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• BrayanDavidChaconQuintan

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PROCEDIMIENTO NOMBRE EVALUACIÓN, SELECCIÓN Y REEVALUACIÓN PROVEEDORES

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RAZON DE LA ACTUALIZACION

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1.

OBJETIVO Establecer las directrices para evaluar, seleccionar y reevaluar los proveedores de bienes y servicios de alto impacto para el Sistema de Gestión en Seguridad Salud y Trabajo

2.

ALCANCE Aplica para los proveedores de bienes y servicios establecidos como de alto impacto en términos de calidad del servicio, seguridad, salud en el trabajo y ambiente; excepto XXX

3.

DEFINICIONES.



Proveedor: Es la organización que suministra un producto o servicio a la empresa



Evaluación: Es la apreciación cuantitativa de un proveedor para verificar que esta en capacidad para suministrar productos/servicios de acuerdo con los requisitos de la organización.



Selección: Es la aceptación que se da un proveedor por el cumplimiento de los criterios de selección establecidos de acuerdo a su evaluación



Reevaluación: Es una evaluación posterior a la selección con el objetivo de verificar el cumplimiento del proveedor de acuerdo a los requerimientos de la empresa.



SG SST: Sistema de Gestión en Seguridad Salud y Trabajo



SSSTA: Sistema de Seguridad, Salud en el trabajo y Ambiente ELABORO Nombre: Cargo: Fecha:

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4. DESARROLLO Los proveedores con los cuales LA EMPRESA ha mantenido relaciones comerciales estables, antes de entrar en vigencia el presente documento, se consideran debidamente seleccionados y aprobados.

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4.1 CLASIFICACIÓN PROVEEDORES DE ALTO IMPACTO De acuerdo a la oferta de bienes y servicios se ha realizado la siguiente clasificación de proveedores de alto impacto para la prestación del servicio: PROVEEDORES DE ALTO IMPACTO Son proveedores de:

RELACIONAR A QUE SE DEDICAN

Productos: X X X

Contratistas:   

X X X

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4.2 DOCUMENTACIÓN EXIGIDA A PROVEEDORES DE ALTO IMPACTO Para efectos de evaluación y selección todos los proveedores deben diligenciar el formato XXX Registro de Proveedores y deben cumplir con la documentación relacionada a continuación:

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DOCUMENTOS REQUERIDOS PARA EVALUACIÓN-SELECCIÓN PROVEEDORES PROVEEDORES CONTRATISTAS Y AUXILIARES Personas Jurídicas  X

 X  X  X

X X X Personas Naturales Productos)

(Proveedoras

de

(Proveedoras

de

X X X Personas Servicios)

  

Naturales

X X X

4.3 REQUISITOS ESPECIFICOS SEGURIDAD, SALUD EN EL TRABAJO Y AMBIENTE PRODUCTOS O SERVICIOS ALTO IMPACTO

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REQUISITOS ESPECIFICOS PRODUCTOS O SERVICIOS ALTO IMPACTO DESCRIPCION DE REQUISITOS SSSTA REGISTRO PRODUCTO O SERVICIO

Hoja de Seguridad Sustancia Química del Refrigerante Verificar que el refrigerante sea acorde con el Protocolo de Montreal, no debe contener CFCs u otra sustancia agotadora de la capa de ozono

Compra Aires Acondicionados

Hoja de Seguridad Sustancia Química

El cumplimiento de requisitos de Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente se califica en los formatos XXX- Evaluación y Selección de Proveedores – Productos y Servicios Extramurales y XXX- Evaluación y Selección de Proveedores – Intramural 4.4 CRITERIOS EVALUACIÓN, SELECCIÓN PROVEEDORES Para realizar la evaluación y selección de nuevos proveedores se utilizan los siguientes registros: XXXX- Evaluación y Selección de Proveedores – Productos y Servicios XXXX- Evaluación y Selección de Proveedores XXXX- Registro de Proveedores

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EVALUACIÓN Y SELECCIÓN PROVEEDORES ASPECTOS A CONSIDERAR

PESO

NO CUMPLE (CALIFICACION 0)

Esta registrado ante la DIAN

15%

Documentos

CUMPLE CALIFICACIÓN 3

CALIFICACIÓN 5

No tiene RUT

No Aplica esta calificación para este aspecto

Tiene RUT

15%

No ha presentado los documentos solicitados tanto para el contratista/ proveedor como auxiliares

No Aplica esta calificación para este aspecto

Presento la totalidad de documentos requeridos y vigentes aplicables al contratista/ proveedor y auxiliares

Experiencia

10%

Tiene menos de dos años de experiencia en el mercado

Tiene de dos a tres años de experiencia en el mercado

Tiene más de tres años de experiencia en el mercado

Educación/ Licencia Aplicable

10%

No tienen educación en las área de interés o licencia profesional aplicable

Educación empírica

Educación certificada por institución educativa autorizada o con licencia profesional aplicable

Precios

10%

Precios Altos

Precios acordes al producto o servicio y a los ofrecidas en el mercado

Precios Bajos

Certificación de Producto o Sistema de Gestión de Calidad (Certificado bajo los parámetros de una norma técnica colombiana o internacional y auditado por un ente acreditado para esto) – Certificación Competencias SENA (Acorde a la labor a ejecutar)

5%

No cuenta con una certificación de Producto o de su Sistema de Gestión de Calidad o de Competencias SENA

Están en proceso de implementación de un Sistema de Gestión de Calidad o de certificación de producto o de Competencias SENA

Cuenta con una certificación de Producto o de su Sistema de Gestión de Calidad o de Competencias SENA

Cumplimiento de Requisitos Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente Aplicables

25%

Se registra el promedio de la calificación de cumplimiento de requisitos SSTA que se realiza en la página 2 del formato de evaluación, de acuerdo a los criterios establecidos en el numeral 4.6

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Garantía

10%

No Aplica esta calificación para este aspecto

No ofrece garantía

Ofrece Garantía acorde al producto o servicio

CRITERIOS DE DECISIÓN SELECCIONADO

NO SELECCIONADO

70% de cumplimiento y cumple con las siguientes condiciones:

Menos de 70% o si no cumple con alguna de las siguientes condiciones:



Esta registrado ante la DIAN (RUT)



Esta registrado ante la DIAN (RUT)



Cuenta con Seguridad Social tanto el contratista como sus auxiliares



Cuenta con Seguridad Social tanto el contratista como sus auxiliares



Cumple con las competencias establecidas para el cargo



Cumple con las competencias establecidas para el cargo



Cumplimiento de Requisitos Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente Aplicables (Ver numeral 4.3 y 4.6)



Cumplimiento de Requisitos Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente Aplicables (Ver numeral 4.3 y 4.6)

4.5 CRITERIOS REVALUACIÓN PROVEEDORES La Re-evaluación de proveedores se realizará anualmente y se les ofrecerá una retroalimentación escrita a los proveedores de los resultados obtenidos. Para la revaluación de proveedores se utilizaran los siguientes formatos: xxx- Revaluación Proveedores - Productos y Servicios xxx- Revaluación Proveedores xxx- Evaluación de Competencias y Desempeño (Contratistas Permanentes Mantenimiento) RE-EVALUACIÓN PROVEEDORES NO CUMPLE

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CUMPLE

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ASPECTOS A CONSIDERAR

PESO

(CALIFICACION 0)

CALIFICACIÓN 3

CALIFICACIÓN 5

Cumple con los tiempos de entrega requeridos

10%

Incumple continuamente

Incumple ocasionalmente

Siempre cumple

Los precios establecidos son convenientes para la empresa

10%

Precios altos

Acordes al producto o servicio y a otras ofertas del mercado

Precios bajos

Productos o servicios conformes

15%

Constantemente presenta productos o servicios no conformes

Rara vez presenta productos o servicios no conformes

Sus productos o servicios siempre son conformes

10%

Nunca ofrece garantía por sus producto o servicios no conformes

La Mayoría de veces ofrece garantía por sus productos o servicios no conformes

Siempre ofrece garantía por sus productos o servicios no conformes/ Nunca se ha requerido garantía

5%

Nunca brinda solución o respuesta

Brinda soluciones o respuestas, aunque en ocasiones no de manera oportuna y/ o satisfactoria

Brinda soluciones o respuestas oportunas y satisfactorias

No tiene buen servicio al cliente

Rara vez tiene conflictos con conductores o personal de mantenimiento

Tienen buen servicio al cliente, nunca entra en conflicto con conductores o personal de mantenimiento Siempre brinda atención a urgencias

Garantía

Solución o respuesta quejas y peticiones

Servicio al cliente

5%

Atención urgencias

5%

Nunca brinda atención a urgencias

Brinda atención de urgencias aunque a veces no de manera oportuna/ Algunas veces no ofrece atención urgencias

Cumple con presupuesto (Repuestos e Insumos)

5%

Nunca cumple

La mayoría de veces cumple

Siempre cumple

5%

No cuenta con una certificación de Producto o de su Sistema de Gestión de Calidad o de Competencias SENA

Están en proceso de implementación de un Sistema de Gestión de Calidad o de certificación de producto o de

Cuenta con una certificación de Producto o de su Sistema de Gestión de Calidad o de Competencias SENA

Certificación de Producto o SGC (Certificado bajo los parámetros de una norma técnica colombiana o internacional y auditado

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por un ente acreditado para esto) – Certificación Competencias SENA (Acorde a la labor a ejecutar) Sistema de Gestión de Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente (Antes denominado Programa de Salud Ocupacional) Cumplimiento de Requisitos Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente Aplicables

Competencias SENA

No cuenta con un Sistema de Gestión de Seguridad, Salud en Trabajo y Ambiente implementado

5%

Cuenta con un Sistema de Gestión de Seguridad, Salud en Trabajo y Ambiente implementado

No Aplica esta calificación para este aspecto

Se registra el promedio de la calificación de cumplimiento de requisitos SSTA que se realiza en la página 2 del formato de evaluación, de acuerdo a los criterios establecidos en el numeral 4.6

25%

CRITERIOS DE DECISIÓN APROBADO

APROBADO CON SEGUIMIENTO

NO APROBADO

Cumplimiento mayor o igual a 80%

Cumplimiento 70 – 79%

Menos de 70% o no tiene Seguridad Social (Incluyendo auxiliares)

4.6 CRITERIOS APLICABLES

CALIFICACION

ASPECTOS A CONSIDERAR

NO CUMPLE (CALIFICACION 0)

Sistema de Gestión de Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente (Antes denominado Programa de Salud Ocupacional) Respeto Derechos Humanos (Ver numeral 4.6.1)

REQUISITOS

SSTA

CUMPLE CALIFICACIÓN 3

CALIFICACIÓN 5

No cuenta con un Sistema de Gestión de Seguridad, Salud en Trabajo y Ambiente implementado

No Aplica esta calificación para este aspecto

Cuenta con un Sistema de Gestión de Seguridad, Salud en Trabajo y Ambiente implementado

No Cumple

No Aplica esta calificación para este aspecto

Cumple

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CUMPLIMIENTO

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No presentan información procedencia materias primas o componentes de producto, teniendo en cuenta que si aplica este requisito para el bien o servicio suministrado

No Aplica esta calificación para este aspecto

Presentan información procedencia materias primas o componentes de producto.

Matriz de Riesgos

No presenta matriz de riesgo para la (s) tarea (s) ejecutadas/ contratadas

Presenta matriz de riesgo para la (s) tarea (s) ejecutadas/ contratadas, pero esta incompleta o no es conforme. Debe hacerle ajustes

Presenta matriz de riesgo para la (s) tarea (s) ejecutadas/ contratadas

Certificado de aptitud física (aplica para contratistas permanente)

No se realizo examen médico ocupacional, ni paraclínicos aplicables o No es apto o tiene restricciones que afecten la labor

No Aplica esta calificación para este aspecto

Se realizo examen médico ocupacional y paraclínicos aplicables, es apto, si tiene restricciones NO afectan la labor

Planilla Pago Seguridad Social (Incluye Auxiliares)

No presento planilla pago seguridad social

Cumplimiento Requisitos Legales para Trabajo Alto Riesgo

No Cumple

Información Procedencia Materias Primas

Ficha Técnica/ Hoja Seguridad Productos

Certificados de Calibración/ Licencias Aplicables

Disposiciones almacenamiento/ presentación/ manejo sustancias químicas/ RESPEL

No Presenta Ficha Técnica/ Hoja de Seguridad Productos, teniendo en cuenta que si aplica este requisito para el bien o servicio suministrado No presenta certificados de calibración/ licencias aplicables teniendo en cuenta que si aplica este requisito para el bien o servicio suministrado No realiza la disposición de almacenamiento/ presentación/ manejo sustancias químicas/ RESPEL de acuerdo a las normas de seguridad y requisitos legales aplicables

ELABORO Nombre: Cargo: Fecha:

No Aplica esta calificación para este aspecto No Aplica esta calificación para este aspecto

Cumple

No Aplica esta calificación para este aspecto

Presenta Ficha Técnica/ Hoja de Seguridad Productos

No Aplica esta calificación para este aspecto

Presenta certificados de calibración/ licencias aplicables

Mayoría veces realiza la disposición de almacenamiento/ presentación/ manejo sustancias químicas/ RESPEL de acuerdo a las normas de seguridad y requisitos legales aplicables

Siempre realiza la disposición de almacenamiento/ presentación/ manejo sustancias químicas/ RESPEL de acuerdo a las normas de seguridad y requisitos legales aplicables

REVISO Nombre: Cargo: Fecha:

Presento planilla pago seguridad social

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Certificación Ejecución Trabajo

No presenta certificado de ejecución trabajo teniendo en cuenta que si aplica este requisito para el bien o servicio suministrado

No Aplica esta calificación para este aspecto Utiliza los EPP aplicables a la tarea, aunque en algunas ocasiones se ha reportado anomalía por no usarlos o no hacerlo adecuadamente Los equipos o herramientas utilizados se encuentran en términos generales en buen estado, aunque hay algunos elementos que requieren reparación o reposición. Cumplen con especificaciones técnicas mínimas de seguridad

Presenta certificado de ejecución trabajo teniendo en cuenta que si aplica este requisito para el bien o servicio suministrado

Uso Elementos de Protección Personal

No utiliza los EPP aplicables a la tarea

Estado de Equipos y Herramientas

Los equipos o herramientas utilizados se encuentran en mal estado o no cumplen con especificaciones técnicas mínimas de seguridad

Cumplimiento Normas/ Procedimientos Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente (SSTA)

Cumple

Algunas veces no cumple

Siempre cumple

Orden y Aseo

Su área de trabajo o lugar donde ejecuta procesos permanecen en deficientes condiciones de orden y aseo

Su área de trabajo o lugar donde ejecuta procesos permanecen en regulares condiciones de orden y aseo

Su área de trabajo o lugar donde ejecuta procesos permanecen en buenas condiciones de orden y aseo

Presenta un (1) reporte de accidente o incidente de trabajo/ ambiente en el período de revaluación pero sin consecuencias graves (persona, propiedad y/ o ambiente)

No presenta ningún accidente o incidente de trabajo/ ambiente en el período de revaluación

No aplica

Cuenta con toda la documentación aplicable completa

Aprueba con aspectos por mejorar

Aprueba sin aspectos por mejorar

Accidentes/ Incidentes trabajo o ambiente

Documentación completa Evaluación Competencias (aplica solo para contratistas permanentes)

Presenta un (1) reporte de accidente o incidente de trabajo/ ambiente en el período de revaluación CON consecuencias graves (persona, propiedad y/ o ambiente) o dos (2) o más reportes de eventos sin consecuencias mayores No cuenta con toda la documentación aplicable completa No Aprueba

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Siempre utiliza los EPP aplicables a la tarea

Los equipos o herramientas utilizados se encuentran en buen estado. Cumplen con especificaciones técnicas mínimas de seguridad

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Cuando a un proveedor no le aplique alguno de los aspectos evaluados no se registra calificación, se anota N.A para que no afecte el promedio La calificación final que se debe registrar en la página 1 en el Cumplimiento de Requisitos SSTA aplicables corresponde al promedio de evaluación de los aspectos de la siguiente manera Promedio = Sumatoria Calificaciones Aspectos Evaluados (Los que apliquen) Cantidad

Total

de

Aspectos Evaluados (Los que apliquen) 4.6.1 DERECHOS HUMANOS Se debe evidenciar cumplimiento durante la ejecución de sus tareas o procesos de los siguientes derechos: Cumplimiento de legislación aplicable en temas inherentes a pago seguridad social, salarios, prestaciones. No existan reportes por violación algún derecho humano, discriminación, violación normas, maltrato en general (personal asignado a la labor, de nuestros empleados, contratistas, visitantes, aprendices etc.) Se ajusta a la ley en lo que respecta a la jornada máxima laboral: se evidencia de acuerdo a la cantidad de horas laboradas en la actividad asignada. No se evidencia discriminación en la remuneración de mujeres y hombres de acuerdo a los niveles jerárquicos y de formación Se evidencia cumplimiento de normatividad legal aplicable en relación a contratación menores de edad o explotación infantil ELABORO Nombre: Cargo: Fecha:

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APROBO Nombre: Cargo: Fecha:

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0. LISTA DE VERSIONES VERSION

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No se evidencia discriminación por sexo, religión, idioma, opinión política, entre otras

ELABORO Nombre: Cargo: Fecha:

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