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• Pablo Cesar

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Carnés Universitarios

Gestión de proyectos CAT. Juan Jose Lira Prera Facultad de Ingeniería Santiago González, 15251 Jorge Rodríguez, 15178 Erick Rios, 15144 Jose Franco, 15579 Carlos Brolo, 14206 Kenneth Catún, 15621 Diego Morataya, 15196

Guatemala, 22 de Mayo de 2018

Índice Objetivos

3

Antecedentes / Marco Teórico

4

Situación Inicial

10

Diseño de Solución

12

Implementación

13

Conclusiones y Recomendaciones

15

Bibliografía

15

Anexos

15

Objetivos ● Establecer que la universidad sea capaz, en conjunto con una entidad bancaria, de aportar al alumnado la facilidad de utilizar el documento de identificación del ​carné como forma de pago, para consumos dentro de la Universidad. ● Gestionar el diseño de un software de pago dentro de la universidad que se conecte con una plataforma virtual bancaria, en el cual se pueda vincular los créditos de cada estudiante al adquirir un servicio dentro de ella. ● Analizar y estudiar la posibilidad de la implementación de un sistema coordinado de carnés universitarios mediado por la universidad y una entidad bancaria.

Antecedentes / Marco Teórico

Francisco Marroquín La Universidad Francisco Marroquín presenta actualmente un sistema de varios usos para los carnés de los estudiantes; que se enfoca en en tres áreas las cuales son el ingreso a las instalaciones de la universidad - uso habitual y primordial de los carnés universitarios -, la agilización de gestiones en la biblioteca ubicada en el interior de dicha universidad, primordialmente el préstamo de documentos, libros y artículos relacionados, y como herramienta para el control de asistencia a las múltiples conferencias que se imparten en dicha casa de estudios superiores. De esa cuenta, se puede observar claramente que el rango de aplicación para el uso del carné en dicha universidad se orienta principalmente a tres campos bien definidos, e igualmente se puede notar que su alcance es limitado y muy específico. El detalle que más debe de resaltarse dentro de los usos que se le dan al carné en dicho universidad es su uso aplicado a conferencias, que es muy particular y que igualmente puede ser una herramienta muy útil y práctica, además de beneficiosa para el control y el manejo interno de estas actividades, por lo que, en lo que concierne a esta universidad, es uno destacado y potencial uso de la identificación de los estudiantes.

Rafael Landívar La universidad Rafael Landívar cuenta no solo con carne para estudiantes, sino también con carnés profesionales egresados de la Universidad. Este carné sirve como identificador personal ex alumno y permiten enlazar esta información con beneficios internos y externos que ofrece el Departamento de egresados. Los beneficios incluyen la atención médica en el Centro Landivariano de Salud Integral, el acceso a laboratorios de computación, descuentos en cursos de educación continua, oportunidades de contacto profesional, accesos a la bolsa de empleo y acceso a la feria del empleo.

Universidad del Istmo

La Universidad del Istmo cuenta con un sistema de carné que permite al estudiante utilizar su documento Universitario como tarjeta de débito VISA, teniendo una cuenta en el Banco Industrial en la que se deposita el dinero para usos como el pago de matrícula, pago en los distintos restaurantes de la cafetería de la Universidad, pago de Colegiatura y el pago de impresiones, fotocopias, consumos varios de la Universidad. Además se utiliza para las asignaciones a cursos del siguiente semestre, el alquiler de libros y el alquiler de audiovisuales, extensiones, equipo de laboratorio, computadoras, etc. Y por último, este permite el uso de la tarjeta afuera de la Universidad como tarjeta de débito.

Tecnología y Sistema El Banco BAC Credomatic cuenta con una aplicación que permite a los usuarios vincular su tarjeta de crédito o débito a otros dispositivos u otras aplicaciones. Se crea una interfaz entre los diferentes software que permite a las instituciones que proveen un servicio o producto verificar si un cliente cuenta con suficientes fondos para efectuar la compra. Funciona principalmente con los pagos en línea, o recargo por servicios que se hacen automáticamente. Este método se denomina Web Service.

Tecnología RFID Por sus iniciales:”Radiofrecuencia de Identificación”, esta no es más que un sistema que permite la comunicación sin cables entre dos o más objetos, en dónde uno emite señales de radio y el otro responde en función de la señal recibida (Dipole Rfid, 2018).. Sus principales características son: ● Poder Automatizar con seguridad la introducción de datos en los ordenadores, en tiempo real y sin necesitar de un humano. ● El código de barras que posee es fiable sólo cuando se lee, es decir, cuando se realiza la acción de lectura. Por lo que su lectura se da en cualquier momento y en cualquier lugar.

Esta tecnología puede ser utilizada en: Control de inventarios, trazabilidad, movimiento de mercancías, control de procesos industriales, automatización de procesos, asset tracking, control de accesos y vehículos, entre otros (Dipole Rfid, 2018).

Situación Inicial Actualmente el carné universitario no permite más que el ingreso a parqueos o el ingreso peatonal a la universidad. Todos los demás procesos como el acceso a la biblioteca o poder utilizar equipo de la universidad requiere dejar el carné físicamente, el cual se devuelve al usuarios hasta que se retire de la biblioteca o bien devuelva los objetos que prestó de audiovisuales. Así pues el préstamo de libros en la biblioteca requiere de ingresar datos manualmente por el usuario sin que exista una forma eficiente de corroborar devoluciones o qué

libros se han prestado. En ocasiones algunos estudiantes deben asistir a un mínimo de conferencias para cumplir con ciertos requisitos de algunos cursos. Como constancia de asistencia, los estudiantes deben firmar una hoja de asistencia en la entrada de la conferencia. Esto vuelve bastante ineficiente los métodos ya que requiere mucho tiempo y además no se tiene un control adecuado.

Se tomó como referencia los carnés que se utilizan en otras universidades, los cuales cumplen con funciones como método de asistencia o método de pago, pero no ambas juntas. Se busca implementar un carné que cumpla con funciones similares y con aplicacion a mas departamentos en la Universidad.

Análisis costo/beneficio: Desde el punto de de vista de la Universidad Costos ● Adquirir dispositivos compatibles con el programa ● Software y Hardware especializado ● Desarrollar una tarjeta con incorpore todas las funciones (sensores, chips con los datos personales, banda magnética). Lo cual sería recrear los carnets al menos que haya una forma de renovarlos ● Mano de obra especializada

Beneficios ● Procedimientos más rápidos dentro de la universidad y mejoras en el control de acceso y préstamo de artículos ● Se pueden realizar estudios de consumos o de actividad de los estudiantes.

Análisis costo/beneficio: Desde el punto de de vista del banco Costo ● Desarrollo de un método seguro para los datos bancarios que se incorpore al carné universitario ● Elaboración de un sistema que permita la conexión de datos monetarios

Beneficio ● Con un aproximado de 2000 estudiantes, serian 2000 cuentas bancarias nuevas ● Existiría una posibilidad de que los estudiantes decidan usar el banco en algún futuro.

Análisis Estratégico Mercado: Estudiantes de la Universidad del Valle Partes Interesadas: ● Banco ● Universidad ● Empresa que implemente el sistema

Actualidad ● A ninguna de las partes les interesa en gran medida implementar este sistema ya que requiere de una alta inversión y llegar a acuerdos entre diferentes partes ● El tema de la seguridad de los datos financieros es de gran importancia e impedimento para seguir desarrollando el proyecto por parte del Banco ● Realmente no se obtienen beneficios notables y económicos ● No se sabe si los estudiantes realmente utilizaran el carné como un método de pago

Diseño de Solución Se busca un carné que incorpore todas las funciones anteriormente descritas. Seria una tarjeta con diferentes dispositivos que permita volverlo multiusos, más o menos como el de la siguiente figura:

Figura 1: Modelo del carné universitario

Para que el sistema funcione se necesita de dispositivos adicionales con repecepcion RFID para identificar los códigos y registrar las actividades realizadas por el carné. Además se requiere del manejo y desarrollo de software para gestionar una base de datos e interpretar los resultados. Por el lado de las finanzas, se requiere de una aplicación o incorporación de los datos financieros en el documento de forma segura y que permita realizar pagos en diferentes establecimientos.

Inversión inicial ● Equipo ● Instalación de equipo ● Desarrollo de Software

Mejoras esperadas después de implementación ● Mejorar el control y eficiencia de procedimiento internos de la universidad ● Obtener registros sobre las actividades de los alumnos y asistencia a clases ● Ofrecer la facilidad a los estudiantes de utilizar un documento común para todo

Mejoras para el banco ● Un incremento en la cantidad de cuentas bancarias y posibles servicios financieros que se puedan necesitar los estudiantes

Implementación Para tener la idea de la implementación de este sistema se tuvo la oportunidad de conversar con gente que tiene experiencia laboral con otras organizaciones que han implementado sistemas de acceso. En términos generales, para implementar un sistema de accesos se necesita un panel de control central al que se le conectan diferentes dispositivos que utilizan la tecnología RFID (Identificación por radiofrecuencia). Para utilizar esta tecnología se requiere instalar un transmisor en el carné que pueda ser detectado por lectores compatibles en los puntos de acceso (talanqueras, biblioteca, audiovisuales, entradas peatonales, etc.). Esta lectura es enviada por impulsos magnéticos a través de un cable a un panel de control que contienen una pequeña base de datos con los códigos que tienen acceso. En el panel se detecta si el codigo que esta solicitando la entrada coincide con alguno en la base de datos y determina si permitir o no el ingreso. En dado caso que se permita, se registra información como fecha, hora, estudiante asignado a dicho código, y el dispositivo en el que se registró la entrada. Así pues se requiere otro dispositivo de salida que funciona igual, por lo que en cada acceso se requiere un dispositivo que marque entrada y otro para salida. El de entrada puede depender del de salida, para que no se pueda registrar una entrada sin haber registrado antes una salida. Existen diferentes dispositivos de acceso como escáneres biométricos o sensores de proximidad. La base de datos del panel de control central es gestionada con ayuda de un software por medio de una computadora.

Si se desea complementar estos registros con algo más sofisticado como por ejemplo, que en la biblioteca se puedan tomar registros sobre préstamos de libros u otras funciones auxiliares, se requiere del desarrollo de un software adicional que permita gestionar los datos generados por los dispositivos RFID para un uso personalizado.

Con respecto al carné como un método de pago, se requiere una tercera parte que complementa el funcionamiento del carné para este fin. Se requiere de un software especializado y seguro desarrollado por la institución financiera. Este tipo de servicio se conoce como Web Service, lo cual permite el intercambio de información entre dos aplicaciones. Esto requiere de la creación de una interfaz entre el software del banco y el de la universidad que permita el intercambio de información para determinar si el propietario del carné cuenta con suficientes fondos para hacer un determinado pago. Sin embargo esto está limitado a compras o pagos dentro de la universidad ya que para compras en el exterior se requiere otro sistema y existen limitaciones por seguridad. Después de la conversación con el especialista, se obtuvo la idea de instalar escáneres biométricos en los salones de clase para facilitar la toma de asistencia a los profesores.

Ventajas ● Permite unificar dos documentos en uno solo ● Los procesos para tomas de asistencia, préstamos de libros u objetos en audiovisuales se vuelve más eficiente y más ordenado ● El carné puede ser utilizado como método de pago dentro de la universidad

Desventajas ● Requiere de una alta inversión inicial ● Capacitación al personal para uso de softwares auxiliares ● Incorporar esta tecnología puede incrementar el costo de los carnés de los estudiante ● Incorporar equipo sofisticado que tiene vida útil corta ● Se deben cambiar todos los carnés actuales y desperdiciar los existentes ● Pueden haber robos monetarios al perder un carnet o usos inadecuados.

Costo e impacto real ● Sensores de proximidad o escáneres biométricos: $300-$800 Cada uno ● Conexiones bajo tierra: se requiere evaluar si la distancia entre los dispositivos y el panel de control permite el uso de cables UTP, la necesidad de usar amplificadores de señal o si la distancia es muy grande, la utilización de fibra óptica ● Sensores en el suelo para las talanqueras: $500 ● Instalación de los dispositivo y mano de obra ● Cada panel de control permite 5 licencias, por lo que sería necesario comprar más. El costo aproximado por licencia es de $1000 (Renovación anual de aproximadamente 17% anual) ● Desarrollo de softwares auxiliares: el costo está entre $60 y $90 la hora de programación con un tiempo aproximado de desarrollo de 4 meses (Costo total de aproximadamente $5000) ● Se debe evaluar si las talanqueras y el control de acceso peatonal son compatibles con el nuevos sistema, si no, habria que reemplazarlos

Conclusiones y Recomendaciones Con base a objetivos: responde sí alcanzó el objetivo y cómo o no y por qué

● A pesar que se trató de conversar con las autoridades bancarias correspondientes, fue imposible, debido a los protocolos y las políticas de privacidad con respecto a particulares, de sus procedimientos y acciones en este tipo de procesos. ● Para la implementación de este tipo de procesos se necesita más tiempo y dedicación para los trámites de aprobación de esta herramienta, debido a la elaboración de un nuevo software y de la instalación de nuevo equipo. ● Se necesita de una interfaz compleja entre el nuevo software bancario y el de servicios, los cuales serán enlazados con una interfaz virtual de la entidad bancaria; para la cual es necesitan permisos legales entre la universidad y el banco. ● Se requiere de una revisión para determinar si los nuevos dispositivos a implementar son compatibles con los que están instalados actualmente, de lo contrario se requerirá de una nueva inversión. ●

Bibliografía Referencias bibliográficas y de internet

Anexos