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Plan de Mejora: TORTILLERIA “LA CANDELARIA” Presenta: Lic. Patricia Zapata Badillo Ave. Adolfo López Mateos # 22 A Ixmiquilpan Hgo. Tel 72 3-25 99

Celular-772-115-1250.

2012

Consultoría técnica y Profesional “Candelaria”

Plan de Acción para: Tortillería La

CONTENIDO 1. PRESENTACION .......................................................................................................................................... 3 1.1 FACTORES QUE INCORPORA EL PLAN DE MEJORA ........................................................................... 4 1.2 PROPOSITO DEL PLAN DE MEJORA ........................................................................................................ 4 1.3 ELEMENTOS CONTENIDOS EN EL PLAN DE MEJORA .......................................................................... 4 2. PROBLEMATICA........................................................................................................................................... 5 2.1 IDENTIFICACION DE SOLUCIONES ......................................................................................................... 5 2.2 PRIORIZACION DE SOLUCIONES ............................................................................................................ 6 2.3 JERARQUIZACION DE SOLUCIONES POR PRIORIDAD ........................................................................ 7 2.4 ATENCION A LAS SOLUCIONES .............................................................................................................. 7 3. IMPLEMENTACION DEL PLAN DE MEJORA.............................................................................................. 9 4. PLAN DE ACCION ........................................................................................................................................ 9

5. CONTROL Y SEGUIIMIENTO ...................................................................................................................... 9

6.- CONCLUSIONES Y RECOMENDADIONES .............................................................................................. 10

7.- ANEXOS...................................................................................................................................................... 11

ANEXOS 1 Plan acción ..............................................................................................................................11-12 ANEXOS 2 .................................................................................................................................................13-14 ANEXOS 3 ....................................................................................................................................................... 15

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Lic. Patricia Zapata Badillo , Cel. 045/772-115-1250 Adolfo López Mateos #22 A Ixmiquilpan Hidalgo C.P 42300 México

Consultoría técnica y Profesional “Candelaria”

Plan de Acción para: Tortillería La

1.- PRESENTACIÓN

En un mundo de globalización es muy importante tener definido el rumbo y esencia de la empresa o actividad en la que nos desarrollamos, para que podamos enfocar nuestros esfuerzos y recursos buscando alcanzar los objetivos y metas establecidos. Para esto debemos basarnos en el giro en que estamos, nuestros servicios y la variedad de ellos, el mercado en el que se participa y la manera de cómo se planea hacerlo para poder establecer la dirección y plantear los objetivos a alcanzar en la empresa, por lo que elementos de la planeación (Misión, Visión, objetivos,) deben ser parte integral de las actividades cotidianas en el funcionamiento de la organización. Tomando en cuenta que estos conceptos no deben limitarse a los niveles altos de la empresa sino que deben involucrar a los trabajadores de todos los niveles y áreas, pues son la base para implementar y evaluar decisiones inter-funcionales que permitan el desarrollo optimo de la empresa. El plan de mejora es una herramienta que busca precisar puntualmente las actividades a desarrollar dentro de la empresa, que la lleven a la sincronización de todos sus elementos para que funcionen de manera óptima. Esta elaborada a partir del diagnostico que se le hace a la empresa y los diferentes factores que la afectan (Internos, Externos) y buscan corregir, minimizar eliminar o re-direccionar con un plan de acción aquellas debilidades de la empresa que le impiden seguir su camino hacia el éxito.

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1.1.- FACTORES QUE INCORPORA EL PLAN DE MEJORA.

Para que los objetivos planteados sean acordes a las necesidades de solucionar los problemas identificados, y den cumplimiento con las expectativas del Empresario, se contemplan:  Los pasos o acciones específicas que se requieren.  Las personas involucradas que serán encargadas de ver que se realice y se cumpla cada paso o acción.  El programa para realizar los pasos o acciones.  Los recursos que se necesitan destinar para llevarlos a cabo.  Los mecanismos para controlar el progreso de cada paso o acción. 1. 2.- PROPÓSITO DEL PLAN DE MEJORA

La implementación del presente plan, tiene los siguientes propósitos:  Tenga un valor de uso por parte del Empresario, con la finalidad de encontrar una mejoría en su actividad.  Sirva para identificar con claridad lo que necesita suceder si se desea lograr el objetivo.  Sirva como vehículo de comunicación para las personas que se involucran en el desarrollo del mismo. 1.3.- ELEMENTOS CONTENIDOS EN EL PLAN DE MEJORA-

Para que el presente plan compruebe que con su implementación se tendrán situaciones de mejora en la Empresa, son consideradas y comparados los siguientes:  Indicadores de éxito ex ante, programados y alcanzados de los procesos productivos (Costos de producción y ventas)  Indicadores de éxito ex ante, programados y alcanzados del plan de Finanzas (Rentabilidad).Utilidad de la operación y de la Empresa.  Indicadores de éxito ex ante programados y alcanzados del plan de Comercialización – Mercado (Volúmenes de venta, liderazgo, etc.)  Los indicadores de éxito ex ante programados y alcanzados del plan de recursos Humanos Social (Generación de empleos).

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2.- PROBLEMATICA 2.1 IDENTIFICACIÓN DE SOLUCIONES

En base a la diagnostico se identificaron las siguientes problemas y con un taller se establecieron las siguientes soluciones. Problemática Capital Humano Falta de capacitación periódica del personal Existen problemas personales dentro de los trabajadores Los trabajadores esta realizando actividades que no les corresponden

Es critico Si No X

No hay registros de producción

X

No hay planeación diaria Mercado No hay clientes potenciales

X

No hay un plan de mercado No hay plan promoción Financiero No hay registros de ventas El sistema contable solo se usa para pagar impuestos Desconoce el área financiera

X

5

Curso de relaciones humanas Definición de las actividades

X

No existe planificación a corto y largo plazo

Establecer un programa de capacitación X

Producción Muchos tiempos muertos de la maquina

Administración No hay métodos ni registros de ventas

Solución identificada

X

X X X

X X

Implementación de plan para mantener ocupada la maquina Registrar la producción diaria, semanal, mensual. Métodos de planificación Padrón de clientes potenciales presentes, futuros Implementación de un plan de marketing Implementación promoción Establecer un sistema de registros Implementar un sistema de contabilidad sencillo. Capacitación al dueño en el área financiera Implementar un método de registro y control Implementar técnicas de planificación sencilla de manejar por el productor

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2.2.- PRIORIZACION DE SOLUCIONES.

Solución identificada

Criterios Riesgo Suma

Efectividad

Factibilidad

Prioridad

3

3

3

9

A

3 2

3 1

1 1

7 4

B C

3

3

3

9

A

3

3

3

9

A

3

3

3

9

A

3

3

2

8

A

3

3

3

9

C

3

3

3

3

3

3

3

9

C

3

3

3

9

A

3

3

3

9

A

3

2

3

8

A

3

3

3

9

A

Capital Humano Curso de capacitación al dueño y al personal Definición de las actividades Incentivarlos o subirles el sueldo Producción Capacitar al personal para que pueda responder a situaciones de emergencia y elaborar un plan para este tipo de situaciones. *Registrar la producción diaria, semanal y mensual *Métodos de planificación en el taller *Mercado Implementar un plan de promoción x radio, revistas, mantas, espectaculares Volver a rotular su taller uniformar a su personal su carro elaborar un logotipo Elaborar padrón de clientes potenciales presentes, futuros Taller de servicio al cliente *Finanzas Implementar un programa sencillo de contabilidad Elaborar instrumentos de registros de ventas y gastos *Administración. Implementar indicadores de control de la empresa Implementar instrumentos de planeación a corto y largo plazo

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2.3 JERARQUIZACION DE SOLUCIONES.

CATEGORÍA Solución Identificada Finanzas Finanzas

Mercado

Producción R. humanos

Administración

Producción.

Producción Administración Mercado Mercado Mercado R. humanos R. Humanos

Implementar un programa sencillo de contabilidad Elaborar instrumentos de registros ventas y gastos Implementar un plan de promoción x radio, revistas, mantas, espectaculares Registrar la producción diaria, semanal y mensual Curso de capacitación al dueño y al personal Implementar instrumentos de planeación a corto y largo plazo *Capacitar al personal para que pueda responder a situaciones de emergencia y elaborar un plan para este tipo de situaciones. Métodos de planificación en la tortilleria Implementar indicadores de control de la empresa Elaborar padrón de clientes potenciales presentes, futuros Taller de servicio al cliente Volver a rotular la tortillería uniformar a su personal su carro elaborar un logotipo Definición de las actividades Incentivarlos o subirles el sueldo

7

Prioridad A Indispensable y de acción inmediata

Prioridad B Necesaria

Prioridad C Deseable.

X X X X

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X X

X

X X X X X X X

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2.4 ATENCION A LAS SOLUCIONES.

Para darle sentido a este plan de mejora es necesario delegar responsabilidades a la persona o grupo de personas responsables de la ejecución y evaluación de las acciones. En la ejecución de las actividades estarán involucradas personas de la empresa y el consultor pero también pueden intervenir personas externas a la empresa. Por lo tanto vamos a clasificarlos de la siguiente manera. AI: Agentes Internos AE: Agentes Externos En la tabla siguiente trataremos de mostrar cuales son las atenciones a las soluciones.

Solución Identificada

AI

Implementar un programa sencillo de contabilidad Elaborar instrumentos de registros ventas y gastos Implementar un plan de promoción x radio, revistas, mantas, espectaculares Registrar la producción diaria, semanal y mensual Curso de capacitación al dueño y al personal Implementar instrumentos de planeación a corto y largo plazo *Capacitar al personal para que pueda responder a situaciones de emergencia y elaborar un plan para este tipo de situaciones. Métodos de planificación en el taller Implementar indicadores de control de la empresa Elaborar padrón de clientes potenciales presentes, futuros Taller de servicio al cliente

AE

Responsable

Personal apoyo

X

Consultor

Contador

X

Consultor

Contador

Empresa

-

X

Dueño

Consultor

X

Consultor

Inca Rural

X

Dueño

Consultor

Consultor

Inca Rural

X

Consultor

Inca Rural

X

Dueño

Consultor

X

Dueño

Consultor

X

Consultor

Inca Rural

Empresa

-

X

X

Volver a rotular tortillería uniformar a su personal su carro elaborar un logotipo Definición de las actividades

X

Consultor

Dueño

Incentivarlos o subirles el sueldo

X

Dueño

-

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X

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3.- IMPLEMENTACION DEL PLAN DE MEJORA El plan de mejora es el producto final después de todo el trabajo de investigación, análisis de problemas y análisis de posibles soluciones, en base a una metodología ya establecida. Solo resta implementarlo y para ello es necesario que se garanticen que se ejecuten el plan como está planteado y controlar que las actividades se vayan realizarlo. Si el plan se ejecuta de acuerdo a lo planeado, o no se ejecutan debe estar justificado. Todo el trabajo hasta este punto puede resultar vano si no se lleva a cabo su implementación.

4.- PLAN DE ACCION El plan de acción es una propuesta que nos dice exactamente quién es el responsable de cada actividad y cuánto tiempo se tarda en ello. Se presenta en el Anexo1

5.- CONTROL Y SEGUIMIENTO DEL PLAN DE MEJORA En el control y seguimiento de los planes establecidos en el plan de mejora, es donde se verifica que el plan sea ejecutado y que no existan desviaciones ya que tenemos expectativas de resultados. Y pueden existir 2 o tres posibles eventos que influirían en el resultado. El primero que no se ejecuten al 100% las actividades por lo tanto los resultados estarán condicionados, segundo que se ejecute al 100% y que los resultados no sean los esperados y tercero que las actividades que se realicen no sean las que se implementaron. Por lo tanto mediante registros, formatos de seguimiento e informes nos daremos cuenta si nuestro plan se ejecuta conforme a los objetivos planeados. Anexo 2

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6.- CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES. CONCLUSION Durante el proceso de consultoría técnica y profesional el dueño mostro mucho interés y actitud de aprender para cambiar. Por lo que con el plan se busca resolver que las debilidades de su empresa sean minimizadas y hasta cierto punto eliminarlas. Si el dueño logra hacer que se involucren sus empleados mediante la capacitación y que todos ellos comprendan su rol dentro de la empresa y las actividades alcanzan la formalidad deseada se verán resultados de uso en corto plazo y a largo plazo. RECOMENDACION El éxito y el fracaso son ciclos de vida en una empresa, y al Consultor solo se le busca en tiempos en que todos los planes están funcionando mal, o cuando los objetivos planteados no se están logrando, cuando las ventas han caído. Desafortunadamente en la realidad no es así. Ya que el consultor debe estar en –“el éxito”- para mantenerlo y en –“el fracaso”- para revertirlo. El medio es dinámico y se invita al empresario a estar siempre preparándose y buscar mantener el servicio de consultoría profesional.

Anexo1

METAS

SOLUCIÓN SELECCIONADA

INDICADOR

1.-Implementar hojas de registro de poner nixtamal, kilos de tortillas x maquina, kilos de tortillas vendidos

% Efectividad del plan

RECURSOS NECESARIOS

RESPON SABLE

FECHA INICIO

FECHA TERMINO

ESTADO ACTUAL

OBSERVA CIONES

$600 0

Consultor Dueño

20 /3 22/3

21/3 26/3

Terminado En ejecución

-

3.- Evaluarlo

0

Consultor

27/3

27/3

Espera

-

1.- Elaborar hoja registro

0

Consultor

20/3

21/3

Terminado

-

2.- Implementarla taller

0

Dueño

22/3

26/3

En Ejecución

-

0

Consultor

22/3

26/3

Terminados

-

Dueño

22/3

26/3

En ejecución

-

0

Consultor

27/3

27/3

En espera

-

Viáticos para cotizaciones

Dueño/con sultor

20/3

21/3

Terminado

Recursos para promoción

Dueño

22/

26/3

Ejecutándose

0

Consultor

27/3

27/3

Espera

Viáticos para pedir cotizaciones

Consultor

20/3

21/3

Terminado

Recursos para la fachada

Dueño

22/3

3.- Recurso para el carro

Dueño

22/3

Viáticos

Dueño

22/3

Dueño

22/3

ACTIVIDADES

1.-Producción

Generar información confiable acerca de la capacidad de la producción

2.-Implementar hojas de registro de gas, agua, maseca, cal y luz

% de insumos en la producción

1.-Elaborar plan 2.-Implementarlo

2.-Mercado.

Implementar un plan de promoción x radio, revistas, mantas espectaculares

Mayor posicionamien to de su servicio en el mercado y el mejoramiento de su imagen

Volver a Rotular su carro mejorando la imagen

Uniformar a su personal Taller servicio al cliente

% de clientes que llegan debido ala promoción y nos dirá cual promoción es mas efectiva

1.,-Pedir 3 cotizaciones de promoción 2.- Implementar la mejor promoción

Registrar clientes totales

3.- Evaluarla 1.-Pedir cotización para el rotulado y la fachada del taller y el carro 2.-Implementar 2- Ejecutar estimado mas barato Cotización de uniformes Implementación Asistencia

Costo uniformes 0

Dueño

27/3

Consultoría técnica y Profesional META

SOLUCIÓN SELECCIONADA

Plan de Acción para: Tortillería La “Candelaria” INDICADOR

ACTIVIDADES

RECURSOS NECESARIOS

RESPON SABLE

FECHA INICIO

FECHA TERMINO

ESTADO ACTUAL

1.-Darle capacitación al Dueño

Costo$800

Consultor

10/3

12/3

Fin

2.- Capacitación a los empleados

Costo$1200

Consultor

15/3

17/3

Fin

Costo$1200

Consultor

15/3

19/3

Fin

-0

Consultor

20/3

21/3

Fin

-0

Dueño

0

Consultor

15/3

19/3

Fin

0

Dueño

0

Consultor

0

Consultor

13/3

14/3

Fin

0

Dueño

15/3

19/3

Fin

0

Consultor

20/3

21/3

Fin

3.-Capital Humano Darle mayor valor a la empresa capacitando a su personal

Capacitación al dueño

Capacitación a los oficiales y ayudantes

% del costo de la capacitación del total de la producción 1 mes

4.- Finanzas Balance general Implementar un sistema sencillo de contabilidad

Estado de resultados

Mayor control de sus finanzas que le den impulso Implementar instrumentos de registros de sus entradas y salidas

Cada fin de semana pedir registros

1.-Crear el sistema 2.-Capacitar al dueño como implementarlo 3.-Implementarlo 1.- Elaboración de registros 2.-Registros diarios 3.-Evaluacion cada fin semana

4.-Administracion. Implementar métodos de registro y control Desarrollar capacidades administrativas

12

Implementar instrumentos de planificación

% de efectividad en la planificación

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1.-Elaborar métodos de registro y control 2.-Implementarlos en las actividades diarias del taller 3.- Evaluarlas

OBSERVA CIONES

Consultoría técnica y Profesional

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Anexo 2

CONTROL PLAN DE ACCION

METAS

SOLUCIÓN SELECCIONADA

INDICADOR

1.-Implementar un plan para soluciones imprevistas

% Efectividad del plan

2.-Implementar instrumentos de registros de trabajos urgentes en el taller y tiempo de solución

№ Trabajos urgentes a ala semana

ACTIVIDADES

GRADO CUMPLIMIENTO

RAZONES INCUMPLIMIENTO

AJUSTES A LO PROGRAMADO

100 30

-

-

GRADO CUMPLIMIENTO

RAZONES INCUMPLIMIENTO

AJUSTES A LO PROGRAMADO

Producción

Control de la productividad en el taller

3.-Elaborar registros de productos terminados en base al tiempo y el ingreso o egreso de cada proyecto en el taller

% de capacidad taller ala semana % Costo mano obra en el valor total de la producción

1.-Elaborar plan 2.-Implementarlo 3.- Evaluarlo 1.- Elaborar hoja registro 2.- Implementarla taller 1.-Elaborar hojas de registros 2.-Implementarlas 3.-Evaluarlas

Mercado

1.-Implementar un plan de promoción x radio, revistas, mantas espectaculares

Mayor posicionamien to de su servicio en el mercado y el mejoramiento de su imagen

% de clientes que llegan debido ala promoción y nos dirá cual promoción es mas efectiva Registrar clientes totales

1.,-Pedir 3 cotizaciones de promoción 2.- Implementar la mejor promoción 3.- Evaluarla 1.-Pedir cotización para el rotulado y la fachada del taller y el carro 2.-Implementar

2.-Volver a Rotular su Taller y su carro mejorando la imagen

2- Ejecutar estimado mas barato Cotización de uniformes Implementación Asistencia

3.-Uniformar a su personal 4.-Taller servicio al cliente METAS

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SOLUCIÓN SELECCIONADA

INDICADOR

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ACTIVIDADES

Consultoría técnica y Profesional

Darle mayor valor a la empresa capacitando a su personal

Capacitación al dueño

Capacitación a los oficiales y ayudantes

Plan de Acción para: Tortillería La “Candelaria”

% del costo de la capacitación del total de la producción 1 mes

1.-Darle capacitación al Dueño 2.- Capacitación a los empleados

Finanzas Balance general Implementar un sistema sencillo de contabilidad

Estado de resultados

Mayor control de sus finanzas que le den impulso

1.-Crear el sistema 2.-Capacitar al dueño como implementarlo 3.-Implementarlo 1.- Elaboración de registros

Implementar instrumentos de registros de sus entradas y salidas

Cada fin de semana pedir registros

2.-Registros diarios 3.-Evaluacion cada fin semana

Administración Implementar métodos de registro y control Desarrollar capacidades administrativas

14

Implementar instrumentos de planificación

1.-Elaborar métodos de registro y control % de efectividad en la planificación

Lic. Patricia Zapata Badillo , Cel. 045/772-115-1250 Adolfo López Mateos #22 A Ixmiquilpan Hidalgo C.P 42300 México

2.-Implementarlos en las actividades diarias del taller 3.- Evaluarlas