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• Eduardo Toro Valdivia

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SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Procedimiento RECURSOS HUMANOS, CAPACITACION Y EVALUACION DE DESEMPEÑO Alcance: Aplica a todo el personal que se relaciona con los procesos que están dentro del alcance del SGC

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PROCEDIMIENTO RECURSOS HUMANOS, CAPACITACION Y EVALUACION DE DESEMPEÑO

Nota importante: El presente documento es de exclusiva propiedad de LUTROMO INDUSTRIAS LTDA. El contenido total o parcial no puede ser reproducido ni facilitado a terceras personas sin la expresa autorización del Representante de la Gerencia.

Fecha de Vigencia: 07-07-2011

Elaborado por: Pamela Ampuero Saavedra Encargada de Calidad

Aprobado por: Javier Troncoso Anderson Director de Calidad

Revisión N°: 05

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INDICE

0.

TABLA DE CONTROL DE CAMBIOS

1.

OBJETIVO

2.

ALCANCE

3.

RESPONSABILIDADES

4.

DEFINICIONES

5.

DOCUMENTACIÓN APLICABLE

6.

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO

7.

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

7.1

Competencia toma de conciencia y Formación

7.2

Perfil de competencias (Cargo o puesto de Trabajo)

7.3

Selección y Contratación de Nuevo Personal.

7.4

Capacitación del Sistema de Gestión de Calidad.

7.5

Capacitación del Personal.

8.

REGISTROS

9.

ANEXOS

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0.

TABLA DE CONTROL DE CAMBIOS

Rev. Nº 00 01

02

03

04

05

Revisión:05

Fecha

Alcance de la Modificación

25-08-06

Versión inicial

11/04/08

Modificación en la definición de responsabilidades

05/05/08

14/01/10

01/07/10

07/07/2011

Incluye registros y anexos asociados Cambio de Logo y nombre Corporativo. Actualización de la documentación aplicada. Se actualiza organigrama. Modificación en las responsabilidades

Modificación en la documentación aplicable

Nº Página Aprobado por Representante todas Gerencia Representante 5 Gerencia 23

Representante Gerencia

todas

Representante Gerencia

4,5 y 6

Representante Gerencia

10

Representante Gerencia

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1.

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OBJETIVO

El propósito de este procedimiento es establecer una metodología para planificar, organizar, desarrollar, seleccionar y definir la administración de los recursos humanos en la organización; así como también el control de técnicas capaces de promover el desempeño eficiente del personal, la definición de sus competencias, las necesidades de capacitación y formación de quienes llevan a cabo actividades que puedan afectar la calidad del producto.

2.

ALCANCE

El procedimiento está dirigido a fortalecer las competencias del recurso humano de la organización, en pos del cumplimiento de objetivos de calidad institucionales y de aumentar la satisfacción de los clientes. El personal que realice trabajos que afecten a la calidad del producto debe ser competente con base en la educación, formación, habilidades y experiencia apropiadas. La función de capacitación implica la ejecución de una serie de actividades organizadas en forma sistemática, con el propósito de dotar al factor humano de los conocimientos, habilidades y actitudes, para incidir en el mejoramiento del desempeño de sus funciones laborales y profesionales, además de orientar las acciones al cumplimiento de los objetivos de la Institución.√

3.

RESPONSABILIDADES

El Director de Calidad:  Aprobar las competencias y perfiles de cargos establecidos para la organización.  Verificar el cumplimiento de los perfiles y competencias establecidos para los cargos de la empresa.  Aprobar el Programa Anual de Capacitación.  Disponer los recursos asociados a la materialización del plan de capacitación ya sea con recursos internos o utilizando las franquicias que otorga el Estado para tales fines. Las copias impresas de este documento son “No controladas”, válidas solamente como referencia por el día de la impresión. Fecha de impresión 02/10/2012

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El Gerente de Administración y Finanzas:  Verificar el desarrollo de las competencias y perfiles de cargo establecidos para la organización.  Verificar la evaluación de cada trabajador respecto de las competencias y perfiles determinados por la empresa.  Verificar la realización del Programa Anual de Capacitación desarrollado para los trabajadores de la empresa.  Otorgar los recursos necesarios para la materialización del plan de capacitación ya sea con recursos internos o utilizando las franquicias que otorga el estado para tales fines.  Verificar la mantención de los registros de las actividades de capacitación, formación, entrenamiento y evaluación de desempeño de los trabajadores.

El Encargado de RR.HH:  Identificar y desarrollar las competencias y perfiles de cargo requeridas por la empresa.  Realizar evaluación de cada trabajador respecto de las competencias y perfiles determinados por la empresa, identificando las brechas existentes.  Elaborar el Programa Anual de Capacitación en base a las brechas detectadas y a los requerimientos de cada área.  Gestionar los recursos asociados a la materialización del plan de capacitación ya sea con recursos internos o utilizando las franquicias que otorga el Estado para tales fines.  Cotizar y seleccionar los servicios de capacitación, insertos en el Plan Anual de Capacitación.  Recibir temarios y costos correspondientes y evaluar a cada proveedor con base en la experiencia.  Coordinar con el trabajador capacitado y con su jefe directo para que se complete el registro “Evaluación y efectividad de capacitación y formación”.  Mantener el registro de las actividades de capacitación, formación, entrenamiento y evaluación de desempeño de los trabajadores.  Gestionar los servicios requeridos de los Organismo de Capacitación atingentes a las actividades insertas en el plan de capacitación.

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El Encargado Sistemas de Gestión:  Analizar y asesorar el desarrollo de las competencias y perfiles de cargo requerida por la empresa.  Verificar la realización de la evaluación de cada trabajador respecto de las competencias y perfiles determinados por la empresa y la identificación de las brechas existentes.  Analizar y asesorar en el desarrollo del Programa Anual de Capacitación.  Colaborar con las gestiones tendientes a la obtención de los recursos asociados a la materialización del plan de capacitación ya sea con recursos internos o utilizando las franquicias que otorga el estado para tales fines.  Medir la efectividad de las actividades de capacitación desarrolladas.  Verificar la mantención y vigencia de los registros de capacitación, formación, entrenamiento y evaluación de desempeño.  Realizar a todo el personal recién contratado, la capacitación sobre el SGC en su área de trabajo.

El Jefe Directo (Area):  Detectar y canalizar necesidades de capacitación propias de la organización y que guardan relación directa con el cumplimiento de los requisitos de los servicios y productos y con el mejoramiento del Sistema de Gestión de Calidad.  Canalizar solicitudes de capacitación realizadas por los propios trabajadores.  Preparar el Informe de Evaluación de Desempeño.

Cada Empleado:  Identificar sus necesidades de capacitación en relación con las funciones del cargo que desempeña.

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4.

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DEFINICIONES

Actitudes: La actitud es una predisposición aprendida, no innata, y estable aunque puede cambiar, a reaccionar de una manera valorativa, favorable o desfavorable, ante un objeto (individuo, grupo, situaciones, etc. Capacitación: Entrega de conocimientos teóricos y prácticos destinados a desarrollar habilidades específicas. La capacitación puede consistir en el desarrollo de una actividad, entrenamiento calificado, experiencia o una combinación de las tres. La capacitación se concibe como el proceso y conjunción de elementos debidamente estructurados y dinámicos que se relacionan constantemente y se adaptan según los cambios generados en el entorno institucional. Capacitación Correctiva: Capacitación para solucionar problemas manifiestos o para corregir las desviaciones en los estándares de rendimiento. Competencia Laboral: Capacidad de una persona para desempeñar las actividades que componen una función laboral, en un contexto real de trabajo, según los estándares y calidad esperadas por el sector productivo. Una competencia tiene tres componentes: el saber hacer (conocimientos), el querer hacer (factores emocionales y motivacionales) y el poder hacer (factores situacionales y de estructura de la organización). De acuerdo con el grado de especificación, las competencias se dividen en dos grandes bloques: 

Conocimientos específicos: de carácter técnico, precisos para la correcta realización de las actividades.



Habilidades y actitudes: capacidades, cualidades específicas precisas que garanticen el éxito en el puesto.

Lo que pretende este enfoque de competencias es lograr que la gestión de la organización se ajuste al activo humano, utilizando las características clave que tiene cada persona y aquellas que hacen que un determinado puesto de trabajo se desarrolle lo más eficazmente posible. Competecias Claves de la Organización (distintivas): Las organizaciones plantean su estrategia en función del desarrollo de sus competencias clave, también llamadas

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core competencias, las cuales aportan ventajas competitivas a corto, mediano y largo plazo. Competencias Genéricas: Son todas aquellas que los integrantes deben exhibir, independientemente de su nivel, área o rango  Autodesarrollo y logro  Orientación al cambio  Relaciones interpersonales  Disposición al servicio  Trabajo en equipo  Integridad  Compromiso  Orientación a resultados Competencias Gerenciales: Son las conductas que los empleados con personas a cargo, deben evidenciar para lograr resultados a través de su grupo, contribuyendo a direccionar a la empresa, de acuerdo a las políticas establecidas, éstas son entre otras:  Liderazgo  Promover y administrar el cambio  Delegar y hacer seguimiento  Realizar gestión con personas  Crear equipos de trabajo  Visión estratégica  Orientación a resultados  Comunicación efectiva  Pensamiento conceptual y analítico  Negociación  Manejo de conflictos  Orientación a la excelencia y creación de valor. Comunicación Eficaz: Capacidad de escuchar, hacer preguntas, expresar conceptos e ideas en forma efectiva. Capacidad de escuchar al otro y comprenderlo. Capacidad de dar reconocimiento verbal, expresando emociones positivas, lo que fortalece la motivación de las personas y el equipo de trabajo. Diagnóstico de Necesidades de Capacitación (DNC): Factor que orienta la estructuración y desarrollo de planes y programas para el establecimiento y fortalecimientos de conocimientos, habilidades o actitudes en los participantes de una organización, a fin de contribuir en el logro de los objetivos de ésta.

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Efectividad: Se refiere al logro de objetivos: la relación entre el resultado y la expectativa o el estándar. Logro simultáneo y eficiente de los objetivos en una organización Evaluación de Desempeño: Acción que se realiza para medir la capacidad que tiene un trabajador de realizar las tareas asociadas al cargo que ocupa y para identificar necesidades de capacitación. La evaluación se entiende no sólo como un instrumento para asegurar que la persona es capaz de cumplir determinados desempeños, sino también para asegurar que en la organización existan procesos de aprendizaje continuo, orientados a lograr los objetivos de la organización y del personal. Habilidades: Destreza y precisión necesaria para ejecutar las tareas propias de una ocupación, de acuerdo al grado de exactitud requerido. Liderazgo: Habilidad necesaria para orientar la acción de los grupos humanos en una dirección determinada, inspirando valores de acción y anticipando escenarios de desarrollo de la acción de ese grupo. Establecer objetivos, darles adecuado seguimiento y retroalimentación, integrando las opiniones de los otros. Necesidad de Capacitación: Carencia de información, de conocimientos, habilidades y/o actitudes que presenta una persona para desempeñar una función o cargo. Organigrama: es la representación gráfica de la estructura organizativa de una empresa u organización. Organismos Técnicos de Capacitación: Entidades que realizan acciones de capacitación destinadas a empresas, organizaciones y trabajadores en general y que están debidamente acreditadas por la Norma de Calidad NCh2728 y reconocimiento de la autoridad competente Sence.

Perfil de Cargo: Todos los cargos que se relacionan con funciones y procesos del Sistema de Calidad de la empresa, tienen sus requisitos de formación, habilidad, experiencia y educación definidos. Proceso de evaluación: Al momento de evaluar al personal, se accede al perfil de competencias requeridas para el puesto específico, desde donde se obtienen las conductas que manifiestan la presencia de dichas competencias. Trabajo en Equipo. Es la capacidad de trabajar con otros para conseguir metas comunes. Las personas que poseen esta habilidad se caracterizan porque:

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o

Identifican claramente los objetivos del grupo y orientan su trabajo a la consecución de los mismos.

o

Tienen disposición a colaborar con otros.

o

Anteponen los intereses colectivos a los personales.

Seguimiento de Capacitación /entrenamiento: Consiste en la observación del desempeño del empleado recién capacitado.

5.

DOCUMENTOS APLICABLES

 Manual de Calidad

6.

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO No aplicable

7.

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

7.1 COMPETENCIA, TOMA DE CONCIENCIA Y FORMACION La organización debe: a. determinar la competencia necesaria para el personal que realiza trabajos que afectan a la calidad del producto. b. detectar las necesidades de competencia mediante la comparación de requisitos curriculares con las competencias actuales del personal. c. determinar las necesidades de capacitación u otras actividades para cubrir las ausencias de cualquier tipo de competencia. d. proporcionar formación o tomar otras acciones para satisfacer dichas necesidades. e. evaluar la eficacia de las acciones tomadas. f. asegurarse de que el personal es consciente a la pertinencia e importancia de sus actividades y de cómo contribuyen al logro de los objetivos de la calidad. g. mantener los registros apropiados de la educación, formación, habilidades y experiencia. Las copias impresas de este documento son “No controladas”, válidas solamente como referencia por el día de la impresión. Fecha de impresión 02/10/2012

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7.2 PERFIL DE COMPETENCIAS (CARGO O PUESTO DE TRABAJO) Cada jefe de área confeccionará los perfiles de cargo del personal que dirige, utilizando el formato previamente establecido. En su realización deberá participar el Encargado de RR.HH y de SGC. Dicho perfil incluirá los siguientes pasos:    

Definición del puesto de trabajo. Propósito del cargo. Responsabilidades del cargo o función. Requisitos de ingreso al cargo o función: Formación Básica, Experiencia y Capacitación requerida para su desempeño.  Competencias del cargo o función.  Competencias distintivas técnicas para un desempeño adecuado  Competencias referidas a conocimientos o habilidades técnicas. Una vez definidos los modelos, se identificarán las competencias clave en función de la estrategia de la organización y del perfil objetivo deseado para las personas que la integran. El perfil del cargo se elabora y desarrolla en el registro PERFIL DEL CARGO. El Director de Calidad es responsable de la aprobación de los respectivos descriptores de cargos de la organización. Se requiere la revisión y/o actualización periódica de los perfiles existentes.

7.3 SELECCIÓN Y CONTRATACION DE NUEVO PERSONAL El Directorio de la empresa debe establecer un Organigrama General que refleje la estructura organizacional y cada Gerencia debe contar con un Organigrama específico que incluya todos los puestos de trabajo del área.

a)

Ingreso de Requerimiento: Detectada la necesidad de nuevo personal, cada área publica mediante aviso en periódicos locales u otros medios el requerimiento de personal según el Perfil del Cargo. Una vez recibidos los CV son analizados por el área solicitante y RR.HH seleccionando a aquellos que cumplan de mejor forma el Perfil.

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Dicha selección se presenta al jefe de área solicitante para su aprobación y se procede a citar a los postulantes a la primera entrevista personal. Para dicha entrevista, el postulante debe presentarse con los documentos indicados como requeridos en el proceso de análisis del CV. b)

Primera Entrevista: Las entrevistas de selección de personal serán realizadas en conjunto por el Jefe de área y por RR.HH las que tenderán a identificar si las condiciones del postulante son acordes al perfil de la empresa. En el proceso de evaluación de los postulantes, se deberá considerar la formación, habilidad y experiencia solicitadas en el Perfil de Cargo correspondientes. El postulante debe contar con la documentación que avala el cumplimiento de los requisitos de la Organización. Al finalizar este proceso, se seleccionarán a la o las personas que cumplen de mejor forma el Perfil de cargo de la empresa. En caso que el Jefe de área lo requiera, solicitará a Recursos Humanos gestionar una evaluación sicológica a cargo de una especialista y/o cualquier otro tipo de evaluación práctica como el uso de herramientas de computación, etc., para las personas que ocupen las dos primeras prioridades. Los resultados de estas evaluaciones deben estar disponibles antes de pasar a la siguiente etapa.

c)

Segunda Entrevista: Dependiendo de la etapa del proceso de decisión, esta entrevista puede apuntar a un mejor y mayor análisis de la o las personas seleccionadas o para confirmar y comunicarle al postulante su incorporación a la empresa. Esta entrevista será realizada por el Jefe de área y RR.HH.

d)

Contratación: Realizada la selección final, el jefe de área enviará al Gerente de Administración y Finanzas la siguiente documentación a fin de confeccionar el Contrato de Trabajo y Carpeta del trabajador:  Solicitud de Contratación-Ficha trabajador, adjuntando toda la documentación indicada.

Ningún postulante seleccionado podrá comenzar sus labores ó capacitación en la empresa antes de llegar a este punto del procedimiento. Recursos Humanos enviará, en un plazo de 10 días, el contrato de Trabajo para la firma del trabajador y del Gerente de área.

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7.4 CAPACITACION DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

Las primeras actividades de capacitación del trabajador serán la inducción y la capacitación en el Sistema de Gestión de Calidad (SGC), las cuales deben realizarse el primer día de ingreso al trabajador de todo nuevo empleado. 7.4.1 Inducción

Esta actividad será realizada por el Encargado de RR.HH a través de una inducción sobre la estructura organizacional y sistemas de gestión de la empresa. La actividad de inducción debe contener al menos los siguientes aspectos:     

Reseña Histórica Estructura organizacional Presentación de Sucursales Giro de la empresa Entrega de Reglamento Interno. (Incluye Derecho a Saber)

La actividad de Inducción debe quedar ingresada en el Registro Individual de Capacitaciones. 7.4.2 Capacitación SGC A continuación de la actividad de inducción, el trabajador debe recibir de parte del Encargado de Calidad, capacitación sobre el Sistema de Gestión de Calidad (SGC).

La capacitación mencionada incluirá al menos los siguientes aspectos:     

Estructura organizativa de Química Lutromo Ltda., en relación al SGC. Política de Calidad. Sistema de Gestión de Calidad. Procedimientos y otros documentos relacionados del Sistema. Toma de conciencia de las consecuencias sobre la organización y su personal debido a incumplimiento de requisitos y compromisos con el cliente.

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La capacitación puede tomar la forma de charlas, reuniones informativas y otras relacionadas con el tema de calidad y traspaso de conocimientos a los empleados, las cuales son constantes y sirven para incorporar de mejor forma al trabajador a los conceptos y formas de trabajo con calidad y especialización en su trabajo. Toda acción de capacitación del Sistema de Gestión de Calidad como de cualquier otra materia de interés para la organización que se desarrolle al interior de ésta, deberá ser registrada y firmada por los asistentes y participantes. Para tal efecto se encuentra disponible el Registro CAPACITACION INTERNA. Dicho registro deberá ser enviado a la Gerencia de Finanzas para que sea incluido en el Programa Anual de Capacitación y en los registros de los respectivos trabajadores participantes. La actividad de capacitación SGC debe quedar ingresada en el Registro Individual de Capacitaciones.

7.5 CAPACITACIÓN DEL PERSONAL:

7.5.1 Políticas

Amplitud: El Programa de capacitación deberá cubrir todas las áreas y niveles jerárquicos de la organización. Diagnóstico Previo: Todas las acciones de capacitación de nivel operativo serán respaldadas por un diagnóstico previo, el que será tomado antes del inicio del proceso por el Organismo Capacitador contratado. Duración Mínima de Cursos: La duración mínima para los eventos externos de capacitación será de 8 horas de cronológicas. Enfoque Estratégico: El Programa de Capacitación tendrá como enfoque el formar al personal en los valores, tecnología y estrategias de productividad para fortalecer los objetivos estratégicos de la organización. Mallas Curriculares con Enfoques en Competencias Laborales: La organización privilegiará toda acción de capacitación que se fundamente en el concepto de competencia laboral y que haya elaborado sus mallas curriculares con esta premisa.

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Oportunidad: El Programa de Capacitación deberá ser práctico, breve y de alto impacto para los usuarios. Participativo: Que involucre a personal de diferentes áreas y niveles para su elaboración.

7.5.2 DETECCION DE NECESIDADES DE CAPACITACION Y CONFECCIÓN DEL PLAN ANUAL DE CAPACITACIÓN Y FORMACION: La necesidad de capacitación y entrenamiento se identifican y gatillan por situaciones tales como las siguientes:              

Contratación de empleados. Confección del Plan Anual de Capacitación y Entrenamiento. Introducción de tecnologías nuevas. Demandas futuras relacionadas con los planes y los objetivos estratégicos y operacionales. Cambios significativos en procedimientos. Reasignación de trabajo/entrenamiento cruzado. Evaluación de la competencia individual del personal para desempeñar actividades definidas. Requisitos legales y reglamentarios y normas que afecten a la organización y a sus partes interesadas. Observación de problemas de desempeño. Solicitud de empleados. Revisión de desempeño de los empleados. Proceso de auditoría interna. Procesos de acciones correctivas/preventivas. Proceso de Revisión Gerencial.

La empresa establece una parte importante de sus requerimientos de capacitación mediante una revisión anual de las necesidades que tienen las diferentes áreas de la empresa. Estas necesidades se establecen a partir de: Autodetección: Cada empleado puede identificar sus necesidades de capacitación y mejoramiento individuales y las comunica a su Jefe Directo (Supervisor) antes del 30 de Diciembre de cada año, con el fin que puedan ser consideradas en la elaboración del Programa Anual de Capacitación. En caso de no existir supervisor directo, lo podrá Las copias impresas de este documento son “No controladas”, válidas solamente como referencia por el día de la impresión. Fecha de impresión 02/10/2012

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enviar directamente a la Gerencia del Area respectiva. Para presentar sus requerimientos individuales el trabajador contará con el Registro DIAGNOSTICO INDIVIDUAL DE NECESIDADES DE CAPACITACION. Por Jefatura: Cualquier responsable de área, división, sucursal o equipo, podrá presentar sugerencias de capacitación requeridas para los trabajadores a su cargo. Las necesidades de capacitación individuales deberán ser acordes a las funciones, actividades desempeñadas y profesionalización. Cada Gerente de Área envía a más tardar el día 15 de enero de cada año, la información recopilada, tanto de los mismo trabajadores, como lo solicitado por las jefaturas directas, tomando en considerando aquellas solicitudes de capacitación que guardan relación directa con el cumplimiento de los requisitos de los servicios y productos y con el mejoramiento del Sistema de Gestión de Calidad. Para presentar la información se cuenta con el Registro DETECCION DE NECESIDADES DE CAPACITACION DE LA DIVISION O AREA, donde se consolida la información por puesto de trabajo o cargo funcional. 7.5.3 CONFECCION DEL PLAN ANUAL DE CAPACITACIÓN La Gerencia de Administración y Finanzas recopilará la información de la Detección de Necesidades de Capacitación y plasmará la información en el Registro CONSOLIDADO DE NECESIDADES DE CAPACITACION DE LA DIVISION O AREA, donde indicará las necesidades de capacitación detectadas y la población objetivo del Plan de Capacitación, por nivel jerárquico. El encargado de RR.HH en conjunto con el encargado del SGC deberán realizar las evaluaciones necesarias a fin de establecer las brechas existentes entre lo requerido por el Perfil de Cargo y las competencias del trabajador. La Gerencia de Administración y Finanzas, en base a los análisis indicados y de las necesidades propias de la organización, propone el Plan de Capacitación y Formación Anual pertinente, en el que se pretende el mayor potenciamiento de las competencias de los empleados de la organización. Asimismo, se podrán incluir en el Plan Anual de Capacitación y Formación las necesidades reales de capacitación de los trabajadores y técnicos, en base a la información obtenida a través de toda la estructura jerárquica, con la única visión de centralizar los recursos, inicialmente en donde más se necesita, y paulatinamente hasta llegar al total del personal, ya que es la única vía posible de excelencia en el servicio.

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Para apoyar el logro de los objetivos de la organización y el desarrollo de su personal, la planificación de la educación y la formación debería considerar al menos los siguientes lineamientos y políticas, en la etapa inicial:       

Las herramientas de planificación y mejora. Competencias de empleabilidad. La creación de equipos de trabajo. La resolución de problemas. Las habilidades de comunicación efectiva. Liderazgo y habilidades de conducción. El conocimiento de los mercados, de los productos y de las necesidades y expectativas de los clientes y de otras partes interesadas.  La coincidencia de la gestión de los recursos humanos con las líneas estratégicas de la organización. Para facilitar la participación activa del personal, la educación y la formación también deberían incluir:    

la visión para el futuro de la organización. las políticas y objetivos de la organización. el cambio y desarrollo de la organización. la iniciación e implementación de procesos de mejora y sistemas de gestión.  los beneficios de la creatividad y la innovación.  Competencias Técnicas vinculadas a la función o cargo que permitan una mejora en el desempeño. El Plan de Capacitación y Formación Anual debe confeccionarse de acuerdo al formato establecido.

7.5.4 APROBACIÓN DEL PLAN DE CAPACITACIÓN Y FORMACION: El Plan de Capacitación y Formación anual será presentado para aprobación al Director de Calidad (Representante de la Gerencia), máximo el 15 de Febrero de cada año. Una vez aprobado por el Director de Calidad, el Plan de Capacitación será presentado en la reunión de Revisión Gerencial a realizarse la primera semana de Marzo de cada año. Durante el proceso de revisión, se pueden considerar los siguientes ítems indicados en el Plan de Capacitación: Las copias impresas de este documento son “No controladas”, válidas solamente como referencia por el día de la impresión. Fecha de impresión 02/10/2012

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          

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Actividad: Nombre y Tipo de Capacitación Requerida. Relator: Organismo ejecutor / Relator Interno. N° de Horas. Participantes. Fechas de inicio y término: Mes de referencia si no se dispone de la fecha. Lugar. Objetivos. Programas y metodologías. Recursos Necesarios. Datos relevantes para la materialización de las acciones de capacitación. Identificación del apoyo interno necesario.

Este programa es comunicado a toda la empresa. Se podrá resguardar la información que el Representante de la Gerencia considere estratégica de la organización y que no sea conveniente difundir. Se considerará la participación por parte del personal de la organización como imprescindible, así también la comprensión por parte de los mismos de la utilidad que su implementación conlleva tanto para la organización, como para los trabajadores.

7.5.5 CONTRATACIÓN DE CURSOS DE CAPACITACIÓN: El Gerente de Administración y Finanzas es el responsable de gestionar la realización de los cursos con organismos externos, y con relatores internos cuando corresponda, de comunicar a los involucrados las fechas y horarios de ejecución de la capacitación y de mantener los registros de asistencia correspondientes, los cuales por su distinto origen, no tienen un formato definido. El Gerente de Administración y Finanzas sólo contratará Organismos de Capacitación reconocidos por Sence, y/o la Autoridad Competente, y que cuenten con alguna certificación de calidad que les avale. No se contratarán organismos que no cuenten con estos requisitos, a no ser que por la especificidad del servicio contratado, y que no permita contar con dichas acreditaciones. Asimismo, se considerará con un mayor puntaje auqellas ofertas de Las copias impresas de este documento son “No controladas”, válidas solamente como referencia por el día de la impresión. Fecha de impresión 02/10/2012

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Alcance: Aplica a todo el personal que se relaciona con los procesos que están dentro del alcance del SGC

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capacitación que se focalicen en la gestión por competencias por sobre modelos tradicionales sólo focalizados a productos o contenidos aislados Las ofertas de capacitación de los distintos organismos de capacitación deberán incluir a lo menos la siguiente información, entre otra: Programa del curso, donde se encuentren los siguientes puntos:  Objetivos del curso Generales y Específicos  Contenidos: lista detallada de las materias incluidas, de acuerdo con los objetivos del curso y lo solicitado en las bases técnicas.  Metodología: se explica brevemente cada tipo de actividad que se desarrollará (clases expositivas y/o dialogadas, trabajos grupales, práctica clínica, seminario, taller)  Recursos Docentes: se debe detallar nómina de docentes y adjuntar antecedentes curriculares mediante certificados que acreditan su formación.  Materiales: Listado de material de apoyo para el curso (carpetas, audiovisuales, etc.)  Sistema de Evaluación: Debe especificar tanto la evaluación de los participantes como la de la actividad a efectuar.  Debe especificar el propósito de las evaluaciones de los participantes (diagnóstico formativo y de aprobación final), los resultados de ambos procesos.  Debe indicar los instrumentos que se utilizarán (pruebas, pautas de observación, encuestas, etc.)  Certificación: Condiciones para obtener la certificación de la actividad.  Servicios anexos ofertados.

7.5.6 Pauta para evaluación de ofertas de cursos de capacitación. La Gerencia de Administración y Finanzas deberá seguir la siguiente pauta para evaluar las ofertas de capacitación recibidas como alternativas para satisfacer las necesidades de capacitación identificadas por QUIMICA LUTROMO. Este aspecto es fundamental para asegurar pertinencia de la acción a desarrollar. I. Esta evaluación se divide en dos fases: A. Análisis General: Considerando la capacitación requerida, determinadas de organismos capacitadores.

sin

relacionarla

con

ofertas

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Se considerarán los siguientes factores: 1.

Valor de la Oferta: Es el precio que cobra el oferente el cual deberá expresarse en moneda nacional. Este precio no se modificará durante todo el periodo del contrato.

2.

Metodología Propuesta para la Enseñanza de los Contenidos: Se observará los antecedentes que permitan formarse un juicio acerca de la efectividad esperada durante el proceso de enseñanza – aprendizaje y se verificará que se entreguen las materias que fueron solicitadas y cualquier aporte adicional.

3.

Experiencia del Oferente: Se revisarán los antecedentes que permitan visualizar la trayectoria que registre el organismo en la capacitación en la materia que interesa y como organismo capacitador en general. En particular interesa identificar la trayectoria del o los relatores en el campo de la capacitación laboral, por sobre su desarrollo en el ejercicio de su profesión.Se considerarán los siguientes requisitos:  Formación profesional, la cual debe ser acreditada mediante título profesional.  Poseer certificación o título acorde a las materias a tratar en el curso.  Experiencias en realización de cursos o materias afines a lo solicitado  Experiencia específica en docencia en el área solicitada.  Referencias recientes.

II. Ponderaciones En la tabla siguiente se presenta una distribución de la importancia relativa de cada componente.

TABLA DE PONDERACIÓN DE FACTORES PARA EVALUACIÓN DE OFERTAS DE CAPACITACIÓN. FACTORES

PONDERACION DE LA IMPORTANCIA DEL FACTOR

Valor oferta económica Metodología y Programa de Capacitación

30% 40%

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Experiencia del oferente

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30%

B. Análisis Focalizado: Agregando a la reflexión la evaluación de los organismos según el enfoque que otorgan al curso. En consecuencia, luego de esta segunda evaluación se elige al oferente que otorgará la capacitación. Consiste en asignar notas o puntajes que permitan evaluar a todos los posibles oferentes de ofertas de capacitación:

1. Factor Valor de la Oferta: El puntaje máximo en este factor es cinco (5), el cual será obtenido, por la oferta que presente el menor precio. La asignación de nota o puntaje a las siguientes ofertas participantes, será en forma proporcional al aumento de los valores de las mismas.

2. Factor de Metodología: Tabla de calificación o puntaje para criterio de Metodología. CALIFICACIÓN O PUNTAJE 5

4

3

2

DESCRIPCIÓN Excelente. Destaca por sobre las demás propuestas en este aspecto Muy buena. Cumple muy bien con los requisitos esperados, pero no destaca por sobre las demás. Adecuada. Satisface todos los requisitos, pero sin mayor valor agregado.

Parcial. Satisface en su mayoría las condiciones esperadas, pero hay aspectos pocos claros débiles.

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CALIFICACIÓN O PUNTAJE 1

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DESCRIPCIÓN Insuficiente. No satisface los requerimientos básicos necesarios para el logro de los objetivos.

3. Factor Experiencia del Oferente Se calificará la oferta en el factor experiencia del oferente de acuerdo a la siguiente tabla.

CALIFICACIÓN O PUNTAJE 5 4 3 2 1 0

EXPERIENCIA OFERENTE Más de 5 años Entre 4 y 5 años Entre 3 y 4 años Entre 2 y 3 años Entre 1 y 2 años Entre 0 y 1 años

Una vez realizada la asignación de puntajes a cada factor (por cada oferente), que luego se pondere por el porcentaje de cada factor, se obtendrá una conclusión válida para la adjudicación final. Para efectuar la comparación de las ofertas de capacitación se aplicará el Registro RESUMEN DE PUNTAJES EVALUACION OFERTAS DE CAPACITACION.

7.5.7 INFORMACIÓN A LOS PARTICIPANTES Los cursos de capacitación serán informados a los participantes mediante la publicación del Plan de capacitación Anual y particularmente a cada trabajador para determinar horarios y fechas de los cursos de común acuerdo.

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Derechos de los participantes:  Recibir un certificado de asistencia y/o aprovechamiento al finalizar el curso de acuerdo a lo que esté previsto en la ficha técnica de la acción formativa.  Evaluar la acción formativa y a los formadores.  Realizar propuestas y sugerencias de cara a futuras acciones formativas, así como proponer nuevas acciones formativas que considere oportuno que sean acometidas. Obligaciones de los Participantes:  Asistir a la acción formativa durante un mínimo del 90% de las horas lectivas de la capacitación.  A fin de controlar la asistencia a los cursos, se establecerán los registros de asistencia donde los participantes estarán obligados a consignar su firma. En el caso en que el personal seleccionado para realizar un curso de formación no asistiese al mismo sin comunicación justificativa previa, podrá ser amonestado o sancionado por la Gerencia respectiva.  Comunicar por escrito a la Gerencia de Administración y Finanzas la imposibilidad de la asistencia a un determinado evento formativo, si se diera el caso, a fin de permitir que la plaza se cubra con otra persona.  Colaborar en las tareas de evaluación de los resultados y aplicabilidad de la acción formativa.  Aportar los conocimientos adquiridos en los cursos al buen desempeño del puesto de trabajo.  Asumir como compromiso personal respecto a la materia en que se ha formado el transferir los conocimientos adquiridos a otros compañeros.  Continuar el aprendizaje mediante procesos de autoformación por las vías que estén a su alcance.

7.5.8 ACTUALIZACIÓN TRABAJADORES:

DE

ANTECEDENTES

DE

EMPLEADOS

Y/O

El Gerente de Administración y Finanzas debe asegurar que luego de ejecutadas las capacitaciones sean actualizados los registros de cada empleado, manteniendo copia de los certificados y/o diplomas, en la carpeta personal de cada trabajador y actualizando la ficha del personal. Asimismo, deberá informar a los empleados que se debe hacer entrega a la Gerencia de Administración y Finanzas de toda aquella documentación que avale los cursos o capacitaciones realizadas por los empleados en forma privada y que permitan mejorar la calificación laboral.

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7.5.9 EVALUACIÓN a) DE LA EFECTIVIDAD DE CAPACITACIÓN Medir el impacto de la capacitación es la valoración que se realiza sobre la dinámica de los cambios cuantitativos y cualitativos operados en la organización, los grupos directivos y las personas que trasmiten beneficios previstos y derivados de la acción de capacitación, estableciendo un vínculo de causalidad directo o indirecto. La evaluación de la efectividad de la capacitación permitirá determinar si estas acciones han sido beneficiosas para la organización. Dentro de un lapso 3 meses posteriores a la realización de la capacitación, el jefe directo del empleado entrenado o capacitado, deberá revisar los antecedentes del trabajador (capacitado) y determinar si efectivamente se demuestra un aporte a la realización de sus labores, para tal efecto deberá completar el registro “EVALUACIÓN DE LA EFECTIVIDAD DE LA CAPACITACIÓN”, incluyendo observaciones del desempeño laboral del empleado y una evaluación del mismo trabajador. Los resultados de la evaluación de la capacitación son el insumo para acciones de mejora al interior de la organización. Estos componentes van desde la recopilación de opiniones y sugerencias de los candidatos sobre la pertinencia y calidad de los instrumentos y cursos, hasta los reportes con sugerencias de mejora como parte de la verificación interna y externa. La evaluación de la efectividad no debe circunscribirse a evidencias de conocimientos, sino centrarse en evidencias de desempeño que demuestran la capacidad real en situaciones concretas de trabajo. El cumplimiento o incumplimiento del programa de capacitación es informado por el Gerente de Administración y Finanzas y evaluado durante las reuniones de revisión por la Gerencia.

b) DE LOS ORGANISMOS DE CAPACITACIÓN OTEC Cada vez que se ha contratado los servicios de capacitación de un Organismo de Capacitación, el Gerente de Administración y Finanzas realiza la evaluación de éstos, en base al cumplimiento de los siguientes parámetros:

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     

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Cumplimiento de los Objetivos de la Capacitación. Metodología Adecuada. Calidad de los Relatores. Calidad del Material Entregado. Cumplimiento de servicios ofertados. Tipo de servicio adicional entregado.

Para efectos de efectuar esta evaluación, la Gerencia de Administración y Finanzas aplicará una encuesta a los participantes, la que se debe realizar inmediatamente después de ejecutada la actividad de capacitación. Posteriormente, realiza un estudio de la satisfacción de los alumnos del Organismo Ejecutor y de la actividad de capacitación o formación, de acuerdo a los puntos señalados en la Encuesta, procesa dicha información y entrega los resultados cuando es realizada la Revisión del Sistema de Calidad. Se adjunta registro ENCUESTA EVALUACION ACTIVIDADES DE CAPACITACIONOTEC.

8.

REGISTROS

8.1 SOLICITUD DE CONTRATACION - FICHA TRABAJADOR. 8.2 PERFIL DEL CARGO 8.3 CAPACITACION INTERNA 8.4 FICHA DIAGNOSTICO INDIVIDUAL DE NECESIDADES DE CAPACITACION. 8.5 DETECCION DE NECESIDADES DE CAPACITACION DE LA DIVISION O AREA. 8.6 CONSOLIDADO DE NECESIDADES DE CAPACITACION DE LA DIVISION O AREA 8.7 PLAN DE CAPACITACION Y FORMACION ANUAL. 8.8 RESUMEN PUNTAJES EVALUACION OFERTAS CAPACITACION 8.9 ENCUESTA EVALUACION ACTIVIDADES DE CAPACITACION-OTEC. 8.10 EVALUACION DE EFECTIVIDAD DE CAPACITACION Y FORMACION.

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9.

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ANEXOS

9.1 FICHA DE PERSONAL 9.2 PERFIL DEL CARGO 9.3 CAPACITACION INTERNA 9.4 FICHA DIAGNOSTICO INDIVIDUAL DE NECESIDADES DE CAPACITACION. 9.5 DETECCION DE NECESIDADES DE CAPACITACION DE LA DIVISION O AREA. 9.6 CONSOLIDADO DE NECESIDADES DE CAPACITACION DE LA DIVISION O AREA. 9.7 PLAN DE CAPACITACION Y FORMACION ANUAL. 9.8 RESUMEN PUNTAJES EVALUACION OFERTAS CAPACITACION. 9.9 ENCUESTA EVALUACION ACTIVIDADES DE CAPACITACION-OTEC. 9.10 EVALUACION DE EFECTIVIDAD DE CAPACITACION Y FORMACION.

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