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• Noé González Vargas

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Manual de normas y procedimientos para la Administración de los Inventarios

Fecha Elaboración

Fecha revisión

08-09-16 Política Compras

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08-03-17

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1

de

Descripción Presentación del manual Objetivo, alcance, definiciones, responsables, normas Descripción del procedimiento para administración de inventario Descripción del procedimiento para hacer inventario selectivo

Contenido

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Responsables de Elaboración, Revisión y Autorización Autorizado Revisado

/

Nombre / Puesto

Fecha

Firma

Domingo Canizo CEO Operaciones Luis Dávila Barberena Director de Administración y Finanzas Francisco Cadena Reyes Director de Operaciones Karina González Contreras Gerente Contabilidad Certifico que he leído y aprobado el presente documento para su implementación y vigencia a partir de la fecha de la última revisión

Manual de normas y procedimientos para la Administración de los Inventarios

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1. Objetivo Definir los lineamientos para administrar de forma eficiente y eficaz los niveles de existencia de los productos que son parte del inventario de cada tipo de almacén. La documentación y ejecución de este proceso se considera estratégica pues está orientada a reducir gastos, mejorar tiempos de movimientos de producto, mejorar el servicio al cliente y ser más competitivos. 2. Alcance Este documento es de aplicación directa por el área de compras, Jefe, encargado y auxiliar de almacén, Departamento de contabilidad y auditoría. 3. Definiciones 3.1 Control de inventario. Proceso que integra operaciones orientadas a planificar la compra de productos, registro de entradas y salidas y ajuste de inventarios, análisis de límites de máximos y mínimos de cantidad de materiales. 4. Responsables Las disposiciones descritas en esta política son de cumplimiento obligatorio para los siguientes puestos de trabajo, su desconocimiento no exime de responsabilidad a los puestos implicados en su cumplimiento. 4.1 Compras 4.2 Dirección de Administración y Finanzas 4.3 Jefe y auxiliares de almacén 4.4 Contabilidad de costos 4.5 Auditoría interna 5. Normas Registro de productos en inventario 5.1 El departamento de Compras es responsable de establecer el presupuesto anual de compras que debe ser autorizado por Dirección General, debe ser presentada en el mes de diciembre e incluir los meses de enero a diciembre del siguiente año. 5.2 El departamento de Compras es responsable de establecer la frecuencia de análisis y el período de tiempo del pronóstico que dependerá del comportamiento de los materiales en cuanto a su rotación, estacionalidad, espacio físico que ocupe, volatilidad de precios, etcétera. El análisis trimestral de rotación de inventario para fijar los valores de existencia mínima, ideal y máxima que puede tener un material y de esta manera asegurar niveles de inventario adecuados para cada tipo de almacén, adicionalmente, debe verificar diariamente los niveles de inventario de cada bodega y llevar a cabo todas las actividades necesarias para asegurar que el almacén tiene la cantidad de materiales necesarios para la producción. 5.3 Compras es responsable de coordinar la compra y entrega de materiales al almacén con énfasis en aquellos que se consideren de mayor demanda 5.4 El comprador es responsable de llevar a cabo análisis de niveles de existencia mínima y máxima de los productos del inventario por tienda y bodega y de esta manera establecer la cantidad que debe comprar, adicionalmente debe notificar al responsable de almacén sobre la compra que se está planificando y obtener retroalimentación de los productos que se estarán comprando y planificar las fechas de entrega.

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5.5 Los compradores son responsables de contactar a los proveedores y hacer análisis comparativo de precios, eligiendo los más convenientes para estar en condiciones de ofrecer costos competitivos manteniéndolos lo más bajo posible a través de la eficiencia en su gestión, así mismo, Compras tiene la responsabilidad de hacer las mejores negociaciones para que los costos se mantengan en niveles óptimos 5.6 El departamento de Compras es responsable de registrar los productos nuevos en el catálogo de productos debiendo completar la información que describa al producto según los campos que tiene el sistema. 5.7 Compras es responsable de verificar diariamente las órdenes de compra que aún siguen abiertas, estableciendo comunicación eficiente con almacén y proveedores para dar el seguimiento que corresponde y de esta manera asegurar que los materiales sean entregados al almacén. Resguardo de materiales y producto terminado 5.8 Es responsabilidad del Jefe y Auxiliares de almacén, ordenar clasificar y asegurar que los productos se encuentran ubicados en las ubicaciones que les corresponde de acuerdo a especificaciones o tipo de materiales. 5.9 Cada producto debe ser ubicado en el lugar que le corresponde de acuerdo a la letra o ubicación que indica el código que tienen asignado. El Jefe y Auxiliares de almacén son responsables de resguardar los materiales o productos en lugares en donde no tengan riesgo de perderse, descomponerse, romperse o quebrarse, solicitando los recursos que sean necesarios para garantizar que los materiales están seguros. 5.10 Los productos que no pudieron venderse por estar en malas condiciones o que fueron devueltos por el cliente deben ser ubicados en un lugar independiente, el Jefe de almacén es responsable de notificar al personal de logística para que indiquen que procede con esos productos. Es responsabilidad del Jefe y Auxiliar de almacén tomar las medidas necesarias para preservar de la mejor manera no solo los productos sino sus respectivos empaques, además se debe implementar una adecuada rotación de muestras para que permanezcan en buen estado, llamen positivamente la atención de los clientes y puedan ser vendidas. El Jefe y los Auxiliares de almacén son responsables de ubicar los productos de tal manera que al hacer los despachos a los clientes se entreguen los productos más antiguos respetando el sistema PEPS. 5.11 El Jefe y los Auxiliares de Bodega son responsables de limitar el acceso al almacén a todo el personal ajeno al mismo. Esta norma no aplica para el personal de Auditoría Interna o Departamento de contabilidad quienes deben notificación la visita con anticipación. 5.12 Con el objetivo de identificar posibles robos o acceso ilícito al área de almacén al inicio del día el Jefe y Auxiliares deben llevar a cabo una inspección general para verificar que los productos en general se encuentran completos y que posibles accesos no han sido forzados.

Solicitud de materiales (almacén de producción) 5.13 Producción deberá solicitar los materiales necesarios para la producción diaria, mediante vale de almacén, donde especificará la MP requerida para la elaboración del PT a producir según programa de producción, que deberá ser autorizado por el jefe de producción. 5.14 Al entregar la MP, el almacenista deberá enviar los materiales que surtió a producción vía sistema SAE, resguardando los formatos de solicitud de materiales 5.15 Una vez recibidos los materiales, producción deberá garantizar el resguardo, acomodo y buen manejo de los materiales recibidos del almacén de MP, con el fin de mantener la calidad óptima de los mismos.

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5.16 Se deberá asignar un lugar específico para el acomodo adecuado de los materiales que tiene bajo su custodia 5.17 Deberá realizar la baja de las materias primas del sistema SAE, necesarias para la elaboración del producto terminado Inventarios Físicos 5.18 El encargado de los inventarios y jefe de almacén son responsables de planificar semanalmente los inventarios físicos selectivos que deben llevarse a cabo. 5.19 El Jefe y los Auxiliares de almacén son responsables de llevar a cabo inventario físico al menos una vez a la semana por tipo de artículo o materia prima, para garantizar inventario mensual. 5.20 Durante el inventario físico selectivo se debe verificar lo siguiente: Que la cantidad de productos contados sea igual a la cantidad se reflejada en el sistema, identificar productos que estén rotos, deteriorados y separarlos de los materiales en buen estado. 5.21 Se prohíbe al personal de almacén encubrir variaciones de inventario, todo hallazgo debe ser reportado al encargado de Inventarios y al Contador de costos quien llevará a cabo las medidas correctivas haciéndolas del conocimiento del Dirección de Finanzas y Gerente de Contabilidad. 5.22 Es responsabilidad del Director de Finanzas hacer inventario general cuando se presente el caso de cambio de Jefe de almacén y entregar el inventario cuadrado. 5.23 Auditoría Interna y el Departamento de Contabilidad son responsables de llevar a cabo inventarios parciales o totales mensuales, o que pueden ser solicitados por Dirección General para que se investigue sobre la administración de Inventarios del Jefe o encargado de almacén. 5.24 Auditoría Interna debe presentar a la Gerencia General su plan anual de actividades en el mes de enero de cada año detallando las fechas en que se llevarán a cabo los inventarios en él almacén. 5.25 Auditoría Interna es responsable de llevar a cabo por lo menos dos veces al año inventarios físicos en el almacén que permitan identificar lo siguiente: Falta de productos, productos en mal estado u obsoletos, rotos o quebrados y a partir de estos hallazgos debe presentar a la Dirección General un informe de que detalle recomendaciones para mejorar la gestión de inventarios y recomendar los ajustes necesarios para cuadrar el inventario. El informe de Auditoría Interna debe detallar como mínimo los siguientes datos: Código y descripción de producto, cantidad perdida, tipo de almacén. 5.26 El registro de ajustes al inventario debe estar sustentado en el acta de Auditoría Interna en la que se detalla la cantidad de producto que debe ser registrada como cruces, faltantes o sobrantes, siendo responsable de esta actividad el encargado de Inventarios. 6. Descripción del Procedimiento para administración del inventario y registro de entradas

No.

Descripción

Responsable

1

Establece análisis sobre niveles de inventario por bodega de acuerdo a los productos que le corresponde comprar. Establece cantidades adecuadas de producto a comprar e informa al Administrador de Tienda sobre los productos que le llegarán. Traslada orden de compra al Director de Admon y Finanzas de acuerdo a monto y tipo de producto

Comprador

1.1

Comprador

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2

2.1

2.2 3 3.1 3.2 4 5 6

Verifica orden de compra y revisa: Cantidades, montos (superiores a $5 mil pesos, tipos de producto, calidades y cualidades y autoriza o solicita cambios a la orden de compra. Si se autoriza orden de compra lleva a cabo proceso de compra, registra orden de compra en SAE, en caso contrario registra correcciones y repite el pasos 1.1 y 2 Recibe orden de compra y notifica al comprador aspectos de la compra tales como: Disponibilidad, fecha de entrega, almacén de entrega o forma de pago, etcétera. Comunica al encargado de almacén sobre las fechas y horarios de entrega

Registra formatos de indicadores de productividad Semanalmente se reúne con el Director de finanzas para presentar sus indicadores y discutir sobre áreas de mejora Entrega pedido con orden de envío y orden de compra y envía factura a Compras Recibe nota de envío del proveedor e informa al Jefe de almacén para recibir el producto de acuerdo a la orden de compra enviada previamente enviada.

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Director Finanzas

Comprador Proveedor Comprador Comprador Comprador Proveedor Comprador

Recibe orden de envío o factura, además recibe el producto.

Almacenista

6.1

Cuenta los productos físicamente y verifica que sea la misma cantidad que está en la factura u orden de compra y de no ser las mismas cantidades lo anota en la factura para notificar al Comprador, de enviar una cantidad mayor a la solicitada no deberá recibirse

Almacenista

6.2

Registra como entrada de mercadería en SAE la cantidad que recibe

Encargado de almacén

7

Verifica el estado del producto que recibe. Si el producto se recibe en buen estado lo ingresa a la bodega y lo ubica en el lugar que le corresponde. Si producto se recibe en mal estado o incompleto registra la cantidad de producto en buen estado y se aparta el que está en mal estado, se saca copia de la factura con las anotaciones que corresponden y se notifica a compras para informar que se recibe el producto en mal estado.

Jefe almacén / Almacenista

8

Emite reporte de Entrada materiales, lo firma y sella y envía al Comprador junto con la nota de envío y la factura.

Jefe almacén

9

Informa al proveedor sobre el producto que llegue como faltante o en mal estado y solicita que se emita una nota de crédito sobre la compra o reposición del producto para compensar el producto faltante o en mal estado.

10

Visita el almacén para verificar el producto en mal estado.

Comprador Encargado de inventarios

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10.1

Genera reporte de verificación y lo entrega al Contador de costos

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Encargado de inventarios

11

Verifica reporte y coordina con Compras si el producto es devuelto al proveedor o se almacena en bodega de productos en mal estado.

Contador costos

12

Al tener completo el expediente de compra que debe estar integrado por: Factura, orden de compra, entrada de materiales y/o nota de crédito, lo envía Comprador a Cuentas por Pagar.

13

Verifica que el expediente de compra se encuentre completo y lo traslada al Director Financiero. Si el expediente no está completo solicita los documentos faltantes y lo deja pendiente de ser atendido.

Cuentas x pagar

14

De acuerdo a prioridades y criterios de pago establece un calendario para llevar a cabo el pago que corresponde a cada proveedor

Director Finanzas

14.1

Traslada calendario de pagos al Tesorero con instrucciones de prioridades de pago, montos o facturas a pagar

Director Finanzas

7. Descripción del Procedimiento para hacer Inventario

No.

Descripción

Responsable

1

Los inventarios quedarán programados para el último día hábil de cada mes y la duración máxima para realizar el inventario y determinar diferencias no deberá ser mayor a 1 día

Encargado inventarios

2

Garantizar que el sistema de control de inventarios se encuentre actualizado al día de programación del recuento físico

Jefe almacén

3

El almacén deberá encontrarse ordenado y limpio, libre de objetos que impidan realizar el inventario

Jefe almacén

4

Emite el reporte de Stock de Almacén, de todos los materiales, que genera en SAE y lo entrega al Encargado de inventarios con instrucciones de llevar a cabo Inventario.

Jefe almacén

5

Una vez iniciado el conteo físico, no se podrá realizar movimientos en sistema, en caso contrario será motivo de cancelación del inventario

Jefe almacén

6

Sobre la base del reporte verifican: Cantidades indicadas por producto en la columna Stock, las fechas de caducidad del producto (si aplica) y estado del producto.

Jefe almacén

Manual de normas y procedimientos para la Administración de los Inventarios

6.1

7

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Anota en el reporte las diferencias encontradas y observaciones de las fechas de caducidad próxima (si aplica) o productos en mal estado y lo entrega al jefe de Almacenista almacén. Si existe faltante de productos solicita al Jefe de almacén que se asegure que los faltantes son reales y si se confirma debe informar al encargado de inventarios para Jefe almacén que corra los ajustes correspondientes. El encargado de inventarios deberá entregar una justificación de dichos faltantes en un lapso de 5 días.

8

Si producto está en malas condiciones: solicita el traslado en SAE a un almacén de productos dañados y se informa al encargado de Inventarios para que gestione el destino de esos materiales o productos.

Jefe almacén

9

Registra en SAE, con previa autorización, al tener el producto físicamente, registra el traslado del almacén de tránsito al de productos dañados.

Encargado inventarios

10

Acumula semanalmente los materiales en mal estado y registrar el Reporte de Productos que deben Salir del Inventario

Almacenista

10.1

Ubica el producto en mal estado en lugares en donde no haga estorbo y que permita su conteo.

Almacenista

10.2

Mensualmente enviar el Reporte de Productos que deben Salir del Inventario al Encargado de Inventarios.

Jefe almacén

11 11.1

Verifica el reporte recibido y planifica mensualmente una visita a los almacenes para comparar el reporte contra la cantidad de producto.

Encargado inventarios

Si encuentra diferencias entre el reporte y el conteo físico realizado registra los ajustes que corresponden y emite el reporte de diferencias.

Encargado inventarios

12

Verifica el reporte, autoriza ajuste en el inventario del almacén y envía el reporte a Dirección de finanzas para que defina las medidas correspondientes.

13

Registra en SAE el ajuste al inventario del almacén que indica el reporte. Fin procedimiento

Contador Costos Encargado inventarios