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• Rocio Mazariegos

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CONTABILIDAD DE ORGANIZACIONES NO GUBERNAMENTALES CAPITULO I

1.1 ANTECEDENTES Las Organizaciones No Gubernamentales en Guatemala son un conjunto relativamente heterogéneo de organizaciones que varían significativamente en cuanto a su tamaño, edad, origen, mandato, propósito, identidad, complejidad, estrategias, modalidades de gestión y relaciones. Las Organizaciones no Gubernamentales (ONG´s) surgen en Guatemala en un marco de actividades filantrópicas1, caritativas y benéficas, ante la falta de atención a la problemática social por parte del gobierno, siendo la primera entidad de beneficencia registrada en la historia del país la de las Hermanas de la Caridad que inicio en el año de 1794. Durante el siglo pasado la mayor parte de organizaciones de ese tipo que eran de origen religioso y desarrollaban acciones de carácter social y comunitario, se vieron fortalecidas y

dieron

paso a la creación de muchas Organizaciones No

Gubernamentales con un enfoque desarrollista. En 1,976 a consecuencia del terremoto que azotó el país surgen también una gran cantidad de organizaciones con un enfoque de asistencia y tienen por objeto apoyar en tareas de reconstrucción. El ambiente adverso que se vivió en el período de los años 1979 a 1985, debido a constantes violaciones a los derechos humanos provoca un aislamiento

1

Entendida esta como la acción de ayudar al hermano con hambre y en condiciones de miseria .

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internacional, lo que detiene el proceso de creación de Organizaciones No Gubernamentales. Posteriormente, el período de 1986 a 1990 abre las puertas a la constitución de varias Organizaciones No Gubernamentales a raíz de la llegada al poder del primer gobierno civil electo democráticamente que pone fin a una serie de gobiernos militares y golpes de estado que se venían dado. Actualmente la diversidad de servicios que prestan las organizaciones sin fines de lucro abarca todos los sectores de la vida económica, social, cultural y política del país. 1.2 NATURALEZA A las Organizaciones No Gubernamentales, también se les conoce como instituciones no lucrativas que tienen como objetivo final prestar servicio a los miembros de una comunidad, con intereses culturales, educativos, deportivos, con servicio social, de asistencia, beneficencia, promoción y desarrollo económico y social. Estas organizaciones aportan al desarrollo del país y están ampliamente reconocidas por organismos internacionales, el gobierno y sectores de la población con los que trabajan dichas organizaciones, canalizan recursos públicos y privados para llevar a cabo de forma autónoma proyectos de desarrollo, en colaboración directa con la población beneficiaria por lo que requieren implementar un sistema de contabilidad, que sea capaz de mostrar la recepción y uso de los diversos fondos recibidos con el objeto de generar confianza a los donantes de fondos y/o instituciones que por ley o por los convenios, deban auditar el uso y manejo de dichos fondos.

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La creación de dichas organizaciones ha tenido su origen al tratar de dar respuesta a la problemática nacional que afrentan ciertos grupos sociales.

Es importante

indicar que las organizaciones no gubernamentales son diferentes a las llamadas cooperativas y sindicatos, debido a que los beneficios que generan sus proyectos, tienen como fin principal ayudar a personas de escasos recursos.

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CAPITULO II

REQUISITOS QUE SE DEBEN TOMAR EN CUENTA PARA LA INSCRIPCIÓN DE UNA ENTIDAD NO GUBERNAMENTAL De acuerdo a lo que establece el artículo número 5 del Decreto Número 02-2003 “Ley de Organizaciones No Gubernamentales para el Desarrollo”, las asociaciones civiles deberán: 2.1 INSCRIBIRSE EN EL REGISTRO CIVIL Según el artículo 10 de la Ley de Organizaciones No Gubernamentales para el Desarrollo, las mismas para obtener su personalidad jurídica deberán inscribirse en el Registro Civil de la cabecera municipal del lugar en que constituyan su domicilio. Los registradores civiles municipales deberán autorizar un libro especial para la inscripción

de

las

asociaciones

constituidas

como

Organizaciones

No

Gubernamentales, en el cual asentarán su constitución y modificaciones, disolución y liquidación, en su caso; además, la inscripción de sus representantes legalmente nombrados y el registro de los libros de actas que autoricen para uso de las Asambleas Generales o de las Juntas Directivas de las Organizaciones No Gubernamentales legalmente constituidas. 2.1.1 AVISO DE REGISTRO Los registradores civiles municipales dentro del plazo de treinta días posteriores a la inscripción de una Organización No Gubernamental, envían al Ministerio de Economía un aviso el cual contiene la siguiente información:  fecha de escritura de constitución,

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 número de instrumento público,  nombre del Notario autorizante,

 denominación, plazo, domicilio, objetivos, recursos financieros, y nombre del representante legal de la ONG,  el número de folio y libro de su inscripción,  lugar y fecha. El Ministerio de Economía lleva un registro de las Organizaciones No Gubernamentales inscritas en todo el país, por lo que las ONG´s se encuentran obligadas

a

informar

y

actualizar

semestralmente

la

información,

e

inmediatamente cuando procedan cambios de la información reportada. En el caso de las entidades no lucrativas constituidas en el extranjero cuyos fines y objetivos sean acordes con lo establecido en el Decreto No. 02-2003, podrán solicitar su inscripción en el Registro Civil de la ciudad de Guatemala, quedando obligadas a llevar contabilidad y someterse a las leyes y tribunales de la República de Guatemala. Para la adecuada constitución de una Organización No Gubernamental se requiere que cumpla con los siguientes requisitos: a)

Comparecencia de por lo menos siete personas individuales o jurídicas civilmente capaces.

b)

Reunir los requisitos que establezcan los estatutos y las disposiciones aprobadas por la asamblea general.

c)

Las Organizaciones No Gubernamentales podrán contar entre sus asociados hasta un veinticinco por ciento (25%) de extranjeros, siempre que éstos sean residentes en el país, de conformidad con la ley de la materia.

d)

Elección de la Junta Directiva.

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El régimen estatutario debe contener como mínimo lo siguiente: 

Disposiciones Generales: 

Denominación y Naturaleza.



Domicilio y sede de la fundación.



Plazo.



Objetivos y fines.



De los fundadores, benefactores y beneficiarios.



De los beneficios y beneficiarios en particular.



Patrimonio:

Constitución,

administración, fiscalización,

ejercicio

contable. 

Órganos de dirección y administración: Junta General de Fundadores y Benefactores; y Consejo Directivo o Directorio. Deberá consignarse:





Como se integra (cargos).



Tiempo que los miembros durarán en los cargos.



Quién los elige y los remueve.



Sesiones, Quórum, Resoluciones.



Funciones y/o atribuciones.



Disolución y Liquidación.



Reglamentos.

Del Patrimonio y el Régimen Económico 

El patrimonio



Destino del patrimonio



Bienes de la asociación



Fiscalización de los recursos patrimoniales

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

Del Régimen Disciplinario 

Diferencias



Pérdida de la calidad



Recuperación de la calidad



Faltas



Sanciones



Procedimientos



Recursos



Actuaciones

Al haberse aprobado los estatutos de la organización se procede a inscribirse en el Registro Civil presentando la documentación siguiente: 

Memorial de solicitud de la inscripción, firmado por el Representante



Legal.

Primer testimonio de la escritura pública, duplicado firmado y sellado en original



Timbre fiscal de 50 centavos, en la razón.



Certificación del Acuerdo del Ministerio de Gobernación



Fotocopia de las publicaciones.

Ya inscrita como tal, tienen la obligación de inscribirse en la Superintendencia de Administración Tributaria, para su registro y control, inscribir por lo menos un representante legal y

efectuar los trámites correspondiente para obtener

principalmente las exenciones de: Impuesto Sobre la Renta, Impuesto al Valor Agregado e Impuesto Extraordinario y temporal en Apoyo a los Acuerdos de Paz, adjuntando lo siguiente:

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 Certificación de su inscripción en el registro de personas jurídicas del registro civil, conforme a la naturaleza de sus actividades.  Estatutos que deberán estar incorporados en su escritura de constitución.  Nombramiento de representante legal debidamente inscrito en el Registro Civil.

2.2 INSCRIPCION ANTE LA ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA El artículo 120 del Código Tributario Decreto 6-91, reformado por el artículo 26 del decreto 29-2001, ambos del Congreso de la República, establece “la obligación de inscribirse todos los contribuyentes y responsables, antes de iniciar actividades afectas”. “Cuando los obligados no cumplan con inscribirse, la Administración Tributaria podrá inscribirlos de oficio.” Por lo tanto, las Organizaciones No Gubernamentales tienen obligación de inscribirse en la Superintendencia de Administración Tributaria, para su registro y control, y de llevar contabilidad completa, en forma organizada, así como, los registros que sean necesarios, de acuerdo al sistema de partida doble, aplicando Normas Internacionales de Contabilidad, y apegada a lo que disponen las leyes del país a ese respecto. A continuación se detallan los documentos necesarios para la inscripción de las Organizaciones No Gubernamentales:  Formulario SAT – 013 debidamente lleno.  Fotocopia del documento que acredite la constitución de la asociación, debidamente razonada por el Registrador Civil.

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 Fotocopia del Acta Notarial del Nombramiento del Representante Legal debidamente razonada por el Registrador Civil.  Fotocopia completa de la cédula de vecindad del representante legal (incluyendo hojas en blanco).  Solicitud de exención de impuestos.

Una vez presentada esta documentación, la organización solicitante quedará inscrita como contribuyente bajo un Número de Identificación Tributaria –NITAdministrativo en espera de lo que resuelva la unidad de análisis.

Este trámite

comprende un lapso de 60 días, de conformidad con el artículo 102 del Código Tributario. De conformidad con este articulo, la resolución que emita la Unidad de Asesoría y Resoluciones Tributarias, sobre si es aceptado como afecta o no afecta, no tiene carácter de resolución, por lo tanto no es susceptible de impugnación o recurso alguno y solo surte efecto vinculante para la administración Tributaria, en el caso concreto específicamente consultado. 2.2.1 ENTE FISCALIZADOR Según lo establecido en el

artículo 16 de la ley de Organizaciones No

Gubernamentales (ONG´s), estás serán fiscalizadas por la Contraloría General de Cuentas, y para el efecto deberán proporcionar la información y documentación que ésta les requiera. Así mismo la Constitución Política de la República de Guatemala en el artículo 232 nos indica que la Contraloría General de Cuentas es una institución técnica descentralizada, con funciones fiscalizadoras de los ingresos, egresos y en general de todo interés hacendario de los organismos del estado, los municipios, entidades descentralizadas y autónomas, así como de cualquier persona que reciba fondos del

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estado o que haga colectas públicas; también están sujetos a está fiscalización los contratistas de obras públicas y cualquier otra persona que, por delegación del Estado, invierta o administre fondos públicos. Por lo mencionado en este artículo, el 15 de enero de 2004 con el expediente 538-2003 se plantea una inconstitucionalidad

al

artículo

16

de

la

Ley

de

Organizaciones

No

Gubernamentales para el Desarrollo, misma que se declara ha lugar y perdió su vigencia el día siguiente de su publicación en el Diario Oficial (dos de marzo de 2004). Derivado de lo anterior las Organizaciones No Gubernamentales para el Desarrollo ONG´s, no serán fiscalizadas por la contraloría General de Cuentas, sino que serán reguladas por la Superintendencia de Administración Tributaria SAT.

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CAPITULO III OTROS REQUISITOS LEGALES Y ADMINISTRATIVOS QUE TIENEN LAS ORGANIZACIONES NO GUBERNAMENTALES Las entidades con personalidad jurídica y legalmente inscritas como exentas ante la Administración Tributaria tienen varias obligaciones fiscales establecidas en las distintas leyes del país como las siguientes: 3.1 CÓDIGO TRIBUTARIO El código tributario, decreto 6-91 y sus reformas, es la ley que define las normas tributarias en Guatemala. Este código define el sujeto pasivo de la obligación tributaria, los agentes de retensión y percepción de impuestos, la responsabilidad solidaria, los hechos generadores, las sanciones, etc. Las Organizaciones No Gubernamentales se encuentran clasificadas como entidades exentas; sin embargo, tienen funciones como agentes retenedores, además son sujetos pasivos de algunos impuestos, tales como: impuesto al valor agregado, impuesto sobre inmuebles, impuesto sobre vehículos, etc. El código tributario establece las obligaciones de los contribuyentes y responsables, indicando “están obligados a facilitar las tareas de la determinación, recaudación, fiscalización e investigación que realice la administración tributaria y que en especial deberán, cuando las leyes lo establezcan:  Llevar libros y registros vinculantes con la tributación.  Inscribirse en los registros respectivos.

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 Presentar declaraciones que correspondan, etc.1

“En el caso de la inscripción de fundaciones y otras personas jurídicas debe hacerse dentro de los 30 días contados a partir de la publicación en el diario oficial del acuerdo que apruebe o autorice su funcionamiento”2 3.2 IMPUESTO SOBRE LA RENTA Las Organizaciones No Gubernamentales están exentas del Impuesto Sobre La Renta, con relación a esto, el ISR nos indica: “Que las rentas que obtengan las asociaciones o fundaciones no lucrativas legalmente autorizadas e inscritas como exentas ante la dirección, que tengan por objeto la caridad, beneficencia, asistencia o el servicio social, culturales, científicas de educación e instrucción, artística, literarias, deportivas, políticas, profesionales, sindicales, gremiales, religiosas, colegios profesionales, siempre que la totalidad de los ingresos que obtengan y su patrimonio se destinen exclusivamente a los fines de su creación en ningún caso distribuyan, directa o indirectamente, utilidades o bienes entre sus integrantes.” 3 3.2.1 RÉGIMEN DE INSCRIPCIÓN Las personas jurídicas que no desarrollan actividades lucrativas deben inscribirse al régimen del ISR dentro de 30 días contados a partir de su inscripción en el registro civil o del registro que corresponda. Las fundaciones y otras personas jurídicas no obligadas a inscribirse en el registro civil, deben inscribirse ante la dirección dentro del plazo de 30 días hábiles siguientes al de la publicación en el diario oficial del acuerdo gubernativo que reconozca su personalidad jurídica. En todos los casos deberán acompañar la documentación siguiente:

1

Artículo 112, Código Tributario, Decreto 6-91 Artículo 120, Código Tributario, Decreto 6-91 3 Artículo 6, Literal C, Ley del Impuesto Sobre La Renta Decreto 26-92 2

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 Copia legalizada de sus estatutos y del acuerdo gubernativo que los aprobó, indicando la fecha de su publicación en el diario oficial.  Nombramiento del representante legal debidamente inscrito en el registro civil, o en el registro que corresponda.  Certificación de inscripción en el registro de personas jurídicas del registro civil, o en el registro que corresponda, conforme a la naturaleza de sus actividades” 4

Sin embargo, cuando estas entidades deben actuar como agentes de retención, conforme lo establecido en la ley y en el código tributario, la inscripción deberá efectuarse con la presentación del primer testimonio de la escritura de constitución, o de protocolización del acta de fundación de la entidad, debiendo presentar el nombramiento de su representante legal debidamente inscrito en el registro civil o el registro que corresponda. 3.2.2 PERÏODO DE IMPOSICIÖN Aunque las ONG son entidades exentas y la ley orienta su aplicación a los negocios lucrativos, los períodos contables, son del 1º de enero al 31 de diciembre de cada año. 3.2.3 DECLARACIÖN JURADA Las Organizaciones No Gubernamentales están obligadas conforme los artículos 54 y 56 de esta ley a presentar declaración jurada de rentas, no obstante no paguen impuesto. 3.2.4 DEDUCCIONES POR DONACIONES

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Artículo 2, Inciso 5, Ley del Impuesto Sobre La Renta Decreto 26-92

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Para que una empresa lucrativa pueda contabilizar como gastos deducibles las donaciones hechas a Organizaciones No Gubernamentales según los artículos 37 y 38 literal s) de la ley del ISR, estas deberán acreditarse mediante documento contable que compruebe el ingreso de la donación a la entidad beneficiaria. Si la donación consiste en derechos o bienes, la deducción no puede exceder del costo de adquisición o de construcción, no amortizado o depreciado según corresponda, a la fecha de su donación. Para los efectos de acreditación las donaciones constituirán documento contable en:  Los formularios autorizados por la contraloría general de cuentas para el caso de donaciones en favor del estado, municipalidades y sus entidades.  El recibo emitido por la entidad beneficiaria para el caso de ONG`s, que deberán contener como mínimo los siguientes datos: a)

Nombre o razón social de la entidad beneficiaria.

b)

Domicilio fiscal.

c)

Número de Identificación Tributaria.

d)

Número de correlativo del documento.

e)

Fecha de emisión del documento.

f)

Nombre, razón o denominación social del donante.

g)

Número de Identificación del donante

h)

Domicilio fiscal del donante

i)

Descripción del bien o monto de la donación en números y

j)

letras.

Los datos a que se refieren los incisos, a) al d) siempre deben

estar impresos en los recibos elaborados por la

imprenta.

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3.2.5 DE LAS EXENCIONES Las rentas que obtengan las asociaciones o fundaciones no lucrativas legalmente autorizadas e inscritas como exentas ante la Dirección, que tengan por objeto la caridad, beneficencia, asistencia o el servicio social, culturales, científicas, de educación e instrucción, artísticas, literarias, deportivas, políticas, profesionales, sindicales, gremiales, religiosas, colegios profesionales, siempre que la totalidad de los ingresos que obtengan y su patrimonio se destinen exclusivamente a los fines de su creación y en ningún caso distribuyan, directa o indirectamente, utilidades o bienes entre sus integrantes.5

3.3 IMPUESTO AL VALOR AGREGADO 3.3.1 EXENCIONES GENERALES “Las Organizaciones No Gubernamentales están exentas del impuesto al valor agregado establecido en esta a)

Las importaciones de bienes muebles efectuadas por las cooperativas.

b)

Los aportes y donaciones a asociaciones, fundaciones e instituciones, educativas, culturales de asistencia o de servicio social y las religiosas, no lucrativas, constituidas legalmente y debidamente registradas como tales.

c)

Los servicios que prestan las asociaciones, fundaciones e instituciones educativas, de asistencia o de servicio social y las religiosas, siempre que estén debidamente autorizadas por la ley, que no tengan por objeto

5

Artículo 6, Literal C, Ley del Impuesto Sobre La Renta Decreto 26-92

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el lucro y que en ninguna forma distribuyan utilidades entre sus asociados e integrantes”6.

Conforme él artículo 9 del reglamento del impuesto al valor agregado, las personas y entidades indicadas en los incisos a, b y c del párrafo anterior, están exentas de cargar el impuesto en las operaciones de venta o prestación de servicios y deben pagar el impuesto en la adquisición de los bienes y servicios que utilicen para el desarrollo de sus actividades. 3.3.2 FACTURAS ESPECIALES Las Organizaciones No Gubernamentales pueden solicitar facturas especiales para respaldar egresos no documentados conforme al procedimiento siguiente: De acuerdo con la resolución 9306 de la Dirección General de Rentas Internas emitida con fecha 18 de diciembre de 1995, autoriza el uso de facturas especiales a las asociaciones o fundaciones de instituciones no lucrativas legalmente autorizadas e inscritas como exentas del Impuesto Sobre La Renta. 3.4

IMPUESTO EXTRAORDINARIO Y TEMPORAL EN APOYO A LOS ACUERDOS DE PAZ

En el artículo 4 inciso e) de está ley se establece que: Las asociaciones, fundaciones, las cooperativas y entidades no lucrativas que estén legalmente constituidas y autorizadas, siempre que la totalidad de los ingresos que obtengan y su patrimonio se destine exclusivamente a los fines de su creación

y que en ningún caso

distribuyan beneficios, utilidades o bienes entre sus integrantes. De lo contrario no serán sujetos de esta exención.

6

Artículo 7, Ley del Impuesto al Valor Agregado Decreto 27-92

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3.5 CÓDIGO DE TRABAJO

El ministerio de trabajo es el encargado de velar por la buena relación patronotrabajador, esto lo hace por medio de la aplicación del código de trabajo y otras leyes afines. En las Organizaciones No Gubernamentales el elemento humano es el más importante debido a las actividades que realizan, es por ello que debe tenerse en cuenta la legislación laboral vigente. 3.5.1 CONTRATACIÓN DE PERSONAL EXTRANJERO La Constitución Política de la República nos dice que “Debe haber preferencia a los trabajadores guatemaltecos sobre los extranjeros en igualdad de condiciones y en los porcentajes determinados por la ley. En paridad de circunstancias, ningún trabajador guatemalteco podrá ganar menor salario que un extranjero, estar sujeto a condiciones inferiores de trabajo, ni obtener menores ventajas económicas y otras prestaciones”7 El código de trabajo establece los límites para la contratación de personal extranjero, indicando que “las empresas solo pueden emplear un 10% de empleados extranjeros y no podrán pagar a estos más del 15% del total de los salarios pagados. Se excluye lo establecido por las leyes especiales” 8 Las proporciones antes indicadas pueden ser modificadas mediante acuerdo del organismo ejecutivo por conducto del Ministerio de Trabajo y Previsión Social, siempre y cuando existan evidentes razones de protección y fomento a la economía nacional, de carencia de técnicos guatemaltecos o en defensa de trabajadores locales.

Las modificaciones pueden ser aumentar la proporción indicada en el

primer párrafo en un 10% o disminuir dicha proporción hasta eliminar la participación de trabajadores extranjeros. 7 8

Artículo 102, Código de Trabajo Decreto 14-41 Artículo 13, Código de Trabajo Decreto 14-41

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En el caso de que el Organismo Ejecutivo autorice aumentar la proporción de trabajadores extranjeros, esta autorización podrá tener una duración de 5 años y las empresas deberán preparar técnicos guatemaltecos en el ramo. Para el cómputo de las proporciones se debe hacer caso omiso de las fracciones y cuando el total de trabajadores no exceda de cinco se debe requerir la calidad de guatemaltecos de 4 de ellos. La proporción no es aplicable en el caso de gerentes, directores, administradores, superintendentes y jefes generales de empresas siempre que no exceda de 2 por empresas. 3.5.2 BOLETO DE ORNATO Todo guatemalteco o extranjero domiciliado en cada jurisdicción municipal comprendido entre los 18 y 65 años y los menores de edad con autorización para trabajar son sujetos pasivos de este arbitrio: es decir, que las ONG´s están obligadas a descontarle a sus empleados este arbitrio cada principio de año conforme a la tabla que dicta el decreto 121-96. 3.5.3 OBLIGACIONES LABORALES Las Organizaciones No Gubernamentales tienen que cumplir con todas las normas contenidas en el código de trabajo, tales como: a)

Emisión de contratos de trabajo.

b)

Llevar libros de salarios.

c)

Si fuere necesario, reglamento interno de trabajo.

d)

Preparar el informe anual de salarios.

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e)

Los trabajadores tienen derecho a todas las prestaciones descritas en el Código sin excepción, como aguinaldo, bono 14, bonificación, vacaciones, indemnización por despido.

f)

Jornadas de trabajo.

g)

Descansos y asuetos.

h)

Horas extras.

i)

Prestaciones por maternidad.

3.6. INSTITUTO GUATEMALTECO DE SEGURIDAD SOCIAL Todas las ONG´s con más de tres trabajadores de planta, incluyendo a los directores o gerentes deben inscribirse al régimen de seguridad social, llenando todos los requisitos exigidos por el instituto, tales como: a)

Solicitar su inscripción.

b)

Presentar fotocopia legalizada de los estatutos y su inscripción en el Registro Civil.

c)

Copia legalizada del nombramiento del apoderado o representante legal.

d)

Nómina de personal.

Al pago de la planilla del IGSS, no se le debe calcular el IRTRA, el cual no se paga por ser una entidad no lucrativa, de las calificadas según la ley de creación del IRTRA.

Sin embargo, según información obtenida de unos funcionarios del

IRTRA, dicen que hay algunas Organizaciones No Gubernamentales están inscritas en el IRTRA, por

lo tanto estas organizaciones deberán asumir el 1% de

contribución, porcentaje establecido para las empresas privadas. Este extremo no se pudo comprobar oficialmente. Entre otras obligaciones de las Organizaciones No Gubernamentales como patronos inscritos ante el INSTITUTO GUATEMALTECO DE SEGURIDAD

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SOCIAL, está la de solicitar el número de afiliación a todos los trabajadores que están bajo su servicio, proporcionar o extender el respectivo Certificado de Trabajo, cuando cualquier trabajador necesite solicitar atención médica del instituto, facilitar la documentación que los inspectores soliciten, ya sea de oficio, pero siempre con una orden del inspector general o a investigar algún caso muy especifico, esto podría ser, para calificación al programa de IVS, pensiones a los beneficiarios a causa de fallecimiento, entre otros. Los trabajadores, de las ONG´s, tienen todos los derechos a los servicios y beneficios que ofrece el Instituto Guatemalteco de Seguridad Social, al igual como los trabajadores de las empresas privadas lucrativas. 3.7 LEY CONTRA EL LAVADO DE DINERO U OTROS ACTIVOS El objeto de está ley es prevenir, controlar, vigilar y sancionar el lavado de dinero u otros activos procedentes de la comisión de cualquier delito y establece las normas que para este efecto deberán observar las personas obligadas y las autoridades competentes. Derivado del manejo de fondos que tienen las Organizaciones No Gubernamentales (ONG´s), las mismas deben de cumplir a cabalidad con los fines señalados en sus estatutos; y por ningún motivo se podrán utilizar dichos fondos para el lavado de dinero u otros activos. El artículo 18, numeral 5), inciso g) de la Ley Contra el Lavado de Dinero u Otros Activos establece que son personas obligadas las individuales o jurídicas que realicen cualquier actividad que por la naturaleza de sus operaciones pueda ser utilizada para el lavado de dinero u otros activos.

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Así mismo el artículo 20, de la citada ley prohíbe el establecimiento de cuentas anónimas, y cuentas que figuren bajo nombres ficticios o inexactos y en el caso de cuentas no nominativas las personas obligadas deberán mantener el registro a que se refiere el artículo 21 de la ley en mención, el cual estarán obligadas a exhibir mediante orden de autoridad competente.

3.8 TRATAMIENTO DE LAS DONACIONES En las Entidades de carácter no lucrativo, se le denomina DONACION, a los recursos recibidos de terceros los cuales son utilizados en la consecución de sus objetivos las donaciones pueden ser en efectivo o su equivalente, en especie (bienes tangibles e intangibles) y en servicios. En ciertos casos las donaciones pueden estar bajo acuerdos suscritos con el donante a las que se les llama Donaciones bajo Convenios. 3.8.1 VALUACIÓN En su valuación se debe tomar el importe del documento que transfiere el donante. En las donaciones en especie que no se conozca el valor del mismo, se debe justipreciar razonablemente y podrá tomarse como referencia el valor de mercado. Las donaciones en servicios serán objeto de revelaciones únicamente, pero en ningún caso serán cualificadas. 3.8.2 DOCUMENTACION DE SOPORTE En toda donación recibida deben existir el o los documentos legales que respalden la propiedad de lo recibido.

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La Entidad de carácter no Lucrativo, al beneficiarse de una donación, debe emitir un documento que acuse el recibo del bien. Por medio de formatos como ejemplo Recibos de Caja, Recibo de donaciones en Especie etc. 3.8.3 PROCEDIMIENTO CONTABLE El procedimiento contable para el registro de las donaciones depende del método que adopte la entidad. 3.8.3.1 POR MEDIO DEL METODO DE LO DEVENGADO A)

Donaciones en Efectivo: Se carga la cuenta respectiva que registra el efectivo Caja y/o Bancos con abono a la cuenta Donaciones en Mercadería o bienes Fungibles, esta cuenta se reflejara en el Estado de Ingresos y Egresos del período Contable en que se este auditando

B)

Donaciones en especie de mercaderías y/o bienes fungibles Se consideran mercaderías a las recibidas con destino para la venta; bienes fungibles los recibidos para uso consumo de la entidad. Cuando se recibe la donación se carga una cuenta de Inventarios y se abona a una cuenta de ingreso que se llama Donaciones en mercaderías o bienes fungibles, en el cual se refleja en el estado de ingresos y egresos en el período.

C)

Donaciones en especie de Planta y Equipo y/o bienes intangibles; Se refiere a las donaciones de bienes muebles e intangibles. Al recibir se carga a la cuenta respectiva de Activo (propiedad

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planta y equipo), Vehículos, mobiliario y equipo, equipo de cómputo, marcas, patentes etc. con abono a la cuenta Donación en especie u otro nombre, similar la cual pasa a formar parte de los ingreso por lo que se revelará en el Estado de Ingresos y Egresos del período. Este tipo de bienes serán objeto de depreciación o amortización se reflejará en el Estado de Ingresos y el abono regularizará en forma acumulada la cuenta de activo previamente registrada.

D).

Donaciones en especie de terrenos Cuando la donación recibida sea en terrenos, se registrará el cargo a la cuenta respectiva y su abono a Donaciones en Terrenos la cuan se reflejará en el Estado de Ingresos y Egresos del período contable. En el caso que se trate de una donación de un bien inmueble, que incluye construcción y terreno, entonces se deberá prorratear, aplicándole el 60 por ciento del valor total a la construcción y el cuarenta por ciento al terreno.

E).

Donaciones en Servicios Las donaciones en servicios solo serán objeto de revelaciones y pueden ser por medio de una cuenta de orden, en una nota a los estados financieros o como se estime conveniente.

De

cuantificarse e incluirse en los estados financieros distorsionaría la información que se presente, pues no se cuenta con costo directo que abone su ingreso.

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DONACIONES BAJO CONVENIOS

Recibe el nombre de Donaciones bajo Convenios, en los actos que se celebre un contrato entre la entidad donante y la Entidad de carácter no Lucrativo beneficiaría, en el cual se indique condiciones sobre el manejo de los recursos cedidos.

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CAPITULO IV

4.1 ORGANIGRAMA DE UNA ORGANIZACIÓN NO GUBERNAMENTAL

SOCIOS

ADMINIS TRADOR GENERAL

ASISTENTE ADMMINISTR ATRIVO

CONTADOR GENERAL

ENCARGADO RECAUDACIÓN DE FOND

CONTADOR GENERAL

SECRETARIA

MENSAJERO

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AUXILIAR DE CONTABILIDAD

AUXILIAR DE CONTABILIDAD

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4.2 ESTRUCTURA DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD DE UNA ORGANIZACIÓN NO GUBERNAMENTAL 4.2.1 ATRIBUCIONES DEL PERSONAL DE CONTABILIDAD. El departamento de contabilidad esta integrado por un contador general y un auxiliar, las atribuciones de cada uno son las siguientes: Contador General:  Elaboración de estados financieros y reportes adicionales solicitados por la dirección.  Revisión de solicitudes de compra y cotejo con el control presupuestario.  Revisión de cheques emitidos.  Planeación de inventarios. Auxiliar de Contabilidad:  Emisión de cheques.  Conciliaciones bancarias.  Mantener al día los registros de las distintas operaciones de la institución.  Mantener al día los libros contables  Inventarios  Diario  Mayor  Estados Financieros  Salarios

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4.3 PRINCIPALES LIBROS DE CONTABILIDAD.

El artículo 9 de la Ley de Supresión de Privilegios, Decreto 117-97 del Congreso de la República de Guatemala establece que las Asociaciones y fundaciones no lucrativas para que proceda la deducción de las donaciones que reciben, deben llevar contabilidad completa. Por lo expuesto en el párrafo anterior se deduce que las entidades no lucrativas deben llevar contabilidad completa de sus operaciones, para el efecto como mínimo se deben tener los libros y registros siguientes:

4.3.1 Libro de Inventarios Este libro permite controlar mercaderías de diferente clase, peso medida, etc. En el libro de inventarios se anotan las entradas y salidas de las diferentes clases de artículos que manejan, de tal manera que se pueda conocer, en cualquier momento tanto la existencia en especie como el valor total de cada una de ellas.

4.3.2 Libro Diario En este libro se deben registrar cronológicamente las operaciones que realice la entidad no lucrativa, considerando que la información que revele este libro deber ser detallada, indicando no solo el nombre de las cuentas de cargo y abono, sino además una serie de datos de carácter informativo, como los siguientes:  Fecha de operación.  Número de Orden de la Operación.  Nombre del Proveedor o donante que intervino en la operación.  Nombre y número de documentos que amparan la operación.  Condiciones bajo las cuales se contrato la operación.

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4.3.3 Libro Mayor

A este libro se deben trasladar por orden cronológico los asientos del libro diario, por lo que es necesario crear un registro por cada cuenta de Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos y Gastos. La función del libro mayor consiste en clasificar las operaciones por cuentas, para establecer el saldo de cada una de ellas y dejar registro de su movimiento.

4.3.4 Libro de Estados Financieros En este libro se consignan los Estados Financieros Básicos de la entidad no lucrativa que corresponden a cada período contable. Los anteriores libros deben ser habilitados por la Superintendencia de Administración Tributaria, para el efecto debe pagarse Q.0.50 por cada folio habilitado. Después se debe solicitar la autorización de los libros del Registro Mercantil, se debe pagar Q0.15 por hoja.

4.4 PRESENTACION DE INFORMES. Las Organizaciones No Gubernamentales deben presentar su información a través de los Estados Financieros Siguientes: Balance de Situación General a) Estados Financieros Básicos

Estado de Ingresos y Egresos Notas a los Estados Financieros Balance de Comprobación (Analítico de Saldos)

b) Estados Financieros Comple-

Informes de Antigüedad de Saldos

mentarios. Se elabora de acuerdo

Control de Existencias

a las necesidades especificas de la

Presupuestos

entidad

Informes de Ejecución Presupuestaria Informes Estadísticos

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4.5 PROCESO CONTABLE

INGRESOS

EGRESOS

DIARIO MAYOR POLIZAS GENERAL

BALANCE DE SALDOS

BALANCE DE SITUACION GENERAL ESTADO DE INGRESOS Y EGRESOS

ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO

CAPITULO V 5.1 CONTABILIDAD DE UNA ENTIDAD GUBERNAMENTAL NO LUCRATIVA En épocas modernas como la actual es común observar que entidades pequeñas tienen equipo de computación, sin embargo no es

de uso general la

implementación de sistemas computarizados, para llevar registro y control de las

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operaciones contables y financieras. En otros casos entidades aún mayores han adquirido sistemas computarizados, pero no tienen definido un manual contable que permita a funcionarios y empleados de una entidad definir las especificaciones y explicaciones apropiadas de

la Nomenclatura de Cuentas. La

utilización

adecuada de cada una de las cuentas, los procedimientos específicos de contabilización y generación de estados financieros y reportes financieros de ejecución presupuestaria que debe producir la contabilidad con el objeto de facilitar su utilización es responsabilidad del departamento de contabilidad y de la gerencia.

Cuando se decide adquirir un paquete contable se deben tomar ciertas

decisiones para “explotar” tanto el software como el hardware. Para responder a esa y otras interrogantes, se necesita saber que es lo que la gerencia necesita para analizar los reportes. Por ejemplo un sistema puede generar reportes que permitan analizar proyectos determinados por objetivos, por programas, por áreas de trabajo, por entidades donantes, contabilidad por fondos etc., y que a la vez permita consolidar las cifras en el producto final que son los estados financieros como sistema de información. Entendiendo que varias ONG´s son entidades sólidas y de tamaño mayor, decididos a llevar su contabilidad que permita reportar adecuadamente a sus jefes de área, la gerencia y su junta directiva sobre el avance de los proyectos, programas y objetivos que persigue, vale la pena hacer un esquema de lo que representa la contabilidad: 1.

INTRODUCCIÓN

2.

CARACTERÍSTICAS

3.

VENTAJAS DE LA CONTABILIDAD DE UNA ONG´s

4.

DESVENTAJAS DE LA CONTABILIDAD DE UNA ONG´s

5.

CLASIFICACIÓN DE LOS FONDOS

6.

CARACTERÍSTICAS DE CADA FONDO

5.1.1 INTRODUCCIÓN

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La contabilidad es un sistema que permite a las instituciones que no persiguen fines lucrativos lograr mejor control, informar y reportar consistentemente sobre las diferentes donaciones recibidas. Es importante señalar que muchas agencias internacionales y estatales que financian y canalizan financiamientos para proyectos específicos reconocen la importancia de la contabilidad y exigen contractualmente el uso de ésta, a las instituciones que reciben sus financiamientos. Ahora bien, el uso de la contabilidad está condicionada fundamentalmente por lo siguiente: a) Que la institución maneje fondos segregados para programas y/o proyectos específicos. b) Que en los niveles directivos de la institución exista la decisión de establecer la contabilidad por fondos, por programas, como sistema contable de registro. La contabilidad en las organizaciones sin fines de lucro, no se escapa del cumplimiento de las mejores prácticas de contabilidad, en ésta deben ser cumplidos como en cualquier área de especialidad contable. La contabilidad en las entidades sin fines de lucro permite identificar porciones dentro de una entidad, para la cual se llevan registros contables separados, a estas porciones se les llama contabilidad por fondos. En general un fondo es una parte interna de una entidad que tiene ingresos y gastos, activos y pasivos. Manejar la contabilidad por fondos, permite obtener el estado de ingresos y egresos por agencia cooperante, por proyecto, por programa, etc., de igual forma el estado de

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situación financiera. Debe quedar claro que dentro de la nomenclatura se deben establecer los fondos específicos para obtener buenos resultados. La contabilidad en las entidades sin fines de lucro es una característica de la contabilidad que integrada al sistema, permite el registro de las transacciones de uno o más fondos, como entidades contables independientes (Grupo de cuentas - Activos, Pasivos, Patrimonio, Ingresos, Costos y Gastos). Ha sido creado y mantenido para el registro y control de recursos cuyo manejo está sujeto a restricciones contractuales, legales o administrativas, y destinados a propósitos específicos. 5.1.2 CARACTERISTICAS Algunas de las características identificadas del sistema de contabilidad en las entidades sin fines de lucro, enumeramos a continuación: a)

Dinámica integral en el registro de las operaciones de los fondos. Esto se refiere a que el registro de las operaciones de cada fondo se realiza de manera simultánea e integrada.

b)

Código de cuentas común a todos los fondos, lo que facilita la formulación de los estados de consolidación y mayor funcionalidad en el registro de las operaciones.

c)

Identificación de los diferentes fondos, por áreas de interés de la institución. Es decir por programas y proyectos.

d)

Formas y registros comunes para todos los centros de costos que proveen las clasificaciones correspondientes para la identificación de cada uno.

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5.1.3 VENTAJAS

La contabilidad en las entidades sin fines de lucro permite las siguientes ventajas: a)

Llevar registros de cada uno de los fondos como entidades contables independientes, cuando manejan fondos de agencias cooperantes internacionales.

b)

Mantener un adecuado control del efectivo de la ejecución de los fondos reportados en el informe financiero de ejecución presupuestaria en función de los convenios suscritos con las fuentes de recursos.

c)

Efectuar operaciones entre fondos, pudiendo uno transferir a otro (donado o prestado), quedando la operación contable registrada.

d)

La ejecución rápida y objetiva de los trabajos de auditoria de los fondos existentes.

e)

Emitir los reportes exigidos por las agencias que financian, con mayor rapidez y seguridad.

5.1.4 DESVENTAJAS La incidencia mayor de las desventajas que a continuación comentamos, recae directamente sobre el contador que debe mantener su funcionamiento. a)

Obliga llevar una contabilidad exclusiva para los distintos fondos. Todas las operaciones que se realicen del los

fondos no deben

mezclarse con otros fondos a efecto de conciliar los fondos mensualmente. b)

Mayor esfuerzo en el trabajo contable, generado por lo delicado del manejo del catálogo de cuentas, especialmente porque se tiene que

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manejar simultáneamente los fondos, sin embargo con lo avanzado de la tecnología, ciertos paquetes contables permiten manejar los fondos como “Contabilidad por Centros de Costos”, es decir que distribuyen el gasto, rebajando la cuenta de bancos, únicamente identificando el gasto al centro de costo que le corresponde.

c)

Se requiere la autorización expresa de la agencia donante previo a transferir fondos prestados a otro proyecto y el contador debe velar porque ese requisito se cumpla.

5.1.5 CLASIFICACION DE LOS FONDOS La clasificación de los Fondos en la entidad será de acuerdo a las agencias intermediarias y donantes que participan en el desarrollo de la entidad. 5.1.6 CARACTERISTICAS DE CADA UNO Estos fondos están constituidos por los activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos de cada uno, se manejan como una contabilidad distinta a la de otros fondos con sus activos (sin efectivo), pasivos, patrimonio, ingresos y gastos, e integrado a la contabilidad general. 5.2 POLÍTICAS CONTABLES Para la operatoria contable de las transacciones derivadas de las actividades, es necesario que además de las Normas Internacionales de Contabilidad y las normas contenidas en los convenios de donación y/o préstamos para el registro de las operaciones, se tomen en cuenta las siguientes políticas contables que se detallan a continuación: 5.2.1 DISPONIBILIDADES El registro de los saldos de las disponibilidades de efectivo así como los movimientos derivados se efectuará en quetzales llevando registros auxiliares detallados que permitan identificar claramente cada una de las transacciones.

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5.2.2 INGRESOS Los ingresos se registran con base en el método de lo percibido de acuerdo con Normas Internacionales de Contabilidad. 5.2.3 EGRESOS Los egresos se registrarán con base en el método de lo percibido contemplando un doble registro para el control

de las cuentas específicas de gastos por cada

componente y las de activo relacionadas con la recepción de inventarios, vehículos, mobiliario y equipo. 5.3 CONTABILIZACIÓN Y REGISTRO Los registros contables deben operarse como mínimo mensualmente y se requiere una concentración mensual de los ingresos y de los egresos ocurridos. Dentro de los registros contables debe llevarse el control de los aportes de contrapartida y se requiere una concentración tanto de las aportaciones directas en efectivo como aportaciones en especie. Los registros contables y la documentación original de soporte deben ser conservados en forma permanente como parte del historial de la institución, teniendo la obligación de conservar la documentación de respaldo por un tiempo mínimo de cinco años contados a partir de la fecha de liquidación de los Proyectos. Adicionalmente deben observarse los requerimientos específicos de cada fuente de financiamiento, tales como la documentación de soporte de activos fijos (3 años después de la disposición del activo), registros del personal y planillas (7 años después de la terminación del proyecto y/o programa). 5.4 PERÍODO CONTABLE, PROVISIONES Y COMPROMISOS

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La Organización No Gubernamental llevará cuentas separadas de efectivo de la monetización por cada nuevo presupuesto, manteniendo un solo centro de costos a nivel contable. El director y el contralor revisarán los gastos y presupuestos anuales y multianuales para las posibles provisiones las cuales se efectuarán de conformidad con las Normas Internacionales de Contabilidad. 5.5 NOMENCLATURA CONTABLE Una nomenclatura debe estar elaborada, con el fin de unificar criterios en torno al manejo de la contabilidad y para obtener información sobre el movimiento financiero de la entidad. Depende como se estructure, permite agilizar los procedimientos de contabilización al utilizar consistentemente las cuentas apropiadas para cada caso, siendo una guía permanente en el registro de operaciones. La nomenclatura debe estar diseñada de tal manera que permita en forma práctica definir con una determinada cantidad de dígitos manejar diferente niveles de operación. Una estructura como la siguiente sería la adecuada. 1

ACTIVO 11

ACTIVO CORRIENTE 111

CAJA Y BANCOS 111.1

Caja Chica

111.2

Banco Industrial BID

111.99 112

Permite 99 sub-cuentas.

CUENTAS POR COBRAR 112.1

ANTICIPOS A EMPLEADOS 112.1.1

Roberto Reyes

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112.1.2

Ricardo Morales

112.01.99 112.2

ANTICIPOS DE VIÁTICOS Y GASTOS 112.02.01

112.99

114

115

12

Roberto Reyes

OTRAS CUENTAS POR COBRAR

112.99.99 113

Permite 99 sub-cuentas

Cuentas Varias

INVENTARIOS 113.1

Libros

113.2

Folletos

GASTOS ANTICIPADOS 114.1

Seguros

114.2

Alquileres

CUENTAS POR COBRAR ENTRE FONDOS 115.1

Fondo 1

115.2

Fondo 2

115.3

Permite 99 fondos

ACTIVO NO CORRIENTE 121

122

PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO 121.1

Vehículos

121.2

Mobiliario y Equipo

121.3

Equipo de Computación

DEPRECIACION ACUMULADA 122.1

Vehículos

122.2

Mobiliario y Equipo

122.3

Equipo de Computación

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2

PASIVO 21

PASIVO CORRIENTE 211

CUENTAS POR PAGAR 211.1

Proveedores

211.99 212

213

22

Permite 99 subcuentas

RETENCIONES 212.1

Cuota Laboral IGSS

212.2

ISR

212.3

IVA de Facturas Especiales

212.4

Descuentos Judiciales

FONDOS POR APLICAR 213.1

BID

213.2

AID

213.3

Otros

PASIVO NO CORRIENTE 221

PASIVO LABORAL

222

PRESTAMOS BANCARIOS

Aguinaldos Vacaciones Indemnizaciones Bono 14 Banco del Café 3

ACTIVOS NETOS 31

PATRIMONIO PROPIO

311

APORTE INICIAL 311.1

Participación de Asociados

311.2

Aportes Extraordinarios

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32

DONACIONES DE CAPITAL 321

322

VEHICULOS 321.1

BID

321.2

AID

MOBILIARIO Y EQUIPO 322.01

323 33

BID

EQUIPO DE COMPUTACIÓN

EXCESO DE INGRESOS SOBRE EGRESOS 331

EXCESOS ACUMULADOS

332

DEL PERIODO

Año 2001 Año 2002 Exceso de ingresos sobre egresos 4

INGRESOS 41

INGRESOS LOCALES 411

412

VENTAS 411.1

Libros

411.2

Folletos

ASOCIADOS 412.1

Cuota Mensual

412.2

Inscripciones

412.3

Eventos ordinarios

412.4

Eventos extraordinarios

412.99 413

Otros

OTROS INGRESOS 412.1

Intereses bancarios

412.2

Diferencial Cambiario

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412.99

42

Otros

INGRESOS DEL EXTERIOR 421

DONACIONES

422

SERVICIOS

BID AID BID AID 5

COSTOS 51

COSTO DE VENTAS 511

6

COSTO DE VENTAS 511.1

Libros

511.2

Folletos

GASTOS 61

BID 611

GASTOS DE PERSONAL 611.1

612

Sueldos 611.1.1

Técnicos

611.1.2

Personal Administrativo

611.2

Aguinaldos

611.3

Vacaciones

611.4

Indemnizaciones

611.5

Bono 14

611.6

Bonificación 78-89

611.7

Cuota Patronal IGSS

GASTOS DE CAPACITACION 612.01

Gastos de Talleres

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613

GASTOS INDIRECTOS 613.01

62

GASTOS AID 621

GASTOS DE PERSONAL

Sueldos Aguinaldos Vacaciones Indemnizaciones Bono 14 Bonificación 78-89 Cuota Patronal IGSS 622

GASTOS DE CAPACITACION 622.01

623

Honorarios

GASTOS INDIRECTOS

Honorarios 63

GASTOS DE OPERACIÓN OFICINA 631

GASTOS DE PERSONAL

Sueldos Aguinaldos Vacaciones Indemnizaciones Bono 14 Bonificación 78-89 Cuota Patronal IGSS 632

GASTOS DE ADMINISTRACIÓN

Honorarios Profesionales Papelería y Útiles 632.99

Otros

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5.6 DESCRIPCIÓN DE USO Y MANEJO DE LAS CUENTAS

Se hace importante determinar la naturaleza de los cargos y abonos operados en las diferentes cuentas y servir como un medio adecuado de control interno, al indicar lo que el saldo de cada una representa. ACTIVO Esta constituido por todos los bienes y derechos de la entidad. ACTIVO CORRIENTE Forman el activo corriente las cuentas disponibles exigibles y realizables a un plazo no mayor de un año (corto plazo). CAJA Representa en términos generales el efectivo disponible en un momento determinado.

Resumen a nivel de mayor general el movimiento de las Sub-

Cuentas de Caja. CAJA CHICA Controla los fondos destinados a atender erogaciones de menor cuantía. El saldo de esta cuenta es deudor y representa la disponibilidad asignada encargados del fondo.

a los

Se cargan con el fondo fijo inicial entregado por este

concepto a los encargados o con incrementos y se abona cuando el fondo es cancelado. A medida que se hagan pagos de este fondo deberán obtenerse recibos o comprobantes que amparen los mismos y gestionar la reposición del efectivo gastado, abonando el Banco dependiendo de donde salieron los fondos para el reembolso. BANCOS

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Registra el movimiento de los depósitos a la vista y de ahorros que la entidad constituye en los bancos del sistema.

Se carga con los depósitos efectuados, con

las notas de crédito que se reciben y con el monto de los intereses capitalizados. Se abona con el valor de los cheques emitidos, con los retiros efectuados en las cuentas de ahorro y con las notas de debito recibidas de los bancos.

Su saldo

representará el total de los fondos disponibles que se encuentran depositados en los bancos y deberán ser conciliados mensualmente con los estados de cuenta enviados por los mismos. CUENTAS POR COBRAR Registra el importe de las cuentas, anticipos, préstamos,

donaciones (de

compromisos por convenios) reclamos y otros valores pendientes de cobro, así como los reembolsos y liquidaciones de ventas a una fecha determinada. DONACIONES Representa el importe de las donaciones pendientes de cobro, se carga cuando se celebra un contrato entre la entidad donante y la asociación. FUNCIONARIOS Y EMPLEADOS Registra los anticipos o préstamos concedidos a funcionarios y empleados de la entidad. Se carga con el valor de los anticipos o préstamos concedidos y se abona con los pagos efectuados ó por el valor de los descuentos hechos en sus sueldos. Su saldo muestra el valor de los adeudos por este concepto a favor de la entidad. OTRAS CUENTAS POR COBRAR Registra las deudas a favor de la entidad por otros conceptos. INVENTARIOS Registra el valor de las existencias de materiales a una fecha determinada.

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INVENTARIO DE MATERIAL DIDACTICO

En esta Sub-Cuentas se registra el valor de las existencias de material didáctico, disponible para su distribución. Sé Carga: Con el valor de la compra de material al precio real. Se Abona: Al distribuir dicho material. GASTOS ANTICIPADOS Registra el importe de los gastos pagados por anticipado y que por su cuantía no deben cargarse a costos y gastos en el mes en que se hizo la derogación sino que se amortizarán en los meses subsiguientes en partes iguales. Para el efecto se dividirá el monto pagado entre los meses que cubre el gasto para obtener la proporción que mensualmente se aplicará a costos y/o gastos, según la naturaleza de la erogación. En algunos casos será necesario trasladar gastos anticipados al ejercicio contable siguiente cuando la cobertura del pago abarque más de un periodo contable. PRIMAS DE SEGUROS Y FIANZAS Registra el importe de las primas de seguros y fianzas pagados. Se considera un gasto pagado por anticipado en virtud de que el período de las coberturas de las primas es de 12 meses (salvo eventuales excepciones).

Aun cuando el período

cubierto coincida con el periodo contable, se recomienda que

se amortice

mensualmente, para que exista uniformidad en la presentación de este rubro en los estados financieros de cada mes. Se carga con el valor de las primas pagadas y se abona con las amortizaciones trasladadas al valor de los títulos en poder y propiedad de la entidad. PROPIEDAD PLANTA YEQUIPO En esta cuenta se registraran los activos destinados al uso de la entidad. cuenta principal de

mayor

y sus cuentas

siguientes: TERRENOS

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auxiliares

Es

(subcuentas) son las

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En esta cuenta se registra el valor de los terrenos para la construcción de edificios. Se carga con el costo de adquisición y en base al valor escriturado al efectuarse la compra o por donaciones.

Y en caso de donaciones el valor deberá ser el

valor según avaluó. Se abona al donar los activos a otras instituciones en la liquidación de la organización EDIFICIOS Y CONSTRUCCIONES Registra el costo de las instalaciones de la entidad, excluyendo el valor de los terrenos.

Se carga con los traslados que se hagan de la subcuenta

de

construcciones en proceso. Se abona con los retiros por destrucción y liquidación de la organización. Su saldo representa el costo total de los edificios y construcciones propiedad de la entidad. Es

recomendable el uso de registros

auxiliares por tipo de edificios y construcciones, tales como: edificios, bodegas, etc. MOBILIARIO Y EQUIPO Registra el costo del mobiliario y equipo adquirido por la entidad como máquinas de escribir calculadoras, relojes de pared, escritorios, sillas, archivos, cajas de seguridad y demás equipo de oficina. Se carga con las adquisiciones y renovaciones y se abona con los retiros por destrucción o agotamiento. Es recomendable el uso de los mismos auxiliares mencionados por el mobiliario y equipo. VEHÍCULOS Registra el valor de los vehículos de la entidad, tales como: automóviles, camiones, etc. Se carga con las adquisiciones y renovaciones. Se abona: con los retiros por destrucción o liquidación. Se recomienda el uso de tarjetas auxiliares para el control de cada unidad. CARGOS DIFERIDOS En esta cuenta se registran los gastos efectuados por anticipado y que por su naturaleza su aplicación a gastos debe diferirse a largo plazo, se agotará mediante

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amortizaciones anuales (distribución en partes iguales en periodos mensuales, trimestrales, etc.) GASTOS DE ORGANIZACIÓN E INSTALACIÓN En esta sub-cuenta se registran los gastos iniciales de organización y de las modificaciones que se hagan en la misma (gastos de escrituración, honorarios profesionales y otros). Se carga con las erogaciones efectuadas y se abona cuando las amortizaciones acumuladas son iguales al saldo a esta sub-cuenta. Su saldo representará los gastos de organización pendientes de amortizar. OTROS CARGOS DIFERIDOS En esta sub-cuenta se registran las erogaciones en concepto de derechos depósitos y cuentas por liquidar, las cuales no son susceptibles de amortizar, se cargan con dichas erogaciones y se abonan con las devoluciones o liquidaciones de las mismas.

PASIVO Esta constituido por todas las obligaciones reales y contingentes de la entidad en este grupo también se incluyen las cuentas complementarias del activo. PASIVO CIRCULANTE Esta constituido por todas las obligaciones a corto plazo. CUENTAS POR PAGAR En esta cuenta se registran las deudas contraídas por la entidad por compra al crédito de bienes y servicios así como para provisionar y registrar ciertos gastos que a la fecha del cierre contable (mensual, trimestral, y/o anual) se ha incurrido y se encuentran pendientes de pago. Se abona con el valor de las compras al crédito y los gastos pendientes de pago de cada mes. Se carga con las erogaciones en efectivo

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o con cheque por abono o pago total de estas obligaciones. PROVEEDORES

Registra el valor de las compras al crédito de materiales y suministros. SUELDOS Y SALARIOS POR PAGAR Registra el valor de los salarios y sueldos que a la fecha del cierre contable estén pendientes de pago. CUOTAS Y RETENCIONES POR PAGAR Registra el valor de la cuota patronal y retenciones de cuotas del IGSS, así como las retenciones de impuesto sobre la renta y banco de los trabajadores. COMISIONES POR PAGAR Registra el valor de las comisiones pendientes de pago. INTERESES POR PAGAR Registra el valor de los intereses bancarios y de cualquier otra índole pendiente de pago.

ALQUILERES POR PAGAR Registra el valor de los alquileres de los edificios, terrenos, mobiliario y equipo, etc., pendientes de pago. PRIMAS DE SEGUROS Y FIANZAS POR PAGAR Registra el valor de las primas pendientes de pago. BONIFICACIONES POR PAGAR

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Registra el valor de las bonificaciones a empleados y otras personas pendientes de pago. HONORARIOS POR PAGAR Registra el valor de los honorarios de abogados, auditores, etc., pendientes de pago. PRESTAMOS A CORTO PLAZO Esta cuenta registra las obligaciones que deben de cubrirse en plazos de tiempo menores de un año, contraídas con instituciones financieras, o con otras empresas, también se trasladará esta cuenta la porción corriente del los prestamos a largo plazo. PASIVO A LARGO PLAZO El pasivo a largo plazo esta formado por todas aquellas obligaciones que la entidad posee y que para cumplirlas puede hacerlo en plazos mayores a un año.

CUENTAS POR PAGAR A LARGO PLAZO Esta registra el total de cuentas a largo plazo que la entidad está obligada a pagar.

OTRAS CUENTAS POR PAGAR A LARGO PLAZO En esta cuenta se registra cualquier otra obligación que la entidad tenga a largo plazo. DOCUMENTOS POR PAGAR A LARGO PLAZO Registra los documentos que garantizan deudas de la entidad con vencimientos mayores a un año. Se abona al suscribirse el documento y se carga al momento de

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su cancelación parcial ó total; su saldo representa el monto pendiente de pago de documentos a largo plazo. ESCRITURAS PÚBLICAS Esta subcuenta registra las deudas a largo plazo, por las cuales la entidad suscribe escrituras públicas otorgando garantías ya sea prendarias, hipotecarias o fiduciarias, mismas que se garantizan en el documento. LETRAS DE CAMBIO Registran las deudas que la entidad garantiza con letras de cambio, con cualquiera de las formas de vencimiento que la ley establece; debiéndose clasificar en ésta cuando los plazos de vencimiento son mayores de un año. PRÉSTAMOS A LARGO PLAZO Registra las obligaciones a plazo mayor de un año contraídas con instituciones financieras, entre compañías o con otras instituciones. Las porciones a corto plazo o cuando el plazo de la deuda se reduzca a menos de un año el saldo de estas se trasladará a la cuenta de préstamos a corto plazo. Se abona al formalizar la deuda y se carga al cancelarla total o parcialmente y al trasladarse el saldo a pasivo circulante. PRÉSTAMOS BANCARIOS Registra los préstamos otorgados por las instituciones bancarias. PROVISIÓN PARA PRESTACIONES LABORALES Esta cuenta registra las sumas que la entidad destina para atender futuras prestaciones a sus empleados, ya sea por disposición legal o voluntaria. Se abona al constituir la provisión y se carga al pagarse las prestaciones, su saldo representa la cantidad provisionada para el pago de las prestaciones laborales. INDEMNIZACIONES

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Registra el valor de las provisiones mensuales o anuales que la entidad haga por este concepto, se abona con las provisiones y se carga con las indemnizaciones pagadas. AGUINALDOS En esta cuenta se registra la provisión mensual que la entidad haga por este concepto, (8.33% del total de sueldos pagados) y se carga cuando se realiza el pago por este concepto. VACACIONES En esta cuenta se registra la provisión para cubrir las vacaciones de sus trabajadores. Se abona con la provisión mensual y se carga con los pagos que se efectúan. CUENTAS COMPLEMENTARIAS DE ACTIVO En esta se registran las provisiones, depreciaciones y amortizaciones que de acuerdo a la conveniencia de la entidad estime necesarias registrar dentro de los porcentajes permitidos por la ley. El saldo de estas cuentas se presenta en el balance general deducido de sus respectivas cuentas de activo.

DEPRECIACIONES ACUMULADAS Registra las depreciaciones acumuladas que se aplican mensuales, trimestrales, semestrales ó anuales a la propiedad, planta y equipo, mediante los porcentajes permitidos por la ley. Se abona con el importe anual,

semestral trimestral ó

mensual correspondiente y se carga con las depreciaciones acumuladas de la propiedad, planta y equipo retirada por venta, destrucción o agotamiento. Los

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saldos de las sub-cuentas respectivas se presentan en el balance general deduciendo las cuentas de propiedad, planta y equipo que le corresponden. AMORTIZACIONES ACUMULADAS Registra la amortización acumulada aplicada a los gastos de organización e instalación, mediante los porcentajes permitidos por la ley. Se abona con el importe anual, semestral, trimestral ó mensual que se haga. Los saldos de estas sub-cuentas se presentan en el balance general deduciendo las cuentas del grupo que le corresponden. CUENTAS DE INGRESO En esta cuenta se registran los ingresos que obtiene la entidad ya sea éstos por ventas ó donaciones. GANANCIA Ó PÉRDIDA EN VENTA DE ACTIVOS Registra la diferencia positiva o negativa que la entidad obtenga como consecuencia de la venta de activos. Se carga con la diferencia negativa entre el valor en libros (neto de depreciación) y su precio de venta y se abona en el caso inverso. GASTOS DE OPERACIÓN En este grupo se registran los gastos administrativos, y todos aquellos necesarios para el funcionamiento de la entidad. GASTOS DE ADMINISTRACIÓN OFICINA En esta cuenta se registran los gastos administrativos de las oficinas centrales tales como sueldos, aguinaldos, vacaciones, bonificaciones. Se debe llevar un libro auxiliar de las subcuentas aplicables. Se carga con los gastos efectuados y se abona con las cuentas del cierre contable. OTROS GASTOS

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En esta cuenta se registran los demás gastos que no tienen una cuenta específica y que por ser de cuantía menor se registran bajo ese rubro y se abona con las cuentas del cierre contable.

CAPIITULO VI CASO PRÁCTICO La Fundación Amigo de los Niños fue constituida en la República de Guatemala de acuerdo con las leyes civiles y fue autorizada para operar por tiempo indefinido. Como una entidad privada no lucrativa, patrocinada principalmente por asociados

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y donaciones, su objetivo principal consiste en la prestación de servicios educativos para brindar superación moral, social, cultural y educativa a los niños del país. Para el logro de sus objetivos la fundación imparte educación primaria a los hijos de los asociados. Así se generan las cuentas por cobrar originadas por los ingresos de los asociados. Las cuentas incobrables en caso que hayan, son registradas como gasto en el período que se originan y deducidos directamente de los saldos de dichas cuentas. Los activos fijos, están valuados al costo de adquisición. Las depreciaciones se registran de acuerdo con el método de línea recta aplicando los porcentajes máximos establecidos en la Ley del Impuesto Sobre la Renta. Las donaciones se reconocen cuando la fundación recibe el pago, ya sea en efectivo o en especie. La fundación tiene como política pagar indemnización universal por motivos de terminación de la relación laboral con sus empleados, ya sea por retiro voluntario o por despido con causa justificada, además se liquidan cada año. De existir operaciones en moneda extranjera se registran en la moneda de reporte (quetzales), aplicando a los montos en moneda extranjera los tipos de cambio del día. Las diferencias entre el tipo de cambio de cierre y el tipo de cambio con el que fueron inicialmente registradas, son reconocidas contra los resultados del año en que se generan. Según resolución número 234-2003 la empresa esta exenta del pago del IVA e ISR.

Fundación Amigo de los Niños

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Balance de Saldos al 30 de Junio de 2005 Caja y Bancos Q 200,000.00 Cuentas y documentos por cobrar empleados Q 3,000.00 Cuentas y documentos por cobrar Q 10,000.00 Equipo de computo Q 30,000.00 ( - ) Depreciación acumulada equipo de computo Q -20,000.00 Mobiliario y equipo Q 8,000.00 ( - ) Depreciación acumulada mobiliario y equipo Q - 4,000.00 Inmuebles Q 300,000.00 ( - ) Depreciación acumulada inmuebles Q -40,000.00 Alquileres Q 36,000.00 Publicidad Q 5,000.00 Servicios Administración Q 10,350.00 Sueldos Q 82,600.00 Cuotas Patronales Q 10,465.42 Provisión Sueldos Q 24,226.58 Depreciaciones Q 11,046.00 Otros Gastos Q 20,000.00 Intereses Bancarios Q 15,420.00 Proveedores Q 10,000.00 Cuentas Por Pagar Q 3,000.00 Prestamos Por Pagar Q 150,000.00 Ingreso Por Donaciones Q 145,108.00 Ingreso Por Cuota Mensual Colegio Q 180,000.00 Prestaciones Laborales x Pagar Q 170,000.00 Patrimonios Q 40,000.00 Reservas de Capital Q 4,000.00 Ganancia y/o Perdida Acumulada Q 0.00 MOVIMIENTO DURANTE EL MES DE JULIO DE 2005 La Gerencia necesita los Estados Financieros para presentarlos ante la junta directiva y la asamblea general que se celebra todos los años el 31 de julio en su sesión ordinaria anual, los movimientos fueron los siguientes:

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1) El día 3 se pagó con el cheque 825, el alquiler de la casa que ocupa la Fundación, correspondiente al mes de junio por Q. 6,500.00 con factura 123456. 2) EL día 4 abonamos a nuestro proveedor Q. 5,727.28 con cheque 826. 3) El día 5 la Asociación recibió por concepto de donaciones de entes internacionales la cantidad de Q. 300,000.00 deposito No. 6778970, cuota que recibe cada año en esta fecha por la UNICEF. 4) EL día 6 se pagó con cheque 827 a Siglo XXI por concepto de publicidad por la reinscripción para el ciclo escolar 2,006 Q. 15,080.00 5) EL día 7 se realizaron los siguientes ingresos por concepto de colegiatura: 25 niños por salón los cuales cancelan una cuota de

Q 150.00, la cual es

una cuota nivelada para todos los grados, (8 grados de pre-primaria a sexto) Depositando en el Banco Q 25,000.00 boleta No. 6779090 el resto quedo pendiente de cobro. 6) EL día 15 se pagaron facturas por servicios de administración cheque 828 a nombre del cobrador para pagar gastos de la Empresa Eléctrica de Guatemala por Q. 825.00 según factura BX 10115, factura serie A 2075 de empresa de agua mariscal por Q. 75.00, la factura F0013456 de TELGUA, por Q. 825.00, que son gastos de administración. 7) El día 28 se pagó sueldos del mes de julio, se retuvo cuota laboral IGSS. El valor líquido se pagó con los cheques 829 y 830. Las cuotas Patronales del IGSS, INTECAP e IRTRA, quedaron pendientes de pago juntamente con las laborales, Planilla No. 07 integrado de la siguiente forma: Sueldo de Administración Q. 5,000.00 (3 personas), Sueldo de Claustro de Maestros

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Q. 9,600.00 (8 personas). Estos salarios no incluyen bonificación Decreto 37-2001.

8) Se pagaron intereses del mes de julio de los préstamos bancarios otorgados para la compra de instalaciones propias según cheque 831 por Q 2,570.00 DATOS PARA AJUSTES 1) EL contador por equivocación en la cuenta de otros gastos registró una cuota extraordinaria de Q. 20,000.00 recibida de sus asociados según deposito No. 6905657. 2) Formar provisión para cuentas incobrables con el porcentaje que establece la ley del ISR y sobre el saldo actual de Cuentas y Documentos por Cobrar. 3) Establecer la Provisión para prestaciones laborales tomando en cuenta que el porcentaje es el 29% mensual. SE PIDE: 1) Partidas de diario y ajustes de todas las transacciones. 2) Elaborar Balance de Saldos al 31 de Julio de 2005 3) Balance de Situación general al 31 de Julio de 2005. 4) Estados de Resultados al 31 de Julio de 2005. 5) Notas a los Estados Financieros. Fundación " Amigo De Los Niños " Balance de Saldos Al 31 de Julio de 2,005 (Cifras Expresadas En Quetzales) CODIGO

DESCRIPCION

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MONTO ACUMULADO

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111.02

Caja y Bancos Cuentas y Documentos Por Cobrar 112.01 Empleados 112.03 Cuentas y Documentos Por Cobrar 121.01.01 Equipo de Computo ( - ) Depreciación Acumulada Equipo de 121.01.02 Computo 121.02.01 Mobiliario y Equipo ( - ) Depreciación Acumulada Mobiliario y 121.02.02 Equipo 121.02.01 Inmuebles 121.03.02 ( - ) Depreciación Acumulada Inmuebles

Q476,753.72

Q4,000.00 Q300,000.00 Q40,000.00

211.01 211.02 222.01 212.01 220.01 221.01

Proveedores Cuentas x pagar Prestamos Por Pagar Cuota Laboral y Patronal x Pagar Provisión Para Cuentas Incobrables Prestaciones Laborales x Pagar

Q4,272.72 Q3,000.00 Q150,000.00 Q2,556.00 Q1,050.00 Q174,234.00

311.01 315.01 332.01 421.01 412.01

Patrimonio Reserva De Capital Ganancia y/o Perdida Acumulada Ingreso Por Donaciones Ingreso Por Cuota Mensual Colegio

Q40,000.00 Q4,000.00 Q409,791.00 Q445,108.00 Q210,000.00

631.01 631.02 631.03 611.01 611.07 610.01 631.20 615.01 611.01 640.01

Alquileres Publicidad Servicios de Administración Sueldos Cuotas Patronales Depreciaciones Otros Gastos Cuentas Incobrables Provisión de Sueldos Intereses Bancarios

Q3,000.00 Q35,000.00 Q30,000.00 Q20,000.00 Q8,000.00

Q42,500.00 Q20,080.00 Q12,075.00 Q99,950.00 Q36,542.00 Q11,046.00 Q0.00 Q1,050.00 Q4,234.00 Q17,990.00

Fundación " AMIGO DE LOS NIÑOS " Partidas de Diario Período del 01 al 31 de Julio de 2005

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Pol. FECHA CODIGO DESCRIPCIÓN 1 31/05/05 631.01 Alquileres 111.02 Bancos Cancelación de alquiler julio 2005 según CH 825

Pol. CODIGO DESCRIPCIÓN 2 04/07/05 211.01 Proveedores 111.02 Bancos Abono a Proveedores Según CH 826

Pol. FECHA CODIGO DESCRIPCIÓN 3 03/07/05 111.02 Bancos Ingreso Por 421.01 Donaciones Ingreso de Donación de UNICEF según Deposito 677897

Pol. FECHA CODIGO DESCRIPCIÓN 4 06/07/05 631.01 Publicidad 111.02 Banco Publicidad por reinscripción ciclo escolar Ch. 827

Pol. FECHA CODIGO DESCRIPCIÓN 5 07/07/05 111.02 Bancos 112.03 Cuenta x Cobrar 412.01 Ingreso Por Cuota

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DEBE Q. 6,500.00

HABER Q. 6,500.00

Q.6,500.00

Q.6,500.00

DEBE Q. 5,727.28

HABER Q.5,727.28

Q. 5,727.28

Q. 5,727.28

DEBE Q. 300,000.00

HABER

Q. 300,000.00 Q300,000.00 Q300,000.00

DEBE Q. 15,080.00

HABER Q. 15,080.00

Q. 15,080.00 Q. 15,080.00

DEBE Q. 25,000.00 Q. 5,000.00

HABER

Q. 30,000.00

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Mensual Colegio Ingresos De Colegiatura según DEP 6779090

Pol. FECHA CODIGO DESCRIPCIÓN 6 15/07/05 631.03 Servicios Administrativos 111.02 Bancos Pago de Servicios Varios según CH 828

Pol. FECHA CODIGO DESCRIPCIÓN 7 28/07/05 611.01.01 Sueldo y Salarios 611.01.02 Bonificación Incentivo 611.07 Cuota Patronal Cuota Laboral y 212.01 Patronal x Pagar 111.02 Banco Registro de Sueldos de Julio 2,005

Pol. FECHA CODIGO DESCRIPCIÓN 8 30/07/05 640.01 Intereses Bancarios 111.02 Bancos Cancelación de Intereses del Préstamo Bancario

Q.30,000.00 Q.30,000.00

DEBE Q. 1,725.00

Q. 1,725.00 Q. 1,725.00

Q. 1,725.00

DEBE Q. 14,600.00 Q. 2,750.00 Q. 1,850.00

HABER

Q. 2,556.00 Q. 16,644.00 Q. 19,200.00 Q. 19,200.00

DEBE Q. 2,570.00

HABER Q. 2,570.00

Q. 2,570.00

Fundación " AMIGO DE LOS NIÑOS " Partidas de Ajuste Al 31 de Julio de 2005

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HABER

Q. 2,570.00

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Pol. FECHA CODIGO DESCRIPCIÓN DEBE HABER 9 31/07/05 112.03 Cuentas Por Cobrar Q. 20,000.00 631.20 Otros Gastos Q. 20,000.00 Reclasificación Por Error En El Registro De Las cuentas Q.20,000.00 Q.20,000.00

Pol. FECHA CODIGO DESCRIPCIÓN DEBE 10 30/07/05 615.01 Cuentas Incobrables Q. 1,050.00 Provisión Para 220.01 Cuentas Incobrables Creación de Reserva Para Cuentas Incobrables Q. 1,050.00

Pol. FECHA CODIGO DESCRIPCIÓN DEBE 11 30/07/05 611.02 Provisión de Sueldos Q. 4,234.00 Prestaciones 221.01 Laborales x Pagar Calculo de Provisión Para Prestaciones Laborales 29% Q. 4,234.00

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HABER

Q. 1,050.00 Q. 1,050.00

HABER

Q. 4,234.00 Q. 4,234.00

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UNIVEVRRSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA SEMINARIO DE CASOS DE CONTABILIDAD CONTABILIDAD DE ORGANIZACIONES NO GUBERNAMENTALES _____________________________________________________________________________________ Fundación " Amigo De Los Niños "

Estado de Situación General Al 31 de Julio de 2,005 ( Cifras Expresadas En Quetzales )

ACTIVOS NO CORRIENTES NOTA 4 Propiedad Planta y Equipo

Q274,000.00 Q274,000.00

EQUIPO DE COMPUTO Equipo de Computo ( - ) Depreciación Acumulada Equipo de Computo

Q30,000.00 -Q20,000.00

MOBILIARIO Y EQUIPO Mobiliario y Equipo ( - ) Depreciación Acumulada Mobilliario y Equipo

Q8,000.00 -Q4,000.00

INMUEBLES Inmuuebles ( - ) Depreciación Acumulada Inmubles

Q10,000.00

Q4,000.00

Q260,000.00 Q300,000.00 -Q40,000.00

ACTIVOS CORRIENTES Deudores Comerciales y Otras Cuentas por Cobrar Cuentas y Documentos Por Cobrar Empleados NOTA 5 Cuentas y Documentos Por Cobrar ( - ) Provisión de Cuentas Incobrables Efectivo y Otros Medios Liquidos Equivalentes NOTA 6 Caja y Bancos

Q513,703.72 Q36,950.00 Q3,000.00 Q35,000.00 -Q1,050.00 Q476,753.72 Q476,753.72

TOTAL DE ACTIVO

Q787,703.72

PASIVO Y PATRIMONIO ( NETO ) PATRIMONIO NETO NOTA 9 Capital Emitido (Aportaciones Asociados) Reserva De Capital Ganancia (Pérdidas del Período)

453,641.00 Q40,000.00 Q4,000.00 Q409,641.00

TOTAL DE PATRIMONIO

453,641.00

PASIVO NO CORRIENTE NOTA 7 Pasivo a Largo Plazo Prestamos Por Pagar

150,000.00 150,000.00 150,000.00

PASIVO CORRIENTE NOTA 8 Pasivo a Corto Plazo Prestaciones Laborales x Pagar Cuota Laboral y Patronal x Pagar Cuentas x pagar Proveedores

184,062.72 184,062.72 Q174,234.00 Q2,556.00 Q3,000.00 Q4,272.72

TOTAL DEL PASIVO

334,062.72

TOTAL DE PASIVO MAS CAPITAL

787,703.72

El infrascrito Contador Publico y Auditor Donny Orlando Mendoza Gonzalez colegiado activo No.18,900 registrado ante la Superintendenia de Administración Tributaria bajo el No.bajo el No. 1-23-56579 CERTIFICA: Que el Estado de Situación General, de la Fundación de Resultados, de la Fundación " Amigo de los Niños " al 31de Julio del 2,005, expresa la situación financiera de esta fundación.

Los Estados Finanieros de la Fundación " Amigo de Los Niños ", han sido preparados de acuerdos con Normas Internacionales de Contabilidad y la Ley de Organizaciones No Gubernamentales Para El Desarrollo, Decreto Número 02-2003 que en algunos aspectos difiere con las NIC, por la aplicación de las Leyes de Guatemala.

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Fundación " Amigo De Los Niños " Estado de Resultados Al 31 de Julio de 2,005 ( Cifras Expresadas En Quetzales )

NOTA 10

NOTA 11

NOTA 12

INGRESOS DEL PERIODO Ingreso Por Donaciones Ingreso Por Cuota Mensual Colegio TOTAL DE INGRESOS

Q655,108.00 Q445,108.00 Q210,000.00 Q655,108.00

COSTOS Y GASTOS DE OPERACIÓN Alquileres Publicidad Servicios de Administración Sueldos Cuotas Patronales Depreciaciones Otros Gastos Cuentas Incobrables Provisión de Sueldos

Q42,500.00 Q20,080.00 Q12,075.00 Q99,950.00 Q36,542.00 Q11,046.00 Q0.00 Q1,050.00 Q4,234.00

Q227,477.00

GASTOS FINANCIEROS Intereses Bancarios

Q17,990.00

Q17,990.00

Ganancia y/o Perdida Del Período

Q409,641.00

El infrascrito Contador Publico y Auditor Donny Orlando Mendoza Gonzalez colegiado activo No.18,900 registrado ante la Superintendencia De Administración Tributaria bajo el No. 1-23-56579 CERTIFICA: Que el Estado de Resultados, de la Fundación " Amigo de los Niños " al 31de Julio del 2,005 expresa la situación financiera de esta Fundación. Los Estados Finanieros de la Fundación " Amigo de Los Niños ", han sido preparados de acuerdo con Normas Internacionales de Contabilidad y la Ley de Organizaciones No Gubernamentales Para El Desarrollo, Decreto Número 02-2003 que en algunos aspectos difiere con las NIC, por la aplicación de las Leyes de Guatemala.

F

F Donny Orolando Mendoza Gonzalez Contador Públio y Aditor No. 1-23-56579

Sergio Ruiz Representante Legal

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FUNDACIÓN AMIGO DE LOS NIÑOS

NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS AL 31 DE JULIO DEL 2,005 NOTA 1 BREVE HISTORIA Y OPERACIONES: La Fundación Amigo de los Niños fue constituida

en la República de

Guatemala mediante escritura pública No. 218 de fecha 10 de junio del año 2000, de acuerdo con las leyes correspondientes, operar por tiempo indefinido.

fué

autorizada para

Su objetivo principal consiste en la

prestación de servicios educativos para brindar superación moral, social, cultural y educativa a los niños del país. El período contable es del 01 de enero al 31 de diciembre del mismo año.

NOTA 2 UNIDAD MONETARIA La Fundación Amigo de los Niños opera sus registros contables en quetzales (Q), moneda oficial de la República de Guatemala, tiene libre disposición, tenencia, contratación, remesa, transferencia, compra, venta, cobro y pago de divisas.

NOTA 3 POLÍTICAS CONTABLES Las principales políticas contables que tiene la Fundación son: a) Las donaciones se reconocen en el momento en que son recibidas. b) La Fundación tiene como política pagar indemnización universal por motivos de terminación de la relación laboral con sus empleados, ya sea por retiro voluntario o justificada.

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despido por causa

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c) El efectivo incluye los saldos en caja y en bancos. Los saldos en bancos están disponibles a la vista y sobre los mismos no existe ninguna restricción sobre su uso. d) El equipo de cómputo, el mobiliario y equipo de oficina y están valuados al costo de adquisición. Las depreciaciones se registran de acuerdo con el método de línea recta aplicando los porcentajes máximos establecidos en la Ley del impuesto sobre la renta. e) De existir operaciones en moneda extranjera se registran en la moneda de curso legal del país (quetzales), aplicando a los montos en moneda extranjera los tipos de cambio del día de la transacción. Las diferencias en cambio que se generan entre el tipo de cambio de cierre y el tipo de cambio con el que fueron inicialmente registradas las operaciones son reconocidas contra los resultados del año en que se generan.

NOTA 4 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO: Al 31 de julio 2005, el rubro de Propiedad, Planta y Equipo, asciende a

Q. 274,000.00, integrado así:

Equipo de Computo Mobiliario y Equipo Inmuebles (-) Depreciaciones Acumuladas

a) b) c) d)

Q. 30,000.00 Q. 8,000.00 Q. 300,000.00 Q. (64,000.00) Q. 274,000.00

NOTA 5 CAJA Y BANCOS: Al 31/07/2005 según estado de cuenta bancaria y conciliación bancaria asciende al valor de Q. 476,753.72 registrado en cuenta de depósitos

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monetarios No. 09-100-1-0368-5 en el Banco, dichos fondos provienen de las donaciones recibidas y aportaciones de los asociados del colegio.

NOTA 6 PASIVO A LARGO PLAZO: El valor que refleja este rubro consiste en un préstamo hipotecario otorgado por el Banco, que al 31/07/2005 presenta un saldo de

Q. 150,000.00.

Nota 7 PASIVO A CORTO PLAZO: Integrado de la manera siguiente:

Prestaciones laborares por pagar Cuota laborar y patronal por pagar Cuentas por pagar Proveedores

Q. 174,234.00 Q. 2,556.00 Q. 3,000.00 Q. 4,272.72 Q. 184,062.72

NOTA 7 PATRIMONIO NETO: Constituido por:

Aportación de los socios Reserva de Capital Ganancia del Ejercicio

Q. 40,000.00 Q. 4,000.00 Q. 409,641.00 Q. 453,641.00

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NOTA 8 INGRESOS DEL PERÍODO:

Constituido de la manera siguiente:

Ingresos por Donaciones Q. 445,108.00 Ingresos por Cuota Mensual Colegio Q. 210,000.00 Q. 655,108.00

NOTA 9 COSTOS Y GASTOS DE OPERACION: El saldo que presenta este rubro al 31/07/2005 asciende a Q. 227,327.00 cuya integración se muestra a continuación:

Alquileres Publicidad Servicios de Administración Sueldos Cuotas Patronales Depreciaciones Otros gastos Cuentas Incobrables Provisión de Sueldos

Q. 42,500.00 Q. 20,080.00 Q. 12,075.00 Q. 99,950.00 Q. 36,542.00 a) Q. 11,046.00 Q. b) Q. 1.050.00 Q. 4,234.00 Q. 227,477.00

NOTA 10 GASTOS FINANCIEROS: Este

rubro

al

31/07/2005

presenta

un

saldo

de

Q.

17,990.00

correspondiente al pago en concepto de intereses por préstamo hipotecario de enero a julio 2005.

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Fundación " AMIGO DE LOS NIÑOS " Partidas de Cierre Al 31 de Julio de 2005

Pol. FECHA CODIGO DESCRIPCIÓN 12 31/07/05 Pasivo No Corriente Pasivo Corriente Cuentas Reguladoras de Activo Patrimonio Reservas Ganancia y/o Perdida Del Período Propiedad Planta y Equipo Deudores Comerciales y Otras Cuentas por Cobrar Efectivo y Otros Medios Líquidos Equivalentes Partida de Cierre de Cuentas de Balance de Situación G.

Pol. FECHA CODIGO DESCRIPCIÓN 13 31/07/05 Ingreso Por Donaciones

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DEBE Q. 150,000.00 Q. 184,062.72

HABER

Q. 65,050.00 Q. 40,000.00 Q. 4,000.00 Q. 409,641.00 Q. 338,000.00 Q. 38,000.00 Q476,753.72

Q.852,753.72 Q.852,753.72

DEBE Q. 445,108.00

HABER

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Ingreso Por Cuota Mensual Colegio Q. 210,000.00 Ganancia y/o Perdida Del Período Q. 655,108.00 Partida de Cierre Cuentas de Ingresos Estado Resultados Q.655,108.00 Q.655,108.00

Pol. FECHA CODIGO 14

31/07/05

Pol. FECHA CODIGO 15

31/07/05

DESCRIPCIÓN Ganancia y/o Perdida Del Período Alquileres Publicidad Servicios de Administración Sueldos Cuotas Patronales Depreciaciones Cuentas Incobrables Provisión de Sueldos Intereses Partida de Cierre Cuentas de Egresos Estado Resultados

DEBE

HABER

Q. 245,467.00 Q. 42,500.00 Q. 20,080.00 Q. 12,075.00 Q. 99,950.00 Q. 36,542.00 Q. 11,046.00 Q. 1,050.00 Q. 4,234.00 Q. 17,990.00

Q.245,467.00 Q.245,467.00

DESCRIPCIÓN DEBE HABER Ganancia y/o Perdida Del Período Q. 409,461.00 Ganancia Acumulada Q. 409,461.00 Traslado de Ganancia del Período a Ganancia Acumulada Q.409,461.00 Q.409,461.00

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CAPITULO VII PASOS NECESARIOS PARA LA DISOLUCIÒN O LIQUIDACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN NO GUBERNAMENTAL 7.1 DISOLUCIÒN Y LIQUIDACIÓN La Organización No Gubernamental podrá disolverse por la voluntad de la mayoría de sus miembros y por las causas que determinen sus estatutos. Asimismo, pueden disolverse por disposición legal o resolución de tribunal competente, cuando se compruebe que sus actividades son contrarias a la ley y el orden público. Una vez disuelta la ONG los bienes que le pertenezcan tendrán el destino previsto en sus estatutos, y si nada hubiera dispuesto, serán considerados como bienes vacantes y aplicados a los objetos que determine la autoridad que acuerde la disolución. 7.2 DISOLUCIÒN El artículo 19 de la Ley de Organizaciones No Gubernamentales para el desarrollo establece que las Organizaciones no gubernamentales podrán cerrar por las siguientes causas:

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 Cuando no pudiere continuar con los fines señalados en sus estatutos.  Por acuerdo de la asamblea general extraordinaria, con el voto de cuando menos el sesenta por ciento (60 %) de sus asociados.  Por disposición legal o resolución de tribunal competente. La disolución no exime de las responsabilidades que hubiere dejado pendientes, y no cesará la representación de las personas que la hayan tenido, si no hasta que estén fenecidos los asuntos relacionados con dicha persona jurídica. 7.3 LIQUIDACIÓN Asimismo en el Artículo 20 de la misma ley se menciona que después de emitir la resolución de disolución se deberá liquidar la Organización No Gubernamental por medio del nombramiento de hasta un máximo de dos liquidadores, quienes cumplirán con las funciones que le asigne la asamblea extraordinaria y obligatoriamente las siguientes:  Tener la representación legal de la Organización No Gubernamental.  Exigir la cuenta de su administración a toda persona que haya manejado intereses.  Cumplir las obligaciones pendientes.  Otorgar finiquitos.  Presentar y someter el informe final a la asamblea ordinaria para su aprobación.  Presentar al registro civil de la cabecera municipal correspondiente la documentación de la Organización No Gubernamental para cancelar su inscripción.

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7.4

REQUISITOS

ORGANIZACIONES

PARA NO

EL

CESE

DE

ACTIVIDADES

GUBERNAMENTALES

ANTE

DE LA

SUPERINTENDENCIA DE ADMINISTRACION TRIBUTARIA  Formulario SAT 013 y fotocopia simple.  Cédula de Vecindad o Pasaporte si es extranjero, representante legal en original o fotocopia autentica más fotocopia simple de cédula completa o pasaporte, si es extranjero.  Formulario

de

inscripción

o

constancia

de

inscripción

y

modificaciones de la entidad.  Presentar solicitud por escrito en original más fotocopia simple firmada por el Representante Legal, indicando la fecha y el motivo de la clausura, tomando como referencia la fecha de clausura en el Registro Civil, descripción del rango de documentos sin utilizar y que se anularon (Exenciones de IVA, si todavía tiene en existencia, sin utilizar y otros documentos autorizados) (Ver modelo de carta).  Si la gestión no la realiza el contribuyente, la persona que va a realizar el aviso de clausura deberá presentar, una carta de autorización autenticada por un abogado, su cédula de vecindad o pasaporte si fuera extranjero en original o fotocopia autenticada más fotocopia simple.  Nombramiento del Representen legal más fotocopia simple.  Exenciones de IVA debidamente anuladas más fotocopia de la primera y última anulada.

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 Certificado de clausura ante el Registro Civil o en el Registro que corresponda más fotocopia simple.  Libros de Inventario, Diario, Mayor, Estados Financieros y Actas con los registros a la fecha de cierre más fotocopia de la primera y ultima hoja habilitada de los libros.  Acta de Disolución Original o fotocopia autenticada más fotocopia simple.  Estados Financieros a la fecha de cierre.  Resolución con la cual se les ha otorgado la calidad de exento más fotocopia simple.  Declaración Anual de ISR de los últimos 4 años y extraordinario a la fecha de cierre más fotocopia simple.

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7.4.1 MODELO DE ESCRITO A PRESENTAR PARA SOLICITUD DE CESE DE ACTIVIDADES

Señores Superintendencia de Administración Tributaria Unidad de Cese de Actividades Presente

Yo, ________ con Cédula de Vecindad No. _________ y NIT ___________ con domicilio para recibir notificaciones en ________________________Y en mi

calidad

de

propietario

y/o

Representante

Legal

o

Liquidador

de

____________________. SOLICITO: La clausura de la (s) actividad (es) comercial (es), prestación de servicios profesionales - técnicos o por arrendamiento, inscritos con mi nombre o bajo el nombre ____________, por el siguiente motivo o justificación __________. Adjuntando los siguientes documentos: 1. Formulario SAT-013 y una fotocopia simple. 2. Formulario de inscripción y/o modificaciones y fotocopia simple. 3. Documentos de Identificación (contribuyente gestor) en original y/o fotocopia autenticada más fotocopia simple, nombramiento (representante legal y/o liquidador) original y fotocopia simple. 4. Carta de Autorización conteniendo los datos generales tanto del contribuyente como de la persona que realiza la gestión.

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5. Facturas, Facturas especiales, Facturas Cambiarias, Notas de crédito, Notas de Débito, Comprobantes, Ticket, etc. Sin utilizar debidamente anuladas con la numeración de __ a ______ (fotocopia del primer y último de cada uno de los documentos). 6. Certificación del registro Mercantil, donde consta que se clausuro la actividad del negocio con fecha __________________.

Guatemala, ____ de ___________2,005.

(f) ___________________

Nota: La firma de la carta debe ser según cédula de vecindad. Decreto Legislativo No. 1735. Este modelo no es un formulario, no se llena, se transcribe por partes llenando los datos que le corresponden dependiendo de su actividad económica, régimen, documentos, libros solicitados y habilitados.

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FUNDACION AMIGO DE LOS NIÑOS

INFORME DE LABORES A SOCIOS Y BENEFACTORES MES DE JULIO 2005 Guatemala, 31 de julio de 2005

Estimados Socios y Benefactores: Es un gusto para “Fundación Amigo de los Niños, darles a conocer las actividades realizadas durante el mes de julio del año en curso, así mismo comentarles del avance que ha tenido nuestra labor gracias a los aportes que cada uno de ustedes nos ha proporcionado. Quiero contarles que cada día son más las personas e instituciones, tanto nacionales e internacionales que se unen a nuestra causa, y dentro de los asuntos mas relevantes ocurridos durante el mes podemos mencionar el aporte de realizado por UNICEF, el cual utilizaremos para la compra de mobiliario a ser utilizado en el área educativa. Ajunto a la presente, encontrarán un informe de las transacciones realizadas durante el mes, y del desenvolvimiento de las cuentas más significativas de la Fundación. Atentamente, Lic. Daniel López Director General

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FUNDACION AMIGO DE LOS NIÑOS

INFORME A LOS SOCIOS Y BENEFACTORES INGRESOS Y GASTOS MES DE JULIO 2005 PRESUPUESTADO EJECUTADO VARIACION INGRESOS Donaciones Colegiaturas Total Ingresos

50,000.00 30,000.00 80,000.00

350,000.00 25,000.00 375,000.00

(300,000.00) a/ 5,000.00 b/ (295,000.00)

EGRESOS Alquileres Publicidad Energía Eléctrica Agua Teléfono Sueldos de Administración Sueldos Maestros Intereses Total Egresos

6,500.00 16,000.00 850.00 90.00 900.00 5,000.00 9,600.00 2,500.00 41,440.00

6,500.00 15,080.00 825.00 75.00 825.00 5,000.00 9,600.00 2,570.00 40,475.00

0.00 920.00 25.00 15.00 75.00 0.00 0.00 (70.00) 965.00

a/ Donación efectuada por UNICEF b/ Colegiaturas pendientes de cobro c/ Saldo a favor de acuerdo a la ejecución presupuestaria de gastos

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c/