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Planeación del proyecto de T.I.

Integradora I Arredondo Barrera Daniela | García Alcántara Yazmín | Hernández Cruz Erick | Ruiz Mejía Patricia

Índice Índice ................................................................................................................................................... 2 Tabla de Ilustraciones.......................................................................................................................... 3 Introducción ........................................................................................................................................ 4 Planeación de Proyectos de TI ............................................................................................................ 5 Ciclo de Vida ........................................................................................................................................ 5 Justificación de las actividades del proceso ........................................................................................ 7 Script del proceso de administración .................................................................................................. 7 Elementos clave para la planeación .................................................................................................... 8 Monitoreo y control ............................................................................................................................ 9 Diagrama de Gantt ............................................................................................................................ 12 Diagrama de ruta critica .................................................................................................................... 12 Evaluación de alternativas de inversión............................................................................................ 13 Requisitos de proyecto.................................................................................................................. 13 Estimados de presupuesto del proyecto ....................................................................................... 13 Factores de riesgo ......................................................................................................................... 14 Costos del proyecto....................................................................................................................... 14 Conclusión ......................................................................................................................................... 15 Bibliografía ........................................................................................................................................ 16

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Tabla de Ilustraciones Figura 1. Procesos y objetivos del ciclo de vida .................................................................................. 6 Figura 2. Elementos de Script de proyecto ......................................................................................... 8 Figura 3. Monitoreo y control ........................................................................................................... 10

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Introducción La planificación de proyectos es la programación y estimación del orden de prioridades de las actividades necesarias para alcanzar unos objetivos. Y es que, planificar es estimar técnicamente lo que va a suceder en los próximos días, semanas, meses o años. Para definir una buena estrategia de TIC para proyectos de T.I hay que identificar, conocer y escuchar a los distintos actores de la organización. Para así definir los objetivos y metas, para evitar que se trate sólo de equipos y aplicaciones, redes y sistemas.

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Planeación de Proyectos de TI La gestión de proyectos es la aplicación de técnicas y sistemas modernos de gestión para ejecutar un proyecto de principio a fin, y para alcanzar los objetivos predeterminados de alcance, calidad, tiempo y costo, de acuerdo con la Universidad Estatal de Ohio. Por otra parte, la gestión de proyectos de TI aplica estas técnicas para proyectos que incluyen el diseño, desarrollo, instalación e implementación de la tecnología informática, tales como aplicaciones y redes. (Silva, 2018)

Ciclo de Vida El ciclo de vida del proyecto define las fases que conectan el inicio de un proyecto con su fin. Un ciclo de vida para un proyecto se compone de fases sucesivas compuestas por tareas panificables. (Pastrana, 2009) La transición de una fase a otra dentro del ciclo de vida de un proyecto generalmente implica y, por lo general, está definida por alguna forma de transferencia técnica. Generalmente, los productos entregables de una fase se revisan para verificar si están completos, si son exactos y se aprueban antes de iniciar el trabajo de la siguiente fase. No obstante, no es inusual que una fase comience antes de la aprobación de los productos entregables de la fase previa, cuando los riesgos involucrados se consideran aceptables. (Pastrana, 2009) FASE

DESCRIPCIÓN

Análisis

En esta etapa se identifica el objetivo del proyecto, la necesidad o el problema. Se asignan roles a los miembros participantes en el desarrollo del proyecto. Se recopila toda la información posible. Se analizan todos los riesgos.

Diseño

Aquí se diseñan las interfaces que forman parte de la estructura del

OBJETIVOS DEL CICLO DE VIDA · Recopilación de información · Definición de los alcances del proyecto · Estudio de factibilidad del proyecto · Obtención de requerimientos. · Análisis de riesgos. · Gestión del proyecto.

·

Se establece la arquitectura idónea para Página | 5

sistema, también la base de datos y la estructura misma del sistema, utilizando una arquitectura adecuada. · ·

·

Desarrollo

Se crean los prototipos y módulos que integran el sistema y se realizan todas las pruebas necesarias previas a su implementación. También en esta etapa es posible capturar errores antes de que se codifique cualquier parte del software.

Se implementa el sistema y se permite a los usuarios finales. El producto está preparado para ser implementado para Implementación el usuario final. Al finalizar esta etapa el sistema debe quedar en manos de los usuarios, para esto se debe lograr la confianza en el nuevo sistema.

Mantenimiento

Se crea toda la documentación técnica como parte de los entregables del proyecto para que los desarrolladores agilicen los procesos de mantenimiento en esta fase

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·

·

·

·

el sistema y se sientan las bases para la construcción del mismo. Aplicación de los requerimientos. El propósito de la fase de construcción es completar la funcionalidad del sistema. Durante esta fase se construyen todos los componentes y módulos necesarios. La funcionalidad es monitoreada y se realizan las pruebas necesarias. Se administran los recursos existentes y controlan todas las operaciones para optimizar costos, tiempos e incrementar la calidad del producto final. El producto está preparado para ser implementado para el usuario final. El sistema ha sido completado con un nivel de calidad bastante aceptable. Verificar que el producto cumpla con las especificaciones acordadas por las personas involucradas en el proyecto

Figura 1. Procesos y objetivos del ciclo de vida

(Hernández, 2018) Página | 6

Justificación de las actividades del proceso Se refiere a la justificación y documentación concreta de las actividades que se realizaran dentro del desarrollo completo del proyecto.

Script del proceso de administración El script o plantilla del proceso de administración de un proyecto de T.I. consiste en realizar un resumen detallado de cada avance de proyecto que se valla realizando, el cual puede ser escrito al momento de desarrollarse o al concluir cada avance. Para complementar esta información nos podemos guiar el libro de PMBOK 5ta edición, de esta forma podemos llevar o complementar un poco más el resumen de cada actividad. (Arciniega, 2019) El script de proceso de administración está enfocado en realizar una lista de actividades del proyecto asignado, el cual cada que se valla realizando o concluyendo dicha actividad se debe de registrar en nuestra lista de actividades para el mejor control del proyecto. (Arciniega, 2019) El Script o Plantilla, debe contener:

·Índice

·Objetivo General Describir cuál es el objetivo general del proyecto

·Especificaciones Describir lo que espera el cliente o el público objetivo.

–Ciclo de Vida del Proyecto Desglosar por fases el ciclo de vida del proyecto.

–Cronograma Elaborar un diagrama de Gantt sobre el estimado del tiempo y la duración que tendrá cada una de las actividades del proyecto.

·Costos Detallar un estimado del costo que tendrá cada una de las actividades plasmadas en el cronograma.

·Recursos Humanos Todo el personal involucrado en el proyecto.

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Figura 2. Elementos de Script de proyecto

Elementos clave para la planeación Lo fundamental para que exista un control de proyectos es que las tareas hayan sido divididas en etapas o iteraciones. De lo contrario, estarás ante un cúmulo de acciones contradictorias y sin un sentido claro. Cada proyecto tiene su propia dinámica. Con base en esto, es posible establecer una serie de patrones de funcionamiento que marcan el camino a seguir. Sin embargo, hay que dejar claro que nunca se puede controlar y prever todo lo que sucederá durante la ejecución de un proyecto; siempre habrá imprevistos. (Cardenas, 2019) 1. Definir parámetros específicos de control: Cuanto mejor definidos estén los parámetros de control, mejor será esta labor. ¿Te imaginas monitorizando acciones sin saber qué es lo que esperas sacar en claro de ellas? Además, es esencial que establezcas valores mínimos y máximos que te permitan saber cuándo existe un déficit o, por el contrario, cuando se han cumplido con creces los objetivos. 2. Proporcionar información actualizada: La información es clave para el control de proyectos. Debe estar actualizada y proporcionarse casi que al instante de todo cuanto ocurra. Ten en cuenta que de ella dependen las medidas que tomarás para mejorar las acciones o corregir fallos que surjan durante el proceso. Si no es así, ¿qué sentido tiene registrar información que ya ha perdido vigencia? 3. Habilitar vías para una retroalimentación eficaz: El líder del proyecto, además de nombrar responsables para la labor de control y monitoreo, debe asegurarse de que las vías por las cuales circularán los datos son eficaces realmente, dinámicas y útiles. Y, claro, tendrá que certificar que el personal vinculado al proyecto puede acceder a ellas. Página | 8

4. Evaluar las soluciones: Si bien es cierto que la dinámica de muchos procesos nos obliga a actuar casi sobre la marcha, eso no quiere decir que las soluciones que implementemos sean producto de la improvisación y la desesperación. Una vez identificado un fallo o una incidencia de cualquier tipo, es necesario analizar las soluciones que surjan en el momento y valorar, con ayuda de los criterios iniciales y teniendo en cuenta tus objetivos, cuál es la mejor de todas. 5. Liderazgo y autoridad del director de proyectos: Sentido de equilibrio, ponderación, capacidad de respuesta y facilidad para la comunicación son las habilidades adicionales que debe desplegar un director de proyectos a la hora de llevar a cabo las labores de control. Todo esto, claro está, sumado a su rol de líder y a su capacidad de gestión.

Monitoreo y control Es el proceso de seguir y revisar el avance del Proyecto para cumplir con lo definido en el plan de Dirección de Proyecto y conseguir la satisfacción de los interesados. El Monitoreo y Control del Proyecto permite conocer en qué estado está el Proyecto, identificar problemas y poder tomar medidas preventivas, o correctivas, lo cual puede conllevar la modificación del Plan inicial. También nos sirve para identificar nuevos riesgos para el Proyecto y analizar, revisar y monitorear los riesgos que ya teníamos identificados. Nos aseguramos que se identifiquen todos los riesgos que pueden afectar a nuestros Proyecto y se implementen los planes apropiados de respuesta a esos riesgos. (Sanz, 2017) Constatar la eficacia y eficiencia de la Ejecución del Proyecto: el monitoreo y control del Proyecto nos sirve a los Directores de Proyecto para constatar la eficiencia y eficacia de la ejecución de un Proyecto. Mediante este monitoreo y control identificamos sus debilidades y averiguamos nuevos riesgos que antes no habíamos identificado lo que nos permite implementar medidas correctivas.

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Figura 3. Monitoreo y control

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El Monitoreo y Control de Proyecto se basa: en actividades de gestión que permiten al Director de Proyecto monitorear y analizar si el Proyecto avanza según lo que habíamos planificado en las tres líneas base del Proyecto, alcance, tiempo y costes. Evaluar el desempeño del Proyecto: lo que hacemos es evaluar el desempeño real del Proyecto para determinar la necesidad de una acción preventiva o correctiva y, en su caso, recomendar aquellos cambios que se consideran pertinentes para reconducir el Proyecto a lo planificado y consensuado con los stakeholders. El Monitoreo y Control del Proyecto se ocupa de comparar: el desempeño real del Proyecto con respecto al plan para la dirección del Proyecto, es decir, la relación entre como se está ejecutando el Proyecto realmente y poder compararlo con lo que habíamos planificado. Documentación: mantener, durante la ejecución del Proyecto, una base de información precisa y oportuna relativa al producto del Proyecto y a su documentación relacionada. Esto es muy valioso dentro del sistema general de comunicación del Proyecto. Elemento de Información: el monitoreo y control proporciona la información necesaria para sustentar el informe de estado, la medida del avance del Proyecto y los pronósticos del Proyecto. Es una herramienta clave para la correcta Dirección. Control de Cambios: el monitoreo y control nos sirve para monitorear la implementación de los cambios aprobados para el Proyecto. Reporte de Estado del Proyecto: es una fotografía fija del estado exacto de un Proyecto en un momento determinado. Sirve para informar a todos los interesados del estado real de un Proyecto, lo que nos permitirá comparar la realidad del Proyecto con su planificación inicial. Su contenido no es fijo, pero al menos debe reflejar si el proyecto se está desarrollando según lo planeado, si las fechas de los hitos y de los entregables se cumplen, en su caso, identificación de riesgos nuevos, evolución de los riesgos conocidos y su impacto, caso de que se hayan producido. Estos reportes se suelen realizar de manera periódica y siguiendo un plan detallado en la planificación del Proyecto.

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Diagrama de Gantt El diagrama de Gantt es una herramienta para planificar y programar tareas a lo largo de un período determinado. Gracias a una fácil y cómoda visualización de las acciones previstas, permite realizar el seguimiento y control del progreso de cada una de las etapas de un proyecto y, además, reproduce gráficamente las tareas, su duración y secuencia, además del calendario general del proyecto. (Cardenas, 2019) Desarrollado por Henry Laurence Gantt a inicios del siglo XX, el diagrama se muestra en un gráfico de barras horizontales ordenadas por actividades a realizar en secuencias de tiempo concretas. Las acciones entre sí quedan vinculadas por su posición en el cronograma. El inicio de una tarea que depende de la conclusión de una acción previa se verá representado con un enlace del tipo fin-inicio. También se reflejan aquellas cuyo desarrollo transcurre de forma paralela y se puede asignar a cada actividad los recursos que ésta necesita con el fin de controlar los costes y personal requeridos. (Cardenas, 2019) El gráfico del diagrama de Gantt es, en realidad, un sistema de coordenadas con dos ejes esenciales: en el eje vertical se ubican las tareas a realizar desde el inicio hasta el fin del proyecto, mientras en el horizontal se ponen los tiempos. En función del tipo de actividades que conformen el proyecto, los valores ubicados en el eje horizontal deben definirse en días, semanas, meses, semestres o, incluso, años. En una etapa posterior, se le asigna a cada tarea un bloque rectangular que indique su grado de progreso y el tiempo restante para su ejecución plena. Para las tareas críticas o estructurales del proceso, lo más recomendable es usar un color distinto. (Cardenas, 2019)

Diagrama de ruta critica El método de la ruta crítica o CPM (Critical Path Method) nos informará de las actividades necesarias e indispensables para que nuestro proyecto concluya según lo planificado. Con ella, sabremos la duración total del mismo y el estado de urgencia de las actividades Página | 12

marcadas en un cronograma. ¿Cómo se consigue? Gracias a un algoritmo basado en la teoría de redes. (Fuentes, 2011)

Evaluación de alternativas de inversión Desarrollar estimados del presupuesto del proyecto es un elemento clave de la dirección de proyectos. Involucra determinar la cantidad necesaria para sostener un proyecto y los costos que contiene dentro de las restricciones de presupuesto después de que el proyecto es implementado. Manejar los excesos de costos requiere que los directores de proyectos monitoreen y rastreen los procedimientos y procesos de la dirección de proyecto, para identificar a tiempo los problemas y desarrollar soluciones para mantener los costos dentro de los límites del presupuesto.

Requisitos de proyecto Los requisitos de un proyecto deben estar formados por la naturaleza del proyecto y sus metas particulares. La dirección de proyecto involucra desarrollar herramientas como un documento de estructuras de división del trabajo (WBS, por sus siglas en inglés). Un WBS divide un proyecto en fases de proyecto más accesibles y unidades de trabajo secuenciadas, que pueden ser utilizadas entonces para formar los planes de dirección financiera, incluyendo los estimados de presupuesto del proyecto. (Silva, 2018)

Estimados de presupuesto del proyecto Los costos estimados deben ser producidos para todas las fases del proyecto. Las distribuciones de presupuesto de proyecto típicas comprenden los salarios del personal, las operaciones generales, el equipo, los materiales y la administración. Los elementos del WBS relacionados con factores como las escalas de tiempo del proyecto, por ejemplo, pueden ser utilizados para desarrollar estimados de presupuesto para los salarios del personal. Para los proyectos que requieren tarifas de solicitud a los proveedores y vendedores, los sistemas de bases de datos de costos están desarrollados para dirigir esas propuestas que pueden ser utilizadas para crear los estimados. (Silva, 2018)

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Factores de riesgo Los factores de riesgo están cuantificados incorporados en los estimados del presupuesto del proyecto. Los factores de riesgo incluyen costos como aquellos asociados con no realizar tareas y actividades a tiempo. También pueden surgir debido al a priorización de incertidumbre y el potencial de financiación insuficiente, de acuerdo con John P. Kindinger y John L. Darby, profesionales en el Laboratorio Nacional Los Álamos, en su trabajo de investigación "Análisis de factores de riesgo". Los riesgos de proyecto técnicos que pudieran impactar en los presupuestos el proyecto se relacionan con áreas como la tecnología y los problemas de licencias. (Silva, 2018)

Costos del proyecto El presupuesto del proyecto es un estimado proyectado de los costos del proyecto. Los costos del proyecto representan la cantidad real gastada en un artículo de línea dado en el presupuesto. En las etapas de monitoreo y revisión, esto podría encontrarse diferente. Algunos estimados representan costos simples cuyas variantes no serán importantes, como establecer los costos para el equipo o materiales. Los costos como los salarios son menos ciertos, porque están unidos a los estimados de escala de tiempo para las tareas y las actividades que podrían requerirse mayor o menor tiempo. Los costos reales también pueden variar cuando los elementos del proyecto dependen de los servicios y productos de los vendedores ajenos.

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Conclusión Sin planificación, las organizaciones marcharían a la deriva. Simplemente sería un caos. Por ello, hay que considerar una serie de factores vinculados a este proceso, como disipar el mayor número de incertidumbres con respecto al proyecto o determinar con bastante aproximación las necesidades de recursos y los fondos a requerir. La definición, que es la primera etapa de un proyecto, tiene por objeto: 

Disipar el mayor número de incertidumbres con respecto al proyecto, sentando unas bases claras que permitan su planificación, y posterior ejecución y control.



Determinar formalmente con bastante aproximación las necesidades de recursos y fondos que va a requerir el proyecto.



Generar los elementos necesarios para poder tomar una decisión referente a continuar adelante con el proyecto, o bien descartarlo. Todo ello al coste estrictamente necesario.

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Bibliografía

Arciniega, F. (24 de Junio de 2019). Obtenido de https://fernandoarciniega.com/script-plantilladel-proceso-de-administracion-de-un-proyecto-de-t-i/ Cardenas. (2019). Investigación Business School. Obtenido de Cinco elementos clave para el control de proyectos: https://www.obs-edu.com/int/blog-investigacion/direcciongeneral/cinco-elementos-clave-para-el-control-de-proyectos Flores, J. L., Hernández, A. S., & Reyes, M. F. (24 de Enero de 2015). Normas y estándares en proyectos T.I. Obtenido de http://montieljorge.blogspot.com/ Fuentes, A. (2011). Sinnaps. Obtenido de ¿CÓMO DEFINIR EL ALCANCE DE UN PROYECTO?: https://www.sinnaps.com/blog-gestion-proyectos/alcance-de-un-proyecto Hernández, H. P. (2018). Obtenido de Fases del Ciclo de vida de un proyecto de TI: https://fernandoarciniega.com/fases-del-ciclo-de-vida-de-un-proyecto-de-ti/ Montes, R. (11 de Noviembre de 2008). Ingeniería de Software. Obtenido de http://clases3gingsof.wikifoundry.com/page/Definici%C3%B3n+del+problema Moreano, J. A., Pulloquinga, R. H., Lagla, G. A., Chisag, J. C., & Pico, O. A. (Mayo de 2017). RECONOCIMIENTO FACIAL CON BASE EN IMÁGENES. VI. Obtenido de https://dialnet.unirioja.es/descarga/articulo/6145639.pdf Pastrana, A. (2009). UCAB. Obtenido de Ciclo de vida de proyectos de TI: https://sites.google.com/site/gpsguayana/ciclo-de-vida-del-proyecto-de-ti Sanz, R. (2017). Executive Master. Obtenido de Módulo 5. Monitoreo y Control del Proyecto: https://uv-mdap.com/programa-desarrollado/bloque-i-el-ciclo-de-vida-delproyecto/monitoreo-y-control-del-proyecto/ Silva, K. D. (11 de Agosto de 2018). Cuidando tu dinero. Obtenido de Objetivos Generales: https://www.cuidatudinero.com/cules-son-los-objetivos-generales-de-un-proyecto10031.html

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