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• Carlos Alvarez

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1. Que es el instrumento Público Documentos autorizado por Notario a requerimiento de parte interesada, en la cual se hacen costar declaraciones que tienen validez entre los participantes y ante terceros, el cual por la intervención del Notario se tiene como ciertos y sirven de prueba en juicio y fuera de él. Artículo 29 del código de notariado.

1.1

Elementos personales del instrumento púbico

En escritura Pública  Parte  Compareciente  Otorgante

Acta Notarial  Requirente Acta de legalización de firmas  Signatario

1.2.

Que es un Otorgantes

Es quien da el consentimiento directa y personalmente realiza el acto jurídico, Es quien otorga; la parte que contrata en un documento público.

1.3.

Que es un Comparecientes

Es quien aparece e interviene en el instrumento público, entre ellos los testigos, traductores o interpretes

1.4.

Que es un Requirente

En acta notarial; es quien pide al notario que actué; es quien solicita sus servicios para realizar actas notariales, pueden ser a nombre propio y representando a otra persona 1.5.

Diferencias de cada uno:

Otorgantes  

Se da en negocios jurídicos Dan su consentimie nto directa y personalme nte para

DIFERENCIAS Comparecientes Requirentes 



Este intervine y asiste en un instrumento público. Testigos, traductores o

 

Auxiliares del Notario Se da en  Estos se actas asocian, notariales. con el notario para Pueden llevar a actuar en cabo nombre instrumento propio y s públicos. representad

realizar actos jurídicos.

interpretes

o a otra persona.

1.5.1 Interpretes Es aquel compareciente que interviene en un instrumento público, cuando una de las partes ignora el idioma español así con el objetivo de traducirlo. 1.5.2. Testigos Son aquellas personas que intervienen en el instrumento público, con el fin de aclarar hecho que ellos presenciaron y les constan. 1.5.2.1.

Clases de Testigos

1.5.2.1.1

Testigo de Conocimiento

Son las personas que identifican al compareciente desconocido del notario, su intervención esta plenamente justificada, para que el documento notarial sea integro, acreditando, sin posible duda la identidad de los otorgantes. 1.5.2.2.

Testigo de A Ruego

Son los que firman a ruego de un otorgante que no sabe o que no puede firmar y por lo tanto solo deja la impresión digital. Si fueran varios los otorgantes que no supieran firmar, lo hará un testigo rogado, por cada parte o grupo que representa un mismo derecho. Articulo 29 numeral 12 del código de notariado. 1.5.2.3.

Testigos Instrumentales

Son aquellos de los cuales el notario puede asociarse para cualquier acto o contrato, pero obligatoriamente al autorizar testamentos o donaciones por causa de muerte articulo 42 y 44 del código de notariado. 1.6.

Representación dentro del instrumento público.

Es aquella que la ley establece como solución para las personas que necesiten ser representadas, por no poderlo hacer por sí misma, por falta de posibilidad física o mental plena o por otra causa especial. Artículo 29 numeral 5;

Razón de haber tenido a la vista los documentos

fehacientes que acrediten la representación legal de los comparecientes en nombre de otro, describiéndolos e indicando lugar, fecha y funcionario o Notario que los autoriza. Hará constar que dicha representación es suficiente conforme a la ley y a su juicio, para el acto o contrato.

1.6.1 Formas de acreditar la representación y calificación jurídica El notario al emitir un instrumento público debe, de tener a la vista los documentos que acreditan la representación de una persona o entidad, que esté apegada a derecho, es decir que el notario le dará una calificación jurídica al instrumento público que acredite su representación Además es un requisito esencial Artículo 31. -Son formalidades esenciales de los instrumentos públicos; 3º Razón de haber tenido a la vista los documentos que acreditan la representación legal suficiente de quien comparezca en nombre de otro; Formas de acreditar la representación pueden ser; mandato, certificación de partida de nacimiento, acta notarial de nombramiento, certificación de elección– acta de toma de posesión del cargo. 2. Que es una escritura publica Instrumento autorizada por el Notario en el protocolo a su cargo, a requerimiento de parte, en la que hace constar negocios jurídicos y declaraciones de voluntad, obligándose sus otorgantes en los términos pactados.

2.1.

Clasificación de las escrituras publicas  Principales  Complementarias  Canceladas

2.1.1 Partes de la escritura pública en Guatemala  Introducción  Encabezamiento  Comparecencia  Cuerpo  Antecedentes  Estipulaciones  Conclusión  Cierre  Autorización

2.1.2. Formalidades y requisitos de la escritura publica Artículo 29 del código de notariado Artículo 29. -Los instrumentos públicos contendrán:

 El número de orden, lugar, día, mes y año del otorgamiento;  Los nombres, apellidos, edad, estado civil, nacionalidad, profesión, ocupación u oficio y domicilio de los otorgantes;  La fe de conocimiento de las personas que intervienen en el instrumento, y dé que los comparecientes aseguran hallarse en el libre ejercicio de sus derechos civiles;  La identificación de los otorgantes cuando no los conociere el notario, por medio de la cédula de vecindad o el pasaporte, o por dos testigos conocidos por el Notario, o por ambos medios cuando así lo estimare conveniente;  Razón de haber tenido a la vista los documentos fehacientes que acrediten la representación legal de los comparecientes en nombre de otro, describiéndolos e indicando lugar, fecha y funcionario o Notario que los autoriza. Hará constar que dicha representación es suficiente conforme a la ley y a su juicio, para el acto o contrato;  La intervención de un intérprete nombrado por la parte que ignore el idioma español, el cual de ser posible, deberá ser traductor jurado. Si el intérprete no supiere o no pudiere firmar, lo hará por él un testigo;  La relación fiel, concisa y clara del acto o contrato;  La fe de haber tenido a la vista los títulos y comprobantes que corresponda, según la naturaleza del acto o contrato;  La transcripción de las actuaciones ordenadas por la ley o que a juicio del Notario, sean pertinentes, cuando el acto o contrato haya sido precedido de autorización u orden judicial o proceda de diligencias judiciales o administrativas; 10. La fe de haber leído el instrumento a los interesados y su ratificación y aceptación;  La advertencia a los otorgantes de los efectos legales del acto o contrato y de que deben presentar el testimonio a los registros respectivos; y  Las firmas de los otorgantes y de las demás personas que intervengan y la del Notario, precedida de las palabras: “Ante mí”. Si el otorgante no supiere o no pudiere firmar, pondrá la impresión digital de su dedo pulgar derecho y en su defecto, otro que especificará el Notario, firmando por él un testigo, y si fueren varios los otorgantes que no supieren o no pudieren firmar, lo hará un testigo, por cada parte o grupo que represente un mismo derecho. Cuando el propio Notario fuere el otorgante pondrá antes de firmar, la expresión: “Por mí y ante mí”.

2.2.

Formas de Reproducir la Escritura Matriz  Testimonio  Testimonio especial  Copia simple legalizada

2.3.

Impuestos que se pagan en cada escritura

Ley de timbre forense y notarial articulo 3 numeral romano II 2.4.

Ejemplos

Escritura de compraventa de bien inmueble registrado Escritura de compraventa de bien inmueble posesorio Escritura de donación entre vivos Escritura de arrendamiento

3.

Acta de protocolización

3.1.

Definición

Es incorporar al protocolo documentos públicos y privados. Sirve para incorporar al protocolo uno o más documentos públicos o privado, o de una y otra clase a la vez, bien sea por disposición de la ley o mandamiento judicial o administrativo o rogación de los particulares. 3.2.

Documentos que se protocolizan

Artículo 63 del código de notariado  Los documentos o diligencias cuya protocolación este ordenada por la ley o por tribunal competente.  Los documentos privados cuyas firmas hubieren sido previamente legalizadas.  Los documentos privados sin reconocimiento o legalización de firmas 3.3.

Requisitos y Efectos jurídicos

Artículo 64 del código de notariado.  El numero de orden del instrumento.  El lugar y la fecha.  Los nombres de los solicitantes, o transcripción en su caso, del mandato judicial.  Mención del documento o diligencia, indicando el número de hojas que contiene y el lugar que ocupa en el protocolo, según la foliación, y los números que correspondan a la primera y última hoja.  La firma de los solicitantes, en su caso, y la del Notario. 3.4.

Ejemplos de los documentos que se pueden protocolizar.

 Protocolización de partida de liquidación de proyectos.  Protocolización de documentos provenientes del extranjero.  Protocolización de matrimonio.

4. Acta de Legalización de Firmas 4.1.

Definición.

Es por medio de la cual, el Notario, da fe que una firma que ha sido puesta o reconocida en su presencia es autentica, y que el conoce al signatario o bien que lo identifico por los medios legales, siendo responsable el profesional de la firma y la fecha de la legalización. 4.2.

Requisitos Establecidos en el Artículo 54 del código de Notario

 Que sean puestas las firmas en presencia del Notario.  Que las mismas sean reconocidas por el signatario o firmantes, si esta se hubiera estampado con anterioridad. 4.3.

Contenido y formalidades

 El lugar y la fecha;  Los nombres de los signatarios;  Su identificación por medios establecidos en el inciso 4o. del artículo 29 de esta ley, si no fueren conocidos por el Notario; (4º del artículo 29 del código de notariado; La identificación de los otorgantes cuando no los conociere el notario, por medio de documento personal de identificación

-DPI- o el

pasaporte, o por dos testigos conocidos por el Notario, o por ambos medios cuando así lo estimare conveniente;)  Fe de que las firmas son auténticas;  Firmas de los signatarios; y  Las firmas de los testigos, si las hubiere 4.4.

Validez de una legalización de firmas

Tiene plena validez con respecto al signatario del documento y a la fecha en que se legalizo la firma. 4.5.

Impuestos Pagan

Según la ley de timbres fiscales y de papel sellado especial para protocolo, se debe cubrir la cantidad de:  Q.5.00 por cada acta de legalización de firma (Timbre fiscal)  Q.10.00 por cada acta de legalización de firma (Timbre notarial) 4.6.

Obligaciones Posteriores

Es una única obligación que se deriva de una legalización de firma y es el del: Tomar una razón que el notario debe tomar en el protocolo a su cargo dentro de los ocho días siguientes. Artículo 59 del código de notariado. 4.7.

Incumplimiento de las Obligaciones

El notario incurre en una falta en el caso que sea sorprendido, la cual es sancionado por el artículo 101 del código de notariado.( Artículo 101. -Las demás infracciones a que se refiere esta ley serán sancionadas por la Corte Suprema de Justicia, siempre que no constituyan delito, o por el Tribunal que conozca, en su caso, pudiendo amonestar o censurar al Notario infractor, o imponerle multa, que no excederá de veinticinco quetzales. En caso de reincidencia, las multas podrán ser hasta de cien quetzales, o suspensión de un mes hasta un año. La sanción se hará en auto acordado con justificación de motivos.) 4.8.

Ejemplos

 Firmas puesta ante el notario  Firmas reconocidas ante el notario  Firma puesta o reconocida a ruego por no saber o no poder firmar   Firma puesta o reconocida en hoja independiente

5. Legalización de copias de Documentos 5.1.

Definición:

Acta que redacta el notario en el mismo documento, o en hoja adicional si fuere necesario, en la cual da fe que la misma es fiel de su original por haberse reproducido en su presencia. 5.2.

Requisitos Según lo Establecido en el Artículo 54 del Código de Notariado

 Que siempre sean procesadas, copiadas o reproducida del original  Que dicha reproducción se haga en presencia del notario. 5.3.

Contenido y Formalidades

 El lugar y la fecha;  Fe de que las reproducciones son auténticas  Cuando materialmente sea imposible redactarla sobre el propio documento, debe hacerse una breve relación de los datos que consten en las hojas anteriores a aquella en que se consigne el acta o de todo el documento legalizado.  Todas las hojas anteriores a la última deberán ir firmadas y selladas por el Notario  Al final, llevara la firma y el sello de Notario precedidas, de las palabras: “por mí y ante mí”. 5.4.

Ejemplos

Legalización de documentos en el mismo Legalización de documentos en hoja independiente

6. Ejercicio del Notario en el Extranjero 6.1.

Documentos provenientes del exterior

Todo documento que provenga de otro país deben sufrir los pases legales, estos actos tiene como objetivo cumplir con las distintas legalizaciones de firmas de los funcionarios por las que haya pasado el documento. Deben también traducirse al español, si todo o parte de él viniera en otro idioma debe hacerse por un traductor jurado. Articulo 37 Ley del Organismo Judicial Para que sea admisible, los documentos provenientes del extranjero que deben surtir efectos en Guatemala, deben ser legalizadas por el Ministerio de Relaciones Exteriores. Posteriormente debe protocolizarse por un notario cuando se trate de documentos que deban inscribirse en los registros, por ejemplo compra venta, mandatos, poderes etc. (Las autoridades actuaran con base en los respectivo testimonios, es decir que la copia que es extendida por notario tiene fe ante las autoridades para poder actual) y será extendidos en papel sellado del menor valor, dando fe el notario de que el impuesto respectivo ha sido pagado en el documento original articulo 38 ley del Organismo Judicial) En los casos que los documentos NO necesiten ser registrados NO será obligatoria la protocolización, SALVO que el interesado lo requiera. 6.2.

Exigencia de las paces legales o pases de ley

Los documentos públicos otorgados en el extranjero, y en particular los notariales, no suelen ser admitidos por nación alguna sin un mínimo de legalizaciones con el fin de asegurar su autenticad y legitimidad. Con ese orden de ideas podemos decir que los documentos otorgados en el extranjero tiene la obligación de: 1. Asegurar la autenticidad del documento; existe muchas posibilidades de falsificar los documentos que provienen del extranjero y en especial los notariales, para evitar eso de alguna forma se verifica la autenticación con el fin de comprobar la certeza de la firma y el carácter del funcionario que la autoriza, con un registro donde pueda otorgarse la firma, rubrica y sello del notario u otro funcionario autorizante, obligando a exigir la autenticidad. 2. Para asegurar la legitimidad del documento: En países latinoamericanos los documentos extranjeros gozan de presunción de haber sido otorgados de acuerdo con la ley del lugar.

6.3.

Que documentos pueden autorizar en el extranjero  Actos  Contratos  Mandatos

Que surtan efectos en Guatemala, siempre que el notario los presencie los hechos y le consten.

6.4.

Obligaciones que se deben realizar

1. Aviso al Archivo General de Protocolo, dentro del plazo de diez días, de cada protocolización, el cual debe contener; artículo 40 del ley del Organismo Judicial  Lugar y fecha en que fue expedido el documento.  Funcionario que lo autorizó  Objeto del acto  Nombres y apellidos de los otorgantes o personas a que se refiera, y  Indicación de que los impuestos se han pagado en el acto de protocolización 2. Enviar testimonio especial al archivo general de protocolo dentro de los veinticinco (25) días hábiles siguientes, en dicho testimonio debe incluirse el acta de protocolización y el documento protocolizado, que pasara a formar uno solo. Artículo 37 del código de notariado y 37 de la ley del Organismo Judicial. 3. Expedir el testimonio o Primer Testimonio para el interesado, haciendo constar el Notario en la razón final que el impuesto fue cubierto en el documento original. Este testimonio le servirá para efectuar la inscripción en los registros respectivos, dependiendo del acto o contrato de que se trate. Si se trata de un mandato o poder se registra en el Registro de Mandatos del Archivo General de Protocolos 6.5.

Impuestos se Pagan en concepto de Protocolización.

Antes de protocolizar los documentos deben cubrirse el impuesto en el documento original, adhiriéndole estampillas fiscales por la cantidad o impuestos a que este efecto, el acto o contrato documentado.  Mandatos generales Q.10.00 timbres fiscales.  Mandatos especiales Q2.00 timbres fiscales. Estos impuestos se cubrirán en los documentos originales que se protocolizan, y los testimonios o primer testimonio que extiende el notario, ya no se cubrirán dichos impuestos, solo se constaran que esos impuestos ya fueron pagados (adheridos) En el Testimonio especial que se envía en el archivo general de protocolo, se debe de cubrir el impuesto del timbre notarial de Q.10.00 por cada protocolización.

7. Acta Notarial 7.1.

Definición.

Instrumento autorizado, a instancia de parte, por un notario o escribano, donde se consignan las circunstancias, manifestaciones y hechos que presencian y les constan, de los cuales dan fe y que, por su naturaleza, no sean materia de contrato. Artículo 60 del código de notariado. 7.2.

Clases de Actas Notariales que se Redactan en Guatemala

 Actas de Presencia  Actas de Referencia  Actas de Requerimiento  Actas de Notificación  Actas de Notoriedad 7.3.

Partes del Acta Notarial

 Rogación  Objeto de la rogación  Narración del hecho  Autorización notarial 7.4.

Diferencias entre Acta Notarial y la Escritura Pública DIFERENCIAS

   

  

Acta Notarial Se redacta en hoja simple. No lleva una numeración correlativa Las formalidades: lugar fecha y hora Solo se paga un determinado impuesto (timbre notarial 10.00 y timbre fiscal de 0.50 centavos, salvo en las actas de nombramiento que se pagara un timbre notarial de Q.100.00 por ejemplo.) No se extiende testimonios o copias por tratarse de documentos únicos Se hacen constar hechos o circunstancias Las partes de la escritura publica

    

 

Escritura Pública Se redacta en papel especial de protocolo. Tiene una numeración correlativa Lugar y fecha Impuesto incierto (Ya que el impuesto depende del negocio jurídico que se realiza). Las escrituras públicas se pueden reproducir, expidiendo testimonios o copias cuantas veces sea necesario (salvo los testamentos o donaciones por causa de muerte mientras vivan los otorgantes) Se hacen costar negocios jurídicos. Las partes de la escritura pública.

   

Rogación, audiencia o requerimiento al notario Expresión del objeto o finalidad de la rogación o requerimiento hecho al notario. Narración del hecho Autorización

 Se quedan en poder del interesado (salvo cuando tenga que protocolizarse).

7.5.

 Introducción  Encabezamiento  Comparecencia  Cuerpo  Antecedentes  Estipulaciones  Conclusión  Cierre  Autorización  La hoja donde se plasma el negocio jurídico se queda en poder del notario.

Requisitos y Formalidades del Acta Notarial

Regulado en el articulo 60,61 y 62 del código de notariado. Requisitos  El lugar, fecha y hora de la diligencia;  El nombre de la persona que lo ha requerido;  Los nombres de las personas que además intervengan en el acto;  La relación circunstanciada de la diligencia; y  El valor y número de orden del papel sellado en que estén extendidas las hojas anteriores a la última. (por no existir papel sellado se utiliza papel bon –Ley de impuesto de timbres fiscales y de papel sellado especial para protocolo- ) 7.6.

Formalidades

Artículo 60 El notario, en los actos en que intervenga por disposición de la ley o a requerimiento de parte, levantará actas notariales en las que hará constar los hechos que presencie, y circunstancias que le consten Artículo 61. En los protestos, inventarios y diligencias judiciales, observará las disposiciones especiales determinadas por la ley para cada caso, sin que sea obligatoria la concurrencia de testigos. Artículo 62. -El Notario numerará, sellará y firmará todas las hojas del acta notarial. 7.7.

Ejemplos

 Acta de sobrevivencia  Acta de nombramiento de representación legal

 Acta de matrimonio  Acta de detención domiciliaria  Acta de notificación  Acta de protesto  Acta de inventario  Acta de asamblea

8. Jurisdicción Voluntaria 8.1.

Requisitos de la jurisdicción voluntaria

 Consentimiento unánime artículo 1 de la ley reguladora de la tramitación notarial de asuntos de jurisdicción voluntaria  Todas actuaciones en harán constar en acta notarial artículo 2 de la ley reguladora de la tramitación notarial de asuntos de jurisdicción voluntaria  Colaboración de las autoridades por medio de oficio con el fin de recabar datos e informes que sean indispensables para el expediente. Artículo 3 de la ley reguladora de la tramitación notarial de asuntos de jurisdicción voluntaria  Audiencia a la Procuraduría General de la Nación cuando dicha ley lo disponga artículo 4 de la ley reguladora de la tramitación notarial de asuntos de jurisdicción voluntaria 8.2.

Ejemplo.