UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE HONDURAS CARRERA: GERENCIA DE NEGOCIOS ASIGNATURA CONTABILIDAD GENERAL > Objetivo general:
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CARRERA: GERENCIA DE NEGOCIOS ASIGNATURA
CONTABILIDAD GENERAL > Objetivo general: Desarrollar los conceptos de la contabilidad, las técnicas, métodos y procedimientos contables para elaborar una contabilidad básica tanto de una empresa comercial como de servicios, aplicar las herramientas contables a situaciones reales y tomar las mejores decisiones basadas en los conocimientos adquiridos.
CONTABILIDAD GENERAL DATOS GENERALES UV: 4
Módulos de aprendizaje:
Requisitos para cursar la asignatura: Ninguno Objetivos específicos: − Explicar cómo contabilizar transacciones: normales, ajustes y de cierre de una empresa comercial. − Enumerar los tipos de sistema de registro de inventarios. − Explicar en qué consiste el sistema de registro de inventario perpetuo. − Describir cómo preparar estados financieros usando un sistema de registro de inventarios perpetuos.
Módulo I: Introducción a la contabilidad Módulo II: Transacciones y ecuación contable Módulo III: El proceso contable Módulo IV: El proceso de ajuste Módulo V: La hoja de trabajo Módulo VI: Los estados financieros Módulo VII: Contabilidad comercial
Competencias: − Registra transacciones normales de ajustes y de cierre tanto en el libro diario como en el libro mayor, de una empresa comercial. − Elabora estados financieros de una empresa comercial. − Diferencia una contabilidad de una empresa de servicios y una empresa comercial.
Módulo VIII: Sistema de inventarios periódicos Módulo IX: Inventario de mercancías
ICONOGRAFÍA En el desarrollo del contenido de cada uno de los módulos de aprendizaje se encontrarán algunos iconos que sugieren actividades o acciones que dinamizan el proceso de aprendizaje. A continuación, se describen cada una de sus utilidades:
Mapas mentales: Se presentan al inicio de cada módulo y organizan de forma lógica la información general que se abordará en el documento. Estudios de caso: Son casos reales o ficticios que ilustran, en la vida real, algunos aspectos estudiados dentro de la temática; servirán para crear opinión fundamentada teóricamente por parte del educando. Lecturas complementarias: Dentro del contenido se encuentran lecturas que complementarán el contenido estudiado.
Enlaces web: Este icono servirá para mostrar enlaces web de información de interés, así como videos y libros relacionados directamente con la temática. Datos de interés: Este apartado se encontrará relacionado con el texto del documento, servirá para conocer datos, estadísticas, tips y comentarios que refuercen el contenido estudiado. Evaluador de progreso: Son preguntas relacionadas con el tema y con las competencias que se esperan desarrollar. No tienen ninguna evaluación más que la autoevaluación del aprendizaje adquirido. Actividad de aprendizaje: Son las actividades de aprendizaje que se irán realizando periódicamente se avanza en el contenido. Conceptos técnicos: Se presentan en el transcurso del contenido y muestra los conceptos técnicos de algunos elementos dentro de la temática.
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ASIGNATURA: CONTABILIDAD GENERAL MÓDULO VII CONTABILIDAD COMERCIAL Introducción: En los módulos anteriores se explicó el proceso contable de una empresa de servicios, ésta es la contabilidad con menor grado de dificultad. En este módulo comienza la explicación del proceso contable de una empresa comercial, es decir una empresa cuya actividad es la compra y venta de mercaderías o mercancías (Por lo común, eliminamos el término mercancías y nos referimos a ellas simplemente como inventarios). En este módulo se presenta la contabilidad para los comerciantes, mostrando la contabilización de la compra y venta de inventarios, también debe entender que las empresas comerciales tienen otras transacciones que no están relacionadas con el inventario y que las registramos en las empresas de servicios.
ORGANIZACIÓN DE LA CLASE Temática del módulo VII
Pág.
Contabilidad comercial
6
El ciclo operativo de una empresa comercial
12
Sistema de inventarios perpetuos
15
Bibliografía
35
− Comparación de estados financieros de empresas de servicios con empresas comerciales − ¿Qué son las operaciones comerciales?
− Sistema de registro de inventario Sistema de inventarios perpetuos Sistema de inventarios periódicos − Control interno en el manejo y registro de inventarios
− Contabilidad de inventarios en un sistema perpetuo Operaciones − Resumen de devoluciones y bonificaciones sobre compras, descuento y costo de transporte
Descripción actividades para módulo VII
Actividades: − Hacer lectura del contenido del módulo, es importante para que en el futuro entienda los pasos del ciclo contable de una empresa comercial. − Ver videos para reforzar la teoría del módulo VII
Tareas: Tarea 1: En un solo archivo de Excel, se le solicita que desarrolle los 2 ejercicios que se le presentan a continuación, y subirlo a la plataforma con su nombre_Tarea_módulo_VII. Ejercicio No. 1: Operaciones de comercial “MÁS Y MÁS” durante el mes de julio del año actual, considerar el Impuesto sobre ventas
Se requiere: − Registrar en el libro diario las transacciones anteriores, utilizando el método de registro perpetuo y debe de calcular el Impuesto Sobre Ventas. − Registrar en libro mayor (cuentas T) únicamente las cuentas de inventario y costo de los bienes vendidos. Ejercicio No. 2: La empresa “Comercial La Económica”, le ha solicitado a usted que le elabore el Estado de Resultados de su empresa para lo que le entrega a usted los saldos de varias cuentas que contiene los movimientos del 1 de Enero al 31 de Diciembre del 2013 para que usted las utilice. Las cuentas que le proporciona son las siguientes:
Se le pide: Elabore el Estado de Resultados de etapas múltiples para esta empresa. Tome en cuenta que este Estado de Resultados debe de contener las 3 partes de cualquier estado financiero: encabezado, cuerpo y pie.
Tarea 2: Caso Musimundo Identificar 4 controles internos que ayudarían a Musimundo a mejorar el manejo de los inventarios, y debe justificar porqué implementaría dicho control interno luego debe hacer archivo en Word.
Foro: “Empresa comercial” Indicaciones: Para participar en este foro se requiere que primero lea el contenido del módulo VII y así pueda comprender y hacer participaciones acertadas. Luego debe tener 3 participaciones propias en donde conteste cada una de las preguntas que se le hacen, luego debe leer las participaciones de sus compañeros/as y comentar a 2 compañeros/as no se valdrá que indique estoy de acuerdo con lo que dijo, sino por qué está de acuerdo. Se requiere Primera participación − Cuando usted ve un estado de resultados y un balance general, cómo diferenciaría si estos estados financieros pertenecen a una empresa comercial o una empresa de servicios. Segunda participación − ¿Para qué sirve el control interno y por qué es importante establecer un sistema de control interno en una empresa? Mencione ejemplos Tercera participación − ¿Si usted es el(a) dueño(a) de una empresa que se dedica a la compra y venta de productos cuál sistema de registro de inventarios elegiría y por qué?
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MÓDULO VII: CONTABILIDAD COMERCIAL Contabilizar transacciones de una empresa comercial
ASIGNATURA: CONTABILIDAD GENERAL OCIOS Contabilidad Comercial
Es aplicada en empresas o negocios que compran mercadería, agregando un porcentaje que les permita cubrir sus costos (nueva palabra agregada al vocabulario contable) y gastos, y así poder obtener una utilidad.
Empresa comercial En una empresa comercial, las operaciones o transacciones se vuelven más en volumen o en las veces en que se realizan las transacciones, por lo que se requiere medir la utilidad, en varias etapas.
Operaciones comerciales
Controles internos Sirven para asegurarse no solamente de los activos, sino que todas las transacciones de los pasivos, patrimonio, ingresos, costos y gastos se registren adecuadamente para presentar las cifras reales, razonables y confiables en los Estados Financieros.
Las operaciones comerciales consisten en la compra y venta de productos en vez de servicios. Los comerciantes deben incluir algunas partidas o cuentas nuevas en el balance general y en el estado de resultados.
El ciclo operativo de una empresa comercial 1. Ciclo de la empresa comercial
2. 3.
Empieza cuando la compañía compra el inventario a un proveedor, si la compra se realiza al crédito, ésta genera una cuenta por pagar. Luego la empresa vende el inventario a un cliente, si la venta se realiza al crédito, ésta genera una cuenta por cobrar. Finalmente, la compañía recibe el pago en efectivo de los clientes y paga a los proveedores.
En síntesis, estos contenidos son abordados en este módulo VII de aprendizaje. Dentro del contenido se ahonda en descripciones, elementos y características que articulan mejor cada temática.
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MÓDULO VII: CONTABILIDAD COMERCIAL Contabilizar transacciones de una empresa comercial
CONTABILIDAD COMERCIAL
Es aplicada en empresas o negocios que compran mercadería, agregando un porcentaje que les permita cubrir sus costos (nueva palabra agregada al vocabulario contable) y gastos, y así poder obtener una utilidad. En las empresas de servicios vimos el proceso contable de la siguiente manera: − Registros de transacciones normales, en el libro diario como en el libro mayor. − Elaboración de balance de comprobación. − Registros de transacciones de ajustes, en el libro diario como en el libro mayor. − Elaboración de balance de comprobación ajustado. − Registros de transacciones de cierre, en el libro diario como en el libro mayor. − Preparación de los estados financieros. Estos aspectos de la contabilidad son los mismos para las empresas de servicios y las empresas comerciales. Las empresas comerciales tienen un activo adicional: un inventario de mercancías, que las compañías de servicios no necesitan. El inventario se define como aquellas mercancías que una 6 compañía mantiene para su venta a los clientes.
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MÓDULO VII: CONTABILIDAD COMERCIAL Contabilizar transacciones de una empresa comercial
Por ejemplo, Dakota Office Products debe mantener algún inventario de suministros de oficina para operar, ya que su actividad es la compra y venta de suministros de oficina. Wal-Mart lleva un inventario de alimentos además de ropa, suministros para el hogar y artículos escolares, esto debido a su actividad, ya que se dedica a la compra y venta de diversos artículos. Diunsa, una empresa comercial, también necesita mantener inventario de mercaderías para la venta.
En este módulo se presenta la contabilidad para los comerciantes, mostrando la contabilización de la compra y venta de inventarios, también debe entender que las empresas comerciales tienen otras transacciones que no están relacionadas con el inventario y que las registramos en las empresas de servicios como: gastos de sueldos, compra de mobiliario y equipo, pago de renta, compra de suministros, etc. (estas son partidas normales).
Luego los ajustes al inventario (entiéndase que también se deben elaborar los ajustes que se elaboraron en el módulo IV), y por último se mostrará la forma en que se cierran las cuentas de resultado para luego elaborar y presentar estados financieros que siguen siendo los mismos estados financieros que se elaboran en una empresa de servicios, con ciertas diferencias en cuentas nuevas que surgen a raíz de su actividad.
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MÓDULO VII: CONTABILIDAD COMERCIAL Contabilizar transacciones de una empresa comercial
Esto nos lleva a enumerar diferencias en estados financieros de empresas de servicio versus los estados financieros de una empresa comercial.
Comparación de estados financieros de empresas de servicios con empresas comerciales Como punto de partida, comparemos las entidades de servicios, con las cuales usted está familiarizado, con las empresas comerciales. La figura 5-1 muestra la forma en que una entidad de servicios (a la izquierda) difiere de una empresa comercial (a la derecha).
Figura 5 – 1: Estados financieros de una empresa de servicios y una empresa comercial
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MÓDULO VII: CONTABILIDAD COMERCIAL Contabilizar transacciones de una empresa comercial
En una empresa comercial, las operaciones o transacciones se vuelven más en volumen o en las veces en que se realizan las transacciones, por lo que se requiere medir la utilidad, en varias etapas, por ejemplo: primero, restar el costo de los bienes que se vendieron, después de restar los gastos, y después de restar o sumar otros gastos y otros ingresos (se le nombran como otros, porque resultan que representan gastos e ingresos que no tienen que ver con la actividad normal de la empresa). Una empresa comercial requiere de mayor control, ya que ahora se cuenta con dos (2) Activos con alto riesgo y de que personas ajenas quieran robarlo: El Efectivo y el Inventario, y por ello se deben diseñar controles internos para salvaguardar los activos de la empresa. Los controles internos sirven para asegurarse no solamente de los activos sino que todas las transacciones de los pasivos, patrimonio, ingresos, costos y gastos se registren adecuadamente para presentar las cifras reales, razonables y confiables en los Estados Financieros. Veamos ahora las diferencias de presentar un estado de resultados con una sola etapa versus un estado de resultados de etapas múltiples.
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MÓDULO VII: CONTABILIDAD COMERCIAL Contabilizar transacciones de una empresa comercial
Ejemplo de estado de resultado de etapas múltiples para una empresa comercial (Cantidades supuestas)
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Ejemplo de estado de resultado de una sola etapa para una empresa comercial (Cantidades supuestas).
Puede observar que no se tiene control de las utilidades, y que, al momento de querer analizar este estado financiero, todas las cantidades se deben de comparar con los ingresos sin ninguna diferenciación.
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¿Qué son las operaciones comerciales? Las operaciones comerciales consisten en la compra y venta de productos en vez de servicios. Los comerciantes deben incluir algunas partidas o cuentas nuevas en el balance general y en el estado de resultados.
Estas cuentas se muestran en el cuadro presentado a continuación:
Estas cuentas aparecen en la figura 5-1 donde se muestra la forma en que se reportan en los estados financieros para la Empresa Comercial.
CICLO OPERATIVO DE UNA EMPRESA
Además se debe de indicar que por la forma en que se realizan las transacciones o la forma de realizar la actividad comercial (formas de negociación). Se pueden tener diversas cuentas de Inventario, ejemplo: − Inventario de mercaderías: Es el inventario que se compra para ser vendido.
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− Inventario en tránsito: Dependiendo la negociación de la compra de importación, en algunas ocasiones, desde el momento en que sale de la bodega del proveedor, el comprador puede registrar la mercadería en su contabilidad, aunque venga en camino y tarde días, semanas o meses en recibirla. − Inventario en consignación: Se registra en esta cuenta las mercaderías que se le consigna a un cliente, pero la propiedad siempre es de la persona que vende y no de la que compra. En el balance general solamente se reporta inventarios, con la suma de todos los saldos de los diferentes inventarios (mercaderías, tránsito y consignación) y para hacer el desglose del mismo se elabora una nota a los estados financieros en donde se detalla el saldo de cada uno de los inventarios. El ciclo operativo de una empresa comercial 1. Empieza cuando la compañía compra el inventario a un proveedor, si la compra se realiza al crédito, ésta genera una cuenta por pagar. 2. Luego la empresa vende el inventario a un cliente, si la venta se realiza al crédito, ésta genera una cuenta por cobrar. 3. Finalmente, la compañía recibe el pago en efectivo de los clientes y paga a los proveedores.
Sistemas de registro de inventarios Si vemos, el inventario es un nuevo activo propiedad de la empresa, que merece un mejor control para registrar y de esa manera asegurarse de que las cifras que se reportaran en los estados financieros, sean las reales, confiables y razonables y que se puedan usar para la toma de decisiones.
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Un control interno, para asegurarse de que las cifras de inventarios presentadas en los estados financieros son razonables y confiables, es necesario registrar las transacciones de inventario, como ser: compra, venta, cobro y pago bajo el método de registro de inventarios perpetuo.
Los dos métodos de registro de inventarios son:
Sistemas perpetuos En este método de registros, todas las transacciones de compra, venta, devoluciones de compra y venta, descuentos de compra y venta, se registran en una cuenta llamada Inventarios. En esta cuenta se mantiene un registro corriente del inventario y del costo de los bienes vendidos, es decir, el inventario se actualiza perpetuamente (de forma constante). Este sistema logra un mejor control sobre el inventario.
Sistema periódico Se usa por lo general para bienes relativamente poco costoso o con poco movimiento. Una tienda de artículos de consumo básico, que en general no dispone de cajas registradora con escáner óptico, no lleva un registro corriente de cada pieza de pan ni de cada llavero que vende. En cambio, el negocio cuenta su inventario en forma periódica para determinar las cantidades disponibles. Los restaurantes y las pequeñas tiendas al menudeo (detallistas) también usan el sistema periódico. Este sistema de registro de inventarios periódico se está volviendo cada vez menos popular gracias al uso de las computadoras, y que el sistema de registro de inventarios perpetuo se convierte en una herramienta de control interno. En este método de registro cada transacción se registra por separado en cada cuenta, ejemplo si es compra de mercadería se registra en la cuenta compras no en la cuenta de inventarios como es el caso del método de registro perpetuo. 14
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Control interno en el manejo y registro de inventarios A pesar de que el método de registro perpetuo brinda un control del inventario, siempre la empresa debe realizar conteo físico del inventario al menos una vez al año y luego comparar con el saldo registrado en la cuenta de Inventarios. El conteo físico es otro control interno que capta las transacciones de inventarios que no son detectadas por el sistema electrónico (como aquellas mercancías mal colocadas, robadas o dañadas). El costeo establece la cantidad correcta de inventarios final para los estados financieros y, también, sirve como una verificación de los registros perpetuos. Otro control interno que sirve para salvaguardar los inventarios es contratar un seguro contra robo, siniestro o mermas, este control interno asegura que aunque la empresa padezca de alguno de estos riesgos, el seguro cubrirá la cantidad asegurada para reponer el inventario y de esta forma asegurarse de la continuidad de la empresa.
SISTEMA DE INVENTARIOS PERPETUOS
Veamos ahora en detalle las
características de un sistema de inventario perpetuo moderno que registra lo siguiente: − Las unidades compradas − La devolución, rebajas, y descuentos de las unidades compradas − Las unidades vendidas − Los descuentos por pronto pago, devoluciones que hacen los clientes, rebajas 15
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− Los cobros realizados a los clientes − La cantidad de inventario disponible. Los sistemas de inventarios y de compras están integrados con las cuentas por cobrar y con las ventas. Por ejemplo, la computadora de la empresa Target usan códigos de barras para mantener los registros actualizados al minuto, y para mostrar el inventario actual en cualquier instante.
En un sistema perpetuo la caja registradora de una tienda como Diunsa es una terminal de computadoras que registra las ventas y actualiza los registros de inventario cada vez que se cobra a un cliente. Los códigos de barra como el que se ilustra arriba se escanean usando rayo láser. El código de barra representa artículos del inventario de datos de costos que dan un seguimiento a cada artículo único del inventario. La mayoría de las empresas usan códigos de barra y cajas registradoras computarizadas, y esa es la causa por la cual cubrimos el sistema de inventarios perpetuos. A continuación, se presentan las razones por las cuales se debe registrar en él debe o en el haber de la cuenta de inventarios:
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Nota: Recordar que en la cuenta de inventarios se registran cantidades al costo de la mercadería no al precio de venta. Cargos y créditos a la cuenta de costo de los bienes vendidos
Contabilidad de inventarios en un sistema perpetuo El ciclo de una identidad comercial empieza con la compra del inventario. En esta sección, daremos seguimiento a los pasos que una empresa comercial sigue para contabilizar el inventario. La empresa comercial se dedica a la compra a RCA y venta de discos compactos y discos DVD. − RCA embarca el inventario de CD y de DVD a la empresa comercial y manda una factura el mismo día, la factura es la requisición del vendedor (RCA) para solicitar el pago al comprador (la empresa comercial). Una factura también denomina cuenta. − Después de que se recibe el inventario, la empresa comercial paga a RCA, siendo esta compra al crédito.
Operaciones Operación 1: Compra de inventarios Suponga que la empresa comercial recibe los bienes el 3 de junio de 2013. La empresa comercial registra esta compra al crédito, de la siguiente manera.
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La cuenta inventarios, es un activo, se usa tan solo para los bienes comprados que la empresa comercial pretende revender a los clientes. Los suministros, el equipo y otros activos se registran en sus cuentas, las mismas cuentas que utilizamos para registrar estas transacciones en la empresa de servicios. Recuerde que inventarios es un activo propiedad de la empresa hasta que se vende. Observe que se está calculando el 12% de impuesto sobre ventas, que toda empresa comercial está obligada a retener ese impuesto a las personas que compran, pero una vez al mes debe de liquidar al gobierno todo lo que ha retenido por ese concepto. La ley del impuesto Sobre Ventas, grava casi todos los artículos en el comercio, debe de entenderse que existen algunos artículos que no se aplica este impuesto, así como empresas que también están exoneradas del pago del mismo.
Operación 2: Devoluciones y bonificaciones (o rebajas) sobre compras Los negocios permiten a los clientes devolver la mercancía defectuosa, dañada o con algún otro inconveniente. Esto se conoce como una devolución sobre compras. De manera alternativa, el vendedor puede reducir una bonificación sobre el monto que el comprador adeuda. Las bonificaciones sobre compras se conceden al comprador como un incentivo para mantener los bienes que no cumplen “con lo que se ordenó". De manera conjunta, las devoluciones y las bonificaciones sobre compras disminuyen el costo de los inventarios del comprador, por lo que también se registra un movimiento acreedor en la cuenta de Inventarios.
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Suponga que la empresa comercial todavía no ha pagado la factura original del 3 de junio. Imagine un caso donde una serie de discos compactos de Windows comprados con esa factura, se dañaron durante el embarque. La empresa comercial regresa los discos de (CD, en este caso) a RCA y registra la devolución sobre compras, registrando un movimiento acreedor a la cuenta de Inventarios como sigue: LIBRO DIARIO Fecha 04-jun
Descripción Asiento # 2 Cuentas por Pagar Inventarios Impuesto sobre Ventas Para registrar la devolución de CD por daño ocacionado en el transporte
Ref.
Debe
Haber 112 100 12
Se hace exactamente el mismo asiento cuando se concede una bonificación. La única diferencia entre una devolución y una bonificación es que, en el caso de la bonificación, la empresa comercial mantiene el inventario, y por eso se puede devolver el Impuesto Sobre Ventas que se había cobrado, ya que no hubo una transferencia de producto.
El registro en el libro mayor de Inventarios quedaría como se muestra a continuación:
Operación 3: Descuentos sobre compras Muchos negocios ofrecen a sus clientes un descuento por pronto pago. Este se denomina descuento sobre compra. Los términos de créditos de la 19
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empresa proveedora, RCA es: ¨3/15, N/30¨ significa que la empresa comercial tendrá 3% de descuento de la factura total, si paga dentro de 15 días después de la fecha de la factura de lo contrario, la totalidad del monto –NETO- vencerá dentro de 30 días. Los términos “n/30” significan que no se ofrece descuento alguno y que el pago vencerá dentro de 30 días después de la fecha de factura. El término eom (por las siglas de ´´end of the month´´ significa que el pago vencerá al final del mes actual, es decir si la compra se realizó el 3 de Junio, se deberá pagar el 30 de Junio.
Volvamos al ejemplo 1, si paga dentro del período de descuento, el asiento de pago en efectivo sería: LIBRO DIARIO Fecha 15-jun
Descripción Asiento # 3 Cuentas por Pagar Efectivo Inventario Para registrar el pago de la compra que se realizó el 3 de Junio recibiendo un descuento del 3% por pronto pago.
Ref.
Debe
Haber 672 654 18
El descuento se aplica únicamente al precio de venta, no se aplica al total de la cuenta por pagar, porque en ese total está incluido el valor del Impuesto Sobre Ventas, que cómo ya se mencionó, debe de pagarse al gobierno. Este descuento se registra en él debe a inventarios, ya que el descuento por pronto pago disminuye el costo real pagado por inventarios, como se muestra en el mayor T:
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MÓDULO VII: CONTABILIDAD COMERCIAL Contabilizar transacciones de una empresa comercial
Observe que el saldo en la cuenta inventarios, L.582, no es exactamente lo que se pagó por inventario al 15 de junio, pues en las cuentas por pagar se registró el impuesto sobre ventas. También debe de notar que el saldo de la cuenta por pagar quedó en cero pero no fue el mismo valor que salió de efectivo por el descuento que se recibió por pronto pago. Sin embargo, si la empresa comercial paga esta factura después del período de descuento, debe pagar la totalidad de los L. 672.00. En ese caso, el asiento de pago es:
LIBRO DIARIO Fecha 24-jun
Descripción Asiento # 3 Cuentas por Pagar Efectivo Para registrar el pago de la compra que se realizó el 3 de Junio
Ref.
Debe
Haber 672 672
Operación 4: Costos de transporte Alguien debe pagar los costos de transporte del inventario del vendedor al comprador. El contrato de compra especifica los términos de libre a bordo (FOB, free on Board) para determinar el momento en que el título de propiedad de los bienes se transfiere al comprador y quien paga generalmente el flete. El punto de embarque FOB (Por las siglas de ´´free on Board´´) significa que el comprador adquiere la propiedad de los bienes en el punto de embarque. El comprador también paga el flete. El destino FOB significa que el comprador adquiere la propiedad de los bienes en el punto de destino de la entrega. En ese caso, el vendedor paga generalmente el flete. Los costos de los fletes son ya en el interior o en el exterior (del almacén). 21
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− Los fletes en el interior se refieren al costo del trasporte por embarcar los bienes en el interior del almacén; por lo tanto, es un flete sobre los bienes comprados. − Los fletes en el exterior se refieren a los costos de transporte de embarcar los bienes en el exterior del almacén; por lo tanto, es un flete sobre los bienes vendidos.
Flete en el interior: El punto de embarque FOB es el más común. El comprador posee los bienes mientras están en tránsito, de manera que el comprador paga el flete. Como la paga del flete es un costo que bebe pagarse para adquirir inventarios, el flete en el interior se convierte en una parte del costo del inventario. Como resultado, los costos de los fletes en el interior se cargan a la cuenta inventarios. Ejemplo: Suponga que se paga un cargo por un flete de L.180.00 y que hace el siguiente asiento:
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El cargo del flete aumenta el costo neto del inventario a L. 762, como se puede ver en el mayor de la cuenta de inventarios como sigue:
Ref Junio 3 (1) Junio 4 (4) Saldos Saldo deudor
LIBRO MAYOR Inventarios DEBE HABER Ref 700 100 Junio 04 (2) 180 18 Junio 15 (3) 880 118 762
Desde el punto de embarque FOB, algunas veces el vendedor paga por adelantado el costo del transporte como una conveniencia y presenta este costo en la factura. Suponga por ejemplo que el 20 de junio se hace una compra de bienes por L. 5,000 junto con un cargo correlativo de fletes por L. 400 con los términos 3/5, n/30. La compra se registraría como sigue: LIBRO DIARIO Fecha 20-jun
Descripción Asiento # 5 Inventario Impuesto Sobre Ventas Cuentas por Pagar Para registrar la compra de mercadería incluyendo el pago del flete, bajo las condiciones: 3/5, n/30
Ref.
Debe
Haber
5,400 648 6,048
Si esta empresa paga dentro del período del descuento, dicho descuento se calculará tan solo sobre el costo de la mercancía de L. 5,000, no sobre el total de la factura de L. 5,400. El flete de L. 400 no es elegible para el descuento por lo tanto el descuento del 3% sería de L. 150 (L. 5,000 X 0.03). El asiento para registrar el pronto pago al 25 de junio es el siguiente:
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MÓDULO VII: CONTABILIDAD COMERCIAL Contabilizar transacciones de una empresa comercial
LIBRO DIARIO Fecha 25-jun
Descripción Asiento # 6 Cuentas por Pagar Inventarios (L.5000 X 0.03) Efectivo Para registrar el pago de compra de mercadería, obteniendo 3% de descuento por pronto pago
Ref.
Debe
Haber
6,048 150 5,898
Después de traspasar ambos asientos a la cuenta - T Inventarios de la empresa comercial que se presenta más abajo se observa el siguiente movimiento.
Ref Junio 3 (1) Junio 4 (4) Junio 20 (5) Saldos Saldo deudor
LIBRO MAYOR Inventarios DEBE HABER Ref 700 100 Junio 04 (2) 180 18 Junio 15 (3) 5,400 150 Junio 25 (6) 6,280 6,012
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Fletes en el exterior: Como vimos, un gasto de flete en el exterior es aquel donde el vendedor paga los cargos por los fletes necesarios para embarcar los bienes a los clientes. Los fletes en el exterior son un gasto de entrega para el vendedor. Los gastos de entrega son un gasto operativo y se carga a la cuenta de gastos por entrega.
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MÓDULO VII: CONTABILIDAD COMERCIAL Contabilizar transacciones de una empresa comercial
Resumen de devoluciones y bonificaciones sobre compras, descuentos y costo de transporte
Suponga que la empresa comercial compra L. 35,000 de inventario, que toma un descuento del 2% por pronto pago y que devuelve L. 700 de las mercaderías compradas. También paga L. 2,100 de flete en el interior. El siguiente resumen muestra el costo neto de las mercaderías compradas por la empresa comercial para este inventario en esta ilustración se supuso todos los datos.
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MÓDULO VII: CONTABILIDAD COMERCIAL Contabilizar transacciones de una empresa comercial
Descuento sobre la compra de L. 686 = (compra de L. 35,000 devoluciones sobre compra de L. 700) X 0.02 descuento, recuerde que por el Impuesto sobre ventas no se puede hacer descuento por pronto pago porque ese valor debe de cancelarse al gobierno. En un sistema perpetuo la cuenta inventario es en la realidad una cuenta “genérica” muestra la cantidad neta invertida en bienes disponibles para la venta. Los cargos a la cuenta representan ya sea un incremento físico en la cantidad de bienes disponibles (compras), un incremento en el costo por unidad (como un flete en el interior) o ambas cuestiones. De manera opuesta, los abonos a la cuenta de inventarios representan ya sea decremento físico en el monto de bienes disponibles (bienes vendidos o devueltos) o un decremento en el costo por unidad (una bonificación concedida o un descuento por pronto pago).
Venta de inventarios Después de que una empresa compra inventarios, el siguiente paso consiste en vender los bienes. Trataremos ahora el aspecto de la venta y haremos un seguimiento de la empresa comercial mediante una secuencia de transacciones de venta. El monto que obtiene una empresa por la venta de un inventario de mercancías recibe el nombre de ingresos por ventas (a menudo abreviamos tan solo como Venta). Una venta también crea un gasto, costos de los bienes vendidos, ya que el vendedor sede un activo que es el inventario.
El costo de los bienes vendidos es el costo del inventario que se ha vendido a los clientes. El costo de los bienes vendidos (a menudo abreviamos como costos por ventas) es el principal gasto de una empresa comercial. Después de realizar una venta a crédito, la empresa comercial puede experimentar cualquiera de las siguientes situaciones: 26
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MÓDULO VII: CONTABILIDAD COMERCIAL Contabilizar transacciones de una empresa comercial
− Una devolución sobre ventas: el cliente puede devolver los bienes a la empresa comercial. − Una bonificación sobre ventas: La empresa comercial puede conceder una bonificación sobre ventas para motivar al cliente a aceptar bienes que no cumplan con los estándares, esta bonificación reducirá el efectivo que se va a recibir del cliente. − Un descuento sobre ventas: si el cliente paga dentro del período de descuento en términos tales como 2/10, n/30 la empresa comercial recibe el monto del descuento. − Flete en el exterior: la empresa comercial quizá tenga que pagar gastos de entrega para transportar los bienes y entregarlos al comprador.
Operación 5: Ventas en efectivo (al contado) Por lo general las ventas a los clientes, son en efectivo. Suponga que el 9 de junio la empresa comercial realizó una venta en efectivo de L. 800 a un cliente y emitió una factura de ventas, el costo de la mercadería vendida es de L. 500.00 Las ventas en efectivo de L. 800 se registran a Efectivo en él debe por el precio de venta más el Impuesto Sobre Ventas e Ingresos por ventas en el haber por el precio de venta convenido y la cuenta Impuesto sobre Ventas por el 12% como sigue:
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MÓDULO VII: CONTABILIDAD COMERCIAL Contabilizar transacciones de una empresa comercial
En este momento la empresa comercial vendió mercadería, que debe de restarse del inventario. Por lo tanto, también se debe hacer un segundo asiento de diario para disminuir el saldo de inventario. Recuerde que el costo de lo vendido es de L.500. El segundo asiento de diario transferirá el L. 500 a costos de los bienes vendidos de la cuenta de inventarios, de la siguiente manera:
LIBRO DIARIO Fecha 09-jun
Descripción Asiento # 8 Costo de Ventas Inventarios Para registrar el costo de las mercaderías vendidas
Ref.
Debe
Haber 500 500
A cuenta costos de los bienes vendidos o simplemente costo de ventas, mantiene un saldo corriente durante todo el período. En este ejemplo, los costos de los bienes vendidos son de L.500 (el costo para la empresa comercial que vende) en vez de L. 800, el precio de venta (al cliente) de los bienes.
El costo de los bienes vendidos se basa siempre en el costo de la entidad, y no en el precio de venta.
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En una empresa comercial que posea un sistema contable computarizado, la computadora registra automáticamente el asiento de costo de los bienes vendidos. El cajero escanea el código de barra del producto y la computadora ejecuta dicha tarea.
Operación 6: Ventas a crédito En Honduras y en muchas partes del mundo la mayoría de las ventas se hacen a crédito. Ahora, supongamos que la empresa comercial efectúa una venta a crédito el 21 de junio por L. 1,500 sobre términos de n/10 (sin descuentos algunos, es decir el total de la factura dentro de 10 días, es lo que significa n/10), por bienes que tuvieron un costo de L. 1,100. Los asientos para registrar la venta y el costo de los bienes vendidos son los siguientes: LIBRO DIARIO Fecha 21-jun
Descripción Asiento # 9 Cuentas por Cobrar Ventas Impuesto sobre ventas Para registrar la venta de mercadería al crédito con término n/30
Ref.
Debe
Haber
1,680 1,500 180
LIBRO DIARIO Fecha 09-jun
Descripción Asiento # 10 Costo de Ventas Inventarios Para registrar el costo de las mercaderías vendidas
Ref.
Debe
Haber
1,100 1,100
Cuando la empresa comercial cobra al cliente, recibe el efectivo, registrará la entrada de efectivo a cuentas por cobrar como sigue: 29
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Operación 7: Descuentos sobre ventas, y devoluciones y bonificaciones sobre ventas Vimos que las devoluciones y bonificaciones sobre compras, así como los descuentos sobre compras, disminuyen el costo de compra del inventario. Del mismo modo, las devoluciones y las bonificaciones sobre ventas y los descuentos sobre ventas deducen el monto neto de los ingresos ganados sobre las ventas. Devoluciones y bonificaciones sobre ventas y descuentos sobre ventas son contra - cuentas de ingresos por ventas. Recuerde que una contra-cuenta tiene el saldo normal opuesto de su cuenta compañera. Por lo tanto, devoluciones y bonificaciones sobre ventas y descuentos sobre ventas tienen ambos saldos deudores normales.
La compañía mantiene cuentas separadas para descuentos sobre ventas y para devoluciones y bonificaciones sobre ventas, de tal modo que sea posible dar un seguimiento por separado a estas partidas, y de la misma manera reportarlas en el estado de resultado. 30
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Los ingresos netos por ventas se calculan como: ingresos neto por ventas = Ingresos por ventas – devoluciones y bonificaciones sobre ventas – descuentos sobre ventas. Examinemos ahora una secuencia de las transacciones por ventas de la empresa comercial. Suponga que la empresa comercial hace una venta a un cliente el 22 de junio, la empresa comercial vende discos L. 7,200 sobre términos de crédito de 2/10, n/30. Esta mercadería costó a la empresa comercial L. 5,700. Los asientos para registrar esta venta a crédito y el costo relacionado por los bienes vendidos son los siguientes: LIBRO DIARIO Fecha 22-jun
Descripción Asiento # 12 Cuentas por Cobrar Ventas Impuesto sobre ventas Para registrar la venta de mercadería al crédito con término 2/10, n/30
Ref.
Debe
Haber
8,064 7,200 864
LIBRO DIARIO Fecha 22-jun
Descripción Asiento # 13 Costo de Ventas Inventarios Para registrar el costo de las mercaderías vendidas
Ref.
Debe
Haber
5,700 5,700
Operación 8: Devoluciones sobre ventas Suponga que, el 24 de junio, el cliente devuelve L. 600.00 de las mercaderías que se le vendió. El costo de la mercadería que devuelve el cliente es de L. 280.00 31
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La empresa comercial que le vendió, vendedor, registra las devoluciones sobre ventas como sigue:
Observe que el cliente devuelve mercadería y por lo tanto se le debe devolver el Impuesto sobre ventas que se le había cobrado anteriormente, y de la misma manera, como la venta había sido al crédito, también se resta el total de las cuentas por cobrar al cliente. De la misma manera que las devoluciones sobre compras, se debe actualizar la cuenta de inventarios porque se está recibiendo mercaderías que se habían vendido anteriormente y se actualiza sus registros de inventarios disminuyendo los costos de los bienes vendidos como sigue (los bienes devueltos tuvieron un costo de L.280.00):
Fecha 24-jun
Descripción Asiento # 15 Inventarios Costo de Ventas Para registrar el costo de las mercaderías que nos devolvieron
Ref.
Debe
Haber 280 280
Operación 9: Bonificaciones sobre ventas Suponga que, el 25 de junio la empresa comercial concede una bonificación sobre ventas de L. 100 por algunos bienes dañados en tránsito. Una bonificación sobre ventas se registra como sigue:
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UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE HONDURAS Fecha 25-jun
Descripción Asiento # 16 Devoluciones y Bonificaciones sobre Ventas Cuentas por Cobrar Para registrar bonificación concedida al cliente por mercadería defectuosa
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Ref.
Debe
Haber 100 100
No se hace un asiento de inventario por una bonificación sobre ventas, porque la empresa que vendió no recibe bienes devueltos del cliente. Después de que los asientos se traspasan al mayor, Cuentas por cobrar tiene un saldo deudor de L. 7,292 como sigue:
Operación 10: Descuentos sobre ventas El 27 de junio, la empresa comercial, recibe el pago del cliente, el pago se está recibiendo en el tiempo que puede recibir descuento (del 22 de junio al 27 de junio, no han pasado 10 días), la entrada de efectivo del negocio es de L. 7,146.16 = [L.7, 292 - (L.7, 292 x 0.02)], Y el asiento del cobro es:
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Ahora, el saldo de cuentas por cobrar de la empresa comercial es cero.
Ingreso por ventas, costos de los bienes vendidos y utilidad bruta Las ventas netas, los costos de los bienes vendidos y la utilidad bruta son elementos clave de la rentabilidad. Ingresos por ventas netas menos costos de los bienes vendidos representan Utilidad bruta o margen bruto. La utilidad bruta también se considera como ganancia sobre el inventario.
La utilidad bruta, junto con la utilidad neta, es una medida del éxito de la empresa. Una utilidad lo suficientemente alta es vital para un comerciante.
El siguiente ejemplo aclara la naturaleza de la utilidad bruta. Suponga que el costo de compra de un artículo para la empresa comercial es de L. 15 y que vende el mismo artículo en L. 20. La utilidad bruta de la empresa comercial por cada artículo vendido es de L. 5, la cual se calcula de la siguiente manera:
Utilidad bruta reportada en el estado de resultado de la empresa comercial es la suma de la utilidad bruta sobre los artículos vendidos de este costo y todos los demás productos que la compañía vendió durante el año.
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EVALÚA TU PROGRESO DE APRENDIZAJE: Contesta las siguientes preguntas.
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
¿Qué es contabilidad comercial? ¿Cuáles es la diferencia entre empresa de servicio y empresa comercial? ¿Cuáles son las cuentas de inventario que aparecen en el ciclo operativo? ¿Cuándo empieza el ciclo operativo en una empresa? ¿Cuáles son los dos métodos de registro de inventario? ¿Para qué sirve el control interno dentro de la empresa? ¿Para qué sirve los códigos de barras de los productos dentro de una empresa? 8. ¿Qué es punto de embarque FOB? 9. ¿Cómo se calculan los ingresos netos por ventas?
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The International Accounting Standards Board. (2009). Norma Internacional de Información Financiera par PYMES. Londres: SME´s.
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