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• Las delicias de Romelia

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PROCEDIMIENTOS DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS  Los procedimientos de proveedores y contratistas son una causa formal de la serie de actos en que se concreta la actuación administrativa para la realización de un fin determinado; en el cual se fijan los objetivos y metas a lograr. El procedimiento tiene por finalidad esencial la emisión de un acto administrativo al servicio de los intereses generales. A diferencia de la actividad privada, la actuación pública requiere seguir unos cauces formales estrictos, que constituyen la garantía de los ciudadanos. El procedimiento se configura como una herramienta al servicio de la eficacia de la administración, ya que le sirve para recabar todos los hechos relevantes y fundamentos jurídicos a la vez da garantía de que se actúa con objetividad y siguiendo las pautas del procedimiento establecido en la norma. El procedimiento es especialmente importante cuando la administración ejerce potestades discrecionales, estos servirán para el control judicial de la actuación administrativa.

Objetivos 

Definir las políticas y responsabilidades en materia de Seguridad y Salud en el trabajo aplicables a contratistas y a proveedores de servicios, que tengan relación con la empresa.



Establecer los criterios y las actividades para la selección y evaluación de proveedores y contratistas.

El procedimiento de proveedores y contratistas pueden ser por:  Compras.  Prestación de servicios.

Definiciones Existen contratistas y contratistas críticos al igual que proveedores y proveedores críticos Proveedor: Persona natural o jurídica, que se contrata para la ejecución de una o varias obras o la prestación de servicios en beneficio de terceros, por un precio determinado, asumiendo todos los riesgos, para realizarlos con sus propios medios y con libertad y autonomía técnica, administrativa y directiva. Proveedor crítico: Corresponde aquellos proveedores cuyo producto puede afectar la seguridad o salud de los funcionarios en la entidad.

Contratista: persona natural o jurídica que mediante un contrato se obliga a ejecutar una actividad o servicio bajo su entera responsabilidad, con sus propios medios y con autonomía técnica y administrativa. Contratista crítico: Corresponde a los contratistas cuyo servicio tiene gran impacto en la seguridad o salud en sus trabajadores.

Evaluación a proveedores y contratistas: proceso por el cual se logra la validación o aprobación de algunos proveedores y contratistas, que tengan las competencias para satisfacer las necesidades de la compañía.

Clausulas de seguridad: En todo contrato que firme empresa con sus contratistas o proveedores de servicios, se establecerá una cláusula en donde se indique que el contratista o proveedor de servicios debe cumplir con todos los requerimientos en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente, entre otros, que exija la ejecución de la labor contratada. HSEQ: Salud, Seguridad, Medio Ambiente y Calidad.

Verificación de cumplimiento requisitos SST Sin perjuicio de las medidas de control que adopte el contratista o proveedor de servicio, la Fundación Compartir podrá establecer criterios adicionales para definir si un contrato de prestación de servicios requiere verificación o constatación permanente u ocasional en Seguridad y Salud en el Trabajo, así como la exhortación al proveedor de servicio para implementar, programas de entrenamiento específico en las áreas de Seguridad Industrial, trabajo seguro en alturas, Brigadas de Emergencia y protección del medio ambiente. Aplicación de multas y sanciones Existen multas y sanciones para contratistas o proveedores que incumplan con alguno de los requerimientos del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo SST.

Los aspectos a diligenciar y calificar en el registro de selección de proveedores y contratistas se deben diligenciar en el formato HAN-05-HSEQ-44, el cual se

evaluara anualmente o se actualizara teniendo en cuenta la siguiente tabla de ponderación.

Aspectos a evaluar Actividad de la empresa (50 puntos) Políticas de pago (20 puntos) HSEQ (30 puntos)

Descripción

Ponderación

Cédula representante legal Cédula representante legal Cámara y comercio De contado Crédito Sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo Sistema de gestión ambiental Sistema de gestión de calidad

El resultado de aplicar el anterior registro indica si el proveedor o contratista es aceptado, condicionado o rechazado. PROVEEDOR Aceptado

PUNTOS Puntaje mayor o igual a 70 puntos

Condicionado

Puntajes Menores a 70 y mayores o iguales a 50 puntos

Rechazado

Menor a 50 puntos

OBSERVACIONES El proveedor tiene capacidad para satisfacer los requisitos especificados. Puede ser incluido en el listado de proveedores de la empresa El proveedor se encuentra condicionado y debe presentar la acción correctiva para la mejora. Solo será inscrito si el concepto del área es positivo El proveedor no tiene capacidad para satisfacer los requisitos especificados. No debe ser incluido en el listado de proveedores.

PROVEEDORES Y CONTRATISTAS CRÍTICOS TIPO DE SERVICIO Mantenimiento Montajes Fabricación Suministros de elementos de seguridad industrial. Medicina preventiva y del trabajo

Transporte Seguridad y Salud en el Trabajo Medio Ambiente

EVALUACIÓN DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS CRÍTICOS El área HSEQ realizará la evaluación del componente de seguridad y salud en el trabajo a proveedores y contratistas críticos, el cual será enviado por el coordinador de compras para su respectiva calificación en el formato HAN-05HSEQ100, apoyado con la matriz de requisitos para proveedores y contratistas. Para realizar el proceso de calificación le será entregada al coordinador de compras para que diligencie la evaluación final. FRECUENCIA Y SEGUIMIENTO A LOS PROVEEDORES Y CONTRATISTAS CRÍTICOS El seguimiento y monitoreo a los proveedores y Contratistas críticos se realizará a través de la evaluación de los proveedores y contratistas anual, en el formato HAN-05- HSEQ-102