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PROCEDIMIENTO CONTROL DE CONTRATISTAS Y PROVEEDORES

1. Objetivo Definir los requisitos de SST por los cuales se deben seleccionar, calificar y evaluar contratistas y proveedores de la empresa.

2. Alcance Este procedimiento aplica para aquello proveedores o contratistas que impactan directamente el Sistema SST de la empresa. 3. Responsabilidad Es responsabilidad del área de Seguridad y Salud en el Trabajo y dirección administrativa la implementación de este procedimiento. 4. Definiciones 

CONTRATISTA: Empresa o persona, quien es responsable de algunas labores de la obra contratadas por la empresa para actuar en su representación.

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PROVEEDOR: Persona o empresa que suministre o cumpla un requerimiento de servicio o material a la empresa.

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NO CONFORMIDAD: El no cumplimiento de un requisito especificado. En este contexto, no cumplir con un requerimiento contractual o procedimental, criterio técnico, estándar o especificación, es una no conformidad.

PROCEDIMIENTO CONTROL DE CONTRATISTAS Y PROVEEDORES

5. DESARROLLO 5.1 SELECCIÓN Y CONTROL DE CONTRATISTAS Ó PROVEEDORES

5.1.1 PROVEEDORES Las evaluaciones de selección y seguimiento, se aplicaran a los proveedores de Bienes o Servicios ya sean de servicio ó suministro que impacten directamente el Sistema de Seguridad y Salud en el trabajo, tales como proveedores de equipos y herramientas, elementos de seguridad y protección personal, insumos y productos químicos, mantenimiento de maquinas, teniendo en cuenta las necesidades de la organización. Las evaluaciones de seguimiento control, solo aplican aquellos proveedores ó subcontratistas que durante el periodo a evaluar, prestaran un servicio ó suministro de productos. Las actividades de promoción y prevención en riesgos e impactos ambientales, ejecutadas por empresa, incluirán según lo establezca la organización al personal de los proveedores ó subcontratistas. La empresa podrá asignar a un proveedor ó subcontratista, un tiempo prudente para el cumplimiento de los criterios y requisitos establecidos, siempre y cuando estos no afecten la salud e integridad de trabajadores; de lo contrario las acciones deben ser inmediatas. La empresa podrá realizar visitas a las instalaciones de los proveedores ó subcontratista, con el fin de verificar el cumplimiento de los criterios de selección y seguimiento establecidos. Para la selección de proveedores la evaluación se incluirán criterios que variarán de acuerdo a si es un proveedor de Bienes o Servicios y cuyos resultados se consignan en el FORMATO CONTROL DE CONTRATISTAS Y PROVEEDORES DE BIENES respectivamente, si la puntuación obtenida en ambos casos no es superior al 50%, no se escoge como proveedor. El control se realiza utilizando el mismo formato con una periodicidad anual, cuando el resultado de este no es superior al 50%, se envía comunicado al proveedor con indicaciones de aspectos a mejorar. 

CRITERIOS PROVEEDOR DE SERVICIOS: CALIDAD Hubo cumplimiento de todas las especificaciones técnicas

PROCEDIMIENTO CONTROL DE CONTRATISTAS Y PROVEEDORES Personal suministrado es competente con respecto para el servicio u actividad. Los servicios se prestaron con normalidad Las relaciones con terceros (clientes, propietarios de predios, comunidad, autoridades, etc.) se desarrollaron normalmente, sin presentarse quejas o reclamos El funcionamiento de los equipos fue óptimo y no se afectó el rendimiento de la prestación del servicio El producto de los servicios prestados, ha funcionado como se esperaba (FUNCIONAMIENTO EN OPERACIÓN) Los resultados de las auditorias internas/externas han sido satisfactorios La mano de obra utilizada cumplía con los perfiles necesarios para los servicios prestados CRITERIOS SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Cumple los plazos de ejecución de los trabajos (Cumplimiento de fechas) Efectuó los pagos de EPS, ARL, Pensión y Parafiscales en los tiempos legalmente establecidos Efectuó los pagos de mano de obra en los tiempos contractualmente establecidos En caso de emergencias, no conformidades o servicios no programados, el tiempo de respuesta fue el establecido El personal demostró cultura de auto-cuidado para avalar su entrenamiento en seguridad La relación entre Trabajador-Trabajador fue normal y sin problemas La relación entre Trabajador-Contratista fue normal y sin problemas La relación entre Contratista - Interventor fue normal y sin problemas La relación entre Contratista - Contratante fue normal y sin problemas Cumple con su plan de desarrollo, propuesto o establecido

SERVICIO Cuando se ha requerido, responde con el respaldo técnico esperado Cuando se presentan reclamaciones es diligente para atenderlas

PROCEDIMIENTO CONTROL DE CONTRATISTAS Y PROVEEDORES Cuando prevé retraso en la ejecución de los trabajos informa oportunamente Propone acciones de divulgación o actualización Presenta información sobre nuevos productos o servicios

SUMINISTRO DE TRANSPORTE Se aseguro transportar en afectar el ambiente: No derrames, no ocasionar desperdicios. 

PROVEEDOR DE BIENES: CALIDAD Los elementos recibidos cumplieron con las especificaciones técnicas requeridas Los elementos fueron recibidos con el embalaje apropiado Entregó la documentación comercial y técnica requerida Los elementos han funcionado correctamente durante el período de garantía Cumplimiento de fechas

SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Productos con Certificados de calidad Productos químicos o Equipos y herramientas con Ficha técnica, o Hoja de seguridad, o Datos de seguridad, condiciones de uso, precauciones Producto químico completamente embalados, sellados o cerrados Producto químico Identificados con nombre claro y legible Propone acciones de capacitación o divulgación acerca de sus productos o elementos

SUMINISTRO DE TRANSPORTE Se aseguro transportar sin afectar el ambiente: No derrames, no ocasionar desperdicios.

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PROCEDIMIENTO CONTROL DE CONTRATISTAS Y PROVEEDORES

5.1.2 CONTRATISTA Como requerimientos en Seguridad Y Salud En el Trabajo de acuerdo a lo suministrado se exige:    

Personal prestador o ejecutor del servicio competente en el tema. Certificación pago de seguridad social o planillas de pago de seguridad social. ( De acuerdo a contratación). Si es suministro de un servicio en campo ó sede de Cliente, solicitar Certificado de aptitud con concepto de Apto para desarrollar su servicio. ( De acuerdo a contratación). Personal con uniforme y dotación de seguridad completa. ( De acuerdo a contratación).

DE NO CUMPLIR ESTOS CRITERIOS NO SE DEBEN SELECCIONAR COMO CONTRATISTA DE LA EMPRESA

El control de contratistas solo se hará en aquellos contratos cuya duración supere los tres meses, se aplicará el FORMATO CONTROL DE CONTRATISTAS Y PROVEEDORES DE SERVICIOS, ó por medio de Formato de Inspección planeada de seguridad, con frecuencia bimestral si el contrato no supera el año de duración.

6. CONTROL DE CAMBIOS AL DOCUMENTO # Revisión

Versión Nueva

Vigencia Nueva

Descripción de Cambios