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• Kalo Melo

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CONTABILIDAD EN ENTIDADES NO GUBERNAMENTALES (ONG) 1. Generalidades 1.1 Naturaleza Son Organizaciones No Gubernamentales u ONG’s, las constituidas con intereses culturales, educativos, deportivos, con servicio social, de asistencia, beneficencia, promoción y desarrollo económico y social, sin fines de lucro. Tendrán patrimonio propio proveniente de recursos nacionales o internacionales, y personalidad jurídica propia, distinta de la de sus asociados, al momento de ser inscrita como tales en el Registro Civil Municipal correspondiente. Su organización y funcionamiento se rige por sus estatutos, las disposiciones de la presente Ley, y demás disposiciones jurídicas de carácter ordinario. 1.2 Definición Las ONG´s se definen como instituciones de carácter no lucrativo, que promueven el desarrollo económico, social cultural y ambiental de un país. Su financiamiento puede ser nacional (sector público y privado) y/o extranjero (organismos internacionales). Según la ley de ONG`s para el Desarrollo Decreto 02-2003, en el artículo 2 describe a las organizaciones no gubernamentales como: “organizaciones constituidas con intereses culturales, educativos, deportivos, de asistencia o servicio social, beneficencia, promoción y desarrollo económico y social; con patrimonio y personalidad jurídica propia, no persiguen el lucro y por lo tanto se

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les prohíbe el reparto de dividendos, excedentes o utilidades a favor de sus miembros”. 1.3

Antecedentes

El aparecimiento de las primeras entidades no lucrativas en Guatemala; fue en 1524 durante la época colonial, al establecerse la Iglesia Católica, como la entidad impulsadora en actividades de beneficencia social; además del nacimiento de los partidos políticos. En 1794 fue creada la primera organización no gubernamental orientada al desarrollo, llamada Amigos del País, según acuerdo con el rey de España Carlos IV, con el objeto de mejorar las condiciones de vida de la población, en ámbitos de comercio, industria, agricultura, etc. Las ONG’s tuvieron auge en 1970 durante el gobierno de Manuel Arana Osorio, en los conceptos de educación y organización popular como elementos de lucha por el cambio social. Las agencias europeas dirigieron su ayuda a proyectos de comercio y promoción del cambio. Dichas organizaciones incrementaron su potencial después del terremoto que sacudió el país en febrero de 1976. Según datos

proporcionados

por

la

Coordinadora

de

Organizaciones

no

Gubernamentales y Cooperativas (CONGCOOP) en ese año fueron creadas 24 ONG’s, canalizando el apoyo financiero de organismos internacionales enviado para solventar la crisis guatemalteca, derivado de la corrupción en la administración de los recursos del Estado. Sin embargo, muchas de estas ONG’s minimizaron su presencia durante el conflicto armado que tuvo una duración de 36 años, el cual apareció debido a diversos

aspectos

socioeconómicos,

tales

como:

desigualdad

social,

concentración de riquezas, falta de oportunidades e impunidad social y

1

económica. En esa época, en el país se manifestó una intensa violación a los derechos humanos, dando como resultado el deterioro de las relaciones gobierno sociedad civil. El papel de las ONG’s fue de portavoz en el proceso de paz, democratización y desarrollo del país; con el fin de evitar que la guerra interna, siguiera cobrando más víctimas, principalmente de la población indígena, ya que ésta era la más afectada. A finales de la década de los noventa empezaron hacer negociaciones y fue hasta 1996 que se firmaron los acuerdos de paz; las ONG’s se recuperaron y aumentaron sus proyectos, especialmente a los grupos indígenas patrocinados por las donaciones de organizaciones internacionales. En 1998 después de la tormenta tropical Micth, muchas ONG´s nuevamente respaldaron al Estado en la reconstrucción del país. Siete años después Guatemala fue azotada por el huracán Stan dejando a su paso millares de muertos y damnificados; siendo uno de los desastres naturales más devastadores de la historia guatemalteca. Sin embargo, las ONG’s reflejaron nuevamente su importancia, otorgando el apoyo financiero necesario para la restauración social y económica del Estado. En el año 2002 el Foro de Coordinaciones de ONG´s publicó el Directorio de la ONG´s legalmente constituidas en la ciudad de Guatemala, determinando un total de 420 ONG´s. En la actualidad, se encuentran funcionando en todo el país aproximadamente 2,300 ONG`s de diversas finalidades. 1.4 Importancia En la Constitución de la República de Guatemala en artículo 2 establece que es “deber del Estado garantizar a los habitantes del país la vida, la libertad, la justicia, la seguridad, la paz y el desarrollo integral de la persona”. No obstante,

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las diversas crisis económicas y sociales, que han enfrentado el país; ha imposibilitado a los gobiernos la satisfacción de las necesidades de la población. Surgiendo así, las organizaciones no gubernamentales como otra opción para propiciar la búsqueda de soluciones ante la problemática nacional. El sector de las ONG´s ha sido el aliado más cercano del sector público para combatir la pobreza, ya que cubren todas las órdenes sociales, al llevar a cabo incontables proyectos de desarrollo en los lugares más lejanos y recónditos del país, siendo aun más eficientes que el Estado y sus dependencias. Por tal razón, las ONG’s han jugado y jugarán un papel muy importante en la sociedad guatemalteca; al hacerse presentes en las calamidades públicas y en los conflictos armados, además en la cooperación de un desarrollo integral; siendo su propósito primordial promover el bienestar de la nación. 1.5 Finalidad de una ONG Las finalidades de la asociación deberán establecerse en su constitución como ONG, pero en ella deberán incluirse entre otras: a) Ser asociación sin fines de lucro y de beneficio social. b) Promover políticas de desarrollo de carácter social, económico, cultural y de ambiente. 2. Los Diferentes Requisitos Para La Inscripción Que Se Deben De Tomar En Cuenta Antes Las Instituciones No Gubernamentales 2.1 Registro para fundadores Miembros Fundadores: En el caso de las Fundaciones, cualquier persona individual o jurídica, nacional o extranjera, puede ser fundador, con tal de que disponga de cierto capital para financiar a la fundación.

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En el caso de las ONGS la ley permite expresamente que sean formadas por personas individuales o jurídicas, y que hasta un 25% de sus miembros fundadores sea extranjero, siempre que tengan residencia legal en el país

2.2 Cantidad Mínima De Capital O Activos Requeridos Las asociaciones y las ONGS se constituyen sin ningún capital inicial ni activo requerido. 2.3 Registro de Personas Jurídicas, Ministerio de Gobernación No hay cuota de inscripción en el Ministerio de Gobernación

y deben

presentarse los siguientes documentos para las asociaciones y ONGS: • Solicitud • Primer testimonio de la escritura constitutiva y duplicado • Un timbre fiscal de Q0.50 extra para la razón registral • folders tamaño oficio. Para las fundaciones, todo lo anterior y además: • Fotocopia autenticada o copia certificada por la Oficialía Mayor del Ministerio

de Gobernación del Acuerdo Ministerial que reconoce la

personalidad jurídica (con un timbre de Q0.50 por cada hoja). • y fotocopia simple de la publicación en el Diario Oficial.10 Una vez aprobada e inscrita la Organizaciones de la Sociedad Civil en el Ministerio de Gobernación, se elabora el acta notarial de nombramiento del representante legal y se inscribe en el mismo registro, para lo cual se presenta

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una solicitud, el acta notarial de nombramiento, duplicado de ambos, un timbre fiscal de Q0.50 y 2 folders. 2.4 Contraloría General de Cuentas Después de la inscripción en la SAT, las ONGS deben inscribirse en la CGC para lo cual deben presentar: •

Solicitud

•

Fotocopia del testimonio de constitución con la razón de inscripción.

•

Fotocopia del nombramiento del representante legal y razón de inscripción.

•

Certificación reciente de la inscripción por el Ministerio de Gobernación.

•

Fotocopia del Convenio suscrito con la entidad del Estado que proporcione los fondos para la ejecución de los Proyectos.

•

Fotocopia del recibo de pago extendido por la CGC (Q5.50) por solicitud de cuentadancia.

•

Datos generales de las personas responsables del manejo de la cuenta o cuentadantes (Presidente, Gerente, Director, Director Financiero, Jefe de Contabilidad, Jefe de Presupuesto, Tesorero, Cajero, Auditor Interno, etc.), incluyendo la dirección de su casa para recibir notificaciones, fotocopia completa de la cédula de vecindad; fotocopia de nombramientos, contratos o certificación de actas de toma de posesión de los responsables.

•

Fotocopias de las constancias de pago de las fianzas de fidelidad y de cumplimiento.

•

Otros documentos de importancia que sirvan de soporte a las gestiones de cuentadancia. Todas las fotocopias deben ser autenticadas por Notario.

2.5 Entidad responsable de decidir sobre la solicitud de registro e incorporación

1

El Registro de Personas Jurídicas del Ministerio de Gobernación, a través de sus asesores legales. 2.6 Tiempo límite para resolver La Constitución de la República establece en el derecho de petición, que en materia administrativa el término para resolver las peticiones y notificar las resoluciones no podrá exceder de treinta días. Al vencerse los 30 días, uno puede asumir que su solicitud fue denegada y presentar un Recurso de Revocatoria de conformidad con lo dispuesto en la Ley de lo Contencioso Administrativo.

3 Otros Requisitos Legales Y Administrativos

3.1 Tramites para creación e inscripción de una ONG en la SAT •

Hacer una Escritura pública de constitución y nombramiento de un representante legal, los cuales debe inscribirse en el Registro Civil (Municipalidad de Guatemala). Se deben tener por lo menos 7 miembros.

•

La Ley expresamente exige la comparecencia de por lo menos 7 personas individuales o jurídicas civilmente capaces, de los cuales una puede ser extranjera residente. Si son 8 miembros, 2 pueden ser extranjeros residentes.

•

Teniendo la Inscripción de la escritura de constitución y del representante legal el siguiente paso es inscribirla en SAT.

3.2 Requisitos •

Formulario SAT-14

1

•

Original o fotocopia legalizada y fotocopia simple de la cedula de vecindad del representante legal.

•

Original o fotocopia legalizada y fotocopia simple del pasaporte del representante legal, en caso de ser extranjero.

•

Original o fotocopia legalizada y fotocopia simple del testimonio de la escritura pública de constitución debidamente inscrito en el registro civil.

•

Original o fotocopia legalizada y fotocopia simple del acta notarial del nombramiento del representante legal, debidamente inscrito en el registro civil.

El costo del abogado por inscripción de una ONG es de Q 8,000.00 Esto incluye hasta habilitación de libros en SAT. 3.3 Inscripción de patronos en el IGSS de las ONG´s •

Fotocopia del documento oficial por medio del cual el Gobierno de Guatemala le reconoce y la autoriza para su funcionamiento

•

Fotocopia del nombramiento del Representante Legal;

•

Fotocopia de Cédula de Vecindad completa del Representante Legal. Pasaporte si es extranjero;

•

Fotocopia de la constancia del Número de Identificación Tributaria – NIT.

4 Marco Legal De Las Organizaciones No Gubernamentales 4.1 ley de organizaciones no gubernamentales para el desarrollo Decreto 02-2003

1

Artículo 5. Constitución. Las Organizaciones No Gubernamentales deberán constituirse por medio de escritura pública y por el acto de su inscripción en el Registro Civil de la cabecera municipal del lugar en que constituyan su domicilio, adquieren personalidad jurídica propia y distinta de sus asociados. El acto de inscripción no convalida las disposiciones de sus estatutos que adolezcan de nulidad o sean anulables. Artículo 6. Denominación. Las Organizaciones No Gubernamentales deberán incluir en su denominación las siglas ONG y por las obligaciones que contraigan responderá únicamente su patrimonio. Artículo 7. Requisitos. Para constituir una Organización No Gubernamental se requiere que cumpla con los siguientes requisitos: a) Comparecencia de por lo menos siete personas individuales o jurídicas civilmente capaces. b) Reunir los requisitos que establezcan los estatutos y las disposiciones aprobadas por la asamblea general. c) Las Organizaciones No Gubernamentales podrán contar entre sus asociados hasta un veinticinco por ciento (25%) de extranjeros, siempre que estos sean residentes en el país, de conformidad con la ley de la materia. d) Elección de la Junta Directiva.

Artículo 8. Estatutos. Las Organizaciones No Gubernamentales deberán incorporar en su escritura de constitución los estatutos, que serán las reglas de funcionamiento, operación y extinción de las mismas, las cuales deben contemplar por lo menos: a) Denominación, objeto, naturaleza, domicilio, plazo y fines de la ONG.

1

b) De los miembros, requisitos de ingreso, derechos y obligaciones. c) De la Asamblea General: integración, sesiones, convocatoria, resoluciones, quórum y atribuciones. d) De la Junta Directiva: integración, elección de los miembros, toma de posesión y duración en los cargos, resoluciones y atribuciones o funciones. e) Del patrimonio y régimen económico: integración, destino y fiscalización. f) Del régimen disciplinario: faltas, sanciones, procedimiento y recursos. g) Modificación de los estatutos: quórum de aprobación y resolución. h) De la disolución y liquidación: causas y procedimientos. i) Disposiciones finales: interpretación de los estatutos. Artículo 9. Federaciones y confederaciones. Las Organizaciones No Gubernamentales podrán a su vez constituirse en federaciones y éstas en confederaciones, de conformidad con la presente Ley, en lo que le fuere aplicable, debiendo inscribirse en el libro especial de ONGS del Registro Civil Municipal correspondiente. Artículo 10. Inscripción. Las Organizaciones No Gubernamentales para obtener su responsabilidad jurídica deberán inscribirse en el Registro Civil de la cabecera municipal del lugar en que constituyan su domicilio. Los registradores civiles municipales deberán autorizar un libro especial para la inscripción

de

las

asociaciones

constituidas

como

Organizaciones

No

Gubernamentales, en el cual asentarán su constitución y modificaciones, disolución y liquidación, en su caso; además, la inscripción de sus representantes legalmente nombrados y el registro de los libros de actas que

1

autoricen para uso de las Asambleas Generales o de las Juntas Directivas de las ONG’s legalmente constituidas. Artículo 11. Aviso de registro. Los registradores civiles municipales dentro del plazo de treinta días posteriores a su inscripción deberán enviar al Ministerio de Economía un aviso que contenga: fecha de escritura de constitución, número de instrumento público, nombre del Notario autorizante, denominación, plazo, domicilio, objetivos, recursos financieros, y nombre del representante legal de la ONG, el número, folio y libro de su inscripción, lugar y fecha. El Ministerio de Economía llevará un registro de las Organizaciones No Gubernamentales inscritas en todo el país; las cuales estan obligadas a informar y actualizar semestralmente la información e inmediatamente cuando procedan cambios de la información reportada. Artículo 13. Contabilidad. Las Organizaciones No Gubernamentales tienen obligación de inscribirse en la Superintendencia de Administración Tributaria, para su registro y control, y de llevar contabilidad completa, en forma organizada, así como, los registros que sean necesarios, de acuerdo al sistema de partida doble, aplicando principios de contabilidad generalmente aceptados, y apegada a lo que disponen las leyes del país a ese respecto. Artículo

14.

Libros.

La

contabilidad

de

las

Organizaciones

No

Gubernamentales constará de los libros de inventario, diario, mayor, estados financieros, pudiendo llevarlos de conformidad con los sistemas electrónicos, legalmente aceptados, los cuales serán habilitados por la Superintendencia de Administración Tributaria o en sus dependencias departamentales. Artículo 15. Donaciones. En los casos en que reciban donaciones, cualquiera que sea su destino, las Organizaciones No Gubernamentales deberán extender

1

a nombre de las personas donantes recibos que acrediten la recepción de las donaciones,

en

formularios

autorizados

por

la

Superintendencia

de

Administración Tributaria. Artículo 16. Fiscalización. Sin perjuicio de su propia unidad de auditoria interna, las Organizaciones No Gubernamentales –ONG’S- serán fiscalizadas por la Contraloría General de Cuentas, y para el efecto deberán proporcionar la información y documentación que ésta les requiera. Artículo 17. Manejo de sus fondos. Las Organizaciones No Gubernamentales podrán depositar sus fondos en el Banco de Guatemala o en los bancos del sistema nacional debidamente autorizados para operar en el país Artículo 18. Prohibición de distribuir dividendos. Las Organizaciones No Gubernamentales son personas jurídicas no lucrativas que tienen prohibición expresa de distribuir dividendos, utilidades, excedentes, ventajas o privilegios a favor de sus miembros. Podrán realizar todas las operaciones de lícito comercio que permitan las leyes y en tal forma podrán obtener recursos que deberán utilizar únicamente para el cumplimiento de sus fines. 4.2 Código Civil Artículo 15. Son personas jurídicas las asociaciones sin finalidades lucrativas que se proponen promover, ejercer y proteger sus intereses sindicales, políticos, económicos, religiosos, sociales, culturales, profesionales o de cualquier otro orden, cuya constitución fuere debidamente aprobada por la autoridad respectiva. Los patronatos o y los comités para obras de recreo, utilidad o beneficio social creados o autorizados por la autoridad correspondiente, se consideran también como asociaciones.

1

Artículo 18. Personalidad de las asociaciones civiles. Las instituciones, los establecimientos de asistencia social y demás entidades de interés público, regulan su capacidad civil por las leyes que las hayan creado o reconocido y las asociaciones por las reglas de su institución, cuando no hubieren sido creadas por el Estado. La personalidad jurídica de las asociaciones civiles es efecto del acto de su inscripción en el registro del municipio donde se constituyan. El acto de su inscripción no convalida las disposiciones de sus estatutos que adolezcan de nulidad o que sean anulables. La acción correspondiente podrá ejercitarse por quien tenga interés en el asunto o por la Procuraduría General de la Nación. El Organismo Ejecutivo deberá emitir en un plazo no mayor de tres meses después de la entrada en vigencia de la presente ley, el reglamento que norme y establezca los requisitos de inscripción ante el Registro Civil. Artículo 20. Las fundaciones se constituirán por escritura pública o por testamento. En el instrumento de fundación debe indicarse el patrimonio afecto y el fin a que se destina y la forma de administración. La autoridad respectiva aprobará el funcionamiento de la fundación si no fuere contraria a la ley, y a falta de disposiciones suficientes, dictará las reglas necesarias para dar cumplimiento a la voluntad del fundador. Artículo 21. Si el fin de la fundación no fuere realizable, o si resultaren insuficientes los bienes para la finalidad propuesta, o se hiciere oneroso su mantenimiento, probadas estas circunstancias ante el juez de Primera Instancia competente, será incorporado el patrimonio de la fundación a otra institución que persiga fines análogos, salvo lo que a este respecto hubiere dispuesto el fundador. Artículo 23. Quienes integren uniones, asociaciones o comités que se propongan llevar a cabo fines de socorro o de beneficencia u obras publicas,

1

monumentos, exposiciones, festejos y similares, cuando no tengan personalidad jurídica, son responsables solidariamente de los fondos que recauden y de su inversión en la finalidad anunciada. Cuando ésta no se haya realizado, los fondos recogidos serán destinados mediante disposición de la autoridad, a fines de asistencia social. Artículo 24. Las personas jurídicas son civilmente responsables de los actos de sus representantes que en el ejercicio de sus funciones perjudiquen a tercero, o cuando violen la ley o no la cumplan; quedando a salvo la acción que proceda contra los autores del daño. Artículo 31. Las fundaciones, Instituciones, establecimiento de asistencia social y asociaciones cuyas finalidades sean de interés públicos, estarán sometidas a la vigilancia del Estado. Dichas entidades y las sociedades por acciones podrán ser intervenidas por el ejecutivo cuando el Interés o el orden público lo requieran. 4.3 Ley del Impuesto Sobre la Renta Artículo 6. Rentas Exentas. Están exentas del impuesto: c) Las rentas que obtengan las asociaciones o fundaciones no lucrativas legalmente autorizadas e inscritas como exentas ante la Dirección, que tengan por objeto la calidad, beneficencia, asistencia o el servicio social, culturales, científicas de educación e instrucción, artística literarias, deportivas, políticas, profesionales sindicales, gremiales, religiosas, colegios, profesionales, siempre que la totalidad de los ingresos que obtengan y su patrimonio se destinen exclusivamente a los fines de su creación y en ningún caso distribuyan, directa o indirectamente, utilidades o bienes entre sus integrantes.

1

e) Las rentas que obtengan las personas que por ley gozan de exención de este impuesto. q) Las rentas de las cooperativas legalmente constituidas en el país, provenientes de las transacciones con sus asociados, y con otras cooperativas, federaciones y confederaciones de cooperativas. Sin embargo, las rentas, intereses y ganancias de capital provenientes de operaciones con terceros pagaran el impuesto establecido en esta ley. 4.4 Ley del Impuesto al Valor Agregado Artículo 7. Los aportes y donaciones a asociaciones, fundaciones e instituciones, educativas, culturales de asistencia o de servicio social y las religiosas no lucrativas, constituidas legalmente y debidamente registradas como tales. Los servicios que prestan las asociaciones, fundaciones e instituciones educativas, de asistencia o de servicio social y las religiosas, siempre que estén debidamente autorizadas por la ley, que no tengan por objeto el lucro y que en ninguna forma distribuyan utilidades entre sus asociados e integrantes.

4.5 ley del impuesto de timbres fiscales y de papel sellado para protocolos Artículo 10. Están exentas del impuesto, los documentos que contengan actos o Contratos gravados, realizados por: 4) Las asociaciones, fundaciones o instituciones de asistencia social a la colectividad, culturales, gremiales, científicas, educativas, artísticas o deportivas;

1

sindicales de trabajadores, asociaciones solidarias e instituciones religiosas, siempre que están autorizadas por la ley, que no tengan por objeto el lucro, que en ninguna forma distribuyan utilidades o dividendos entre sus asociados o integrantes y que sus fondos no los destinen a fines distintos a los previstos en sus estatutos o documentos constitutivos.

1

5 Organigrama de una organización no gubernamental

Junta Directiva

Gerente General

Auditoria

Gerencia Financiera

Jefe de Contabilidad

Asistente

Asistente

Gerencia Proyectos

Jefe de Tesoreria

Asistente

Asistente de Gerencia

Asistente

Trabajador Social

Asistente

Gerencia Recursos Humanos

Gerencia Administrativa

Jefe de Reclutamiento

Jefe de Planilla

Jefe Admanistrativo

Jefe de Infraestructura

Asistente

Asistente

Recepcionista

Mantenimiento

Seguridad

Limpieza

1

6 Catalogo De Cuentas

NOMENCLATURA No. Cuenta 1 11 111 11101 11102 11103 112 11201 11202 11203 113 11301 11302 114 11401 12 121 12101 12102 12103 12104 122 12201 12202 12203 12204 123 12301 12302 12303 2 21 211 21101

Nombre Cuenta ACTIVO CIRCULANTE BANCOS NACIONALES BANCO INDUSTRIAL CAJA GENERAL MONEDA NACIONAL CAJA CHICA MONEDA NACIONAL BANCOS EXTRANJEROS BANCO MONEDA EXTRANJERA CAJA GENERAL DOLARES CAJA CHICA DOLARES CUENTAS POR COBRAR ANTICIPO SOBRE SUELDOS PROYECTO POR ANTICIPADO INVENTARIO LIBROS FIJO PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO MOBILIARIO Y EQUIPO VEHICULOS EQUIPO DE COMPUTACION INMUEBLES ACTIVOS DONADOS MOBILIARIO Y EQUIPO VEHICULOS EQUIPO DE COMPUTACION INMUEBLES DEPRECIACIONES ACUMULADAS DEPRE ACDA MOB Y EQUIPO DEPREC ACDA VEHICULOS DEPRE ACDA EQUIPO DE COMPUTACION PASIVO CIRCULANTE CUENTAS POR PAGAR RETENCIONES ISR ASALARIADOS

Tipo cuenta General General General Detalle Detalle Detalle General Detalle Detalle Detalle General Detalle Detalle General Detalle General General Detalle Detalle Detalle Detalle General Detalle Detalle Detalle Detalle General Detalle Detalle

Padr e Grupo Activos 1 Activos 11 Activos 111 Activos 111 Activos 111 Activos 11 Activos 112 Activos 112 Activos 112 Activos 11 Activos 113 Activos 113 Activos 11 Activos 114 Activos 1 Activos 12 Activos 121 Activos 121 Activos 121 Activos 121 Activos 12 Activos 122 Activos 122 Activos 122 Activos 122 Activos 12 Activos 123 Activos 123 Activos

Detalle General General General Detalle

123 2 2 21 211

Activos Pasivos Pasivos Pasivos Pasivos 1

21102

Detalle

211

Pasivos

21103 21104 21105 3 31 311 31101 31102 31103 31104 31105

CUOTA LABORAL IGSS PRESTACIONES LABORALES POR PAGAR CUOTAS PATRONALES IGSS ANTICIPO A DONACIONES PATRIMONIO PATRIMONIO CONTABLE PATRIMONIO Y RESULTADOS PATRIMONIO DEL PERIODO PATRIMONIO (DONACIONES) RESULTADOS DEL PERIODO EXCEDENTE DEL EJERCICIO DEFICIT DEL EJERCICIO

Detalle Detalle Detalle General General General Detalle Detalle Detalle Detalle Detalle

211 211 211 3 31 311 311 311 311 311 311

5

INGRESOS

General

5

511

DONACIONES

Detalle

511

51101

DONACIONES LOCALES

Detalle

511

51101

DONACIONES DEL EXTERIOR

Detalle

511

51102

TARJETAS TELEFONICAS

Detalle

511

51103

INTERESES BANCARIOS

Detalle

511

51104

MATERIAL DE ESTUDIO

Detalle

511

51105

DIFERENCIAL CAMBIARIO

Detalle

511

51106

TUTORIA CLASES DE ESPAÑOL

Detalle

511

51107

MATERIALES PARA ESTUDIANTES

General

511

51108

LIBRO DE EJERCICIOS I

Detalle

511

51109

LIBRO DE EJERCICIOS II

Detalle

511

51110

LIBRO DE EJERCICIOS III

Detalle

511

51111

Detalle

511

51112

LIBRO DE GRAMATICA LIBRO INTRODUCCION A CENTROAMERICA

Detalle

511

51113

LIBRO VIOLENCIA, PAZ Y JUSTICIA

Detalle

511

Pasivos Pasivos Pasivos Capital Capital Capital Capital Capital Capital Capital Capital Ingreso s Ingreso s Ingreso s Ingreso s Ingreso s Ingreso s Ingreso s Ingreso s Ingreso s Ingreso s Ingreso s Ingreso s Ingreso s Ingreso s Ingreso s Ingreso s 1

51114

LIBRO EXPRESIONES RELIGIOSAS

Detalle

511

51115

LIBRO ANTROLOGIA EN GUATEMALA

Detalle

511

51116

LIBRO CURSO DE TEMATICA

Detalle

511

51117

LIBRO EJERCICIO SPAÑOL

Detalle

511

61 61101 61102 61103 61104 61105 61106 61107 61108 61109 61110 61111 61112 61113

EGRESOS SUELDOS SUELDOS EXTRAORDINARIOS BONIFICACION INCENTIVO AGUINALDO VACACIONES INDEMNIZACION BONO 14 CUOTA PATRONAL IGSS MANTENIMIENTO INSTALACIONES MANTENIMIENTO EQUIPO DE OFICINA MANTENIMIENTO DE OFICINA TELEFONO Y FAX PAPALERIA Y UTILES DE OFICINA SERVICIO Y MANTENIMIENTO DE VEHICULO COMBUSTIBLE AGUA POTABLE LUZ CORREO REFACCION / CELEBRACION INTERNET SUMINISTROS DE LIMPIEZA SEGURO DE VEHICULOS DIFERENCIAL CAMBIARIO CARGOS BANCARIOS COMISIONES SOBRE VENTA DE LIBROS GASTOS DE PUBLICIDAD (PROMOCION Y REL.) CAPACITACION VIATICOS DE JUNTA DIRECTIVA HONORARIOS PROFESIONALES CUOTA IGSS ALIMENTACION

General Detalle Detalle Detalle Detalle Detalle Detalle Detalle Detalle Detalle Detalle Detalle Detalle Detalle

6 611 611 611 611 611 611 611 611 611 611 611 611 611

Ingreso s Ingreso s Ingreso s Ingreso s Gasto s Gastos Gastos Gastos Gastos Gastos Gastos Gastos Gastos Gastos Gastos Gastos Gastos Gastos

Detalle Detalle Detalle Detalle Detalle Detalle Detalle Detalle Detalle Detalle Detalle Detalle

611 611 611 611 611 611 611 611 611 611 611 611

Gastos Gastos Gastos Gastos Gastos Gastos Gastos Gastos Gastos Gastos Gastos Gastos

Detalle Detalle Detalle Detalle Detalle Detalle

611 611 611 611 611 611

Gastos Gastos Gastos Gastos Gastos Gastos

61114 61115 61116 61117 61118 61119 61120 61121 61122 61123 61124 61125 61126 61127 61128 61129 61130 61131

1

61132

HOSPEDAJE

Detalle

611

612 61201

CONTINGENCIAS DEPRECIACION MOBILIARIO Y EQUIPO DEPRECIACION EQUIPO DE COMPUTACION DEPRECIACION VEHICULOS DEPRECIACION BIBLIOTECA DEPRECIACION BIBLIOTECA CASAS DEPRECIACION EDIFICIOS DEPRECIACION EQUIPO DE COCINA DEPRECIACION SOFTWARE DEPRECIACION DE ACTIVOS DONADOS

General Detalle

61 612

Gastos Gasto s Gastos

Detalle Detalle Detalle Detalle Detalle Detalle Detalle Detalle

612 612 612 612 612 612 612 612

Gastos Gastos Gastos Gastos Gastos Gastos Gastos Gastos

61202 61203 61204 61205 61206 61207 61208 61209

7. Elaboración De Reportes Adicionales Para Los Inversionistas O Donadores 7.1Informes financieros a las agencias donantes El sistema de Contabilidad tiene un producto final en la información financiera, es decir, en el conjunto de datos debidamente ordenados y que vienen a ser datos representativos del valor que, en un momento dado, tienen los distintos componentes de la situación patrimonial de la ONG. Entre los documentos informativos mas importantes para determinar la marcha y la situación económica y financiera de la ONG figuran los Balances (Situación y Resultados). Por medio de los Balances se comprueba si han sido trasladados al libro mayor todos los asientos de diario y si en este están todas las anotaciones de los libros auxiliares, ya que así se conoce si la situación financiera de la ONG es buen o mala, y por tanto, si está en capacidad de desarrollar los proyectos y programas en forma normal o con dificultades. Para elaborar los informes mensuales, es necesario saber primero que es un presupuesto, el mismo que debe ser elaborado y sometido a un detenido y 1

minucioso estudio, para que no existan complicaciones conforme se vayan realizando los objetivos y metas trazadas por la ONG. "El presupuesto es un plan que permite valorar en términos monetarios y en forma anticipada las operaciones de la institución, con el fin de poder controlar, y posteriormente evaluar la eficiencia en el manejo de los recursos", pero no solamente debe limitarse a la evaluación de los objetivos, sino que comprende además la medición de lo realizado versus las previsiones y las diferencias entre ambos, y como consecuencia de ello el desencadenamiento de acciones correctivas con miras a establecer el equilibrio entre lo real y lo presupuestado, entonces, presupuestar consiste en poner bajo control las actividades de una ONG, habiendo sido dicha actividad objeto de una previsión. El presupuesto se elabora en base al plan de trabajo de los proyectos o programas que va a desarrollar la institución en un período determinado; de conformidad con el Plan de Cuentas institucional, se proveen para cada partida o subpartida presupuestaria, todos los gastos en los que se incurrirá para ejecutar las actividades. Si se tiene en consideración que el presupuesto es el elemento básico para la buena marcha de las ONG’s y también de la aplicación correcta de la contabilidad y de la administración financiera, quedará justificado el criterio de que el presupuesto como instrumento de control debe ser fruto de un estudio detenido. 7.2 Informe del cumplimiento presupuestario por partidas y subpartidas Todo proyecto está sujeto a un convenio de donación entre la Agencia Donante y la Entidad Donataria (en este caso las ONG’s), y para que este convenio sea aprobado, la Entidad Donataria necesariamente tiene que enviar un presupuesto del proyecto o del programa a ejecutarse, quien deberá utilizar los fondos donados conforme a éste, y cualquier cambio o 1

reprogramación será efectuado solamente con la aprobación previa de la Agencia

Donante.

La entidad Donataria debe rendir informes narrativos y financieros sobre la marcha del proyecto o programa, con la periodicidad acordada en el respectivo convenio de donación o acuerdo cooperativo; estos informes serán evaluados y analizados en forma interna. El informe que detalla los gastos por partidas y subpartidas presupuestarias viene a ser el reflejo de la utilización de los fondos donados, al mismo que se lo

conoce

como

Informe

del

cumplimiento

presupuestario.

Usualmente, las Partidas Presupuestarias representan los títulos de las cuentas principales, y las subpartidas presupuestarias representan los títulos de las subcuentas. La existencia de informes adecuados, facilitará la acumulación, clasificación e interpretación contable y financiera de todos los tipos de información que es absolutamente necesario para el uso eficiente, efectivo y económico de los recursos de los cuales una ONG dispone. La Dirección Ejecutiva diariamente está tomando decisiones que afectan el futuro de sus ONG’s, estas decisiones deben ser basadas en informaciones precisas, exactas, oportunas y pertinentes al problema que se trate.

8. Pasos necesarios para el cierre o liquidación 8.1 Liquidación de una organización no gubernamental La Ley determinada vela cuidadosamente por el tratamiento o proceso de liquidación de dichas entidades, indicando que después de la resolución de disolución se deberá liquidar la entidad por medio del nombramiento de hasta un máximo de dos liquidadores, quienes cumplirán con las funciones que le asigne la asamblea extraordinaria y obligatoriamente deberán cumplir con lo siguiente: 1

•

Tener la representación legal de la organización no gubernamental,

•

Exigir la cuenta de su administración a toda persona que haya manejado intereses de la organización no gubernamental,

•

Cumplir las obligaciones pertinentes

•

Otorgar finiquitos

•

Presentar y someter el informe final a la asamblea ordinaria para su aprobación, y

•

Presentar al Registro Civil de la cabecera municipal correspondiente la documentación de la cancelación de su inscripción.

El proceso de liquidación está constituido por todas las operaciones posteriores a la disolución, que son necesarias para dar fin a todas las actividades que estén pendientes dentro de ellas están: pagar el pasivo, cobrar posibles préstamos otorgados a los socios, disponer de todo el dinero posible para cubrir los gastos que ocasione la liquidación, las deudas de la entidad. En la liquidación de la sociedad se debe tomar en cuenta todas las leyes conexas, la misma no debe tardar más de un año, mientras tanto la misma sigue conservando su personalidad jurídica hasta que concluya la liquidación. Respecto a los bienes remanentes, debe observarse lo establecido en la escritura constitutiva, normalmente reza alguna cláusula estatutaria que deben de pasar a formar parte de otras ONG´s que se dediquen a actividades afines. La Ley establece el procedimiento de liquidación, no obstante muchas de las organizaciones, deja de funcionar legalmente, generando el inconveniente de no dar aviso de clausura en los registros correspondientes, provocando como consecuencia el incumplimiento de sus obligaciones tributarias. 8.2 Destino del patrimonio

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El patrimonio de una ONG´s, disuelta, una vez cancelado totalmente, será transferido al Estado o a la entidad de asistencia social designada por la asamblea general extraordinaria que acordó su disolución. Muchas de las entidades, dentro de la escritura de constitución integrada por sus estatutos, contemplan que dichos bienes, deben ser puestos a disposición de otras entidades, con fines similares, especialmente cuando se trata de mobiliario y equipo, accesorios de oficina, vehículos y otros activos que pertenecen a dicha entidad.

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CONCLUSIONES

Al recibir donaciones, cualquiera que sea su destino, las Organizaciones No Gubernamentales deberán extender a nombre de las personas donantes recibos que acrediten la recepción de las donaciones y llevar un control contable en un informe de cuadros de inversionistas.

En el Balances se comprueba si han sido trasladados al libro mayor todos los asientos de diario y si en este están todas las anotaciones de los libros auxiliares.

Es importante que para cada proyecto está sujeto a un convenio de donación entre la Agencia Donante y la Entidad Donataria, y para que este convenio sea aprobado, la Entidad Donataria necesariamente tiene que enviar un presupuesto del proyecto o del programa a ejecutarse, 1

La existencia de informes adecuados, facilitará la acumulación, clasificación e interpretación contable y financiera de todos los tipos de información.

RECOMENDACIONES

Los Informes financieros a las agencias donantes debían ser elaborados de forma ordenada ya que vienen a ser datos representativos del valor que, en un momento dado, ya que es un documento informativo para determinar la marcha y la situación económica y financiera de la ONG

Un adecuado control de las cifras que se encuentran en el Balance General es necesario elaborar reportes adicionales debidamente ordenados ya que de ahí podemos mostrar las con mayor detalle el movimiento de cada una de las cuentas que lo integran.

Evaluar y analizados en forma interna, el informe que detalla los gastos por partidas y subpartidas presupuestarias que viene a ser el reflejo de la utilización de los fondos donados.

Con la periodicidad acordada en el

respectivo convenio de los donantes

1

Para un mejor control los informes presupuestarios se deben de presentar con los títulos de las cuentas principales y el tipo de informe que presentan

diseñando

un Plan de Cuentas

se

adecuados a la naturaleza

jurídica, características operativas para un buen manejo de la información contable.

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

Congreso de la República de Guatemala. LEY DEL IMPUESTO SOBRE LA RENTA. Decreto 26-92. Congreso de la República de Guatemala. LEY DEL IMPUESTUESTO AL VALORA AGREGADO. Decreto 27-92. Congreso de la República de Guatemala ley de organizaciones no gubernamentales para el desarrollo. Decreto 02-2003 Ley del impuesto de timbres fiscales y de papel sellado para protocolos Decreto 37 – 92

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