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• Etel Márquez

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Dra. Rosalba González Centro Regional de Educación para la Salud Salud.

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Conocer a qué llamamos procedimiento operativo estándar (POE).

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Sus funciones e importancia.

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Conocer sus componentes.

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Para diferenciar bien los conceptos de “procesos” y “procedimientos”, podría ser útil j p simple p yp práctico como el de la un ejemplo obtención de comprimidos en la industria farmacéutica. Todo el proceso abarca desde la compra de l materias las t i primas i h hasta t la l obtención bt ió d dell producto final y cada etapa en particular compone los procedimientos (mezclado, (mezclado granulación, compresión)

Dra. R. González

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Para poder garantizar la replicación replicación, consistencia y uniformidad de los distintos procesos en una empresa es necesario el adecuado ordenamiento del personal mediante Procedimientos operativos estándar (POEs), en inglés “Standard Operation Procedures”(SOPs), Procedures (SOPs), en donde se detallan funciones y responsabilidades.

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Definición:

▫ Los POEs son instrucciones escritas para diversas operaciones particulares o generales y aplicables a diferentes productos o insumos. ▫ La realización de POE es requerida por las buenas prácticas de Manufactura (GMP) y por NORMAS INTERNACIONALES por ej: ISOs. ISOs

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Describe la serie de procedimientos y actividades que se deben realizar para conocer exactamente que se pretende alcanzar con grado de especialidad tal tal, que cada cual dentro de la organización pueda saber con exactitud qué le corresponderá hacer, cuando se efectúe la aplicación del contenido del POE en las distintas personas que forman la organización.

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1.

Guía í d de trabajo. b

2 2.

Capacitación del recurso humano humano.

3.

Asegurar la calidad del trabajo.

4.

Cumplimiento de las políticas de la organización.

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1.

Los procedimientos son la primera herramienta en la capacitación del nuevo personal.

2.

Garantizan la realización de las tareas siempre de la misma forma.

3.

Sirven para evaluar al personal y conocer su desempeño.

4.

Al ser de revisión periódica, sirven para verificar su actualidad y como re-capacitación del personal con experiencia.

5.

Promueven la comunicación entre los distintos sectores de la empresa.

6.

Son útiles para el desarrollo de autoinspecciones y auditorias.

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Su propósito principal es garantizar la uniformidad, reproducidad y consistencia de las características del producto empleado a empleado y turno a turno.

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Escriba los POES en un idioma que los que lo van a ejecutar entiendan.

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Describa los pasos para realizar cada tarea en orden cronológico.

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Enumere todos los materiales a utilizar al empezar.

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No asuma que el destinatario del POE conoce toda la información crítica al procedimiento. Evite usar palabras ambiguas tales como: aproximadamente aproximadamente, varias varias, caliente o frío, etc.. Sea específico en cuanto a temperatura, concentraciones, número de vueltas.

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Asegúrese que su POE cumple con las distintas regulaciones. Describa claramente el uso de puntos decimales y reglas de redondeo. redondeo Evite el uso de sinónimos y de la palabra etcétera. Escriba el POE usando oraciones cortas y con verbos en modo activo. activo

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FLUJOGRAMA DESARROLLO DE UN POE

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Lea los procedimientos antes de

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firmarlos. `

Coloque la fecha de cuando se aprobó y

verificar su cumplimiento. `

la persona que lo aprueba. `

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Tome en cuenta sectores que se afectan

Realice auditorías periódicas para Evalúe la transferencia del conocimiento, al área de trabajo.

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Verifique que estén disponibles y que

con el procedimiento, procedimiento en su redacción

no estén en otro idioma, idioma documentos

y/o aprobación.

mencionados en el POE (manuales, u

Disponga un período de

otros POES).

implementación posterior a la

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Actualice los anexos al revisar el POE.

aprobación, para ofrecer adiestramiento.

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Pida la opinión de quien lo va a

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Evalúe su cumplimiento. cumplimiento

ejecutar al preparar el POE.

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No implemente cambios sin ser

completo antes de su

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implementación.

Sea un modelo de cumplimiento.

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Conozca e instruya acerca de las

Ej Ejecute t ell POE según ú está tá escrito, sin libres interpretaciones.

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aprobados.

Revise el procedimiento

consecuencias regulatorias y de proceso al no seguir los POES.

Re-capacite al personal ante cada cambio en el POE.

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Colaboradores: ›› Participe activamente en el proceso de preparación de los POES. ›› Avise a su supervisor ante la necesidad de implementar cambios y/o actualizaciones actualizaciones.

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Cada sector que genere un POE deberá consultar a Aseguramiento de Calidad para una correcta asignación del mismo. Los POES deben d b ser generados d por cada d sector en conjunto con Aseguramiento de Calidad el cual indicará los lineamientos generales del mismo como son: formato, letra (tipo y tamaño), tipo de hoja, etc..

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Generales: l ◦ Cómo se realiza un Procedimiento Estándar. ◦ Cada cuanto se actualiza ◦ Quién los elabora ◦ Q Quién los aprueba p ◦ Quién puede solicitar la creación de un P Procedimiento di i O Operativo i E Estándar. á d

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Ad i i t ti Administrativos: ◦ Funciones del Recurso Humano administrativo. ◦ Horarios ◦ Contingencias ◦ Presupuestos ◦ Pagos ◦ Área física. ◦ Inducción I d ió

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Específicas: íf ◦ Casos especiales. p ◦ Situaciones específica.

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A quién va dirigido dirigido.

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Procedimientos operativos relacionados

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C Cuerpo del d l procedimiento: di i ◦ Quién? ◦ Cuándo? C á d ? ◦ Cómo?

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Título Procedimiento Relacionados. Procedimiento Quién: describir la función (no usar nombres) Cuándo: momento en que se aplica el procedimiento. Cómo: el p procedimiento en sí

Al final: Elaborado p por: xxx Fecha: xxxx Aprobado por : xxxx fecha xxxxx

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Identificar el POE ◦ ◦ ◦ ◦

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Institución Departamento p Tema General Número de POE

Secciones del POE:

Centro Regional de Capacitación en Salud Administración

CRECS/ADM/OC/001 / / /

Organización de Cursos

◦ Propósito: para qué estamos haciendo este procedimiento Ej procedimiento. Ej. ◦ POEs relacionados ◦ Alcance : por ejemplo a qué departamentos involucra

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Secciones del POE: ◦ Aplica: A li

x personas involucradas o que tienen que regirse por este documento.

◦ Procedimiento: P di i t

x descripción detallada del proceso.

◦ Abreviaturas/definiciones ◦ Historial del documento: x versiones previas

◦ Anexos:

x Documentos que se requieren para cumplir con el proceso.

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Debe existir una línea de aprobación de los POEs. ◦ ◦ ◦ ◦

Autor Gerente de Departamento Involucrado en el POE p Inmediato Supervisor Gerente General

Ejemplo de alimentación Con POE para la Lechería Suprema de Id h Idaho

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Son documentos doc mentos que q e contribuyen contrib en a tener una na guía g ía de trabajo estandarizada.

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Permiten que personas interesadas conozcan de una forma rápida y concisa el funcionamiento de la organización.

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Permiten una mejor inducción al personal nuevo de la organización.

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Su aplicación contribuye a garantizar el mantenimiento de los niveles de calidad y servicio servicio. Dra. R. González

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Formar 7 grupos:

` 4 grupos de 8 personas. ` 3 grupos de 9 personas.

Cada grupo elegirá un tema para elaborar el respectivo procedimiento estándar:

1 Muestra para laboratorio de hisopado nasofaríngeo 1. nasofaríngeo. (toma muestra y envío desde el centro donde se obtiene hasta el laboratorio) 2. Atención de pacientes con síntomas respiratorios en cuarto de urgencia. 3. Proceso para brindar información en salud a la población p del recurso humano. 4. Capacitación 5. Revisión de equipo médico en urgencia. 6. Caso específico.

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