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• Luis Sima

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PROCESOS ESTRUCTURALES UNIDAD 1 GENERALIDADES 1.1. Concepto de diseño organizacional y su importancia en el desarrollo de la organización. Es el arte de organizar el trabajo y crear mecanismos de coordinación que faciliten la implementación de la estrategia, el flujo de procesos y el relacionamiento entre las personas y la organización, con el fin de lograr productividad y competitividad. Es el conjunto de medios que maneja la organización con el objeto de dividir el trabajo en diferentes tareas y lograr la coordinación efectiva de las mismas. HENRY MINTZBERG: es aquel proceso que logra coherencia entre sus componentes y que no cambia un elemento sin evaluar las consecuencias en los otros. CHIAVENATTO: Es un proceso planificado de modificaciones culturales y estructurales, que visualiza la institucionalización de una serie de tecnologías sociales, de tal manera que la organización quede habilitada para diagnosticar, planificar e implementar esas modificaciones con asistencia de un consultor. Es un esfuerzo educacional muy complejo, destinado a cambiar las actitudes, valores, los comportamientos y la estructura de la organización, de modo que esta pueda adaptarse mejor a las nuevas coyunturas, mercados, tecnologías, problemas y desafíos que surgen constantemente A través del diseño de la estructura de la organización busca el logro de un adecuado grado de eficacia y eficiencia de la organización, con esto el gran reto del diseño organizacional, es la construcción de una estructura y puestos de trabajo, flexibles, sencillos alineados con estrategia, los procesos, la cultura y el nivel de evolución de la organización, con el fin lograr los resultados y la productividad mediante la organización del trabajo y la distribución adecuada de las cargas laborales. Una estructura es eficaz si facilita el logro de los objetivos. Una estructura es eficiente si permite esa consecución con el mínimo de costo o evitando consecuencias imprevistas para la organización y así facilitar el flujo de información y de toma de decisiones para satisfacer las demandas de los clientes, proveedores y agencias reguladoras.

ELABORADO: M.A. MARIA GORETTI CASTILLO MANZANO

El propósito fundamental de la estructura es coordinar el trabajo que se ha dividido y tiene un efecto importante en la conducta y actitud de los individuos que la integran, ya que en la medida en que la estructura de una organización reduce la ambigüedad o confusión para los empleados y aclara preocupaciones sobre que tienen que hacer, como tienen que hacerlo, a quién le reportan y a quién pueden acudir si tienen problemas, moldea sus actitudes, los motiva y les hace más fácil aumentar su desempeño. Existen 9 principios de la organización, pero nosotros solo veremos cuatro de ellos que son las piedras angulares del Diseño Organizacional los cuales son:

PRINCIPIOS

LA DIVISION DEL TRABAJO

Es la separación y delimitación de las actividades, con el fin de realizar una función con la mayor precisión, eficiencia y el mínimo de esfuerzo, dando lugar a la especialización y perfeccionamiento en el trabajo.

DEPARTAMENTA LIZACION.

Es la división y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades específicas, con base en su similitud.

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JERARQUIA

Es la disposición de las funciones de una organización por orden de rango, grado o importancia, agrupados de acuerdo con el grado de autoridad y responsabilidad que posean, independientemente de la función que realicen.

COORDINACI ON

Es la sincronización de los recursos y de los esfuerzos de un grupo social, con el fin de lograr oportunidad, unidad, armonía y rapidez, en el desarrollo y la consecución de los objetivos.

FUNCIONAL

Es común en las empresas industriales; consiste en agrupar las actividades análogas según su función principal.

GEOGRAFICA

POR CLIENTES

TIPOS DE DEPARTAMENTA LIZACION.

POR PROCESOS O EQUIPO

POR PRODUCTO

POR SECUENCIA

Por lo general se aplica en empresas comerciales, principalmente almacenes, y su función consiste en crear unidades cuyo interés primordial es servir a los distintos compradores o clientes. En la industria, el agrupamiento de equipos en distintos departamentos reportará eficiencia y ahorro de tiempo; así como también en una planta automotriz, la agrupación por proceso.

Es característica de las empresas fabricantes de diversas líneas de productos, la departamentalización se hace en base a un producto o grupo de productos relacionados entre sí.

Utilizada en empresas productoras que trabajan sin interrupción los tres turnos, para controlar cada uno de los turnos; o cuando se trate de labores que manejen una gran cantidad de números o letras.

1. Funcional. Es común en las empresas industriales; consiste en agrupar las actividades análogas según su función principal.

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2. Por producto. Es característica de las empresas fabricantes de diversas líneas de productos, la departamentalización se hace en base a un producto o grupo de productos relacionados entre sí.

3. Geográfica o por Territorios

4. Por clientes Por lo general se aplica en empresas comerciales, principalmente almacenes, y su función consiste en crear unidades cuyo interés primordial es servir a los distintos compradores o clientes.

5. Por Proceso o Equipo En la industria, el agrupamiento de equipos en distintos departamentos reportará eficiencia y ahorro de tiempo; así como también en una planta automotriz, la agrupación por proceso. ELABORADO: M.A. MARIA GORETTI CASTILLO MANZANO

6. Por Secuencia Es utilizada en empresas productoras que trabajan sin interrupción los tres turnos, para controlar cada uno de los turnos; o cuando se trate de labores que manejen una gran cantidad de números o letras.

 Jerarquización. Es la disposición de las funciones de una organización por orden de rango, grado o importancia, agrupados de acuerdo con el grado de autoridad y responsabilidad que posean, independientemente de la función que realicen.

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La jerarquización implica la definición de la estructura de la empresa por medio del establecimiento de centros de autoridad que se relacionen entre si con precisión. Reglas. Su observancia es indispensable cuando se jerarquiza. 1. Los niveles jerárquicos establecidos dentro de cualquier grupo social, deben ser los mínimos e indispensables. 2. Se debe definir claramente el tipo de autoridad de cada nivel (lineal, funcional y/o staff).

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 Coordinación. Es la sincronización de los recursos y de los esfuerzos de un grupo social, con el fin de lograr oportunidad, unidad, armonía y rapidez, en el desarrollo y la consecución de los objetivos. En conclusión, el Diseño Organizacional es un proceso o una serie de pasos sistematizados, cuyo fin es hacer una Estructura Organizacional interna y externa de una empresa, para lo que nos pide que elaboremos una estrategia para estructurar los elementos de acuerdo a las necesidades de la empresa; de igual manera es importante señalar que la mayoría de las empresas lo hacer por medio de un nivel jerárquico( por medio de áreas y designar a la persona adecuada), esto implica que hay que analizar y elaborar un perfil de cada cargo o área, una vez que tengamos bien claro esto se busca al personal que cumpla con los perfiles, luego se le da una capacitación , se debe de hacer una valoración, también se deben de realizar organigramas de reemplazo para cuando falte algún personal no se quede sin nadie en el cargo y no haya un desorden y por ultimo una vez que ya tengamos esto se debe de hacer una continua evaluación acerca del desempeño de cada área.

1.2

El enfoque sistemático de la organización

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Las Organizaciones son el objeto de estudio de la Ciencia de la Administración SISTEMA.- Es un conjunto de "elementos" relacionados entre sí, de forma tal que un cambio en un elemento afecta al conjunto de todos ellos ORGANIZACIÓN.- Son sistemas sociales diseñados para lograr metas y objetivos por medio de los recursos humanos o de la gestión del talento humano y de otro tipo. Las organizaciones como sistemas son un todo, hay que visualizarlos como sistemas y un sistema es un conjunto de elementos interactuantes que requiere del ambiente para sus necesidades. Las organizaciones como sistemas cuentan con las siguientes características:    

Conseguir los fines y objetivos perseguidos, es decir tienen una finalidad específica. Globalismo o totalidad, es decir que todas sus partes son interactuantes y la falta de algún elemento sería caótico, en otras palabras mantener su cohesión interna. Adaptarse al medio y a la situación dentro de la que han de desenvolverse. Considerar un equilibrio interno.

Un sistema consta de cuatro elementos primordiales:    

Entradas: Mediante ellas el sistema consigue los recursos e insumos necesarios para su alimentación y nutrición. Procesamiento: Transforma las entradas en salidas o resultados Salidas: Resultado de la operación del sistema. Por medio de ella el sistema envía el producto resultante al ambiente externo. Retroalimentación: Constituye una acción de retorno; es positiva cuando la salida por ser mayor estimula y amplía las entradas para incrementar el funcionamiento del sistema, es negativa cuando la salida por ser menor restringe y reduce la entrada para disminuir la marcha del sistema.

Existen dos tipos de sistemas: * Sistema Abierto * Sistema Cerrado

1.2.1 SISTEMA ABIERTO ELABORADO: M.A. MARIA GORETTI CASTILLO MANZANO

Es un sistema que es influenciado por el medio ambiente y éste influye sobre él, ambos actúan mutuamente, dependen uno del otro pero a su vez los dos se benefician. Daft, R. L. (1998). Debe saber interactuar con el ambiente ya que necesita sus recursos y ayuda del mismo, debe cambiar y adaptarse de manera continua para sobrevivir y desarrollarse. Entonces, un sistema abierto es un conjunto de elementos dinámicamente relacionados, en interacción que desarrollan una actividad para lograr un objetivo, operando con datos, energía, materia, unidos al ambiente que rodea el sistema y para suministrar información, energía, materia. Un ejemplo es que todos los sistemas biológicos son sistemas abiertos, para mantenerse vivo debe tomar energía y material del exterior, de igual manera beneficiará proporcionando energía, calor, oxígeno y otros elementos importantes. Las cuatro características más destacadas en la naturaleza de los sistemas abiertos son: 1. Interacción con el entorno. Son los intercambios que hace la organización buscando recursos fuera para ingresarlos a fin de lograr su supervivencia. 2. Sinergia. La suma de todas las acciones ejecutadas por la organización es mayor que el resultado de las acciones individuales de cada una de sus partes. 3. Equilibrio económico. Es el proceso de mantener la estabilidad a través de la consecución de recursos en el entorno, la producción de bienes y servicios que son adquiridos por los clientes, la recuperación de los recursos financieros invertidos a partir de la venta y la consecución de bienes y servicios para reiniciar nuevamente el ciclo de actividades. 4. Equidad. Los sistemas abiertos alcanzan los objetivos organizacionales por medios diferentes, lo que significa que los recursos pueden ser utilizados de muchas maneras para obtener diversos resultados satisfactorios. Es aquel que recibe energía desde el exterior y por ende consta de un flujo continuo que le permite generar trabajo en forma permanente.

Sistema Cerrado Un sistema cerrado o sistema aislado es un sistema que no interacciona con otros agentes físicos situados fuera de él y por tanto no está conectado "causalmente" ni correlacionalmente con nada externo a él. Los sistemas cerrados no presentan intercambio con el medio ambiente que los rodea, son herméticos a

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cualquier influencia ambiental. No reciben ningún recurso externo y nada producen que sea enviado hacia fuera. Un sistema cerrado es aquel que solo utiliza sus propios recursos. En un sistema cerrado solo se puede generar trabajo, a costa de las inhomogeneidades del sistema. Una vez consumida las concentraciones el sistema llega al punto medio, con entropía máxima, y ya no se puede obtener trabajo útil.

1.2.2 TEORIA DEL CAOS Las organizaciones al ser consideradas sistemas abiertos, constantemente sufren cambios, debido a que son afectadas por el entorno al que se exponen. Dichos cambios afectan de forma directa pueden ser positiva o negativamente en el cumplimiento de las metas u objetivos que las organizaciones pretenden alcanzar en su quehacer diario. El Caos es una propiedad de muchos sistemas dinámicos no lineales siendo su concepto fundamental para determinar si es o no posible predecir el futuro de tales sistemas a partir de los datos actuales y con qué exactitud. La teoría del caos es la ciencia del proceso, el intento del conocimiento de lo que va a suceder, no de lo que es o de lo que permanecerá. Con ella lo desconocido se interpreta desde un punto de vista global, dejando de considerarlo desde el punto de vista del orden. Se acepta la paradoja que convierte en inseparables lo simple y lo complejo. Según Levy esta teoría postula que “conjuntos simples de relaciones deterministas pueden producir resultados regulares imposibles de pronosticar”. Las organizaciones no son sistemas en equilibrio, ya que siempre están en un proceso de cambio, originado el cambio con su contexto. El reconocimiento de ser sistemas implica que todos sus elementos están interrelacionados entre sí, por lo tanto un cambio en cualquiera de estos, necesariamente afectará sobre todos los demás. Levy reconoce cinco elementos mediante los cuales la Teoría del Caos realiza aportes a la conducción de las organizaciones: 1. La planificación a largo plazo es muy difícil: con el paso del tiempo las pequeñas perturbaciones pueden multiplicarse debido a las relaciones no lineales y a la naturaleza no estable del sistema. La utilización de modelos

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más complejos y precisos no siempre es garantía de la obtención de mejores pronósticos. Las organizaciones no alcanzan un equilibrio estable: los sistemas ampliamente conectados con el entorno no alcanzan un equilibrio estable, no logrando pasar exactamente por el mismo lugar más de una vez. Un cambio dramático puede producirse en forma inesperada: la aparición de cualquiera de las “cuatro fuerzas competitivas de Porter” puede generar una repercusión muy importante sobre la organización. Pueden hacerse pronósticos a corto plazo y predicciones de patrones: en los sistemas caóticos se observa, en el corto plazo, un grado sorprendente de orden. O sea que las predicciones sobre las que se basa la selección de la estrategia, pueden tener un aceptable grado de cumplimiento en horizontes temporales cortos. Se necesitan pautas para enfrentar la complejidad y la incertidumbre: es necesario adoptar estrategias simplificadoras para orientar las decisiones que se toman en un mundo de muy complejas interacciones.

En la teoría del caos, existen tres conceptos claves: El control: Los individuos saben muy bien que la obsesión de “mantener el control” es un trabajo activo hacia la consecución de un fin. La creatividad: Cuando aceptamos la incertidumbre, como una característica de la vida, cuando aceptamos el caos, es entonces que aparece la creatividad. La sutileza: Aceptar la incertidumbre y permitir que fluya la imaginación, nos permitirá, al mismo tiempo, poner atención a los pequeños detalles que pueden provocar cambios significativos en las personas. El efecto mariposa: ese pequeño cambio que puede generar en consecuencia un cambio enorme. En términos generales, la teoría del caos sostiene que la realidad es un continuo orden, desorden y orden, etc. y trata de entender qué leyes rigen el paso de una etapa a otra y que del caos nacen nuevas estructuras, llamadas estructuras “disipativas”

1.2.3 Subsistemas Organizacionales Los departamentos de una organización actúan como subsistemas y ayudan a distinguir el diseño de la organización. En efecto, la supervivencia del sistema no sería posible sin un flujo continuo de transformación y producción. El sistema ELABORADO: M.A. MARIA GORETTI CASTILLO MANZANO

recibe suficientes recursos para mantener su operación, y saca los recursos transformados hacia el medio ambiente, en cantidad suficiente para que el ciclo continúe, por ejemplo. EI organismo recibe insumos de la sociedad en diversas formas: personal, materiales, dinero, información; transforma estos insumos en productos, servicios; y paga sueldos y salarios al personal del organismo para mantener su participación. Los subsistemas pueden dividirse en internos y externos. Internos:  







Subsistema de producción: Mediante el cual se realiza la transformación de insumos y la información a productos. Subsistema de apoyo: Permite que se den condiciones favorables para funcionamiento del sistema, dándole soporte en sus transacciones con el medio. Subsistemas de mantenimiento: Preserva el sistema. Básicamente se encarga de vincular al elemento humano con los objetivos del mismo. Los sistemas de recompensa y sanciones son subestructuras de mantenimiento que requieren estar dentro de una homeóstasis. Subsistema de adaptación: Su finalidad es ajustar el sistema a los cambios en el medio, ayudando a evitar que se interrumpan el recibo de insumos y la exportación de productos. Subsistema gerencial: Compuesto por el ciclo de las actividades necesarias para coordinar, controlar y dirigir a los otros subsistemas por medio de estructuras administrativas, reguladoras y de seguridad.

Externos:   

Clientes Proveedores Competidores

En general se puede decir que dentro de los sistemas siempre están integrado por los subsistemas y todos están interconectados para tener una relación favorable con el ambiente externo y sobre todo con el ambiente interno de la organización. Son interdependientes entre sí y un cambio en cualquiera de ellos interviene en las demás, es por ello que independientemente de la naturaleza del cambio que se implante en una empresa, este debe ser planeado y debe ser predicho de un estudio que muestre el impacto en todo el sistema. ELABORADO: M.A. MARIA GORETTI CASTILLO MANZANO

Enfoque de Kast y Rosenzweig: 









El subsistema psicosocial. Está formado por individuos y grupos en interacción (formal e informal) y abarca todo lo que se refiere al comportamiento humano dentro de la organización. Incluye la motivación, posiciones, funciones y relaciones, así como la dinámica de los grupos y los sistemas de influencia (sindicatos por ejemplo) afectado por sentimientos, valores, actitudes, expectativas y aspiraciones personales. Esas fuerzas crean el clima y la cultura organizacional dentro de los cuales los participantes realizan sus actividades y desempeñan sus tareas, por lo que también forman parte importante del subsistema. El subsistema estructural. Se refiere a las formas en que las tareas de la organización son divididas (diferenciación) y coordinadas (integración), por lo proceso administrativo denominada “organización”. En un sentido formal, la estructura organizacional está determinada por los estatutos de la organización, por las descripciones de puestos y la jerarquía, así como por reglas y procedimientos dictados. Asimismo tiene que ver con los esquemas de autoridad, la comunicación y el flujo de trabajo que se desprende de las relaciones entre los miembros. El subsistema técnico o tecnológico. Está relacionado con el conocimiento requerido para el desempeño de las tareas organizacionales, incluyendo las técnicas y la tecnología utilizadas para poder convertir o transformar las entradas (insumos) en resultados o salidas (productos o servicios). Éste es un conocimiento condicionado por los objetivos y tareas que la organización se plantea y por el nivel de avance tecnológico de la sociedad en la cual está inmerso el sistema. El subsistema administrativo o gerencial. Tiene a su cargo la coordinación de todos los otros subsistemas, por lo que interactúa con toda la organización: la relaciona con su medio, fija las metas, desarrolla los planes estratégicos y operativos, diseña la estructura y establece los procesos de medición del desempeño y control. El subsistema de metas y valores. En él se conjuntan los objetivos explícitos e implícitos (no acordados formalmente) de la organización, así como aquellos ideales que les dan esencia. Se debe comprender que la organización asimila muchos de los valores del medio ambiente que la rodea, por lo que debe lograr ciertas metas determinadas por el sistema, a fin de cumplir con una función para la sociedad y responder a los requerimientos sociales. Son interdependientes entre sí y un cambio en cualquiera de ellos interviene en las demás, es por ello que independientemente de la naturaleza del cambio que se implante en una empresa, este debe ser

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planeado y debe ser predicho de un estudio que muestre el impacto en todo el sistema.

1.3 DIMENSIONES DEL DISEÑO ORGANIZACIONAL ¿Qué es una dimensión? Tamaño o extensión de una cosa, en una o varias magnitudes, por las cuales ocupa mayor o menor espacio.

DIMENSION ADMINISTRATIVA. Se refiere a cuestiones diversas como asuntos de control escolar, administración de los recursos humanos, materiales, didácticos, tecnológicos y tiempo; la planeación, ejecución control y evaluación de las actividades escolares, y el desarrollo de acciones que generen condiciones favorables para el mejor desempeño e impacto de las tareas de enseñanza en las aulas.

Dimensiones del Diseño Organizacional El diseño organizacional depende de ciertas dimensiones que le dan una estructura adecuada: formalización, centralización, jerarquía de autoridad, ELABORADO: M.A. MARIA GORETTI CASTILLO MANZANO

amplitud del control (o de mando), especialización y departamentalización. El enfoque en cada una de estas dimensiones definirá el diseño organizacional como mecanicista u orgánico. Dimensiones básicas del diseño organizacional. Las dimensiones describen a las organizaciones de la misma forma en que los rasgos físicos y de personalidad describen a la gente. Se pueden dividir en dos tipos:   a)

Estructural Contextual Dimensiones Estructurales

Daft R. (2007) Las dimensiones estructurales proporcionan las etiquetas para describir las características internas de la organización; crean una base para medir y comparar organizaciones. Estas pueden revestir tanto carácter externo como interno. Como dimensiones de carácter externo que influyen en el diseño de la estructura organizativa hacemos mención: la estrategia que guíe la actuación de la empresa, el tamaño y la edad de la empresa, la tecnología, el grado de dinamismo y complejidad del entorno. No obstante nuestro interés se centra más en el estudio y análisis de las dimensiones de carácter interno. Las dimensiones estructurales de carácter interno, consideramos básicas para el diseño de cualquier estructura organizativa serían las siguientes: •La formalización. Se refiere a la cantidad de documentación que se maneja en la organización como pueden ser procedimientos, normas, manuales de políticas, descripción de puestos donde se describen todas las actividades de la organización. •La especialización. Es el grado de las tareas organizacionales que están subdividas en trabajos puede ser alta o baja dependiendo de eso los empleados realizan sus actividades laborales. •La jerarquía de autoridad. Se refiere a quién reporta a quién, la jerarquía está representada por el organigrama y los trabajadores que deben reportar a un supervisor. •La centralización. Es el nivel jerárquico de la autoridad de los ejecutivos para tomar decisiones. Las decisiones organizacionales pueden ser centralizadas o descentralizadas

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•El profesionalismo. Es el nivel de educación y capacitación continua que tienen los empleados para ocupar puestos en la organización. •Las razones de personal o amplitud de control. Es el desarrollo de diferentes funciones y departamentos que deben desempeñar las personas que laboran en la empresa. Una razón de personal se mide al dividir el número de empleados que existe. •La departamentalización. Número de actividades del trabajo que son agrupadas y coordinadas. b)

Dimensiones Contextuales.

Daft. R. (2007) Las dimensiones contextuales describen las características de la organización de la organización global, como: su tamaño, tecnología, entorno y metas. Estas dimensiones detallan el escenario organizacional que influye y moldea a las dimensiones estructurales. •El tamaño. Se mide por el número de personas que laboran en la organización de esta forma se puede reflejar la magnitud de la organización. •La tecnología organizacional. Se refiere a las herramientas, equipos técnicos que se emplean para ofrecer un servicio a los clientes. •El entorno. Se refiere a los elementos que se encuentran fuera de la organización pueden ser el gobierno, los proveedores, clientes. •Las metas y estrategias de la organización. Las metas son el propósito de la empresa y las estrategias son el plan de acción para hacer frente al entorno y alcanzar las metas organizacionales. •Cultura organizacional. Es el conjunto de valores, creencias actitudes de todos los empleados, se refiere al comportamiento y el compromiso de los empleados con la empresa que se refleja hacia los clientes. •Responsabilidad social. Es el compromiso que tienen las personas, las instituciones públicas y privadas en general cuyo objetivo es contribuir con el bienestar de la sociedad. La responsabilidad social de la empresa se refleja en la gestión que realiza al aportar con la preservación del medio ambiente y el bienestar social de la comunidad establecida como socialmente responsable.

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Toda organización debe manejar con responsabilidad las actividades que realiza dentro de su empresa cumpliendo con todos los requerimientos necesarios para impedir que se contamine el medio ambiente y por ende a la sociedad.

1.3.1 NIVELES DEL DISEÑO. NIVEL EMPRESA Y NIVEL OPERATIVO. ¿Qué

es

un

nivel?

Hace referencia a la posición relativa de determinados conjuntos de elementos en su disposición en diferentes planos de organización de un sistema. Es una "altura" relativa a otra altura; generalmente se toma como punto de referencia una base.

Niveles del diseño Los niveles de diseño organizacional están íntimamente ligados a las jerarquías y a las líneas de comunicación, por lo tanto los niveles de diseño son el número de niveles que hay entre un rango jerárquico y otro. Los niveles conlleva la estructura organizativa, en cuanto a las diversas formas de implantarlas y los distintos controles por niveles de actuación. Define las distintas formas de la estructura empresarial.

Niveles del diseño organizacional  

El nivel Corporativo El nivel operacional

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El nivel corporativo normalmente son los cargos de las empresas que toman las decisiones en la estrategia de la compañía así como los objetivos anuales de la misma. Este nivel debe estar compuesto por un recurso humano preparado en toma de decisiones precisas para el logro de las metas; así como también de poseer las capacidades de poder comunicarlas de forma rápida. El nivel operativo en la empresa está conformado por los ayudantes generales, los cuales cuentan con tareas rutinarias, las cuales fueron planificadas por otro nivel de la organización. El nivel operativo de la organización se enfoca principalmente en actuar o aplicar las acciones para las que fueron asignados, por lo que se puede decir que son niveles del pensar-actuar, enfocado el operativo en actuar a diferencia del nivel corporativo; el cual se enfoca en pensar y en que se lleven a cabo las acciones. Por medio del conocimiento de cada uno de los niveles se puede aumentar el rendimiento de la empresa al explotar cada uno de capacidades y habilidades individuales directamente enfocado en su pensar-actuar. No existen controles por niveles ideales para cada circunstancia, pero si podremos identificar los factores a tener en cuenta para un control adecuado a todos los niveles de la empresa. Lo que sí se verá reflejado, sin duda, es la personalidad, capacidad y energía de mando del gestor, por el dinamismo delos activos y los recursos humanos que ha implementado al diseñar la organización funcional. Habrá que tener en cuenta como es el estilo de la gestión general dentro de la organización. Una empresa con un estilo de gestión “orgánica” que propicia las comunicaciones fluidas y la responsabilidad de los comités de trabajo, estará habituada a trabajar en equipo, compartiendo responsabilidades.

1.4. AMBIENTE EXTERNO Se entiende por: Ambiente: procede del latín ambĭens (“que rodea”). Es el entorno que afecta a los seres vivos y que condiciona sus circunstancias vitales, son los medios que rodean a un objeto, persona, organización, etc. Externo: es todo aquello que se encuentra fuera de algo, incluye el contexto económico, tecnológico, sociocultural, político-legal (llamado entorno contextual), y un conjunto de elementos que actúan más cercana y directa con la organización, tal como los clientes (actuales y futuros), proveedores, competidores,

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prescriptores, instituciones financieras, sindicatos, medios de comunicación, entre otros. Ambiente externo: son aquellos elementos ajenos a la organización que influyen de manera directa o indirecta el cumplimiento de objetivo Es el conjunto de todos aquellos factores que influyen en la organización y que no pertenecen al sistema. Este entorno a su vez está dividido en dos secciones que permiten analizar variables directas o indirectas conocidas como: MICROENTORNO: Conocido como; Entorno Especifico, Entorno de Acción Directa o Entorno Inmediato, son algunos de los muchos nombres que manejan los autores; menciona que son todos aquellos aspectos o “elementos que están relacionados permanentemente con la empresa y que influyen en las operaciones diarias como en los resultados. Estos son: proveedores, competidores, reguladores, socios estratégicos, entre otros.

(Fernández, 2005) ”. Los clientes, proveedores, competidores, reguladores, son algunos de los elementos que conforman el Microentorno de una organización. Clientes Son conocidos como los compradores o personas que adquieren los bienes o servicios que ofrece una organización. Los clientes son quizá las variables directas de mayor importancia para las organizaciones, ya que la mayoría de ellas debe detectar los cambios en las preferencias de los consumidores para que estos continúen prefiriendo sus productos y no solicitar los de la competencia. Actualmente empresas de gran presencia en el mercado, acuden a herramientas de mercadotecnia para estudiar clientes presentes y detectar clientes potenciales, con el fin de mantener o ampliar el nivel de ventas que permitan el crecimiento de las organizaciones. Competidores Llámese a todas aquellas organizaciones que producen y comercializan bienes o servicios, con las cuales una empresa compite por la obtención de clientes y

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consumidores.

Los

competidores

se

pueden

presentar

en

dos

formas

principalmente: 

Organizaciones que producen o fabrican bienes o servicios similares a los que ofrece otra empresa. Por ejemplo, citando a las empresas de Coca Cola y Pepsi, son empresas dedicadas a producir una bebida similar y compiten por un mismo mercado.  Organizaciones distintas que pueden influir en los intereses del cliente para modificar sus intenciones de compra. Proveedores Son todas aquellas organizaciones, personas o agentes que facilitan los insumos necesarios para que una empresa produzca su bien o servicio. Estos insumos o recursos adquiridos afectan de manera directa la calidad, costo y plazo de entrega para cualquier bien o servicio. Los principales insumos que el proveedor ofrece al comprador pueden ser préstamos monetarios, equipos, servicios, materiales o energía necesaria para que instalaciones funcionen adecuadamente. Reguladores Son elementos que se encargan de controlar, legislar o influir en las políticas de las organizaciones. El grupo de reguladores se presenta principalmente de dos maneras: 

(Da Silva, 2002)“Organismos Reguladores: Son dependencias gubernamentales creadas para proteger al público de ciertas prácticas comerciales o a unas organizaciones de otras”  Grupos de Interés: Uniones de los miembros entre sí para influir sobre las organizaciones con el propósito de proteger su área de actividad. Socios Estratégicos Son aquellas organizaciones que trabajan juntas en forma de sociedad para facilitar la venta o distribución de bienes y servicios. A este fenómeno también se le conoce como aliadas estratégicas MACROAMBIENTE El óptimo funcionamiento de todas las empresas depende de la manera que se analicen y aprovechen estos aspectos para la supervivencia o crecimiento de toda organización. Entre las cuales se encuentran:

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(Hitt, 2006) Los Factores Socio Culturales, Factores Tecnológicos, Factores Económicos, Factores Político Legales, y Factores Globales o “Secuencia STEP Global son claros ejemplos de este apartado. Factores Socio Culturales Fuerzas del ambiente general externo en donde se incluyen principalmente aspectos demográficos y aspectos culturales. Los aspectos demográficos son todos aquellos elementos (Edad, Nivel Educativo, Distribución Geográfica y Densidad de Población) que describen la composición de la población mientras que los aspectos culturales son todas las normas, costumbres y valores de la población en general. (Da Silva, 2002) Al momento de instalar una planta y de contratar al personal, se debe tomar en cuenta que “cada nación tiene un sistema cultural y social que comprende determinadas creencias y valores” Factores Tecnológicos (Rodríguez, 2002) “Comprende el nivel de los avances científicos y tecnológicos en la sociedad, incluyendo la base física (plantas, equipo, servicios) y la base tecnológica de conocimientos” Los cambios tecnológicos suelen darse en dos puntos principalmente: 

Cambios Tecnológicos en los Productos. Los cambios tecnológicos en los productos son todas aquellas modificaciones que sufre un producto para obtener otros con nuevas características y capacidades de productos existentes o a productos nuevos.  Cambios Tecnológicos en el Proceso. Los cambios tecnológicos en el proceso se relacionan con las modificaciones en la forma en que se fabrican los productos o la forma de administrar las empresas. Factores Económicos (Finch, 1996) “Condiciones y tendencias generales de la economía que pueden ser factores en las actividades de la organización” Los cambios económicos pueden generar oportunidades o amenazas para los administradores; cuando la economía pasa por un buen momento, las empresas aprovechan la creciente demanda de productos o servicios para disponer de recursos que les permitan crecer o expandirse. De lo contrario cuando la ELABORADO: M.A. MARIA GORETTI CASTILLO MANZANO

economía pasa por una crisis, caso de las recesiones, la demanda disminuye aumentando el desempleo y disminuyendo las utilidades. Factores Político Legales Estos elementos constituyen también un impacto drástico en las organizaciones, ya que las regulaciones a nivel municipal, estatal y federal imponen una serie de leyes y normas delimitando lo que las empresas pueden y no pueden hacer. Las nuevas leyes encaminadas a la protección del medio ambiente, representan una desventaja para aquellas empresas que contaminan en grandes cantidades, sin embargo, para algunas otras representan una oportunidad de negocio, ya que actualmente gran parte de la industria va enfocada al desarrollo de productos tecnológicos e innovadores que disminuyan el impacto ambiental. Algunas otras leyes que afectan y que en muchas ocasiones las organizaciones buscan la forma de disminuir o evadir, son los impuestos establecidos por el gobierno federal, así como los salarios y derechos que beneficien a los empleados que prestan sus servicios a diversas instituciones. Factores Globales Elementos externos a la organización que se manifiestan cuando la organización importa, exporta o compite con organizaciones del extranjero o internacionales. Este tipo de variables afecta principalmente a aquellas empresas que ofrecen bienes o servicios a mercados externos, debido a los grandes volúmenes de ventas que estas instituciones realizan. Tipos de Cambio (Rodríguez, 2002) “Los anteriores factores o variables cambian de manera continua y de modo dinámico en forma independiente e interdependiente para crear tres tipos de cambio: Estacional, Cíclico y Estructural.” 

Cambio Estacional. Las empresas se ven afectadas por cambios estacionales los cuales son fáciles de predecir y superar si se encuentran bien preparadas. La industria del vestido es uno de los ejemplos más comunes, debido a que existen ciertas épocas del año en las cuales se oferta ropa dependiendo de la estación del año en la que se encuentren, sea ropa de invierno o ropa deportiva.  Cambio Cíclico: Son causados principalmente por el crecimiento o decrecimiento de la economía que a su vez es causada por factores ELABORADO: M.A. MARIA GORETTI CASTILLO MANZANO

económicos a nivel global como la inflación, desempleo, tasas de interés, etc. Este tipo de cambio se ve seriamente afectado en empresas maduras de bienes y servicios que ofrecen productos de alto costo como las industrias automotrices, en donde se deben aplicar fuertes estrategias de mercadotecnia para no disminuir su nivel de ventas.  Cambio Estructural. Este tipo de cambio se presenta cuando una de las empresas que sirve de soporte o para el desarrollo de otra empresa, se ve impactada por un cambio cíclico o estacional, es decir, la demanda se ve afectada produciendo falta de materia prima a su cliente, generando una reacción en cadena.

1.4.1 DOMINIO AMBIENTAL. Se entiende por: Dominio: Del latín dominĭum, es la facultad o la capacidad que una persona para controlar a otras o para hacer uso de lo propio.

dispone

Ambiente: procede del latín ambĭens (“que rodea”). Es el entorno que afecta a los seres vivos y que condiciona sus circunstancias vitales, son los medios que rodean a un objeto, persona, organización, etc. Entonces: Dominio ambiental: Es la manera de poder manipular y usar, recursos que se encuentren en un ambiente tanto interno como externo.  El dominio define al nicho organizacional y aquellos sectores externos con los cuales la organización interactúa para alcanzar sus metas Los componentes ambientales consisten en la información, el capital, el material, la gente, y otras organizaciones. A veces es posible influir en los componentes del ambiente externo.  El ambiente competitivo: es el ambiente inmediato que rodea a una compañía; incluye a los proveedores, clientes, competidores y otros semejantes.  El macroambiente es el ambiente más general; incluye a los gobiernos, las condiciones económicas y otros factores fundamentales que generalmente afectan a todas las organizaciones. Las organizaciones muchas veces intentan cambiar el entorno. Las organizaciones deciden en que negocio estar, en que mercado entrar y que ELABORADO: M.A. MARIA GORETTI CASTILLO MANZANO

proveedores, bancos, empleados o sitios utilizar y su dominio puede cambiar. La organización puede buscar nuevas relaciones en el entorno y desechar las antiguas. Una organización puede tratar de encontrar un dominio donde haya poca competencia, pocas regulaciones gubernamentales, clientes adinerados y barreras para mantener fuera a la competencia. Hay cuatro técnicas para influir o cambiar el dominio del entorno de una empresa.  Actividad Política, Regulación: La política comprende las técnicas para influir en la legislación y regulaciones gubernamentales. La estrategia política puede utilizarse para reducir barreras gubernamentales en contra de nuevos competidores.  Asociaciones Comerciales: Gran parte del trabajo para influir en el entorno se logra junto con otras organizaciones que tienen intereses similares.  Actividades Ilegitimas: Las actividades ilegitimas representan la última técnica que algunas veces utilizan las compañías para controlar su dominio del entorno. Ciertas condiciones, como bajas utilidades, presión por parte de los altos directivos o recursos escasos en el entorno pueden llevar a los directivos a adoptar a comportamientos que no se consideran legítimos.  Modelo Integrado organización – entorno: La incertidumbre mayor se resuelve a través de una mayor flexibilidad estructural y la asignación de departamentos y funciones adicionales de frontera. Cuando la incertidumbre es baja. Las estructuras directivas pueden ser más mecánicas y el número de departamentos y funciones de fronteras es mínimo.

Entonces el ambiente se puede definir como todos los factores fuera de los límites de una organización que afectan las actividades de la organización. Los factores ambientales consisten en la información, el capital, el material, la gente, y otras organizaciones.

1.4.2 Incertidumbre ambiental

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La incertidumbre ambiental significa que quienes toman decisiones no tienen información suficiente sobre factores ambientales. La incertidumbre aumenta el riesgo de fracaso para las respuestas organizacionales. Algunas organizaciones enfrentan ambientes relativamente estáticos. Los ambientes estáticos crean significativamente menos incertidumbre para los gerentes que los dinámicos. Y puesto que la incertidumbre es una amenaza para la eficacia de una organización, la gerencia tratará de reducirla al mínimo. Una manera de reducir la incertidumbre ambiental es a través de ajustes en la estructura de la organización. Se ha encontrado que hay tres dimensiones clave para cualquier ambiente de una organización:

Capacidad: la capacidad de un ambiente se refiere al grado en que puede apoyar el crecimiento. Los ambientes ricos y crecientes generan un exceso de recursos que puede servir de amortiguador a la organización en momentos de relativa escasez. Por ejemplo, la capacidad abundante da margen para que una organización cometa errores, no así la escasez de capacidad. Volatilidad: El grado de inestabilidad de un ambiente se refleja en la dimensión de volatilidad. Donde hay un alto grado de cambio impredecible, el ambiente es dinámico. Esto hace difícil que la gerencia pronostique con precisión las probabilidades asociadas con diversas opciones de decisión. Complejidad: Finalmente, se necesita evaluar el ambiente desde el punto de vista de la complejidad, esto es, el grado de heterogeneidad y concentración entre los elementos ambientales. Los ambientes simples son homogéneos y concentrados. Esto podría describir a la industria tabacalera, puesto que hay relativamente pocas empresas. Es fácil que las empresas en la industria cuiden de cerca a la competencia.

El entorno influye en las organizaciones a través de:  La necesidad de información sobre el entorno  La necesidad de recursos del mismo

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La organización también está interesada en los recursos materiales y financieros y en la necesidad de asegurar la disponibilidad de los recursos.

A pesar de que los sectores del entorno general pueden crear incertidumbre para las organizaciones, por lo general, determinan la incertidumbre del entorno organizacional implica centrarse en los sectores del entorno de tareas. Las organizaciones deben enfrentar y administrar la incertidumbre para ser efectivas. Las incertidumbres significan que las personas encargadas de tomar decisiones no cuentan con la información suficiente de los factores del entorno, y la predicción de los cambios externos es difícil. La incertidumbre incrementa el riesgo de fracaso de las respuestas organizacionales y dificultad de cálculo de los costos y de las probabilidades asociado con las alternativas de decisión. Las características del dominio ambiental que influencian la incertidumbre son:  Dimensión simple-compleja  Complejidad ambiental  Heterogeneidad o número y diferencias de elementos externos que son de interés para las operaciones de una organización 

Dimensión Simple – Compleja: Está relacionada con la complejidad en el entorno, la cual se refiere a la heterogeneidad, el número y las diferencias de los elementos externos relevantes para las operaciones de la organización. Cuanto más factores externos influyan en la organización y mayor sea el número de empresas en el dominio organizacional, mayor será la complejidad.

 Dimensión estable-inestable  Se refiere a si los elementos del entorno son dinámicos

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Dimensión Estable – Inestable: Se refiere al dinamismo en los elementos del entorno. Un dominio del entorno es estable si es el mismo durante el periodo de mes o años. Las condiciones inestables representan elementos del entorno que cambian con la brusquedad. Los dominios del entorno parecen ser cada vez más inestables para la mayoría de las organizaciones

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Las organizaciones están insertas en el ambiente que, a su vez, influye en mayor o menor medida en ellas. Ese ambiente abarca distintos ámbitos: sectorial, político legal, sociocultural, demográfico, económico, tecnológico, ecológico, de recursos humanos, de recursos físicos, proveedores, intermediarios, clientes y consumidores. El análisis del entorno es importante para comprender los acontecimientos que ocurren en los distintos ámbitos señalados. Ello es lo que permite apreciar el impacto que tendrán las dimensiones ambientales, es decir, incertidumbre, cambio y complejidad, en el establecimiento de estrategias y políticas y también en el diseño de las estructuras internas de funcionamiento de las organizaciones. Peter Drucker, importante referente en el tema de administración de organizaciones, fue uno de los primeros en llamar la atención sobre la creciente importancia de la incertidumbre. ELABORADO: M.A. MARIA GORETTI CASTILLO MANZANO

Por otro lado la expansión del cambio discontinuo provoca rupturas y las organizaciones deben prepararse para poder sobrevivir. Además, asistimos a un mundo cada vez más interdependiente, complejo y competitivo donde las organizaciones deben responder a diferentes condiciones de mercado reconfigurando sus procesos, productos y servicios. Premisas La incertidumbre ambiental, según Lawrence y Lorsch, se apoya en las siguientes premisas:  Falta de claridad de la información, relacionada con el desarrollo de acontecimientos que ocurren en diversos sectores ambientales.  Falta de claridad en las relaciones causa – efecto entre los acontecimientos de cada sector del ambiente externo y su repercusión sobre la organización.  Apreciación del intervalo de retroacción, o sea la mejor estimación acerca del plazo en el cual la empresa recibe la información acerca de los resultados de las acciones tomadas por la misma, provocadas o en respuesta a cambios en cada sector respectivo.

En la medida que el decisor tenga una percepción clara acerca de la información de los factores y elementos ambientales le resultará más sencilla la comprensión de las relaciones de causa y efecto. Y, complementariamente, cuando el intervalo de retroacción es corto aumentará el grado de certidumbre ambiental. Algunos autores señalan que la incertidumbre no es una dimensión del ambiente, sino que, básicamente es un atributo del decisor, ya que un mismo ambiente puede ser percibido de distintas formas por diferentes decisores. La incertidumbre se vincula con el cambio y la complejidad, los ambientes inestables y complejos evidencian incertidumbre.

Un alto grado de incertidumbre incrementa el riesgo de las decisiones y complica las estimaciones de los flujos de fondos futuros. Así, por ejemplo las ELABORADO: M.A. MARIA GORETTI CASTILLO MANZANO

operaciones de la Bolsa de Valores están vinculadas con una diversidad de factores, de difícil pronóstico. También, la presentación de un nuevo plan económico, desde el Gobierno Nacional, constituye una fuente de incertidumbre para las empresas, dado sus implicancias en las diversas variables relevantes del país. En la medida que el ambiente sea más estable la organización tiene tendencia a volverse más mecánica y cuanto más dinámico el ambiente más flexible va a ser la estructuración de la organización, creando diseños modulares que puedan facilitar el cambio con un mínimo de perturbaciones.

1.4.3 ADAPTACION A LA INCERTIDUMBRE AMBIENTAL La incertidumbre ambiental es una contingencia importante para la empresa, por lo cual, esta debe estar preparada por lo que las organizaciones necesitan un ajuste correcto entre estructura interna y entorno externo. Una organización en un entorno determinado puede ser administrada y controlada de manera diferente de una organización en uno incierto en lo referente a sus puestos y departamentos, a su diferenciación organizacional, integración, sus procesos de control y la planeación y pronósticos para el fututo. Las organizaciones necesitan un ajuste correcto entre su estructura y entorno. 

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Puestos y departamentos: Conforme se incrementa la complejidad e incertidumbre del entorno también lo hacen el número de puestos y departamentos dentro de la organización. El rol o papel de amortiguador (Buffering Roles): Un método para hacer frente a la incertidumbre del entorno ha sido el establecimiento de departamentos de amortiguamiento. El propósito de las funciones de éstos es absorber la incertidumbre del entorno, protegiendo al núcleo de operaciones de los cambios del entorno ayudándolo a que funcione eficientemente. Aumento de la complejidad interna: Cada sector del entorno requiere un empleado o departamento que lo atienda Comunican y coordinan a una organización con elementos clave en el ambiente externo Detectan e incorporan información sobre cambios del entorno a la organización Envían información hacia el entorno, presentando a la organización bajo una perspectiva favorable

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Otra respuesta a la incertidumbre del entorno es la cantidad de estructura formal y control impuesto sobre los empleados, a medida que la incertidumbre del entorno aumenta, las organizaciones tienden a ser más orgánicas, lo cual significa que la autoridad y la responsabilidad se descentralizan hacia los niveles más bajos, las organizaciones se vuelven más fluidas y capaces de adaptarse de manera continua a los cambios que se presentan en el entorno.

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