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SOCIEDAD COLECTIVA INDUSTRIAL P.S FASHION CIA (S.C)

JOJHANA LEONOR SALAZAR MONTES 1223849 INGRID VANESSA PEÑARANDA AVENDAÑO 1223862

UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER DEPARTAMENTO DE CIENCIAS EMPRESARIALES CONTADURÍA PÚBLICA CÚCUTA/NORTE DE SANTANDER 2019

7 SOCIEDAD COLECTIVA INDUSTRIAL P.S FASHION CIA (S.C)

JOJHANA LEONOR SALAZAR MONTES 1223849 INGRID VANESSA PEÑARANDA AVENDAÑO 1223862

DIRIGIDO A: JOSÉ ANTONIO ÁLVAREZ TRILLOS PHD.DR.MAG. ESP. CPT. LIC.

UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER DEPARTAMENTO DE CIENCIAS EMPRESARIALES CONTADURÍA PÚBLICA CÚCUTA/NORTE DE SANTANDER 2019

CONTENIDO Introducción ................................................................................................................................... 20 Importancia del trabajo................................................................................................................... 22 1. CONFORMACIÓN DE NEGOCIOS ........................................................................................ 24 1.1 Necesidad de asociarse. ........................................................................................................ 24 1.2. Estudio de cada uno de las sociedades ................................................................................ 20 1.2.1 De personas ................................................................................................................... 29 1.2.2 De capital....................................................................................................................... 37 1.2.3.

Sociedad de hecho .................................................................................................... 42

1.2.4.

Del sector público descentralizado ........................................................................... 43

1.3. Características en cuanto a: sociedad colectiva industrial. ................................................. 47 1.3.1.

Aspectos legales ....................................................................................................... 47

1.3.2.

Razón social ............................................................................................................. 48

1.3.3.

Número de socios y objeto social ............................................................................. 49

1.3.4.

Capital social, cuotas de aportación ......................................................................... 49

1.3.5.

Organización y administración................................................................................. 50

1.3.6.

Revisoría fiscal ......................................................................................................... 50

1.3.7.

Disolución y liquidación .......................................................................................... 50

2. Constitución de la empresa. ....................................................................................................... 53 2.1 Elaboración de la escritura de constitución, registro notarial y mercantil ........................... 53

7 2.3 Registro mercantil ................................................................................................................ 57 2.4.

Registros especiales ........................................................................................................ 59

2.5. Registro de los libros de contabilidad en la cámara de comercio. ...................................... 61 2.6 Tramitación y obtención de la licencia de funcionamiento.................................................. 64 2.7. Registro de industria y comercio. ........................................................................................ 66 2.8. Afiliación patronal a los fondos de: salud, pensiones y cesantias. ...................................... 68 2.9. Afiliación a la caja de compensación familiar, SENA, ICBF y subsidio familiar. ............. 72 2.10. Reglamento interno de trabajo .......................................................................................... 75 3. Organización administrativa .................................................................................................... 109 3.1. Perfil estratégico ................................................................................................................ 109 3.1.1. Objetivos .................................................................................................................... 109 3.1.2. Políticas ...................................................................................................................... 110 3.1.3. Misión......................................................................................................................... 111 3.1.4. Visión ......................................................................................................................... 111 3.1.5. Valores ....................................................................................................................... 112 3.2. Organigrama ...................................................................................................................... 114 3.3 Descripción de funciones ................................................................................................... 114 3.4 Procedimientos administrativos y flujogramas de

proceso. ........................................... 119

3.4.1. Flujogramas. ............................................................................................................... 119

8

CONTENIDO Pág. Glosario.…………………………………………………………………………………...…….1-6 Resumen……………………………………………………………………………………...….7-9 Introducción………………………………………………………………………………......10-11 Importancia del Trabajo…………………………………………………………………….12-13 1. Conformación de Negocios……………………………………………………………….14 1.1 Necesidad de Asociarse …………………………………………………………………14-15 1.2 Estudio de cada una de las sociedades

……………………………………………...….16-20

1.2.1 De Personas………………………………………………………………………..……21-28 1.2.2 De capital…………………………………………………………………………..……29-33 1.2.3 Sociedad de hecho………………………………………………………………………33-35 1.2.4. del sector público descentralizado…………………………………………….………35-39 1.3 Características en cuanto a………………………………………………………………...…39

9 1.3.1 Aspectos legales………………………………………………………………………...39-40 1.3.2 Razón Social

…………………………………………………………………………….41

1.3.3 Números de socios y objeto social

………………………………………………….....41

1.3.4 Capital social, cuotas de aportación

……………………………………………….41-42

1.3.5 Organización y administración ........................................................................................….42 1.3.6. Revisoría fiscal…………………………………………………………………………...42 1.3.7 Disolución y liquidación.

…………………………………………………………43-45

2. Constitución de la Empresa……………………………………………………………………46 2.1 Elaboración de la Escritura de Constitución, Registro Notarial y Mercantil 2.2 Obtención del Nit y del Rut.

…………46-47

…………………………………………………………47-49

2.3 Registro Mercantil………………………………………………………………………..49-51 2.4. Registros especiales………………………………………………………………………51-53 2.5 Registro de los Libros de Contabilidad en la Cámara de Comercio……………………..53-56 2.6 Tramitación y obtención de la licencia de funcionamiento.

………………………….57-58

2.7 Registro de Industria y Comercio…………………………………………………………59-60 2.8 Afiliación patronal a los fondos de: salud, pensiones y cesantías.

………………….61-64

2.9 Afiliación a la Caja de Compensación Familiar, SENA, ICBF y Subsidio Familiar. ….65-68

10 2.10 Reglamento Interno de Trabajo……………………………………………………….68-101 3. organización administrativa…………………………………………………………………102 3.1. Perfil estratégico……………………………………………………………………………102 3.1.1Objetivos……………………………………………………………………………...102-103 3.1.2 políticas…………..…………………………………………………………………..103-104 3.1.3. Misión…………………………………………………………………………………….104 3.1.4. Visión…………………………………………………………………………………….104 3.1.5. Valores…………………………………………………………………………………...105 3.1. 6. Matriz DOFA….…………………………………………………………….......………106 3.2. Organigrama………………………………………………………………………………..107 3.3. Descripción de funciones……………………………………………………………...108-112 3.4. Procedimientos administrativos y flujogramas de Proceso………………………………...113 3.4.1. flujogramas……………………………………………………………………………….113 3.4.2. Formatos………………………………………………………………………………….114 3.5. Manual de archivo………………………………………………………………………….115 3.5.1. Políticas de archivo………………………………………………………………….115-122 3.5.2. Correspondencia recibida……………………………………………………………122-123

11 3.5.3. Correspondencia despachada………………………………………………………..122-123 4. manual contable………………………………………………………………………………124 4.1. Normas legales…………………………………………………………………………….124 4.2. Codificación del plan de cuentas………………………………………………………125-129 4.3. Libros de contabilidad…………………………………………………………………130-133 4.4. Informes o estados financieros…………………………………………………………......133 4.4.1. Balance general……………………………………………………………………...133-134 4.4.2. Estado de resultados…………………………………………………………………134-135 4.4.3. Estado de cambio en la situación financiera…………………………………………...…135 4.4.4. Estado de cambio en las cuentas patrimoniales…………………………………………..136 4.4.5. Flujo de efectivo o de caja………………………………………………………………..136 5. el proceso contable y la teneduría de libros…………………………………………………..137 5.1. Información contable…………………………………………………………………..137-140 5.2. Teneduría de libros…………………………………………………………….............140-144 5.3. Declaraciones tributarias………………………………………………...…………….144-146 6. conclusiones……………………………………………………………………………..147-148 7. recomendaciones……………………………………………………………………………..149

12 Bibliografía……………………………………………………………………………………...150 Cibergrafia………………………………………………………………………………………151 Anexo……………………………………………………………………………………………152

Glosario Acción: parte alícuota del capital social de una Sociedad Anónima. Representa la propiedad que una persona tiene de una parte de esa sociedad. Normalmente, salvo excepciones, las acciones son transmisibles libremente y otorgan derechos económicos y políticos a su titular (accionista). Accionista: persona natural o jurídica que es propietaria de acciones de los distintos tipos de sociedades anónimas o comanditarias que pueden existir en el marco jurídico de cada país. Acreedor: persona (física o jurídica) legítimamente facultada para exigir el pago o cumplimiento de una obligación contraída por dos partes con anterioridad.

13 Activo: conjunto de bienes tangibles o intangibles que posee una empresa. Suponen un recurso o bien económico propiedad de un negocio, con el cual se obtienen beneficios. Activo Fijo: conjunto de bienes y derechos, valorables en dinero, poseídos por la empresa, durante más de un ciclo de explotación o año fiscal, y que permanecen en la empresa a lo largo del proceso productivo. Lo constituye el inmovilizado material, el inmovilizado inmaterial y el inmovilizado financiero. Acto de Conciliación: en el Derecho, es un medio de resolución de conflictos legales, a través del cual las partes resuelven directamente un litigio con la intervención o colaboración de un tercero. Supone requisito previo para la tramitación de la mayoría de los procedimientos ante el Juzgado de lo Social, en el cual las partes contendientes pueden llegar a un acuerdo. Administrador: Es la persona que administra una Sociedad. La administración se puede se puede llevar a cabo por un solo administrador (administrador único), dos administradores (solidarios o mancomunados) o un Consejo de Administración (tres o más administradores). Balance: estado contable que refleja la situación patrimonial de la empresa en un momento dado. Se compone del Activo y del Pasivo. Bases de Cotización: son las cantidades sobre las que se aplican los tipos de cotización para la obtención de las cuotas de la Seguridad Social que los sujetos responsables ingresan en el sistema y que constituyen su principal recurso económico. Beneficiario: la persona física o jurídica que resulta titular del derecho a la indemnización. Bienes: objeto material o servicio inmaterial cuyo uso produce cierta satisfacción de un deseo o necesidad.

14 Bienes Fungibles: son una clasificación de los bienes utilizada en el Derecho. Se refiere tanto a aquellos bienes que no se pueden usar conforme a su naturaleza si no se consumen, como a aquellos que tienen el mismo poder liberatorio. Capital Social: importe monetario, o valor de los bienes que los socios de una sociedad (empresa) le ceden a ésta sin derecho de devolución y que queda contabilizado en una partida contable del mismo nombre. Cesión de Crédito: Son créditos con formas contractuales mediante las cuales el prestamista puede ceder a posteriori, participaciones en los mismos. Cheque: medio de pago eminentemente bancario, que constituye una orden de pago que el cliente (librador) dirige al Banco (librado) a favor de una persona determinada o por determinar (tomador o tenedor) Cierre Patronal: es el cierre del centro de trabajo por el empresario, en caso de huelga o cualquier otra modalidad de irregularidad colectiva en el régimen de trabajo, cuando concurran peligro de violencia para las personas o daño grave para las cosas, ocupación ilegal del centro de irregularidades en el trabajo que impidan gravemente el proceso normal de producción. Código de Cuenta de Cotización: código numérico que la Tesorería General de la Seguridad Social asigna a los empresarios y demás sujetos responsables del pago de cuotas al Sistema de la Seguridad Social Se corresponde con los antiguos números patronales y de inscripción.

15 Empresa Unipersonal: Es el individuo, una y solo una persona que se constituye como empresario mediante escritura o documento privado ante Cámara de Comercio o ante notario con el debido reconocimiento de firma y contenido del documento. Sociedad Limitada: Se constituye mediante escritura pública entre mínimo dos socios y máximo veinticinco, quienes responden con sus respectivos aportes y en algunos casos según, el Código de Comercio artículos 354, 355 y 357, se puede autorizar la responsabilidad ilimitada y solidaria, para alguno de los socios Sociedades activas: Número de sociedades (Personas jurídicas, excluyendo las entidades sin ánimo de lucro) que cumplen las mismas condiciones de las empresas activa Contabilidad: disciplina por la que se proporciona información útil en la toma de decisiones económicas. Eficacia: capacidad para determinar los objetivos adecuados «hacer lo indicado». Eficaz: se refiere al logro de los objetivos en los tiempos establecidos. Eficiencia: capacidad para reducir al mínimo los recursos usados para alcanzar los objetivos de la organización «hacer las cosas bien Escritura de Constitución de la Empresa: es redactada por los socios e incluye los acuerdos de constitución (pactos escriturarios) y los estatutos de la sociedad. Escritura Pública: Escritura pública es el documento matriz que contiene los actos y contratos o negocios jurídicos que las personas otorgan ante notario y que éste autoriza e incorpora a su protocolo. Se otorgarán por escritura pública los actos y contratos o negocios jurídicos ordenados por la ley o acordados por voluntad de los interesados. Escriturar: constar un hecho mediante Escritura Pública.

16 Estructura Financiera: distribución y composición de las distintas fuentes de financiación que utiliza una empresa. Estudio de Mercado: es el diseño, recolección y análisis sistemático de información con relación a las características de un mercado específico. Ética: principios que distinguen al comportamiento correcto del incorrecto. Disciplina que trata del bien y del mal, de lo correcto o incorrecto. Gerente: personal de una organización que tiene autoridad para tomar decisiones que comprometen a la misma. Gestión: proceso emprendido por una o más personas para coordinar las actividades laborales de otros individuos. Libro de Actas: documento donde se inscriben las Actas donde figuran acuerdos de los órganos colegiados de las sociedades mercantiles. Libro de Matrícula: es un libro que debe llevarse en cada centro de trabajo y en el que deben inscribirse todos los trabajadores del mismo en el momento en que inicien su actividad. Libro Diario: libro contable donde se recogen, día a día, los hechos económicos de una empresa. La anotación de un hecho económico en el libro Diario se llama asiento; es decir en él se registran todas las transacciones realizadas por una empresa. Libro Mayor: en él se recogen todas las cuentas, con todos los cargos y abonos realizados en las mismas. Libro resumen del registro del movimiento de una cuenta específica. En él también van reflejadas las inversiones (gastos y ganancias) que la empresa tuvo en ese lapso de tiempo.

17 Licencia: es un contrato por el que una empresa, la licenciante, otorga a otra, la licenciataria, el poder de utilizar sus derechos de propiedad industrial mediante el pago de una contraprestación. Estos derechos incluyen las patentes, las marcas comerciales, los diseños, derechos de autor, el know-how y la información técnica. Liquidez: característica de los activos financieros para transformarse en dinero efectivo. Cuanta mayor sea la frecuencia de contratación de un valor, más líquido será. Logotipo: distintivo o emblema formado por letras, abreviaturas, etc., peculiar de una empresa, marca o producto que hace que se diferencien visualmente de otros. Misión: propósito, finalidad que persigue en forma permanente o semipermanente una organización, un área o un departamento. Razón de ser de una organización. Modelo: abstracción de la realidad; representación simplificada de algunos fenómenos del mundo real. Mora: un retraso en el cumplimiento de una obligación el cual supone un incumplimiento parcial, que puede provocar perjuicios más o menos graves en el acreedor, y como tal incumplimiento es tratado en los diferentes ordenamientos jurídicos Nombre Comercial: se trata de una marca registrada que determina la identidad gráfica, física u operativa de un producto o servicio. Participación: es una forma de inversión, mediante la que se participa en los beneficios de una empresa, aunque no se posean acciones, es decir, no se participa en el capital. Pasivo: conjunto de deudas y recursos ajenos que figuran en el balance contable de una empresa.

18 Pasivo Circulante: obligaciones de pago que son exigibles a un plazo inferior al año. Patente: título expedido por el Estado a través de la Oficina Española de Patentes y Marcas, y que transfiere al concesionario el derecho exclusivo a poner en práctica una determinada invención de procedimiento o de producto por un período improrrogable de 20 años. Presupuesto: es la previsión de los gastos en que se incurren o los ingresos a percibir sobre un determinado producto, servicio o actividad. Prima: es el precio del seguro. El recibo de prima contendrá, además, los recargos e impuestos que sean de legal obligación. Principios Contables: vienen establecidos por la legislación mercantil y completada por el Plan General, con la finalidad de que las cuentas anuales queden formuladas con claridad y expresen la imagen fiel de las empresas. Productividad: capacidad de producción por unidad de trabajo, superficie de tierra cultivada, etc. Incremento o disminución de los rendimientos finales en función de los factores productivos.

Resumen La sociedad colectiva proviene de la sociedad general, que surge principalmente en el seno familiar. En efecto, a través de su evolución histórica, vemos que está constituida con frecuencia como continuación de la comunidad formada por los herederos de un comerciante. Pero aun cuando se constituya con terceras personas, siempre se presupone que existe una recíproca confianza, una relación de compañeros.

19 Se puede definir como sociedad personalista que desarrolla una actividad comercial bajo una razón social, con la particularidad que del cumplimiento de las deudas sociales responden en forma subsidiaria todos los socios personales y solidariamente. Sus características más resaltantes son: Todos los socios intervienen directamente en la gestión de la sociedad. -

Los socios responden de forma personal, solidaria e ilimitadamente frente a las deudas sociales.

-

Sólo es adecuada para un número reducido de socios.

-

Pueden existir socios industriales, que sólo aportan trabajo personal, los que se caracterizan por que no podrán participar en la gestión de la sociedad.

-

La sociedad se disuelve por la muerte de un socio colectivo, salvo pacto expreso en la escritura de constitución de continuar en la sociedad los herederos del socio difunto o de subsistir entre los socios sobrevivientes.

-

La condición de socio no puede transmitirse libremente, será necesario el consentimiento de los demás socios.

Las relaciones internas giran en torno a la APORTACIÓN. Cada socio puede aportar lo que quiera, ya sean bienes, capital, trabajo o industria. Con las aportaciones nace la sociedad colectiva, en cuanto conjunto de obligaciones regidas por el Principio de la autonomía de la voluntad, ya que en este tipo de sociedad lo que tienen mayor relevancia es el contrato. Existen dos tipos de socios: -

Industriales:

20 Los socios industriales solo aportarán trabajo personal. No pueden participar en la gestión de la sociedad, salvo pacto en contrario. Participan en las ganancias de la sociedad. En caso que el contrato social guarde silencio, al socio industrial se le asignará iguales beneficios que al socio capitalista de menor participación. No participan en las pérdidas, salvo pacto expreso. -

Socios capitalistas:

Los socios capitalistas aportan trabajo y capital. Gestionan la sociedad. Ya hemos visto que según el Art. 267 de la Ley General de Sociedades, la sociedad colectiva debe tener un plazo fijo de duración. Es decir, no se puede pactar que el plazo de la sociedad sea "indefinido" o "indeterminado", como sucede con la sociedad anónima. El acreedor de un socio colectivo, quien tiene a su favor un crédito vencido, tiene derecho a oponerse a la prórroga de la sociedad respecto del socio deudor, porque la ley busca protegerlo para que cobre su crédito lo más pronto posible. En estos casos de separación o exclusión del socio colectivo, éste continúa siendo responsable ante terceros por las obligaciones sociales contraídas hasta el día en que concluye su relación con la sociedad colectiva. Esta es una consecuencia de la naturaleza jurídica de la sociedad colectiva, donde la responsabilidad de los socios por las obligaciones sociales es solidaria e ilimitada. La escritura social debe designar las personas encargadas de la gestión. Si se omite en la escritura, todos los socios (a excepción de los industriales), adquieren la condición de gestores. Si la administración se confiere a varios socios con carácter solidario, cada gestor puede ocuparse de

21 la administración social sin el consentimiento de los demás, pero si se confiere a un sólo socio, éste tiene el monopolio de la administración. En conclusión, trataremos a lo largo de este trabajo sobre una Sociedad que si bien es cierto es ya muy poco utilizada, vale estudiarla, para descubrir sus errores o defectos, así como resaltar sus beneficios y aciertos y analizar modelos de los pasos a seguir para constituir una Sociedad Colectiva. ABSTRACT The collective society comes from the general society, which arises mainly in the family. Indeed, through its historical evolution, we see that it is often constituted as a continuation of the community formed by the heirs of a merchant. But even when constituted with third parties, always presupposes that there is a mutual trust, a relationship of partners. It can be defined as a personal company that develops a commercial activity under a corporate name, with the particularity that the fulfillment of social debts are subsidiary to all the associates and jointly and severally. Its most outstanding features are: All the partners intervene directly in the management of the company. -

The partners respond personally, solidary and unlimitedly against social debts.

-

It is only suitable for a small number of members.

-

There may be industrial partners, who only provide personal work, which are characterized by not being able to participate in the management of the company.

22 -

The company is dissolved by the death of a collective partner, unless expressly agreed in the articles of incorporation to continue in society the heirs of the deceased partner or to subsist among the surviving partners.

-

The status of partner cannot be transmitted freely, the consent of the other partners will be necessary.

The internal relations revolve around the CONTRIBUTION. Each partner can contribute whatever they want, be it goods, capital, work or industry. With the contributions, the collective society is born, as a set of obligations governed by the Principle of the autonomy of the will, since in this type of society what is most important is the contract. There are two types of partners: -

Industrial:

Industrial partners will only provide personal work. They cannot participate in the management of the company, unless otherwise agreed. They participate in the profits of society. In case the social contract is silent, the industrial partner will be assigned equal benefits to the capitalist partner with the least participation. They do not participate in the losses, unless expressly agreed. -

Capitalist partners:

The capitalist partners contribute work and capital. They manage society.

23 We have already seen that according to Art. 267 of the General Law of Companies, the collective society must have a fixed term. That is, you can not agree that the term of the company is "indefinite" or "indeterminate", as is the case with the corporation. The creditor of a collective partner, who has an overdue loan in his favor, has the right to oppose the extension of the company with respect to the debtor partner, because the law seeks to protect him so that he can collect his credit as soon as possible. In these cases of separation or exclusion of the collective partner, the latter continues to be liable to third parties for the social obligations contracted until the day on which their relationship with the collective company ends. This is a consequence of the legal nature of the collective society, where the partners' responsibility for social obligations is joint and several and unlimited. The social deed must designate the people in charge of the management. If it is omitted in the writing, all the partners (with the exception of the industrial ones), acquire the status of managers. If the administration is granted to several partners with solidarity, each manager can deal with social administration without the consent of others, but if it is conferred to a single partner, it has a monopoly of the administration. In conclusion, we will discuss throughout this work about a Society that although it is true is already very little used, it is worth studying it, to discover its errors or defects as well as highlighting its benefits and successes and analyzing models of the steps to follow to constitute a Collective Society.

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Introducción La sociedad colectiva es una de las formas societarias más antigua. Nace en la Edad Media como forma evolutiva de las comunidades hereditarias familiares. Surge, por tanto, como comunidad de trabajo entre personas ligadas por vínculos de sangre, aunque, posteriormente, pasa a admitir a personas extrañas al círculo familiar con las que se mantiene una relación de confianza. Es este elemento de confianza lo que determina el carácter personalista de la sociedad colectiva y lo que la diferencia profundamente de la sociedad capitalista en la que la condición de los socios es, en principio, un elemento irrelevante. Sociedad Colectiva, también denominada sociedad mercantil de carácter personalista en la que todos los socios, en nombre colectivo y bajo una razón social, se comprometen a participar, en la proporción que establezcan, de los mismos derechos y obligaciones, respondiendo subsidiaria, personal y solidariamente de las deudas sociales. Actualmente se utiliza poco este tipo social ya que al ser constituidas se derivan consecuencias, como la responsabilidad ilimitada de los socios, entre otras, que la hacen impropia para el tráfico comercial moderno. Esta sociedad se enfatiza en los socios, contribuciones económicas y su responsabilidad solidaria e ilimitada frente a las deudas y obligaciones de la sociedad. Su capital se divide en participaciones sociales que sólo pueden transferirse por escritura pública; no pueden constar en títulos de ninguna especie. Su razón social se integra con el nombre de todos los socios o de alguno o algunos de ellos, agregándose la expresión "Sociedad Colectiva" o las siglas "S. C.". Por ejemplo: “P.S FASHION S.C".

21 Para ser más claros el desarrollo temático tratará de una sociedad colectiva en la cual hablaremos de las ventajas y desventajas que tendrá la constitución de esta sociedad y a su vez mostraremos los pasos que se deben seguir para su constitución e inscripción en los respectivos libros.

22 Importancia del trabajo Siempre que se inicia una negociación por un inicio de una actividad comercial los socios suelen reunirse para acordar los términos y condiciones ya sea de manera verbal o escrita, el proceso pueden surgir ciertas dudas respecto a cómo formalizar esto y si es necesario, en que puede favorecerle y/o afectarle a los socios, la investigación de esto puede ser un poco tedioso teniendo en cuenta que es adicional a las actividades comerciales que se van a iniciar regularmente además que sin conocimiento del tema puede volverse una difícil tarea y hacer más complicada la toma de decisión si la persona encargada de investigar esta información no lo realiza de una manera clara y precisa, y contratar a una persona especializada pueden generar ciertos gastos que al inicio de toda actividad comercial desde la perspectiva de algunos pueden ser innecesarios. Antes de constituir una sociedad determinada es aconsejable asesorarse de todo lo que la ley exige para dicha sociedad antes de iniciar este proceso, hay que tener en cuenta el objeto de la misma de acuerdo a eso y a las circunstancias de los socios será más sencilla la toma de esta decisión. En el Código Civil y Comercial de la Nación (Ley 26.994) y en la Ley General de Sociedades (Ley 19.550) se puede encontrar toda la información referente a las sociedades que estas regulan. Hay que tener claro que una persona humana puede ser titular de una actividad comercial por lo tanto no es ilegal realizar una actividad comercial sin constituir una sociedad, se consideran informales, se denominan sociedades de hechos son en las cuales existe una actividad comercial sin embargo carecen regulación de los derechos de los socios, ya que estos no han sido establecidos para el estado. La realidad es que muchas personas piensan que constituir una sociedad o un contrato en caso de realizar alguna actividad comercial puede ser costoso por los requisitos que puede solicitar el estado para poder considerarla como una sociedad de acuerdo al

23 tipo escogido y esto pueda generar perdida, pero no tomamos en cuenta la poca protección que tenemos en caso de no realizar esto ya que el estado no tendría prueba del acuerdo que se llegó en determinado momento, para de esta forma hacerlo cumplir. No significa que no podemos recurrir al estado en caso de fraude, estafa o cualquier otro inconveniente que se pueda presentar en este tipo de casos, si por supuesto que podemos y debemos hacerlo. Sin embargo, el proceso se complicará ya que no hay pruebas que el estado estuviese al tanto por lo tanto demostrar algún acto malintencionado o fraudulento no será tan sencillo.

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1. CONFORMACIÓN DE NEGOCIOS

1.1 Necesidad de asociarse.

Cuando los negocios se unen entre ellos para compartir sus recursos e intereses les puede resultar más fácil llegar a nuevos mercados y competir con los grandes grupos. A veces conseguir un impulso del negocio en el mercado es tan sencillo como saber colaborar con el resto de las compañías del sector, ya que la unión de fuerzas entre las pequeñas y medianas empresas puede ser la clave de su desarrollo en el mercado. Compartir contactos, crear negocios juntos e, incluso, asociarse con la competencia les puede ayudar en la mejora de sus servicios. Aunque las necesidades financieras son las que más pueden ahogar a una empresa, también se debe trabajar por superar otros obstáculos. Una posibilidad para solucionarlo, por ejemplo, es establecer lazos en el campo tecnológico o en la gestión externa a través de acuerdos de colaboración para desarrollar nuevos proyectos y ser más competitivos. El objetivo de estos organismos es que las pymes colaboren entre ellas para que se adapten al entorno, generen negocios y amplíen mercados. Estas redes atienden las solicitudes de las empresas y, según sus necesidades, ponen en contacto a aquellas que se puedan complementar. También las enlazan con patronales en los territorios donde se desarrolla la actividad. Así, las compañías consiguen establecer nuevos contactos y entran a formar parte del círculo empresarial.

25 "El principal problema es que las pymes no tienen demasiada conexión entre ellas. Es importante que aprendan a colaborar, a desarrollar proyectos comunes que les permitan ganar músculo y capacidad de competencia nacional e internacional”, opina Joan Torrent, coordinador de la red empresarial del Euram (Euroregión del Arco Mediterráneo). Las alianzas que potencian las redes empresariales pueden resultar muy útiles, por ejemplo, cuando se desea internacionalizar. Si un grupo de compañías del mismo sector se une, establece una estrategia común y comparte proveedores y servicios, con lo que pueden ganar en productividad y competitividad en los mercados exteriores. Las ventajas de asociarse Para una pyme triunfar sola en el mercado puede ser muy complicado. Por eso, acompañarse de otras empresas y compartir intereses con ellas puede ayudarle a expandir sus negocios. Mediante estas alianzas se nutren de relaciones comerciales que pueden utilizar para ser más competitivas. En primer lugar, la cooperación empresarial en el plano económico les permite ganar fuerzas financieras para competir con grandes empresas. Por otro lado, a través de pactos de colaboración pueden compartir material tecnológico como, por ejemplo, que una empresa alquile a otra una de sus máquinas.

20

1.2. Estudio de cada uno de las sociedades

Tabla 1. Estudio de cada una de las sociedades 1.2.1 SOCIEDADES DE PERSONAS SOCIEDADES COLECTIVAS CONSTITUCIO N

Por escritura pública: copia de ésta debe ser inscrita en la Cámara de Comercio competente. Art. 110 y 111

SITUACION JURIDICA

La sociedad, una vez constituida legalmente forma una persona jurídica distinta de los socios, individualmente considerados; sin

SOCIEDADES COMANDITA SIMPLE Con las mimas solemnidades que la sociedad colectiva, no es necesario que intervengan los socios comanditarios. Arts.: 111-137 y 343.

La sociedad, una vez constituida legalmente forma una persona jurídica distinta de los socios, individualmente

1.2.2 SOCIEDADES CAPITALES SOCIEDAD ANONIMA Con las mimas solemnidades que la sociedad colectiva, para empezar a funcionar se requiere además permiso especial de la Superintendencia de Sociedades Anónimas. Art. 111 y 116 La sociedad, una vez constituida legalmente forma una persona jurídica distinta de los socios, individualmente

SOCIEDAD EN COMANDITA POR ACCIONES Con las mimas solemnidades que la sociedad colectiva, no es necesario que intervengan los socios comanditarios. Arts.: 111-337 y 343.

La sociedad, una vez constituida legalmente forma una persona jurídica distinta de los socios, individualmente considerados: para aspectos fiscales los accionistas

1.2.3 SOCEIDADES DE NATURALEZA 1.2.4 MIXTA SOCIEDAD DE RESPONSABILIDAD LIMITADA Con las mimas solemnidades que la sociedad colectiva en los estatutos se estipulará que la responsabilidad de los socios se limita a sus aportes y que estos han sido pagados íntegramente. Art. 111-353 y 354

L La sociedad, una vez constituida legalmente forma una persona jurídica distinta de los socios, individualmente considerados los impuestos sobre la renta y patrimonio

21 embargo, los impuestos sobre la renta y patrimonio se agravan en cabeza de cada uno de los socios de acuerdo con su participación en la compañía: ésta paga un 20% sobre las utilidades. Art. 98 Reforma Tributaria 1974 Capítulo VI. Art. 80

NUMERO SOCIOS

FONDO SOCIAL

DE Dos o más Artículo 294

Formado de los aportes que cada socio promete entregar a la sociedad; pueden ser objeto de aporte: el dinero, los créditos de invención, el trabajo manual, la

considerados; sin embargo, los impuestos sobre la renta y patrimonio se agravan en cabeza de cada uno de los socios de acuerdo con su participación en la compañía: ésta paga un 20% sobre las utilidades. Art. 98 Reforma Tributaria 1974 Capítulo VI. Art. 80 Uno o más colectivos o gestores Uno o más comanditarios capitalistas Art. 323 Se forma con los aportes de los socios comanditarios o con los de éstos y los de los socios colectivos simultáneamente: el socio comanditario

considerados, para todos los efectos legales y efectos fiscales los accionistas deben declarar patrimonio y recta: La sociedad paga un 40% sobre las utilidades. Art. 90 Reforma Tributaria 1974 Capítulo VI. Art. 79

deben declarar patrimonio y renta: la sociedad paga un 40% sobre las utilidades. Art. 98 Reforma Tributaria 1974 Capítulo VI. Art. 79

los paga cada socio como en las colectivas. La sociedad paga un 20% sobre las utilidades. Art. 98 Reforma Tributaria 1974 Capítulo VI. Art. 80

Mínimo cinco Art. 374

Uno o más colectivos y por De dos a veinticinco. lo menos cinco Máximo que permite la ley. comanditarios. Art. 356 Art. 343.

El capital estará representado en acciones de igual valor que se representarán en títulos negociables: al constituirse la sociedad deberá

El capital estará representado en acciones de igual valor mientras que las acciones no hayan sido pagadas íntegramente serán necesariamente nominativas. El aporte de industria de los socios gestores no formará parte

Rigen las mismas disposiciones que en la sociedad colectiva. El capital social se pagará íntegramente al constituirse la sociedad cuando se aportan bienes los socios son solidariamente responsables del valor atribuido a ellos en la

22 mera industria y en general toda cosa comerciable capaz de prestar alguna utilidad. Ningún socio puede ser obligado a aumentar su aporte o a reponerlo si se perdiere durante la sociedad, salvo estipulación expresa el contrato. Art. 122 – 123 – 124 – 125 – 126 y 127

no puede aportar su capacidad, crédito o industria personal. Art. 325.

suscribirse no menos del 50% del capital autorizado y pagarse no menos de 1/3 parte del valor de cada acción que suscriba. Al darse a conocer el capital autorizado se deberá indicar a la vez la cifra del capital suscrito y la del pagado. Las acciones que no hayan sido pagadas íntegramente serán nominativas. El plazo para el pago total de las acciones no excederá de un año a partir de su suscripción. Las acciones podrán ser ordinarias o privilegiadas.

del capital social. escritura social. Al constituirse la sociedad Art. 122-123-124-125-126deberá suscribirse por lo 127 y 354 menos el 50% de las acciones en que se divida el capital autorizado y pagarse siquiera 1/3 parte del valor de cada acción que suscrita. Se prohíbe enunciar el capital autorizado sin mencionar el suscrito y el pagado y expresar el capital suscritos in indicar el pagado. El plazo para cancelar la totalidad de acciones suscritas no excederá de un año a partir de su suscripción. Art. 130-34-345-346

23

RESPONSABIL Limitada IDAD DE CADA solidariamente UNO DE LOS Artículo: 294 SOCIOS

y Limita para los gestores o colectivos. Hasta el monto de sus respectivos aportes para los comanditarios. Art. 323. Para ceder total o La cesión de las NEGOCIABILI su partes de interés de DAD DE LAS parcialmente interés en la un socio colectivo PARTICIPACI sociedad, todo socio requiere la ONES deberá tener aprobación autorización expresa unánime de los de sus consocios. socios. La cesión Artículo: 296 de las cuotas de un comanditario del voto unánime de los demás comanditarios. Art. 338

RAZON SOCIAL

Art. 375- 376377-381 y 387 Por el valor total Como en la en comandita Limitada a sus aportes y de la suscripción simple. demás a la suma que a más que el accionista de ésta se indique en los haya hecho. Art. 323 estatutos. Art. 130 Art. 353

Las acciones serán libremente negociables con excepción de:

Para los socios gestores como en la sociedad colectiva. Para los socios comanditarios como en la sociedad anónima. Art. 352

Solo puede cederse por escritura pública. Podrá cederse a otros socios extraños: si es a favor de un extraño deberá contar con la autorización de la mayoría prevista. Art. 362-363-364-365 y 366.

1. Las privilegiadas 2. Las comunes que haya sido pactado expresament e el derecho de preferencia. 3. Las de industria no liberadas 4. Las gravadas con prenda Art. 403 Se forma con el Se forma con el La sociedad girara Como en la en comandita La sociedad girara bajo una nombre completo o nombre completo o bajo una simple. Se agregará en todo denominación o razón social

24 el solo apellido del alguno o algunos de los socios seguido de las expresiones “& compañía” “Hermanos – e hijos – u otras análogas si no se incluyen los nombres completos o apellidos de todos los socios. No podrá incluirse el nombre de un extraño. Art.: 303

ADMINISTRAC ION

Corresponde a todos y cada uno de los socios, quienes podrán delegarla en sus consocios o en extraños, caso en el cual los delegantes quedarán inhibidos para gestión de los negocios sociales. Art. 310

el solo apellido de uno o más socios colectivos y se agregará la expresión “& Compañía” o sus abreviaturas, seguida en todo caso de la indicación abreviada en S en C, “sociedad en comandita simple”. El socio comanditario o la persona extraña que tolere su nombre en la razón social, responderá como socio. Estará a cargo de todos los socios colectivos, quienes podrán ejercerla directamente o por sus delegados: sujeción a lo previsto para la sociedad colectiva los comanditarios no podrán ejercer funciones de

denominación caso la indicación seguida de las abreviada S.C a (Sociedad palabras en comandita por acciones). “Sociedad Anónima” o de las letras “S.A.” Art. 373

La asamblea general de accionistas, reunida con el quórum y en las condiciones previstas por los estatutos eligen una Junta Directiva y un revisor fiscal: la Junta Directiva

en ambos casos seguida de la palabra “Limitada” o su abreviatura “Ltda.” Que de no aparecer en los estatutos hará responsables a los socios solidaria e ilimitadamente frente a terceros. Art. 357.

Corresponde a los socios Como en la colectiva colectivos como en la en Art. 358 comandita simple. Art. 326 y 327

25 representación de la sociedad, sino como delegados de los socios colectivos y para negocios determinados. Art. 326- y 327

Reunirse por lo FUNCIONES DE LOS menos una vez por año en la fecha que SOCIOS determinen los estatutos y aprobar las reformas de los estatutos: examinar o aprobar o improbar los balances de fin de ejercicio, las cuentas que deben rendir los administradores disponer de las utilidades sociales. Hacer las elecciones, elegir y remover las personas libremente. Considerar los informes de los

Las mimas que en la sociedad colectiva el comanditario podrá inspeccionar en cualquier momento, tiempo, por sí o por medio de un representante, los libros y documentos de la sociedad. Art. 181-187 y 328

presentará a la asamblea los informes necesarios, la Junta Directiva podrá nombrar un represéntate legal. Los estatutos podrán definir esta designación a la asamblea. Art. 419-420-439 y 440 Las mimas que en las colectivas para la reunión general de accionistas deberá comunicar a la Superintendencia la fecha hora y lugar. Art. 181-184 y 187

Las mismas que en la Las mismas que sociedad en comandita sociedad colectiva. simple. Art. 181 - 187 Art. 181-187-328

en

la

26 administradores sobre el estado de los negocios sociales, adoptar todas las medidas que reclamen el cumplimiento de los estatutos, constituir las reservas ocasiones. Art. 181 y 187 Se hará en DISTRIBUCIO N DE aprobación a la parte pagada de las cuotas UTILIDADES o parte de cada asociado, si en el contrato no se ha previsto válidamente otra cosa: las cláusulas que priven de toda participación en las utilidades se deberá justificar por balances reales y fidedignos no podrá distribuirse utilidades mientras no se cubran las pérdidas de los ejercicios anteriores. Art. 150 y 151 Legal: no existe RESERVAS

Se hará en la forma estipulada en el contrato entre los socios gestores y comanditarios a falta de estipulación las utilidades se repartirán entre los comanditarios prorrata de sus cuotas, pagando previamente el beneficio de los socios gestores. Art. 332

Con sujeción a Como en la en comandita Igual que en la colectiva las normas simple. Art. 150 y 151 generales sobre Art. 332 distribución de utilidades se repartirán entre los accionistas las utilidades aprobadas por la asamblea justificadas por balances fidedignos y después de hecha las reservas y la aprobación para el pago de impuestos. Art. 451

Legal: no existe

Legal: 10% de las Legal:

10%

de

las Legal: 10% de las utilidades

27 Otras: las Otras: las utilidades liquidas establecidas en los establecidas en los de cada ejercicio estatutos estatutos que ascenderá por Art. 154 Art. 154 lo menos al 50% del capital suscrito. Otras: las estatutarias, las ocasionales que ordene la asamblea. Art. 452 y 453 Tiempo definido que Tiempo definido Tiempo definido DURACION debe fijarse en la que debe fijarse en que debe fijarse escritura pública. la escritura pública. en la escritura La sociedad podrá Art. 110 pública. continuar con los Art. 110 herederos de un socio fallecido, previos requisitos legales. Art. 110 y 320 vencimiento Por vencimiento CAUSALES DE Por vencimiento del Por término previsto del término del término DISOLUCIÓN Por imposibilidad de previsto previsto desarrollar la Por imposibilidad Por imposibilidad empresa social. de desarrollar la de desarrollar la Por reducción del empresa social. empresa social. número de asociados. Por reducción del Por reducción del Por declaración de número de número de quiebra de la asociados. asociados. sociedad Por declaración de Por declaración

utilidades liquidas de cada ejercicio que ascenderá por lo menos al 50% del capital suscrito. Otras: las establecidas por los estatutos. Art. 154-350

liquidas de cada ejercicio que ascenderá por lo menos al 50% del capital suscrito. Otras: estatutarias Art. 154-371

Tiempo definido que debe Tiempo definido que debe fijarse en la escritura fijarse en la escritura pública. pública. Art. 110 y 368 Art. 110

Por vencimiento del término previsto Por imposibilidad de desarrollar la empresa social. Por reducción del número de asociados. Por declaración de quiebra de la sociedad Por decisión de los socios

Por vencimiento del término previsto Por imposibilidad de desarrollar la empresa social. Por reducción del número de asociados. Por declaración de quiebra de la sociedad Por decisión de los socios Por decisión de autoridad

28 Por decisión de los socios Por decisión de autoridad Por muerte de alguno de los socios si no se hubiere estipulado su continuación los herederos. Por incapacidad sobreviniente de algún socio. Por declaración de quiebra de alguno de los socios. Por renuncia o retiro justificado de alguno de los socios.

quiebra de la sociedad Por decisión de los socios Por decisión de autoridad Por perdida que reduzca su capital a 1/3 parte o menos. Art. 218 y 342

de quiebra de la sociedad Por decisión de los socios Por decisión de autoridad Por perdida que reduzca el capital de los socios a menos del 50% del capital suscrito. Cuando el 95% o más de las acciones suscritas llegue a pertenecer a un solo accionista. Art.218 y 457

Por decisión de autoridad Por perdida que reduzca el patrimonio neto a menos del 50% del capital suscrito. Art. 218 y 351

Por perdida que reduzca el capital por debajo del 50% o cuando el número de socios exceda de 25.. Art. 218 y 370

29 1.2.1 De personas Limitadas: Las sociedades limitadas (SL) denominadas en el Código de Comercio colombiano como sociedades de responsabilidad limitada (SRL), son un tipo de unión mercantil en la que como bien lo dice su nombre, la responsabilidad de los socios está limitada hasta el monto del capital que cada uno aportó al momento de constituir la compañía; esta condición lo que quiere decir es que si en algún caso eventual, la empresa no puede pagar con sus propios medios las deudas adquiridas, el único patrimonio de los socios que se verá comprometido será el correspondiente a sus aportes, pero en ningún momento deberán usar su patrimonio personal para cubrir las deudas de la empresa. Sin embargo, para efectos fiscales, de acuerdo con el artículo 794 del Estatuto Tributario, en el caso de las deudas por impuestos, los socios deberán responder solidariamente independientemente del mondo de sus aportes. Dado que las sociedades limitadas tienen su propia personalidad jurídica, también tienen derechos y obligaciones propias que recaen única y específicamente sobre la empresa y no sobre sus socios. Las características de una sociedad limitada: Cantidad de socios: Mínimo 2 y máximo 25 socios, El Código de Comercio estableció en el artículo 356 que el número máximo de socios de una sociedad limitada será 25; sin embargo, no deja específicamente el número mínimo de socios; por lo cual, de la interpretación de la norma, valiéndose de que todo el título V “de la sociedad de responsabilidad limitada” se refiere a “los socios” puede deducirse que no será válida una sociedad anónima de un solo socio, sino de mínimo 2 de ellos.

30 Denominación o razón social: Como lo cita el artículo 357 del Código de Comercio reza que, deberá ser diferente de otros entes, por lo que su denominación o razón social deberá ser única y estará seguida de la palabra “limitada” o de su abreviatura “Ltda.”; en el caso en que estas últimas palabras no aparezcan en los estatutos, los socios serán responsables solidaria e ilimitadamente por las obligaciones de la sociedad. Responsabilidad de los socios: Hasta el límite de sus aportes. El artículo 353 del Código de Comercio, expresa que puede ser más cuando haya sido previamente establecido en los estatutos de la compañía, pero nunca podrá ser menos. (Esta condición no aplica para efectos fiscales. Artículo 794 E.T.). Capital Social: El capital social estará compuesto por cuotas parte de igual valor que resultarán del capital aportado y pagado íntegramente al momento de la constitución de la sociedad. (Artículo 354 del Código de Comercio). Decisiones: Cita el Artículo 359 del Código de Comercio, cada socio tendrá tantos votos como cuotas partes posea, y las decisiones se tomarán con el respaldo de la mitad más uno de las cuotas partes en que se encuentre dividido el capital de la sociedad. Colectivas: La Sociedad Colectiva en una modalidad empresarial que se rige por el Código de Comercio y que consta como mínimo de dos socios. Éstos son los que constituirán el principal órgano decisivo de la empresa en relación a la constitución de la sociedad, las modificaciones subsidiarias que se produzcan posteriormente y al cese o extinción del negocio. En estas sociedades predominan las cualidades individuales de quienes se asocian y la confianza que se tengan, la responsabilidad es solidaria e ilimitada, es decir,

31 todos responden por las actuaciones que realicen la sociedad y los otros socios. La razón social de sociedad colectiva se conforma con el nombre completo o el apellido de alguno de los socios, o con los nombres o los apellidos de todos los socios seguido de las expresiones “& compañía”, “& hermanos”, “e hijos” u otras análogas. Se requieren por lo menos dos personas para conformarla y no existe límite máximo. El capital se divide en partes que pueden ser de distinto valor, y cada socio, independientemente de su aporte tiene derecho a un voto en la junta de socios. La representación legal corresponde a todos los socios salvo que la deleguen en un consocio o un tercero. La característica más sobresaliente de la sociedad colectiva es que los socios participan en la empresa en plano de igualdad, lo que supone algo esencial: que aunque la sociedad tenga independencia patrimonial, ante deudas contraídas por la empresa deberán responder los socios de forma subsidiaria e ilimitada, con su patrimonio privado. Por este motivo, muchos profesionales prefieren apostar por otro tipo de fórmulas mercantiles que no supongan tanto riesgo para los socios, como ocurre en la sociedad limitada o en la sociedad anónima, en las que solo se tiene en cuenta el patrimonio social para hacer frente a deudas. Una de las ventajas de la sociedad colectiva es que su constitución no requiere de un capital mínimo, de forma que los trámites para darla de alta se simplifican y se ponen al alcance de aquellos profesionales que carecen de un beneficio importante para el inicio de su actividad. La tributación se lleva a cabo a través del Impuesto de Sociedades, al igual que sucede con la sociedad civil, por lo que los socios no deben tributar por IRPF de forma independiente.

32

En comandita simple: La sociedad en comandita simple es un tipo de sociedad mercantil, más concretamente personalista, en la que coexisten dos tipos de socios: los colectivos con responsabilidad ilimitada y los comanditarios con responsabilidad limitada. Teniendo en cuenta lo anterior, precisamente una de las principales características de este tipo de sociedad es la existencia de dos tipos de socios, unos que comprometan su responsabilidad de manera solidaria e ilimitada y otros que respondan hasta el monto de sus aportes. La administración de la sociedad en comandita corresponde a los socios colectivos, dicha administración podrá ser ejercida por ellos directamente o por personas designadas por estos. La representación de la sociedad no puede estar en cabeza de los socios comanditarios, a menos que hayan sido designados por los socios colectivos para ejercer esta función, pero solo podrán respecto a negocios determinados. En cuanto a su razón social la sociedad en comandita se forma por el nombre completo o el apellido de uno o más socios colectivos y debe estar seguida de la palabra “y compañía” o de la abreviatura & Cía., sin embargo como la sociedad en comandita puede ser simple o en comandita por acciones, en la primera se debe agregar la indicación S en C, y en caso de la sociedad en comandita por acciones la abreviatura S.C.A. Finalmente, como se mencionó anteriormente hay algo que se debe tener muy en cuenta y es que este tipo de sociedad puede ser de dos clases: simple o por acciones. Este tipo de sociedad resulta muy adecuada para empresas que se forman con un número reducido de socios que pretendan desarrollar una actividad en común. Por ejemplo, un bufete de abogados.

33 Empresas unipersonales: Constituyen una forma de organización comercial autónoma, que si bien comparte rasgos comunes con las sociedades reguladas en el código de comercio, presenta a su vez caracteres distintivos que permiten diferenciarla de tales instituciones, empezando por el hecho de estar integradas, como su nombre lo indica, por una sola persona, a lo cual se suman algunas particularidades que le son propias y que aluden a la forma y requisitos exigidos para su constitución, así como también a los efectos de su actividad frente a terceros y a su objeto social, entre otros aspectos relevantes. Conforme a la definición legal, mediante la empresa unipersonal una persona natural o jurídica que reúna las calidades requeridas para ejercer el comercio, podrá destinar parte de sus activos para la realización de una o varias actividades de carácter mercantil. La empresa unipersonal, una vez inscrita en el registro mercantil, forma una persona jurídica. La constitución de una empresa unipersonal es solemne, pues debe efectuarse por escrito, es decir, documento privado o escritura pública y con estricta sujeción a las reglas contempladas en el artículo 72 de la Ley 222 de 1995. Si se constituye por documento privado, éste deberá ser reconocido por el constituyente o empresario ante juez o notario o presentado personalmente ante el secretario de la cámara. Cuando se limita cualquiera de los requisitos contemplados en la citada norma o cuando el documento no sea reconocido por el empresario o presentado personalmente ante el secretario de la entidad, las cámaras deben abstenerse de efectuar su inscripción.

34 Cuando se aporten a la empresa unipersonal activos cuya transferencia requiera escritura pública, la constitución de la empresa deberá hacerse de igual manera e inscribirse también en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos. Sociedades anónimas simplificadas: son un modelo legal para la constitución de personas jurídicas, que tuvo su origen en la Ley 1258 del 05 de diciembre de 2008; además del decreto 2020 de junio de 2009. Basándose en la antigua ley de emprendimiento (1014 de 2006), ésta Ley opera de forma independiente, puesto que no introdujo ninguna modificación en el código de comercio. Con la entrada en vigencia de dicha normatividad, el gobierno nacional estableció que ya no podrían seguirse constituyendo sociedades unipersonales y a cambio ofreció un nuevo modelo, el de las S.A.S. que ha generado varias ventajas en términos económicos y administrativos, representados en su constitución y aval de su información financiera. En general las S.A.S. son un modelo jurídico para la constitución de empresas en Colombia, que tiene ciertas ventajas que han hecho que este tipo de sociedad sea la preferida para conformar nuevas organizaciones. Este tipo de empresas estimula el emprendimiento debido a las facilidades y flexibilidades que posee para su constitución y funcionamiento. Entre las características más resaltante de las empresas de este tipo se pueden mencionar las siguientes: las a S.A.S deben tener un nombre único que las distinga de otros entes económicos; su nombre debe ir acompañado de las palabras “sociedad por acciones simplificada” o de las letras “S.A.S.” Las S.A.S. se constituyen por medio de un documento privado debidamente autenticado, sin embargo en los casos en que los aportes de los socios requieran de

35 escritura pública para poder ser transferidos, la constitución de la compañía también deberá realizarse por medio de escritura pública. El mínimo de personas naturales o jurídicas exigido para conformar una S.A.S es de uno y el tope máximo es ilimitado. Las personas naturales o jurídicas que constituyan una S.A.S son responsables solamente hasta el monto de sus respectivos aportes; puesto que según el artículo 2 de la Ley 1258 de 2008 las S.A.S constituirán una persona jurídica independiente y diferente de la personería de sus accionistas; esto pasará cuando la sociedad esté debidamente inscrita en el Registro Mercantil. Las acciones y demás títulos valores que emita una S.A.S. no pueden ser negociadas en bolsas de valores ni tampoco inscritas en el registro nacional de valores y emisores. Otras disposiciones de las SAS, cualquier sociedad puede transformarse a SAS cuando el 100% de los socios así lo decidan existe la fusión abreviada, cuando una sociedad detente más del 90% de las acciones de una SAS en materia tributaria, SAS funcionará como una SA, se deliberará con por lo menos la mitad más una de las acciones suscritas. Se determinará con la mitad más una de las presentes. Empresas asociativas del trabajo: Las empresas asociativas de trabajo serán organizaciones económicas productivas, cuyos asociados aportan su capacidad laboral, por tiempo indefinido y algunos además entregan al servicio de la organización una tecnología o destreza, u otros activos necesarios para el cumplimiento de los objetivos de la empresa. Las empresas asociativas de trabajo (EAT), tienen como objetivo la producción, comercialización y distribución de bienes básicos de consumo familiar o la prestación de servicios individuales o conjuntos de sus miembros. Si su objeto social consiste en la

36 producción de bienes, deberá contar como mínimo con tres asociados y máximo diez. Si por el contrario se trata de una empresa prestadora de servicios, el número máximo de socios será veinte. Las empresas asociativas de trabajo pueden constituirse por escritura pública, acta o por documento privado. En tal sentido, las escrituras públicas. Cuando la empresa se constituye por escritura pública, todos los asociados o fundadores deben comparecer a la notaría, en forma personal o mediante apoderado a otorgar el instrumento público que debe contener los estatutos. Para el acta de constitución las personas designadas para el cargo de presidente y secretario de la reunión, deberán realizar reconocimiento previo de contenido y firma ante notario en el acta y estatutos, o realizar presentación personal ante funcionario autorizado de la cámara de comercio. Cuando la empresa se constituye por documento privado, todos los asociados o fundadores deben firmar el documento de constitución, que debe contener la adopción de los estatutos, el documento debe ser reconocido ante juez o notario, o deberá contener la presentación personal ante el funcionario autorizado de la cámara de comercio. De acuerdo con el artículo 33 del Código de Comercio la matrícula mercantil debe renovarse entre los primeros tres meses del año, indiferente a la fecha en la cual se realizó la inscripción de la matrícula mercantil. Cualquier modificación tales como: cambio de dirección, teléfono, actividad económica etc., debe comunicarse por escrito y personalmente a la cámara de comercio, por intermedio del representante legal de la empresa asociativa de trabajo. La reforma puede realizarse adjuntando el acta de junta de asociados respectiva en la cual se indique cuáles artículos se reforman y cómo será su redacción definitiva.

37 Dicho documento se inscribirá en la cámara de comercio del domicilio principal de la EAT.

1.2.2 De capital Anónima: Este tipo de sociedad es de las más usadas por las medianas y grandes empresas, las cuales están constituidas por un mínimo de cinco socios y no hay límite máximo de los mismos. En las S.A. las acciones son negociadas libremente y los socios sólo serán responsables de los aportes realizados individualmente. Esta sociedad se debe constituir mediante escritura pública ante un notario. La constitución de una sociedad anónima debe hacerse mediante escritura pública siguiendo lo recogido en el código de comercio. La sociedad anónima (S.A.) es una forma de organización de tipo capitalista muy utilizada entre las grandes compañías. Todo el capital se encuentra dividido en acciones, que representan la participación de cada socio en el capital de la compañía. Una de las características de la sociedad anónima es que la responsabilidad de cada socio es proporcional al capital que haya. Por eso, participar en una S.A. tiene un nivel de seguridad financiero bastante alto. Además, al contrario de una sociedad personalista, la S.A. como sociedad capitalista es una estructura orgánica personal. Esto significa que una S.A. puede actuar como persona jurídica. Las sociedades anónimas son una modalidad de personas jurídicas que fueron creadas por la legislación colombiana en cumplimiento del

38 ejercicio del derecho de asociación y cuyas ventajas se ven reflejadas en el desarrollo de la inversión, el crecimiento y el progreso general como principios básicos de la economía nacional. La sociedad anónima es una de las figuras asociativas para la constitución de empresas más comunes en el país; en esta forma asociativa los accionistas conforman un fondo social y se hacen responsables únicamente hasta el monto de sus respectivos aportes.

Las sociedades anónimas deberán tener un nombre único que las diferencie de otras empresas y a dicho nombre deberán agregar las letras “S.A.”; en los casos en que la sociedad sea inscrita y/o anunciada sin dicha especificación, los accionistas se convertirán en responsables solidarios; es decir que en los casos en los que sociedad no pueda responder por sus obligaciones, los socios tendrán que comprometer todos sus recursos, incluyendo su patrimonio personal (artículo 373 Código de Comercio). Así también, las S.A. deberán constituirse y funcionar con mínimo (5) accionistas y no hay un número máximo de accionistas, este es ilimitado. (Artículo 374 Código de Comercio). Es importante tener en cuenta que, en este tipo de sociedad, un accionista es todo aquel socio aportante de capital. No debe confundirse la definición de socio con la de accionista, puesto que, si bien el accionista es un socio aportante de capital, no todos los socios son accionistas, puesto que en algunas empresas existen figuras como la de socio gestor, que aun siendo un socio de la compañía no realizó ningún aporte de capital.

39 Con respecto al capital social, de acuerdo con el artículo 375 del Código de Comercio, el capital de las S.A. será un fondo conformado por los aportes de los accionistas, y se dividirá en acciones de igual valor que estarán representadas en títulos valores. Al momento de constituir la S.A. se tendrán 3 clases de capital (artículo 376 del Código de Comercio): Capital autorizado: Es un valor proyectado, de lo que se espera que tenga la compañía en el futuro planeado por los accionistas. Capital suscrito: Es el valor que los accionistas se comprometen a pagar en un término inferior a un año y no podrá ser inferior al 50% del capital autorizado. Capital pagado: Es la parte del capital suscrito, que se encuentra totalmente pagado al momento de constituir la compañía; este valor no puede ser inferior a la tercera parte del valor de cada acción de capital que se suscriba. Cada accionista tiene derecho a tantos votos como acciones posea; de acuerdo con lo establecido en la Ley 222 de 1995 en su artículo 68; se tendrá quórum cuando haya presencia de por lo menos la mitad más una de las acciones suscritas (en los estatutos se puede pactar un quórum inferior) y se tendrá mayoría decisoria con la mitad más uno de votos favorables de los accionistas presentes. Esta condición aplica para todos los casos, excepto para las mayorías decisorias indicadas en los artículos 155, 420 (numeral 5) y 455 del Código de Comercio. En comandita por acciones: Se compone de uno o varios socios comanditados que responden de manera subsidiaria, ilimitada y solidariamente de las obligaciones sociales, y de uno o varios comanditarios que únicamente están obligados al pago de sus

40 acciones. Se abrevia S. en C. por A. En otras palabras, es una sociedad capitalista cuyo capital social está dividido en acciones, que se formará por las aportaciones de los socios, uno de los cuales, al menos, se encargará de la administración de la sociedad y responderá personalmente de las deudas sociales como socio colectivo, mientras que los socios comanditarios no tendrán esa responsabilidad. Es una forma social híbrida que combina la responsabilidad ilimitada y solidaria de los socios colectivos con la limitación de la responsabilidad de los comanditarios al monto de sus respectivos aportes. Su tipicidad la asemeja a la anónima. El socio colectivo debe tener capacidad para ser sujeto pasivo de acciones de responsabilidad civil y penal puesto que le corresponde la administración del patrimonio y los negocios sociales. En cambio, el comanditario puede ser cualquier persona, y si es incapaz obra por intermedio de su representante legal. Los comanditarios pueden o no comparecer a otorgar la escritura de constitución, pero en ésta ha de expresarse el nombre, domicilio y la nacionalidad de cada accionista, la cantidad de acciones suscritas, su valor nominal y la parte pagada por cada suscriptor. Los comanditarios pueden o no comparecer a otorgar la escritura de constitución, pero en ésta ha de expresarse el nombre, domicilio y la nacionalidad de cada accionista, la cantidad de acciones suscritas, su valor nominal y la parte pagada por cada suscriptor. La escritura debe inscribirse en el registro mercantil de la cámara de comercio del domicilio principal y de las sucursales si las tuviere. Los comanditarios solamente pueden aportar dinero o especies que tengan valor apreciable en dinero. Los gestores aportan básicamente industria, pero tal aportación no

41 forma parte del capital social. Además, los gestores pueden suscribir acciones de capital sin perder la calidad de colectivos. El capital se representa en títulos valores corporativos o de participación de igual valor nominal que se llaman acciones. Estas deben ser siempre nominativas. Cuando se constituye la sociedad hay que pagar por lo menos la tercera parte del valor de cada acción que se suscriba. Y para pagar el saldo puede estipularse hasta un año, contado a partir de la fecha de la suscripción. Esta regla ha de observarse en las suscripciones posteriores a la constitución de la sociedad. Capital autorizado es el monto del valor de las acciones y comprende tanto las que se suscriben en el acto constitutivo como las que quedan en cartera para ser colocadas posteriormente. Y cuando se constituye la sociedad debe suscribirse por lo menos el 50% de las acciones en que se divida el capital autorizado. Capital suscrito es la parte del capital autorizado representado en las acciones que los suscriptores se obligan a pagar. Capital pagado es la porción del capital suscrito que ha ingresado efectivamente a la sociedad. Las acciones que un gestor tenga en la sociedad puede cederlas separadamente de su interés social como socio colectivo. Los comanditarios también pueden ceder sus acciones conforme a lo dispuesto para las sociedades anónimas. Por consiguiente, la libre negociabilidad de las acciones puede estar supeditada a las siguientes restricciones: -

Si son privilegiadas, hay que acatar las normas sobre el particular.

-

Si son ordinarias, pero se ha pactado el derecho de preferencia en la negociación, rigen las pautas señaladas en los estatutos para tal efecto.

-

Si las acciones están gravadas con prenda, se requiere autorización del acreedor.

42 - Si las acciones están sujetas a litigio, se necesita permiso del juez. Si las acciones están embargadas, son menester el permiso del juez y la autorización de la parte actora. 1.2.3. Sociedad de hecho La sociedad comercial será de hecho cuando no se constituya por escritura pública. Su existencia podrá demostrarse por cualquiera de los medios probatorios reconocidos en la ley (artículo 498 código de comercio). La sociedad de hecho carece de personería jurídica, por lo tanto no se realiza matricula en el registro mercantil. A pesar de lo anterior, los derechos que adquieran y las obligaciones que se contraigan para la empresa social, se entenderán adquiridos o contraídas a favor o a cargo de todos los socios de hecho. Matrícula de Establecimiento de Comercio de Sociedad de Hecho: Si la sociedad de hecho tiene establecimientos de comercio, deben matricularlos dentro del mes siguiente a la fecha de su apertura, marcando en el Formulario del Registro Único Empresarial y Social RUES los propietarios del establecimiento de comercio que estén asociados en la sociedad de hecho. Este formulario deberá estar firmando por todos los socios. En caso tal que estos sean más de tres, se debe adjuntar hoja adicional en la cual se indique cuando menos: -

Nombre del establecimiento.

-

Nombre y documento de identificación de los socios.

-

Firma de los socios.

Se debe tener en cuenta lo siguiente: La sociedad de hecho no constituye una persona jurídica, distinta de los socios que la conforman. Sin embargo, deben solicitar el

43 RUT, en las oficinas de la Dirección Nacional de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN. Las obligaciones que se contraen y los derechos que se adquieren en cumplimiento de la actividad social se constituyen en favor y a cargo de todos, por lo tanto, cada uno responderá solidaria e ilimitadamente, aunque en el negocio respectivo no hayan actuado todos los socios. En el Registro Mercantil únicamente se inscriben las providencias que decreten la disolución y liquidación de las sociedades de hecho. - Modificación de la Información: Cualquier modificación tales como: cambio de nombre, dirección, teléfono, actividad económica etc, debe comunicarse por escrito y personalmente a la Cámara de Comercio por todos los socios pertenecientes a la sociedad de hecho propietaria del establecimiento de comercio. - Cancelación de la Matrícula Mercantil: Cuando el establecimiento de comercio ha dejado de funcionar, debe comunicarse por escrito y personalmente a la Cámara de Comercio por todos los socios pertenecientes a la sociedad de hecho propietaria del establecimiento de comercio, solicitando la cancelación del mismo.

1.2.4. Del sector público descentralizado Sociedades de economía mixta: Es aquella en la cual se sabe quiénes son los socios, pero esto responden solamente hasta el monto de sus aportes. A esta clasificación pertenecen las sociedades responsabilidad limitada. o sociedades de responsabilidad limitada: Se identifican con la denominación o razón social que determinen los socios, seguida de la palabra “limitada” o su abreviatura “Ltda.”.

44 En caso de no cumplir la regla antes descrita, los socios son responsables solidaria e ilimitadamente frente a terceros. En cuanto a la responsabilidad, cada socio responde, hasta por el valor de su aporte, pero es posible pactar para todos o algunos de los socios una responsabilidad mayor, prestaciones, asesorías o garantías suplementarias, expresando su naturaleza, cuanta, duración y modalidades. El capital está dividido en cuotas o partes de igual valor que debe ser pagado en su totalidad al momento de constituir la sociedad, así como al momento de solemnizar cualquier aumento del mismo. Este tipo de sociedades debe constituirse con dos o más socios y el número máximo es de 25. La administración de los negocios y la representación de la sociedad corresponden a los socios quienes pueden disponer de que la representación recaiga solo en alguno o algunos o en un tercero. En reuniones de la junta de socios, cada socio tiene tantos votos como cuotas posea en la compañía, las decisiones deberán ser tomadas por un numero plural de socios que represente la mayoría absoluta es decir, la mitad más uno de las cuotas en que se halle dividido el capital de la compañía, aunque se puede pactar en los estatutos una mayoría superior a la absoluta para la toma de determinadas decisiones. Las reformas estatutarias deben aprobarse con el voto favorable de un número plural de socios que represente mínimo el setenta por ciento de las cuotas en que se divide el capital social salvo que se estipule una mayoría superior en los estatutos. Empresas industriales y comerciales del estado

45 Se denominan así a todas las actividades económicas organizadas que para el cumplimiento de su objetivo misional requieren de la transformación y/o extracción de materias primas de cualquier tipo. Las empresas industriales hacen parte del sector secundario de la economía nacional, que está conformado por todas las actividades económicas que se realizan en el país y que están relacionadas con la transformación industrial de todo tipo de bienes. El sector secundario de la economía, también denominado sector industrial se divide en dos sub-sectores: -

Industrial extractivo: extracción de todo tipo de recursos naturales.

-

Industrial de transformación: conversión de cualquier tipo de materias primas, mediante apoyo de máquinas y herramientas.

En virtud de la LEY 489 DE 1998, por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones. Esta ley se encarga de regular lo concerniente con las empresas industriales y comerciales del Estado. Por lo tanto esta ley define a estas empresas como organismos creados por la ley o autorizados por ésta, que desarrollan actividades de naturaleza exclusivamente industrial de gestión económica conforme a las reglas del Derecho Privado, salvo las excepciones que consagra la ley, y que reúnen las siguientes características: -

Personería jurídica.

-

Autonomía administrativa y financiera.

-

Capital independiente, constituido totalmente con bienes o fondos públicos comunes, los productos de ellos, o el rendimiento de tasas que perciban por

46 las funciones o servicios, y contribuciones de destinación especial en los casos autorizados por la Constitución. El capital de las empresas industriales y comerciales del Estado podrá estar representado en cuotas o acciones de igual valor nominal. A las empresas industriales y comerciales del Estado y a las sociedades de economía mixta, se les aplicará en lo pertinente los artículos 19, numerales 2, 4, 5, 6, 12, 13, 17, 27, numerales 2, 3, 4, 5, y 7, y 183 de la Ley 142 de 1994. Comerciales de establecimientos públicos A efectos de la Ley 151 de 1959, las empresas y establecimientos públicos descentralizados son cualquiera que sea la forma de administración adoptada, son parte de la administración pública; sus bienes y rentas, por su origen, son desmembración del patrimonio público, y están afectos a la prestación de servicios públicos, culturales o sociales, y a la regulación y fomento de la economía nacional, dentro de los límites que señala la Constitución. Las entidades de que se trata tendrán autonomía administrativa, personería jurídica, y patrimonio independiente aportado, directa o indirectamente, por el Estado. Parágrafo.- Los establecimientos bancarios de propiedad del Estado no se consideran, para efectos de esta ley, como establecimientos públicos, y se regirán por normas especiales de control estatal que determine el legislador.

47 1.3. Características en cuanto a: sociedad colectiva industrial.

1.3.1. Aspectos legales Es aquella sociedad en la que todos los socios, en nombre colectivo y bajo una razón social, se comprometen a participar, en la proporción que establezcan, de los mismos derechos y obligaciones. Las sociedades colectivas son un tipo de sociedad mercantil que se encuentra estipulada en el Código de Comercio; son organizaciones destinadas a la explotación de diferentes recursos con el fin de obtener ganancias, utilidades o dividendos, es decir, son personas jurídicas creadas con ánimo de lucro. La normatividad general de este tipo de sociedades la podemos encontrar en los artículos que van desde el 294 hasta el 322 del Código de Comercio. Se trata de una sociedad de carácter personalista y cuya actividad debe ser necesariamente mercantil. La Sociedad Colectiva, y las normas que la regulan, resultan de aplicación cuando una sociedad mercantil y los socios que la constituyen no se han acogido, cumpliendo las prescripciones legales, a un tipo de sociedad mercantil determinado. La sociedad colectiva girará en el tráfico jurídico con el nombre de todos sus socios, de algunos, o de uno solo, debiéndose añadir en estos dos últimos casos la expresión "y CIA" al nombre de la sociedad, y siempre deberá añadirse las abreviaturas 'S.C." o "S.R.C." o las palabras Sociedad Colectiva. El número mínimo de socios para su constitución es de 2 y el máximo será de 50. Los socios de la Sociedad Colectiva pueden ser de dos clases de socios en una sociedad colectiva: Socios industriales o trabajadores y Socios capitalistas.

48 Asimismo, una persona jurídica también puede ser miembro de una Sociedad Colectiva. Los socios industriales solo aportarán trabajo personal. Tipos de socios y funciones: Socios capitalistas: -

Son los encargados de gestionar la sociedad.

-

Aportan capital y trabajo.

-

Participan en las ganancias y en las pérdidas de la sociedad.

Socios industriales -

Aportan trabajo personal.

-

No participan en la gestión salvo que se establezca lo contrario.

-

Participan en las ganancias de la sociedad, pero no en las pérdidas, salvo pacto expreso.

1.3.2. Razón social La razón social se forma con el nombre y apellido de uno de los socios o con los apellidos de dos o más de ellos, con el agregado obligatorio de la leyenda; y Compañía Sociedad Colectiva, leyenda que podrá abreviarse: y Cía. S.C Nombre de la Razón Social: La persona que no siendo socio permita que figure su nombre en la razón social queda sujeta a las mismas obligaciones y responsabilidades de los socios. Sin embargo, si el nombre completo o el apellido de un socio que se hubiere separado de la sociedad hubiere de mantenerse en la razón social, por haberlo convenido así con los demás socios o haberlo autorizado sus herederos, deberá agregar a la razón social la palabra: Sucesores, que podrá abreviarse.

49 En el caso de nuestra empresa la razón social es P.S FASHION CIA (S.C)

1.3.3. Número de socios y objeto social En el caso de una sociedad colectiva el número mínimo de socios es de 2, pero no existe máximo. El objeto social de esta, es la de fabricar, producir y distribuir todo tipo de ropa a nivel local y nacional.

1.3.4. Capital social, cuotas de aportación Con la finalidad de la consecución del objeto social, los socios se comprometen a poner en común bienes, industria o alguna de estas cosas. El socio puede aportar solo industria, es decir, una prestación de hacer consistente en servicios a favor de la sociedad. En ese caso, al socio colectivo se le denomina socio industrial y se le imputa un estatuto jurídico especial. Con la excepción de que la compañía se lo permita, no puede ocuparse “en negociaciones de especie alguna”. De lo contrario, los socios capitalistas pueden excluirlo de la compañía, privándole de los beneficios que le corresponderían o aprovechándose de los que hubiere obtenido contraviniendo la prohibición legal. Al mismo tiempo, al socio industrial no se le imputarán como regla general, las pérdidas sociales a menos que por pacto expreso se hubiesen obligado a ello. El incumplimiento de la obligación de aportación por parte del socio es causa de su exclusión de la sociedad. En el caso de nuestra empresa el capital social será de un total de $300.000.000, y a medida de que esta vaya creciendo deberá dar el 15% del total del capital social cada fin de mes, con el fin de cubrir gastos externos o daños de la misma.

50 1.3.5. Organización y administración La administración de la sociedad corresponderá a todos y cada uno de los socios, quienes podrán delegarla en sus consocios o en extraños, pero en éste último caso se requerirá autorización expresa de sus demás consocios. Los delegantes quedarán inhibidos para la gestión de los negocios sociales, pero podrán reasumir la administración en cualquier tiempo o cambiar sus delegados. Los delegados tendrán las mismas facultades conferidas a los socios administradores por la ley o por estos estatutos, con las limitaciones que en ellos se expresen. No obstante lo anterior, los socios tendrán derecho a inspeccionar, por sí mismos o por medio de representantes, los libros y papeles de la sociedad en cualquier tiempo.

1.3.6. Revisoría fiscal En el caso de una sociedad colectiva, el revisor fiscal no está en la obligación de operar en esta., El revisor fiscal es aquella persona que se encarga de asesorarse de las operaciones que se cumplan por cuenta de la sociedad y se ajustan a las prescripciones de los estatutos de las decisiones de la junta directiva.

1.3.7. Disolución y liquidación Liquidación: En los casos previstos en el Código de Comercio, podrá evitarse la disolución de la sociedad adoptando las modificaciones que sean del caso, según la causal ocurrida, con observancia de las reglas establecidas para las reformas de estatutos a condición de que el acuerdo se formalice dentro de los seis (6) meses siguientes a la ocurrencia de la causal. Disuelta la sociedad, se procederá de inmediato a su liquidación, en la forma indicada en la ley. En consecuencia, no podrá iniciar nuevas operaciones en desarrollo de su

51 objeto y se conservará su capacidad jurídica únicamente para los actos necesarios a la inmediata liquidación. Su razón social, una vez disuelta, se adicionará con la expresión “en liquidación”. Su omisión hará incurrir a los encargados de adelantar el proceso liquidatario en las responsabilidades establecidas en la ley. La liquidación del patrimonio social, se hará por un liquidador o por varios liquidadores nombrados por la Junta General de Socios. Por cada liquidador se nombrará un suplente. El nombramiento se inscribirá en el registro público de comercio. Si la Junta no nombra liquidador o liquidadores, la liquidación la harán las personas que figuren inscritas como Administradores de la sociedad en el registro de comercio y serán sus suplentes quienes figuren como tales en el mismo registro. Quien administre bienes de la sociedad y sea designado liquidador no podrá ejercer el cargo sin que previamente se aprueben las cuentas de su gestión por la Junta General de Socios. Por tanto, si transcurridos treinta (30) días hábiles desde la fecha en que se designó liquidador, no se hubieren aprobado las mencionadas cuentas, se procederá a nombrar nuevo liquidador. Los liquidadores deberán informar a los acreedores sociales el estado de liquidación en que se encuentra la sociedad, una vez disuelta, mediante aviso que se publicará en un periódico que circule regularmente en el lugar del domicilio social que se fijará en lugar visible de las oficinas y establecimientos de comercio de la sociedad. Además, tendrán los deberes y funciones que determine la ley. Durante el período de liquidación, la Junta General de Socios se reunirá en las fechas indicadas en los estatutos para las sesiones ordinarias y, asimismo, cuando sea convocada por los liquidadores (y por el Revisor Fiscal si lo hubiere).

52 Mientras no se haya cancelado el pasivo externo de la sociedad, no podrá distribuirse suma alguna a los socios, pero se podrá distribuir entre ellos la parte de los activos que excedan el doble del pasivo inventariado y no cancelado al momento de hacerse la distribución., Pagado el pasivo externo de la sociedad, se distribuirá el remanente de los activos sociales entre los socios a prorrata de sus aportes. La distribución se hará constar en acta en que se exprese el nombre de los socios, el valor de sus correspondientes partes de interés social y la suma de dinero o los bienes que reciba cada uno a título de liquidación. La Junta General de Socios podrá probar la adjudicación de bienes en especie a los socios con el voto de la mitad más uno de los socios. El acta se protocolizará en una Notaría del domicilio principal.

Hecha la

liquidación de lo que a cada uno de los socios corresponda, los liquidadores convocarán a la Junta General de Socios, para que apruebe las cuentas y el acta a que se refiere el artículo anterior. Estas decisiones podrán adoptarse con el voto favorable de la mayoría de los socios que concurran, cualquiera que sea el valor de sus aportes que representen en la sociedad. Si hecha debidamente la convocatoria no concurre ningún socio, los liquidadores convocarán en la misma forma a una segunda reunión, y para dentro de los diez (10) días hábiles siguientes; si a dicha reunión tampoco concurre ninguno, se tendrán por aprobadas las cuentas de los liquidadores, las cuales no podrán ser posteriormente impugnadas. Aprobada la cuenta final de la liquidación, se entregará a los socios lo que les corresponda, y si hay ausentes o son numerosos, los liquidadores se citarán por medio de avisos que se publicarán por lo menos tres (3) veces con intervalo de ocho (8) a diez (10) días hábiles, en un periódico que circule en el lugar del domicilio social. Hecha la citación anterior y transcurridos diez (10) días hábiles después de la última publicación, los liquidadores entregarán a la Junta Departamental de Beneficencia del lugar del

53 domicilio social y, a falta de ésta en dicho lugar, a la que funcione en el lugar más cercano, los bienes que correspondan a los socios que no se hayan presentado a recibirlos, quienes sólo podrán reclamar su entrega dentro de un año siguiente, transcurrido el cual los bienes pasarán a ser de propiedad de la entidad de beneficencia, para lo cual el liquidador entregará los documentos de traspaso a que haya lugar. Disolución: Además de las causales generales contempladas en el artículo 218 del Código de Comercio, según el artículo 319 de la misma disposición, aplican las siguientes causales: -

Muerte o incapacidad de un socio y bajo la presunción de que en los estatutos no se ha previsto la continuidad con herederos o los demás socios.

-

La declaración de quiebra de un socio, si los demás no adquieren su interés social o no aceptan la cesión a un tercero.

-

Embargo y remate del interés de un socio en favor de un tercero demás asociados no aceptan al adquirente.

- Renuncia o retiro justificado de un socio, y si los demás no adquieren su interés o no aceptan su cesión a un tercero.

2. Constitución de la empresa.

2.1 Elaboración de la escritura de constitución, registro notarial y mercantil

Escritura pública: La escritura pública es un documento en el que se hace constar ante notario público un determinado hecho o derecho que será autorizado por el .A su vez este notario dará fe sobre la capacidad jurídica de los otorgantes, el contenido del mismo y la

54 fecha en que se realizó. De tal forma, que la escritura pública es un instrumento notarial que contiene una o más declaraciones de las personas intervinientes en un acto o contrato, emitidas ante notario con el lleno de los requisitos legales propios y específicos de cada acto, para su incorporación al protocolo. ¿Qué documentos deben constar en las escrituras públicas? En general, todo tipo de contratos y acuerdos entre particulares deben formalizare mediante escritura pública para revestirlo de valor probatorio, pero entre los más importantes que deben celebrarse por escritura pública se tienen todos los actos y contratos de disposición o gravamen de bienes inmuebles, la constitución de sociedades y los demás negocios jurídicos. ¿Cuál es la importancia de las escrituras públicas? Las escrituras públicas son uno de los medios probatorios más importantes que se tienen, esto debido a que el notario entre otras cosas da constancia de una “fecha cierta “es decir; el notario da fe de la fecha de origen del documento.

¿Cuál es el procedimiento que debo seguir con las escrituras públicas? Lo primero que debes hacer es dirigirte a la notaria que tu desees para que sea un notario quien de fe de lo allí consignado y a su vez él te colocara un sello y una firma. -

Debes llevar máximo dos fotocopias del documento, Posteriormente con este documento (que ya cuenta con la firma y sello del notario) debes dirigirte a la oficina de registro de instrumentos públicos para hacer el correspondiente registro de la escritura.

55 -

Debes tener en cuenta que para esto existe un plazo de registro que por regla general es de 2 meses siguientes a las firma de la misma; sin embargo, existen ciertas excepciones donde el plazo es de 90 días como en el caso de las escrituras públicas de constitución de hipoteca o constitución de patrimonio de familia.

Si no realizas dicho registro en el tiempo indicado deberás cancelar una suma adicional por cada mes que te demores en realizar dicho registro. 2.2 Obtención del NIT y del RUT NIT Es un número único colombiano que asigna la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales de Colombia) por una sola vez cuando el obligado se inscribe en el RUT (Registro Único Tributario). La conformación del NIT es de competencia de la DIAN. Recordamos que el RUT es el mecanismo único para identificar, ubicar y clasificar a los sujetos de obligaciones administradas y controladas por la DIAN. El NIT es personal e intransferible. Procedimiento expedición del NIT: Para solicitar la inscripción en el RUT de personas naturales y jurídicas, a través de la CCB, debe entregar la documentación indicada en la Resolución DIAN nro. 52 de 2016 .Si la documentación se encuentra completa, por medio del web servicie la DIAN realizará la asignación del NIT definitivo y entregará para impresión en la Cámara de Comercio el formato 001 correspondiente al RUT que será impreso una única vez por el colaborador de la CCB. De esta manera se elimina el requisito de la apertura de una cuenta en una entidad financiera y la generación del formato 1648 con un NIT provisional.

56 Requisitos para personas naturales: Formulario impreso del Registro Único Tributario (RUT), diligenciado a través del portal de la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) que contenga la anotación “PARA TRÁMITE EN CÁMARA”. Presentar el original y una fotocopia del documento de identidad del solicitante. Cuando el trámite se realice a través de apoderado, original y fotocopia del documento de identidad del apoderado y fotocopia del documento de identidad del poderdante; original del poder especial o copia simple del poder general, junto con la certificación de vigencia del mismo expedida por el notario, cuando el poder general tenga una vigencia mayor de seis (6) meses. Requisitos para personas jurídicas: Formulario impreso del Registro Único Tributario (RUT), diligenciado a través del portal de la DIAN que contenga la leyenda “PARA TRÁMITE EN CÁMARA”. Presentar el original y una fotocopia del documento de identidad del representante legal. Cuando el trámite se realice a través de apoderado, original y copia del documento de identidad del apoderado y fotocopia del documento de identidad del poderdante; original del poder especial o copia simple del poder general, junto con la certificación de vigencia del mismo expedida por el notario, cuando el poder general tenga una vigencia mayor de seis (6) meses. El RUT le permite a la DIAN contar con información veraz, actualizada, clasificada y confiable de todos los sujetos obligados a inscribirse en el mismo, para desarrollar una gestión efectiva en materia de recaudo, control y servicio que a su vez

57 facilite el cumplimiento de las obligaciones tributarias, aduaneras y cambiarias, así como la simplificación de trámites y reducción de costos.

2.3 Registro mercantil

El Registro Mercantil Es el registro que por disposición legal deben efectuar todas las personas naturales, sociedades comerciales y civiles, empresas unipersonales, establecimientos de comercio, sucursales o agencias, sucursales de sociedades extranjeras y empresas asociativas de trabajo, que ejerzan actividades comerciales. Objetivos Con el Registro Mercantil se le da publicidad a la condición de comerciante que tienen las personas naturales y jurídicas e igualmente a muchos actos y documentos que por su interés para los terceros deben ser conocidos.

El Registro Mercantil comprende dos aspectos: -

La matrícula de los comerciantes, sociedades civiles establecimientos de comercio.

-

La inscripción de los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley ha exigido esta formalidad. ¿Quiénes deben inscribirse en el registro mercantil? De manera expresa, la ley señala que deben inscribirse en el registro mercantil las personas que ejerzan el comercio profesionalmente y sus auxiliares, tales como comisionistas, corredores y agentes. Las personas naturales deberán inscribirse dentro del mes siguiente a la fecha en que inicien actividades y las personas jurídicas, dentro del mes siguiente a su fecha de constitución.

58 El Registro Mercantil comprende: -

Matricula

-

Renovación

-

Inscripción

-

Certificados

-

La Matrícula

La matrícula hace pública la calidad de comerciante, en la medida que visualiza al comerciante frente a potenciales clientes que consulten el registro. Contiene información básica sobre los datos personales o empresariales y sobre la situación económica de las empresas legalmente constituidas. Renovación Para obtener los beneficios que de la matrícula se derivan y no incurrir en sanciones legales, ésta debe renovarse todos los años dentro de los tres primeros meses y sin importar la fecha en que se haya efectuado. Inscripción Tiene por objeto darle publicidad a los actos que la ley determina y que sólo surte efectos frente a terceras personas, desde el momento de la inscripción. De este modo la ley garantiza que los terceros conozcan aquellos actos realizados por los comerciantes, en los cuales tengan algún interés. Certificados La Cámara de Comercio de Cúcuta emite certificados en donde da constancia de la existencia y representación legal de todos los negocios o entidades inscritas en los registros públicos. Igualmente suministra a quien lo solicite, certificados de las personas naturales y jurídicas inscritas en los registros públicos. ¿Qué pasa si no se registra?

59 -

Toda persona que desea hacer un negocio con otra, lo primero que exige es el certificado de que la contraparte se encuentre registrada a la Cámara de Comercio.

-

Si no está, hay derecho a dudar de su solidez jurídica y de la seriedad de esa empresa o empresario.

-

Toda empresa, que actúa dentro del mercado legal, se registra ente la Cámara de Comercio.

2.4.

Registros especiales

Es aquel al que se sujeta la transferencia de derechos sobre los automotores, o los derechos de propiedad intelectual. Las garantías sobre dichos bienes deberán inscribirse en el Registro Especial al que se sujetan este tipo de bienes cuando dicho registro es constitutivo del derecho, el cual dará aviso al momento de su anotación por medio electrónico al registro general de la inscripción de la garantía, para su inscripción. Por tanto, dependiendo del tipo de empresa se puede gestionar la solicitud de: Certificado sayco & acinpro. Si en el establecimiento se hace el uso de música o de alguna obra protegida por derechos de autor, se deben pagar los derechos correspondientes a la organización sayco & acinpro (OSA). De no usar dicho derecho no se genera responsabilidad con la OSA. Registro nacional de turismo Este registro es obligatorio para los prestadores de servicios turísticos relacionados en el artículo 12 de la Ley 1101 de 2006, dentro de los cuales se

60 encuentran los restaurantes turísticos con ventas anuales superiores a los 500 SMMLV. Este registro se debe actualizar anualmente dentro de los primeros 3 meses del año. Concepto sanitario Todo establecimiento debe cumplir con las condiciones sanitarias que se describen en la Ley 9 de 1979, que está compuesta por títulos de carácter general como los de protección del medio ambiente, suministro de agua, y salud ocupacional, así como algunos específicos como el título V denominado alimentos, en el que se establecen las normas específicas a las que están sujetos los establecimientos industriales y comerciales en los que se realicen actividades que se relacionan con alimentos. En el caso de las personas jurídicas y naturales que ejercen actividades en torno a los alimentos como su fabricación, procesamiento, distribución y comercialización, deben también cumplir con los requisitos sanitarios establecidos en la Resolución 2674 de 2013. Esta norma alude específicamente en el capítulo VIII a las condiciones sanitarias que deben cumplir los restaurantes y establecimientos gastronómicos. Uso de suelo Verificar que la actividad económica del establecimiento comercial se pueda desarrollar en la ubicación que se ha escogido, de acuerdo con el plan de ordenamiento territorial y la reglamentación específica del municipio, y solicitar el respectivo certificado de uso de suelo a la oficina de planeación.

61 2.5. Registro de los libros de contabilidad en la cámara de comercio.

De acuerdo con lo dispuesto en los artículos 48 y 49 del Código de Comercio, los comerciantes tienen la obligatoriedad de inscribir los libros de comercio, sin que dicha obligación esté sujeta a requisito adicional alguno, ni a excepciones y la forma en la cual debe llevarse los libros y sus efectos probatorios están regulados en el artículo 15 de la Constitución Nacional, el Código de Procedimiento Civil, el Estatuto Tributario y los decretos 2649 y 2650 de 1993. Pero llevar libros de comercio no solo es una obligación a cargo de los comerciantes, sino además es una de las formas de materializar la legalidad del ejercicio comercial y tenerlos inscritos en el registro mercantil le trae ventajas a nivel comercial y judicial como las siguientes: -

En materia tributaria los libros del contribuyente constituyen prueba a favor, siempre que se lleven en debida forma y a nivel comercial se les atribuye plena prueba en el orden judicial y extrajudicial.

-

Los libros de comercio inscritos en el registro mercantil están dotados del efecto de posibilidad, como característica eminente de esta entidad comercial.

-

Cuando el comerciante inscribe libros de comercio puede pertenecer al Círculo de Afiliados y disfrutar de sus beneficios.

-

Tener inscrito el libro de actas facilita la inscripción de los actos en ellas contenidos, por las siguientes razones:

Cuando se presenta para registro una copia del acta autorizada por el secretario o por un representante legal, esta solo debe estar reconocida ante juez o notario o presentada personalmente por presidente y secretario, o en su defecto por el revisor fiscal.

62 Cuando se presenta para registro el extracto del acta autorizada por el secretario o un representante legal de la sociedad, el documento solo debe estar reconocido ante juez o notario por ese representante legal o ese secretario, o en su defecto presentado personalmente ante el secretario de la cámara de comercio por ese secretario o ese representante legal. Cuando se trata de una fotocopia tomada del original consignado en el libro de actas registrado en la Cámara, autorizada por el secretario o un representante legal de la sociedad, esta debe ser autenticada ante notaria, caso en el cual no se requerirá ni reconocimiento de documento, ni presentación personal y podrá ser remitida simplemente para su registro. Si lo que se radica es una copia tomada del original consignado en el libro de actas registrado en la Cámara, autorizada por el secretario o un representante legal de la sociedad y autenticada ante notario, no se requerirá la presentación personal, ni el reconocimiento del documento. ¿Cuáles son los libros que debo inscribir? De acuerdo con lo estipulado en el Decreto 019 de 2012, los libros que deben inscribirse son: Comerciantes: libros de registro de socios o accionistas y los de actas de asamblea y juntas de socios. ¿Qué son las actas, libros y documentos? Actas: documentos en los que constan las decisiones de:

63 -

Los órganos colegiados de las sociedades, tales como juntas de socios o asambleas de accionistas, así como las juntas directivas.

-

Los órganos de dirección y administración de las entidades sin ánimo de lucro, tales como las Asambleas de fundadores, Asamblea de asociados, Junta Directiva, entre otros.

Se entiende configurada el acta cuando en el escrito se encuentran todos los requisitos solicitados en el art. 189 del Código del Comercio. Las actas gozan de la presunción legal de autenticidad, por lo tanto, las personas que lo suscriben como presidente y secretario de la reunión, dan fe y responden por la veracidad de su contenido. Libros: conjunto de hojas destinadas por las personas jurídicas y naturales para almacenar la información relacionada con los negocios, la operación, la administración, o el desarrollo de las actividades que se realizan en la empresa o en la entidad. Documentos: escritos donde constan las decisiones tomadas por una o más personas, donde se disponen derechos o se toman a nombre propio, o en virtud de los cargos, decisiones que afectan a una sociedad o a una entidad sin ánimo de lucro. ¿Dónde debo realizar la inscripción de dichos documentos? Realice la inscripción de sus libros, actas y documentos en cualquiera de las sedes de la Cámara de Comercio de Bogotá. ¿Qué pasa si no registro mis actas, libros y documentos? Las actas y documentos no inscritos no tienen efectos legales frente a terceros. En el caso de las sociedades, según lo contemplado en el art. 29 del Código del

64 Comercio. En el caso de las entidades sin ánimo de lucro, según lo dispuesto en la Circular Única de la SIC, circulares 4 y 8 de 2007 de la SIC y Circular 8 de 2008 de la SIC. Está incumpliendo con sus obligaciones como comerciante y como entidad sin ánimo de lucro, lo cual puede implicar sanciones por parte de las diferentes entidades de control, inspección y vigilancia. Para las sociedades: Superintendencia Financiera, Superintendencia de Sociedades, Superintendencia de Industria y Comercio. Para las entidades sin ánimo de lucro: Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. y Gobernación de Cundinamarca, entre otras. La inscripción se debe hacer dentro de los plazos establecidos por la ley. De lo contrario, se generan intereses de mora del impuesto de registro. La inscripción es el método más efectivo de control, organización y actualización sobre la persona jurídica.

2.6 Tramitación y obtención de la licencia de funcionamiento.

La licencia de funcionamiento de una empresa es la certificación expedida a nivel municipal por el ayuntamiento para el lugar donde se ubica el establecimiento de la empresa y que autoriza el inicio de la actividad en dicho establecimiento. La utilidad final de la licencia de funcionamiento es la comprobación de que las obras e instalaciones realizadas para poder llevar a cabo la actividad empresarial se han construido y ejecutado de acuerdo al proyecto y las características técnicas descritas en la licencia de actividad previa.

65 Por tanto, el otorgamiento de la licencia municipal de funcionamiento de la empresa constata el cumplimiento de la normativa necesaria para en el inicio de la actividad. Entre las normativas de aplicación a las que debe ajustarse la licencia de funcionamiento cabe destacar: -

La normativa urbanística municipal.

-

La normativa sectorial de la región.

-

La normativa en materia medioambiental.

-

La normativa higiénica y sanitaria de las actividades empresariales.

-

La normativa de seguridad y salud en el desempeño de la actividad económica y el uso de maquinaria e instalaciones.

-

La normativa de protección contra incendios y evacuación en caso de emergencia.

La licencia de funcionamiento tiene por objeto constatar que las obras, instalaciones y medidas correctoras (en su caso) se han ejecutado conforme al proyecto y anexos que han servido de base para el otorgamiento de la correspondiente licencia urbanística y que se encuentran debidamente terminadas y aptas según las determinaciones urbanísticas, ambientales y de seguridad exigibles de acuerdo con su destino o uso específico, y con la normativa en vigor que le es de aplicación. Requisitos para obtener tu licencia de funcionamiento: -

Solicitud con carácter de declaración jurada que incluya número de RUC, DNI o carné de extranjería.

-

Vigencia de poder del representante legal o carta poder con firma legalizada.

66 -

Declaración jurada de observancia de condiciones de seguridad o inspección técnica de seguridad en defensa civil o multidisciplinaria, según corresponda al tamaño del local y giro del negocio.

De ser el caso: -

Copia simple del título profesional en el caso de servicios relacionados con la salud.

-

Informe sobre el número de estacionamientos, si las normas lo requieren.

-

Copia de autorización sectorial, si la ley lo establece.

2.7. Registro de industria y comercio.

También se conoce como inscripción en registro de información tributaria y consiste en la incorporación al mecanismo de identificación, ubicación y clasificación de los contribuyentes del impuesto de industria y comercio. Este trámite puede realizarse dentro de los dos (2) meses siguientes al inicio de las actividades que generan la obligación de declarar y pagar el impuesto de Industria y Comercio, Avisos y tableros - ICA. Requisitos: -

Reunir los siguientes documentos y cumplir las condiciones:

-

Ciudadanos: presentar o exhibir el documento de identidad. En caso que el contribuyente esté constituido legalmente como persona natural o jurídica ante Cámara de Comercio, El Certificado de existencia y representación

67 legal no requiere ser suministrado; el funcionario verificará la información en línea. -

Extranjeros: presentar o exhibir la cédula de extranjería.

-

Registro único tributario – RUT: presentar en medio físico (original o fotocopia), o en medio virtual el documento actualizado.

-

Descargar y diligenciar el formulario de RIT Contribuyente: con este formulario(s) se realiza la inscripción, actualización y cese de actividades, de la persona natural, Jurídica o Sociedad de Hecho del contribuyente del Impuesto de Industria y Comercio Avisos y Tableros -ICA.

-

Descargar y diligenciar el formulario de RIT Establecimiento: este formulario se utiliza para realizar la apertura, actualización o clausura de los establecimientos de comercio que posea el contribuyente.

Adicionalmente: -

Si el trámite lo realiza un consorcio y/o una unión temporal, deberá adjuntar al formato de RIT Contribuyente los siguientes documentos:

-

Copia del RUT

-

Certificado de representación legal o documento que haga sus veces.

-

Cédula del representante legal

-

Si el trámite lo realiza un tercero, deberá estar debidamente autorizado por quien corresponda aportando los siguientes requisitos:

Si es persona natural: Carta física y simple de autorización dirigida a la Secretaría Distrital de Hacienda firmada por el contribuyente (en la carta se debe indicar el nombre y número

68 de identificación del autorizado, así como el trámite que se requiere). Con fecha no mayor a 30 días, adjuntar fotocopia del documento de identidad de quien autoriza y el autorizado deberá presentar su documento de identidad Si es persona jurídica: Carta física y simple de autorización firmada por representante legal (en la carta se debe indicar el nombre y número de identificación del autorizado, así como el trámite que se requiere), con fecha no mayor a 30 días, adjuntar fotocopia simple del documento de identificación del representante legal y Certificado de Existencia y Representación Legal. Si el ciudadano no lo aporta, el funcionario lo consultará en línea Consulta RUES.

2.8. Afiliación patronal a los fondos de: salud, pensiones y cesantias.

Fondos de pensiones: El objetivo del Sistema General de Pensiones es garantizar a la población, ampararlos contra las dificultades que se puedan derivar de la vejez, invalidez o muerte, reconociéndose una pensión y prestaciones determinadas por Ley. ¿Cómo está compuesto el Sistema General de Pensiones? El Sistema General de Pensiones se compone de: -

Régimen solidario de prima media con prestación definida (RPM)

-

Régimen de Ahorro Individual con solidaridad.

69 Sistema General de Pensiones: Régimen de Prima Media con Prestación Definida (RPM) El Régimen de Prima Media con Prestación Definida, por medio del cual, los afiliados o beneficiarios obtienen una pensión de vejez, invalidez, sobrevivientes o una indemnización sustitutiva, previamente definida, de acuerdo con lo previsto en la Ley. Actualmente el régimen de prima media es administrado por la Administradora Colombiana de Pensiones (Col pensiones). Las características principales del Régimen de Prima Media con Prestación Definida son: -

Los aportes que realizan tanto empleadores como afiliados, al igual que sus rendimientos, hacen parte de un fondo común que tiene naturaleza pública, es decir que no pertenece a la nación, el cual garantiza el pago de las prestaciones a quienes posean la calidad de pensionados en cada vigencia.

-

Las semanas mínimas y la edad de jubilación están preestablecidas.

-

No te permite hacer cotizaciones voluntarias, ni tampoco optar por pensiones anticipadas.

-

El pago de los

beneficios a que se hacen acreedores los afiliados, están

garantizados por el estado. Fondos de salud ¿Qué es el Fondo de Salud? El Fondo de salud se utiliza exclusivamente para dar cobertura, con carácter de subsidio y en forma complementaria a la Obra Social, Sistema de Salud o Similar que

70 posea el Afiliado o su Grupo Familiar, hasta un monto o porcentaje máximo fijado para cada ítem. ¿Quiénes son sus Beneficiarios? Todos Los profesionales inscriptos en la matrícula del Consejo Profesional y su grupo familiar primario. Los profesionales actualmente jubilados con matrícula cancelada y/o pensionados que se inscriban especialmente en los registros habilitados en el Consejo Profesional de Ciencias Económicas. Los empleados del Consejo Profesional y de la Caja de Seguridad Social adheridos, mientras mantengan su relación de empleo y opten por su inclusión. ¿Qué prestaciones brinda? -

Trasplantes (Huesos – Hígado – Páncreas –Médula- Reno-pancreático – Córnea – Riñón – Cardiopulmonar – Corazón – Intestino)

-

Implantes (Coclear - Piel antóloga con técnicas de cultivo in vitro - Lente Intraocular)

-

Provisión de medicamentos oncológicos anticuerpos monoclonales, incluidos los utilizados para el tratamiento de la Maculo Patía.

-

Tratamientos oncológicos alternativos

-

Radioterapia de Intensidad Modulada (IMRT)

-

Reemplazo valvular percutáneo (TAVI)

-

Marcadores de enfermedades oncológicas

-

Radioterapia Tridimensional Conformada (RTC 3D)

Fondos de cesantías:

71 Cesantías son una prestación social a la que tiene derecho todo trabajador con un vínculo laboral, y equivale a un mes de salario por cada año trabajado o proporcional si el período es menor a 12 meses. Si se trata de un trabajador independiente puede afiliarse voluntariamente y ahorrar la doceava parte de sus ingresos anuales como Cesantías. En el caso de los trabajadores que tengan un salario integral (más de 10 salarios mínimos legales mensuales vigentes) o contrato de prestación de servicios, el Empleador no está obligado a reconocer esta prestación.

¿Cómo hacer un uso responsable de las cesantías? El objetivo principal de este ahorro, es poder servir como un auxilio en caso de quedar cesante es decir, desempleado. Sin embargo, la ley colombiana también permite que este dinero se utilice para temas de educación y/o vivienda. Ahora bien, antes de retirar las Cesantías para cualquier de estos fines, vale la pena que el trabajador revise sus proyectos, decidiendo dejar su ahorro de Cesantías por un periodo corto o largo. Y en cualquier caso, es recomendable dejar una parte guardada para una eventual situación de inestabilidad laboral. El objetivo principal de este ahorro, es servir como un auxilio en caso de quedar cesante, es decir, desempleado. Sin embargo, la ley colombiana también permite que este dinero se utilice para temas de educación y/o vivienda. Algunos tips:

72 -

Los trabajadores podrán elegir uno u otro en cualquier momento, eso sí, respetando una serie de plazos, e, incluso, podrán escoger una combinación de ambos.

-

Los portafolios solo existen en los fondos de Cesantías privados como Porvenir, por eso es muy importante elegir la Administradora de Cesantías donde quieres que tu empleador te las consigne. Antes de elegir tu fondo de cesantías, ten en cuenta la solidez, respaldo y canales de servicio que te ofrece tu fondo.

2.9. Afiliación a la caja de compensación familiar, SENA, ICBF y subsidio familiar.

Caja de compensación familiar: Las cajas de compensación familiar son entidades privadas que ofrecen el mejoramiento de la calidad de vida de los trabajadores y sus familias, a través de la gestión y entrega, en subsidios y servicios, de parte de los aportes de seguridad social que hacen los empleadores. Contar con el apoyo de estas entidades le brinda beneficios para salud, vivienda, capacitación, turismo, educación y recreación y, en general, tienen una gran variedad de beneficios escondidos a los que las personas pueden acceder y tienen derecho pero que poco conocen. Actualmente, en Colombia, existen 43 Cajas de Compensación Familiar y cualquier trabajador que gane y cotice desde un salario mínimo puede afiliarse a cualquiera de ellas que elija y que haya verificado que cumple y satisface sus necesidades. ¿Cómo hacer la afiliación?

73 La primera condición es que usted debe recibir un ingreso mensual sobre el que pueda cotizar. Luego, este procedimiento puede variar dependiendo de su tipo de contrato: si es empleado o si es un trabajador independiente. Empleado: Cada empresa cuenta previamente con un convenio con una caja de compensación familiar determinada, por lo que la persona empleada simplemente, una vez firme el contrato, será afiliado. El empleador aportar el 4% de la nómina, y con ello, los trabajadores y sus familias tienen derecho a los diferentes servicios que ofrece la Caja: subsidios, vivienda, crédito, recreación, capacitación, deporte, cultura, turismo, entre otros. Trabajador independiente: De acuerdo con la Asociación Nacional de Cajas de Compensación Familiar, Asocajas, “un trabajador independiente debe efectuar sus aportes en los regímenes de salud, pensiones y subsidio familiar sobre la base de sus ingresos reales, pero dicha base nunca podrá ser inferior a un salario mínimo. La información suministrada por el afiliado podrá ser verificada por las entidades de seguridad social, entre ellas las Cajas de Compensación Familiar, en cualquier momento y en el evento de encontrar inconsistencias, podrán solicitarle que pague los aportes adeudados si a ello hay lugar”. Toda esta información está basada en la Ley 789 de 2002 que permite a los trabajadores independientes afiliarse a las Cajas de Compensación Familiar. -

La Ley establece el principio de libertad de escogencia, es decir, usted podrá seleccionar la que escoja más conveniente según sus intereses. Igualmente, a través de la página de Asocajas puede verificar las que existen y su legalidad.

74 -

Una vez haya seleccionado una, deberá dirigirse a la misma y aunque depende de cada caja deberá llevar los siguientes documentos: Fotocopia de su cédula de ciudadanía, fotocopia del pago mes vigente de EPS y Pensión. Si desea afiliar a sus familiares, recuerde que debe llevar la fotocopia de registro civil (si se trata de hijos y hermanos hasta los 18 años) para acreditar parentesco. También deberá llevar fotocopia del documento de identidad de todos los beneficiarios y, para su pareja, fotocopia de registro de matrimonio ante notaria o declaración juramentada.

-

Al estar en la oficina de la Caja de Compensación seleccionada, deberá pedir una solicitud de afiliación voluntaria, en la que solicitarán sus datos básicos y los de su familia. Además, se le informará cuál será la cuota que deberá pagar mensualmente.

Pago: Éste se hará en la misma planilla de seguridad social y su valor puede ser del 0,6% sobre la base de cotización (desde un salario mínimo) o del 2%. Por ejemplo, para una persona que gane el mínimo de $781242, para 2018; deberá pagar al menos $4687 mensualmente. Afiliación al Sena: Servicio Nacional de Aprendizaje: El SENA tiene como función capacitar a los colombianos para que adquieran el conocimiento y destrezas necesarias para que logren una adecuada inserción y desempeño en el campo laboral. El SENA se financia con los aportes que debe realizar toda empresa obligada a ello por cada empleado que tenga, en un porcentaje equivalente al 2% de la nómina. Para el cálculo del aporte al SENA se excluye el auxilio de transporte, al igual que para los demás aportes parafiscales.

75 Es importante aclarar que la obligación de realizar el aporte mensual al SENA del 2% de la nómina, es diferente a la obligación de contratar aprendices por lo que en algunos casos tendrá que hacer las dos cosas. Consulte el contrato de aprendizaje. ICBF: Instituto Colombiano de Bienestar Familiar: El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar - ICBF, es la entidad del estado colombiano que trabaja por la prevención y protección integral de la primera infancia, la niñez, la adolescencia y el bienestar de las familias en Colombia, brindando atención especialmente a aquellos en condiciones de amenaza, inobservancia o vulneración de sus derechos, llegando a más de 8 millones de colombianos con sus programas, estrategias y servicios de atención con 33 sedes regionales y 211 centros zonales en todo el país. El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar tiene como objetivo propender por el bienestar de los niños de bajos recursos y de la familia en general. Es una entidad encargada de proteger los derechos de los menores de edad que no cuentan con los recursos necesarios para procurarse los cuidados mínimos necesarios, como el suministro de alimentos, vestido, vivienda o educación. Los recursos que financian a esta entidad provienen del aporte que hace toda empresa o empleador obligado a realizar aportes parafiscales, y este aporte es equivalente al 3% del salario de cada trabajador.

2.10. Reglamento interno de trabajo

P.S FASHION CIA (S.C) Disposiciones generales de la competencia y obligatoriedad

76 El presente Reglamento Interno tiene carácter complementario, para la legislación laboral, las estipulaciones del contrato de trabajo y el Estatuto Social de la Empresa. Es normativo de las relaciones de la Empresa con su personal y de este último entre si y tiene como finalidad preservar el entendimiento laboral en beneficio de una óptima productividad.

La incorporación del personal al servicio P.S FASHION CIA (S.C), supone el pleno conocimiento de este reglamento, y la aceptación absoluta de sus disposiciones. El presente Reglamento será igualmente de aplicación a los trabajadores eventuales en lo que sea pertinente. En todo lo que no se encuentre expresamente previsto en el Decreto Supremo N° 03-97-TR, Texto Único Ordenado del Decreto Legislativo N° 728, Ley de Productividad y Competitividad Laboral o en el presente Reglamento, será de aplicación en cuanto resulte pertinente y en forma supletoria las normas y procedimientos que al respecto emita P.S FASHION CIA (S.C). Todo servidor recibirá una copia del Reglamento Interno de Trabajo, con el fin de que conozca sus deberes y obligaciones, quedando obligado a respetar y cumplir todas sus normas, firmando una constancia en señal de recepción y acatamiento de las mismas. Es derecho exclusivo de la empresa, planear, organizar, coordinar, dirigir, orientar, supervisar y controlar el personal del centro de trabajo. Este derecho, comprende entre otras las siguientes prerrogativas: a. Ser el único evaluador para determinar la capacidad e idoneidad de cualquier servidor para el puesto, tarea o función a que haya designado, así como para contemplar los méritos o decidir su ascenso y/o mejora de remuneración, salvo en este último caso las medidas que se disponga conforme a Ley.

77 b. La introducción y aplicación de nuevos métodos de trabajo. c. La designación del trabajo y/o de las personas que lo han de realizar, pudiendo adoptar

medidas

disciplinarias

correspondientes

de

acuerdo

con

las

disposiciones de este Reglamento y normas vigentes. d.

Reclutamiento, selección, evaluación y contratación del personal.

e. Crear nuevas categorías de clasificación o eliminar las que considere conveniente, de acuerdo a su desarrollo económico. f. Establecer las descripciones y los deberes correspondientes a cada posición o función dentro del campo de acción de la Empresa. g. Cambiar de puesto o colocación a cualquier servidor, sin que esto constituya hostilidad ni rebaja de remuneración, ni que cause perjuicio al servidor. h. Dar estricto cumplimiento a las leyes y al presente Reglamento Interno de Trabajo. i. Brindar una supervisión racional fundada en el respeto a la persona humana y dignidad del trabajador, procurando mantener la armonía, comprensión, camaradería y mutuo respeto dentro de las relaciones de trabajo. j. Cumplir con las obligaciones que como empleador señale la legislación laboral. k. Disponer que los diversos niveles de supervisión presenten oportuna y debida atención a las quejas y sugerencias de los trabajadores. l. Efectuar evaluaciones periódicas del desempeño del trabajador a fin de obtener, información que sustente sus promociones, cambios o reemplazos. m. Proporcionar un ambiente de trabajo adecuado, incluyendo los equipos, materiales y herramientas básicas para realizarlo en forma eficiente, segura y económica.

78 n. Supervisar las labores de los trabajadores, señalando objetivos concretos y evaluando los resultados con el propósito de procurar que el trabajo sea efectuado al mínimo costo posible y conforme a estándares de productividad, calidad y eficiencia. o. Promover la capacitación y entrenamiento de los trabajadores con el fin de aumentar sus conocimientos y especialización profesional. p. Formular las directivas, normas y reglamentos que se requieren para mejorar la gerencia y gestión de la empresa, en todas las áreas y niveles. q. Los Horarios de trabajo, podrán ser variados en función de los requerimientos de la empresa de acuerdo a las necesidades del servicio, sujetándose a las limitaciones establecidas por la legislación vigente. r. En los días feriados extraordinarios, la empresa se sujetará a lo que establezca el dispositivo legal correspondiente. s. La empresa debe velar por el bienestar y seguridad del personal, así como la integridad y seguridad de sus instalaciones. Capítulo I Del ingreso: requisitos y condiciones Artículo 1: El ingreso de personal es determinado por las necesidades de servicio y se efectuará previo proceso de evaluación y selección. No obstante que la selección del personal se efectúe a través de exámenes o concursos de carácter general, ello no implicará en ningún caso la exoneración del periodo de prueba fijado por ley. Al incorporarse al servicio de P.S FASHION CIA (S.C), el nuevo trabajador recibirá la orientación adecuada a fin de que pueda conocer su área y ámbito de la empresa, será necesario que el candidato sea mayor de edad y presente los siguientes documentos:

79 a. Copia de su Documento Nacional de Identidad (DNI). b. Copia de su Libreta Militar. c. Certificados de Antecedentes Policiales, Penales, de Salud y Domiciliario. d. 2 Fotografías de frente tamaño carnet. e. Currículum documentado. f. Certificado de Trabajos anteriores. g. Copia de su(s) Título(s) profesional(es), de Colegiatura y Certificados de Estudio h. Copia de la Partida de su Matrimonio, del Documento Nacional de identidad de su cónyuge y de la Partida de Nacimiento de sus hijos, caso de haberlos. i. La ficha personal del trabajador proporcionada por la empresa debidamente llenada y firmada. Capítulo II Del periodo de prueba Artículo 2: Los tres primeros meses de todo nuevo trabajador, corresponden al periodo de prueba. En los casos de personal de Dirección o Trabajadores de Confianza, o para las labores que requieran un término mayor capacitación o de adaptación, o que por su naturaleza o grado de responsabilidad tal prolongación pueda resultar justificada, el periodo de prueba podrá ser ampliado de acuerdo a la legislación vigente. Artículo 3: Los nombramientos del personal de Dirección y de los trabajadores de Confianza serán aprobados por el Directorio. Capítulo III De la asistencia y puntualidad artículo

80 Artículo 4: El Área de Administración y Finanzas es la responsable de hacer cumplir las normas que aseguren el control de asistencia, puntualidad y permanencia en el puesto de trabajo del personal. Siendo la puntualidad del personal, absolutamente necesaria para el correcto funcionamiento de la empresa, es obligación de los trabajadores llegar puntualmente a sus labores, de acuerdo al horario de trabajo, que la empresa expondrá en forma permanente y en lugar visible. Aquellos trabajadores que no cumplan con el horario de trabajo, serán sancionados de acuerdo a lo previsto en el presente Reglamento y en la legislación vigente. Artículo 5: A su llegada, el personal de la empresa, registrará su hora de entrada al inicio de sus labores cotidianas, procediendo de igual forma a registrar su hora de salida. Artículo 6: Está prohibido registrar el control de asistencia de otro trabajador. Hacerlo será considerado como falta grave, de acuerdo a lo señalado en la legislación vigente. Artículo 7: En el caso de los Gerentes, estos no estarán sujetos al control de asistencia y puntualidad mencionada en el Art. 5; sin embargo, estarán igualmente impedidos de marcar la asistencia de otro u otros trabajadores, aplicándoseles, en caso de hacerlo, las mismas sanciones. Artículo 8: Los permisos por inasistencias y salidas en horas de trabajo se obtendrán del Gerente General y serán comunicados al responsable de Recursos Humanos. Se exceptúan los permisos por Comisiones de Servicios. Artículo 9: Todo trabajador deberá dar aviso a su Jefe inmediato a primera hora si no le es posible asistir al trabajo, indicando el motivo de su falta. En caso de

81 enfermedad, deberá el trabajador comunicarlo a su inmediato superior, para luego acreditarla oportunamente con el Certificado Médico. Artículo 10: La ausencia al trabajo sin motivo, priva al trabajador de la remuneración respectiva. Adicionalmente, y según las circunstancias, oportunidad, reiteración, etc., se le aplicarán las sanciones previstas en el presente Reglamento y en la legislación vigente. Artículo 11: En los casos de descanso médico prescrito por el Facultativo, se exigirá necesariamente la presentación del certificado respectivo. La Empresa se reservará el derecho de enviar un médico con la finalidad de verificar el real estado del trabajador que se haya reportado enfermo o con descanso médico. Artículo 12: El otorgamiento de licencias con o sin goce de remuneración es una facultad discrecional del empleador, la cual debe gestionarse por escrito, ante la Gerencia de Administración y Finanzas y requiere de la aprobación expresa de su respectiva Gerencia y de la Gerencia General. Capítulo IV De la permanencia del personal en la empresa Artículo 13: Están prohibidas todas las salidas del personal fuera del área de la Empresa en horas de trabajo, salvo que la naturaleza de sus funciones así lo requiera o por causa de suma urgencia de tipo personal, debidamente autorizadas. Las salidas del personal por motivo de sus funciones deberán ser autorizadas por el Jefe inmediato, y los permisos de tipo personal deberán ser autorizados por el Gerente General.

82 Artículo 14: El ingreso a la Empresa fuera de las horas de trabajo, deberá ser autorizado por el Gerente de Administración y Finanzas y únicamente para realizar trabajos extraordinarios o especiales. Artículo 15: Permiso es toda autorización que faculta al trabajador a interrumpir sus labores habituales. El permiso se otorga por horas y en caso de requerirse plazos mayores, se le denominará licencia. Todo permiso o licencia, cualquiera sea el motivo que lo origine, debe ser autorizado por el jefe inmediato y será solicitado con la debida anticipación, salvo casos de fuerza mayor. La empresa reconoce las siguientes clases de permisos: a. Permiso sin goce de haber. b. Permiso personal, se otorgará de manera excepcional y no conlleva la pérdida del goce de haberes hasta un límite de 1.5 horas por día y no por más de tres días consecutivos o alternos al mes. c. Permiso por enfermedad, debidamente acreditada y hasta el límite fijado por las Normas Vigentes. No conlleva la pérdida del goce de haberes hasta el tope de ley. d. Permiso por fallecimiento de algún familiar directo del trabajador. No conlleva la pérdida del goce de haberes. Todo permiso sin goce de haber priva al trabajador de la remuneración correspondiente, en forma proporcional al tiempo dejado de laborar. El trabajador que se ausente sin haber obtenido el permiso respectivo, incurrirá en inasistencia injustificada, descontándose de su haber, el tiempo de inasistencia correspondiente.

83 La acumulación de inasistencias, según su naturaleza genera pérdida del derecho vacacional y es causal de despido de acuerdo a la legislación vigente. Capítulo V De las horas extras Artículo 16: Todo trabajo efectivo realizado fuera del horario ordinario, ya sea antes del inicio de la jornada, como después de la finalización de la misma, será considerado como trabajo en sobretiempo. La labor realizada en el día de descanso semanal, o en día feriado, se regulará de acuerdo a la legislación vigente. No se considerará como trabajo en sobretiempo el tiempo dedicado por los trabajadores, luego de la jornada ordinaria, a actividades distintas a las prestaciones laborales en beneficio del empleador. Igualmente no se considerará labor efectiva las actividades distintas a las prestaciones laborales en beneficio del empleador realizadas en el día de descanso semanal, o el día feriado. Artículo 17: El trabajo en sobretiempo, podrá originarse por diversas causas. Sin embargo, para que el trabajador efectúe labor en sobretiempo se requerirá la previa solicitud del Jefe inmediato debidamente aprobado por el Gerente General. En cualquier caso, se deberá actuar de acuerdo a la normatividad vigente, siendo indispensable que se realice: a. Por la naturaleza misma de las funciones. b. Por así solicitarlo por escrito en forma especial la empresa, como acto de colaboración y que estará supeditado a la aceptación del trabajador y pago o compensación con descanso físico respectivo, según se acuerde en cada caso.

84 c. En casos justificados en que la labor resulte indispensable, a consecuencia de caso fortuito o fuerza mayor que ponga en peligro inminente a las personas, bienes, o la continuidad de la actividad productiva, la prestación de las horas extras es obligatoria para el trabajador. Artículo 18: El pago de la labor en sobretiempo, así como la labor realizada en días de descanso semanal o en días feriados será de acuerdo a la normatividad legal vigente. Artículo 19: Cuando por razones de austeridad esté prohibido pagar en efectivo horas extras, la labor en sobretiempo será compensada con descanso físico, de acuerdo a la normatividad legal vigente Capítulo VI De la conducta y responsabilidad en el trabajo Corresponde al trabajador entre otras, las siguientes obligaciones: Artículo 20 a. Cumplir el presente Reglamento Interno de Trabajo. b. Desempeñar sus labores con honestidad, lealtad, eficiencia y productividad, de acuerdo con las funciones que les sean asignadas, las instrucciones impartidas por su jefe y los objetivos de la empresa. c. Comunicar por escrito al área de Administración y Finanzas, cualquier cambio o variación de sus datos personales, familiares, estado civil, cambio de domicilio u otros, a fin de mantener actualizados sus datos personales. d. Cumplir con el horario de trabajo que haya establecido la Empresa.

85 e. Cuando el trabajador no pueda concurrir a sus labores por fuerza mayor o por encontrarse enfermo, lo hará conocer a su superior inmediato, acreditando las causas de su ausencia en la oportunidad que se reintegre a su puesto. f. Concurrir a trabajar bien presentado. g. Observar rigurosamente las medidas y precauciones que se le indiquen para el manejo de las máquinas, equipos, instrumentos de trabajo e instalaciones. h.

Usar durante el desempeño de sus labores los implementos de protección que se le suministre.

i. Mantener la debida compostura y respeto para con sus superiores compañeros de trabajo y terceras personas que visiten las oficinas de P.S FASHION CIA (S.C), debiendo velar en todo momento por la buena imagen de la Empresa. j. Acatar las normas de seguridad y prestar la máxima colaboración en Casos de Siniestros o Situaciones de Riesgo, relacionados con el personal o instalaciones de la Empresa. k. El trabajador debe portar en forma visible y permanente su fotocheck de identificación. l. El personal debe suspender sus labores para tomar sus alimentos en el turno y horas señalados en la empresa. La duración de refrigerio es de 45 minutos. En caso de organizarse labores extraordinarias el horario de refrigerio puede modificarse en coordinación con el jefe o supervisor encargado. m. El personal de Dirección y/o los trabajadores de Confianza están prohibidos de ejercer facultad de nombramiento y contratación de personal ni ejercer injerencia directa o indirecta en el nombramiento de personal, contratación de servicios no personales, o en los respectivos procesos de selección, respecto de

86 parientes hasta el cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad y por razón de matrimonio. n. Los trabajadores que incumplan lo dispuesto en el párrafo anterior se sujetarán a las sanciones dispuestas en el presente reglamento y la legislación vigente. De acuerdo a ello, el personal de Dirección y/o los trabajadores de Confianza que incumplan lo antes señalados serán, dependiendo de la gravedad de la falta, suspendidos sin goce de haber, o se les iniciará el procedimiento de despido a que hace referencia el Decreto Supremo No. 003-97- TR o la norma que lo reemplace o sustituya. Si con el acto se hubiera causado perjuicio económico a la Empresa, ésta podrá iniciar las acciones por daños y perjuicios que la Ley prevé.

Sanciones De comprobarse la Comisión de un acto de nepotismo de conformidad con lo que establece el D.S. N° 017-2002-PEN de fecha 07.03.2002, se sancionará a los siguientes funcionarios con suspensión, sin goce de remuneración. -

Al funcionario de dirección y/o personal de confianza que manteniendo la relación de parentesco a que hace referencia el literal m del presente artículo, contrata o ejerce alguna injerencia para la contratación de sus parientes.

-

Al funcionario respecto del cual se ejerce la injerencia directa o indirecta antes mencionada, si la función o cargo ejercido es de confianza, el nombramiento quedará sin efecto o, se resolverá el contrato, según corresponda.

87 El periodo de suspensión dependerá de la gravedad de la falta y no podrá ser mayor a ciento ochenta (180) días calendarios. En caso de reincidencia, la sanción será la destitución o resolución del contrato El personal que resulte responsable de ejercer injerencia directa en el nombramiento y/o contratación a que hubiere lugar, será solidariamente responsable con la persona indebidamente nombrada y/o contratada, respecto de la devolución de lo percibido, como consecuencia de la nulidad que se refiere el artículo 4 de la Ley 26771. Si al momento de determinarse la sanción aplicable la persona responsable del acto de nepotismo ya no tuviese la condición de personal de Dirección y/o trabajador de confianza, la sanción será la que al respecto establezca la Legislación Vigente. Artículo 21: Los servidores de la Empresa están obligados a trabajar de buena fe con toda su habilidad y eficiencia en las labores que se les asigne. Cualquier forma de disminución intencional del rendimiento efectivo, será considerada como falta y se aplicarán las disposiciones pertinentes del presente Reglamento, así como las de Ley. Artículo 22: Los servidores de la Empresa están obligados a brindar la mayor atención y cortesía a los clientes. Asimismo queda estrictamente prohibido a los empleados encargados de atender al público, el fumar durante las horas de su atención; así como también solicitar o recibir dádivas como consecuencia de las funciones a su cargo. Artículo 23: Es obligación de los empleados guardar la más estricta reserva, tanto sobre las operaciones de la Empresa y sus clientes, como sobre su organización interna. Consecuentemente, queda estrictamente prohibido hacer declaraciones al público y a la prensa, salvo que estén debidamente autorizados.

88 Artículo 24: Se prohíbe realizar actividades comerciales, políticas y proselitistas dentro del local de la Empresa. Las horas de trabajo deben ser dedicadas exclusivamente a la oficina. Artículo 25: La recepción de Dinero, Letras, Cheques o Valores de cualquier clase, es de facultad exclusiva del personal autorizado. Por consiguiente, queda terminantemente prohibido disponer lo contrario. El incumplimiento de lo previsto en la presente cláusula será sancionado de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 43 y siguientes del presente Reglamento. La sanción dependerá de la gravedad de la falta cometida. Artículo 26: La responsabilidad ante la Empresa, por la pérdida de Dinero, Títulos, Valores, Documentación en sí, Útiles de Escritorios, Llaves, Carnés de Identidad, etc., es personal. La sanción será aplicada de acuerdo a la naturaleza y gravedad de la falta. Artículo 27: La rotación de puestos de los trabajadores es facultad del Gerente General. También es facultad del Gerente de Área, en Coordinación con la Gerencia de Administración y Finanzas, a fin de que los trabajadores incrementen sus conocimientos, o por concernir a la Empresa, sin que esto signifique rebaja de remuneración y/o categoría. Asimismo, podrá solicitar el cambio respectivo por incompetencia o indisciplina, al margen de la sanción disciplinaria correspondiente, que sea de aplicación al caso. Artículo 28: Se prohíbe terminantemente las llamadas telefónicas por asuntos ajenos a la oficina, salvo llamadas de suma urgencia y muy breves. Asimismo, la central no atenderá llamadas personales a larga distancia, salvo al personal de funcionarios debidamente autorizados.

89 Artículo 29: Todo trabajador deberá comunicar obligatoriamente al responsable de Recursos Humanos, cualquier cambio de domicilio, o en su estado civil, etc., a fin de que sea registrado en su ficha personal. Capítulo VII De los reclamos laborales internos Artículo 30: Cuando el trabajador tuviera un reclamo o dificultad, puede recurrir a su jefe inmediato superior quien comunicará su decisión por escrito dentro de los tres días útiles siguientes. Si el trabajador no estuviera conforme con esta decisión, puede recurrir a la Gerencia de Administración y Finanzas dentro de los tres días hábiles. También dentro del plazo de tres días hábiles se comunicará la decisión a trabajador, el que podrá como último recurso, elevar su reclamo dentro de un día hábil, a la Gerencia General, la que resolverá también en el plazo de un día hábil. Artículo 31: Cuando surja una reclamación colectiva, en determinada sección, ésta será atendida por el Jefe respectivo. Si esta gestión no diera resultado, el asunto lo asumirá la Gerencia de Administración y Finanzas, quien luego de reunirse con los afectados, tratará de dar solución al problema. Artículo 32: Ninguna reclamación individual o colectiva, es razón para abandonar el puesto asignado, debiendo ser ésta atendida fuera de las horas de trabajo, salvo casos muy urgentes y que justifiquen solicitar permiso al jefe respectivo. Artículo 33 :Las gestiones ante la Autoridad de Trabajo, cancelan el procedimiento de los reclamos internos indicados. La Autoridad competente resolverá en última instancia. Capítulo VIII

90 Del pago de las remuneraciones Artículo 34: Los sueldos se abonarán en forma mensual. Todo el personal está obligado a firmar el duplicado o copia de la Boleta de Pago después del abono correspondiente; esto no implica renuncia del trabajador a cobrar sumas no consignadas en la Boleta. Artículo 35: Todo reclamo relacionado con la boleta de pago de sueldos será dirigido por escrito a la Gerencia de Administración y Finanzas. Artículo 36: Si el servidor por algún motivo, no pudiese concurrir a recibir el pago correspondiente, podrá delegar poder por escrito a otra persona, siempre y cuando sea cónyuge, hijos mayores o padres y previa identificación obligatoria, firmando la respectiva boleta de pago.

Capítulo IX De las vacaciones Artículo 37: El descanso vacacional se otorgará a cada trabajador, dentro de los 12 meses siguientes de haber cumplido un año o más de servicio, siempre y cuando cumpla con el record de asistencia que señala la Ley. El Rol Vacacional se exhibirá en lugar visible en el centro de labores y podrá ser modificado por acuerdo de las partes, pudiendo la empresa modificarlo por necesidades del servicio. Artículo 38: Ningún trabajador podrá iniciar el goce del descanso vacacional sin la correspondiente autorización escrita de la Gerencia pertinente y conocimiento del

91 responsable de Recursos Humanos. Antes de hacer uso de sus vacaciones, el trabajador debe transferir sus funciones a la persona que lo reemplace o a su jefe inmediato. Asimismo, la Empresa deberá abonar la respectiva remuneración vacacional al trabajador, antes que este haga uso de su descanso. Capítulo X De la seguridad y accidentes de trabajo Artículo 39: Con el fin de cautelar la salud de los trabajadores la Empresa, dispondrá la realización de chequeos médicos anuales. Artículo 40: Para los casos de afecciones repentinas durante las horas de trabajo, la Empresa cuenta con un Botiquín de primeros auxilios, a fin de salvaguardar de inmediato, la integridad física de sus servidores cuando el caso lo requiera. Artículo 41: Los trabajadores tienen la obligación de colaborar con la seguridad de la empresa, debiendo entre otras acciones: -

Verificar las condiciones del equipo, material o herramientas entregadas antes de iniciar sus labores

-

Cuidar que los bienes de la empresa, sea instalaciones, equipos o materiales bajo su cuidado no sufran deterioro o daño por falta de mantenimiento o atención.

-

Informar oportunamente sobre cualquier infracción, condición o práctica insegura que observe, así como sobre cualquier accidente por leve que sea.

-

Participar en toda actividad de seguridad.

-

Contribuir con ideas y sugerencias para mejorar las condiciones e índices de seguridad.

92 -

Cualquier otra prevista en el Reglamento respectivo, así como en las normas sobre Seguridad y Salud en el Trabajo.

Capítulo XI De la capacitación Artículo 42: La empresa reconoce la necesidad de capacitar a sus trabajadores en las labores que realizan, para lo cual presta apoyo para el desarrollo de programas de capacitación. La empresa promueve y auspicia la participación de los trabajadores en cursos relacionados con las áreas en las cuales se desempeñan, con el objeto de elevar el nivel del personal técnico y /o profesional. Los trabajadores designados deben asistir y participar efectivamente en los ciclos y programas de capacitación elaborados por la Empresa, así mismo deberán presentar un informe sobre el contenido del curso. Capítulo XII DE las medidas disciplinarias Artículo 43: 1. La política que guía la Empresa en sus relaciones con sus servidores, hace que ella trate de darle oportunidad al trabajador para corregir sus errores en el trabajo, salvo los casos de violación de este Reglamento o de las leyes vigentes que justifiquen su sanción o despido. Las faltas más comunes que generan la imposición de las sanciones indicadas en los artículos subsiguientes son: -

Faltar al trabajo sin causa debidamente justificada.

93 -

Llegar tarde al centro de trabajo o salir antes de la hora establecida, sin contar con la debida autorización.

-

Ausentarse del puesto de trabajo sin la debida autorización del jefe inmediato.

-

Manejar u operar equipos, máquinas o vehículos que no le han sido asignados o sin autorización.

-

Amenazar o agredir en cualquier forma, dentro o fuera del centro de trabajo, a un compañero de labores, cualquiera sea el nivel de éste.

-

Dormir durante las horas de labores o presentarse a trabajar en estado de embriaguez o bajo influjo de sustancias alucinógenas.

-

Introducir al centro de trabajo o ingerir dentro del horario laboral, bebidas alcohólicas, sustancias alucinógenas o psicotrópicas.

-

Fumar en lugares donde está prohibido hacerlo por ley o por razones de seguridad. - Efectuar colectas, rifas o suscripciones en el centro de trabajo sin expresa autorización de la empresa.

-

Realizar actividades de carácter mercantil o atender asuntos personales o profesionales ajenos a la Empresa.

-

Cometer actos reñidos con la moral o las buenas costumbres. - Causar desorden o trastornos que afecten el buen ambiente de trabajo que debe existir en la empresa.

-

Difundir o divulgar información, al interior o exterior de la empresa que atente contra la imagen de la misma, de sus directivos o del personal. Igualmente

-

Divulgar información confidencial o reservada, a la cual haya tenido acceso en el desarrollo de sus funciones o por terceros,

-

Resistirse a cumplir órdenes y tareas dispuestas por su jefe, en relación a su trabajo.

94 -

Portar armas dentro del centro de trabajo y sin autorización de la empresa.

-

Retirar del centro de labores, herramientas, materiales, documentos u otros bienes, sin autorización.

-

Disminuir intencionalmente el ritmo de trabajo o suspender intempestivamente sus labores para atender asuntos personales o ajenos a la empresa.

-

Pintar paredes, pegar volantes o causar daños o destrucción a los bienes muebles o inmuebles de la empresa o del personal.

-

Emitir opiniones a través de la prensa, la radio u otro medio de comunicación sobre asuntos de la empresa, sin autorización previa y expresa de la Gerencia General.

-

Emplear los recursos humanos y patrimoniales de la Empresa con fines distintos a los intereses de ésta, sea en provecho propio o de terceros.

-

Aceptar recompensas, dádivas o préstamos de personas directa o indirectamente vinculadas a la empresa, sea con ocasión del cumplimiento de sus funciones o que lo pudieran comprometer en el ejercicio de éstas.

-

Valerse de su condición de trabajador de la empresa para obtener beneficios de índole personal.

-

Ejercer los poderes y atribuciones conferidos por la empresa, en provecho propio o de terceros.

-

No respetar el presente Reglamento Interno, las Directivas o los Acuerdos emitidos por el Fondo Nacional de Financiamiento de la Actividad Empresarial del Estado, los Acuerdos, Directivas o cualquier otro dispositivo que P.S FASHION CIA (S.C), pueda emitir y que implique obligaciones para los trabajadores.

95 2. Durante el horario de trabajo o de prestaciones de servicios, mientras permanezcan en el local institucional, así como durante las comisiones de servicios. Cuando estén de comisión de servicios no podrán asistir a ningún comité ni organización política, ni realizar actos de cualquier naturaleza o hacer propaganda a favor o en contra de una organización. 3. Está prohibido emplear las circunstancias en las cuales se entrega beneficios a determinado grupo de personas, para orientar el voto de los beneficiados o ejercer presión sobre ellos con la finalidad de favorecer o perjudicar a una organización política o candidato político. 4. Está prohibido el uso de cualquiera de las instalaciones o cualquier clase de recurso o medio de comunicación de P.S FASHION CIA (S.C). Para realizar reuniones o actos políticos, o para elaborar instrumentos de propaganda política. 5. Están prohibidos de interferir en los actos preparatorios de las Elecciones Generales, ni en el funcionamiento de mesas de sufragio o de cualquier otro órgano del Sistema Electoral. Así mismo, están prohibidos de ejercer presión sobre los electores para inducir u orientar el voto electoral. El incumplimiento a las prohibiciones mencionadas en este acápite serán sancionadas según corresponda, como falta laboral conforme a las normas laborales y el presente Reglamento Interno, como falta administrativa según se determine en las conductas que constituyen acciones sancionables conforme a la Ley 27588, la Ley 27815 y la Ley 27444, y de carácter societario de conformidad con la Directiva de Directores aprobada por el Directorio de fonafe. Faltas al Código de Ética

96 El incumplimiento de los Principios, Deberes y Prohibiciones establecidos en el Código de Ética de P.S FASHION CIA (S.C), así como en el Código Marco de Ética de los trabajadores de las empresas del Estado aprobado por el Directorio del FONAFE. La inobservancia a las Regulaciones establecidas en los citados documentos será sancionada de acuerdo a su gravedad según las normas dispuestas en los artículos 44 a 49, de este Reglamento Interno. Artículo 44: La empresa establece cuatro (4) clases de medidas disciplinarias en casos de infracción al presente Reglamento: a. Amonestación Verbal. b. Amonestación por escrito con el correspondiente demérito en su file personal. c. Suspensión según el caso. d. Despido. Cabe mencionar que el orden de enumeración de estas sanciones no significa que deban aplicarse necesariamente en forma correlativa. Cada sanción se adecuará a la naturaleza y/o gravedad de la falta y a los antecedentes personales del trabajador. Artículo 45: Serán amonestados en forma verbal en casos de falta leve que no reviste gravedad. Su ejercicio corresponde al jefe inmediato. En ningún caso un trabajador deberá tener más de dos (2) amonestaciones verbales, con lo que de presentarse una tercera falta que pudiera ser calificada como leve, corresponderá aplicarle una amonestación escrita, por un mismo o similar motivo, en un periodo de doce (12) meses, con lo que de presentarse una tercera falta, igual o similar a las anteriores, que pudiera ser calificada como leve, corresponderá aplicar la sanción escrita, salvo opinión en contrario y sustentada de quien vaya a aplicar la sanción.

97 Artículo 46: La amonestación escrita se aplica cuando hay reincidencia en las faltas leves o la falta reviste cierta gravedad. Su ejercicio corresponde al jefe respectivo, con indicación expresa de los hechos que la motivan, y se incorpora al legajo personal del trabajador. Serán amonestados por escrito los trabajadores que incurran, entre otros, en las siguientes causales, siempre que la falta sea primaría y no revista gravedad: a. Faltar injustificadamente al trabajo b. Salir o ausentarse del puesto sin autorización de su Jefe inmediato. c. Salir o ausentarse del trabajo antes de la hora sin el permiso o autorización correspondiente del Jefe inmediato. d. Acumular diez o más tardanzas en un periodo de 30 días. e).- No incorporarse a sus labores después de concluido el tiempo establecido para el refrigerio o de concluido su descanso vacacional o licencia. e. Realizar actos contrarios al orden, moral, ética y buenas costumbres dentro del centro laboral. f. Actuar con negligencia o ineficiencia en sus obligaciones laborales. En ningún caso un trabajador deberá tener más de tres (3) amonestaciones escritas, con lo que de presentarse una cuarta falta, igual o similar a las anteriores, en un periodo de doce (12) meses, que pudiera ser merecedora de una sanción escrita, corresponderá aplicarle una suspensión, salvo opinión en contrario y sustentada de quien vaya a aplicar la sanción. Artículo 47: La suspensión sin goce de haber es una medida correctiva que implica la suspensión perfecta del vínculo laboral Se aplica como consecuencia de la reincidencia o acumulación de faltas que fueron sancionadas con amonestaciones verbales y/o escritas, aunque estas fueran de diversa naturaleza o concepto; o por cometerse violaciones más graves de las normas y disposiciones de la Empresa.

98 El número de días hábiles de suspensión se fija de acuerdo a la gravedad de la falta. En caso de reincidencia o acumulación de faltas, la suspensión se aplicará por un lapso mayor a la impuesta en la última infracción sancionada. Su ejercicio corresponde al Gerente General para los trabajadores que no tengan rango de Gerentes, y al Directorio para los Gerentes, respetando las normas legales vigentes. Serán suspendidos sin goce de haber, por un mínimo de un (01) o más días los trabajadores que incurran, entre otras, en las siguientes causales, siempre que las faltas no ameriten despido: a. Faltar de palabra o de hecho a os superiores y/o colaboradores b. Utilizar materiales de oficina, para fines ajenos al trabajo y al uso destinado. c. Dedicarse a trabajos particulares dentro del centro de trabajo. d. Reiterada comisión de faltas que determinen amonestación. e. Alterar el orden de la organización mediante altercados, riñas o peleas. f. Desobedecer a su Jefe inmediato en el cumplimiento de las labores encomendadas. g. Manejar u operar equipos, maquinarias o vehículos sin estar debidamente autorizado. h. No permitir o encubrir la revisión de paquetes o maletines en la puerta de ingreso y/o salida del Centro de Trabajo por el personal encargado de la custodia del mismo. i. No devolver oportunamente los valores que la Empresa le hubiera entregado para el desempeño de labores.

99 Artículo 48: Esta suspensión se hará por carta notarial con copia al Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo y con conocimiento de la Gerencia General y Gerencia del Área correspondiente. Artículo 49: Despido es la separación definitiva del trabajador por haber cometido falta grave prevista en la ley. Las siguientes faltas, graves, ocasionarán automáticamente el despido obligatorio: a. El incumplimiento de las obligaciones de trabajo que supone el quebrantamiento de la buena fe laboral, la reiterada resistencia a las órdenes relacionadas con las labores, la reiterada paralización intempestiva del trabajo y la inobservancia del Reglamento Interno de Trabajo que revistan gravedad. b. La disminución deliberada y reiterada en el rendimiento en las labores o del volumen o de la calidad de producción verificada fehacientemente o con el concurso de los servicios de inspección del Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo, el cual podrá solicitar el apoyo del sector al que pertenece la empresa. c. La apropiación consumada o frustrada de bienes o servicios del empleador o que se encuentran bajo su custodia, así como la retención o utilización indebida de los mismos, en beneficio propio o de terceros, con prescindencia de su valor. d. El uso o entrega a terceros de información reservada del empleador, la sustracción o utilización no autorizada de documentos de la empresa; la información falsa al empleador con la intención de causarle perjuicio u obtener una ventaja y la competencia desleal. e. La concurrencia reiterada en estado de embriaguez o bajo influencia de drogas o sustancias estupefacientes, y aunque no sea reiterada, cuando por la naturaleza de la función del trabajo, revista excepcional gravedad. La autoridad policial

100 prestará su concurso para coadyuvar en la verificación de tales hechos. La negativa del trabajador a someterse a la prueba correspondiente se considerará como reconocimiento de dicho estado, lo que se hará constar en el atestado policial respectivo. f. Los actos de violencia, grave indisciplina, injuria y falta miento de palabra verbal o escrita en agravio del empleador, de sus representantes, del personal jerárquico o de otros trabajadores, sea que se cometan en el centro de trabajo o fuera de él cuando los hechos se deriven directamente de la relación laboral. Los actos de extrema de violencia, tales como la toma de rehenes o de locales, podrán adicionalmente ser denunciados ante la autoridad judicial competente. g. El daño intencional a los edificios, instalaciones, obras, maquinarias, instrumentos, documentación, materia prima y demás bienes de propiedad de la empresa o en posesión de ésta. h. El abandono del trabajo por más de 3 días consecutivos, las ausencias injustificadas por más de 5 días en un periodo de 30 días calendario o de más de 15 días en un periodo de 180 días calendario, hayan sido o no sancionadas disciplinariamente en cada caso; la impuntualidad reiterada, si ha sido comunicada por escrito por el empleador, siempre que se hayan aplicado sanciones disciplinarias previas de amonestaciones escritas y suspensiones. Para que no se configure el abandono de trabajo, toda ausencia al centro de trabajo deberá ser puesta en conocimiento del empleador y aprobado por este, exponiendo las razones que la motivaron dentro del término del tercer día de producida, más el término de la distancia. El plazo se contará por días hábiles entendiéndose como tales los laborales en el respectivo centro de trabajo.

101 Artículo 49: A Para la aplicación de las sanciones, y dependiendo de la gravedad de las mismas, se podrá disponer la conformación de un Comité, que finalmente será el encargado de investigar la falta cometida y de proponer la sanción a aplicar a la persona encargada de sancionar al trabajador, sea el Gerente General o el Directorio de P.S FASHION CIA (S.C), según corresponda. La facultad de disponer la conformación del Comité será del Gerente General, para aquellos casos en que le corresponda a éste aplicar la sanción, o del Directorio de la Empresa. Artículo 49: Las sanciones, cualquiera sea su naturaleza, serán registradas en el legajo personal del trabajador, y serán tomadas en cuenta, como parte del historial del trabajador, para las promociones o incrementos de remuneraciones, como parte del historial del trabajador dentro de P.S FASHION CIA (S.C).

Capitulo XIII Sanciones por incumplimiento de las directivas y normas de fonafe Artículo 50: Se aplicarán las sanciones reguladas en el presente capítulo, a los trabajadores que incumplan todas las disposiciones contenidas en las Directivas y los Acuerdos del Directorio de FONAFE. Artículo 51: El presente capitulo se aplica a todo el personal de dirección, de confianza, gerentes y en general, a todos los trabajadores de la empresa, que durante el ejercicio de sus labores, sean responsables de la ejecución y/o supervisión de acciones u omisiones que constituyan infracciones a las Directivas y los Acuerdos de Directorio de FONAFE.

102 Artículo 52: Corresponde a la Empresa: I. Identificar a los responsables del incumplimiento de las Directivas y los Acuerdos de Directorio de FONAFE; II. Determinar la gravedad de dicho incumplimiento; y, III. Aplicar las sanciones correspondientes. Todo ello, de conformidad con lo establecido en el presente capitulo, y sin prejuicio de la responsabilidad civil y/o penal a la que hubiera hubiere lugar para los trabajadores infractores. FONAFE se encuentra facultado, en el caso de detectar algún incumplimiento a sus Directivas, a comunicar este hecho a la empresa para que este realice las acciones mencionadas en los numerales (I), (II) y (III) precedentes. Artículo 53: En el caso la infracción hubiera sido cometida por el Gerente General u otro trabajador de Dirección, será el Directorio el que valué el incumplimiento e imponga la sanción. Cuando la infracción hubiese sido cometida por cualquier otro trabajador, éste será evaluado y sancionado por el Gerente General.

El responsable de esta función será denominado en adelante, Evaluador. Para la aplicación de lo dispuesto por el presente Capítulo deberá entenderse como trabajadores de Dirección a todos aquellos que tienen rango de Gerentes, aun cuando estos ocupen cargos en calidad de encargados. Artículo 54: A efectos de determinar la gravedad del incumplimiento y la sanción aplicable, la Empresa considerará los siguientes criterios: -

Intencionalidad.

-

Perjuicio causado.

-

Casos fortuitos y de fuerza mayor

-

Circunstancia de la comisión de la infracción.

-

Repetición de la comisión de la infracción.

103 Artículo 55: Los criterios establecidos en el artículo precedente, son definidos de la siguiente manera: Intencionalidad: Es el nivel en la libertad y la voluntad del trabajador para llevar a cabo acciones que constituyan incumplimiento por acción u omisión de las Directivas de FONAFE. Para la determinación del grado de intencionalidad de los trabajadores se tomará en cuenta: Intencionalidad Directa: Cuando la decisión de la acción u omisión que vulnera lo establecido por las Directivas del FONAFE, depende únicamente del trabajador infractor. Intencionalidad Indirecta: Cuando la decisión de la acción u omisión que vulnera lo establecido por las Directivas del FONAFE, ha sido tomada en conjunto por un grupo de trabajadores o por un trabajador de mayor jerarquía que ha encargado su ejecución al trabajador infractor. Para que la infracción de un trabajador sea calificada con intencionalidad indirecta, en los casos de decisiones grupales, es necesario que se compruebe que el trabajador voto en contra de la decisión. Perjuicio Causado: Es en daño producido a la empresa como consecuencia del incumplimiento de las directivas de FONAFE, el mismo que puede ser patrimonial o no patrimonial. El perjuicio se dividirá en: a. Perjuicio leve. b. Perjuicio grave. Para el caso de los daños Patrimoniales, el Evaluador determinará si el perjuicio es leve o grave tomando en consideración la

104 afectación económica derivada del incumplimiento a las Directivas de FONAFE. En ese sentido, se considera perjuicio grave si la afectación económica altera, a criterio del Evaluador, el normal desenvolvimiento de la empresa y leve si la afectación ha podido ser subsanada sin causar perjuicio a la actividad de la Empresa. Para el caso de los daños no patrimoniales el Evaluador determinará si el perjuicio es leve a grave teniendo en cuenta el grado y tipo del perjuicio causado por el incumplimiento de las directivas de FONAFE. Esta evaluación se hace tomando en cuenta criterios de razonabilidad y oportunidad del incumplimiento. Los casos en los que a criterio del Evaluador no existen perjuicios para la Empresa, de ningún tipo, deberán ser acompañados por un informe técnico y legal que lo sustente. Casos Fortuitos y de Fuerza Mayor: En caso se determine que el incumplimiento se produjo por casos fortuitos y de fuerza mayor, estos serán debidamente acreditados por el infractor y lo exonerarán de sanción alguna. Circunstancia de la comisión de la infracción: Está referida al contexto en el que se produce el incumplimiento a las directivas del FONAFE. Dichas circunstancias pueden ser calificadas como: a. Atenuantes: Cuando a criterio del Evaluador, la acción u omisión calificada como infracción, sea realizada con la finalidad de impedir un daño real y mayor para la empresa. b. Agravantes: Cuando se determine que el trabajador incumplió las Normas y Directivas de FONAFE, a pesar que las circunstancias resultaran favorables o idóneas para el 21 cumplimiento efectivo de dichas normas o que existían otros medios más idóneos para lograr los fines obtenidos con la infracción.

105 Repetición de la comisión de la infracción: Se trata de la comisión reiterada de una infracción. En este caso solo se entenderá que se ha incurrido en un incumplimiento por segunda, tercera o más veces, sólo si se trata de la misma conducta sancionable o relacionada directamente con ella. Artículo 56: La determinación de la gravedad del incumplimiento efectuado, se realiza tomando en cuenta la asignación de puntajes, aplicando el criterio que corresponda, de acuerdo a lo indicado en el siguiente cuadro: Intencionalidad perjuicio causado circunstancias repetición Sin Intención 0 Sin perjuicio 0 Atenuantes -10 Segunda vez incurre en la Infracción 5 Intención Indirecta 5 Leve 5 Circunstancias Neutras 0 Tercera vez incurre en Infracción 10 Intención Directa 10 Grave 10 Agravantes 10 Cuarta vez incurre en Infracción 15 La gravedad de la infracción es determinada por la suma de los puntajes asignados en las evaluaciones que deberá efectuar el EVALUADOR. La inasistencia de un funcionario o trabajador de la empresa a reuniones convocadas por la Dirección Ejecutiva de FONAFE y el incumplimiento de los Acuerdos adoptados por el Directorio de FONAFE, se considerarán como faltas graves, correspondiendo el cese al cargo, salvo causas debidamente justificadas Artículo 57: Como consecuencia de la determinación de la gravedad de la infracción por incumplimiento de las directivas emitida por FONAFE y Acuerdos de Directorio de FONAFE, se establece la sanción aplicable al infractor. Las sanciones se aplicarán conforme a lo establecido en el siguiente cuadro: PUNTAJE SANCION 5 y 10 Amonestación verbal 15 Amonestación escrita 22 20 y 25 Un (1) día de suspensión sin goce de haber 30 Dos (2) días de suspensión sin goce de haber 35 Cinco (5) días de suspensión sin goce de haber 40 o Más Despido por falta grave Para cualquiera de los

106 casos, se deberá atender a lo señalado en la legislación vigente, de tal manera que si el incumplimiento en el que se hubiera podido incurrir, implica la comisión de una falta grave, prevista así por nuestra legislación, se iniciará el trámite previo al despido previsto en el Decreto Supremo No. 003-97-TR (o la norma que la reemplace o sustituya) así no haya alcanzado los cuarenta (40) puntos previstos en el cuadro a que se refiere el presente artículo. Del mismo modo, si aplicado el puntaje, éste iguala o supera los cuarenta (40) puntos, pero no se ha incurrido en la comisión de una falta grave, según lo señalado en el Decreto Supremo No. 003-97-TR (o la norma que la reemplace o sustituya), se aplicará una suspensión superior a los cinco (5) días Artículo 58: Detectada la infracción, se comunicará al Órgano de Control Interno de la Empresa para la verificación del incumplimiento y el seguimiento de la aplicación de las respectivas sanciones. Artículo 59: A criterio del Evaluador, en los casos en que un trabajador, infrinja por primera vez una Directiva de FONAFE y solo si, no se ha producido perjuicios de ningún tipo para la empresa; el infractor quedará exento de la sanción correspondiente, contabilizándose el incumplimiento para una eventual aplicación del criterio de repetición. Artículo 60: Corresponde al Evaluador determinar si existió vinculado a la acción u omisión, calificada como infracción a las Directivas de FONAFE, en caso fortuito o de fuerza mayor. En ese supuesto, opera la exoneración de responsabilidad referida en los artículos 1315º y siguientes del Código Civil. Artículo 61: Será sancionado en la misma medida que el infractor, aquel trabajador que estando en condiciones de hacerlo, no impide o denuncia al Evaluador el incumplimiento inminente.

107 Capítulo XIV De la renuncia del trabajador Artículo 62: Todo empleado que formule renuncia a la empresa deberá ceñirse a lo siguiente: a. Presentar mediante carta simple o notarial su renuncia con 30 días de anticipación. b. Consecuentemente, y estando a la espera de la respuesta de la citada carta, deberá ir preparando todo lo relacionado a la entrega del puesto (Documentos, llaves, útiles de escritorio, carnet de trabajo, Reglamento Interno, etc.). Artículo 63: La Gerencia General puede exonerar del plazo de ley, antes mencionado, entendiéndose aceptada la solicitud si no es rechazada por escrito dentro del tercer día. Artículo 64: Todos los casos no previstos expresamente en este Reglamento se regirán por las disposiciones que al efecto dicte la Empresa, en el legítimo ejercicio de sus derechos, dentro del margen de facultades que le acuerde el ordenamiento legal vigente. Artículo 65: La Empresa se reserva el derecho de ampliar y/o modificar el presente Reglamento Interno, con la debida autorización del Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo, o de acuerdo a disposiciones de Gobierno. Artículo 66: La empresa podrá proceder a emitir, según las necesidades así lo requieran, normas explicativas y complementarias que sin apartarse del espíritu de la disposición reglamentaria, indique claramente la dinámica y la manera de darle

108 cumplimiento, debidamente autorizadas por el Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo. Artículo 67: El presente Reglamento entrará en vigencia luego de ser aprobado por el Directorio y puesto en conocimiento de las Autoridades Administrativas del Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo. Capítulo XV Reemplazos y encargaturas Artículo 68: Cuando alguno de los puestos previstos por el Cuadro de Asignación de Personal quede temporalmente vacante, ya sea por renuncia, suspensión, inhabilitación, vacaciones, licencia, descanso o cualquier otro motivo previsto en nuestra legislación o en el presente Reglamento, el Gerente General podrá cubrirla a través de un reemplazo, encargándole la plaza de manera temporal a uno sus trabajadores, estableciéndose las condiciones económicas que correspondan. Capítulo XVI Procedimiento en caso de recibir reclamos por hostigamiento sexual Artículo 69: El trabajador o trabajadora que vea afectada su dignidad, intimidad, integridad física, psíquica y psicológica, debido a ciertas conductas de naturaleza sexual (hostigamiento sexual) por parte de personas que en el centro de trabajo por encontrarse en una posición de autoridad, jerarquía, u otra situación ventajosa se aprovechan de ello, tiene el derecho a que se inicie un procedimiento administrativo a fin de que cese el hostigamiento. Las conductas de naturaleza sexual realizadas por un trabajador a otro de igual jerarquía o de similar situación, o hacia un superior, serán igualmente conocidas.

109 En este caso, de no calificar como hostigamiento sexual, será tratado como falta grave de acuerdo a nuestra legislación y al presente Reglamento. Artículo 70: La Autoridad competente para realizar la investigación por hostigamiento sexual será la Jefa del Departamento de Tesorería. En caso de ser el presunto hostigador la jefa de dicho departamento, lo hará ante la autoridad inmediata de mayor jerarquía.

3. Organización administrativa

3.1. Perfil estratégico

Es aquel que beneficia la capacidad de realizar una gestión más eficaz y eficiente, gestionando recursos humanos y materiales, mejorando el trabajo para los miembros de la empresa u organización. Se debe establecer una visión, definir la misión, planificar y determinar objetivos, influye positivamente en el desempeño de la empresa. La planificación estratégica permite pensar en el futuro, visualizar nuevas oportunidades y amenazas, enfocar la misión de la organización y orientar de manera efectiva el rumbo de una organización, facilitando la acción de dirección y liderazgo.

3.1.1. Objetivos Objetivo general: fabricar, producir y distribuir ropa de muy buena calidad ofreciéndola al mercado local y nacional, confeccionado con una excelente mano de obra para mayor comodidad y satisfacción de los clientes. Objetivos específicos:

110 -

Utilizar insumos locales y nacionales en la elaboración de nuestras prendas.

-

Garantizar en todo momento la mejor calidad en nuestras elaboraciones, utilizando al máximo la creatividad para la satisfacción de los clientes.

-

Contratar personal especializado e innovador cuyas capacidades sean altamente gratificantes para el crecimiento de la empresa.

-

Dar a conocer nuestra ropa como una nueva creación a la industria textil, la cual será accesible a cualquier tipo de persona.

-

Conocer los procesos de elaboración de nuestro producto con el fin de ir mejorándolo continuamente.

3.1.2. Políticas -

La empresa cumplirá los requisitos acordados con los clientes

-

Brindar trato justo y esmerado a todos los clientes en sus llamadas, en sus solicitudes y reclamos considerando que el fin de la empresa es el servicio a la comunidad.

-

Todos los integrantes de la empresa deben mantener un comportamiento ético.

-

Nuestros productos cumplen con todos los estándares de calidad.

-

Los empleados deberán asistir a un curso de capacitación al momento de su contratación.

-

Las Facturas de contado serán pagadas en el momento de la entrega del producto. En caso de la Factura a Crédito, se entregará copia de la misma con la firma de recibido del cliente.

-

El plazo para el pago podrá considerarse vencido.

-

Manejar precios accesibles para el consumidor.

111 -

Reconocimiento de los empleados de la empresa por buen desempeño.

-

Mejorar las expectativas de los clientes.

-

Atender las demandas de los mercados, así como de los clientes actuales

-

Realizar nuestro trabajo con el mayor respeto y ética posibles.

-

Fomentar valores a nuestros empleados para el mejoramiento de las relaciones laborales.

-

Estamos al servicio de nuestros clientes, comprometidos con la sociedad, el medio ambiente y la seguridad de todos los que formamos la Empresa.

-

La Empresa promueve y establece los medios necesarios para que la comunicación de las deficiencias y sugerencias de mejora sean analizadas y aplicadas.

-

Todo supervisor o encargado deberá fomentar en sus empleados el espíritu de trabajo.

3.1.3. Misión Fabricar y comercializar ropa a nivel local y nacional satisfaciendo las necesidades, gustos y preferencia de los clientes, caracterizándonos por crear constantes propuestas de moda, mediante experiencias de compras memorables y garantía de excelente servicio, calidad y precio apoyados en un talento humano competente y responsable con actitud de servicio, comprometidos con el mejoramiento continuo y satisfacción de nuestros clientes.

3.1.4. Visión Para el 2024 llegar a ser la empresa reconocida como líder a nivel local y nacional, ofreciendo productos innovadores y de buena calidad. Estamos soportados en personal

112 competente y productivos dispuestos a brindar calidad en los procesos y productos al gusto de los clientes para satisfacer sus necesidades, siendo ellos la garantía del excelente servicio y crecimiento de la organización.

3.1.5. Valores -

Puntualidad

-

Servicio

-

Flexibilidad de precios

-

Amor por nuestros productos

-

Solidaridad

-

Honestidad

-

Innovación

-

Organización

-

Nobleza

113 3.1.6. MATRIZ DOFA Tabla 2. Matriz DOFA

DEBILIDADES

FORTALEZAS

AMBIENTE INTERNO AMBIENTE

    

Personal no capacitado. Pocos recursos tecnológicos. Mal funcionamiento en la maquinaria. mal uso de los recursos para la creación de prendas. Poca publicidad del negocio.

    

Calidad del producto. Buen servicio al cliente Trabajadores innovadores Productos únicos y llamativos. Excelente mano de obra.

EXTERNO ESTRATEGIAS (D-O)

OPORTUNIDAD



 





Distribuir a nivel local y nacional nuestros productos. Innovación y nuevos diseños de ropa. Alianza estratégica para ampliar el mercado a nivel internacional. Aceptación del público y consolidación de la empresa. Ventas por internet.

-

-

-

Capacitar al personal para que cada vez nuestros productos sean mejores. Aumentar la publicidad por varios medios tecnológicos para ser más conocidos en el mercado. Utilizar los recursos necesarios para desarrollar un sistema que mejore efectivamente la productividad de la empresa.

ESTRATEGIAS (D-A) -

AMENAZA

-

Competencia a gran escala. Ingreso frecuente de nuevos competidores. Lanzamiento de nuevos productos en el mercado. Escaso desarrollo industrial en la zona. Que la demanda de nuestros productos sean muy pocos.







Capacitar al personal de producción con la finalidad de desarrollar estrategias para llegar a ser líderes en el mercado. Mantener el producto en buenas condiciones para que este no afecte la buena imagen. Invertir en un producto mejor que derribe la competencia y aumente los ingresos.

ESTRATEGIAS (F-O)

-

-

-

Ofrecer un producto de calidad para ser aceptados por el público. Buscar elevar el consumo del producto y así obtener ganancias. Utilizar las formas de distribución para ofertar gran cantidad de producto.

ESTRATEGIAS (F-A)







Fortalecer los procesos internos de la organización para que nuestros productos cada día sean preferidos por los clientes. Ofrecer un producto de calidad para incrementar la demanda en el mercado. Innovación de nuestros productos para diferenciarlo de la competencia.

114 3.2. Organigrama

Imagen 1. Organigrama

3.3 Descripción de funciones

Gerente general Funciones -

Representar a la empresa ante toda clase de autoridades nacionales y/o extranjeras, personas jurídicas y naturales, nacionales y/o extrajeras.

-

Ejecutar las resoluciones y otras determinaciones de Directorio.

-

Organizar y dirigir las actividades administrativas, técnicas, operativas y económicas de la empresa.

115 -

Dirigir las operaciones de la empresa en conformidad a las disposiciones legales, reglamentos y resoluciones dispuestas.

-

Realizar todo género de operaciones mercantiles, bancarias y otras de interés económico, negociando la suscripción de los instrumentos pertinentes en las condiciones que sean más favorables a la empresa.

-

Realizar operaciones sobre títulos valores.

-

Firmar cheques, órdenes de pago.

-

Someter a consideración del Directorio la contratación o retiro de personal jerárquico de la empresa.

-

Dispone la organización de sumarios internos por infracciones en que incurriera el personal subalterno.

-

Proponer al Directorio la aprobación de los precios

-

Disponer el entrenamiento técnico y especialización del personal, previa autorización del Directorio.

Gerente administrativo Funciones -

Su función es la atender y realizar el trámite administrativo interno y externo de la empresa, llevando para ello el control de la documentación recibida, emitida y velar de los archivos administrativos.

-

Disponer el sistema de tramite documentario, así como el registro respectivo efectuando posteriormente su seguimiento

-

mantiene informado a la empresa del estudio y del seguimiento de los expedientes en proceso

116 -

Recomendar

las

acciones

legales

a tomar, respecto

de expedientes

administrativos que tenga a su cargo. -

Cautelar la integridad del patrimonio

Gerente comercial Funciones -

Formular el Programa Mensual de Ventas del Departamento, de acuerdo a las Políticas de comercialización establecidas.

-

Organizar, coordinar y supervisar las actividades de los vendedores programando sus rutas e instrucciones de trabajo.

-

La planificación es la base de la buena y correcta administración del tiempo. Sirve para organizar las acciones y tareas del equipo comercial.

-

Se alinea a la política dictada por el directorio y busca la mejor manera de alcanzarlos objetivos y metas planteados.

-

El gerente comercial, sabe cuánto deben vender sus vendedores y en qué tiempo tienen y pueden hacerlo.

-

Conoce las mañas y excusas que siempre ponen los vendedores, dado que él ha sido vendedor. Ya recorrió el camino y es difícil que lo engañen. La experiencia y sabiduría producto de los años de trabajo, lo distinguen.

-

Conoce a la perfección las tareas que realizan día a día sus vendedores y supervisa el trabajo del equipo. Organiza reuniones quincenales de ventas y corrige desvíos.

Gerente de producción Funciones

117 -

Supervisar el proceso de producción, en todas las fases.

-

Vigilar que el proceso en la elaboración del calzado cumpla con la planificación prevista.

-

Establecer el control de calidad de cada lote de producción

-

Verificar que el embalaje se realice en las mejores condiciones.

Gerente financiero Funciones -

Analizar los datos financieros

-

Determinar la estructura de estructura de los activos de la empresa.

-

Fijar la estructura del capital

Gerente de producción Funciones -

La planificación y supervisión del trabajo de los empleados;

-

La supervisión de los procesos de producción o fabricación en empresas manufactureras;

-

El control de stocks y la gestión de almacenes;

-

La resolución de las incidencias (como las averías de la maquinaria, por ejemplo);

-

La gestión de los recursos materiales.

Director de recursos humanos Funciones

118 -

Planificación estratégica del capital humano, en relación a su organización y desarrollo.

-

Poner en marcha con la máxima eficiencia el Plan de Recursos Humanos así como el presupuesto anual de Recursos Humanos destinado a su ejecución.

-

Toma de decisiones estratégicas relacionadas con la organización de la plantilla, como la gestión de movilidad geográfica.

-

Plan de comunicación interna. Garantizar canales de comunicación efectivos y suficientes entre los diferentes niveles de la empresa, así como entre los trabajadores.

Atención al cliente Funciones -

Tolerancia: capacidad del manejo de la frustración de parte del personal.

-

Empatía: habilidad de ponerse en los “zapatos del cliente” estar del “otro lado” del mostrador y reconocer las necesidades y deseos de estos.

-

Comunicación: la capacidad de establecer una relación reciproca en el manejo de la información.

-

Capacidad técnica: conjunto de conocimientos y valores empresariales que son la razón de ser de la organización.

-

Contador

-

Intervenir en la percepción de las rentas;

-

Intervenir las entradas y salidas de la Tesorería General de la Provincia;

-

Intervenir la emisión y distribución de los valores fiscales;

119 -

Establecer delegaciones en las reparticiones de la administración, entidades descentralizadas y empresas de la Provincia.

3.4 Procedimientos administrativos y flujogramas de

3.4.1. Flujogramas. Imagen 2. Flujograma

proceso.

120 3.4.2 FORMATOS Son todos los tipos de formatos que nos permiten llevar la contabilidad de forma más fácil dentro de la empresa, como por ejemple tenemos formatos de factura de venta, nota débito, nota crédito, notas de contabilidad etc. FACTURA DE VENTA

COMPROBANTE DE EGRESO

NOTA DEBITO

RECIBO DE CAJA MENOR

NOTA CREDITO

NOTA DE CONTABILIDAD

121

3.5 MANUAL DE ARCHIVO 3.5.1. POLÍTICAS DE ARCHIVO Este manual tiene como principal objetivo proporcionar pautas que garanticen la correcta aplicación de los principios archivísticos y la gestión eficiente de la documentación producida y recibida en desarrollo de las funciones asignadas a la Defensoría del Pueblo, de manera que se garanticen tanto la normalización en la producción y el manejo de los documentos, como la conservación y uso adecuado del patrimonio documental de la entidad. Se pretende además brindar a los funcionarios una herramienta básica que defina parámetros de aplicación general en la gestión documental y facilite su comprensión bajo un lenguaje normalizado, a la vez que da una clara idea de la importancia del acervo documental y de la responsabilidad de cada funcionario en el manejo de los documentos. Programa de gestión documental: El Programa de Gestión un documento estratégico de la gestión documental, en el cual se estable para la Entidad las estrategias que permitan a corto mediano y largo plazo: la implementación y el mejoramiento de la prestación de servicios, el desarrollo de los procedimientos y la implementación de programas específicos del proceso de gestión

122 documental. El PGD como parte del Plan Estratégico Institucional y del Plan de Acción Anual y es aprobado por el Comité de Desarrollo Administrativo y esta armonizado con los otros sistemas administrativos y de gestión establecidos por el Gobierno Nacional, dando alcance la cumplimiento a la aplicación de la normatividad vigente en la materia. La implementación del Programa de Gestión Documental permitirá a la Defensoría del Pueblo mejorar su productividad en el ejercicio de sus actividades y en el servicio a sus usuarios. La gestión documental la Defensoría del Pueblo está estructurada bajo el concepto de archivo total atendiendo iniciadamente al ciclo vital de los documentos en sus etapas de Archivo de Gestión -que corresponde los archivos que permanecen en las oficinas en su fase inicial luego de su producción y tramite, para ser consultados- y de Archivo Central donde se dispone de un espacio debidamente administrado en el cual los documentos cumplen su etapa precaucionar. Alcance El manual aplica para todos los documentos de la sociedad “P.S FASHION S.C” los cuales se encuentran inmersos en los procesos estratégicos, misionales de apoyo, de evaluación y control; Se inicia con la planificación de los documentos, determinando sus valores primarios y secundarios y finaliza con la disposición final de los documentos. Está compuesto por los procedimientos de planeación, producción documental, gestión y trámite, organización documental, transferencia documental, disposición de documentos y preservación a largo plazo. Definiciones Archivo: Es uno o más conjuntos de documentos sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden

123 para servir como testimonio o información para la persona o Institución que los produce, para los ciudadanos o para servir de fuentes de historia. Archivo central: Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez finalizado su trámite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general. Archivo histórico: Aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de gestión, que por decisión del correspondiente Comité de Archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Asunto: Tema, motivo, argumento, materia, cuestión, negocio o persona de que trata una unidad documental y que genera, en consecuencia, una acción administrativa. Carpeta: Forro de cartulina que se utiliza para proteger un documento y darle unidad (separándolo de otros). Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final. Clasificación documental: Labor intelectual mediante la cual se identifica y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección) de acuerdo a la estructura orgánico-funcional de la entidad. Código: Sistema de signos y combinaciones de signos, cada uno de los cuales representa ciertos datos previamente convenidos.

124 Comité de archivo: Grupo asesor del alta Dirección, responsable de cumplir y hacer cumplir las políticas archivísticas, definir los programas de gestión de documentos y hacer recomendaciones en cuanto a los procesos administrativos y técnicos de los archivos. Conservación total: Para aplicar a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad productora. Así mismo, pueden ser considerados como patrimonio documental de la sociedad que los produce, utiliza y conserva para la investigación, la ciencia y la cultura. Copia: Reproducción exacta de un documento. Cuadro de clasificación: Esquema que refleja la jerarquización dada a la documentación producida por una empresa y en el que se registran las secciones y subsecciones y las series y subseries documentales. Depuración: Operación por la cual se separan los documentos que tienen valor permanente de los que no lo tienen. Descripción archivística: Creación de una adecuada representación de la unidad de descripción y las partes que la componen, si existen, obtenida mediante la recopilación, cotejo, análisis, organización y registro de la información que sirve para identificar, gestionar, localizar y explicar los materiales archivísticos, el contexto y el sistema documental que ha producido.

125 Descripción documental: Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, materializado en representaciones que permitan su identificación, localización y recuperación de su información para la gestión o la investigación. Deterioro: Alteración o degradación de las propiedades físicas, químicas y/o mecánicas de un material, causada por envejecimiento natural u otros factores. Digitalización documental: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casetes, cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador. Disposición de documentos: Selección de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación, de acuerdo con lo establecido en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración documental. Disposición final: Es la decisión resultante de la valoración en cualquier etapa del ciclo vital del documento, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a la conservación total, eliminación, selección y/o reproducción (que garantice la legalidad y perdurabilidad de la información). Documento: Resultado de la fijación de la expresión simbólica de un mensaje sobre un campo de representación estable fuera del sistema cognitivo humano. Documento de apoyo: Es aquel de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc.) que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa.

126 Documento de archivo: La combinación de un soporte y la información registrada en él, que puede ser utilizado como prueba o para consulta. Documento original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad. Eliminación documental: Es la destrucción de los documentos que ha perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología. Estructura orgánico – funcional: Tipo de estructura que permite identificar el modo de organización de una entidad en razón de sus funciones, procesos y procedimientos. Expediente: Conjunto de documentos relacionados con un asunto, que constituye una Unidad Archivística. Fecha de creación: La fecha real en que se produjo la documentación incluida en una unidad de descripción. Fechas extremas: Se refiere a la fecha más antigua y a la más reciente que pueden encontrarse en un expediente o en cualquier unidad documental. Firma digital: Consiste en un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del indicador y al texto del mensaje, permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador del mensaje y que el mensaje inicial no ha sido modificado después de efectuada la transmisión. Folio: Las hojas que componen un documento correspondiendo a cada folio dos páginas y se enuncian como folio frente y folio vuelto.

127 Foliación: Proceso o acto de enumerar los folios. Operación para incluir en los trabajos de ordenación que consiste en numerar todos los folios de cada unidad documental. También puede definirse como la numeración de todas y cada una de las hojas que conforman el grupo documental y podrá hacerse por fondo, sección, subsección, serie o expediente, atendiendo a los requerimientos prácticos del archivo. Fondos acumulados: Son documentos reunidos por una entidad en el transcurso de su vida institucional sin un criterio archivístico determinado de organización y de conservación. Fondo documental: Es la totalidad de la documentación producida y recibida por una institución o persona, en el desarrollo de sus funciones o actividades. El fondo es el conjunto documental procedente de una institución o persona, conservado en el archivo de dicha institución o de una institución de archivo, es el resultado natural de la actividad que ésta realiza. Formato: Es la configuración física del documento. Forma parte de los caracteres externos de la documentación. Gestión de documentos: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes al eficiente, eficaz y efectivo manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su consulta, conservación y utilización. Gestión y trámite: Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción (metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los documentos, el control y seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la resolución de los asuntos.

128 Guía: Instrumento descriptivo que sirve para conocer en forma general la totalidad o parte de los documentos que se conservan en un archivo. Instrumento de consulta que incluye el conjunto o parte de los fondos de uno o varios archivos. Las guías pueden ser: especializadas, temáticas, breves, de archivo, de fondo u otras. Aspectos Generales Objeto: Crear y adoptar el Manual de archivo y correspondencia de “P.S FASHION S.C” de modo que se precise los lineamientos archivísticos que se deben desarrollar por parte de los servidores públicos en toda la institución, con el fin de homogenizar los procedimientos y garantizar la eficacia y eficiencia en la gestión pública documental. Ámbito de Aplicación: El presente reglamento rige para todos los servidores, empleados públicos de carrera administrativa y de nombramiento provisional, así como de los contratistas. En general para todas las personas que trabajan al servicio. Objetivo del Grupo de Gestión Documental y Correspondencia. Garantizar la conservación y custodia de los documentos correspondientes a la memoria “P.S FASHION S.C” mediante la planeación, organización, dirección y control del Programa de Gestión Documental independientemente del tipo de soporte ya sea análogo o digital, que involucre la etapas del ciclo Vital de los documentos en el Archivo de Gestión, Central e Histórico. 3.5.2. CORRESPONDENCIA RECIBIDA. 3.5.3. CORRESPONDENCIA DESPACHADA Las funciones del Grupo Gestión Documental y correspondencia son las siguientes:

129  Recibir y radicar la correspondencia entrante y saliente dirigida al instituto y direccionarla a las dependencias de acuerdo con su competencia. El grupo de correspondencia recibe, radica y direcciona la correspondencia entrante y la correspondencia saliente recibimos y enviamos a su destino.  Realizar el reparto de las correspondencias a las dependencias de acuerdo a su competencia y enviar los documentos y radicar las comunicaciones oficiales entrantes, para su posterior reparto a las dependencias de acuerdo a su competencia.  Mantener actualizado el consecutivo general de correspondencia y de los actos administrativos del instituto.  Velar porque el aplicativo de correspondencia del instituto se encuentre en orden.  Proponer las normas técnicas y de procedimientos para mejorar la recepción, conservación, clasificación, análisis y distribución de la documentación que configura en el sistema correspondencia del instituto y dirigir su aplicación en las diferentes dependencias.  Proponer planes, programas, procedimientos y mecanismos de control para optimizar las funciones y actividades propias del grupo en concordancia con los planes y programas de “P.S FASHION S.C”  Coordinar, supervisar y controlar el diseño y organización de las políticas de archivo, acorde con las normas establecidas y con las necesidades del instituto, con el fin de salvaguardar su patrimonio documental y responder por la administración del sistema de archivo documental del instituto.

130  Diseñar el plan anual de selección, transparencia y eliminación de documentos y facilitar los mecanismos para que sea efectivo de acuerdo con los criterios de la tabla de retención documental.  Sugerir políticas, planes y programas para la selección, eliminación, transparencia, conservación y depuración anual de archivos de gestión y central y verificar su cumplimiento conforme a la tabla de retención documental y demás normas legales.  Proponer los procedimientos e instrumentos requeridos para el óptimo funcionamiento del archivo central del instituto.  Gestionar los procesos de actualización de tablas de retención documental de la entidad.

4. MANUAL CONTABLE 4.1. NORMAS LEGALES En las empresas de cierto movimiento, con un personal numeroso en el Departamento de Contabilidad y, probablemente, con agencias, sucursales y oficinas foráneas, conviene formular un catálogo de cuentas tan amplio momo las necesidades de la casa lo requieran; y redactar, además, un instructivo para el manejo de las propias cuentas. Podrá parecer ocioso dar instrucciones a un contador acerca de cómo manejar las cuentas de un catálogo, pues es de suponerse que este conocimiento forma parte de su preparación técnica; sin embargo, debe recordarse que en la práctica existen reglas, costumbres y conveniencias particulares en cada compañía que no tienen más justificación que ciertas normas establecidas en vista de su experiencia particular. Por ejemplo, en una fábrica existirá seguramente la cuenta de Equipo Industrial, cuyo

131 nombre por sí mismo explica la naturaleza del movimiento que debe registrarse en ella; pero es muy posible que según la política económica de la compañía, solamente las adiciones al equipo industrial por un costos superior a ‘X" por unidad deba cargarse a esta cuenta, para ser debidamente depreciadas; y que toda compra de equipo por cantidad inferior deba cargarse a los gastos de fabricación, a pesar de que, teóricamente, represente un aumento de activo fijo. De manera semejante suele ser necesario dar instrucciones precisas acerca del tratamiento contable a que deban sujetarse ciertas instalaciones, depreciaciones y amortizaciones, así como las normas a seguir en el caso de depreciaciones, amortizaciones, cancelación de cuentas incobrables y demás problemas, que con frecuencia se prestan a distintas interpretaciones según el criterio de quien trate de resolverlos. 4.2. CODIFICACIÓN DEL PLAN DE CUENTAS 1 Activo 11 Circulante Es el efectivo de que dispone la compañía y todo aquello valores que en el cierre normal de las operaciones se presume, que podrán ser convertidos en efectivo o de otra forma, utilizados durante un periodo menor de un año. 111-01 Caja General Representa el efectivo recibido por la compañía pendiente de depositar en el banco ya que los ingresos recibidos deben depositarse intactos al día siguiente. Esta cuenta se débito por los ingresos diarios según el reporte diario de caja y se acredita con los depósitos que se hagan en los bancos.

132 111-02 Caja Auxiliar Se utilizara para el pago de sumas menores que no excedan de lo reglamentado por la compañía y se fija un monto, determinado de tal manera que al hacer el arqueo de caja deberá existir la misma suma ya sea en efectivo o en documentos. Este monto se reintegrara con los cheques que se giren por el monto facturas o recibos pagados, debitando las cuentas que se afecten con crédito al banco respectivo. 112 Bancos El saldo de esta cuenta representa el efectivo de que dispone la compañía en cada uno de los bancos respectivos. Se debitará por medio de los depósitos bancarios según el reporte diario de caja y las notas de crédito de los bancos. Se acredita con los cheques girados y las notas de débito de los bancos. 113 Cuentas por cobrar 113-01 Clientes 113-02 Empleados Son saldos a favor de la compañía que surge cuando se realiza una venta al crédito y que deben ser recuperados en menos de un año. 116 Inventarios Es donde se registra la materia prima que será utilizada en el proceso de producción de los diferentes productos que son elaborados en la compañía. 116-01 Materia prima

133 Esta subcuenta acumulara el costo de la materia prima y demás materiales adquiridos para la elaboración de productos. Se debitará con el costo de los pedidos completamente liquidados por las compras directas en el mercado nacional y extranjero. Se acreditara con el consumo según los reportes de producción y requisiciones. 116-02 Productos en proceso Esta sub-cuenta acumulara el total de costos incurridos a través delos diferentes departamentos de producción para la fabricación delos diferentes productos. 116-03 Productos terminados El saldo de esta sub-cuenta representa el costo de producción delos productos terminados. Se cargara con el costo de los artículos producidos y se acreditara con el costo de los artículos vendidos.

116-04 Materiales en transito En esta subcuenta se acumularan los desembolsos que se hagan desde el momento en que se haces un pedido y es confirmado. 116-05 Materiales y suministros En esta sub-cuenta se registran todos los repuestos y accesorios que sean adquiridos para uso interno de la compañía. Se debitará con el costo de todas las compras locales y del exterior y se acreditara con el costo de los artículos utilizados en la producción. 13 Propiedad planta y equipo 132 Edificio

134 En esta sub-cuenta se contabilizara cualquier edificio que la compañía posea. 133 Maquinaria y equipo de planta Esta subcuenta se debitará con el costo de todo el equipo y la maquinaria que la compañía adquiera para la producción. 134 Equipo de reparto Son los vehículos utilizados para repartir el producto. En esta subcuenta se cargara al costo de los vehículos adquiridos por la compañía y se acreditara con el costo de los vehículos retirados o vendidos. 137 Mobiliario y equipo de oficina Esta sub-cuenta se debitará con el costo del mobiliario y equipo adquirido por la compañía para usar en las oficinas y se acreditara con el costo de los muebles y equipos retirados o vendidos. 15 Activos diferidos 152 Gastos pagados por anticipado El saldo de esta cuenta con las respectivas sub-cuentas representa los pagos por la empresa por conceptos de seguros, intereses alquileres, que no han sido consumidos en la totalidad a la fecha del balance general siendo por lo tanto imputable al periodo posterior. 17 Depreciación acumulada

135 La cuenta de mayor y las sub-cuenta de mayor indicada en la codificación representan la acumulación del desgaste teórico sufrido por los activos fijos de una empresa (excepto terreno. 52 Variación de gastos indirectos de fabricación Representa la diferencia entre lo que debería haber sucedido (costos aplicados) y lo que realmente sucedió (costos reales. Se carga cuando resulta sobre aplicada. Se acredita cuando resulta sub-aplicada. 2 Pasivos 21 Circulante 211 Cuentas por pagar Son todas aquellas deudas de la compañía con vencimiento no mayor de un año. 214 Préstamos Bancarios Son los préstamos que las instituciones bancarias conceden a la empresa por un tiempo determinado. 41 Ventas Es el importe total de la mercadería entregada a los clientes y estas pueden ser al contado y al crédito. 51 Costo de venta Represente el costo de la mercadería vendida durante el periodo. 61 Gastos de ventas

136 Son todos aquellos gastos que la empresa ha incurrido como consecuencia directa de la venta de sus productos. 62 Gastos de administración Son aquellos gastos ordinarios y de rutina que se originan en la dirección y administración del negocio. 63 Gastos financieros Son aquellos gastos que provienen de transacciones de carácter financiero. 64 Gastos indirectos de fabricación Son todos los costos distintos de materia prima directa y mano de obra directa, que están asociados en forma indirecta, con el proceso de fabricación. Se carga por los costos indirectos incurridos en la producción, según el control real. Se acredita por los costos indirectos aplicados sobre la base de presupuestos. 65 Otros Gastos Son aquellos valores incurridos por la empresa en forma extraordinaria o eventual y que no se derivan de las actividades principales de su explotación. 4.3. LIBROS DE CONTABILIDAD Teneduría de Libros Es la parte de la contabilidad encargada de recopilar, clasificar y registrar en orden cronológico las operaciones comerciales realizadas por la empresa, utilizando los libros estipulados en la normativa vigente. El Tenedor de Libros o Auxiliar de Contabilidad

137 Es la persona que registra las operaciones comerciales de una empresa de acuerdo al sistema instalado en el departamento, de manera clara, exacta y ordenada según las instrucciones del contador. Diferencias entre el tenedor y el contador El trabajo del contador público va más allá del trabajo del tenedor de libros El contador público debe analizar el tipo de entidad y las operaciones que realiza para:  Diseñar (planear) e implementar los procedimientos a seguir en todo el sistema de información financiera.  Supervisar (controlar) el trabajo de los tenedores de libros.  Verificar la veracidad de los registros, efectuando pruebas de validación y exactitud.  Organizar esta información en reportes que proporcionen el máximo beneficio posible a los usuarios de la información financiera, incluyendo la proyección de las operaciones.  Valorar los resultados económicos de la entidad y hacer recomendaciones en asuntos contables, fiscales y financieros. Aunque el tenedor de libros se dedica principalmente al registro de operaciones y el contador rara vez registra una operación, es difícil establecer un punto definido donde termina el trabajo del tenedor de libros y donde empieza el del contador público, puesto que el tenedor de libros debe tener:  El juicio profesional suficiente para registrar las operaciones.  El entendimiento de todo el sistema de información financiera bajo el cual opera.

138  La habilidad para organizar y presentar en reportes la información que contienen los registros contables. Diferencia entre Teneduría de Libros y Contabilidad Algunos piensan que la teneduría de libros es lo mismo que contabilidad, pero la realidad es que es tan solo una parte de la contabilidad. La teneduría de libros consiste en el registro de las operaciones en los libros de contabilidad. Es el proceso de tomar los valores consignados en los soportes contables (comprobantes) que sustentan la realización de los hechos económicos y consignarlos en los diferentes libros de contabilidad, el diario, el mayor y los libros auxiliares. La contabilidad es un concepto mucho más amplio el cual se apoya en la teneduría de libros, el análisis y la interpretación de la información registrada en los libros de contabilidad y los estados financieros, información que ha sido posible generar gracias al arte de la teneduría de libros, pues a ella es que se debe el registrar los hechos económicos. Con la aparición del software de contabilidad, la teneduría de libros se ha reducido en cuanto a su importancia, toda vez que la automatización es la encargada de hacer el registro en los libros para ser interpretada y analizada. En resumen la teneduría de libros consiste en el registro de las operaciones que realiza una empresa, función que en la actualidad viene a ser una de las labores de un asistente contable o auxiliar de contabilidad. La contabilidad se encarga de:  Analizar y valorar los resultados económicos.

139  Agrupar y comparar resultados.  Planificar y sintetizar los procedimientos a seguir.  Controlar el cumplimiento de lo programado. En tanto que, la teneduría de libros se ocupa de:  Recabar, registrar y clasificar las operaciones de empresa.  Narrar en forma escrita los hechos contables.  Ejecutar las tareas según los procedimientos preestablecidos.  Este bajo control y supervisión del contador. Medios que utiliza la Teneduría de Libros  Documentos originales de las operaciones comerciales. Facturas, recibos, comprobantes de caja, cheques, letras de cambio o giros, contratos, pólizas de seguros, etc.  Las cuentas, donde se resumen y clasifican dichas operaciones comerciales.  Libros principales u obligatorios: inventarios, diario y mayor.  Libros auxiliares. Utilizados por los comerciantes de acuerdo a las necesidades de la empresa. Principales libros que se utilizan La contabilidad tiene diversos libros que son indispensables para toda empresa los cuales son:  Diario: es un libro contable donde se recogen, día a día, los hechos económicos de una empresa. La anotación de un hecho económico en el libro diario se llama asiento; es decir en él se registran todas las transacciones realizadas por una empresa.

140  Mayor: es el libro de contabilidad en donde se organizan y clasifican las diferentes cuentas que moviliza la cooperativa de sus activos, pasivos y patrimonio. Para que los registros sean válidos deben asentarse en el libro debidamente autorizado.

4.4.

INFORMES O ESTADOS FINANCIEROS

4.4.1. BALANCE GENERAL. El balance general es el estado financiero de una empresa en un momento determinado. Es el estado financiero más importante para revisar la situación financiera de una empresa. Para poder reflejar dicho estado, el balance muestra contablemente los activos (lo que organización posee), los pasivos (sus deudas) y la diferencia entre estos (el patrimonio neto).

El balance es un estado de situación financiera y comprende información clasificada y agrupada en tres grupos principales: activos, pasivos y capital. A su vez cada uno de estos grupos, muestran en detalle distintas cuentas. A su vez la información es ordenada de cuentas o ítems de mayor liquidez a menor liquidez. En cuanto a su elaboración el balance general se realiza cada año al finalizar el ejercicio económico de la empresa (balance final), aunque también se suelen elaborar balances al inicio del ejercicio (balances de apertura), y balances con una periodicidad mensual, trimestral o semestral (balances parciales). Toda empresa necesita conocer sus resultados y plasmarlos en un documento contable que determine este proceso. El balance general es en pocas palabras un resumen que

141 refleja el panorama actual de su compañía. El balance general es un documento guía para la toma de decisiones financieras. Cuentas reales Estas cuentas representan valores de Activo, Pasivo y Capital. Aparecen en el Balance General o Estado de Situación. 4.4.2. ESTADO DE RESULTADOS. En contabilidad el estado de resultados, estado de rendimiento económico o estado de pérdidas y ganancias, es un estado financiero que muestra ordenada y detalladamente la forma de cómo se obtuvo el resultado del ejercicio durante un periodo determinado. El estado financiero es dinámico, ya que abarca un período durante el cual deben identificarse perfectamente los costos y gastos que dieron origen al ingreso del mismo. Por lo tanto debe aplicarse perfectamente al principio del periodo contable para que la información que presenta sea útil y confiable para la toma de decisiones. Cuentas nominales Son las que sirven para registrar los Ingresos y Egresos. Se cancelan al final del ejercicio económico con el Estado de Resultados o Ganancias y Pérdidas. 4.4.3. ESTADO DE CAMBIO EN LA SITUACIÓN FINANCIERA El estado de cambios en la situación financiera, también conocido como estado de movimientos de fondo o estado de origen y uso de recursos, es un estado financiero que muestra qué ha hecho la empresa con el dinero que ha ganado durante un periodo de tiempo concreto. Igualmente, informa de la forma en que se obtuvo dicho dinero,

142 pudiendo analizar de manera detallada las ganancias del negocio y cuánto efectivo queda disponible, ya sea en caja o en banco. Sirve para analizar si las decisiones que se toman dentro de la empresa se hacen o no de manera acertada y objetiva, ateniéndose a los recursos y necesidades reales del negocio en cuestión. Es una manera de evaluar y controlar la gestión del dinero, ayudando a evaluar, de esta manera, la calidad de decisiones. En definitiva, los objetivos del estado de cambios en la situación financiera son:  Evaluar la capacidad de la empresa de generar recursos.  Evaluar la capacidad de la empresa para cumplir con sus obligaciones.  Evaluar cambios en la situación financiera derivados de transacciones de inversión y financiamiento.

4.4.4. ESTADO DE CAMBIO EN LAS CUENTAS PATRIMONIALES. Estado de cambios en el patrimonio o estado de superávit: Es el estado financiero que muestra en forma detallada los aportes de los socios y la distribución de las utilidades obtenidas en un periodo, además de la aplicación de las ganancias retenidas en periodos anteriores. Este muestra por separado el patrimonio de una empresa. También muestra la diferencia entre el capital contable (patrimonio) y el capital social (aportes de los socios), determinando la diferencia entre el activo total y el pasivo total, incluyendo en el pasivo los aportes de los socios.

143 4.4.5. FLUJO DE EFECTIVO O DE CAJA. Estado de flujos de efectivo: El estado de flujos de efectivo es el estado financiero básico que muestra el efectivo generado y utilizado en las actividades de operación, inversión y financiación. Debe determinarse para su implementación el cambio de las diferentes partidas del Balance General que inciden en el efectivo.

5. EL PROCESO CONTABLE Y LA TENEDURIA DE LIBROS 5.1. INFORMACION CONTABLE Teneduría de libros La teneduría de libros es el registro sistemático y la organización de transacciones financieras en una compañía o en una organización sin fines de lucro. Esta práctica de contabilidad es esencial para el crecimiento y el mantenimiento de un negocio. Algunas transacciones financieras que se involucran con la teneduría de libros incluyen:

144  La facturación de bienes o servicios otorgados a los clientes.  El registro de recibos de los clientes.  La verificación y registro de las facturas de los proveedores.  El pago a los proveedores.  El procesamiento del pago de los empleados y reportes gubernamentales  La creación de reportes financieros. El aspecto más importante de la teneduría de libros es mantener un registro preciso y actualizado de toda la información, la precisión es la parte más importante de todo este proceso. Este elemento está elaborado para poder proveer la información preliminar necesaria para crear estados contables. Cada transacción debe estar registrada en los libros y todos los cambios deben ser actualizados continuamente. Hoy en día, la mayoría de las tenedurías de libros alrededor del mundo se realizan con la ayuda de un software. Requiere el conocimiento de débitos y créditos, además de un conocimiento básico de contabilidad financiera, que incluye el balance de general y la declaración de ingresos. Características principales de la teneduría de libros La teneduría de libros es el registro, actualizado diariamente, de las transacciones financieras y de la información relacionada con un negocio. Asegura que el registro de las transacciones financieras individuales sea correcto, actualizado y comprensivo. Por este motivo, la precisión es vital para este proceso.

145 Este elemento provee la información por la cual las cuentas y facturas son preparadas. Este proceso distintivo ocurre dentro del amplio rango de la contabilidad. Cada transacción, ya sea una compra o una venta, debe quedar registrada en los libros. Usualmente hay estructuras creadas para la teneduría de libros, llamadas controles de calidad, los cuales ayudan a asegurar registros precisos y adecuados. Registro de transacciones Como principio de la teneduría de libros, todas las transacciones que tengan lugar dentro de la organización deben quedar registradas diariamente en los libros o en el sistema de contabilidad. Para cada transacción debe existir un documento que describa la transacción de negocios. Esto puede incluir una factura de venta, pagos a un proveedor, un recibo de venta, una factura de un proveedor, pagos al banco y actas. Éstos documentos acompañantes proveen el registro de auditoría (cualquier elemento que otorgue la historia documentada de una transacción en una compañía) para cada transacción y son una parte importante para poder mantener registros adecuados en caso de que ocurra una auditoría. Sistema de partida doble El sistema de partida doble es el sistema de contabilidad en el cual cada transacción tiene una entrada correspondiente tanto positiva como negativa (débitos y créditos). Este sistema es el más popular en la teneduría de libros. Este sistema de partida doble de la teneduría de libros está basado en el hecho de que cada transacción tiene dos partes, afectando así a dos libros de cuentas.

146 Esto se debe a que cada transacción involucra una entrada de débito en una cuenta y una entrada de crédito en la otra. PRÁCTICA: Para ilustrar lo anterior, hacemos la siguiente práctica, donde utilizaremos una sola operación económica. La empresa ABC Realiza la siguiente operación económica: Día 15/05.- Compra mercancía por $5,000.000 y se paga al contado. a) Se registra la operación económica en el Libro Diario: Antes de registrar la operación económica, haremos el siguiente análisis;  En la operación económica del 15/05, al comprar mercancía se tiene que recibir mercancía por $5,000.000, y al pagarse al contado se tiene que dar efectivo (banco) por $5,000.000. “se utiliza banco porque la base es mayor a 500.000”  Aquí hay dos cuentas, la Mercancía que se recibe y el banco que se da.

Utilizamos el Libro Diario para registrar la operación económica:

código

cuenta

debe

haber

147 mercancías

6205

$5’000.000 bancos

1110

$5’000.000 $5’000.000

$5’000.000

5.2. TENEDURIA DE LIBROS Explicación del Libro Diario:  El Libro Diario está compuesto por folios (Cada folio en una página) y en cada folio puede ir uno o más asientos contables. El asiento contable se divide en: 1. El número del asiento, representado por los códigos. Una empresa realiza miles de operaciones económicas, y cada operación económica se registra en un asiento. El número del asiento es como el documento de identidad del asiento. 2. La cuenta deudora (lo que se recibe) cuyo importe se coloca en el DEBE. 3. La cuenta acreedora (lo que se da) cuyo importe se coloca en el HABER. 4. La Glosa que consiste en la fecha y una breve explicación de la operación económica. Conclusión:

148 El asiento cumple con la Partida Doble porque existe la cuenta deudora y acreedora; además, lo que se recibe (Debe) es igual a lo que se da (Haber). Utilizamos el Libro Mayor para llevar un control de las cuentas que hay en el Libro Diario: LIBRO MAYOR Cuenta: mercancías. código

cuenta

debe

6205

mercancías

$5’000.000

haber

Cuentas: bancos.

cogido

cuenta

1110

bancos

Explicación del Libro Mayor:

debe

haber

$5’000.000

149 1) El Libro Mayor está compuesto por folios (cada folio ocupa dos páginas). La página de la izquierda es para el DEBE (importes deudores) y la página de la derecha para el HABER (importes acreedores). 2) Cada folio contiene una cuenta Si en el Libro Diario hay mil cuentas diferentes, entonces, en el Libro Mayor habrán mil folios. 3) Si en el Libro Diario la cuenta es deudora, en el Libro Mayor se registra en la página DEBE considerando la fecha, el número del asiento y el importe. La fecha para saber cuándo se realizó la operación, el número del asiento para saber de qué asiento proviene el registro y el importe para saber el valor de la transacción. 4) Si en el Libro Diario la cuenta es acreedora, en el Libro Mayor se registra en la página HABER considerado la fecha, el número del asiento y el importe. Teneduría de Libros Contables De una forma simple, la teneduría de libros se basa en tres libros: 1) Libro Diario 2) Libro Mayor 3) Libro de Balances

Libro Diario El Libro Diario sirve para anotar todas las operaciones económicas de la empresa.

Comentarios:

150 Cuando las operaciones económicas tienen un gran volumen se hace imposible controlarlas en un solo libro; por lo que, se opta por llevar otros libros llamados Libros y Registros Auxiliares. Los Libros y Registros Auxiliares, como el Libro de Caja, Libro de Planillas, Registro de Compras, Registro de Ventas, etc. tienen un rayado especial que sirve para contabilizar operaciones económicas afines a cada Libro y Registro Auxiliar, por ejemplo: en el Libro Caja se contabilizan las operaciones económicas donde interviene dinero u operaciones bancarias; en el Libro Planillas se contabiliza todo lo relacionado con los pagos a los trabajadores, etc. Cada fin de mes se hace un resumen de las cuentas que contiene cada Libro y Registro Auxiliar, y cada resumen se registra en el Libro Diario. En conclusión, el Libro Diario siempre contiene todas las operaciones económicas de la empresa. Libro Mayor El Libro Mayor es un complemento del Libro Diario. Se utiliza para registrar el movimiento de todas las cuentas que existen en el Libro Diario. Cada año fiscal o cada mes o cuando se necesite saber el estado financiero de la empresa; de cada cuenta, se suman todos los importes del DEBE y se obtiene la SUMA DEBE; y todos los importes del HABER y se obtiene la SUMA HABER. Si la diferencia entre la SUMA DEBE – SUMA HABER es positiva, se dice que la cuenta es deudora.

151 Si la diferencia entre la SUMA DEBE – SUMA HABER es negativa, se dice que la cuenta es acreedora. Libro de Balances El Libro de Balances contiene todas las cuentas deudoras y acreedoras del Libro Mayor. La suma de las cuentas deudoras debe ser igual a la suma de las cuentas acreedoras. 5.3. DECLARACIONES TRIBUTARIAS ¿En qué consisten las declaraciones tributarias? Son un documento privado elaborado y presentado por quienes deben hacer el pago de algunos impuestos. Dicha presentación debe realizarse frente a la entidad correspondiente, para el caso colombiano, ante la DIAN o Dirección Nacional de Impuesto y Aduanas Nacionales. Debes tener en cuenta que estas declaraciones deben presentarse en las fechas que el Estado ha determinado para hacerlo. No hacerlo puede generar sanciones. ¿De qué depende el periodo de presentación y la forma de realizar las declaraciones tributarias?  Del tipo de impuesto que va a pagarse.  Del tipo de persona que va a pagar (contribuyente, responsables o agentes de retención en la fuente.

152 ¿Qué declaraciones tributarias deben presentarse en Colombia?  Declaración del impuesto de renta, que debe realizarse anualmente por aquellas personas que cumplan con los requisitos que la ley ha determinado que deben cumplir para declarar.  Declaración del impuesto de IVA o Impuesto sobre las ventas, debe ser pagados únicamente por los “responsables tributarios”. Este debe presentarse bimestralmente, pero si pertenecen al régimen simplificado será anualmente.  Declaración de retención en la fuente, realizadas por los agentes retenedores mensualmente.  Declaración del impuesto de timbre, para los documentos que la ley determine que debe pagarse.  Declaración del pago del Impuesto CREE (Impuesto para la equidad)  Declaración anual de activos en el exterior. ¿Cómo deben presentarse?  Todos los valores que deban diligenciarse en el respectivo formulario deben aproximarse a múltiplos de 1.000  Debe presentarse en los respectivos formatos que la DIAN ha creado para tal fin.  Algunas declaraciones requieren de la firma de un contador. ¿En qué lugar y cuándo presentar las declaraciones tributarias? La presentación de las declaraciones debe realizarse dentro del plazo y lugar estipulado por el Estado.

153 ¿Cuándo se considera que una declaración no fue presentada?  Cuando no se presente en el lugar que se señaló  Cuando no se aporte la identificación de quien la realiza o se haga erróneamente  Cuando no se puedan determinar las sumas sobre las que se va a aplicar el porcentaje del impuesto (lo que se conoce como base gravable)  Cuando no cuente con la firma del contador cuando sea necesaria. Es importante que tengas en cuenta que las declaraciones tributarias son privadas, ninguna persona puede acceder a la información que en ella se contiene sin tu autorización o la orden de un Juez.

154 6. CONCLUSION La sociedad colectiva surge como comunidad de trabajo entre personas ligadas por vínculos familiares, posteriormente pasa admitir a personas extrañas al círculo, con las que se mantiene una relación de confianza. Esta es la sociedad personal más típica porque compromete el patrimonio personal de cada socio en forma ilimitada y solidaria. Es sociedad de responsabilidad limitada. La sociedad colectiva es una sociedad de personas que realiza actividades económicas, dotado de personalidad jurídica, que actúa en nombre colectivo y bajo una razón social, en la cual dos o más socios asumen responsabilidad subsidiaria, ilimitada y solidaria por las obligaciones de la sociedad. Actualmente, es una persona jurídica, por lo que se debe distinguir la responsabilidad social de los socios, con respecto a las obligaciones contraídas por la sociedad. La razón social ha de contener el nombre de los socios y sólo de ellos; es decir, de todos los socios, de alguno de ellos o de uno solo de ellos, pero nunca de terceros ajenos a la compañía. Además, debe estar seguido de las palabras "Sociedad Colectiva" o de las iniciales "S.C". Quien permitiera la inclusión de su nombre en la razón social de una compañía a la que no pertenece. No sólo quedaría sujeto a la responsabilidad solidaria, sino también en caso, a la penal. El capital está dividido en fracciones que reciben el nombre de participaciones y que por prohibición legal no se pueden denominar acciones, no son libremente transmisibles La sociedad colectiva el plazo de duración es fijo.

155 Los administradores son responsables ante la sociedad por el cumplimiento de las obligaciones impuestas a ellos por la ley y por el contrato social. Existen socios de capitales o socios capitalistas y los socios industriales. En la sociedad colectiva está sometida enteramente a la voluntad de los socios quienes pueden determinar libremente en el pacto social quiénes y cómo han de llevar a cabo la gestión de la sociedad En los casos de separación o exclusión del socio colectivo, éste continúa siendo responsable ante terceros por las obligaciones sociales contraídas hasta el día en que concluye su relación con la sociedad colectiva. En conclusión, si bien está perdiendo importancia como un tipo de sociedad utilizada en la vida económica actual, tiene muchos puntos a favor, pero al ser ilimitada la responsabilidad, todo socio colectivo corre un riesgo, pero manejando la ley general de sociedades se puede intentar no caer en estos problemas y fobias a este tipo de sociedad.

156 7. RECOMENDACIONES Con el desarrollo de esta temática hemos podido observar que una sociedad colectiva es muy poco utilizada, ya que tiene más desventajas que ventajas a comparación de otras sociedades, pero con la elaboración de esta investigación queremos que cambien ese punto de vista y que vean todos los beneficios que esta sociedad les dará si la utilizan. Algunas de nuestras recomendaciones a la hora de crear una empresa serían las siguientes: 1. Estudiar el mercado. Conocer el cliente potencial al que nos dirigimos es el primer paso para iniciar tu empresa. También es muy importante realizar un estudio de la competencia para ver dónde flaquean y, por ello, cuál puede ser el punto fuerte de nuestro proyecto. 2. Ofrecer atención personalizada. No podemos olvidar nunca que el cliente es la pieza central de nuestro negocio. Por ello, crear una empresa implica ofrecerle una atención personalizada prestándole atención antes, durante y, sobretodo, después de la venta. 3. Contar con un equipo competente. Si los trabajadores están contentos, será mucho más fácil contentar al cliente. Así pues, Crear una empresa requiere de un riguroso proceso de selección, pero también con tratar bien a este equipo y favorecer un entorno de trabajo agradable y colaborativo. 4. Tener creatividad e innovación a la hora de la elaboración de nuestros productos, para que así la clientela nos siga prefiriendo. 5. ofrecer el producto tanto en nuestras sucursales como por internet, para así tener más clientela.

157 BIBLIOGRAFÍA http://selvitecum.com/blog/emprendedores/4-5-la-sociedad-colectiva/ https://encolombia.com/derecho/codigos/comercio-colombiano/codcomerciolibro2-2/ https://concepto.de/sociedad-colectiva/ https://www.esan.edu.pe/apuntes-empresariales/2016/05/la-importancia-de-lanegociacion-en-diferentes-situaciones/ https://www.importancia.org/negociacion.php

158 CIBERGRAFIA

http://cort.as/-JOlq Dian. http://cort.as/-JOmQ registro único empresarial. http://cort.as/-JOn7 licencia de funcionamiento. http://cort.as/-JOna registro de industria y comercio.

159

ANEXOS

EL RUT

REGISTRO ÚNICO EMPRESARIAL

160 LICENCIA DE FUNCIONAMIENTO INDUSTRIA Y

COMERCIO

REGISTRO DE