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PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS ESTANDAR RAMIRO VALDIVIA RODRIGUEZ

OBJETIVO O Conocer a qué llamamos procedimiento O operativo estándar (POE). O Sus funciones e importancia. O Conocer sus componentes.

PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS O Para diferenciar bien los conceptos de

“procesos” y “procedimientos”, podría ser útil un ejemplo simple y práctico como el de la obtención de comprimidos en la industria de la construcción O Todo el proceso abarca desde la compra de las materias primas hasta la obtención del producto final y cada etapa en particular compone los procedimientos (mezclado, granulación, compresión)

CALIDAD Para poder garantizar la replicación, consistencia y uniformidad de los distintos procesos en una empresa es necesario el adecuado ordenamiento del personal mediante Procedimientos operativos estándar (POEs), en inglés “Standard Operation Procedures”(SOPs), en donde se detallan funciones y responsabilidades.

PROCEDIMIENTO OPERATIVO ESTANDAR (POE)

Definición:  Los POEs son instrucciones escritas para diversas operaciones particulares o generales y aplicables a diferentes productos o insumos.  La realización de POE es requerida por las buenas prácticas de Manufactura (GMP) y por NORMAS INTERNACIONALES por ej: ISOs.

O Describe la serie de procedimientos y actividades

que se deben realizar para conocer exactamente que se pretende alcanzar con grado de especialidad tal, que cada cual dentro de la organización pueda saber con exactitud qué le corresponderá hacer, cuando se efectúe la aplicación del contenido del POE en las distintas personas que forman la organización.

PARA QUE LOS UTILIZAMOS O 1.

Guía de trabajo. O 2. Capacitación del recurso humano. O 3. Asegurar la calidad del trabajo. O 4. Cumplimiento de las políticas de la organización.

BENEFICIOS DE LOS POES 1. Los procedimientos son la primera herramienta en la capacitación del nuevo personal. 2. Garantizan la realización de las tareas siempre de la misma forma. 3. Sirven para evaluar al personal y conocer su desempeño. 4. Al ser de revisión periódica, sirven para verificar su actualidad y como re-capacitación del personal con experiencia. 5. Promueven la comunicación entre los distintos sectores de la empresa. 6. Son útiles para el desarrollo de auto-inspecciones y auditorias.

IMPORTANCIA DE LOS POES Su propósito principal es garantizar la uniformidad, reproducida y consistencia de las características del producto empleado a empleado y turno a turno.

ELABORACION DEL POE Escriba los POES en un idioma que los que lo van a ejecutar entiendan. Describa los pasos para realizar cada tarea en orden cronológico. Enumere todos los materiales a utilizar al empezar. No asuma que el destinatario del POE conoce toda la información crítica al procedimiento. Evite usar palabras ambiguas tales como: aproximadamente, varias, caliente o frío, etc.. Sea específico en cuanto a temperatura, concentraciones, número de vueltas.

Asegúrese que su POE cumple con las distintas regulaciones. Describa claramente el uso de puntos decimales y reglas de redondeo. Evite el uso de sinónimos y de la palabra etcétera. Escriba el POE usando oraciones cortas y con verbos en modo activo.

EMISION DE UN POE ADMINISTRACION Firmarlos. Verificar su cumplimiento. Coloque la fecha cuando se aprobó y la persona que lo aprueba. Evalué la transferencia del conocimiento, al área de trabajo. Tome en cuenta sectores que se afecten con el procedimiento, en su redacción y/o aprobación.

Disponga un periodo de implementación posterior ala aprobación, para ofrecer adiestramiento Verifique que estén disponibles y que no estén en otro idioma, documentos mencionados en el POE (manuales, u otros POES) Actualice los anexos al revisar el POE.

EMISION DE UN POE SUPERVISION Pida la opinión de quien lo va ejecutar al preparar el POE Evalué su cumplimiento Revise el procedimiento completo antes de su implementación. No implemente cambios sin ser aprobados Ejecute el POE según esta escrito, sin libres interpretaciones.

Conozca e instruya acerca de las consecuencias regulatorias y el proceso al no seguir los POES. Re-capacite al personal ante cada cambio en el POE COLABORADORES: Participe activamente en el proceso de preparación de los POES Avise a su supervisión ante la necesidad de implementar cambios y/o actualizaciones.

REDACCION DE LOS PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS ESTANDAR Cada sector que genere un POE deberá consultar a Aseguramiento de Calidad para una correcta asignación del mismo. Los POES deben ser generados por cada sector en conjunto con Aseguramiento de Calidad el cual indicará los lineamientos generales del mismo como son: formato, letra (tipo y tamaño), tipo de hoja, etc..

TIPOS DE PROCEDIMIENTOS Generales:  Cómo se realiza un Procedimiento Estándar.  Cada cuanto se actualiza  Quién los elabora  Quién los aprueba  Quién puede solicitar la creación de un  Procedimiento Operativo Estándar.

Administrativos:  Funciones del Recurso Humano administrativo.  Horarios  Contingencias  Presupuestos  Pagos  Área física.  Inducción Específicas:  Casos especiales  Situaciones específica.

COMPONETES A quién va dirigido. Procedimientos operativos relacionados Cuerpo del procedimiento: O Quién? O Cuándo? O Cómo?

FORMATO O Título O Procedimiento Relacionados. O Procedimiento O Quién: describir la función (no usar nombres) O Cuándo: momento en que se aplica el

procedimiento. O Cómo: el procedimiento en sí Al final: Elaborado por: xxx Fecha: xxxx Aprobado por : xxxx fecha xxxxx

Identificar el POE “xxxxxxxxxxxxxxxxxx” Institución Administración Departamento Tema General Número de POE Organización de Cursos Secciones del POE: Propósito: para qué estamos haciendo este procedimiento. Ej. POEs relacionados Alcance : por ejemplo a qué departamentos involucra

Secciones del POE: Aplica: personas involucradas o que tienen que regirse por este documento. Procedimiento: descripción detallada del proceso. Abreviaturas/definiciones Historial del documento: versiones previas Anexos: Documentos que se requieren para cumplir con el proceso

APROBACION Debe existir una línea de aprobación de los POEs.  Autor  Gerente de Departamento Involucrado en el POE  Supervisor Inmediato  Gerente General

CONCLUSIONES Son documentos que contribuyen a tener una guía de trabajo estandarizada. Permiten que personas interesadas conozcan de una forma rápida y concisa el funcionamiento de la organización. Permiten una mejor inducción al personal nuevo de la organización. Su aplicación contribuye a garantizar el mantenimiento de los niveles de calidad y servicio.