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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA DE ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL EXTENSIÓN PUERTO LA CRUZ

DESARROLLO DE UN SISTEMA DEINFORMACIÓN PARA EL CONTROL DE EMISION DE POLIZAS DE VEHICULOS EN LA COOPERATIVA SEFIRED SEGURO DE VEHICULOS R.L

Elaborado por: Elianny Isabel Betancourt Gil, C.I. 26.449.805

Trabajo especial de Grado presentado como requisito para optar al título de Técnico Superior Universitario en Informática

Puerto La Cruz, Octubre 2014

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Con el transcurso del tiempo la tecnología avanza, las empresas se sienten en la necesidad de adquirir tecnología para el mejoramiento de sus sistemas y a la vez sus procedimientos, con el fin de garantizar un eficaz funcionamiento y así obtener una adaptación paralela de condiciones con las empresas líderes del mercado. En esta era se ha observado una gran innovación y desarrollo de tecnologías de la información que ha permitido la evolución de computadores que son capaces de producir sistemas de información a la sociedad con apartes a los distintos sectores económicos, sociales, políticos, educativos, entre otros. Con el tiempo ha sido necesaria la implementación de sistemas automatizados enfocados al mejoramiento operacional de las empresas en los distintos sectores de la vida y por ello es importante confrontar el desarrollo que se ha llevado a cabo en el campo de la informática. Como sucede en la mayoría de los campos técnicos, la tecnología de la información se refiere a los medios colectivos para reunir, y luego almacenar para procesar, la motivación para conseguirlo, disminuir costos y funciones especializadas y enfocada a la eficiencia operacional, asimismo es un gran apoyo en las investigaciones que abarque la gestión de la organización, ó sea transformado en un instrumento arma estratégica que tiene un carácter de cambio en forma sustancial que redefina la naturaleza del objetivo, creando uno nuevo donde antes no existía, o cambiar el objetivo de modo radical con ventajas competitivas. La diseminación de la tecnología significa que las operaciones cotidianas de casi toda la organización se vuelven cada vez más diferentes del funcionamiento adecuado de esta tecnología. El grado de esta dependencia es difícil de discernir en un principio, a medida que organizaciones y las personas van ajustándose a las nuevas tecnologías, los procedimientos y sistemas manuales va dejando de manera sutil y paulatina de tener cualquier importancia práctica. En tiempos pasados, se discutían las dificultades planteadas por los sistemas de información se refería a las personas, no a la tecnología de la información, luego se ha intentado despertar el interés ante las posibilidades que ella brinda también formular que se ha desmotado y que se puede resolver la mayoría de los problemas técnicos, pero para quienes comprenden que la innovación basada en la tecnología es al fin un proceso social, cuando, muchos años más tarde, se examinan las predicciones hechas con referencias al cambio tecnológico, resulta impresionante su penetración y la incorporación de la tecnología de la información a la vida cotidiana pues al fin, su influencia en el hombre no se ha hecho esperar y 2

el ser humano a tomado amplia conciencia de la profunda alteración que la utilización no sólo de computador sino del conjunto de técnicas de tratamiento de la información derivada de su uso ha llevado a construir los retos del futuro. Se observó actualmente que la falta de tecnología en Cooperativa Sefired Seguro de Vehículos, R.L. no permite un avance en el proceso de facturación y emisión de pólizas, ya que origina un alto grado de desorganización, lentitud en la realización de reportes y demora en la entrega de los mismos, lo que a su vez ocasiona agotamiento del personal. La organización actualmente cuenta con un 21 sucursales a nivel nacional, las cuales prestan un servicio de Seguro para Vehículos terrestres, seguros de responsabilidad civil y pérdida pecuniaria, en beneficio de sus asociados e igualmente con no asociados. Ofreciendo una diversidad de alternativas según los términos de cada contrato, asumiendo las obligaciones contraídas con asociados y con no asociados. Fomentando la permanencia de las fuentes de trabajo y generando bienestar integral, colectivo y personal para ser aprovechadas por todos los asociados de manera que puedan mejorar sus condiciones de vida, las de la comunidad y por ende del País, pero debido a lo peculiar de su sistema de facturación, el servicio se ha tornado lento e ineficiente impidiendo el normal desarrollo de las actividades de otros departamentos dependientes del proceso, hasta el punto de ocasionar pérdidas a la organización. El objetivo de la organización es que las sucursales puedan emitir una gran cantidad de pólizas en poco tiempo con el sistema de facturación que llevan, que se adapte a la necesidad del colectivo y va a depender de una serie de autorizaciones. El proceso de facturación se lleva de forma casi manual, donde se verifica la totalidad de los documentos, se introducen los datos en el sistema con el fin de crear una data y se la anexan los documentos exigidos (certificado de origen y/o documento de compra venta del vehículo y copia de la cedula de identidad). Entre las dificultades que presenta este proceso se pueden mencionar: Los asegurados no se ubican correctamente al momento de realizar una renovación, el trabajo se torna demasiado pesado, se congestionan las oficinas durante el proceso, el carnet no es entregado al instante como prueba que ha adquirido el seguro de responsabilidad civil, la información se procesa muy lenta, todas estas dificultades repercuten en las diferentes áreas con la que cuenta la organización. Las áreas que se ven afectadas son: el Departamento de Administración, Contabilidad y Auditoría, pues su trabajo acelerado y congestionado debido a que 3

la información no llega de forma inmediata lo proceso, el personal trabaja demasiadas horas factura y pólizas, los reportes no son entregados que esperar recibir el físico de los mismo en vez el sistema.

cual genera: Ineficiencia en el en la revisión de los contratos, a la fecha prevista, ya que tiene de realizar la revisión directo en

Por estas diversas razones es necesario un cambio, a través de un sistema automatizado que evite y controle, la emisión de pólizas y pérdida de la data de los asegurados y que agilice el proceso de facturación de tal manera que sea confiable y seguro. En base a la problemática se hace necesario diseñar un sistema de facturación como alternativa para el mejoramiento del proceso de emisión de pólizas en Cooperativa Sefired Seguro de Vehículos, R.L.

JUSTIFICACION E IMPORTANCIA

Los procesos automatizados, son factores de vital importancia en la organización, en esta era se ha observado una gran innovación y desarrollo de tecnologías de la 4

información que ha permitido la evolución de computadores que son capaces de producir sistemas de información a la sociedad con apartes a los distintos sectores económicos, sociales, políticos, educativos, entre otros. Es necesario que la información sea procesada y almacenada de una forma más efectiva para agilizar los procesos de facturación y así lograr un control integral de la emisión de pólizas. Con el desarrollo de un sistema automatizado que abarque las necesidades y una mayor relación con los requerimientos del personal, proporcionará una mejor efectividad en el manejo del flujo y procesamiento de los datos. Al establecer este sistema poseerá un impacto psicosocial positivo en la organización, la cual proporcionará a la misma, una información confiable, agilizando y facilitando el trabajo en el proceso de facturación. Se ha conseguido un total apoyo a la idea de implantar un sistema automatizado de emisión de pólizas. Todo el personal se siente partidario por hacer realidad un proyecto que traería un soporte técnico confiable y acorde a los avances de la era tecnológica de la información. Las personas que laboran en Cooperativa Sefired Seguro de vehículos R.L. el departamento administrativo-contable durante este complicado proceso, exige un cambio que englobe la exigencia de la nueva era, esto nos da más fuerza para continuar y a fin conseguir su implantación.

DELIMITACION

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El sistema será diseñado aplicando las etapas de un sistema de información. El periodo de desarrollo de estudio será de doce meses. Se llevara a

cabo en el Departamento de Sistemas de Cooperativa Sefired

Seguro de Vehículos R.L. en la Ciudad de Barcelona, Municipio Bolívar del Estado Anzoátegui, específicamente en la oficina Principal ubicada en la Avenida Intercomunal Jorge Rodríguez, Sector Barrio Sucre, Centro Comercial Tres Local 3-4

OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN

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General: -

Diseñar un sistema de facturación como alternativa para el mejoramiento del proceso de emisión de pólizas que garantice un formato estandarizado de datos que pueda ser gestionado por todos los departamentos de Cooperativa Sefired Seguro de vehículos, R.L.

Específicos: -

Analizar la situación actual del proceso administrativo y emisión de pólizas de Cooperativa Sefired Seguro de Vehículos, R.L.

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Determinar las necesidades de los usuarios y requerimientos de la empresa para la estructuración de la propuesta del sistema.

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Diseñar lógica y físicamente el sistema propuesto en base a los requerimientos y necesidades preestablecidos.

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Construir el Sistema en base a los lineamientos establecidos en la fase de diseño.

-

Evaluar el funcionamiento del sistema mediante la realización de pruebas

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Desde el momento en que el hombre se enfrentó a problemas y frente a ellos empezó a interrogarse sobre el porqué, cómo y para qué, con esta indagación sobre las cosas, de una manera embrionaria, comenzó lo que hoy llamamos investigación. La investigación es un procedimiento reflexivo, sistemático, controlado y critico que tiene por finalidad descubrir o interpretar los hechos o fenómenos, relaciones o leyes de un determinado ámbito de la realidad. La investigación que realizaremos es de tipo descriptiva, donde confeccionaremos un estudio el cual será documentado mediante la utilización de los instrumentos para obtener información como los son la entrevista, cuestionario, observación y la revisión de documentos que nos aporten material para la realización de dicho análisis investigativo. 2.4.1 DEFINICIÓN DE INVESTIGACIÓN DESCRIPTIVA. La investigación Descriptiva es la caracterización de un hecho, fenómeno o grupo con el fin de establecer su estructura o comportamiento. Además consiste en llegar a conocer las situaciones, costumbres y actitudes predominantes a través de la descripción exacta de las actividades, objetos, procesos y personas. Su propósito no se limita a la recolección de datos, sino a la predicción e identificación de las relaciones que existen entre dos o más variables.

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