• Author / Uploaded
• jorgehminguez

Citation preview

Dirección y gestión de las tecnologías de la información

Proyecto migración aplicaciones a entorno software libre una Pyme Jorge Hernández Mínguez

de de un de en

Proyecto de migración de aplicaciones a un entorno de software libre en una Pyme

Licencia

Usted es libre de: •Copiar, distribuir y comunicar públicamente la obra. •Hacer obras derivadas. Bajo las condiciones siguientes: •Reconocimiento — Debe reconocer los créditos de la obra de la manera especificada por el autor o el licenciador (pero no de una manera que sugiera que tiene su apoyo o apoyan el uso que hace de su obra). •No comercial — No puede utilizar esta obra para fines comerciales. Puede consultar el texto completo de la licencia en el siguiente enlace: http://creativecommons.org/licenses/by-nc/3.0/legalcode Aviso Legal Microsoft Windows, Microsoft Office y sus respectivos logotipos son marcas registradas de Microsoft Corp. Linux es una marca registrada de Linus Torvalds. OpenOffice es una marca registrada de Sun Microsystems. OpenProj es una marca registrada de Serena Software Inc. Otras marcas, logotipos o nombres comerciales de software aparecidos en este documento son propiedad de sus respectivos dueños. Julio de 2009.

Dirección y gestión de las tecnologías de la información

Página 2

Proyecto de migración de aplicaciones a un entorno de software libre en una Pyme

Índice de contenido 1 Introducción........................................................................................................................5 2 Justificación........................................................................................................................6 2.1 Elección del entorno empresarial...............................................................................6 2.2 Elección del tema del proyecto...................................................................................7 3 Objetivos............................................................................................................................8 4 Público objetivo..................................................................................................................9 5 Oportunidad.....................................................................................................................10 6 Descripción de la empresa objeto de la migración..........................................................11 6.1.1 Definición de la empresa...................................................................................11 6.1.2 Equipamiento informático.................................................................................12 7 Plan de proyecto..............................................................................................................15 7.1 Definición del proyecto.............................................................................................15 7.1.1 Objetivos............................................................................................................15 7.2 Análisis de riesgos....................................................................................................15 7.2.1 Falta de capacidad técnica para abordar la migración.....................................15 7.2.2 Interrupción de la actividad del servidor por fallo en la migración....................16 7.2.3 Interrupción de la actividad de un equipo individual por fallo en la migración. 17 7.2.4 Interrupción de la actividad de todos los equipos individuales por fallo en la migración.....................................................................................................................18 7.2.5 Resistencia al cambio.......................................................................................19 7.2.6 Baja calidad del soporte técnico.......................................................................20 7.3 Alcance.....................................................................................................................21 7.3.1 Productos resultantes del proyecto...................................................................21 7.3.2 Criterios de terminación del proyecto................................................................27 7.3.3 Procedimiento de gestión de cambios al alcance.............................................27 7.3.4 Supuestos y limitaciones al alcance.................................................................27 7.3.5 Identificación de hitos del proyecto...................................................................27 7.3.6 Plan de recursos................................................................................................27 7.4 Calendario y organización del proyecto...................................................................29 7.4.1 Diagrama de Gantt............................................................................................29 7.4.2 Descripción de las actividades..........................................................................32 7.5 Valoración económica...............................................................................................35 7.5.1 Recursos humanos...........................................................................................35 7.5.2 Otros gastos......................................................................................................36 7.5.3 Presupuesto de ejecución.................................................................................36 8 Tecnología........................................................................................................................37 8.1 Software libre, aspectos tecnológicos......................................................................37 8.2 Aplicaciones de servicios y administración..............................................................38 8.3 Aplicaciones de usuario y escritorio.........................................................................39 8.3.1 OpenOffice........................................................................................................40 8.3.2 Open Proj..........................................................................................................41 8.3.3 PDF Creator......................................................................................................41 Dirección y gestión de las tecnologías de la información

Página 3

Proyecto de migración de aplicaciones a un entorno de software libre en una Pyme Anexo I. Planificación del proyecto......................................................................................43 Anexo II. Glosario de términos.............................................................................................44 Anexo III. Bibliografía...........................................................................................................45

Dirección y gestión de las tecnologías de la información

Página 4

Proyecto de migración de aplicaciones a un entorno de software libre en una Pyme

1 Introducción El presente documento describe un plan de proyecto de migración de aplicaciones y sistemas en una Pyme. Se trata de sustituir las aplicaciones de software privativo a aplicaciones abiertas y libres. El proyecto abarca en su fase inicial la sustitución del software privativo, tanto el de los servidores como el de los ordenadores personales de los trabajadores, como medida de rápida implantación y alto impacto por el ahorro de licencias; se persigue también una mejora operativa mediante el control de versiones de las aplicaciones instaladas y del inventario de aplicaciones. La primera parte de este documento contiene aquellos aspectos justificativos de la elección del tema de proyecto, oportunidad, etc. El plan de proyecto como tal se puede consultar en el apartado 7 del presente documento. Contiene una descripción de riesgos, entregables, hitos y valoración económica del proyecto. Por último se ha incluido un apartado sobre los aspectos tecnológicos que abarca el proyecto. En los anexos se puede consultar la bibliografía utilizada, un glosario de términos y la planificación del presente proyecto.

Dirección y gestión de las tecnologías de la información

Página 5

Proyecto de migración de aplicaciones a un entorno de software libre en una Pyme

2 Justificación A lo largo del presente documento se desarrollará un proyecto de migración de las aplicaciones de software privativo de una Pyme a software libre. A fin de justificar la motivación y más adelante la oportunidad en la elección del tema, se realiza a continuación una breve exposición de los motivos en los que se basa dicha elección.

2.1

Elección del entorno empresarial.

El hecho de desarrollar el proyecto tomando como objeto del mismo una pequeña empresa se basa en la estructura del tejido empresarial español, en el que más del 80% de las empresas cuenta con un máximo de 9 empleados1. Aunque cada vez es mayor la presencia de las TIC en las empresas, es cierto que el grado de penetración de la tecnología es menor en las pequeñas empresas. Según el informe Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en la empresa española 2008 de AETIC, la tasa de penetración de los ordenadores en empresas de menos de 10 empleados ronda el 90%. Los porcentajes respecto a la conexión a Internet son similares, aunque ligeramente inferiores. Sin embargo para otro tipo de servicios más avanzados o tecnológicamente innovadores, el grado de penetración es sensiblemente inferior al de las grandes corporaciones. Por ejemplo en torno a un 60% de las empresas de menos de 10 empleados tienen página Web, sin embargo menos del 15% de las empresas de menos de 10 empleados acceden a Internet mediante terminales móviles, frente a un 42% de empresas de más de 250 empleados que sí lo utilizan. Aunque seguramente este dato se debería actualizar dado el auge de los servicios de Internet móvil, nos da una idea sobre el diferencial en el grado de penetración de las TIC en pequeñas empresas frente a las grandes corporaciones. Dentro del ámbito de las Pymes la penetración no es homogénea por sectores de actividad: según el informe ePyme 2008 de Fundetec, los dos sectores que presentan un menor grado de implantación de las TIC en las pequeñas y medianas empresas son los que más peso tienen en la economía española: comercio minorista (20,5% del PIB) y transporte (9,4% del PIB). Otros sectores, como el hotelero o el logístico presentan por contra elevadas tasas de penetración no sólo de ordenadores, sino de aplicaciones sofisticadas como ERP, CRM, etc. Es decir, parece existir una tendencia por parte de las Pymes a incorporar las TIC conforme aumenta el grado de madurez y el conocimiento de las mismas, sin embargo existe un retraso en la incorporación de las TIC respecto a las empresas de 50 empleados o más. Además hay sectores de gran importancia por su contribución al PIB en los que la penetración de las TIC es todavía poco significativa, lo que incide negativamente en la competitividad de estos sectores. Esta situación es el resultado de varios factores, según el informe ePyme 2008 de Fundetec. Por un lado encontramos la falta de información y de capacitación tecnológica: para las pequeñas empresas es complejo conocer el mercado tecnológico, las soluciones existentes, cómo adaptarlas, cómo utilizarlas. Según este mismo informe, por otro lado estarían factores económicos, las soluciones poco adaptadas a las necesidades de las empresas y la falta de interoperabilidad entre sistemas (por ejemplo los proveedores deberán integrar sus aplicaciones con las de las empresas clientes, lo que no siempre es fácil). Es en estos tres últimos factores donde el Software Libre (en adelante, SL) puede suponer una oportunidad para cubrir un nicho de negocio actualmente poco atendido. Por un lado los costes disminuyen ya que en que en general no es necesario el pago de una 1 Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en la empresa española 2008 - AETIC

Dirección y gestión de las tecnologías de la información

Página 6

Proyecto de migración de aplicaciones a un entorno de software libre en una Pyme licencia por uso. No deben despreciarse sin embargo otros costes asociados a una implantación de software: consultoría, migración de datos, parametrización y adaptación, formación y capacitación asociada a la curva de aprendizaje... Por otro el modelo de negocio de muchas empresas de SL está precisamente en la adaptación de una solución genérica a un cliente determinado. Finalmente el SL está basado en estándares y es abierto, es decir, es posible acceder al código, lo que facilita la integración de sistemas.

2.2

Elección del tema del proyecto

Es evidente que las TIC han influido notablemente en el modelo económico actual, y han contribuido a la creación de la denominada nueva economía. Sin embargo han surgido voces críticas que han cuestionado el papel de las TIC como elementos diferenciadores y que aporten una ventaja competitiva a las empresas2. Ciertamente para las Pymes, las TIC en ocasiones suponen una barrera de entrada en algunos sectores, por los altos costes de implantación, licencias y mantenimiento, con elevadas barreras de salida también, por las dificultades de migración sobre todo, y con escaso poder de negociación con los proveedores. Además para las pequeñas empresas la creación de aplicaciones a medida supone un elevado coste, por lo que ciertamente es complicado para las pequeñas empresas desarrollar sistemas innovadores que les diferencien de la competencia. Debemos considerar que el panorama económico actual obliga a las empresas a reducir costes y a incrementar su productividad, lo cual es imposible sin el uso de las TIC. En este contexto el software libre se ha constituido como un entorno tecnológico capaz de proporcionar aplicaciones de calidad reduciendo costes. Esta reducción de costes no está basada tanto en el ahorro en licencias como en la capacidad de producir software ya existente para la producción de nuevas aplicaciones. Además su alta capacidad para adaptar las aplicaciones existentes a cualquier entorno empresarial constituyen al software libre como una interesante alternativa para cubrir nichos de mercado actualmente poco atendidos. Como se ha comentado en el apartado anterior el SL ha permitido la aparición de un nuevo modelo de negocio para empresas de desarrollo de SW, ya que permite reutilizar partes del código, con lo cual el negocio precisamente reside en la personalización y adaptación. Una de las reticencias por parte de las empresas para aceptar el SL es la percepción de este tipo de software como carente de soporte y realizado sin criterios de calidad. Sin embargo la calidad de las aplicaciones de software libre viene avalada por el uso de estándares y por la propia filosofía del movimiento de Software de Fuentes Abiertas (SFA). Es cierto que el proceso de desarrollo y el soporte no se prestan usando el mismo modelo que el SW privativo, ya que es necesario conocer las forjas de software y sus mecanismos, pero a medida que el SL es más conocido esta visión seguramente se irá superando. Con la aparición de sistemas operativos y aplicaciones sencillas de instalar por usuarios inexpertos en programación el software libre ha comenzado a salir de sus ambientes tradicionales de aplicación y darse a conocer. Actualmente el software libre se utiliza tanto para uso académico como empresarial, en Administraciones Públicas y en el ámbito doméstico. Es una tecnología madura y con soluciones profesionales con una calidad comparable al software privativo, si no superior en algunos casos.

2 It doesn't matter – Nicolas G. Carr

Dirección y gestión de las tecnologías de la información

Página 7

Proyecto de migración de aplicaciones a un entorno de software libre en una Pyme

3 Objetivos El trabajo propuesto se relaciona con el módulo de Gestión de Proyectos TIC. Se ha pretendido desarrollar los conocimientos y técnicas adquiridos mediante un ejercicio práctico. Para la elaboración del plan se ha partido de una situación hipotética pero plausible. Los objetivos a cubrir son la descripción de riesgos existentes, la definición de los entregables que deberán obtenerse a la finalización de cada una de las fases del proyecto, la planificación de los hitos principales del proyecto y las fechas de entrega y su reflejo en un diagrama de Gantt y la evaluación económica del coste final del proyecto. El presente trabajo trata de cubrir también la definición de los documentos que suponen el cierre de proyecto que deberán perfilar las futuras líneas de actuación a emprender dentro del plan estratégico de la empresa.

Dirección y gestión de las tecnologías de la información

Página 8

Proyecto de migración de aplicaciones a un entorno de software libre en una Pyme

4 Público objetivo Este trabajo se dirige a profesionales que tengan puestos de responsabilidad de los SI en pequeñas y medianas empresas. En general se podría definir el público objetivo como un CIO de una Pyme o un director de proyectos. Dada la temática que aborda el proyecto, puede ser de interés para aquellos responsables informáticos que están planeando un proyecto similar, para estudiantes o profesionales, a fin proporcionarles una serie de documentos de referencia, un caso práctico para su estudio y una guía básica sobre la que poder trabajar para poder establecer su propio plan de proyecto. A fin de facilitar el acceso al trabajo a aquellas personas interesadas se ha realizado la publicación del trabajo en Scridb. Se puede obtener una copia de la memoria accediendo al blog del proyecto: http://jorgehminguez.blogspot.com.

Dirección y gestión de las tecnologías de la información

Página 9

Proyecto de migración de aplicaciones a un entorno de software libre en una Pyme

5 Oportunidad El uso e las TIC ha favorecido el aumento de la competitividad y la mejora de la productividad empresarial, de lo cual además hay evidencia empírica3. La tasa de penetración de las TIC en las Pymes, como se ha comentado en el apartado 2, sigue por debajo de las tasas encontradas en empresas de más de 500 empleados. El desarrollo e implantación de las TIC en las Pymes, dada la morfología del tejido empresarial español supone un importante nicho de negocio aún por explotar. Sin embargo acometer este alineamiento tecnológico por parte de las Pymes se complica en el contexto económico de crisis. En el actual panorama se hace necesario adoptar decisiones estratégicas encaminadas a la reducción de costes y aumentar la independencia ante los proveedores. En el entorno de las Pymes, estas acciones son quizá más necesarias. El uso de software de fuentes abiertas (SFA) trata de abordar ambas vías, la del ahorro económico y la estratégica. Por un lado se consigue la reducción de costes ya que, en la mayoría de los casos se evita el pago de las licencias que se debe abonar para poder utilizar las aplicaciones de software privativo. Es interesante, sin embargo, considerar el Coste total de inversión (TCO, por sus siglas en inglés), ya que la migración a software de fuentes abiertas sí supone un coste en mantenimiento, aprendizaje de los trabajadores, periodos de inactividad hasta adaptarse a las nuevas aplicaciones, etc. Es por ello que una migración de este tipo no puede basarse únicamente en el ahorro de licencias, sino que existen otros factores que deben motivar el cambio. Por ejemplo, en el caso de necesitar un desarrollo a medida, el uso de software de fuentes abiertas supone un ahorro en el tiempo de ejecución, al permitir la reutilización de código. Además la filosofía del movimiento SFA pone el acento en la excelencia técnica y el acceso al conocimiento, por lo que el uso de aplicaciones abiertas debería suponer un abaratamiento en costes mantenimiento una buena calidad del software. En el apartado 7.5 del presente documento se muestra la valoración económica del proyecto de migración que se aborda en este trabajo. Además habría que considerar, como ya hemos indicado, los costes indirectos, pero el coste directo puede ser una buena referencia para calcular el retorno de inversión de un proyecto de este tipo. Es evidente que la adopción de aplicaciones SFA, por sí sola, no resuelve la dependencia del proveedor, ya que muchas veces las Pymes no tienen la capacidad de negociación suficiente o el conocimiento tecnológico necesario para poder negociar en igualdad de condiciones con los proveedores, ya sean de software privativo o libre. En este sentido existen agrupaciones o clusters empresariales que promueven e impulsan el paso al software libre. Es interesante citar el proyecto Sourcepyme de la Comunidad Valenciana, por ejemplo. Respecto a la situación tecnológica, el Software libre se encuentra en una situación de madurez en el entorno empresarial y está aumentando su grado de penetración tanto en el ámbito educativo, como en las empresas e instituciones. Además el impulso que está experimentando en España por parte de las Administraciones Públicas supone también una oportunidad para la empresas. Se están realizando importantes esfuerzos en este sentido para crear un tejido productivo e industrial y fomentar su utilización por parte de las empresas, ya que una de las características más interesantes del SL es que 3 TIC, productivitat i creixement econòmic: la contribució empírica de Jorgenson, Ho i Stiroh – Joan Torrent i Sellens

Dirección y gestión de las tecnologías de la información

Página 10

Proyecto de migración de aplicaciones a un entorno de software libre en una Pyme favorecen a la industria local4. Recientemente se ha puesto en marcha en la Comunidad Valenciana el programa Lliurex5, aunque existen iniciativas anteriores, como la distribución LinexPyme, promocionada por la Junta de Extremadura6. Además se debe citar el esfuerzo de la Administración estatal por impulsar el SFA mediante la creación del Centro Nacional de Referencia de Aplicación de las TIC basado en Fuentes Abiertas (CENATIC), muchas de cuyas actividades de formación y capacitación se llevan a cabo dentro del marco del Plan Avanza. Recientemente se ha creado la plataforma de formación del Proyecto Morfeo, cofinanciado por el Ministerio de Industria, Turismo y Comercio, entre cuyos cursos precisamente se incluye precisamente “Migración al Software Libre”. El objetivo de la plataforma es ofrecer documentación no sólo a profesionales del sector, sino también a empresas usuarias.

4 CENATIC - Guía básica del Software de Fuentes Abiertas 5 Diario ADN.es, edición Valenciana (http://www.adn.es/local/valencia/20090603/NWS-1450-Lliurex-Pymesutilizaran-permitira-programa.html) 6 http://www.gnulinex.net/web-nueva/

Dirección y gestión de las tecnologías de la información

Página 11

Proyecto de migración de aplicaciones a un entorno de software libre en una Pyme

6 Descripción de la empresa objeto de la migración Dado el carácter práctico del presente trabajo, se ha optado por definir un entorno empresarial concreto en el que desarrollar el proyecto. Si bien la empresa descrita a continuación es ficticia, se ha tratado de que la situación descrita sea perfectamente realista y refleje el panorama en cuanto a la situación TIC de una Pyme.

6.1.1

Definición de la empresa

Xtel es una empresa de telecomunicaciones de ámbito regional que opera en tres provincias españolas. Sus principales áreas de actividad son la realización de proyectos para empresas constructoras (estudios de Infraestructuras Comunes de Telecomunicaciones – ICT, proyectos de domótica y sonometría, provisión de servicios, etc.) y de redes y sistemas (redes locales, centrales telefónicas, cámaras IP). Cuenta con tres sedes, una principal con 25 trabajadores, una delegación con 7 trabajadores, otra con 5 y 4 teletrabajadores. La empresa dispone de un servidor y 30 equipos individuales, además de cuatro impresoras, un escáner, un proyector, dispositivos de comunicaciones y una central telefónica IP. A pesar de ser una empresa del sector TIC, hasta el momento no ha establecido una planificación estratégica de sus sistemas de la información. La empresa cuenta con un servidor para las aplicaciones básicas (correo electrónico, alojamiento de la página Web, almacenamiento) y de ordenadores de sobremesa y portátiles. Todas las máquinas cuentan con software propietario. Para los equipos individuales no ha existido un control de las aplicaciones instaladas ni de las versiones, lo que ocasiona problemas de compatibilidad en ocasiones. Además no se han establecido restricciones para que los usuarios instalen y ejecuten aplicaciones en sus equipos, lo que ha provocado casos de instalación de software sin licencia, problemas de incompatibilidad con el sistema operativo, etc. Dado el panorama de crisis económica general, que a partir de 2009 ha sido particularmente en la construcción, la empresa ha visto disminuir de forma alarmante sus pedidos, por lo que se ha visto forzada a tomar acciones para disminuir los costes y aumentar el volumen de ventas. En lugar de realizar despidos, la empresa ha optado por una reorganización interna para tomar acciones estratégicas que mejoren su posición en el mercado. Se ha creado la figura del Director Técnico que, además de las funciones de control de los diferentes Jefes de Área, ha asumido las funciones de CIO. Entre sus primeras decisiones se ha responsabilizado de realizar un plan estratégico de los SI/TI a cuatro años. Como medida de alto impacto y rápida implantación se ha optado por migrar las aplicaciones de la empresa a software libre. Con ello se pretende: •Abaratar

costes de licencia.

•Acometer

acciones de control de los SI/TI de la empresa que se estaban posponiendo y que indicen en una menor calidad de servicio y eficiencia. •Abordar

la implantación de aplicaciones sofisticadas que refuercen el negocio y cuyo coste es inabordable con software privativo. •Dado

que el proyecto se va a realizar básicamente con personal interno, abrir una posible nueva línea de negocio. Respecto al último de los objetivos fijados, actualmente Xtel ya ofrece soluciones avanzadas de aplicaciones, como CRM en combinación con centrales telefónicas avanzadas. Sin embargo estas aplicaciones no se utilizan internamente, por lo que se considera necesario aprovechar la oportunidad que ofrece la migración para implantar esta y otras aplicaciones, mejorar la Dirección y gestión de las tecnologías de la información

Página 12

Proyecto de migración de aplicaciones a un entorno de software libre en una Pyme comprensión sobre cómo afectan al negocio y poder ofrecer mejores argumentos de venta, demostraciones a clientes y adquirir una experiencia más sólida. Si bien este aspecto no se ha abordado dentro del presente proyecto, deberá incluirse en la memoria final una vez terminada la migración, junto con aquellas otras aplicaciones y sistemas que se considere que estén alineadas con el plan estratégico.

6.1.2

Equipamiento informático

Aunque la descripción exhaustiva del equipamiento informático, tanto del HW presente en la empresa como de los sistemas y aplicaciones informáticas es el resultado de una de las tareas establecidas en el plan de proyecto y tiene su reflejo en uno de los entregables, se realiza aquí una breve descripción de los equipos y sistemas básicos presentes en Xtel, a fin de justificar las fechas y plazos que posteriormente se han considerado para la elaboración del plan de proyecto. En el apartado anterior ya se ha establecido que la empresa cuenta con un servidor y 30 equipos individuales. En la figura 1 se puede ver un esquema de la distribución del equipamiento en la sede central.

Figura 1. Esquema del equipamiento HW de la sede central. En la figura se aprecia que la sede central dispone de 10 equipos de sobremesa, 6 ordenadores portátiles, dos impresoras (una de ellas en red y otra conectada a un PC, un escáner, un proyector, una central telefónica a la que se conecta un FAX y los terminales telefónicos (no se han representado en este esquema), un punto de acceso WiFi y un router con salida a Internet. Como ya se ha descrito anteriormente, la empresa cuenta con dos delegaciones y varios teletrabajadores. En la siguiente figura se muestra un esquema de la interconexión entre sedes y del equipamiento de las delegaciones. Los trabajadores remotos básicamente disponen de un ordenador con conexión a Internet a través de un router que proporciona el ISP. Se conectan a la sede central mediante conexiones VPN, lo Dirección y gestión de las tecnologías de la información

Página 13

Proyecto de migración de aplicaciones a un entorno de software libre en una Pyme que proporciona un canal seguro a través de Internet. Las delegaciones también se conectan a la sede central mediante VPN y cuentan con ordenadores de sobremesa, portátiles e impresora como equipamiento básico, además del router proporcionado por el ISP para el acceso a Internet.

Figura 2. Esquema del equipamiento HW de las delegaciones y teletrabajadores y de los canales de comunicación. Respecto a los sistemas y aplicaciones a migrar, el servidor central utiliza Windows 2003 Server como sistema operativo y proporciona diferentes servicios: Web, FTP, correo electrónico, antivirus corporativo, firewall, software de copia de seguridad y base de datos. Por su parte los equipos individuales operan usando diversas versiones de sistemas operativos de Microsoft; así, hay equipos con Windows XP en sus diversas versiones, y equipos utilizando Windows Vista. No sólo se carece de control sobre la versión de los equipos, sino que además en algunos casos no es posible garantizar un uso de acuerdo a la licencia del fabricante. Las aplicaciones de usuario son diversas, entre otras se utilizan aplicaciones ofimáticas Dirección y gestión de las tecnologías de la información

Página 14

Proyecto de migración de aplicaciones a un entorno de software libre en una Pyme (procesador de textos, hoja de cálculo, presentaciones), de diseño asistido por ordenador, de gestión de proyectos, de diagramación, clientes de correo electrónico, navegadores de Internet (en algún caso se utilizan ya aplicaciones de fuentes abiertas), generadores de documentos PDF, compresores, aplicaciones de reproducción multimedia. El departamento financiero utiliza una aplicación de contabilidad que se encuentra instalada en el servidor y para la que tienen además licencia los comerciales, la gerencia y el responsable de compras. Mención especial debe hacerse sobre el servicio técnico, ya que en ocasiones utilizan software específico para realizar la configuración de equipos, aunque es cada vez más frecuente que los fabricantes incorporen la posibilidad de configuración mediante aplicaciones Web. Para la realización del proyecto se han contratado los servicios de soporte de un proveedor externo, OpenSystems, que prestará asistencia en las fases críticas del proyecto, sobre todo durante la prueba piloto y la migración del servidor. Aunque en el apartado 7.4 se detalla el calendario de forma más precisa, una vez aprobada la ejecución del proyecto se han establecido unas fechas para que OpenSystems imparta la formación técnica. Se ha establecido un margen temporal a fin de que se pueda personalizar algún aspecto concreto una vez aprobada la implantación de aplicaciones y servicios concretos. Para minimizar el impacto al usuario se abordará la migración en dos fases. En primer lugar se realizará el cambio del servidor, que debería ser transparente para el usuario final. Esta migración se realizará además fuera del horario laboral, por lo que el impacto debería ser mínimo. Dado que la migración coincide con el período vacacional, no se realizará el cambio en los equipos de usuario hasta finales de agosto, pero se aprovechará para instalar en los usuarios que se encuentren trabajando durante ese periodo de las aplicaciones de SL disponibles en el antiguo sistema operativo. Se ha tratado de que dichos usuarios tengan peso (bien jerárquico o bien de prestigio personal) en la empresa, de este modo se propone no sólo habituar al personal en el uso de las nuevas aplicaciones, sino conseguir que ciertos trabajadores se conviertan en embajadores del cambio y contribuyan al éxito del proyecto.

Dirección y gestión de las tecnologías de la información

Página 15

Proyecto de migración de aplicaciones a un entorno de software libre en una Pyme

7 Plan de proyecto A continuación se desarrolla el cuerpo principal de este trabajo de fin de curso, esto es, el propio plan de proyecto.

7.1 7.1.1

Definición del proyecto Objetivos

Este proyecto tiene como objetivo la sustitución en Xtel, una Pyme con 41 trabajadores, de las aplicaciones y sistemas operativos a software libre. El proyecto abarca la definición del plan de migración, incluyendo la estrategia de migración, la de los entregables que será necesario elaborar en el ámbito del mismo, los hitos principales y sus fechas y el método de seguimiento.

7.2

Análisis de riesgos

En cualquier migración de aplicaciones y sistemas existen una serie de riesgos inherentes que se detallan a continuación de forma individual y incluyendo sus fichas de descripción. Se han considerado además los posibles riesgos adicionales dada la naturaleza del proyecto que se presenta abordar. El listado completo de los riesgos detectados es el siguiente: •Falta de capacidad técnica para abordar la migración. •Interrupción de la actividad del servidor por fallo en la migración. •Interrupción de la actividad de un equipo individual por fallo en la migración. •Interrupción de la actividad de todos los equipos individuales por fallo en la migración. •Resistencia al cambio. •Baja calidad del soporte técnico.

7.2.1

Falta de capacidad técnica para abordar la migración

Este es un riesgo producido por el cambio de los servicios y aplicaciones, ya que el personal técnico no está habituado al nuevo SW. Será necesario realizar un proceso de formación y complementarlo con la puesta en marcha de un piloto que sirva como campo de pruebas para la migración, previa a la puesta en producción de las aplicaciones. Descripción del riesgo ID

R01

Denominación

Falta de capacidad técnica para abordar la migración.

Grado de impacto

Alto, afectando al proyecto y al negocio.

Probabilidad

Media.

Acciones preventivas Se contará con el asesoramiento de una empresa externa que realizará la formación técnica del personal responsable de los servicios y sistemas. Se realizará una prueba piloto, creando una maqueta consistente en el nuevo servidor completamente operativo y un equipo en el que se realizarán pruebas de migración. Responsable

Dirección de proyecto.

Dirección y gestión de las tecnologías de la información

Página 16

Proyecto de migración de aplicaciones a un entorno de software libre en una Pyme Método de seguimiento

Resultados de la prueba piloto.

Indicadores de seguimiento

Cumplimiento del plan de pruebas.

Plan de contingencia En caso de que fracase la prueba piloto se deberá optar por alguna de las siguientes opciones: a) Abandonar el proyecto. b) Prolongar el periodo de pruebas (solamente si se conoce el motivo que impide el éxito de las mismas) y reelaborar el calendario del plan de proyecto. Responsable

Comité director.

Método de seguimiento

No aplica.

Indicadores de seguimiento

No aplica.

7.2.2

Interrupción de la actividad del servidor por fallo en la migración

Se considera que un riesgo en el proceso de migración del servidor supondría un grave perjuicio no tanto para la ejecución del proyecto, ya que en este caso sería un mero retraso, sino por el impacto en el propio negocio. Por tanto este riesgo debe ser controlado y se deben definir unos planes de contingencia adecuados para evitar su aparición y para disminuir al máximo su duración en caso de que finalmente se produzca. Descripción del riesgo ID

R02

Denominación

Interrupción de la actividad del servidor por fallo en la migración.

Grado de impacto

Alto, afectando a procesos de negocio y actividad de la empresa. Impacto económico y de imagen ante clientes y proveedores.

Probabilidad

Baja.

Acciones preventivas La migración se realizará con un nuevo servidor, que se usará para la realización del piloto; el antiguo servidor quedará operativo hasta la finalización de la migración, momento en el que se reutilizará el equipo para otras funciones. Será necesario: •Poner en funcionamiento el nuevo servidor con todas las aplicaciones y servicios necesarios. •Realizar pruebas de conexión y operatividad. •Preparar un proceso de marcha atrás de la migración. Responsable

Dirección de proyecto.

Método de seguimiento

Cumplimiento de hitos.

Indicadores de seguimiento

Fechas de hitos.

Plan de contingencia Ejecutar el proceso de marcha atrás. Responsable

Dirección de proyecto.

Método de seguimiento

No aplica.

Dirección y gestión de las tecnologías de la información

Página 17

Proyecto de migración de aplicaciones a un entorno de software libre en una Pyme Indicadores de seguimiento

No aplica.

7.2.3 Interrupción de la actividad de un equipo individual por fallo en la migración Se aborda aquí la posibilidad de fallo en la migración en un equipo individual, bien un ordenador de sobremesa o un portátil. Se considera que es un riesgo con baja probabilidad y también bajo impacto, a no ser que sea un fallo recurrente producido por una mala realización de las pruebas previas a la migración, que se abordará en el siguiente apartado.

Descripción del riesgo ID

R03

Denominación

Interrupción de la actividad de un equipo individual por fallo en la migración.

Grado de impacto

Bajo, afectando al trabajo del empleado en cuyo equipo se produzca el problema. El problema podría ser grave si los fallos son recurrentes, por lo que se abordará el problema en otra ficha de riesgos.

Probabilidad

Baja.

Acciones preventivas Realizar pruebas piloto previas a acometer la migración en un equipo individual, realizando pruebas de operatividad y conexión manteniendo el equipo de usuario sin migrar y posteriormente con los sistemas y aplicaciones nuevos. Definir plan de marcha atrás para los equipos individuales. Responsable

Dirección de proyecto.

Método de seguimiento

Cumplimiento de hitos.

Indicadores de seguimiento

Fechas de hitos.

Plan de contingencia Existen varias alternativas posibles: 1) Ejecutar el plan de marcha atrás para restaurar el equipo a su estado anterior 2) Habilitar temporalmente otro equipo para su uso por el trabajador afectado y realizar las acciones necesarias para identificar el problema del equipo problemático 3) Si no se logra identificar el problema pero se sospecha de un fallo en el HW que se ha revelado durante la migración, sustituir el equipo por otro, bien temporalmente hasta reparar el fallo o bien mediante la adquisición de un nuevo equipo En cualquier caso las desviaciones se deberán reflejar en la planificación si procede, imputándose su coste y detallando el retraso en el plan de proyecto Responsable

Equipo de proyecto.

Método de seguimiento

Nueva planificación.

Indicadores de seguimiento

Nuevas fechas de entrega.

Dirección y gestión de las tecnologías de la información

Página 18

Proyecto de migración de aplicaciones a un entorno de software libre en una Pyme

7.2.4 Interrupción de la actividad de todos los equipos individuales por fallo en la migración Si bien se considera un hecho improbable, si se realizan correctamente las pruebas piloto previas a la migración correctamente, se debe considerar la posibilidad de que los fallos de los equipos individuales sean recurrentes, afectando a todos los ordenadores de la empresa (por algún error que no haya aparecido durante el desarrollo de la prueba piloto, por ejemplo, y que se manifieste durante la migración de los equipos). En este caso el plan de contingencia debe ser ejecutado de inmediato y se debe detener la migración en cuanto se sospeche que pueda estar produciéndose un problema que afecte a todos los equipos, para no extenderlo.

Descripción del riesgo ID

R04

Denominación

Interrupción de la actividad de todos los equipos individuales por fallo en la migración.

Grado de impacto

Medio, afectando a procesos de negocio y actividad de la empresa, si bien al realizarse la migración de equipos. individuales de forma ordenada se puede minimizar el impacto deteniendo el proceso y ejecutando los planes de contingencia en cuanto sea detectado. El impacto es más importante en el camino crítico, retrasando la implantación del proyecto.

Probabilidad

Baja.

Acciones preventivas Realizar pruebas piloto previas a acometer la migración. Definir plan de marcha atrás para los equipos individuales. Responsable

Dirección de proyecto.

Método de seguimiento

Cumplimiento de hitos.

Indicadores de seguimiento

Fechas de hitos.

Plan de contingencia En cuanto se detecte una posible incidencia de este tipo se deberá detener el proceso de migración, ejecutar el procedimiento de marcha atrás en los ordenadores afectados. Será necesario establecer nuevas fechas para el plan de proyecto, con una nueva serie de verificaciones previas más exigentes. Responsable

Dirección de proyecto.

Método de seguimiento

Nueva planificación.

Indicadores de seguimiento

Nuevas fechas de entrega.

Dirección y gestión de las tecnologías de la información

Página 19

Proyecto de migración de aplicaciones a un entorno de software libre en una Pyme

7.2.5

Resistencia al cambio

Si bien la implantación de cualquier proyecto lleva aparejada una resistencia al cambio, en el caso concreto de un proyecto de migración a software libre la resistencia al cambio puede ser superior por desconocimiento del grado de desarrollo de la tecnología. Puede haber por contra trabajadores motivados al cambio por aspectos ideológicos asociados al SL, sin embargo debe considerarse el posible riesgo y elaborar un plan de contingencia para mitigar sus posibles efectos. Descripción del riesgo ID

R05

Denominación

Resistencia al cambio.

Grado de impacto

Medio.

Probabilidad

Alta.

Acciones preventivas Planificar un plan de formación de las aplicaciones ofimáticas y el Sistema Operativo. Realizar comunicaciones periódicas del avance del proyecto. Seleccionar a empleados relevantes en la empresa y que sean receptivos al proyecto e instalarles las aplicaciones con carácter previo a la migración de usuario, para que se habitúen a ellas y actúen como embajadores del cambio. Responsable

Dirección de proyecto.

Método de seguimiento

Cumplimiento de hitos.

Indicadores de seguimiento

Fechas de hitos.

Plan de contingencia En caso necesario se podrá evaluar la realización de nuevas sesiones formativas Si fuera necesario se evaluará la elevación a la dirección para que impulse las medidas necesarias para eliminar las barreras de resistencia al cambio en los trabajadores Responsable

Comité de coordinación

Método de seguimiento

No aplica

Indicadores de seguimiento

No aplica

Dirección y gestión de las tecnologías de la información

Página 20

Proyecto de migración de aplicaciones a un entorno de software libre en una Pyme

7.2.6

Baja calidad del soporte técnico

La migración a una tecnología a la cual no están habituados los técnicos de la propia empresa supone un riesgo a considerar. El grado de conocimiento de las empresas proveedoras de soporte técnico también debe ser tenido en cuenta. Si bien podría considerarse el contrato de soporte como un tema ajeno a la propia realización del proyecto, debe tenerse en cuenta que la fase de implantación de un nuevo sistema puede suponer un aumento de las incidencias, por lo que se recomienda planificar adecuadamente el riesgo de que la asistencia pueda no producirse con la calidad habitual, al menos durante el periodo inicial. Descripción del riesgo ID

R06

Denominación

Baja calidad del soporte técnico.

Grado de impacto

Medio.

Probabilidad

Media.

Acciones preventivas Se realizarán acciones formativas del equipo responsable de la migración para prestar soporte durante todo el proceso. Se dispondrá de asistencia técnica durante el proceso de migración proporcionado por una empresa externa. Además se realizará un contrato de soporte con un proveedor externo durante el primer año posterior a la migración. Responsable

Dirección de proyecto.

Método de seguimiento

Seguimiento de SLA's.

Indicadores de seguimiento

SLA definidos con el proveedor del soporte técnico.

Plan de contingencia En caso de que se detecte una mala gestión de las incidencias, se analizarán las posibles soluciones: 1) Mejorar la formación interna (técnicos propios). 2) Responsabilidades económicas en caso de incumplimiento de los términos de los acuerdos de servicio. Responsable

Comité de coordinación.

Método de seguimiento

Revisión de los SLA y calidad de servicio.

Indicadores de seguimiento

Tiempos de indisponibilidad de los sistemas, grado de satisfacción de los usuarios, incidencias recogidas.

Dirección y gestión de las tecnologías de la información

Página 21

Proyecto de migración de aplicaciones a un entorno de software libre en una Pyme

7.3

Alcance

El proyecto abarca la migración completa de los sistemas presentes en la empresa a software libre. Afecta por tanto a la totalidad de la empresa. El resultado esperado es el cambio de aplicaciones, garantizando que a la finalización del mismo todas estén operativas, asegurando la calidad en la ejecución, en la consistencia de los datos y que el personal las utiliza correctamente.

7.3.1

Productos resultantes del proyecto

Se listan a continuación los productos que se deberán entregar en cada una de las diferentes partes del proyecto. 1.Análisis del estado actual de la organización •Inventario de software •Inventario de hardware •Diagrama de planta •Esquema de la red •Formato de datos 1.Propuesta de aplicaciones y sistemas sustitutivos •Funcionalidad necesaria •Estudio de las alternativas existentes •Aplicaciones sustitutivas •Aplicaciones a incorporar 1.Plan de proyecto 2.Manuales de formación •Recopilación de manuales •Presentaciones de formación 1.Informe del resultado de las pruebas piloto 2.Memoria final •Configuración del servidor •Configuración de los equipos individuales •Definición de perfiles de usuario y privilegios •Definición de los grupos de usuarios •Configuración de las comunicaciones •Evaluación final del proceso de migración Se describirán a continuación los entregables.

Entregable 1, Análisis del estado de la organización Descripción del entregable ID

E01

Denominación

Análisis del estado de la organización

Descripción Antes de acometer la migración será necesario identificar perfectamente las aplicaciones presentes en la empresa, los sistemas operativos, las comunicaciones, etc. El objetivo de la fase inicial de análisis se reflejará en el documento aquí descrito. Se describirán los siguientes aspectos: •Inventario de software: incluirá un listado completo de los programas informáticos utilizados en Dirección y gestión de las tecnologías de la información

Página 22

Proyecto de migración de aplicaciones a un entorno de software libre en una Pyme la empresa. Esta lista se referirá tanto al servidor como a los equipos individuales y comprenderá una relación de aplicaciones de sistema (sistema operativo, servicios, antivirus, comunicaciones, etc.), ofimáticas (paquetes ofimáticos, compresores, multimedia, aplicaciones de telefonía, etc.), profesionales (CAD, gestión de proyectos) y financieras (contabilidad y gestión comercial). •Inventario de hardware: establecerá una relación de los equipos, identificándolos unívocamente mediante un nombre y una identificación, e incluirá una descripción del mismo (procesadores, memoria RAM, almacenamiento, discos externos, tarjeta de sonido, monitor, puertos, configuración IP). Además se identificarán otros equipos (impresoras, scaners, plotters, central telefónicas). •Diagrama de planta: incluirá una descripción esquemática de la ubicación de los diferentes equipos, identificados en el inventario de hardware. •Esquema de la red: contendrá un esquema de la red de comunicaciones, en la que figurarán las direcciones IP de los dispositivos y los medios de conexión de los equipos remotos (VPN u otros). •Formato de datos: se realizará un estudio pormenorizado de los datos que deberán salvaguardarse y migrarse a las nuevas aplicaciones. Deberán recogerse además criterios cualitativos, es decir, deberán señalarse las aplicaciones, sistemas y equipos críticos, de tal forma que no podrá darse por finalizado el proyecto si no se encuentran perfectamente operativos. Documentos que componen el entregable •Inventario de software •Inventario de hardware •Diagrama de planta •Esquema de la red •Formato de datos

Responsable Director de proyecto (Director Técnico) Recursos necesarios Director Técnico Responsable de Departamento Técnico Hitos

Fecha de entrega

Inicio del proyecto

06/26/09

Criterios de aceptación

Responsable de la aceptación

Visto bueno del Director

Director del Proyecto

Obligaciones y restricciones Será necesaria su aprobación para continuar el proyecto Consideraciones adicionales

Dirección y gestión de las tecnologías de la información

Página 23

Proyecto de migración de aplicaciones a un entorno de software libre en una Pyme Entregable 2, Propuesta de aplicaciones y sistemas sustitutivos Descripción del entregable ID

E02

Denominación

Propuesta de aplicaciones y sistemas sustitutivos

Descripción Finalizado el análisis de la situación actual será necesario realizar la elección de las aplicaciones y sistemas sustitutivos de los actuales. Se describe a continuación el contenido que deberá desarrollarse en cada documento del entregable: •Funcionalidad necesaria: se realizará una descripción de las funciones que deberán cubrir las aplicaciones. •Estudio de las alternativas existentes: se realizará una comparativa (en la medida de lo posible) entre las diversas opciones disponibles dentro del mercado del software libre que incluyan las funcionalidades necesarias. •Aplicaciones sustitutivas: listado de las aplicaciones propuestas para su implantación en Xtel. •Aplicaciones a incorporar: se elaborará una lista de aplicaciones que actualmente no se utilizan pero que podrían suponer un valor añadido (ERP, CRM, gestión documental, etc.) Documentos que componen el entregable •Funcionalidad necesaria •Estudio de las alternativas •Aplicaciones sustitutivas •Aplicaciones a incorporar

existentes

Responsable Director de proyecto (Director Técnico) Recursos necesarios Director Técnico Responsable de Departamento Técnico Hitos

Fecha de entrega

Aprobación del análisis inicial

07/02/09

Criterios de aceptación

Responsable de la aceptación

Aprobación del Director General

Director de General

Obligaciones y restricciones Este documento tendrá carácter vinculante una vez aprobado. La adopción de las aplicaciones informáticas deberá ser acorde a la estrategia de la empresa, por lo que se requiere la firma del Director General para garantizar el alineamiento estratégico y para impulsar y promover el proyecto internamente. Consideraciones adicionales

Dirección y gestión de las tecnologías de la información

Página 24

Proyecto de migración de aplicaciones a un entorno de software libre en una Pyme Entregable 3, Plan de Proyecto Descripción del entregable ID

E03

Denominación

Plan de Proyecto

Descripción El plan de proyecto incluirá los siguientes apartados: •Definición del proyecto •Análisis de riesgos •Alcance •Calendario y organización del proyecto Documentos que componen el entregable El plan de proyecto se compone de un único documento dividido en los apartados descritos anteriormente. Responsable Director de proyecto (Director Técnico) Recursos necesarios Director Técnico Responsable de Departamento Técnico Hitos

Fecha de entrega

Inicio del proyecto

06/30/09

Criterios de aceptación

Responsable de la aceptación

Visto bueno del Director

Director del Proyecto

Obligaciones y restricciones Será necesaria su aprobación para continuar el proyecto Consideraciones adicionales El plan de proyecto es un documento vivo sometido a posibles modificaciones y cambios

Entregable 4, Manuales de formación Descripción del entregable ID

E04

Denominación

Manuales de formación

Descripción Aunque es evidente que la creación de un manual de formación completo de todas las aplicaciones abordadas en un proyecto como este es inviable, es responsabilidad del equipo de proyecto la recopilación de los diferentes manuales o tutoriales disponibles y su compilación, a fin de que el personal disponga de un apoyo documental para poder consultar dudas, etc. Además se deberán realizar presentaciones en diferentes sesiones de formación a fin de Dirección y gestión de las tecnologías de la información

Página 25

Proyecto de migración de aplicaciones a un entorno de software libre en una Pyme proporcionar al personal información relevante para minimizar el impacto del cambio de aplicaciones, sobre todo en aquellos casos donde la curva de aprendizaje sea mayor o en aplicaciones críticas (contabilidad, por ejemplo). Documentos que componen el entregable •Recopilación de manuales •Presentaciones de formación

Responsable Responsable de Departamento Recursos necesarios Responsable de Departamento Hitos

Fecha de entrega

Aprobación de la propuesta de aplicaciones

07/10/09

Criterios de aceptación

Responsable de la aceptación

Visto bueno del Director de proyecto

Director del Proyecto

Obligaciones y restricciones Consideraciones adicionales

Entregable 5, Informe del resultado de las pruebas piloto Descripción del entregable ID

E05

Denominación

Informe del resultado de las pruebas piloto

Descripción Previamente a la migración se realizará una prueba piloto de migración e integración tanto en el nuevo servidor como en un equipo individual. La prueba consistirá en levantar el nuevo servidor, configurarlo, activar los servicios necesarios y realizar pruebas de integración con un equipo individual con las aplicaciones actuales, con las aplicaciones ofimáticas a utilizar pero sin modificar el sistema operativo y, finalmente, una prueba de migración total. Documentos que componen el entregable Informe de la prueba piloto Responsable Director de proyecto (Director Técnico) Recursos necesarios Director Técnico Responsable de Departamento Técnico Dirección y gestión de las tecnologías de la información

Página 26

Proyecto de migración de aplicaciones a un entorno de software libre en una Pyme Hitos

Fecha de entrega

Aprobación de la propuesta de aplicaciones

07/29/09

Criterios de aceptación

Responsable de la aceptación

Resultados satisfactorios de las pruebas en la maqueta

Director del Proyecto

Obligaciones y restricciones La futura migración no contendrá cambios de configuración ni modificaciones no contempladas en la prueba piloto. En caso de que se considerase necesario incluir alguna aplicación adicional sería necesario garantizar la operatividad previamente en la maqueta. Consideraciones adicionales A la finalización de la migración se instalará el nuevo sistema operativo en el antiguo servidor y se mantendrá en uso la maqueta para realizar pruebas de nuevas aplicaciones.

Entregable 6, Memoria final Descripción del entregable ID

E06

Denominación

Memoria final

Descripción La memoria final describirá la configuración del servidor y de los equipos individual, así como todos aquellos aspectos que deberán conocer los administradores del sistema (tipos de perfil, grupos de trabajos, etc.). También se detallarán las modificaciones realizadas en la configuración de las comunicaciones, reelaborando el diagrama de red incluido en el E01 en caso necesario. Finalmente se realizará una evaluación del proceso de migración, en la que se realizarán encuestas a los usuarios para que definan el grado de satisfacción con las nuevas aplicaciones, las incidencias registradas, estadísticas de rendimiento de los nuevos sistemas y en general todos aquellos indicadores relevantes que puedan ofrecer información acerca del proceso emprendido, a fin de mejorar el servicio y la calidad ofrecida por el departamento. Documentos que componen el entregable •Configuración del servidor •Configuración de los equipos individuales •Definición de perfiles de usuario y privilegios •Definición de los grupos de usuarios •Configuración de las comunicaciones •Evaluación final del proceso de migración •Propuestas de nuevas aplicaciones a implantar

Responsable Director de proyecto (Director Técnico) Recursos necesarios Director Técnico Responsable de Departamento Técnico Hitos

Fecha de entrega

Dirección y gestión de las tecnologías de la información

Página 27

Proyecto de migración de aplicaciones a un entorno de software libre en una Pyme Aprobación del calendario de migración

09/18/09

Criterios de aceptación

Responsable de la aceptación

Finalización del proceso de migración

Director del Proyecto

Obligaciones y restricciones Este documento supone la finalización y aceptación del proyecto Consideraciones adicionales El informe de evaluación podrá ser elevado a la Dirección General para comprobar el éxito del proyecto.

7.3.2

Criterios de terminación del proyecto

Se considerará finalizado el proyecto una vez se encuentre operativo el servidor, con todos los servicios considerados críticos funcionando sin incidencias. Asimismo deberán estar operativos los equipos personales y aquellas aplicaciones definidas como críticas. Será necesario que un 90% de los equipos personales se encuentren operativos para poder dar el proyecto por finalizado.

7.3.3

Procedimiento de gestión de cambios al alcance

Dado que el impacto del proyecto en el negocio es muy alto, cualquier cambio en el alcance del proyecto deberá ser evaluado y aprobado por el Comité de Dirección del proyecto.

7.3.4

Supuestos y limitaciones al alcance

El alcance el proyecto podría verse modificado en función del resultado de las pruebas piloto.

7.3.5

Metodología

Se seguirá el Método del Camino Crítico para la realización del presente proyecto.

7.3.6

Identificación de hitos del proyecto

Se han identificado los siguientes hitos en el proyecto: Denominación

Fecha

Inicio de la ejecución

06/15/09

Elección de las aplicaciones sustitutivas

07/03/09

Revisión y aprobación del calendario de implantación

07/30/09

Aprobación del informe de migración de servicios

08/17/09

Finalización del proyecto

09/21/09

Dirección y gestión de las tecnologías de la información

Página 28

Proyecto de migración de aplicaciones a un entorno de software libre en una Pyme

7.3.7

Plan de recursos

Se realiza a continuación una descripción de los recursos participantes en la migración, sus roles y responsabilidades. El comité de coordinación está formado por: Nombre

Cargo

Alberto Gutiérrez

Director General

Carlos Polo

Director Técnico

Ana Vela

Responsable del Departamento de Redes

El equipo del proyecto está constituido por: Nombre Rol

Empresa

Carlos Polo

Director de proyecto

Xtel

Ana Vela

Equipo de proyecto

Xtel

Pablo Rial

Equipo de proyecto

Xtel

Soporte

Open Systems

Dirección y gestión de las tecnologías de la información

Página 29

Proyecto de migración de aplicaciones a un entorno de software libre en una Pyme

7.4

Calendario y organización del proyecto

Se presenta a continuación un diagrama de Gantt con el calendario del proyecto.

7.4.1

Diagrama de Gantt

Dirección y gestión de las tecnologías de la información

Página 30

Proyecto de migración de aplicaciones a un entorno de software libre en una Pyme

Dirección y gestión de las tecnologías de la información

Página 31

Proyecto de migración de aplicaciones a un entorno de software libre en una Pyme

Dirección y gestión de las tecnologías de la información

Página 32

Proyecto de migración de aplicaciones a un entorno de software libre en una Pyme

7.4.2

Descripción de las actividades

En las siguientes fichas se resumen las actividades desarrolladas en el diagrama del plan de proyecto. Título

Análisis de la situación inicial.

ID

A01.

Objeto

Definir la situación de partida de la empresa y realizar un recuento de las aplicaciones y sistemas que es necesario migrar.

Recursos

Director General. Director Técnico. Responsable de Departamento. Técnico.

Duración

10 días.

Dependencias

Ninguna.

Entregables

E01. Análisis del estado de la organización.

Observaciones

Esta tarea es de vital importancia para el proyecto, ya que supone la descripción general de la empresa y el inventario de HW y SW, que deberá ser muy minucioso y exhaustivo a fin de evitar posteriores problemas.

Título

Elaboración de la propuesta de sistemas sustitutivos.

ID

A02

Objeto

Estudiar las funcionalidades necesarias, las alternativas que ofrece el mercado y definir las aplicaciones que finalmente serán implantadas en la empresa.

Recursos

Director General. Director Técnico. Responsable de Departamento. Técnico.

Duración

4,5 días.

Dependencias

A01.

Entregables

E02. Propuesta de aplicaciones y sistemas sustitutivos.

Observaciones

Se requiere la validación del Director General. La elección de las aplicaciones supone un hito del proyecto.

Título

Formación.

ID

A03.

Objeto

Esta fase se subdivide a su vez en dos tareas, por un lado la preparación de la formación interna que deberá impartirse a los usuarios de las aplicaciones y por otra la formación del personal

Dirección y gestión de las tecnologías de la información

Página 33

Proyecto de migración de aplicaciones a un entorno de software libre en una Pyme técnico sobre los sistemas a migrar. Recursos

Responsable de Departamento. Técnico.

Duración

15 días.

Dependencias

A02.

Entregables

E03. Manuales de formación.

Observaciones

Una vez realizada la elección de las aplicaciones sustitutivas se comenzará a preparar la documentación interna. Para la formación externa del técnico se ha dejado una semana de margen. El motivo es el siguiente: aunque de antemano y tras las reuniones con el proveedor externo del soporte (que presta además la formación).

Título

Prueba piloto.

ID

A04.

Objeto

Realizar las pruebas necesarias previas a la migración para garantizar la mayor probabilidad de éxito posible

Recursos

Director de proyecto. Responsable de Departamento. Técnico.

Duración

9 días.

Dependencias

A03 (formación técnica).

Entregables

E05. Informe del resultado de las pruebas piloto

Observaciones

Título

Migración del Servidor de aplicaciones.

ID

A05.

Objeto

Realizar las acciones previas preparatorias para la migración de los servicios y llevar a cabo la migración del servidor (puesta en marcha del nuevo servidor e integración con los ordenadores actuales).

Recursos

Director de proyecto. Responsable de Departamento. Técnico.

Duración

11,2 días.

Dependencias

A04.

Entregables

E05. Informe del resultado de las pruebas piloto.

Observaciones

La migración se llevará a cabo durante un fin de semana a fin de minimizar el impacto en la actividad de la empresa.

Dirección y gestión de las tecnologías de la información

Página 34

Proyecto de migración de aplicaciones a un entorno de software libre en una Pyme

Título

Migración de los ordenadores

ID

A06.

Objeto

Migrar los equipos personales, tanto el SO como las aplicaciones

Recursos

Técnico.

Duración

28 días.

Dependencias

A05.

Entregables Observaciones

Durante las pruebas de integración del servidor se aprovechará la disponibilidad del técnico para realizar la instalación de aplicaciones sustitutivas compatibles con el SO actual en varios ordenadores a fin de que el personal se habitúe a su uso. La fase de migración como tal se llevará a cabo una vez migrados los servicios. Se realizará simultáneamente con la verificación del rendimiento y de pruebas de funcionamiento y comenzará la última semana de agosto. Se pretende con esto comenzar a la vuelta de las vacaciones de los usuarios.

Título

Evaluación de la migración.

ID

A07.

Objeto

Realizar la evaluación final del proceso de migración.

Recursos

Técnico.

Duración

25 días.

Dependencias

A05.

Entregables

E06.

Observaciones

Esta fase corresponde con el cierre del proyecto. La aprobación de la memoria final supone la finalización del mismo.

Dirección y gestión de las tecnologías de la información

Página 35

Proyecto de migración de aplicaciones a un entorno de software libre en una Pyme

7.5

Valoración económica

A continuación se describen las principales magnitudes económicas del proyecto.

7.5.1

Recursos humanos

En la siguiente figura se muestra el desglose de los costes de recursos humanos para cada una de las fases:

Figura 3. Costes de recursos humanos por fase.

Dirección y gestión de las tecnologías de la información

Página 36

Proyecto de migración de aplicaciones a un entorno de software libre en una Pyme El coste por cada uno de los recursos humanos lo podemos ver en la siguiente figura:

Figura 4. Costes totales de cada recurso. Las tarifas por recurso se muestran en la siguiente tabla: Nombre

€/día

Director técnico

408

Responsable de Departamento

336

Técnico

290

Director General

600

7.5.2

Otros gastos

En la siguiente tabla se recogen otros gastos del proyecto: Concepto

Coste (€)

Adquisición nuevo servidor

1942

Formación técnica

2014

Soporte durante la migración

3451

7.5.3

Presupuesto de ejecución

El presupuesto total de ejecución se resume en la siguiente tabla:

Concepto

Coste (€)

Recursos humanos

28013.4

Otros gastos

7407

TOTAL

35420.4

Dirección y gestión de las tecnologías de la información

Página 37

Proyecto de migración de aplicaciones a un entorno de software libre en una Pyme

8 Tecnología Se describen a continuación las diferentes aplicaciones empleadas para la migración. No se pretende un nivel de detalle exhaustivo, pero sí aportar una justificación de por qué se han adoptado dichas aplicaciones frente a otras posibles.

8.1

Software libre, aspectos tecnológicos

Aunque una descripción del movimiento del software libre o software de fuentes abiertas está claramente fuera del alcance de este proyecto, se realiza a continuación una breve descripción de los aspectos tecnológicos que rodean a este movimiento. Para información adicional se recomienda consultar la bibliografía. El término Free Software (software libre) se concibió inicialmente como un concepto ético, más que como una definición tecnológica. La evolución del movimiento y la ambigüedad de la palabra free (en inglés significa tanto gratuito como libre) llevó a la aparición en los años 90 del concepto Open Source (software de fuentes abiertas). En este caso los aspectos éticos del movimiento quedan supeditados a los aspectos técnicos: este movimiento se basa en el acceso al conocimiento sin restricciones como forma de mejorar la calidad del software, permitir desarrollos más rápidos y facilitar el aprendizaje. El movimiento Open Source busca pues la excelencia técnica. Se han definido cuatro libertades que definen cuándo el software es software libre. Analicemos estas libertades desde un punto de vista técnico: Libertad 0: uso del código con cualquier propósito. Es decir, es posible utilizar el software libre con propósitos comerciales o para fines profesionales. Libertad 1: acceso al código fuente. Esto permite estudiar el código, lo cual es útil para fomentar el conocimiento, pero también permite la detección de errores en el software. Uno de los problemas del SW privativo es que, ante la aparición de errores, el distribuidor puede solventarlos o decidir no hacerlo. Esta decisión se basará en los recursos que deberá destinar para realizar la reparación y en el número de usuarios afectados, con lo cual está en manos del proveedor el proporcionar una solución a un problema, sin que el usuario tenga ni siquiera oportunidad de resolver el error por su cuenta, por lo cual el SW libre proporciona una clara ventaja técnica en este caso. Libertad 2: distribución del software. Esta libertad permite que se hagan copias del software y se difundan sin restricciones. La difusión del software ha propiciado el nacimiento de comunidades creadas en torno a un proyecto de software libre, cuyo modelo se está exportando también al software privativo. La comunidad es la que realiza las pruebas del software, propone mejoras, aporta soluciones a los problemas detectados, etc. A la hora de decidir migrar al SW libre es conveniente comprender que para obtener soporte o incorporar una nueva funcionalidad a una aplicación, no se puede utilizar el esquema de distribuidor-cliente, sino que existe una comunidad con sus reglas jerárquicas y protocolos de comportamiento. Libertad 3: mejora y distribución del software. Obviamente esto permite que las aplicaciones Dirección y gestión de las tecnologías de la información

Página 38

Proyecto de migración de aplicaciones a un entorno de software libre en una Pyme puedan ser mejoradas por personas y empresas y garantiza que las mejoras podrán ser accesibles, lo que redunda en la calidad técnica del software. Aunque es complicado establecer generalidades, ya que cada aplicación o sistema tiene sus propias características, en general se puede afirmar que, tecnológicamente, los sistemas operativos de fuentes abiertas son estables, seguros y basados en estándares abiertos. Sí es posible afirmar que, actualmente el software de fuentes abiertas es una alternativa tecnológicamente a la altura del software privativo. En algunos casos existen aplicaciones abiertas que son superiores técnicamente a sus equivalentes en SW privativo, como puede ser el navegador Firefox o el servidor Apache.

8.2

Aplicaciones de servicios y administración

No se pretende mostrar en este apartado un recuento exhaustivo de los sistemas operativos y aplicaciones que se pretende instalar en Xtel. Se enumeran a continuación las aplicaciones de sistema y servidores que pueden encontrarse actualmente en software de fuentes abiertas. Existen para cada elemento de la lista distintos programas distribuidos bajo diferentes licencias, para más información se recomienda consultar la bibliografía. •Servidor

Web

•Servidor

DNS

•Servidor

FTP

•Servidor

DHCP

•Servidor

de impresión

•Servidor

de correo electrónico

•Servidor

de autenticación y acceso

•Servidor

de mensajería instantánea

•Proxy •Cortafuegos •Antivirus •Copia

de seguridad

•Gestión

de red

Dirección y gestión de las tecnologías de la información

Página 39

Proyecto de migración de aplicaciones a un entorno de software libre en una Pyme •Virtualización •Administrador

de bases de datos

•Administración •Aplicaciones •Intranets •Gestión

de back office y front office

y portales corporativos

de proyectos

•Sistemas

8.3

y control remoto

de control de incidencias

Aplicaciones de usuario y escritorio

Existen en la actualidad una amplia variedad de aplicaciones de software libre que cubren la mayor parte de las necesidades de los usuarios. Se ofrece a continuación una lista de algunas de las clases de aplicaciones más usuales que se pueden encontrar bajo algún tipo de licencia abierta. Si se desea un listado exhaustivo de aplicaciones, se recomienda consultar la bibliografía y los enlaces que se proporcionan al final del presente documento: •Procesador

de texto

•Hoja

de cálculo

•Base

de datos

•Presentaciones •Organizadores •Visores

de información personal (PIM)

y generadores de documentos electrónicos (PDF, PS, etc.)

•Sincronización

de dispositivos

•Maquetación •Creación •Gestión

de diagramas

de proyectos

•Compresores

y descompresores

Dirección y gestión de las tecnologías de la información

Página 40

Proyecto de migración de aplicaciones a un entorno de software libre en una Pyme •Grabación

de CD y DVD

•Navegador •Correo

Web

electrónico

•Telefonía

IP

•Lectores

de noticias

•Mensajería

instantánea

•Reproducción

y edición de video

•Reproducción

y edición de audio

•Contabilidad

y facturación

•Fotografía •CAD/CAM •Edición

de gráficos vectoriales

•Edición

de gráficos 3D

A modo de ejemplo y, dado que son las aplicaciones de código abierto que se han utilizado para elaborar este proyecto, se describen a continuación tres aplicaciones de fuentes abiertas que gozan de gran popularidad. Por supuesto estos programas son solamente un ejemplo dentro de todos los proyectos y aplicaciones de código abierto actualmente disponibles, pero se ha considerado interesante realizar esta pequeña reseña como ejemplo de que actualmente es posible disponer de las herramientas necesarias para llevar a cabo una tarea profesional utilizando programas de código abierto. Las aplicaciones reseñadas a continuación se pueden ejecutar en sistemas operativos basados en software privativo o en sistemas operativos libres (salvo la PDF Creator). Esto las hace muy adecuadas para que el usuario se habitúe a ellas sin necesidad de migrar también el entorno de su ordenador, migrándolo posteriormente. Esta es la opción que se ha elegido en este proyecto, al considerar que, de esta forma, el impacto para el usuario es menor.

Dirección y gestión de las tecnologías de la información

Página 41

Proyecto de migración de aplicaciones a un entorno de software libre en una Pyme

8.3.1

OpenOffice

Dada su relevancia, y por haberse realizado el presente proyecto utilizando esta aplicación, se describe brevemente OpenOffice como ilustración del estado de la tecnología basada en fuentes abiertas. OpenOffice.org es un proyecto basado en fuentes abiertas cuya primera versión se lanzó en abril de 2002. Utiliza una licencia LGPL (GNU Lesser General Public License) y está patrocinado por la empresa Sun Microsystems. OpenOffice es una suite ofimática o grupo de programas que compite directamente con Microsoft Office. En la siguiente tabla se describe la equivalencia de aplicaciones entre ambas distribuciones: MS Office

Open Office

Tipo de aplicación

Word

Writer

Procesador de textos

Excel

Calc

Hoja de cálculo

Power Point

Impress

Diseño de diapositivas presentaciones

Access

Base

Base de datos

y

Adicionalmente existen dos programas en el paquete de OpenOffice, Math, un editor de fórmulas matemáticas similar a Microsoft Equation Edition y Draw, una aplicación de edición gráfica que combina funcionalidades presentes en MS Visio, Corel Draw o MS Publisher. Las funcionalidades que ofrece OpenOffice son similares a las del paquete ofimático de Microsoft. La ventaja que presenta una migración a este entorno es que su curva de aprendizaje es muy corta, ya que básicamente el sistema de menús es muy similar al de MS Office. Es decir, la adaptación a esta suite es similar a la de la actualización a una versión superior de SW privativo, desde el punto de vista del periodo de aprendizaje. Se debe mencionar que el formato nativo de OpenOffice, OpenDocument (con extensión ODT), es la norma ISO, con el número 26300.

Dirección y gestión de las tecnologías de la información

Página 42

Proyecto de migración de aplicaciones a un entorno de software libre en una Pyme

8.3.2

Open Proj

Open Proj es una aplicación de gestión de proyectos. Se realiza una breve descripción de la aplicación ya que al igual que OpenOffice se ha utilizado para la realización de este proyecto. En el entorno profesional el dominio de la aplicación MS Project es muy amplio, siendo casi un estándar de facto. Existen varias aplicaciones de SL que tratan de competir con este dominio hegemónico: Open Workbench o Gantt Project. La elección de Open Proj como apoyo para la planificación del proyecto de migración se ha basado en que ofrece funcionalidades muy similares a MS Project, con una curva de aprendizaje muy corta y que además es una aplicación multiplataforma, ya que está programada en Java, lo que permite su ejecución en cualquier plataforma con soporte de Java. La aplicación trabaja con diagramas de Gantt y permite manejar calendarios, asignar recursos, calcular costes, etc.

8.3.3

PDF Creator

PDF Creator es un generador de documentos en formato PDF para entornos Microsoft Windows.

Dirección y gestión de las tecnologías de la información

Página 43

Proyecto de migración de aplicaciones a un entorno de software libre en una Pyme

Anexo I. Planificación del proyecto Se ha recogido en un blog el proceso de realización del proyecto. Se puede consultar en la siguiente dirección: http://jorgehminguez.blogspot.com En el blog se han ido incluyendo los bloques y apartados que conforman este trabajo según se han ido creando, así como artículos complementarios y reflexiones sobre el tema tratado que quedaban fuera del alcance de este documento. Básicamente y por establecer el orden cronológico, se presenta a continuación una representación gráfica de los aspectos básicos tratados para la redacción de este proyecto:

Dirección y gestión de las tecnologías de la información

Página 44

Proyecto de migración de aplicaciones a un entorno de software libre en una Pyme

Anexo II. Glosario de términos CRM. Customer Relationship Management. Sistema de información de apoyo a la gestión de las relaciones con los clientes. ERP.

Enterprise resource planning. Sistemas de información asociados a la planificación de negocio.

FOSS. Free and Open Source Software, Software Libre y de Fuentes Abiertas. GLP.

Licencia Pública General de GNU, modalidad de licencia que garantiza la distribución del software protegiendo los derechos del autor.

GNU. GNU is Not Unix, se trata de un acrónimo recursivo que utilizó Richard Stallman para su proyecto de crear un sistema operativo libre. Asociado al proyecto GNU se creó la Software Free Foundation que entre otras actividades aloja proyectos, ha contribuido a la definición de licencias, alberga directorios de software, etc. HW.

Abreviatura de hardware.

ISP.

Proveedor de servicios de Internet, por sus siglas en inglés (Internet Service Provider).

SFA.

Software de fuentes abiertas.

SL.

Software libre. Aunque ideológica y cronológicamente los términos SL y SFA son distintos, en la mayor parte de este trabajo se han utilizado indistintamente ambos.

SW.

Abreviatura de software.

TIC.

Tecnologías de la Información y la Comunicación.

VPN. Red privada virtual, por sus siglas en inglés (Virtual Private Network).

Dirección y gestión de las tecnologías de la información

Página 45

Proyecto de migración de aplicaciones a un entorno de software libre en una Pyme

Anexo III. Bibliografía Documentación VVAA: Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en la empresa española 2008. AETIC, 2008. VVAA: Informe e-pyme 2008. Análisis sectorial de la implantación de las TIC en la pyme española. FUNDETEC, 2008. SÁEZ, DANIEL; PERIS, MARTÍN; ROCA, RICARD; ANES, ANES: Migración a Software Libre. Guía de Buenas Prácticas. AIMEE, 2007. CARR, NICOLAS G.: It doesn't matter. Harvard Business Review, Mayo 2003. TORRENT, JOAN: TIC, Productivitat i creixement econòmic: la contribució empírica de Jorgenson, Ho i Stiroh. UOC Papers, número 2, 2006. HNIZDUR, S.;BRISCOE-SMITH, C.P.: Directrices IDA de migración a software de fuentes abiertas. Netproject Ltd, 2003.

Páginas Web http://www.sourcepyme.org/ www.cenatic.es http://www.gnulinex.net/web-nueva/ http://www.planavanza.es/LineasEstrategicas/AreasDeActuacion/EjeDesarrolloDelSectorTIC/Softw areLibre/ http://www.adn.es/local/valencia/20090603/NWS-1450-Lliurex-Pymes-utilizaran-permitiraprograma.html

Dirección y gestión de las tecnologías de la información

Página 46