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MODULO 7

7. EL PROCESO DE REGISTRO DE LA INFORMACIÓN CONTABLE 7.1. EFECTO DE LOS HECHOS ECONÓMICOS Tal como se expresó en la unidad 1, uno de los objetivos básicos de la contabilidad es proveer información financiera sobre un ente económico a las personas encargadas de la administración de la empresa, para la planeación, el control de las actividades y la toma de decisiones. Con el objeto de suministrar información sobre el negocio, se hace necesario estructurar un proceso sistemático de registro de la actividad económica de la empresa por medio de procedimientos manuales, mecánicos o electrónicos. La actividad económica de una organización se manifiesta en acontecimientos comerciales denominados hechos económicos, tales como compra de mercancía, pago de nómina, venta de servicios a crédito, adquisición de un activo. Por hecho económico se entiende cualquier evento que implique un intercambio financiero, susceptible de expresarse en términos monetarios. La definición anterior sugiere que no todos los hechos económicos de la empresa se puedan manifestar en términos de la moneda funcional y, por tanto, no son registrables en los libros. Por ejemplo, no serían registrables en los libros, el grado de escolaridad del personal de la empresa, las relaciones interpersonales existentes en la organización o establecimiento de una cafetería en la empresa. Los hechos económicos constituyen la fuente básica de la información que presentan los estados financieros, razón por la cual para que una transacción se considere hecho económico debe ser cuantificable y ejercer influencia sobre los estados financieros Cada hecho económico debe estar respaldado por un documento fuente, base para el registro en libros y punto de partida del proceso contable. Las facturas, los cheques, las consignaciones, los recibos de caja y los comprobantes son algunos ejemplos de documentos fuente, los cuales deben recopilarse para dar paso al registro descriptivo y cronológico de los acontecimientos comerciales. Una vez registradas todas las transacciones y

terminado el periodo, la contabilidad resume la información y la presenta en los estados financieros. Las transacciones comerciales realizadas por la empresa afectan a uno o varios elementos de la ecuación contable. Los efectos de las transacciones comerciales en la ecuación contable pueden generalizarse en los siguientes casos:  Aumento en activo y disminución en activo. Ejemplo: la empresa compra de contado un vehículo.  Aumento en activo y aumento en pasivo. Ejemplo: la empresa compra a crédito un equipo de cómputo.  Aumento en activo y aumento del patrimonio. Ejemplo: el ingreso de un nuevo socio a la empresa, con un aporte de capital en efectivo.  Disminución en el activo y disminución en el pasivo. Ejemplo: cancelación de una obligación bancaria.  isminución en el activo y disminución en el patrimonio. Ejemplo: retiro de un socio con pago del aporte de capital en efectivo. 7.2. LA PARTIDA DOBLE Todas las operaciones o transacciones contables se asemejan a una balanza en que cada lado debe tener un valor igual para que haya equilibrio. Cada operación debe tener como mínimo dos anotaciones: una en el lado izquierdo y otra en el lado derecho de la balanza, por igual valor para que no exista desequilibrio. Este hecho es conocido como el principio de la partida doble. Los asientos contables son los registros monetarios escritos de una transacción u operación comercial realizada por el ente económico. Los asientos o registros contables se pueden clasificar de dos formas:  Registros simples Son aquellos en los cuales la columna del débito es afectada por un solo registro, contra otro registro único en la columna del crédito. Es decir, se afecta una sola cuenta en el débito y una en el crédito.  Registros compuestos Son aquellos en los que la columna del débito y la del crédito son afectadas por más de un registro monetario. Es decir, en una misma transacción se afectan una o varias cuentas en el débito, y una o varias cuentas en el crédito.

7.3. LIBROS DE CONTABILIDAD Las empresas o entes económicos, además de elaborar los documentos soporte, de registrar esas transacciones en los libros auxiliares, tienen que cumplir algunas formalidades o exigencias de tipo legal en cuanto a los libros de contabilidad considerados oficiales. En Colombia, el Código del Comercio establece, entre otras, las siguientes condiciones y requisitos legales: a. Todos los comerciantes tienen obligación de llevar libros de contabilidad y registrarlos en la Cámara de Comercio de su localidad o domicilio. b. Los libros de contabilidad que deben llevarse son: libro diario, libro mayor y balances, libro de inventarios y balances. c. Debe llevar (sin registro) los libros auxiliares que sean necesarios para el correcto entendimiento de los libros principales. d. Es obligatorio que, por lo menos una vez al año, se presente un balance general que refleje la situación económica de la empresa. e. Está prohibido borrar, tachar, en todo o en parte, los registros. f. Igualmente, arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilarlas. 7.4. IMPORTANCIA DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD Los libros de contabilidad les permiten a las empresas, además de cumplir una obligación establecida por el Estado, llevar una información adecuada, oportuna y precisa de todas las operaciones realizadas en el desarrollo de su actividad económica, con el fin de conocer en cualquier momento su situación financiera y los resultados de dichas operaciones para la toma de decisiones por parte de los dueños o administradores. Los libros de contabilidad y los documentos constituyen prueba de los hechos mercantiles, tanto para terceros como para las entidades de vigilancia y control del Estado.

7.5. LIBROS OBLIGATORIOS DE CONTABILIDAD  Libro diario: en el cual la empresa registra en orden cronológico todas y cada una de las transacciones que realiza; se conoce con el nombre de libro tres columnas, un libro diario tiene el siguiente formato:

Para el manejo de los ejercicios se utilizará el número del registro en cambio de la fecha; el detalle será el registro contable pero con sangría, y utilizando la regla del débito y del crédito. Ejemplo: La empresa compra de contado un vehículo por $25.000 el 13 de mayo de 2012. Fecha 13 e mayo de 2012 13 e mayo de 2012

Referencia Detalle Compra Vehículo Compra Bancos

Débito $25.000

Crédito $25.000

Libro mayor y balances: en éste se registra la información contable proveniente del libro diario y se trasladan del libro diario la suma de los débitos y la de los créditos a cada una de las cuentas que lo componen. Teniendo en cuenta los saldos del balance anterior, se procede a determinar los nuevos saldos de las cuentas que pasan para el mes siguiente. Para este trabajo el libro diario estará representado por la cuenta T. Ejemplo: Trasladar al mayor el registro de mayo 13 de 200x VEHICULO (1)25.000

BANCOS 25.000(1)

Libros auxiliares: sirven para detallar en forma clara y precisa los registros de las operaciones o transacciones desarrolladas por la empresa. Facilitan el análisis y verificación de los movimientos en los libros mayores. Estos libros se deben llevar por cada una de las cuentas del balance, así como para las cuentas del estado de resultados Ejemplo práctico La compañía de turismo “Buen Viaje” le presenta las siguientes transacciones correspondientes a febrero del 200X para que usted realice: registros en el libro diario, traslado al mayor (cuentas T), balance de prueba, estado de resultados, balance general.

Febrero 1: La compañía empieza operaciones con los siguientes aportes de capital: 85.000 acciones de la compañía X a $450; un vehículo por $17.600.000; unas C x C por valor de $18.200.000 y un efectivo de $24.500.000. Febrero 3: Se paga el impuesto de Industria y Comercio por valor de $654.320. Febrero 5: Se prestan servicios a crédito por valor de $2.560.000. Febrero 6: Se compra papelería por valor de $465.000. Febrero 7: Se compran muebles y enseres por valor de $3.240.000; se paga el 45% de contado y el resto a 60 días. Febrero 9: Se prestan servicios de contado por valor de $1.760.000. Febrero 11: La compañía vende 35.000 acciones a $450 cada una. Febrero 12: Se realiza mantenimiento del vehículo por $320.000, a crédito. Febrero 15: Se efectúan los siguientes pagos de contado: nómina $1.259.460, asesorías $453.700. Febrero 20: Se recibe préstamo bancario por valor de $23.000.000; por papelería del préstamo se pagan $850.000. Febrero 23: Se hacen efectivas C x C por valor de $9.500.000. Febrero 25: Se prestan servicios por valor de $2.600.000. Le pagan el 40% de contado y el resto a crédito. Febrero 28: Se cancelan los siguientes gastos todos pagados de contado: nómina $1.745.600, reparación $456.000, servicios públicos $760.000 y asesorías por $375.000. Solución A. Libro diario DETALLE (1) Inversiones Vehículo CxC Bancos Capital (2) Gasto impuesto. Industria y Comercio Bancos (3) C x C Ingresos x servicios

DÉBITO $38.250.000 $17.600.000 $18.200.000 $24.500.000

CRÉDITO

$98.550.000

$654.320 $654.320 $2.560.000 $2.560.000

(4) Gasto papelería Bancos

$465.000

(5) Muebles y enseres Bancos Cuentas x pagar (6) Bancos Ingresos x servicios

$3.240.000

(7) Bancos Inversiones

$15.750.000

(8) Gasto mantenimiento. CxP

$320.000

(9) Gasto nómina Gasto asesorías Bancos

$1.259.460 $453.700

(10) Bancos Obligaciones bancarias préstamo Bancos

$23.000.000

(11) Bancos C x C $9

$9.500.000

(12) Bancos CxC Ingresos x servicios

$1.040.000 $1.560.000

(13) Gasto nómina Gasto reparación Gasto servicios públicos Gasto asesorías Bancos

$1.745.600 $456.000 $760.000 $375.000

$465.000

$1.458.000 $1.782.000 $1.760.000 $1.760.000

$15.750.000

$320.000

$1.713.160

$23.000.000 $850.000 $850.000

9.500.000

$2.600.000

$3.336.600

B. Libro mayor (cuentas T) BANCOS (1) 24.500.000 654.320 (2) (6) 1.760.000 465.000 (4) (7) 15.750.000 1.458.000 (5) (10) 23.000.000 850.000 (11) (11) 9.500.000 1.713.160 (9) (12) 1.040.000 3.336.600 (13) 75.550.000

8.477.080

67.072.920

CAPITAL (1) 38.250.000 15.750.000 (7)

VEHICULO (1)17.600.00 CxC (1)18.200.000 (3)2.560.000 (13)1.560.000 22.320.000 12.820.000

9.500.000(11)

9.500.000

CAPITAL 98.550.000 (1)

GASTO IMPUESTO (2)654.320

GASTO PAPELERIA (2)465.00

INGRESOS POR SERVICIOS 2.560.000(3) 1.760.000(6) 2.600.000(2)

6.920.000 MUEBLES Y ENSERES (3)3.240.000

CUENTAS POR PAGAR 1782.000(3) 320.000 (8) 2.102..000

GASTO MANTENIMIENTO (8)320.000

GASTO NOMINA (9)1.259.460 (13)1.745.600 3.005.060

GASTO ASESORIAS (9)453.700 (13)375.000 828.700

OBLIGACIONES BANCARIAS 23.000.000(10)

GASTO PAPELERIA PRESTAMO (10)850.000 GASTO REPARACION (13)456.000

GASTO SERVICIOS PUBLICOS (13)760.000

BALANCE DE PRUEBA COMPAÑÍA BUEN VIAJE – FEBRERO 200X DETALLE Bancos Inversiones Vehículos CxC Capital Gasto Impuesto I y C

DÉBITO $67.072.920 $22.500.000 $17.600.000 $12.820.000

CRÉDITO

$98.550.000 $654.320

Gasto papelería $465.000 Ingresos x servicios Muebles y enseres $3.240.000 CxP Gasto mantenimiento $320.000 Gasto nómina $3.005.060 Gasto asesorías $828.700 Obligaciones bancarias Papelería Préstamo $850.000 Gasto reparación $456.000 Gasto servicios públicos $760.000 Sumas iguales

130.572.000

$6.920.000 $2.102.000

$23.000.000

130.572.000

ESTADO DE RESULTADOS COMPAÑÍA BUEN VIAJE – FEBRERO 200X Ingresos x servicios - Gastos operacionales Nómina 3.005.060 Industria y comercio 654.320 Papelería 465.000 Mantenimiento 320.000 Asesorías 828.700 Papelería préstamo 850.000 Serv. públicos 760.000 =Utilidad operacional + Otros ingresos -Otros gastos (reparación) = Utilidad antes de impuestos -% Estimado de impuestos = Utilidad neta período

$6.920.000 $(6.883.080)

$36.920 0 $(456.000) $(419.080 ) 0 $(419.080)

BALANCE GENERAL COMPAÑÍA BUEN VIAJE – FEBRERO 200X ACTIVOS CORRIENTES

PASIVOS CORRIENTES

Bancos $67.072.920 CxC $12.820.000 Inversiones $22.500.000 Total activo Ctes.$102.392.920

Oblig. bcarias. $23.000.000 CxP $2.102.000 Total pasivo Cte. $25.102.000 Total pasivos $25.102.000

No Corrientes Patrimonio Muebles y enseres $3.240.000 Capital $98.550.000 Vehículo $17.600.000 Ganan. acumu. ($419.080) Total activos no Ctes. $20.840.000 Total patrimonio $98.130.920 Total activos $123.232920 Pasivo + Patrimonio $123.232.920