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• Andres Felipe Prieto Alarcon

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Juan Carlos Aldana B.

▪ Conocer como se estructuran los procesos de

ejecución, seguimiento y cierre de proyectos, en sus entradas, instrumentos y salidas.

GRUPO DE PROCESOS DE EJECUCIÓN El Grupo de Procesos de Ejecución consiste de coordinar todos los recursos planificados para desarrollar las actividades planeadas y así alcanzar los objetivos, en tiempo, costo y calidad. Los procesos de ejecución definen la dirección y ejecución del proyecto. Estos procesos exploran todos los aspectos de calidad, recursos humanos, comunicaciones y adquisiciones.

GRUPO DE PROCESOS DE EJECUCIÓN Realizar Aseguramiento de Calidad

Grupo de Procesos de Iniciación

Adquirir el Equipo del Proyecto

Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto

Grupo de Procesos de Planeación

Grupo de Procesos de Seguimiento y Control

Desarrollar el Equipo del Proyecto Gestionar Equipo del Proyecto

Distribució n de la Informació n

Gestionar expectativa s stakeholder Realizar las s Adquisiciones

(Fuente: Guía del PMBOK®, 2008)

Grupo de Procesos de Cierre

SALIDAS DEL PROCESO DE EJECUCIÓN Área de Conocimiento Gestión de la Integración Gestión de calidad

Salidas (Outputs) •Dirección y ejecución de la realización del proyecto •Aseguramiento de la calidad

Gestión de los Recursos • Conformar el equipo del proyecto Humano • Desarrollar el equipo del proyecto • Gestionar equipo proyecto

Gestión de las comunicaciones Gestión de las adquisiciones

• Distribución de la información • Gestionar expectativas interesados •Realizar las adquisiciones

▪ Busca obtener los productos/servicios comprometidos del proyecto, teniendo en

cuenta las personas y los recursos definidos, y siguiendo el alcance definido. Obtener los entregables Asegurar la calidad de los procesos del proyecto Desarrollar el equipo de trabajo Distribuir la información del proyecto Realizar licitaciones Gestionar el compromiso de los involucrados

Planificación y cronograma Revisiones y actualizaciones

Gerente de Proyecto Información sobre problemas de tiempo, costos y atrasos

Recursos

Informes sobre desempeño

Equipo de trabajo

Feedback

Alta gerencia

GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN, CALIDAD, COMUNICACIONES Y ADQUISICIONES EN LA EJECUCIÓN Entradas

1. Acta de Constitución del Proyecto / Project Charter. 2. Registro de Implicados / Stakeholders Register 3. Plan de Gestión del Proyecto

Herramientas y Técnicas

1. 2. 3. 4.

Reuniones. Auditorias Seguimiento Evolución de requerimientos 5. Seguimiento de Cronograma de actividades 6. Informes 7. Actas de avance 8. Actas de entregables 9. Planes de contingencia 10. Evaluación de riesgos

Salidas 1. Informe Plan de ejecución del proyecto 2. Informe Plan de aseguramiento de calidad 3. Distribución de la información 4. Gestión de expectativas interesados 5. Definición de adquisiciones

GESTIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS EN LA EJECUCIÓN Entradas

1. Acta de Constitución del Proyecto / Project Charter. 2. Registro de Implicados / Stakeholders Register 3. Plan de Gestión del Proyecto

Herramientas y Técnicas

1. Reuniones 2. Evaluación de conocimientos, experiencia y aptitud 3. Capacitación y entrenamiento 4. Evaluación y desempeño 5. Análisis de requerimientos 6. Seguimiento de Cronograma de actividades 7. Informes 8. Actas de avance 9. Actas de entregables

Salidas

1. Conformar el equipo del proyecto 2. Desarrollar el equipo del proyecto 3. Gestionar equipo proyecto

GRUPO DE PROCESOS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS El Grupo de Procesos de Seguimiento y Control busca hacer una evaluación permanente del proyecto, para garantizar que el desempeño de las actividades de acuerdo a como fueron programadas. De existir alguna diferencia, deben tomarse decisiones para procurar la menor deviación del proyecto respecto a su planificación. Estos procesos exploran todas las áreas de conocimiento excepto recursos humanos.

GRUPO DE PROCESOS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL Verificación del Alcance

Grupo de Procesos de Iniciación

Control del Alcance Supervisar y Controlar el Trabajo del Proyecto

Control de costos

Grupo de Procesos de Planeación

Control Integrado de Cambios

Grupo de Procesos de Ejecución

Control del Cronograma

Realizar control de Calidad Informar el Rendimiento Seguimiento y Control de Riesgos Administración Adquisiciones

(Fuente: Guía del PMBoK®, 2008

Grupo de Procesos de Cierre

SALIDAS DEL PROCESO DE SEGUIMIENTO Y CONTROL Área de Conocimiento

Gestión de la Integración

Gestión del Alcance

Salidas (Outputs)

• Supervisar y Controlar el trabajo. • Control integrado de cambios •Verificación del Alcance. • Control del Alcance

• Control del cronograma Gestión del Tiempo Gestión de Costos

• Control de costos

Gestión de calidad

• Control de calidad

Gestión de las comunicaciones

Gestión de los riesgos Gestión de las adquisiciones

• Informar el rendimiento

• Seguimiento y control de riesgos • Control de las adquisiciones

Verificar el logro de los productos de acuerdo al alcance predeterminado y lograr la aceptación del cliente de acuerdo a cómo se van obtenido. Supervisar el trabajo Gestionar el control de cambios

Verificar el alcance de los productos obtenidos Controlar el alcance, cronograma, costos y calidad Administrar el personal Reportar los avances del proyecto Gestionar los riesgos

Administrar contratos Controlar el compromiso de los involucrados

GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN, ALCANCE, TIEMPO, COSTO Y CALIDAD, EN EL SEGUIMIENTO Y CONTROL Entradas

1. Acta de Constitución del Proyecto / Project Charter. 2. Registro de Implicados / Stakeholders Register 3. Plan de Gestión del Proyecto 4. Informe de seguimiento del proyecto

Herramientas y Técnicas

1. Reuniones. 2. Auditorias 3. Seguimiento de progreso, productividad y calidad 4. Evolución de requerimientos 5. Nuevos requerimientos y cambios 6. Seguimiento de Cronograma de actividades 7. Informes 8. Actas de avance 9. Actas de entregables

Salidas 1. Supervisar y Controlar el trabajo. 2. Control integrado de cambios 3. Verificación del Alcance. 4. Control del Alcance 5. Control de costos 6. Control de cronograma 7. Control de calidad

GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES, RIESGOS Y ADQUISICIONES EN EL SEGUIMIENTO Y CONTROL Entradas

1. Acta de Constitución del Proyecto / Project Charter. 2. Registro de Implicados / Stakeholders Register 3. Plan de Gestión del Proyecto

Herramientas y Técnicas

1. Reuniones 2. Análisis de requerimientos 3. Seguimiento de Cronograma de actividades 4. Informes 5. Actas de avance 6. Actas de entregables 7. Seguimiento de avance, productividad y calidad 8. Plan de contingencias 9. Plan de riesgos

Salidas

1. Informe de rendimiento 2. Seguimiento y control de riesgos 3. Gestión de adquisiciones

GRUPO DE PROCESOS DE CIERRE DE PROYECTOS El Grupo de Procesos de Cierre define las acciones requeridas para terminar formalmente las actividades del proyecto, liberar y entregar recursos, y generar las memorias de las experiencias del proyecto. Estos procesos exploran las áreas de integración y adquisición.

GRUPO DE PROCESOS DE CIERRE Grupo de Procesos de Planeación

Cerrar Proyecto

Grupo de Procesos de Ejecución

Cierre del Contrato

Grupo de Procesos de Seguimiento y Control

Define los procesos utilizados para finalizar formalmente todas las actividades de un proyecto o de una fase de un proyecto, entregar a terceros el producto terminado o cerrar un proyecto cancelado. Verifica que los procesos definidos se completen en todos los Grupos de Procesos para cerrar el proyecto o una fase del proyecto, según corresponda, y establece formalmente que se ha finalizado un proyecto o fase del proyecto.

SALIDAS DEL PROCESO DE CIERRE

Área de Conocimiento Gestión de la Integración

Gestión de las adquisiciones

Salidas (Outputs)

• Cierre del proyecto.

• Cierre de las adquisiciones

▪ Terminar todos los procesos asociados a la gestión del proyecto, y verificar el

alcance para garantizar la entrega y aceptación de los productos por parte del cliente

Cierre del proyecto

Cierre del contrato

Documento de lecciones aprendidas

• Incertidumbre por futuro • Pérdida de motivación • Pérdida de compromiso con el equipo

• Cambio de actitud • Pérdida de interés • Cambio de personal o no disponibilidad

Equipo

Cliente

Brechas

Externos

•Pendientes por entregar •Clausura de las órdenes de trabajo •Acumulación y estructuración de datos históricos

Tomado de Gerencia de Proyectos. Torres Hernàndez et al., 2014.

• Acuerdo con cliente sobre pendientes • Obtención certificaciones • Acuerdos con proveedores • Mala comunicación

Cierre anticipado

Cierre al término del proyecto Cierre temporal

GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN Y ADQUISICIONES EN EL CIERRE DE PROYECTOS Entradas •

•

• •

•

Acta de Constitución del Proyecto / Project Charter. Registro de Implicados / Stakeholders Register Plan de Gestión del Proyecto Informe de seguimiento del proyecto Informe de seguimiento y control

Herramientas y Técnicas

1. Informes y cierre 2. Actas de avance 3. Actas de entregables 4. Entrega del producto 5. Liberación de recursos 6. Memorias del proyecto

Salidas 1. Cierre del proyecto 2. Cierre de adquisiciones

▪ Rivera, F. , y Hernández, Administración de Proyectos. ▪ PMI. A guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK GUIDE)

6ª. Edición. 2018.

▪ Stackpole, C. (2013). A User's Manual to the PMBOK Guide. 5ª edición. John

Wiley & Sons, Incorporated. BD. Ebook central.

▪ Project Management Institute, página web. www.pmi.org.

Objetivo: Familiarizarse con la elaboración de un mecanismo de control de cambios. Entregables: Los participantes deberán entregar un mecanismo de control de cambios que aplique para sus organizaciones, áreas y para el proyecto.

Objetivo: Familiarizarse con la elaboración de un cierre de proyectos. Entregables: Los participantes deberán entregar un documento de cierre simulado para los proyectos seleccionados.