaciones para la eliminación de residuos peligrosos. Señala que todas las computadoras de escritorio se apagan cuando no están en uso y que han sido recientemente sustituidos por los modelos que incorporan arte modelado en 3D. También le dice que sus luminarias han sido reemplazadas con luminarias más eficientes. A pesar de que el auditor pregunta, él insiste que dentro de su área de control no hay otros aspectos e impactos ambientales. Usted confirma más tarde con el Gerente de Calidad (quien se ha asignado la responsabilidad de extender su sistema de certificación ISO 9001 existente para incluir la norma ISO 14001) que los aspectos e impactos ambientales listados reflejan correctamente lo que dijo el Gerente de Diseño.

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Cláusula

CASO 9 Usted ha regresado a una organización que fue certificada con la norma ISO 14001 hace tres años. Usted fue quien dirigió el equipo de auditoría en esa ocasión, sin embargo, no ha tenido ningún contacto con la organización desde entonces. En un breve recorrido para refamiliarizarse nota que se han agregado nuevos procesos y productos junto con una serie de modificaciones de la planta, ampliaciones y traslados. Cuando estabas pasando por el mostrador de recepción, viste la Política Ambiental. Este documento fue firmado y fechado por el Director Ejecutivo. Más tarde, cuando revisas las actas de la revisión por la dirección se evidencia que la Política Ambiental se ha actualizado, sin embargo, la que se encuentra en la recepción y en el manual del SGA son copias del original fechado hace tres años. Al revisar la lista de la legislación ambiental nota que lleva el mismo estado de emisión original; a pesar de que está conforme y que las dos modificaciones recientes que usted sabe que afectan directamente a sus actividades, han sido añadidas y correctamente interpretadas en cuanto a qué acción hay que tomar. Se recuerda que la organización tenía un registro muy amplio de aspectos e impactos ambientales significativos que habían sido recopilados por un consultor y un equipo de acción del SGA, pero le informan que éste fue disuelto vez se emitió el certificado. Cláusula

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CASO 10 La Fase 2 de Auditoría de Certificación está programado en la sede de una organización de ventas y distribución. Tienen un pequeño equipo de ingenieros y técnicos de ventas, las ventas se administran en la oficina central pero su enfoque de marketing se implementa a través de un amplio equipo de ejecutivos de ventas de campo que operan desde su casa o desde las oficinas regionales en todo el país. Usted está entrevistando al director de ventas porque el aspecto del medio ambiente con el impacto más significativo es el uso de vehículos de la empresa con una flota de cerca de 100. La única política de uso de vehículos que la empresa les informa es que se permite a los ejecutivos de ventas, la compra de un nuevo coche cada dos años a un valor monetario determinado por la antigüedad. No hay restricciones en el tamaño o el tipo de motor, el consumo de combustible o emisiones de CO2. Como el director de ventas le dice que la fuerza de ventas es en el recurso humano más importante de la organización y cuyo éxito está directamente vinculado a sus esfuerzos, no querrían molestarlos con esos temas. Ella no está de acuerdo con la sugerencia de que el consumo de combustible debe ser monitoreado para la planificación eficaz del viaje o visitas como una forma de ahorrar combustible. Usted hace algunas notas y pasa a su próxima entrevista. Cláusula

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TALLER IV: REALIZACIÓN DE AUDITORIA INTERNA Y ENTREGA DE INFORME FINAL DE AUDITORÍA

FINALIDAD Las actividades realizadas en este taller constituirán la base de la presentación formal del equipo. Este ejercicio es un entrenamiento en equipo para reunir la información que se presentará en una reunión de cierre de auditoría interna. La presentación se basará en la documentación emitida y los hallazgos y otro material determinado en cualquier escenario de juego de roles.

TAREA •

Revisar el Estudio de Caso entregado y analizar los hallazgos que surjan del juego de roles y otros talleres relevantes.

•

Escribir y acordar el alcance de la auditoría con la gerencia de la organización en cuestión.

•

Identificar las no conformidades con respecto a la norma ISO 14001:2015.

•

Escribir y clasificar las declaraciones de hallazgos relevantes y las Solicitudes de Acciones Correctivas (CAR).

•

Preparar un resumen significativo y preciso de la auditoría en forma de una “reunión de cierre” formal para la gerencia con base en su análisis del estudio del caso asignado: − Reconocer e informar hallazgos positivos y oportunidades de mejora. − Hacer una recomendación sobre el estado del sistema de gestión de SST

RESULTADO Estar preparado para realizar un juego de roles de una reunión de cierre con la gerencia.

TIEMPO PERMITIDO PARA CADA EQUIPO Tiempo de preparación: 45 minutos Juego de roles: 10 minutos cada equipo. Comentarios a cada equipo: 10 minutos

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