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• Leonardo Fuenzalida

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PROCEDIMIENTOS DE LIMPIEZA OFICINAS

INDICE

I.

Generalidades 1. Objetivo 2. Definiciones 3. Reglas generales

2 2 2 2

II.

Descripción del Servicio 1. Definición de Turnos y Dotaciones 2. Labores básicas a realizar

3 3 4

III.

Procedimientos Especiales 1. Limpieza de baños 2. Uso de tarjetas ingreso Cencosud 3. Emergencias y Contingencias

7 7 9 10

IV.

Especificaciones Servicio Proveedor Aseo

11

V.

Otras Consideraciones

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I. GENERALIDADES 1. Objetivo Establecer una rutina para el orden y limpieza en cada una de las dependencias y espacios comunes de las oficinas Cencosud, de acuerdo a normativas y horarios establecidos. El servicio de aseo para oficinas de Cencosud debe considerar todos los espacios de uso común de la Instalación:            

Accesos a Oficinas (Ascensores y Escalas de conexión desde Mall a Oficinas Cencosud). Escalas y pasillos de Emergencias Ascensores y Montacargas, junto con sus accesos Todo el 4º piso de la instalación, incluye bodegas y zona de reserva a requerimiento Vidrios, mamparas, separaciones de cubículos y salas de reunión Baños del Personal y baños de minusválidos Salas de Reuniones. Cocina Cafetería, mesones, maquinas vendomatica, dispensadores de agua Laboratorios y pasillos Accesos a Recepción Recepciones

2. Definiciones A continuación se detallan los cargos existentes en el equipo de trabajo de la empresa proveedora del Servicio de Aseo: a) Supervisor (a) Corporativo: Realiza las tareas de supervisión y control en las instalaciones, tanto relacionadas con las incidencias operativas como todo lo relativas al equipo y recursos necesarios. b) Supervisor (a) de turno: Realiza la supervisión y apoyo directo a los operarios. También realiza trabajo administrativo del personal, supervisando asistencia del turno y dotación requerida para cada turno y manejo del horario y programación de cada operario en la instalación, siendo la responsable de que éstos respeten cada rol entregado a los operarios del turno. c) Operarios: Encargados de la limpieza general y mantención frecuente de aseo en las dependencias de Oficinas Cencosud.

3. Reglas generales  Todos los trabajadores de la empresa proveedora de Servicio de Aseo deberán respetar los horarios establecidos por Cencosud, acreditando de manera fehaciente sus accesos y salidas a las instalaciones para control del mandante. Deberán además identificarse en la Intendencia que corresponda y utilizar una credencial que acredite sus funciones al interior de las oficinas de Cencosud.  El uso de uniforme es obligatorio para los operarios de aseo.

 Está estrictamente prohibido poner música durante sus funciones o ingerir alimentos en las oficinas de Cencosud. Todo personal de aseo debe cumplir con las tareas fijadas y tener una actitud de colaboración y cordialidad durante la jornada laboral y ante cualquier solicitud de emergencia que se le solicite.

II.

DESCRIPCION DEL SERVICIO

1.

Definición de Turnos y Dotaciones. A) Turno A: Corresponde al primer turno del día. Su jornada laboral y dotación será la siguiente:  1 Supervisor(a) por Turno : Horario de acuerdo a los operarios de su Turno.  Operarios : - Oficinas Florida Center : 05 Operarios - Desde las 07:00 hasta las 17:00 hrs.

B) Turno B: Es el segundo turno del día. Su dotación y jornada laboral depende de las necesidades de cada instalación:  1 Supervisor(a) por Turno : Horario de acuerdo a los operarios de su Turno.  Operarios : - Oficinas Florida Center : 16 Operarios - Desde las 18:00 hasta las 22:00 hrs. En aquellas instalaciones donde se requiera de Aseo profundo los días Sábado, la dotación y horarios son los siguientes:  Oficinas Florida Center :

Semanal.

- 1 Supervisor (a) - 5 Operarios Desde las 08:00 hasta las 14:00 hrs.

2.

Labores básicas a realizar. A) El Turno A tendrá entre sus responsabilidades las siguientes funciones diarias: OPERARIOS:  Mantención de Áreas comunes oficinas (especial atención a las recepciones que deberá realizarse antes de la llegada de los colaboradores y durante el día en horas de poco tránsito - colación)  Mantención y limpieza de baños del personal. Debe efectuarse una vez cada hora mientras dure el turno.  Limpieza de vidrios interiores de oficina y mamparas.

        

Reposición de implementos en baños Reposición bolsas de basura transparente Recolección de basura de salas de reuniones entre reuniones. Traslado de basura hacia sector asignado al exterior de las oficinas. Mantención de limpieza de ascensores. Se efectuará en la mañana, a primera hora (07:00) antes de la concurrencia de colaboradores. Limpieza de escalas. Apoyo ante cualquier solicitud realizada por el personal de las oficinas para desmanchados o recogidas puntuales Revisión de las salas de reuniones: deben estar siempre recogidas, aseadas y ordenadas Limpieza de alfombras (al terminar la Jornada laboral de funcionarios Cencosud).

SUPERVISORA TURNO A:  Administración, control, revisión y apoyo de las funciones de los operarios a su cargo.  Comunicación de las incidencias/observaciones en terreno a la supervisora corporativa y a Intendencia Cencosud.  Velar por el cumplimiento de las funciones de los operarios en el horario establecido  Controlar los accesos y salidas del personal y que la dotación sea siempre la requerida por Cencosud. Debe informar semanalmente de dicha asistencia presentando la documentación que acredite este control a la supervisora de servicios.  En caso de no contar con la dotación completa del turno, solicitar apoyo inmediatamente a su Jefatura, e informar situación a la Supervisora de Servicios de Cencosud.  Controlar y asegurar la capacitación de los operarios  Controlar y verificar el correcto estado y mantención de la maquinaria/utensilios necesarios para el aseo de las instalaciones.  Revisión a primera hora de los espacios para comprobar el correcto estado y las posibles incidencias.  Reposición de insumos de baño e informar semanalmente el stock de éstos a Intendencia Cencosud.  Revisar cada una de las áreas de Cencosud, y estar atenta a cualquier evento que requiera de su intervención comenzando siempre desde las Áreas más sensibles (Recepciones y Gerencias), antes de las 08:00 hrs., y luego continuar con el resto de las áreas. Al revisar las oficinas se debe tener en cuenta:    

Limpieza de hall central (acceso) Verificar limpieza de ascensores (interior y exterior). Aspirado de alfombras Limpieza baños (Papeleros, espejos, pisos, lavamanos, WC, y comprobar reposición de insumos).  Oficinas de Gerentes.  Limpieza, despolve y orden en salas de reuniones.

 Revisar que la alfombra, mesa, artículos electrónicos, loza, marcos de ventanas, estén limpios y despolvados.  Limpieza de escritorios (incluye: teléfono, teclado computador, pantalla, CPU y mouse). Si un escritorio se encuentra con muchos papeles encima, no mover ningún documento, sólo asear las superficies que estén libres.  Bajo los escritorios (que no haya quedado ningún tipo de desecho, clips, ni papeles)  Revisar papeleros y cambiar bolsas.  Paneles divisorios de escritorios (sin polvo y vidrios limpios).  Marcos de ventanas (sin polvo) B) Las responsabilidades del Turno B serán las siguientes: OPERARIOS: El aseo deberá comenzar siempre desde las principales oficinas (Presidencia y Gerencias), luego continuar con el resto de las oficinas y escritorios. Durante este turno se realizará aseo profundo a las oficinas, espacios comunes (Recepciones, ascensores, escaleras, baños y salas de reuniones). Diariamente:  Limpieza general de baños del personal.  Aspirar alfombras  Sacudir muebles y limpieza de puestos de trabajo, debiendo dejar los escritorios ordenados.  Limpieza general de oficinas.  Limpieza de Laboratorios  Aseo de ascensores  Despapelado y retiro de basura  Aseo de zonas comunes – especial atención a las recepciones y cafeteria Semanalmente:     

Aplicar lustra muebles o silicona según corresponda Limpieza de vidrios interiores de Oficinas Desmanchar alfombras Sanitizado y desinfectado de baños Limpieza profunda de Oficinas, manteniendo el orden de cada uno de los escritorios y oficinas.

Mensualmente:  Limpieza a salidas y escaleras de Emergencias.  Limpieza de zonas de reserva y bodegas.  Limpieza profunda de papeleros y basureros.

Trimestralmente:  Lavado general de alfombras

SUPERVISORA TURNO B: Será la encargada de la administración, control, revisión y apoyo de las funciones de los operarios a su cargo.  Revisar Libro de observaciones del turno de día para estar en conocimiento de alguna actividad en la cual se requiera de su gestión.  Verificar y revisar que las actividades se hayan realizado en tu totalidad y correctamente  Registrar en Libro de Observaciones si han quedado tareas pendientes, para que el Turno A pueda cubrir esas actividades. Jamás debe quedar pendiente las áreas de Intendencia, Recepción y Gerencias.  Revisar el acceso y salida del personal y confirmar la correcta dotación. Deberá informar diariamente a la Supervisora Corporativa las respecto del control que confirmen la asistencia del equipo  Velar por el cumplimiento de las funciones en el horario establecido

III. PROCEDIMIENTOS ESPECIALES: 1. Limpieza de Baños. Se debe garantizar la limpieza de los baños constantemente, y verificar la existencia de insumos (papel, toalla, jabón, aromatizante). La frecuencia diaria para la limpieza de baños debe ser de 5 veces durante el Turno A, y una vez durante el Turno B. Las frecuencias para aseo y mantención de baños debe realizarse en los siguientes rangos de horarios: 08:00 – 10:00 – 12:00 – 14:00 – 16:00 El Turno B, deberá efectuar una última limpieza a los baños, procurando que para la siguiente jornada se encuentren en óptimas condiciones. Las actividades a realizar en los baños son las siguientes:  Vaciar papeleros y porta bolsa sanitario  Limpieza y despolve de espejos  Limpieza y revisión de Difusores (comprobar que todos estén en buen estado)  Limpieza, desinfección y constante revisión de WC y exterior  Limpieza y desinfección de urinarios  Limpieza de pisos, muros, vidrios y paneles divisorios  Reposición de Papel Higiénico, Jabón y Toalla de Papel  Completar ficha “Control Diario Limpieza Baños”.  Al termino del servicio las tapas de los WC deberán quedar arriba para la inspección visual por parte de Cencosud

1.1 Limpieza de Muebles, Oficinas y Recepciones. Gestionar la limpieza de todos los muebles, alturas, pasamanos, patas de silla, cuadros, mamparas, puertas, archivos, marcos ventana, etc. Todo debe estar en óptimas condiciones. Cuando las condiciones no lo permitan (demasiados documentos sobre el escritorio), no se realizará aseo y se informará a la Supervisora del Turno para que lo anote en el Libro de Acontecimientos. Siempre se debe mantener el orden original de cada estación de trabajo y de los objetos dispuestos en los muebles. El aseo de oficinas en Recepcion, Intendencia y Gerencias, deberá realizarse durante el Turno B. Nunca debe quedar detalles pendientes en estas áreas.

Durante el día, cuando los funcionarios de Cencosud se encuentren trabajando, no se puede realizar limpieza de escritorios, sólo se repasará espacios comunes (salas de reuniones desocupadas, baños y lavado de loza), sin ocasionar ruidos molestos. Es muy importante que además del aseo de oficinas, espacios comunes y otros espacios del piso, la loza de Recepcion y Cafeteria se encuentre limpia a primera hora del día (antes de las 08:30 hrs.). Después de asear las áreas de trabajos 24/7, ba;os utilizados durante la noche y cafeteria, se procederá a limpiar en el resto de las áreas. El aseo profundo de las oficinas, se debe realizar durante el Turno B. El Turno A sólo repasará los espacios comunes, y vaciará papeleros de las oficinas. Sólo en caso de emergencia (derrame de algún líquido u otro accidente) el Turno A podrá realizar aseo en alguna oficina, en los horarios que el usuario o Secretaria del área le indique. Las bolsas de basura que porten los operarios, jamás deben apoyarse en las alfombras de las oficinas sin tomar las medidas necesarias para no mancharlas. En caso de oficinas o salas de reuniones cerradas, se deberá informar en el libro de observaciones para confirmar la falta de aseo en estas zonas y asi concretarlas al dia siguiente a primera hora. 1.2 Limpieza de basureros. Todos los basureros de las instalaciones deben vaciarse al menos dos veces durante el Turno A (En el horario de almuerzo de los funcionarios de Cencosud, y al finalizar la jornada del Turno A). El Turno B deberá también realizar esta actividad en todos los pisos, oficina por oficina. Esto incluye retiro de bolsa con basura e incorporación de una nueva. Al vaciar la basura de los papeleros, el operario deberá revisar el contenido de la basura, limpiar excesos y revisar el estado del basurero. En caso de observar algún basurero de las oficinas en mal estado, dar aviso a su Supervisora. Será responsabilidad de la Supervisora de turno dar aviso al Intendente para su gestión de reparacion. La limpieza del papelero (lavado) se realizará al finalizar cada mes.

1.3 Limpieza de Ascensores. El aseo en ascensores (si corresponde), debe realizarse durante el Turno B, o entre 07:00 – 07:30. El Turno A debe repasar este aseo en horarios donde no exista tránsito de colaboradores. En ningún caso podrán paralizarse los ascensores a partir de las 07:45. La limpieza de ascensores debe ser tanto al interior (pisos, muros, botones), como al exterior.

1.4 Lavado y Aspirado de Alfombras.

El lavado de alfombras se realizará las veces que sea necesario según deterioro que éstas presenten. No se podrá realizar esta gestión en día de semana laboral. Se debe efectuar durante un fin de semana, para que la alfombra tenga tiempo de secarse.

Esta actividad y el aspirado de alfombras debe realizarlo el Turno B, para evitar interrumpir a los funcionarios de Cencosud con el ruido de las máquinas. Al efectuar el aspirado diario en el Turno B, los operarios deberán cuidar que no quede ningún residuo en la alfombra (trozos pequeños de papel, hojas de plantas decorativas, clips, corchetes, pelusas de pelo, etc.). Será responsabilidad de la Supervisora del Turno B, revisar y verificar la limpieza de alfombras. En caso de emergencia durante el Turno A, se solicitará a Supervisora de este turno que gestione la limpieza de alfombra en el lugar del incidente.

1.5 Aseo espacios comunes. Se entiende por “Espacios comunes” todas aquellas áreas de habitual tránsito de funcionarios y/o clientes de Cencosud (Pasillos, escaleras, Hall, Recepciones, Máquinas expendedoras y alrededores, Salas de Reuniones, Maceteros, Plantas, etc.) La limpieza y mantención de éstos espacios se debe realizar en horarios que no interfiera con el tránsito habitual de los funcionarios (Antes del horario de ingreso, hora de almuerzo de los funcionarios, y durante el turno de noche). Especial atención a las recepciones, que deberán quedar siempre listas y preparadas para atención a público. En caso de emergencias se realizará la limpieza y mantenimiento que se requiera, de acuerdo a lo que se solicite a la Supervisora del turno de día.

2.

USO DE TARJETAS INGRESO CENCOSUD.

Con el propósito de facilitar el desplazamiento de los operarios del Turno A dentro de las oficinas de Cencosud, se le entregará a cada uno una tarjeta de ingreso Cencosud, la cual deberá ser solicitada formalmente vía mail a la Supervisora de Servicios Cencosud, indicando nombre completo y cédula de identidad del operario. Las restricciones para el uso de la tarjeta de ingreso son las siguientes: - Ninguna tarjeta de ingreso Cencosud, tendrá habilitado el acceso al piso 7 de edificio Enlace (Alto Las Condes). - Los operarios no se pueden llevar las tarjetas de ingreso al finalizar su turno. Las tarjetas deberán permanecer siempre en las instalaciones de Cencosud, por lo que al finalizar sus funciones, deberán entregarlas a la Supervisora del turno, y ésta deberá entregarlas en

Intendencia de Cencosud u Oficina de Guardias. Estas deberán ser retiradas por la Supervisora del Turno A al iniciar su jornada para distribuirlas a los operarios.

3.

EMERGENCIAS Y CONTINGENCIAS. Ante cualquier situación de emergencia o evento poco habitual que los Operarios y Supervisoras de Turno observen, se debe registrar en el Libro de Acontecimientos, y avisar inmediatamente al Jefe / Supervisora de Servicios:

4.

ESPECIFICACIONES SERVICIO PROVEEDOR DE ASEO DESCRIPCION SERVICIO

Oficinas planta libre y privadas

FRECUENCIA Diario

Semanal

M ensual

Otro

Desempolvar y limpiar escritorios, cajoneras, archivadores y muebles en general Limpiar computadores, teléfonos y accesorios de escritorio Limpiar televisores, fotocopiadoras, proyectores, etc Limpiar perfiles, alturas, vidrios separaciones, rincones y bajo escritorio Limpiar/aspirar sillas, patas de silla, sillones, puertas. Limpiar borde ventana y estructuras metálicas Limpiar canaletas cableado Aspirado alfombra pasillos y módulos Lavado alfombra pasillos y módulos

Cada 3 meses

Limpiar suelo cerámico Lavar suelo cerámico Despapelado Limpieza papeleros Limpiar vidrios ventana al exterior e interior

Cada 3 meses

Limpiar persianas Limpiar dispensadores café/agua Limpiar cuadros (marco, vidrio, tela)

Salas de reuniones comunes, privadas y pasillos

Diario

Semanal

M ensual

Otro

Ordenar y limpiar mesas, sillas y sillones Limpiar/aspirar sillas, patas de silla, sillones, puertas. Aspirado alfombra pasillos, salas y accesos Limpiar suelo cerámico Lavar suelo cerámico Lavado alfombra pasillos, salas y accesos

Cada 3 meses

Limpiar cuadros (marco, vidrio, tela) Limpiar superficie enchapes de madera y bordes Limpiar estrcuturas metálidas, divisiones y vidrios Limpiar televisores, fotocopiadoras, proyectores, etc Limpiar computadores, teléfonos y accesorios de escritorio Limpiar mamparas y persianas

Recepciones y espacios comunes Desempolvar y limpiar escritorios, cajoneras, archivadores y muebles en general Limpiar computadores, teléfonos y accesorios de escritorio Limpiar suelo cerámico Lavar suelo cerámico Ordenar y limpiar mesas, sillas y sillones Limpiar mamparas y puertas de acceso Limpiar superficie enchapes de madera y bordes Despapelado Limpieza papeleros

Diario

Semanal M ensual

Otro

Escaleras y ascensores

Diario

Semanal

M ensual

Otro

Diario

Semanal

M ensual

Otro

Diario

Semanal

M ensual

Otro

Limpieza de pasamanos de escalas de acceso Limpieza de pasamanos de escalas de emergencia Limpiar suelo cerámico escaleras de acceso Limpiar suelo cerámico escaleras de emergencia Limpieza y mantención (aseo) de ascensores Limpieza de piezas metálicas en ascensores (interior y exterior)

Cocinas y baños Limpiar muebles, lavaplatos y accesorios Limpiar suelo cerámico, puertas, divisiones y paredes Limpiar lavamanos, w c, urinarios, grifería, etc Limpiar espejos, dispensadores de jabón y toallas Barrer y limpiar piso Retiro de basura Despapelado Limpieza papeleros

Patios y exteriores Retiro de basura Barrer y limpiar suelo Mantención

5.

OTRAS CONSIDERACIONES

Otras consideraciones El retiro de basura de la instalación debe ser diario y de acuerdo a la normativa y logística de esta Se deberán limpiar con frecuencia diaria los dispensadores de agua Se deberán limpiar con frecuencia diaria extintores y caja red húmeda Los pisos de cerámica deberán ser mopeados diariamente y con la frecuencia que el tráfico requiera. Además se deberán lavar y pulir en consideración al estado y movimiento del espacio. En general el lavado de alfombras se indica como trimestral, pero dependerá del uso de las dependencias. Mismo caso pisos duros o cerámicos. La limpieza de baños deberá tener una frecuencia mínima de una hora, pero podría variar dependiendo de la instalación La limpieza y orden de las salas de reuniones (al menos 3 frecuencias al día) Será parte del procedimiento el llenado diario de checklist en baños H/M y en cada entrega de turno. Los administradores de oficina deberán recibir copia. Los ítem a considerar en el punto anterior deberán ser definidos en conjunto Se debe considerar también desmanchado y limpieza de paredes. Retiro y traslado de loza para lavado diariamente Limpieza de Termos y llenado de éstos con agua caliente en las diferentes gerencias de la instalación. Lavado de Jarros de agua y llenado de éstos. Ayuda en caso de solicitar personal de apoyo para cubrir contingencias (traslado/cambios/remodelaciones) Apoyo logístico en caso de cambios y/o traslados Supervisora de aseo deberá recibir materiales como papeles, nova, jabón y coordinar su correcto almacenamiento y distribución a todos los baños. Supervisora será responsable del abastecimiento de los baños y dispensadores de alcohol gel Supervisora deberá dar aviso oportuno del stock de insumos de baños al funcionario de Cencosud responsable de realizar la solicitud. Supervisora de aseo deberá recibir bidones de agua purificada y coordinar almacenamiento y distribución. Lo horarios del servicio serán revisados en conjunto y dependerán de la instalación El retiro de papeles y cartones desde oficinas hasta contenedor exterior, será función de operarios de aseo Cantidad de operarios la propondrá el proveedor, pero sujeto a evaluación de Cencosud. Supervisora de aseo deberá permanecer en la dependencias de Cencosud desde las 07:00 hasta el final de jornada Visita 3 veces por semana del Supervisor Corporativo (Jefatura directa del Supervisor en terreno) Entrega informe mensual respecto de la calidad del servicio Entrega informe mensual asistencia personal de aseo y pago de cotizaciones previsionales Excepciones a lo indicado anteriormente, se revisará de forma especial dependiendo de la instalación Se exigirá fichas técnicas tanto de maquinaria, productos de limpieza y desinfección e insumos