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SISTEMA DE DOCUMENTACION CONTABLE

Es el justificante propio o ajeno que da origen a un asiento contable. Contiene, la información necesaria para el registro contable de una operación, y tiene la función de comprobar razonablemente la realidad de dicha operación. Dichos documentos se dividen en: a) Documentos Justificativos que son todas las disposiciones y documentos legales que determinan las obligaciones y derechos de la dependencia o entidad para demostrar que cumplió con los ordenamientos jurídicos y normativos aplicables. b) Documentos Comprobatorios son los documentos originales que generan y amparan los registros contables de la dependencia o entidad. Comprobante : Es el instrumento físico de carácter administrativo que capta, comprueba, justifica y controla transacciones financieras efectuadas por la entidad económica, aportando los datos necesarios para su procesamiento en la contabilidad. El diseño de los documentos fuente implica, previamente, establecer su objetivo, justificar su implantación, determinar su costo y estudiar su operación. La característica de este documento es que asienta un hecho, y éste es el que registra la contabilidad, ejemplo: una factura ajena implica una Compra, una factura propia implica una Venta, etc. El Documento Fuente captura los datos clave de cada transacción comercial que se produce. Incluye los hechos básicos del movimiento, su fecha, el propósito y su cuantía. Además, durante las auditorías los documentos fuente se utilizan como pruebas de cada transacción que se produjo. La realización del Documento Fuente puede ser propia (es decir de la empresa que lo posee) o ajena (de un cliente o proveedor). Por ejemplo puede ser una factura que entregó un proveedor a quien se le compró mercadería o una factura propia, que indique una venta. Con cada documento fuente que se emita o se obtenga se irán realizando los asientos que configuran la contabilidad de la empresa. Otros pueden ser un cheque cancelado, una nota de crédito para un cliente de devolución o la cinta de la caja registradora.

De modo de mantener un orden claro, quien realiza la contabilidad de la empresa debe asignar a cada documento fuente una identificación única. Lo más común es que se indique a cada uno con un código numérico o alfanumérico, que ayuda a clasificar las transacciones o documentos por tipo o categoría. Esto se hace para el caso de que sea necesario ubicar un determinado documento fuente, no haya que revisar en cada carpeta o archivador, sino que se tenga un conocimiento exacto de dónde encontrar cada uno. Formato. El documento fuente puede crearse en papel o en formato electrónico. De hecho, los sistemas que se utilizan actualmente para llevar la contabilidad de las empresas permiten escanear los documentos recibidos en papel e integrarlos como imagen a la información general de la compañía. Pero también hay casos en que no se incluyen como imagen, sino que el programa dispone de una función de formularios en la que se insertan los datos de los documentos fuente y se generan como comprobantes electrónicos, con el mismo valor que el original. Firma. Además de incluir los requisitos de fecha, propósito y valor, es deseable que los documentos fuente incluyan el nombre y la dirección de las partes que participaron en la transacción.

ASIENTOSCONTABLES Son los registros de las operaciones mercantiles en los comprobantes y libros de contabilidad, pueden ser asientos simples y asientos compuestos; simple cuando se utilizan dos cuentas, un débito y un crédito; compuesto cuando se emplean más de dos cuentas ComprobantesdeContabilidad. Las partidas asentadas en los libros de resumen y en aquel donde se asienten en orden cronológico las operaciones deben estar respaldadas en comprobantes de contabilidad elaborados previamente. Dichos comprobantes deben presentarse con fundamento en los soportes, por cualquier medio y en el idioma castellano. Los comprobantes de contabilidad deben ser numerados consecutivamente, con indicación del día de su preparación y de las personas que los hubieren elaborado y autorizado.

Contenido del comprobante. • • • •

Fecha Origen Descripción Y cuantía de las operaciones, así como las cuentas afectadas con el asiento.

La descripción de las cuentas y de las transacciones pueden efectuarse por palabras, códigos o símbolos numéricos, caso en el cual deberá registrarse en el auxiliar respectivo el listado de códigos o símbolos utilizados según el concepto a que corresponda. Los comprobantes de contabilidad pueden elaborarse por resúmenes periódicos, a lo sumo mensuales. Los comprobantes de contabilidad deben guardar la debida correspondencia con los asientos en los libros auxiliares y en aquel en que se registre en orden Usuarios de Gerencie.com nos han planteado una inquietud relativa a la diferencia que pueda existir entre comprobante de contabilidad y soporte de contabilidad. Pues bien, la primera diferencia es que el comprobante de contabilidad es eminentemente un documento interno, en tanto que el soporte de contabilidad es por lo general externo como el caso de las facturas de compra. Un comprobante de contabilidad no es un soporte de contabilidad, es simplemente un documento donde se relacionan y resumen una serie de operaciones económicas, operaciones que deben estar respaldadas por un soporte de contabilidad, esto es por una factura o documento equivalente. Un soporte de contabilidad, es aquel documento que con el cumplimiento de ciertos requisitos legales respaldan una operación económica. Así, por ejemplo, contablemente y principalmente desde el punto de vista fiscal, el soporte válido es la factura con el cumplimiento de los requisitos establecidos por el artículo 617 del estatuto tributario. Los comprobantes de contabilidad, como ya se hizo mención, contienen el registro contable de forma resumida y organizada sobre los hechos económicos registrados en la contabilidad y no requieren el cumplimiento de requisitos especiales, ni requieren solemnidad alguna, y por lo general, no constituyen prueba de nada, solo indicio y solo son utilizados internamente por la empresa.

Por ejemplo, un comprobante de contabilidad puede ser una nota débito o crédito, documento que no tiene la virtualidad de constituir prueba irrefutable como el caso de una factura. Los soportes contables son documentos que prueban la ocurrencia de un hecho económico, como el caso de la factura o inclusive una letra que se ha firmado como respaldo de un crédito. Libros de contabilidad Libro diario El Diario o Jornal es un libro contable donde se recogen, día a día, los hechos económicos de una empresa. La anotación de un hecho económico en el libro Diario se llama asiento; es decir en él se registran todas las transacciones realizadas por una empresa. Los asientos son anotaciones registradas por el sistema de partida doble y contienen entradas de débito en una o más cuentas y crédito en otra(s) cuenta(s) de tal manera que la suma de los débitos sea igual a la suma de los créditos. Se garantiza así que se mantenga la ecuación de contabilidad. Así mismo pueden existir Documento Contable que agrupen varios asientos y estos a su vez sean asignados a diferentes cuentas contables. Un asiento de diario incluye como mínimo: 1. 2. 3. 4. 5.

La fecha de la transacción o contabilización o ambas. Los nombres o códigos de las cuentas que se debitan. Los nombres o códigos de las cuentas que se acreditan. El importe de cada débito y crédito Una explicación de la operación que se está registrando

Libro Mayor Es el libro de contabilidad en el que cada página se destina para cada una de las cuentas de la entidad financiera. Cada página va foliada y consta de 5 columnas, la primera columna es para la fecha, la segunda columna es para el concepto, la tercer columna el la columna del DEBE, la cuarta columna es la del HABER y la última columna es la del saldo. Se le llama Mayor porque toma el movimiento total de las subcuentas, por ejemplo: Los distintos proveedores que serían llevados en los Libros Auxiliares cada uno por separado se concentran en una sola CUENTA: PROVEEDORES en el Mayor y el encabezado de la página dirá: PROVEEDORES y así por cada una de las cuentas: CLIENTES, BANCOS sin importar de cuantas subcuentas se conformen cada una de las CUENTAS, en

el Mayor solo se menciona el monto de la cuenta por un periodo determinado, generalmente un mes.

LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES El artículo 52 del Código de Comercio estipula que al iniciar sus actividades comerciales y, por lo menos una vez al año, todo comerciante elaborará un inventario y un balance general que permitan conocer de manera clara y completa la situación de su patrimonio. Este libro se emplea para registrar por lo menos una vez al año los inventarios de todos los bienes, derechos y obligaciones de la compañía o el balance general en forma detallada, de tal forma que se presente una descripción mayor a la que se encuentra en los demás libros principales, siendo por lo tanto necesario que su detalle se lleve al nivel de auxiliar. Si bien no existe norma que obligue llevar este libro, no significa que la sociedad pueda considerar la posibilidad de llevarlo, en el cual, una vez inscrito en la respectiva Cámara de Comercio del domicilio social, debe registrarse al cierre de cada periodo contable, el balance general y el estado de resultados de cada ejercicio contable, detallando la composición de sus bienes muebles e inmuebles, créditos, activos y pasivos a nivel de auxiliares. Ahora bien, en cuanto a su pregunta de qué pasa si el libro se lleva a nivel de total general por cuenta y a su vez el detalle se soporta en libros auxiliares en papel o medio magnético y cuál es la norma que habla de la forma de llevar el libro de inventario y Balances. Como ya se dijo el propósito de este libro es el de mostrar en detalle todos los bienes, derechos y obligaciones por lo menos una vez al año al cierre del ejercicio contable y por lo tanto solo es posible su adecuado registro a nivel de auxiliares. En cuanto a la norma que establezca la forma de llevar este libro, ello solo atiende al desarrollo de la técnica contable, pues como ya se dijo el legislador no fijó la obligatoriedad de llevar dicho libro y menos la forma de llevarse. Al respecto se transcribe lo aseverado por el Consejo Técnico de la Contaduría Pública en su concepto CTCP 076 de febrero 13 de 1997: "Finalmente, el Decreto 2649 ya citado considera dentro de los estados financieros de propósito especial el estado de inventario, que de acuerdo con el artículo 28 "...es aquél que debe elaborarse

mediante la comprobación en detalle de la existencia de cada una de las partidas que componen el balance general". De lo antes expuesto, podemos concluir que si bien es cierto que existe la obligación de preparar un estado de inventario, y de conformidad con el artículo 125 del Decreto 2649 ya citado los estados financieros deben ser elaborados con fundamento en los libros en los cuales se hubieren asentado los comprobantes, también lo es que la ley hasta el momento no ha señalado como libro obligatorio el de Inventarios y Balances y por ende tampoco ha reglamentado cual sería el contenido de los registros en los mismos. En consecuencia, queda a criterio de cada uno de los entes económicos, definir y decidir si de acuerdo a sus necesidades debe llevar el libro tantas veces mencionado, así como la forma de diligenciarlo para atender las exigencias de carácter legal vigentes.".