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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA DE INVENTARIOS Gerencia Central : Operaciones Dependencia : Jefe de Almacén

Creado:

26-12-2012

Modificado:

1. PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA DE INVENTARIOS Objetivo: Efectuar el recuento físico integral de todas las existencias de propiedad de la empresa, en forma ordenada y confiable, en el mínimo tiempo posible, con el fin de determinar la cantidad disponible para las operaciones de la empresa. Aplicación: El inventario físico abarca todas las existencias (en buen estado, vencidos, deteriorados y en mal estado), diferenciando los stocks para venta de las muestras, promociones y obsequios, que se encuentran en los distintos almacenes de la empresa. Responsabilidad: La responsabilidad recae en el Jefe de Almacén, quién será la única persona que podrá autorizar modificaciones al presente manual. Corte Documentario El Coordinador General recibirá el informe del corte documentario por escrito de parte del Jefe de Almacén y de la Supervisora de Administración y Ventas, según la fecha indicada en el cronograma. El corte documentario será revisado por el Coordinador General. Instrucciones Generales  Todo ingreso o salida de stock queda imposibilitada de efectuarse durante la toma de inventario.  Tanto para el conteo como para el reconteo, se seguirán las instrucciones de la presente.

Normas e instrucciones sobre la entrega de resultados 

El Jefe de Compras y el Jefe de Almacén, investigarán las diferencias determinadas, mediante el recuento y verificación de ingresos y salidas. Esta será la base del Informe que el Coordinador General preparará a efectos de señalar los resultados del inventario y con las explicaciones que hubiera a lugar en un plazo de…….. días posteriores de haberse efectuado el inventario.

ANEXOS: Anexo A Anexo B Anexo C

: : :

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Jefe de Compras Nacionales

Personal que tomará parte en el Inventario. Modelo de Hoja de Inventario. Cronograma de Actividades. (Memo)

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Procedimiento: Otras actividades de soporte: 1. Coordinación con el Jefe de Compras y/o Gerente C. Comercial para que se considere dentro de la planeación de compras, para que NO hayan ingresos de mercadería importada en el mes de diciembre. 2. Coordinación con los Gerentes de Administración y Contabilidad para la disponibilidad del personal que participará en la toma de inventarios. 3. Preveer con la antelación debida, el mantenimiento de las instalaciones del almacén como: pintado e identificación de las zonas según layout, iluminación, contenedores de desperdicios, funcionamiento de los equipos y herramientas, uniformes, casos, zapatos de seguridad, líneas de vida, etc. 4. Preveer la disponibilidad de material de empaque y embalaje que ayude al ordenamiento del almacén, como: cajas, cintas de embalaje, plumones, strech film, sacos, cintillos, pitas, etc. 5. Coordinación de las facilidades de soporte (alimentación; contratación de estibadores, ayudantes externos, operarios de limpieza; alquiler de equipos como patos, apiladores, escaleras, etc.) 6. Asegurarse que el personal tenga conocimiento y práctica de las normas de seguridad industrial dentro de las instalaciones del almacén. 7. Coordinación de las facilidades de soporte (alimentación; contratación de estibadores, ayudantes externos, operarios de limpieza; alquiler de equipos como patos, apiladores, escaleras, etc.) 8. Verificar la disponibilidad del software que se utilizará para procesar la data del inventario 9. Asegurarse que el personal tenga conocimiento y práctica de las normas de seguridad industrial dentro de las instalaciones del almacén

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Jefe de Compras Nacionales

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Fase de Pre inventario: Actividades orientadas a la preparación del almacén previo al conteo: 1. Determinar y comunicar oportunamente las fechas de cierre de ventas, cierre de despachos y corte documentario. 2. Designar al Coordinador General (Julio Huaman). 3. Determinar el tipo de inventario a realizar: al barrer, etc. 4. Definir el equipo de trabajo 12 Equipos (líderes de equipo y nº de personas) 5. Elaborar el cronograma de actividades. 6. Ordenar y limpiar el almacén. 7. Ubicar y reubicar los productos, de ser necesario. 8. Identificar productos, etiquetarlos y cambiar envases y embalajes, de ser necesario. 9. Pintar e identificar accesos, pasadizos, cubículos, zonas de master y picking, etc. 10. Realizar el corte documentario, emisión de Notas de Crédito, Anulación y cambio de documentos. 11. Sacar el reporte de inventario luego del corte documentario. 12. Entregar el maestro de artículos para la carga al sistema que se utilizará. 13. Entregar el inventario lógico final impreso y en archivo electrónico al Jefe de Contabilidad.

Fase durante el inventario: Actividades orientadas a la ejecución de un adecuado conteo de productos: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.

Entrega del material (Hojas de conteo, tableros, calculadoras, lapiceros, stickers, etc.) Distribución de los equipos de trabajo y asignación de las zonas a inventariar. Realizar el conteo de productos, anotar las cantidades en las hojas de trabajo, firmar. Entregar las hojas de trabajo a los digitadores. Digitar de las hojas de trabajo. Revisar y colocar VºBº en las hojas de trabajo por parte del Coordinador General. Archivar. Determinar las diferencias al término del conteo. Recontar aquellos productos que tengan diferencias. Digitar las hojas de trabajo del reconteo. Revisar y colocar VºBº en las hojas de trabajo por parte del Coordinador General. Archivar. Determinar los resultados finales.

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Organización del Personal: El equipo que participa directamente en el Inventario estará conformado bajo el siguiente esquema: a. b. c. d. e. f. g. h.

Coordinador General Jefe de Almacén Inventariadores (Personal de Operaciones) Veedores (Personal de Contabilidad y otros que determine la GG) Auditores Internos Digitadores Control Interno Administrador de sistemas.

En el Anexo A se detalla el personal asignado a cada esquema.

-

Coordinador General Supervisa las actividades propias de la toma de inventarios: a. b. c. d. e. f.

-

Planea, dirige y controla las actividades previas y durante la toma de inventarios. Determina el personal necesario y organiza los equipos de trabajo. Verifica que todas las actividades de soporte se encuentren coordinadas con anticipación. Confirma con la Gerencia Comercial el número de productos y almacenes a inventariar. Verificará el correcto ingreso de la digitación. Determinará, siguiendo el criterio dispuesto por la Gerencia General y la Gerencia Comercial, qué artículos deberán ser recontados.

Jefe de Almacén Supervisa las actividades a llevarse a cabo de acuerdo al plan trazado y define junto con el Gerente Operaciones: a. Dirigir el ordenamiento y limpieza de los almacenes. El ordenamiento comprende el apilamiento de artículos, preparación de unidades homogéneas (es decir agrupar los componentes menores en múltiplos de 10 ó 100) para facilitar su conteo. b. Todos los artículos deberán estar separados por familias de proveedores tanto en el área de Picking como en el área de Master, evitando el almacenaje de un mismo producto en dos o más localizaciones. c. Mover, reunir y marcar existencias inservibles y separarlos de las existencias en buen estado.

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d. Los productos encajonados y cerrados, deben ser inventariados de acuerdo al Packing List, copia del cual se encuentran en el Almacén. e. Evitar que haya papeles, envases vacíos y en general desechos que dificulten innecesariamente el conteo físico. f. Preparar al personal de almacén para la tarea de identificación y ubicación de los productos. g. Apoyar en todo lo necesario para la buena marcha del inventario. h. Justificar las diferencias que se determinen en el inventario.

-

Inventariadores a. Tener pleno conocimiento del área a inventariarse; no debe quedarse con dudas al iniciar el conteo, apoyarse en el Coordinador General. b. Realizar el conteo de todos los productos que se encuentren en envases abiertos, sin excepción. c. Debe contar lo que encuentre físicamente en el almacén y no tratar de estimar o adivinar las cantidades. d. Distinguir de forma clara los envases y/o productos inventariados, con la utilización de stickers brillantes, para evitar omisión o duplicidad de conteo. e. Toda anotación del conteo se realizará en la hoja de trabajo. f. Toda anotación del conteo se harán con lapicero, en ningún caso se usará lápiz. g. Todo error en la hoja de trabajo deberá tacharse de manera visible y la corrección se validará con su firma al pie de la hoja. h. Anotar claramente en la hoja de inventario, algunas observaciones, tales como vencidos y/o deteriorados. i. Reportar al Coordinador General en cuanto haya terminado la labor asignada y esperar nuevas instrucciones.

-

Auditores a. Velar que todo el proceso se lleve a cabo en orden, con seriedad, normalidad, orden y transparencia. b. Supervisar que se cumpla con lo establecido en el presente instructivo por todos y cada una de las personas involucradas.

-

Digitadores a. Asegurarse que las hojas de trabajo que reciba se encuentren debidamente firmadas por el Coordinador General. b. Ingresar al sistema de inventarios toda la información contenida en las hojas de trabajo. c. Archivar de forma correlativa y por grupo de trabajo las hojas de trabajo digitadas. d. Realizar cualquier otra actividad de apoyo en la toma de inventarios que indique el Coordinador General.

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Control Interno a. Se encargará del control del ingreso y salida del todo el personal que tomara parte en el proceso de la toma de inventario físico. b. Controlará que la única puerta de acceso y salida del almacén sea la que se encuentra ubicada frente a las oficinas administrativas que da a la calle Santa María. c. Será su responsabilidad el cerrar las instalaciones del almacén una vez terminado el proceso de la toma de inventario físico.

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INVENTARIO ANUAL 2012 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES    

 

 

ACTIVIDADES PRINCIPALES:

   

Inicio

REPONSABLE

  FECHA LIMITE

 

20-Dic

L. Arguedas

20-Dic

AFA/ AA

21-Dic

 

24-Dic

J. Huamán

24-Dic

J. Mucha

24-Dic

  Ordenamiento y limpieza del almacén

J. Huamán

26-Dic

  Ordenamiento y limpieza del almacén Entrega de material: hojas de conteo, listados,   tableros, calculadoras,etc.

J. Huamán

27-Dic

H. Jáuregui

27-Dic

L. Arguedas/J. Huamán

27-Dic

J. Mucha

28-Dic

J. Huamán

28-Dic

Pilar Anco / David Valderrama

28-Dic

  Revisión de diferencias.

J. Almacen

30-Dic

  Reconteo

J.Almacen

31-Dic

  Digitación.

Cynthia Espinoza

31-Dic

  Resultados finales

H. Jáuregui

02-Ene

  Proceso y Reporte de resultados

H. Jáuregui

02-Ene

  Ejecución de ajustes Impresión del Inventario final y generación del back   up

H. Jáuregui

03-Ene

H. Jáuregui

03-Ene

 

03-Ene

  Cierre de ventas.   Coordinación para la ejecución del inventario.   Coordinación de los servicios de alimentos.   Definición de equipos.   Preparación del sistema.

  Corte documentario. Entrega a Contabilidad del backup del inventario   valorizado.   Inicio del inventario, conteo al barrer.   Digitación.

   

Fin

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Personal

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Cargo

Gru

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA DE INVENTARIOS Gerencia Central : Operaciones Dependencia : Jefe de Almacén 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

41 42 43 44 45 46 47 48

Jorge Alarcon Jose Carlos Ruiz Eduardo Reyes Jossimar Cabezas Manuel Cruzado Enrique Pizarro Nicanor Alva Félix Manuel Flores Francisco Tocas Darwin Paucar Jorge Efrain Novoa Quiroz Luis Agurto Cristian Acuña León Daniel Alcides Santiago Arroyo Ricardo Calderon Marco Agurto Jefferson Cristobal Manuel Rojas Edgar Laman Maik laura Richard Espinoza Pizarro Rosa Aniceto Gerson Diaz Luis Heredia Manuel Cruzado Jr Alexander Zavala Anchirayco César Ramirez Eduar Agustin Sante Canchari Eusebio Castillo Elvis Quispe Alexis Emmanuel Luis Anicama Roy Churampi Henry Almonte Arturo Changra Caleb Diaz Urquia Rafael Narro Carbajal Juan Carlos Guevara Abanto Mario Rivas Victor Correa Pedro Henostroza Castillo Fernando Rosas Heber Chavez Tito José Antonio de la Cruz Marco Antonio Suyo David Valderrama Pilar Hancco Rafael Nuñez

49 50 51

Julio Huaman Eduardo valenzuela Juan Ardiles

14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40

Jefe de Grupo Inventariador Inventariador Inventariador Jefe de Grupo Inventariador Inventariador Inventariador Jefe de Grupo Inventariador Inventariador Jefe de Grupo Inventariador

1 1 1 1 2 2 2 2 3 3 3 4 4

Inventariador Inventariador Jefe de Grupo Inventariador Inventariador Jefe de Grupo Inventariador Inventariador Jefe de Grupo Inventariador Inventariador Inventariador

4 4 5 5 5 6 6 6 7 7 7 7

Jefe de Grupo Inventariador

8 8

Inventariador Inventariador Jefe de Grupo Inventariador Inventariador Inventariador Jefe de Grupo Inventariador Inventariador Jefe de Grupo

8 8 9 9 9 9 10 10 10 11

Inventariador Inventariador Inventariador

11 11 11

Jefe de Grupo Inventariador Inventariador Inventariador Jefe de Inventario Digitador Digitador Digitador Coordinador General Control Interno Control Interno

12 12 12 12        

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FECHA: Preparado por:

Jefe de Compras Nacionales

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26-12-2012

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26-12-2012

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Nª GRUPO Nº

INVENTARIO 2012 CODIGO                                      

DESCRIPCION                                      

UM                                      

CANT                                      

----------------------JEFE DE GRUPO

----------VEEDOR

-------------------------------JEFE DE ALMACEN

------------------DIGITADORA

-----------------------------------COORDINADOR GENERAL

Preparado por:

Jefe de Compras Nacionales

OBS UBICACIÓN