Toma Fisica de Inventarios
INTRODUCCION Para cualquier tipo de activo debe de existir un nivel optimo de control para salvaguardar los bienes de l
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INTRODUCCION
Para cualquier tipo de activo debe de existir un nivel optimo de control para salvaguardar los bienes de la compañía para así cumplir con la ejecución de planes de la empresa. Con el presente trabajo de investigación se presentan los controlar básicos de inventarios a efectuar y así evitar los puntos de peligro en administración de los mismos.
Como una medida de control interno de la empresa se debe comprobar que los inventarios indicados en los registros contables existen físicamente, por lo cual reviste de alta importancia la toma física de inventarios, ya que por medio de estos se puede verificar la existencia de los mismos, así como el cumplimiento adecuado cumplimiento de los controles internos implementados como políticas implementados por la administración de la compañía y que éstos sean los más adecuados de acuerdo a la naturaleza del inventario
Es importante que el estudiante de Contaduría conozca las herramientas que posee el Contador Público y Auditor para dictaminar acerca de la razonabilidad de los Estados Financieros. Para dar a conocer lo anterior exponemos los definiciones, procedimientos de auditorias aplicables a este tema.
TOMA FISICA DE INVENTARIOS
1. GENERALIDADES DE UNA AUDITORIA DE ESTADOS FINACIEROS.
El contador público independiente puede desempeñar diversas actividades o trabajos aplicando sus conocimientos técnicos, pero su principal actividad es la auditoria de estados financieros; la cual tiene por objetivo final el emitir una opinión en la que haga constar que dichos estados financieros presentan la situación, financiera, los resultados de operación, las variaciones en el capital contable y los cambios en la situación financiera de la empresa a una fecha, de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados.
El trabajo de auditoría tiene por consiguiente, como finalidad inmediata, proporcionar al propio contador público los elementos de juicio y de evidencia suficiente para poder emitir su opinión de una manera objetiva y profesional. Es, por tanto, responsabilidad personal e indeclinable del propio auditor determinar la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoria a aplicar, que considere necesarios.
2. MARCO
REFERENCIAL FINANCIEROS.
PARA
UNA
AUDITORIA
DE
ESTADOS
El objetivo de una auditoria de estados financieros es facilitar al auditor expresar una opinión sobre si los estados financieros están preparados, respecto de todo lo importante, de acuerdo con un marco de referencia de información financiera aplicable.
El termino “estados financieros” se refiere a una representación estructurada de la información financiera, que ordinariamente incluye notas complementarias, derivadas de registros contables
y que propone comunicar los recursos
económicos u obligaciones de una entidad en un momento de tiempo los cambios correspondientes por un periodo de tiempo, de acuerdo con un marco de referencia de información financiera.
El término puede referirse a un juego
completo de estados financieros pero puede también referirse a un solo estado financiero.
Los requisitos del marco de referencia de información financiera determinan la forma y contenido de los estados financieros y lo que constituye un juego completo de estados financieros.
Para ciertos marcos de referencia de información
financiera, un solo estado financiero (como un estado de flujo de efectivo y las notas aclaratorias relacionadas) constituyen un juego completo de estados financieros.
Por ejemplo, la Norma Internacional de contabilidad del Sector
Publico (IPSAS, con sus siglas en ingles), información financiera bajo la contabilidad con base en efectivo, declara que el principal estado financieros es un estados de recibos y pagos de efectivo cuando una entidad del sector publico preparara y presenta sus estados financieros de acuerdo a esta norma.
La administración es responsable de identificar el marco de referencia de información financiera que se ha de usar en la preparación y presentación de los estados financieros.
La administración también es responsable de preparar y
presentar los estados financieros de acuerdo con ese marco de referencia de información financiera aplicable. Esta responsabilidad incluye:
•
Diseñar, implementar y mantener un control interno relevante a la preparación y presentación de estados financieros que estén libres de
representación errónea de importancia relativa, ya sea debida a fraude o error. •
Selección y aplicar políticas contables apropiadas.
•
Hacer estimaciones contables que sean razonables en las circunstancias.
2.1. Determinación de la aceptabilidad del marco de referencia de información financiera El auditor deberá determinar si el marco de referencia de información financiera adoptado por la administración al preparar los estados financieros es aceptable. El auditor ordinariamente toma esta determinación cuando considera si acepta el trabajo de auditora, según discute en la NIA 210 Términos de los trabajos de auditoria. Un marco de referencia de información financiera aceptable se conoce en las NIA como el “marco de referencia de información financiera aplicable”.
El auditor determina si el marco de referencia de información financiera adoptados por la administración es aceptable en vida de la naturaleza de la entidad y el objetivos de los estados financieros.
2.2.
Estados financieros diseñados para cumplir con las necesidades de
información financiera de usuarios específicos: En algunos casos el objetivo de los estados financieros será cumplir con las necesidades de información financiera de usuarios específicos. Las necesidades de información de estos usuarios determinan el marco de referencia de
información financiera aplicable en esas circunstancias. Son ejemplos de marcos de referencia de información financiera para las necesidades de usuarios específicos: contabilización con base en impuestos para un juego de estados financieros que acompañan la declaración de impuestos de una entidad.
2.3.
Estados financieros diseñados para cumplir con las necesidades
comunes de información financiera de una amplia gama de usuarios Muchos usuarios de estados financieros no están en una posición de demandar que los estados financieros se ajusten a la medida para cumplir sus necesidades específicas de información. Aunque no pueden cumplirse todas las necesidades información de usuarios específicos, hay necesidades de información financiera que son comunes a una amplia gama de usuarios.
Los estados financieros
preparados de acuerdo con un marco de referencia de información financiera diseñado para cumplir con las necesidades comunes de información de una amplia gama de usuarios se conoce como “estados financieros de propósito general”.
2.4. Marcos de referencia de información financiera establecidos por organizaciones autorizadas o reconocidas:
Al presente, no hay una base objetiva ni autorizada que se haya reconocido globalmente de manera general para juzgar la aceptabilidad de los marcos de referencia de información financiera que se hayan diseñado par estados financieros de propósito general. Hasta que exista esta base, se supone que los marcos de referencia de información financiera establecidos por organizaciones que sean autorizadas o reconocidas para promulgar normas que se usen por cierto tipos de entidades, son aceptables para estados financieros de propósito general preparados por dichas entidades, siempre y cuando las organizaciones
siguen un proceso establecido y transparente que indiquen deliberación y consideración de los puntos de vista de una amplia gama de partes interesadas.
Los ejemplos de estos marcos de referencia de información financiera incluyen. •
NIIF
promulgadas
por
el
consejo
de
Normas
Internacionales
de
Contabilidad. •
IPSAS (Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Publico) promulgadas por la federación internaron de contadores – Consejo de Normas Internacionales de contabilidad del Sector Publico.
•
Principios de contabilidad generalmente aceptados promulgados por un reconocido establecedor de normas en una jurisdicción particular.
Estos marcos de referencia de información financiera a menudo se identifican como el marco de referencia de información financiero aplicable en los requisitos legislativos y reguladores que rigen la preparación de los estados financieros de propósito general.
2.5.
Marcos de referencia de información financiera complementado con
requisitos legislativos y reguladores.
En algunas jurisdicciones, los requisitos legislativos y reguladores pueden complementar un marco de referencia de información financiera adoptado por la administración con los requisitos adicionales relativos a la preparación y presentación de los estados financieros.
En estas jurisdicciones, el marco de
referencia de información financiera aplicable, para fines de aplicar las NIAS, abarca tanto el marco de referencia de información financiera identificado como
dichos requisitos adicionales, cierre y cuando no entre en conflicto con el marco de referencia de información financiera aplicable.
2.5.1. Jurisdicciones que no tienen una organización establecedora de normas autorizada y reconocida Cuando una entidad esta registra u opera en una jurisdicción que no tiene una organización autorizada o reconocida para establecer normas, la entidad identifica un marco de referencia de información financiera aplicable. La practica en esas jurisdicciones con frecuencia es utilizar un marco de referencia de información financiera establecida por una de las organizaciones descritas anteriormente de modo alternativo puede hacer convenciones contables establecidas en una particular jurisdicción que sean generalmente reconocida como el marco de referencia de información financiera aplicable para los estados financieros de propósito general preparados por ciertas entidades especificadas que operen en esa jurisdicción.
Los marcos de referencia de información financiera aceptables para estados financieros de propósito general normalmente muestran los siguientes atributos, los cuales dan como resultado información que se muestra en los estados financiera que es útil para los usuarios:
a.
Relevancia, en cuanto a que la información se da en los estados financieros es relevante a la naturaleza de la entidad y el objetivo de los estados financieros. (Por ejemplo, en el caso de una empresa de negocios que prepara estados financieros de propósito general, la relevancia se evalúa en termino de información que se necesita para complicar con las necesidades comunes de información de una amplia gama de usuarios para tomar decisiones económicas.
Estas necesidades, ordinariamente cumplen
presentando razonablemente la posición financiera, desempeño financiero y flujo de efectivo de la empresa de negocios.)
b.
Integridad, en cuanto a que no se omitan transacciones y eventos, saldo de cuenta y revelaciones que pudieran afectar la presentación razonable de los estados financieros.
c.
Confiabilidad en cuanto a la información que se da en los estados financieros: •
Refleja la sustancia económica de los eventos y transacciones no meramente su forma lega.
•
Da como resultado una evaluación, medición, presentación y revelación razonablemente consistentes, cuando se usa en circunstancias similares.
d.
Neutralidad, en cuanto a que contribuya a una información libre de sesgo en los estados financieros.
e.
Comprensibilidad, en cuanto a que la información de los estados financieros sea clara e integral y no este sujeta a un interpretación con diferencias importantes.
2.6.
Expresión de una opinión sobre los estados financieros:
Cuando un auditor expresa una opinión sobre un juego completo de estados financieros de propósito general, preparados de acuerdo con un marco de referencia de información financiera, diseñado para logra una presentación razonable, el auditor se refiere a la NIA 700. El dictamen del autor independiente sobre un juego completo de estados financieros de propósito general para normas y lineamientos sobre los asuntos que el considera para formar una opinión de dichos estados financieros y de la forma y contenido del dictamen del auditor. El auditor también se refiera a la NIA 701 cuando expresa un opinión modificada de auditora, incluyendo un párrafo de énfasis de asunto, una opinión con salvedad, una abstención de opinión o una opinión adversa.
El auditor se refiere a la NIA 800 cuan expresa una opinión sobre: a.
Un juego completo de estados financieros preparados de acuerdo con la base integral de contabilidad.
b.
Un componente de un juego completo de estados financieros de propósito general o de propósito especial, como un solo estado financiero, cuentas especificadas, elemento de cuentas o partida de un estado financiero.
c.
Cumpliendo de acuerdos contractuales
d.
Estados financieros resumidos
3. NORMAS
DE
INVENTARIOS.
AUDITORIA
RELACIONADAS
A
TOMA
FISICA
DE
NIA 501 Parte A: Asistencia a conteo físico del Inventario: La Administración ordinariamente establece procedimiento bajo los cuales el inventario es contado físicamente, cuando menos una vez al año, para servir como base para la preparación de estados financieros o para asegurar la confiabilidad del sistema de inventario perpetuo.
Cuando el inventario es de importancia relativa para los estados financieros, el auditor deberá obtener evidencia suficiente apropiada de auditoria respecto de su existencia y condición, asistiendo el conteo físico del inventario a menos que no sea factible.
La asistencia del auditor sirve como prueba de controles y
procedimientos sustantivos sobre el inventario dependiendo de la evaluación del riesgo y el enfoque planeado del auditor. Dicha asistencia hará posible al auditor inspeccionar el inventario, observar el cumplimiento con la operación de procedimientos de la administración para registrar, así como controlar los resultados del conteo y proporcionar evidencia respecto de la confiabilidad de los procedimientos de la administración.
Si esta imposibilitado a asistir al conteo físico del inventario en la fecha planeado debido a causas imprevistas, el auditor deberá tomar u observar algunos conteos físico en una fecha alternativa y, cuando sea necesario, aplicar procedimientos de auditoria a las transacciones intermedias.
Donde la asistencia no es factible, debido a factores como la naturaleza y locación del inventario, el auditor deberá considera si los procedimientos alternativos brinda evidencia suficiente apropiada de auditoria de la existencia y condición para concluir que el auditor no necesitar hacer referencia a una limitación en el alcance.
Al planear la asistencia al conteo físico del inventario o los procedimientos alternativos, el audito deberá considerar: •
Los riesgos de representación errónea de importancia relativa relacionados al inventario.
•
La naturaleza del control interno relacionado a inventario.
•
Si se espera que sean establecidos procedimientos adecuados y se emitan instrucciones apropiadas para el conteo físico del inventario.
•
La organización del tiempo de conteo.
•
Las locaciones en las que se tiene el inventario.
•
Si se necesita la ayuda de un experto.
Cuando se tienen que determinar las cantidades por medio de un conteo físico del inventario el auditor asiste a dicho conteo, o cuando la entidad opera un sistema perpetuo y el auditor asiste a un conteo una o mas veces durante el año, el auditor ordinariamente deberá observar los procedimientos de conteo y realizar conteos de prueba.
Si la entidad usa procedimientos para estimar la cantidad físico, tal como estimar una pila de carbón, el auditor necesitaría estar satisfecho respecto de la razonabilidad de dichos procedimientos.
Cuando el inventario esta situado en varias locaciones, el auditor deberá considerar a cuales locaciones es apropiada la asistencia, tomando en cuenta la importancia relativa del inventario y el riesgo de representación errónea de importancia relativa en diferentes locaciones.
El auditor deberá revisar las instrucciones de la administración respecto de: a.
La aplicación de procedimientos de control, por ejemplo, recopilación de hojas de recuento de existencias usadas, contabilidad de hojas de recuento de existencias no usadas y procedimientos de conteo y reconteo:
b.
Identificación precisa de la etapa de terminación del trabajo en progreso, de artículos de movimiento lento, obsoletos, dañados y de inventario poseído por una tercera parte, por ejemplo, en consignación: y
c.
Si se hacen arreglos apropiados respecto del movimiento de inventario entre áreas y el embarque, así como recepción de inventario antes y después de la fecha de corte.
Para obtener evidencia de auditoria de que los procedimiento de la administración están
implementados
adecuadamente,
el
auditor
deberá
observar
los
procedimientos empleados y realizar conteos de prueba. Cuando realice conteos, el auditor deberá poner a prueba tanto la integridad como la exactitud de los registro de conteo, siguiendo el rastro a partidas seleccionadas del inventario físico a los registro de conteo. El auditor deberá considerar el grado al cual es necesario retener copias de dichos registro de conteo para subsecuentes pruebas y comparación.
El auditor deberá también considerar procedimientos de corte, incluyendo detalles del movimiento de inventario justamente antes de, durante y después del conteo, de modo que la contabilidad de dichos movimiento pueda ser verificada en una fecha posterior.
Por razones prácticas el conteo físico del inventario puede conducirse en una fecha distinta de la del fin del periodo. Esto, ordinariamente, será adecuado para fines de auditoria sol cuando la entidad ha diseñado e implementado controles sobre los cambios en el inventarios. El auditor debiera determinar si, mediante el desempeño de procedimientos apropiados, son registrados correctamente los cambios en el inventario entre la fecha de conteo y el final del periodo.
Cuando la entidad opera un sistema de inventario perpetuo que se usa para determinar el balance del fin del periodo, el auditor deberá evaluar si, mediante el desempeño de procedimientos adicionales, se comprenden las razones para cualesquiera diferencias significativas entre el conteo fisico y los registro de inventario perpetuo, y si los registros son ajustados apropiadamente.
El auditor aplica procedimientos de auditora al listado final del inventario para determinar si refleja en forma precisa los conteos reales del inventario
Cuando el inventario esta bajo custodia y control de una tercera parte, el auditor ordinariamente obtendrá confirmación directa de la tercera parte sobre las cantidades y condición del inventario retenido a nombre de la entidad. Dependiendo de la importancia relativa de este inventario el auditor considerará también: •
La integridad e independencia de la tercera parte.
•
Observar o hacer arreglos para que otro auditor observe el conteo físico del inventario.
•
Obtener un informe de otro auditor sobre la adecuación del control interno de la tercera parte, para asegurar que el inventario es contado correctamente, asi como salvaguardado adecuadamente.
•
Inspeccionar la documentación referente al inventario retenido por terceras partes, por ejemplo, recibo de almacén, u obtener confirma de otras partes cuando dicho inventario ha sido comprometido como colateral.
4. IMPORTANCIA DEL CONTROL DE INVENTARIOS.
La importancia en el control de inventarios reside en el objetivo primordial de toda empresa: obtener utilidades. La obtención de utilidades obviamente reside en gran parte de Ventas, ya que éste es el motor de la empresa, sin embargo, si la función del inventario no opera con efectividad, ventas no tendrá material suficiente para poder trabajar, el cliente se inconforma y la oportunidad de tener utilidades se disuelve.
Entonces, sin
inventarios, simplemente no hay ventas. El control del inventario es uno de los aspectos de la administración que en la micro y pequeña empresa es muy pocas veces atendido, sin tenerse registros fehacientes, un responsable, políticas o sistemas que le ayuden a esta fácil pero tediosa tarea. En todos los giros resulta de vital importancia el control de inventarios, dado que su descontrol se presta no sólo al robo hormiga, sino también a mermas y desperdicios, pudiendo causar un fuerte impacto sobre las utilidades. En el presente estudio ejemplificaremos el control de inventarios de una empresa restaurantera, dado que éste tipo de negocios combinan las funciones comercial, de producción y servicios.
Por ejemplo, sin el efectivo control de los inventarios dentro de un restaurante, las fortalezas
propias
del
giro
(alta
rentabilidad
y
liquidez)
se
convierten
automáticamente en debilidades. El objetivo principal del presente documento es proporcionar herramientas básicas y simplificadas del control de inventarios, a modo de hacer de esta función rutinaria pero sencilla, que permita llevar a cabo la planeación y la maximización de utilidades.
5. METODOS DE EVALUACION DE INVENTARIOS.
En el sistema de inventario permanente existen varios métodos para calcular el monto de los inventarios, los más usados son: el de primeras entradas, primeras salidas (PEPS); el de últimas entradas, primeras salidas (UEPS), el método de promedio
móvil.
Las empresas que utilizan este sistema de inventario llevan el control de la circulación de sus mercancías, en unas tarjetas previamente elaboradas para tal fin. El diseño de estas tarjetas no es estándar, cada empresa puede tener su propio modelo adaptado a las necesidades y requerimientos particulares. Cualquiera sea el modelo que se utilice, un buen control con información suficiente para los efectos administrativos y contables requiere de una ficha de control de existencias que contenga las siguientes partes: nombre del artículo, código, unidad, ubicación, mínimo, máximo, proveedor, fecha, comprobante, cantidades, precio unitario, monto.
Método de Primeras Entradas, Primeras Salidas (PEPS) Con este método se supone que las primeras mercancías compradas (entradas) son las primeras que se venden (salidas). Por lo tanto, las mercancías en existencia al final del período serán las más recientes adquisiciones, valoradas al precio actual o a los últimos precios de compra.
Método de Últimas Entradas, Primeras Salidas (UEPS) Este método considera que las últimas mercancías compradas (entradas) son las primeras que se venden (salidas). Por lo tanto, las mercancías en existencia al final del período serán las de más vieja adquisición, valoradas a los precios iniciales de compra.
Método de Promedio Móvil Este método reconoce que los precios varían, según se van comprando mercancías, durante el ciclo económico. Por lo tanto, las salidas de almacén serán valoradas al costo promedio de las existencias disponibles.
6. PROCEDIMIENTOS
DE
AUDITORIA
PARA
TOMA
FISICA
DE
INVENTARIOS. La observación de la toma de inventarios físicos de existencias es un procedimiento de auditoría generalmente aceptado. El auditor independiente que emita una opinión sin haber efectuado este procedimiento, debe tener presente que es su responsabilidad sustentar la opinión expresada. El objetivo de este procedimiento es proveer una guía al auditor independiente para la observación de los inventarios físicos. 6.1.
Consideraciones para la observación de los inventarios físicos
Cuando las cantidades del inventario son determinadas solamente mediante un recuento físico y todos los conteos son hechos a la fecha del balance general o en otra fecha dentro de un plazo razonable antes o después de la fecha del balance general, comúnmente es necesario que el auditor independiente esté presente en el momento del conteo y, mediante la adecuada observación, pruebas e
indagaciones, se satisfaga respecto de la efectividad de los métodos empleados para tomar el inventario y del grado de confianza que puede tener con respecto a las representaciones del cliente sobre las cantidades y condición física de las existencias cuando los registros de inventarios perpetuos son bien llevados y son verificados periódicamente por el cliente por medio de comparaciones con los conteos físicos, los procedimientos de observación de los inventarios por parte del auditor, pueden ser efectuados durante el período bajo examen o después de la fecha de cierre. En la actualidad, algunas entidades han desarrollado controles de inventarios o métodos de determinación de inventarios, incluyendo muestreo estadístico, los cuales son altamente efectivos en la determinación de las cantidades en existencia y suficientemente confiables como para hacer innecesario un recuento físico anual de cada partida del inventario. En tales circunstancias, el auditor independiente debe satisfacerse de que los métodos y procedimientos de los clientes son suficientemente confiables para producir resultados sustancialmente equivalentes a aquellos que se obtendrían mediante el recuento de todas las partidas cada año. El auditor debe estar presente para observar tantos recuentos como estime necesario y debe satisfacerse de la efectividad de los procedimientos de recuento utilizados. Si el cliente aplica métodos de muestreo estadístico en la toma de los inventarios. El auditor debe satisfacerse de que el plan de muestreo es razonable y estadísticamente válido, que ha sido apropiadamente aplicado, y que los resultados son razonables en las circunstancias. Cuando el auditor independiente no se ha satisfecho con respecto a las existencias en posesión del cliente a través de los procedimientos descritos las pruebas de los registros contables por sí mismas no serán suficientes para que él pueda llegar a satisfacerse respecto de las cantidades de las existencias; será siempre necesario que el auditor haga, u observe, algunos recuentos físicos de los inventarios y aplique pruebas apropiadas sobre las transacciones realizadas en el
período que media entre la fecha de recuento físico y el cierre del ejercicio. Esto debería estar acompañado con la inspección de los registros de algunos recuentos del cliente y los procedimientos relativos al inventario físico sobre los cuales se basa el monto presentado en las existencias del balance general. El auditor independiente puede ser requerido para auditar los estados financieros que abarquen el período corriente y uno o más períodos anteriores para los cuales el no ha observado o efectuado recuentos físicos de las existencias. El auditor puede, sin embargo, ser capaz de llegar a satisfacerse respecto a tales existencias de períodos anteriores a través de procedimientos apropiados, tales como pruebas de las transacciones anteriores, revisión de los registros de conteos anteriores y la aplicación de pruebas de margen bruto, siempre que haya podido satisfacerse del inventario del período corriente.
7. INSTRUCCIONES PARA LA TOMA FISICA DE INVENTARIOS.
•
La mercancía se contará de izquierda a derecha, de arriba hacía abajo y de atrás hacía adelante.
•
Se contará en presencia un "contador" y un "auditor" para cotejar que lo contado sea lo correcto.
•
Se dividirá la bodega (anaqueles) por número para mejor distribución y rápida detección de errores.
•
El contador y el auditor no contarán la mercancía del mismo lugar sino que uno empezará en el primer anaquel y el auditor por el último.
•
Se hará un listado de mercancía en el cual se tomarán los productos encontrados en el anaquel de izquierda a derecha, de arriba hacía abajo y de atrás hacia delante, esto para facilitar más el conteo.
•
Se bajara la mercancía que se tenga duda en su conteo y se regresará a su lugar una vez contada.
•
Se abrirán todas las cajas para verificar que se encuentren las cantidades correctas de producto dentro de ellas.
•
Si se encuentra un producto que no esté anotado en la lista se le dará un número de secuencia intermedia dependiendo la ubicación del producto y se anotará al final de la hoja.
•
Los números de secuencia de la mercancía enlistada serán de 10 en 10 y por anaquel, es decir en el anaquel 1 abra la secuencia 10, 20, 30, etc. Y hasta el número que se necesite según la cantidad de mercancía que haya, y en el anaquel 2 será lo mismo comenzando por el número 10 y continuando de 10 en 10.
•
Al final del conteo se cotejarán las hojas de contador y auditor (listados) para verificar que no haya errores, si hay habrá que verificarlos y corregirlos, una vez que todo esté revisado y sin ninguna anomalía se procederá a ingresar el conteo en el sistema.
•
Imprimir lo capturado en sistema y revisar que no haya ningún faltante físico de mercancía, en caso de haberlo se volverá a contar la mercancía con faltante y se buscará en todos los lugares posibles que pueda estar antes de tomarla como faltante real.
8. DOCUMENTACION EN PAPELES DE TRABAJO Los siguientes formatos de control, pueden ser usados libremente para el control de nuestro inventario. Dependiendo qué tantos aspectos queremos controlar, serán los formatos que necesitemos.
9. EL MUESTREO EN AUDITORIA PARA INVENTARIOS El muestreo estadístico en la auditoria es la aplicación de un procedimiento de auditoria a una muestra de una población por revisar, en donde se estiman las características y/o valores de esa población a partir del diseño, selección y
evaluación de la muestra por métodos matemáticos basados en el cálculo de probabilidades. Cuando se obtiene una muestra por el método estadístico, es posible afirmar con un determinado grado de confianza, que el resultado de la muestra no se aleja de las condiciones reales de la población (es decir, de las condiciones que pueden determinarse mediante el examen completo de la población) más allá de cierto límite especificado.
9.1.
Etapas fundamentales
De la propia definición es posible concluir las aplicaciones del muestreo estadístico, que involucran tres etapas fundamentales: a) Diseño de la muestra: Consiste, básicamente, en la determinación del tamaño
apropiado de la muestra. b) Selección de la muestra: Se refiere a la identificación de los elementos por
examinar. c) Evaluación de la muestra: Es la formación de conclusiones acerca de la
información, basadas en el examen de los elementos muestreados.
9.2.
Muestreo estadístico y no estadístico.
Al realizar las pruebas de auditoria el auditor puede utilizar el muestreo estadístico o el no estadístico, o ambos. Los dos tipos de muestreo requieren del ejercicio de un buen juicio en la planeación y ejecución del plan de muestreo y en la evaluación de los resultados. Ambos tipos de muestreo en la auditoria están sujetos a los riesgos de muestreo y no muestreo. La diferencia crítica entre los dos tipos de muestreo es que las leyes de probabilidades son utilizadas para controlar el riesgo de muestreo en el estadístico.
La decisión de utilizar uno y otro tipo de muestreo se basa primordialmente en consideraciones de costo/beneficio. El muestreo no estadístico será menos costoso que el estadístico, pero los beneficios del muestreo estadístico pueden resultar superiores a los obtenidos con el no estadístico, conforme se explica a continuación.
En el muestreo no estadístico, el auditor determina el tamaño de la muestra y evalúa los resultados de esta totalmente sobre las bases de criterio subjetivo y de su propia experiencia. Por lo tanto erróneamente procederá a utilizar una muestra muy grande en un área y una muestra muy pequeña en otra área. Hasta el grado en que lo adecuado de la evidencia de auditoria se base en una muestra, el auditor a su vez, obtendrá más (o menos) evidencia de la que en realidad se necesita para tener una base razonable para poder expresar una opinión. Sin embargo, una muestra no estadística debidamente diseñada será tan efectiva como una estadística.
En el muestreo estadístico, costos elevadísimos podrán ser requeridos para entrenar a los auditores en el uso de la estadística y en el diseño e implantación del plan de muestreo. No obstante, el muestro estadístico deberá beneficiar al auditor en (1) diseñar una muestra eficiente, (2) medir el grado de seguridad que se pueda tener de la evidencia obtenida y (3) evaluar los resultados de las muestras. Lo que es más importante, el muestreo estadístico permite al auditor cuantificar y controlar el riesgo de muestreo.
Utilizando el muestreo estadístico se incorporan los factores control interno, importancia y riesgo de auditoria, entre otros, de manera más explícita, pero de ningún modo se sustituye el juicio del auditor. El muestreo estadístico puede ser considerado como una herramienta que ayuda a los auditores a formar juicios.
Los procedimientos de muestreo no estadístico, aunque de uso amplio, se considera con frecuencia que tienen varias desventajas. Por ejemplo, no proporcionan al auditor: •
Un estimado cuantitativo de la cantidad de riesgo tomado;
•
Un método objetivo de evaluar el efecto de los errores que se encuentran; o,
•
Asegurar que las muestras están libres de prejuicios
La elección del muestreo estadístico o no estadístico no afecta directamente la elección de los procedimientos de auditoria para aplicar a la muestra. Asimismo, no afecta la calidad de la evidencia recabada alrededor de partidas muestreadas individuales o la respuesta apropiada por el auditor a errores descubiertos en las partidas muestreadas. El muestreo estadístico permite proyectar los resultados de la muestra a todo el universo, así como medir probabilísticamente las conclusiones a que se llegue, es decir, permite hacer afirmaciones en términos de probabilidad acerca de la exactitud de las estimaciones de la muestra. El éxito de las auditorias dependerá en gran medida en que se siga un método científico para seleccionar los elementos a auditar.
9.2.1. Condiciones para el uso del muestreo estadístico Deben reunirse tres requisitos para garantizar que las conclusiones a que se llegue con base en el muestreo estadístico sean válidas: a) Masividad.- Es requisito propio del cálculo de probabilidades, puesto que las
leyes de la probabilidad no son aplicables a pequeños cúmulos de datos, ya que las probabilidades se autolimitan. b) Homogeneidad.- Para interpretar las características generales de la población
se van a emplear promedios de los resultados de la muestra, por lo que es necesario que estos promedios sean representativos de la población; esto sólo
se logrará si las características (atributos) o valores (variables) de la población son homogéneas. Cuando las poblaciones no sean homogéneas será necesario estratificar, seccionando en partes homogéneas entre sí para ser probadas aisladamente.
c) Que la muestra sea seleccionada al azar (aleatoria).- Sólo así es posible garantizar que todos los elementos que forman la población han tenido la misma oportunidad de ser seleccionados.
10. CASOS PRACTICOS
a. Toma física de Inventarios y conciliación con los registros contables. b. Toma física de Inventarios y que los datos no concilien con los registros contables
CONCLUSIONES
Por medio de la toma física el auditor se satisface respecto a la efectividad de los métodos empleados por la compañía para el control de inventarnos y obtiene un grado de confianza con respecto a las declaraciones del cliente sobre cantidades y condiciones físicas de su mercadería
como parte de examen de los estados
financieros
Es importante la toma física de los inventarios para establecer el costo de las mercaderías vendidas durante el ejerció, comparando el inventarío final con el inventario inicia, y las compras del periodo.
En la mayoría de las empresas, ya sean estas comerciales o industriales, cuando hablamos de inventarios en los estados financieros, representa un parte muy significativa, del total de los activos será entonces
el sistema utilizado para
asignar el costo, el elemento clave para presentarlos, ya que la elección adecuada del mismo permitirá valuación correcta.
El Contador Publico y Auditor deberá ser capaz de poder analizar ciertos factores en inventarios tales como una reducción drástica de los inventarios que trastorne la producción de manera que deje de producirse y no haya mercaderías en venta o Niveles tan altos de inventario que generen costos adicionales innecesarios tales como almacenaje y riesgo por obsolescencia
RECOMENDACIONES
1. El auditor debe de contar con toda la información necesaria para poder realizar una evaluación efectiva de los inventarios y de esta manera realizar un mejor análisis a los estados financieros, específicamente en el rubro de inventarios.
2. El Contador Público y Auditor debe de contar con los procedimientos y políticas establecidos por la Administración de la compañía para verificar su adecuado cumplimiento en la toma física a través de instructivos destinados para el efecto.
3. Debido a la importancia de la toma física de inventarios, estas deben efectuarse más de una vez al año como mínimo a los artículos más significativos en valores monetarios respecto a los Estados Financieros de la compañía.