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• Paula Milena Ortiz Amado

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Contenido

INTRODUCCION...................................................................................................................................3 OBJETIVOS DEL INFORME DE RESULTADOS........................................................................ 4 OBJETIVO GENERAL .........................................................................................................................4 ESPECÍFICOS .................................................................................................................................... 4 METODOLOGÍA UTILIZADA............................................................................................................. 4 DIAGNOSTICO DE NECESIDADES DE FORMACIÓN ............................................................ 4 ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN.................................................................................................... 5 FUENTES DE INFORMACIÓN DE NECESIDADES DE INFORMACIÓN..............................5 PLAN DE ACCION................................................................................................................................. 6 EVALUACIÓN DE RESULTADOS.................................................................................................... 8 CONCLUSIONES................................................................................................................................... 9

INTRODUCCION El proceso de formación es uno de los más importantes que se llevan a cabo en cada organización, logrando una mejora en el rendimiento y en la motivación de los empleados, pero para que las acciones sean realmente eficientes debemos saber detectar las necesidades de formación. La constante preocupación por la planeación de la formación como parte de una estrategia integral o cuando se detecten problemas en el rendimiento y la productividad., buscando siempre actuar a tiempo para que la formación se pueda desarrollar en plazos razonables y el rendimiento de los empleados no experimente problemas que pueden afectar al cliente final o a los resultados económicos.Para lograrlo existen algunas herramientas a considerar como lo son: las entr evistas, lasreuniones grupales, la observación y las encuestas, con respecto a este último ítem estas nos permiten y ayudan a encontrar tendencias sobre las que profundizar mediante otras fórmulas e incluso invita a los empleados a valorar sus conocimientos sobre diversas áreas de forma anónima distribuyéndolas en los diferentes departamentos o áreas.

OBJETIVOS DEL INFORME DE RESULTADOS OBJETIVO GENERAL Lograr una organización con una estructura organizacional basada en un capital humano competente y siempre actualizado, trabajando en la inversión constante y que sea medible y cuantificable ESPECÍFICOS

Crear estrategias que permitan recopilar las constantes necesidades de formación de los empleados.

Estructurar un plan de formación que permita garantizar en cada puesto de trabajo la constante actualización en formación del capital humano.

Hacer seguimiento constante con indicadores de gestión que permita evidenciar las mejoras o falencia de formación.

Realizar el seguimiento a la gestión de capacitación con formatos de evaluación.

Presupuestar el ingreso requerido para las capacitaciones necesarias durante el año.

METODOLOGÍA UTILIZADA DIAGNOSTICO DE NECESIDADES DE FORMACIÓN Para la obtención de la información necesaria en el proceso de recolección de datos es indispensable llevar a cabo un proceso ordenado y estructurado, el levantamiento de la información debe ser un proceso metódico, organizado y estructurado, que facilite la recolección de los datos obtenidos entre la población. Para determinar este informe sobre las Necesidades de Formación, se hizo uso de Estudio de Caso “Distribuidora LAP S.A.S.”, es decir que la forma en que se llega a la deducción sobre tales necesidades, es por medio de la observación del caso.

ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN Como primer paso se debe dar una mirada a la empresa, su misión, visión y valores corporativos, sus metas a corto, mediano y largo plazo, sus objetivos estratégicos, el ambiente laboral y social. Se deben tener en cuenta variables como:

Número de empleados

Conocimientos específicos de cada cargo

Habilidades generales del personal en general

Niveles de desempeño en cada cargo

Relacionamiento organización

Capacidad de tolerancia a la frustración

Trabajo en equipo

Tienen requerido para lograr las metas

Índice de ausentismo y rotación Es importante tener en cuenta que todo el proceso de formación, está a cargo del área de gestión del talento humano y el tiempo invertido es fundamental para la óptima aplicación de los conocimientos adquiridos en el cargo que desempeña. Análisis de la situación de la empresa: Al realizar el análisis de la empresa se pudo diagnosticar que hay falencia en los procesos logísticos de recepción, almacenamiento y distribución llevando esto a una disminución en la productividad y por ende en el desarrollo de los objetivos.

FUENTES DE INFORMACIÓN DE NECESIDADES DE INFORMACIÓN Aplicación de encuestas Se realizará un cuestionario con preguntas que tengan que ver con diferentes situaciones que se presenten en su puesto de trabajo. Con esta técnica se puede valorar sus conocimientos sobre diversas áreas de forma anónima.

Método de observación Se designará un supervisor que será una persona de plena confianza de la dirección para que se encargue de observar el desempeño en sus quehaceres cotidianos. También se encargará de crear indicadores individuales, que permitirán encontrar los problemas que pueden presentarse tanto en las áreas de productividad como de logística. Entrevistas individuales Se les brindara la posibilidad a los empleados de expresar sus necesidades y/o debilidades para trabajar en ellas y fortalecerlas. Reuniones grupales “Focus group” Se generarán lluvia de ideas sobre posibles necesidades de capacitación creadas desde las mismas necesidades o los mismos problemas, que los colaboradores hayan logrado detectar en algún momento específico. Otros aspectos importantes para tener en cuenta al momento de tomar las decisiones de futuras formaciones:

Reducción o cambio de empleados (alto grado de rotación que desperdicien los procesos de formación)

Creación de nuevos cargos (Que no estén contempladas dentro de los presupuestos iniciales de formación para el año)

Modernización de la empresa (cambio de visión del negocio, resistencia al cambio)

Baja productividad (resistencia al cambio)

Relacionamiento interno o externo (poca aplicación de la formación)

Sobre costos Por el método de observación directa podemos evidenciar necesidades de formación como:

Cierre De Ventas:

Manejo De Paquete De Office

Habilidades Para Hablar En Público

Habilidades De Servicio Al Cliente

Administración Del Tiempo

Emprendimiento Y Estrategias De Venta

PLAN DE ACCION Una vez conocidas las necesidades de formación de los empleados de la distribuidora L.A.P S.A.S Se plantea arrancar actividades de formación general en cuatro niveles de la organización (Formación corporativa, capacitación a nivel gerencial, entrenamiento de Recursos Humanos y en grupos de Operaciones). En primera parte debe formar en los empleados sobre la importancia de las relaciones interpersonales, los valores corporativos y de la Gestión del Talento Humano en las Organizaciones, dado que se evidencia en los personajes de esta organización descripta anteriormente la falta de buenas relaciones con sus colaboradores, pérdida de valores corporativos y la carencia de buenas prácticas, adicional a eso es importante realizar programas de formación en áreas comerciales, deservicio al cliente, administración del tiempo. Cada proceso de formación será estructurado en sesiones, de acuerdo al grado de complejidad delas mismas y siempre tendrá el acompañamiento del arrea de gestión del talento humano. Adicional a los procesos de formación descritos anteriormente y que fueron evidenciados de acuerdo a un proceso de observación y seguimiento constante, la empresa realizará un plan de formación para que todas y cada una de los empleados que pertenecen al área logística adquieran conocimientos basados en la logística de recepción, logística de almacenamiento y logística de distribución en el área y así se pueda lograr la productividad para llegar a los objetivos más fácilmente y solucionar los cuellos de botella detectados en el proceso para esto, también se debe tener en cuenta el presupuesto, y el recurso humano con que contarán para su ejecución. Para lograr el plan de formación de forma asertiva hay que tener en cuenta todos y cada uno siguientes aspectos:

Contenidos formativos: El plan formativo debe ser acorde a las falencias encontradas en cada uno de los procesos logísticos; para la empresa la temática a tratar será la siguiente: Logística de recepción, manejo de inventarios y cadena de distribución, manejo de paquete Office, capacitación en sistemas Sap, entre otros.

Población destinataria: Las capacitaciones van enfocadas a coordinadores logísticos, supervisor de recepción, supervisor almacenamiento, supervisor despacho y auxiliares logísticos.

Número de personas: Las personas que participara serán 20 que se dividirán en 4 grupos para no afectar la productividad en cada uno de los procesos.

Cronograma: El cronograma de formación ira acorde a los tiempos programados por los coordinadores de cada área se fijará una fecha y horario de inicio y una fecha y horario de finalización exacta.

Duración: Para no afectar la producción de la empresa se realizarán las capacitaciones dos horas los días de miércoles y viernes. Jornada: Se realizará en horario laboral, al inicio de la jornada. Ya que es una capacitación para beneficio productivo de la empresa como para la superación personal de todos y cada uno de los empleados. Modalidad: Se llevará a cabo de forma presencial y se realizaran algunas prácticas en campo para poner en práctica la temática vista.

Lugar para la formación: Lo ejecutaremos dentro de la misma compañía ya que por tiempos de desplazamiento y recursos económicos saldría más beneficioso para ambas partes.

EVALUACIÓN DE RESULTADOS En el transcurso del proceso de formación se realizarán mediciones para determinar la mejora en los cuellos de botella que se presentan en la operación y son los siguientes:

Satisfacción de aprendizaje (alumnos y profesores).

Etapa productiva (prácticas en campo, desarrolló de habilidades, teórico-práctica).

Se realizarán toma de tiempos para revisar aumento producción vs ahorra dinero.

Eficacia de la formación: Se tiene en cuenta la mejora en todos y cada uno de los procesos para evaluar la satisfacción del cliente con respecto al servicio prestado, las falencias que se venían presentando en la producción de los procesos se tiene en cuenta la opinión de los colaboradores en cuanto conocimiento adquirido y lo que se llevara a la etapa productiva. Evaluación del aprendizaje: Es un proceso que se llevara a cabo en la etapa productiva donde se llevara a la práctica todos y cada uno de los temas aprendidos ya que es la forma más fácil de ver si el tiempo invertido en capacitaciones obtuvo el resultado esperado por el cliente. Rentabilidad de la formación: Se realizará un comparativo costo vs beneficio para evaluar si lo puesto en práctica está generando valor a la cadena logística. Mejoras en el plan de formación: Se llevarán a cabo comparaciones de acuerdo a como se venían ejecutando los procesos y como se están realizando después de el plan de capacitación que se brindó por parte de la compañía a todos y cada uno de los empleados. Seguimiento: La efectividad del plan de formación se mide con producción, novedades reportadas por las tiendas, tiempo de respuesta a las tiendas por las novedades presentadas. Para que el plan a desarrollar se lleve a cabo exitosamente es necesario dejar un registro documental y realizar un manual de procesos y procedimientos con cada uno de los temas vistos para llevar a cabo una revisión y evolución en cada uno de los cuellos de botella que se venían presentando. CONCLUSIONES Con el Informe de resultados de la Distribuciones LAP SAS se espera lograr una organización con una estructura basada en un capital humano competente y siempre actualizado, trabajando en la inversión constante y que sea medible y cuantificable. Al crear estrategias que permitan recopilar las constantes necesidades de formación de los empleados, se logra tener un mejor desempeño laboral y una estandarización de procesos. Estructurar un plan de formación permite garantizar en cada puesto de trabajo la constante actualización en formación del capital humano. Permite hacer seguimiento constante con indicadores de gestión que evidencian las mejoras o falencia de la formación. Los empleados crean un sentido de pertenencia con la organización ya que se está pensando en su bienestar. Se genera un ambiente laboral sano y colaborativo entre todas las áreas de la compañía.