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• Salome Garcia May

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UNIDAD 2.- “ADMINISTRACIÓN DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO DE T.I.” Tema 1 Planeación de las Comunicaciones del Proyecto de TI Introducción Somos primordialmente seres “sociales”, en el sentido de que pasamos la mayor parte de nuestras vidas con otras personas. Por consiguiente, es importante aprender a entenderse con los otros y a funcionar adecuadamente en situaciones sociales. Ciertas habilidades de comunicación nos ayudan a mejorar las relaciones interpersonales. La comunicación es el acto por el cual un individuo establece con otro un contacto que le permite transmitir una información. En la comunicación intervienen diversos elementos que pueden facilitar o dificultar el proceso.

 Emisor: La persona (o personas) que emite un mensaje.  Receptor: La persona (o personas) que recibe el mensaje.  Mensaje: Contenido de la información que se envía.  Canal: Medio por el que se envía el mensaje.  Código: Signos y reglas empleadas para enviar el mensaje.  Contexto: Situación en la que se produce la comunicación. La comunicación eficaz entre dos personas se produce cuando el receptor interpreta el mensaje en el sentido que pretende el emisor. TIPOS DE COMUNICACIÓN Las formas de comunicación humana pueden agruparse en dos grandes categorías: la comunicación verbal y la comunicación no verbal:  La comunicación verbal se refiere a las palabras que utilizamos y a las inflexiones de nuestra voz (tono de voz).  La comunicación no verbal hace referencia a un gran número de canales, entre los que se podrían citar como los más importantes el contacto visual, los gestos faciales, los movimientos de brazos y manos o la postura y la distancia corporal. Comunicación verbal  Palabras (lo que decimos)  Tono de nuestra voz Comunicación no verbal  Contacto visual  Gestos faciales (expresión de la cara)  Movimientos de brazos y manos  Postura y distancia corporal Pese a la importancia que le solemos atribuir a la comunicación verbal, entre un 65 % y un 80 % del total de nuestra comunicación con los demás la realizamos a través de canales no verbales. Para comunicarse eficazmente, los mensajes verbales y no verbales deben coincidir entre sí. Muchas dificultades en la comunicación se producen cuando nuestras palabras se contradicen con nuestra conducta no verbal. Ejemplo:

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Un hijo le entrega un regalo a su padre por su cumpleaños y éste, con una expresión de decepción, dice: “Gracias, es justo lo que quería”. Un chico encuentra a su mejor amigo por la calle y, cuando le saluda, el otro le devuelve el saludo con un frío y seco “hola” y desvía la mirada.

Tema 1.1.- Métodos de comunicación entre los actores del proyecto  Sesiones de resolución de problemas: Haga una reunión con los miembros de la equipo. En la reunión, pida a los miembros que sugieran soluciones a problemas. Esta no es una sesión firmemente estructurada como una de LLUVIA DE IDEAS. Deje que los miembros sugieran varias posibilidades de solución. Procure que sean prácticas, evite los deseos imposibles. Si un miembro sugiere una solución que exija que otra persona haga o proporcione algo, señale que ni usted ni ellos tienen ningún control sobre los demás. Las soluciones tienen que ser cosas que ellos puedan hacer, no otros. Anime a los más callados a hacer también sus sugerencias.  Juegos de rol: Los juegos de rol es un método de comunicación que permite a los participantes asumir el papel de diferentes ejecutantes en situaciones comunes de los procesos de potenciación. A los participantes se les asignan diferentes papeles en situaciones specíficas. Puede escribirles un guión, pero es más efectivo si los participantes improvisan (componen el diálogo conforme va surgiendo) o se toman algo de tiempo para pensar en lo que van a decir.  Medios audiovisuales: Hay varios tipos de máquinas eléctricas y electrónicas que pueden resultar útiles para mejorar la comunicación. Entre las más antiguas, las series de diapositivas y las fotografías para proyectores, que suelen ser más útiles para reuniones de grupo en sitios cerrados, y menos para grandes reuniones en el exterior. Las tecnologías más actuales incluyen películas de vídeo, y (en raros casos) discos compactos DVD. Además, estas tecnologías son más efectivas con grupos pequeños en sitios cerrados. Para grupos mayores, las películas pueden ser más efectivas. No obstante, las películas y los proyectores no se consiguen fácilmente, y no son baratos. Los aparatos diseñados para proyectar pequeñas imágenes en pantallas, como los vídeos o las computadoras, son aún más caros y probablemente se salen del presupuesto de las agencias más humildes. 

Fotografía y vídeo: Pueden usarse fotos para ilustrar los principios, y también dibujos, croquis y recortes. Por ejemplo, puede elaborar un libro de fotos de los participantes representando un guión que desarrollen como parte de una sesión de juegos de rol. Se les puede mostrar y utilizarlo para estimular los debates en el mismo taller. En el caso de la fotografía digital, ni siquiera necesita revelar la película, puede descargar directamente las fotos de la cámara al ordenador e imprimirlas inmediatamente.

Con una cámara de vídeo, puede grabar una sesión de juego de rol (por ejemplo, un activista hablando a los otros participantes como si estos fueran miembros de la comunidad), y luego pedir su apreciación personal sobre las técnicas de comunicación para su autocrítica y corrección. Las películas que se usan pueden borrarse para evitar que las vean personas ajenas. 

Transparencias: Si puede conseguir un proyector de transparencias, puede hacer fácilmente a mano guiones improvisados y notas para un taller, dependiendo de la contribución de los participantes. Si dispone de un ordenador, una impresora y transparencias en blanco, puede incluso preparar material durante los talleres.

El material elaborado por los participantes durante las sesiones de grupo puede copiarse en las transparencias y mostrarse con el proyector. Puede mecanografiar e imprimir estas notas, o dibujar los esquemas (como los dibujos en blanco y negro que se utilizan en este sitio) que

tenga almacenados en su computadora, imprimirlos en las transparencias, y mostrarlos a sus participantes. Cualquier ilustración (fotos, dibujos, diagramas, viñetas y esquemas) pueden fotocopiarse en unas transparencias para ser utilizados durante su presentación. 

Combinar medios: Piense en combinar (1) presentaciones audiovisuales, (2) presentaciones verbales y (3) contribuciones participativas. Esto mejorará considerablemente su mensaje, y contribuirá a una mayor retención por parte de los participantes.

Cambie de las presentaciones audiovisuales a las charlas, después haga algunas preguntas que tengan que responder los participantes. Lo más fácil es hacer presentaciones totalmente audiovisuales. Pero esto es para instructores perezosos. Los cambios entre diferentes medios de comunicación mantendrán a los participantes más atentos y concentrados en el tema que quiere explicar. No es necesario usar más de un tipo de presentación audiovisual (pero puede hacerlo si lo desea), pero puede combinar algún medio, explicaciones por su parte y contribuciones de los participantes. No sólo está permitido utilizar más de un medio en una presentación, sino que lo recomiendo encarecidamente.

Tema 1.2. Algunos aspectos que mejoran la comunicación 

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Al criticar a otra persona, hablar de lo que hace, no de lo que es. Las etiquetas no ayudan a que la persona cambie, sino que refuerzan sus defensas. Hablar de lo que es una persona sería: "te has vuelto a olvidar de sacar la basura. Eres un desastre"; mientras que hablar de lo que hace sería: "te has vuelto a olvidar de sacar la basura. Últimamente te olvidas mucho de las cosas". Discutir los temas de uno en uno, no "aprovechar" que se está discutiendo, por ejemplo sobre la impuntualidad de la pareja, para reprocharle de paso que es un despistado, un olvidadizo y que no es cariñoso. No ir acumulando emociones negativas sin comunicarlas, ya que producirían un estallido que conduciría a una hostilidad destructiva. No hablar del pasado. Rememorar antiguas ventajas, o sacar a relucir los “trapos sucios” del pasado, no sólo no aporta nada provechoso, sino que despierta malos sentimientos. El pasado sólo debe sacarse a colación constructivamente, para utilizarlo de modelo cuando ha sido bueno e intentamos volver a poner en marcha conductas positivas quizá algo olvidadas. Pero es evidente que el pasado no puede cambiarse; por tanto hay que dirigir las energías al presente y al futuro. Ser específico. Ser específico, concreto, preciso, es una de las normas principales de la comunicación. Tras una comunicación específica, hay cambios; es una forma concreta de avanzar. Cuando se es inespecífico, rara vez se moviliza nada. Si por ejemplo, nos sentimos solos/as y deseamos más tiempo para estar con nuestra pareja, no le diga únicamente algo así: “No me haces caso”, “Me siento solo/a”, “Siempre estás ocupado/a”. Aunque tal formulación exprese un sentimiento, si no hacemos una propuesta específica, probablemente las cosas no cambiarán. Sería apropiado añadir algo más. Por ejemplo: “¿Qué te parece si ambos nos comprometemos a dejar todo lo que tenemos entre manos a las 9 de la noche, y así podremos cenar juntos y charlar?”. Evitar las generalizaciones. Los términos "siempre" y "nunca" raras veces son ciertos y tienden a formar etiquetas. Es diferente decir: "últimamente te veo algo ausente" que "siempre estás en las nubes". Para ser justos y honestos, para llegar a acuerdos, para producir cambios, resultan más efectivas expresiones del tipo: “La mayoría de veces”, “En ocasiones”, “Algunas veces”, “Frecuentemente”. Son formas de expresión que permiten al otro sentirse correctamente valorado. Ser breve. Repetir varias veces lo mismo con distintas palabras, o alargar excesivamente el planteamiento, no es agradable para quién escucha. Produce la sensación de ser

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tratado como alguien de pocas luces o como un niño. En todo caso, corre el peligro de que le rehúyan por pesado cuando empiece a hablar. Hay que recordar que: “Lo bueno, si breve, dos veces bueno”. Cuidar la comunicación no verbal. Para ello, tendremos en cuenta lo siguiente: o La comunicación no verbal debe de ir acorde con la verbal . Decir " ya sabes que te quiero" con cara de fastidio dejará a la otra persona peor que si no se hubiera dicho nada. o Contacto visual. Es el porcentaje de tiempo que se está mirando a los ojos de la otra persona. El contacto visual debe ser frecuente, pero no exagerado. o Afecto. Es el tono emocional adecuado para la situación en la que se está interactuando. Se basa en índices como el tono de voz, la expresión facial y el volumen de voz (ni muy alto ni muy bajo). Elegir el lugar y el momento adecuados. En ocasiones, un buen estilo comunicativo, un modelo coherente o un contenido adecuado pueden irse al traste si no hemos elegido el momento adecuado para transmitirlo o entablar una relación. Es importante cuidar algunos aspectos que se refieren al momento en el que se quiere establecer la comunicación: o El ambiente: el lugar, el ruido que exista, el nivel de intimidad... o Si vamos a criticar o pedir explicaciones debemos esperar a estar a solas con nuestro interlocutor. o Si vamos a elogiarlo, será bueno que esté con su grupo u otras personas significativas. o Si ha comenzado una discusión y vemos que se nos escapa de las manos o que no es el momento apropiado utilizaremos frases como: “si no te importa podemos seguir discutiendo esto en... más tarde”.

UNIDAD II “ADMINISTRACION DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO DE TI II” TEMA 2.- DISTRIBUCION DE LA INFORMACIÓN La Distribución de la Información implica poner la información necesaria a disposición de los interesados en el proyecto de manera oportuna. La distribución de la información incluye implementar el plan de gestión de las comunicaciones, así como responder a las solicitudes inesperadas de información. Podemos encontrar en internet una plantilla de Plan de Gestión de Comunicaciones del Proyecto, que permite registrar: Las Restricciones y Premisas de Comunicación, los requisitos de comunicación de los interesados (stakeholders), Las comunicaciones a emitir en el proyecto, su objetivo, frecuencia, forma de distribución, audiencia, contenido y responsables de su emisión, los recursos asignados a las comunicaciones, proceso de escalamiento, Glosario de términos, entre otros.

Distribución de la Información: Entradas 1. Plan de Gestión de las Comunicaciones. El Plan de Gestión de Comunicaciones del Proyecto, es un componente del Plan de Dirección del Proyecto (Project Management Plan) y describe la forma en que se planificarán, estructurarán, monitorearán y controlarán las comunicaciones del proyecto. Así lo establece la Guía de Fundamentos para la Dirección de Proyectos en su quinta edición (PMBOK 5), estándar de Gerencia de Proyectos establecido por el Project Management Institute (PMI).

Distribución de la Información: Herramientas y Técnicas 1. Habilidades de Comunicación.

Habilidades de Comunicación.- Las habilidades de comunicación son parte de las habilidades de dirección general y se usan para intercambiar información. Las habilidades de dirección general relacionadas con las comunicaciones incluyen asegurarse de que las personas correctas reciban la información que corresponda en el momento adecuado, según se define en el plan de gestión de las comunicaciones. Como parte del proceso de comunicación, el emisor es responsable de hacer que la información sea clara y completa para que el receptor pueda recibirla correctamente, y de confirmar que se ha entendido apropiadamente. El receptor es responsable de asegurarse de que la información sea recibida en su totalidad y entendida correctamente. La comunicación tiene muchas dimensiones: La siguiente imagen muestra el canal de comunicación

2. Sistemas de Recopilación y Recuperación de Información. La información puede recopilarse y recuperarse a través de una gran variedad de medios, entre los que se incluyen: Los sistemas manuales de archivo, las bases de datos electrónicas, el software de gestión de proyectos y los sistemas que permiten el acceso a documentación técnica como planos de ingeniería, especificaciones de diseño y planes de prueba. 3. Métodos de Distribución de la Información. La Distribución de la Información consiste en recopilar, compartir y distribuir información a los interesados en el proyecto de manera oportuna durante todo el ciclo de vida del proyecto. La información del proyecto puede distribuirse mediante una gran variedad de métodos, entre los que se incluyen: a) Reuniones del proyecto. b) Herramientas de comunicación y conferencias electrónicas. c) Herramientas electrónicas para la dirección de proyectos 4. Proceso de Lecciones Aprendidas Una sesión de lecciones aprendidas se centra en identificar los éxitos y los fracasos del proyecto, e incluye recomendaciones para mejorar el rendimiento futuro de los proyectos. Durante el ciclo de vida del proyecto, el equipo del proyecto y los interesados clave identifican las lecciones aprendidas respecto a los aspectos técnicos, de dirección y de procesos del proyecto. Las lecciones aprendidas proporcionan a los equipos de proyectos futuros la información que puede mejorar la efectividad y la eficiencia de la dirección de proyectos. Además, las sesiones de lecciones aprendidas al final de cada fase constituyen un buen ejercicio de formación de equipos. Algunos resultados específicos que pueden obtenerse de las lecciones aprendidas incluyen: • Actualización de la base de conocimientos de lecciones aprendidas

• Entrada al sistema de gestión del conocimiento • Actualización de políticas, procedimientos y procesos corporativos • Mejora de las habilidades de negocio • Mejoras generales de productos y servicios • Actualizaciones del plan de gestión de riesgos.

Distribución de la Información: Salidas 1. Activos de los Procesos de la Organización 

Documentación sobre lecciones aprendidas. La documentación incluye las causas de las polémicas, el razonamiento subyacente a la acción correctiva elegida y otros tipos de lecciones aprendidas sobre Distribución de la Información.

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Registros del proyecto. Los registros del proyecto pueden incluir correspondencia, memorandos y documentos que lo describen. Esta información debería, en la medida en que sea posible y apropiado, mantenerse de manera organizada.

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Informes del proyecto. Los informes del proyecto formales e informales detallan el estado del proyecto, e incluyen las lecciones aprendidas, los registros de polémicas, los informes de cierre del proyecto y las salidas de otras Áreas de Conocimiento.

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Presentaciones del proyecto. El equipo del proyecto suministra información por medios formales o informales a todos y cada uno de los interesados en el proyecto.

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Retroalimentación de los interesados. La información que se recibe de los interesados en relación con las operaciones del proyecto puede ser distribuida y usada para modificar o mejorar el rendimiento futuro del proyecto.

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Notificaciones a los interesados. Se puede suministrar información a los interesados acerca de las polémicas resueltas, los cambios aprobados y el estado general del proyecto.

2. Cambios Solicitados Los cambios en el proceso Distribución de la Información deberían provocar cambios en el plan de gestión del proyecto y en el plan de gestión de las comunicaciones. Los cambios solicitados (adiciones, modificaciones, revisiones) en el plan de gestión del proyecto y sus planes subsidiarios se revisan, y la disposición se gestiona a través del proceso Control Integrado de Cambios.