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• Luis Manny Garrido Gonzalez

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QUIENES SOMOS Farmapronto® es un grupo de empresarios farmacéuticos independientes que trabaja bajo la misma imagen corporativa y nombre comercial. Opera con el modelo de contrato de uso de marca. La finalidad del esquema es crear nuevos negocios del mismo giro para consolidar una cadena organizada, respetando el estatus de la farmacia independiente.

RESEÑA HISTORIA La historia se remonta al año de 1993, cuando por la entrada de nuevos actores al mercado farmacéutico, como las tiendas de autoservicio y las grandes cadenas de farmacias, el sector independiente se ve amenazado y sensiblemente disminuido. Estos gigantes comerciales, rompen el esquema tradicional de compra-venta de medicamentos, modificando la forma de operar la farmacia, controlando el mercado en ciudades y regiones claves del país, con la apertura de un número importante de puntos de venta. Una familia emprendedora, dinámica y visionaria, decide tomar la iniciativa de agrupar farmacias independientes locales, para crear un grupo que genere ventajas competitivas, como compras a gran volumen y sistemas automatizados que se traducen en atractivas ofertas de mercado. Beneficios alcanzables para las farmacias independientes, solo con el respaldo de nuestra reconocida marca Farmapronto®.

NUESTRA MISIÓN Es velar por el desarrollo integral del farmacéutico independiente afiliado a nuestra cadena, brindándole las mejores condiciones comerciales competitivas, asistencia técnica y servicios complementarios que requiera para su crecimiento comercial, desempeño profesional y compromiso social.

NUESTRA VISIÓN Ser la cadena de farmacias independiente más grande a nivel nacional, consolidada y operando bajo un mismo formato de negocio, con una imagen institucional unificada; con la mejor calidad, precios competitivos y el mejor servicio profesional.

NUESTROS VALORES Honestidad Trabajo Disciplina Compromiso

PLANEACION OBJETIVO: Determinar optimizar recursos en el área de compras identificar productos que tenemos en stock y no se venden. FACTORES QUE REVISAR: Manual de proceso de compras, entradas salidas, informe de 5inventarios y mermas. Reporte de bonificaciones Informe de producto caducado Rotación de inventario FUENTES DE INFORMACION ´Reportes de compra (proveedores) Fuentes de información sobre mercancías en el mercado INVESTIGACION PRELIMINAL El presente trabajo tiene como finalidad el hacer una auditoria administrativa de la empresa FARMAPRONTO en el área de COMPRAS A través de esto se hará la descripción actual de la empresa. La empresa FARMAPRONTO (Descripción inicial de la empresa) 1. 2. 3.

Identificar y determinar los productos que tenemos en stock que no se venden. Optimizar recursos económicos y de personal. Identificar los productos tratamientos especiales.

4. 5. 6. 7. 8.

Verificar que el personal adquiera los valores de la empresa y tengas iniciativa para hacer mejoras para el correcto funcionamiento de la empresa. Crear estrategias de compras definir un stock min. y max. para cada medicamento. Control de rotación de producto. Identificar los productos que no se venden. En donde va a hacer el estudio.

RAZON SOCIAL: FARMACIA FARMAPRONTO GIRO: Compra venta de artículos farmacéuticos y perfumería TAMAÑO DE LA EMPRESA: Pequeña EMPLEADOS: Doce empleados AUDITORIA ADMINISTRATIVA: Por fracción

Cuestionario de evaluación del proceso del área de compras 14/07/2018 Área: COMPRAS

RESPONSABLE DEL AREA: FRANCISCO ESQUIVEL PIMENTEL

Objetivo: recopilar información respecto a la operatividad del proceso de compras. INSTRUCIONES: Lea detenidamente cada pregunta que se le presenta y responda conforme a su experiencia Identificar deficiencias en los procesos del comprador de medicina de patente y genéricos. 1.- ¿CUENTA CON UN PROCESO DE COMPRAS? R= Si. 2.- ¿CONOCE Y APLICA EL PROCESO DE COMPRAS? R= Si lo conozco, pero lo aplica el auxiliar de compras como lo indica el organigrama. 3.- ¿EN FORMA COTIDIANA USTED APLICA EL PORCESO DE COMPRAS? R= Si. 4.- ¿ALGUNAS VECES USTED NO APLICA EL PROCESO DE COMPRAS? R= En ocasiones omito el proceso de comprar. 5.- ¿HAY EXCEPCIONES PARA NO APLICAR EL PROCESO DE COMPRAS? R= Si, cuando hay ofertas. 6.- ¿SE USAN TECNICAS QUE PERMITAN DETERMINAR QUE LA ADQUISICIONES PRESENTA LA MEJOR RELACION ENTRE COSTO Y UTILIDAD, Y CUALES SON? R=Si, Comparativo de proveedores al generar un pedido y boletines de ofertas. 7.- ¿SE REALIZAN LA COMPRAS UNICAMENTA A BASE DE SOLICITUDES O PETICIONES FIRMADAS POR FUNCIONARIOS AUTORIZADOS? R= No. 8.- ¿SE NECESITA LA SOLITUD DE COMPRA Y PORQUE? R= Si, porque existe generador de pedido. 9.- ¿SON LAS CANTIDADES REQUERIDAS DETERMINADAS EN BASE A METODOS CUANTITATIVOS ADECUADOS? R= Si, porque el sistema no te permite pedir excedente. 10.- ¿SON ESTABLECIDOS EN FORMA ADECUADA LOS MOMENTOS EN LOS QUE SE REALIZARAN LOS PEDIDOS POR METODOS ADECUADOS? R= Si, tenemos un manual de procedimientos.

Cuestionario de evaluación del proceso del área de compras 14/07/2018 Área: COMPRAS

RESPONSABLE DEL AREA: FRANCISCO ESQUIVEL PIMENTEL

Objetivo: recopilar información respecto a la operatividad del proceso de compras. INSTRUCIONES: Lea detenidamente cada pregunta que se le presenta y responda conforme a su experiencia Identificar deficiencias en los procesos del comprador de medicina de patente y genéricos.

11.- ¿SE MANTIENE EN FORMA ACTUALIZADA Y ESTADISTICA DE PRECIOS QUE PERMITAN DETECTAR LOS MOMENTOS OPORTUNOS DE COMPRA? R= Si, diario se actualizan. 12.- ¿SE SOLICITAN COTIZACIONES DE PRECIO A LOS PROVEEDORES, CUANDO? R= Si, diariamente. 13.- ¿SE MANTIENE UN REGISTRO DE COTIZACIONES REALIZADAS Y LAS RECIBIDAS, Y PORQUE? R= No, porque en el manual de procedimientos no lo indica. 14.- ¿SE EXIGEN EXPLICACIONES POR ESCRITO EN AQUELLOS CASOS EN LOS QUE NO SE PIDIERON COTIZACIONES, O QUE LA COMPRA FUE REALIZADA? R= No, lo desconozco. 15.- EN EL TRASPORTE SE TIENE EN CUENTA: SEGURIDAD VELOCIDAD COSTO FORMA DE PAGO 16.- ¿EXISTE UNA POLITICA DE SEGURO PARA LA MERCADERIA EN TRANSITO? R= Si 17.- ¿SE PREPARAN ORDENES DE COMPRA PARA TODAS LAS ADQUISICIONES , POR QUE? R= SI, POR PUEDES OMITIR PRODUCTOS O HACER COMPRAS DE MAS 18.- ¿CUANTAS COPIAS SE PREPARAN PARA LA ORDEN DE COMPRA? R= 1 19.- ¿RECIBEN COPIA DE LA ORDEN DE COMPRA: CONTADURIA

PRODUCCION

COMPRAS

Cuestionario de evaluación del proceso del área de compras 14/07/2018 Área: COMPRAS

RESPONSABLE DEL AREA: FRANCISCO ESQUIVEL PIMENTEL

Objetivo: recopilar información respecto a la operatividad del proceso de compras. INSTRUCIONES: Lea detenidamente cada pregunta que se le presenta y responda conforme a su experiencia Identificar deficiencias en los procesos del comprador de medicina de patente y genéricos. 20.- ¿SON CONTROLADAS NUMERICAMENTE LAS ORDENES DE COMPRA? R= SI 21.- ¿SE REQUIERE APROBACIONES ESPECALES PARA CIERTAS COMPRAS DEBIDO A SU CLASE, CANTIDAD U OTRAS LIMITACIONES? R= SI, EXISTEN MEDICAMENTOS CONTROLADOS POR SALUBRIDAD Y NECESITAN UN CUIDADO ESPECIAL 22.- ¿SE MANTIENE POR SEPARADO LOS PEDIDOS NO CUMPLIDOS? R= SI, CUANDO NO SON RESURTIDOSVEN ALGUN MOMENTO SE VAN NEGAR 23.- ¿ASEGURAN LOS PROCEDIMIENTOS Y NORMAS NO VIGENTES? R= SI, POR QUE DE LO CONTRARIO LAS SANCIONES OSN ALTAS SUSPENSIÓN O CLAUSURA 24.- ¿LOS EMPLEADOS DEL SECTOR DE COMPRAS ROTAN POR OTROS SECTORES? R= SI, PARA EVITAR MALAS PRACTICAS 25.- ¿TODOS LOS QUE RECIBIERON COPIA DE LA ORDEN DE COMPRA RECIBEN LOS CAMBIOS OCURRIDOS SOBRE LA MISMA? R= SOLO COMPRAS RECIBE LOS CAMBIOS

Cuestionario de evaluación del proceso del área de compras 14/07/2018 Área: COMPRAS

RESPONSABLE DEL AREA: ANGELA ESQUIVEL RAMIREZ

Objetivo: recopilar información respecto a la operatividad del proceso de compras. INSTRUCIONES: Lea cada pregunta que se le presenta y seleccione la opción que más se ajuste a su respuesta Identificar deficiencias en los procesos del comprador de medicina de patente y genéricos.

CUESTIONARIO:

PREGUNTAS DEL AREA DE COMPRAS 1.- ¿CUENTA CON UN PROCESO DE COMPRAS?

SI

2.- ¿CONOCE Y APLICA EL PROCESO DE COMPRAS?

X

X

3.- ¿EN FORMA COTIDIANA APLICA EL PORCESO DE COMPRAS?

X

4.- ¿ALGUNAS VECES USTED NO APLICA EL PROCESO DE COMPRAS?

X

5.- ¿HAY EXCEPCIONES PARA NO APLICAR EL PROCESO DE COMPRAS? 6.- ¿SE USAN TECNICAS QUE PERMITAN DETERMINAR QUE LA ADQUISICIONES PRESENTA LA MEJOR RELACION ENTRE COSTO Y UTILIDAD? 7.- ¿SE REALIZAN LA COMPRAS UNICAMENTA A BASE DE SOLICITUDES O PETICIONES FIRMADAS POR FUNCIONARIOS AUTORIZADOS?

NO

X

X

X

LO OBSERVACIONES DESCONOZCO

8.- ¿SE NECESITA LA SOLITUD DE COMPRA?

X

EXISTE EN EL MANUAL

9.- ¿SON LAS CANTIDADES REQUERIDAS DETERMINADAS EN BASE A METODOS CUANTITATIVOS ADECUADOS?

X

10.- ¿SON ESTABLECIDOS EN FORMA ADECUADA LOS MOMENTOS EN LOS QUE SE REALIZARAN LOS PEDIDOS POR METODOS ADECUADOS?

X

11.- ¿SE MANTIENE EN FORMA ACTUALIZADA Y ESTADISTICA DE PRECIOS QUE PERMITAN DETECTAR LOS MOMENTOS OPORTUNOS DE COMPRA?

X

12.- ¿SE SOLICITAN COTIZAICONES DE PRECIO A LOS PROVEEDORES?

X

13.- ¿SE MANTIENE UN REGISTRO DE COTIZACIONES REALIZADAS Y LAS RECIBIDAS?

X

14.- ¿SE EXIGEN EXPLICACIONES POR ESCRITO EN AQUELLOS CASOS EN LOS QUE NO SE PIDIERON COTIZACIONES, O QUE LA COMPRA FUE REALIZADA?

X

15.- EN EL TRASPORTE SE TIENE EN CUENTA, SEGURIDAD VELOCIDAD, FORMA DE PAGO Y COSTO:

X

16.- ¿EXISTE UNA POLITICA DE SEGURO PARA LA MERCADERIA EN TRANSITO?

X

17.- ¿SE PREPARAN ORDENES DE COMPRA PARA TODAS LAS ADQUISICIONES?

X

18.- ¿SE PREPARAN COPIAS PARA LA ORDEN DE COMPRA?

X

POR QUE NO ME ENCARGO DEL TRASLADO

19.- ¿RECIBEN COPIA DE LA ORDEN DE COMPRA OTROS DEPARTAMENTOS?

X

20.- ¿SON CONTROLADAS NUMERICAMENTE LAS ORDENES DE COMPRA?

X

21.- ¿SE REQUIERE APROBACIONES ESPECALES PARA CIERTAS COMPRAS DEBIDO A SU CLASE, CANTIDAD U OTRAS LIMITACIONES?

X

22.- ¿SE MANTIENE POR SEPARADO LOS PEDIDOS NO CUMPLIDOS?

POR QUE EXISTEN MEDICAMENTOS CONTROLADOS

X

23.- ¿ASEGURAN LOS PROCEDIMIENTOS Y NORMAS NO VIGENTES? 24.- ¿LOS EMPLEADOS DEL SECTOR DE COMPRAS ROTAN POR OTROS SECTORES? 25.- ¿TODOS LOS QUE RECIBIERON COPIA DE LA ORDEN DE COMPRA RECIBEN LOS CAMBIOS OCURRIDOS SOBRE LA MISMA?

OBSERVACIONES:

POR FALTA DE CONTROL X

X

POR QUE ME CONTRATARON SOLO PARA ESA AREA X

EXAMEN

ANALISIS DE CAUSAS PROBLEMAS 1. NO SE APLICA LAS NORMATIVA ADECUADAMENTE 2. NO HAY SUFICIENTE PERSONAL EN EL ALMACEN 3. NO HAY UNA REVISION CONSTANTE DE ROTACION DE MERCANCIA 4. FALTA MAYOR CAPACITACION AL PERSONAL 5. FALTA SUPERVICION DEL ENCARGADO 6. FALTA COMUNICACIÓN Y RETRO ALIMENTACION ENTRE EL ENCARGADO Y EL PERSONAL DE ALMACEN

CAUSAS CONSECUENCIAS 1.DESCONOCIMIENTO 1.INCONFORMIDADES DEL PERSONAL 2.POR OMISION 2.PERDIDA DE 3.FALTA DE CLIENTES RECURSOS ECONOMICOS 3.PERDIDA ECONOMICAS 4.FALTA DE CAPACITACION 4.EXEDENTE DE MERMA EN 5.PROCEDIMIENTOS INVENTARIOS OBSOLETOS 5.PERDIDAS POR 6.SOFTWARE DE ROBO DE MERCANCIA COMPRAS E INVENTARIOS 6. PERDIDA POR DESFASADO CADUCIDAD

EVIDENCIAS 1.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 2.FOTOS CAPTURAS DE PANTALLA 3.FOTOS DE ORDENES DE COMPRA 4.ENTREVISTA 5.CUESTIONARIO 6.GRAFICAS