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PROCEDIMIENTO DE MANEJO DOCUMENTAL INFORMACION DE INGENIERÍA DESARROLLO DE ACTIVOS DE PRODUCCIÓN SUPERINTENDENCIA DE INGENIERÍA GTD-SPI-P-001

Elaborado 16/06/2011

Versión 2

1. OBJETIVO Establecer las actividades de control y aseguramiento de la documentación técnica de la Superintendencia de Ingeniería durante el proceso de elaboración y revisión de los documentos de Ingeniería. 2. GLOSARIO Asegurador Técnico (AT): Profesional encargado de realizar la Actividad de Aseguramiento Técnico. Son funcionarios de ECOPETROL S.A. o sus representantes. Aseguramiento Técnico: Actividad de revisión de la calidad de los documentos elaborados por la firma consultora de ingeniería. Puede hacerse en forma directa o contratada con terceros. Dossier: Compendio de planos y documentos finales de las ingenierías conceptuales, básicas o de detalle. Formato Transmittal: Formato para el registro de los planos o documentos de ingeniería emitidos, y/o de las observaciones a dichos documentos, producto de las revisiones realizadas por los aseguradores técnicos. Ingeniería Conceptual: Ingeniería desarrollada para evaluar y seleccionar la mejor de las alternativas planteadas. En esta fase se tiene un nivel conceptual, donde se definirán las principales unidades de procesos y equipos (sin especificaciones), el sitio de localización del proyecto y algunos servicios industriales a utilizar. Comprende documentos y planos tales como: diagramas de flujo, dibujos del arreglo general, lista preliminar de equipos mayores, fuentes de materias primas y disposición final del producto; se menciona los desechos o subproductos si los hay. Se elabora en el inicio de un proyecto y es la que viene a complementar y de cierta manera a justificar los estudios técnico- económicos y de mercadeo. Se realiza en la fase 2. Ingeniería Básica: Se define como aquella que establece las especificaciones que van a seguirse en la ingeniería detallada, fija el alcance del proyecto de manera concreta, establece las capacidades y las características de los productos o servicios que generará el proyecto y señala los pasos que deben darse para llevar a cabo las obras. Se desarrolla en la fase 3. Ingeniería de Detalle: Es el desarrollo de las especificaciones detalladas de los equipos, instrumentos y elementos que conforman una unidad, planta o proyecto, interpretando y traduciendo a un lenguaje más pormenorizado como planos, documentos y listados, las características que son materia de las especialidades de proceso, civil, mecánica estático, mecánica rotativo, eléctrica, tubería, de la Instrumentación y control, y de otros que aplique. Se desarrolla en la fase 4. Integrador de Ingeniería: Profesional de Aseguramiento Técnico de la disciplina que predomine en la ingeniería a desarrollar. Líder de Ingeniería: Persona encargada de coordinar las actividades de las disciplinas Mecánica, Civil, Eléctrica, Procesos e Instrumentación y Control. Oficina de Gestión Documental de SPI: Lugar definido para llevar a cabo la Gestión Documental de la Superintendencia de Ingeniería. 1/9

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GTD-SPI-P-001

Versión 2

Revisiones Preliminares: Revisiones internas interdisciplinarias propias del Consultor o diseñador de la ingeniería, generadas y emitidas antes de la Revisión A. Revisión A: Primera emisión del documento del desarrollo de la ingeniería, emitido para comentarios del Asegurador Técnico. Revisión B: Segunda emisión del documento del desarrollo de la ingeniería que incorpora las observaciones hechas por el asegurador Técnico en la Revisión A. Revisión 0: Emisión final del documento del desarrollo de la ingeniería. Revisión 1, 2, etc.: Emisiones que contienen ajustes al documento final. Revisión A&B: Emisiones As Built. 3. CONDICIONES GENERALES La aplicación de este procedimiento es responsabilidad de la Oficina de Gestión Documental de SPI. 4. DESARROLLO 4.1 CODIFICACIÓN DE INGENIERÍAS Toda Ingeniería desarrollada internamente o por un tercero, debe tener un código que facilite su identificación y cuya estructura está compuesta por los cuatro primeros niveles de la codificación de los Documentos de Ingeniería, descrita en el Instructivo para Control de Documentos Técnicos ECP-VST-I004. Nivel 1 Localidad

Nivel 2 *Número del Contrato o Código de la Dependencia

Nivel 3 Requerimiento de Trabajo

Nivel 4 Tipo de Requerimiento

Tabla 1. Código para Proyectos de Ingeniería

El código es asignado por el Profesional de Control y Seguimiento de la SPI. 4.2 CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS Los Documentos Técnicos que se manejan en la Superintendencia de Ingeniería, son los siguientes: DOCUMENTO Transmittal Consultor

MEDIO Magnético

Transmittal Aseguramiento Técnico

Magnético

Planos o Documentos de Ingeniería en Revisión A, B o 0.

Magnético

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

(1)

Procedimiento de Coordinación Procedimiento de Manejo Documental Información de Ingeniería GTD-SPI-P-001 Instructivo Para Diligenciar el Formato Transmittal Revisión de Ingenierías GTD-SPI-I-003 Especificaciones Técnicas, Procedimiento de Coordinación,

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GTD-SPI-P-001 DOCUMENTO

Planos o Documentos de Ingeniería en Revisión A, B o 0 con comentarios Acta de Resultados del Design Review o Peer Review

MEDIO

Magnético Magnético Físico

Pregunta Técnica - TQ

Magnético Físico

Instructivo de Ejecución en Obra - IEO

Magnético Físico

Dossier de Ingeniería Dossier Planos “As Built”

Magnético Físico Magnético Físico

Versión 2

DOCUMENTOS DE REFERENCIA (1) Ingeniería Conceptual GTD-SPI-G-001, Ingeniería Básica GTD-SPI-G-002, Ingeniería de Detalle, GTD-SPI-G-003, Instructivo para control de Documentos Técnicos ECP-VSTI-004 Procedimiento de Manejo Documental Información de Ingeniería GTD-SPI-P-001 Instructivo para la Realización de Talleres de Revisión a la Ingeniería - Design Review o Peer Review GTD-SPI-I-002. Instructivo para diligenciar los formatos de instructivo de ejecución en obra “IEO” y pregunta técnica “TQ” GTD-SPI-I001. Instructivo para diligenciar los formatos de instructivo de ejecución en obra “IEO” y pregunta técnica “TQ” GTD-SPI-I001. Especificaciones Técnicas, Procedimiento de Coordinación N.A.

Tabla 2. Tipos de Documentos Técnicos (1)

Los documentos de referencia indican los lineamientos para la elaboración y/o trámite de los documentos técnicos listados en la tabla.

4.3 EMISIÓN Y ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

4.3.a Ingenierías desarrolladas por un tercero •

Archivos electrónicos: Para la transferencia y/o administración de los archivos electrónicos, el tercero (Consultor) debe facilitar el uso de un FTP (File Transfer Protocol) o herramienta similar, que proporcione seguridad y organización en el envío y recepción de la documentación.

•

Estructura de Organización de Documentos Técnicos en el FTP o herramienta similar: ECOPETROL TO (Nombre consultor) CODIGO DEL PROYECTO (X) CIVIL No. TRANSMITAL AT (X) No. TRANSMITAL AT (Y) ELECTRICA INSTRUMENTACION MECANICA PROCESOS TEMAS GENERALES TUBERIA CODIGO DEL PROYECTO (Y) 3/9

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TO ECP CODIGO DEL PROYECTO (X) CIVIL No. TRANSMITAL CONSULTOR (X) No. TRANSMITAL CONSULTOR (Y) ELECTRICA INSTRUMENTACION MECANICA PROCESOS TEMAS GENERALES TUBERIA CODIGO DEL PROYECTO (Y) •

Notificaciones: El tercero (consultor) debe notificar oficialmente la emisión de los documentos o planos, mediante correo electrónico dirigido al buzón mailto:[email protected], con copia a los aseguradores de la OT específica, indicando: número de Transmittal, la disciplina y el listado de documentos emitidos.

•

Revisión: La Oficina de Gestión Documental de SPI debe confrontar la documentación relacionada en cada “Transmittal de entrega de Consultor” con la información existente en el FTP y cerciorarse de que ambas coincidan. En caso de que la documentación relacionada en el “Transmittal de entrega del Consultor” no coincida con la recibida, la Oficina de Gestión Documental de SPI debe enviar correo electrónico al responsable de la documentación por parte del Consultor informando la novedad.

•

Verificación: El asegurador Técnico responsable de la revisión, debe registrar los comentarios en el Formato Transmittal Revisión de Ingenierías GTD-SPI-F-004, de acuerdo a lo descrito en el Instructivo Para Diligenciar el Formato Transmittal Revisión de Ingenierías GTD-SPI-I-003. Una vez diligenciado, lo convierte a PDF y lo carga en el FTP de acuerdo a la estructura establecida junto con los documentos revisados y comentados. Este procedimiento también debe ser aplicado para documentar las revisiones en línea. El Asegurador Técnico debe notificar oficialmente la respuesta al Transmittal, por medio de un correo electrónico dirigido al Diseñador y a Gestión Documental del Consultor con copia al buzón mailto:[email protected], indicando: número de Transmittal, la disciplina y el listado de documentos comentados.

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Aseguramiento de la documentación: La Oficina de Gestión Documental de SPI debe descargar la documentación electrónica emitida, ya sea por la Firma Consultora o por SPI, con su respectivo Transmittal y organizarla en la red dentro de la carpeta del contrato correspondiente.

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Estructura de Organización Documentos Técnicos en la Oficina de Gestión documental de SPI: CONTRATO 1 Informes Ordenes de Trabajo Codigo de Proyecto (X) Actas Ofertas Ordenes de cambio Transmitals 4/9

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GTD-SPI-P-001 Enviados No. No. Recibidos No. No. Codigo de Proyecto (Y)

Versión 2

de Transmital AT (X) de Transmital AT (Y) de Transmital Consultor (X) de Transmital Consultor (Y)

4.3.b Ingenierías desarrolladas por Ecopetrol Todos los documentos de ingenierías desarrolladas por Ecopetrol deben ser generados y respaldados en la herramienta corporativa Share Point, de acuerdo con el siguiente Flujograma: INICIO

1

Crear Ingeniería en Share Point

2

Cargar y emitir documento.

3

Realizar modificaciones al documento y actualizar la Revisión.

4

Realizar Emisión de la nueva Revisión.

FIN

Figura 1. Flujograma creación de documentos en Share Point

Los documentos en Share Point deben ser organizados en la carpeta de la ingeniería correspondiente, de acuerdo con la siguiente estructura:

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GTD-SPI-P-001

Ingenierías  (In House)

GCO

[Nombre de Ingeniería]

GEC

[Nombre de Ingeniería]

GNO

[Nombre de Ingeniería]

GRM

[Nombre de Ingeniería]

GRS

[Nombre de Ingeniería]

GNN – VEX ‐ ROP

[Nombre de Visualización  o Comercialidad]

Versión 2

Figura 2. Estructura de Organización de Documentos de Ingeniería en Share Point

Las emisiones se identificarán como revisiones A, B, 0, 1, etc. Las visualizaciones generadas para la Gerencia de Nuevos Negocios (GNN), para la Vicepresidencia de Exploración (VEX) y para el Grupo de Oportunidades de Desarrollo (ROP), también deben ser respaldadas en el sitio Share Point de la Superintendencia de Ingeniería.

4.3.c Otra Documentación Técnica Las actas de resultados del Design Review o Peer Review, las Preguntas Técnicas – TQ y los Instructivos de Ejecución en Obra - IEO, debidamente firmados, deben entregarse a la Oficina de Gestión documental de SPI, para su almacenamiento y custodia. 4.4 CONFORMACION DOSSIER Y DISPOSICIÓN FINAL

4.4.a Consideraciones Generales •

Manejo de Copias: El número de copias de cada Dossier de ingeniería debe corresponder a: INGENIERÍA

Visualizaciones

COPIAS FISICAS CANT DESTINO 1

Total Ingeniería Conceptual

Total Ingeniería de Detalle/Básica Extendida Total Dossier As Built

Centro Oficina

1 1

Total Ingeniería Básica

CIT

CANT 1 1 1

CIT

1 1 1

Oficina

1 1

CIT

1 1 1

Oficina

1 1 2 1

CIT Líder de (1) Proyecto 3 CIT

1 2 1 1

Oficina

COPIAS MAGNETICAS DESTINO de Información Técnica CIT GNN, VEX o ROP de Gestión Documental SPI 3 CIT Líder de Proyecto de Gestión Documental SPI 3 CIT Líder de Proyecto de Gestión Documental SPI 3 CIT Líder de Proyecto de Gestión Documental SPI 4 CIT

VERSION Nativa y No Editable No Editable Nativa y No Editable Nativa y No Editable No Editable Nativa y No Editable Nativa y No Editable No Editable Nativa y No Editable Nativa y No Editable Nativa y No Editable Nativa y No Editable Nativa y No Editable

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GTD-SPI-P-001

INGENIERÍA

Total

COPIAS FISICAS CANT DESTINO Representante 1 en Campo 2

COPIAS MAGNETICAS DESTINO

CANT 1

Representante en Campo

Versión 2

VERSION Nativa y No Editable

2

Tabla 3. Número de Copias de Dossier por Tipo de Ingeniería (1)

Una de las copias física y magnética, debe ser enviada a la Oficina Técnica en Campo o al líder de Construcción para la elaboración de los planos “Red Line”. La copia física del Dossier debe contener: ¾ Una portada: en la cual se especifique el tipo de ingeniería, el nombre del subproyecto y el código de la ingeniería. ¾ Un listado de Planos y Documentos. ¾ Los documentos deben estar separados por especialidad. La copia magnética debe tener un rótulo (en el medio) con la respectiva identificación del proyecto.

•

Aseguramiento de la información: La Oficina de Gestión Documental de SPI debe copiar los archivos magnéticos en el servidor de ésta Oficina, en la carpeta de la Gerencia correspondiente, que a su vez contiene una carpeta para cada año, como se ilustra a continuación: Estructura de Organización de Dossier por la Oficina Gestión Documental de SPI: DOSSIER GCO 2010 2011 2012 GEC GNO GRM GRS VISUALIZACIONES GNN 2010 2011 2012 ROP VEX

4.4.b Dossier elaborado por un tercero Una vez se recibe el DOSSIER y su Carta de Entrega por parte del Tercero, la Oficina de Gestión Documental de SPI debe llevar a cabo las siguientes actividades: ¾ Confirmar la existencia de las copias de acuerdo a lo indicado en la Tabla 3.

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Elaborado 16/06/2011

Versión 2

¾ Corroborar en el Formato de Control de Documentos de Ingeniería GTD-SPI-F-005, los especialistas involucrados en el proyecto. ¾ Enviar un correo electrónico a cada uno de los involucrados con copia al Líder de Ingeniería y al profesional de Seguimiento y Control, informando la llegada del DOSSIER respectivo. ¾ Copiar los archivos magnéticos en la carpeta de la Gerencia correspondiente, disponible en la red. ¾ Entregar la copia del DOSSIER al Centro de Información Técnica - CIT en el formato ECP-DTI-F009. Se debe recibir una copia del formato de entrega con el número de radicado. ¾ Entregar por medio de memorando las copias al Líder del Proyecto (Ver Tabla 3).

4.4.c Dossier elaborado por Ecopetrol Una vez se tengan todos los documentos en revisión 0, el integrador de la ingeniería debe entregar al Profesional de Gestión Documental, el Dossier en medio magnético editable, debidamente organizado en subcarpetas por especialidad. El Profesional de Gestión documental debe revisar la codificación de los documentos, verificar el correcto uso de la Plantilla de Documentos de Ingeniería y posteriormente proceder a la impresión y organización de las copias en nativo y no editable del Dossier, de acuerdo a lo descrito en el numeral 4.4.a. Consideraciones Generales. Finalmente, la Oficina de Gestión Documental de SPI debe entregar las copias al Líder del Proyecto y al Centro de Información Técnica - CIT, (Ver Tabla 3), tal y como se describe en el numeral anterior. 4.5 CONTROL DE DOCUMENTOS DE INGENIERÍA La Oficina de Gestión Documental de la SPI debe registrar en el Formato de Control de Documentos de Ingeniería - GTD-SPI-F-005, el seguimiento a la documentación recibida o emitida. Este registro se debe hacer al momento de recibir la notificación de la emisión. 5. CONTINGENCIAS No Aplica.

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SUPERINTENDENCIA DE INGENIERÍA

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GTD-SPI-P-001

Elaborado 16/06/2011

Versión 2

RELACIÓN DE VERSIONES

Versión 1 2

Fecha Cambios 21/05/2009 Emisión del documento Ajuste del documento por cabio de estructura del Ecopetrol y actualización de 16/06/2011 contenido.

Para mayor ie

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isobre este documento dirigirse a quien lo elaboró, en nombre de

Elaboró: Gina Fernanda Mateus Prada y Lexy Mirella Quintero Teléfono: 2341849 - 2342253 Buzón: gina.mateus á^ ecopetrol.com .co ; le xy.q uinteronecopetrol.com. co Depend encia: GTD Revisó

F EDY OMAR NIÑO FLOREZ Superintendente de Ingeniería

RICARDO TIRES SARMIENTO Gerente T1 cñic ow Desarrollo de E&P

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