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UNIVERSIDAD DE MANIZALES MAESTRIA EN TRIBUTACION

MODULO FISCALIZACION TRIBUTARIA: AUDITORIA TRIBUTARIA

GUILLERMO TRIVIÑO RODRIGUEZ Magister en Administración Especialista en Finanzas

AUDITORIA Es un diagnóstico basado en un examen llevado a cabo por un analista con conocimientos adecuados y profesionalmente objetivo. Para: Determinar si la administración es manejada correctamente. Propósito: ■ Comprobar todas las facetas de la administración y operaciones en el contexto del ambiente externo. ■ Confirmar las áreas que están bien administradas. ■ Identificar oportunidades.

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Formular recomendaciones prácticas para capitalizas dichas oportunidades. Enfrentar compromisos actuales y prepararse para sorpresas del futuro. Reconciliar los diversos intereses de diferentes grupos. Mantener o restaurar la confianza en la capacidad de la organización.

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Mejorar su comportamiento económico. Confrontar y reconsiderar metas de utilidad, crecimiento patrimonial y de mercado. Crecimiento de los recursos que debe ser involucrados en el negocio. Evaluar indicadores, reducción de costos y planeación.

TIPOS DE AUDITORIA ■ Auditoria Externa -Independiente ■ Auditoria Interna ■ Auditoria Gubernativa

PRINCIPIOS BASICOS DE AUDITORIA 1. Integridad Objetiva e Independencia. ■ Recto, honesto y sincero en su enfoque respecto a su trabajo profesional. ■ Justo: Evitar prejuicios de afecten la objetividad. ■ Actitud imparcial libre de cualquier interés. 2. Confidencialidad. ■ Reserva de la información que se obtenga por su trabajo, a menos que sea obligación legal. 3. Habilidades y Competencia. ■ Adecuada experiencia y competencia. (Estudios) ■ Desarrollo de habilidades

4. Trabajo realizado por otros. ■ El es el único responsable del trabajo realizado por otros auditorias si le colaborar en el examen. ■ Dirigir, supervisar y revisar el trabajo delegado a sus asistentes. ■ Obtener la seguridad razonable del trabajo efectuado por otros. 5. Documentación. ■ Documentar aquellos asuntos importantes para proporcionar evidencia de que la auditoria se llevó a cabo de acuerdo a los principios básicos

6. Planeación. ■ ■

Planear su trabajo: Efectiva, Eficiente y oportunamente. Basarse en el conocimiento del negocio del cliente.

7. Evidencia de auditoria. ■ Obtener evidencia suficiente y completa, a través de procedimientos para establecer conclusiones razonables en la cuales basa su opinión. ■ Pruebas diseñadas para obtener una seguridad razonable del Control Interno. ■ La información está completa, exacta y válida: * Prueba de detalles de las operaciones y saldos. * Análisis de razones y tendencias importantes. * Fluctuaciones. * Partidas poco usuales.

8. Sistema de Contabilidad y Control Interno. ■

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Sistema de contabilidad adecuado que incorpore Control Interno. Seguridad razonable, que es adecuado. Comprensión del sistema de contabilidad y de los controles internos. Estudiar y evaluar la operación de aquellos controles internos para determinar la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoria.

9. Conclusiones de la Auditoria. ■ Revisar y evaluar las conclusiones extraídas de la evidencia de auditoria.

NORMAS DE AUDITORIA GENERALMENTE ACEPTADAS

NORMAS GENERALES 1. Entrenamiento y Habilidad ■ El examen debe ser efectuado por una persona(s) que tenga(n) el adecuado entrenamiento técnico y habilidad como auditor. ■ El auditor debe ser técnicamente competente, ■ La competencia requerida se obtiene por la educación tanto formal como informal, y por la experiencia.

2. Independencia ■ En todos los asuntos relativos al cargo, el auditor debe mantener una actitud mental independiente. Debe tener:  Independencia en la Programación: a. Libertad de interferencia o intención de eliminar alguna parte de la auditoria por parte de la dirección. B. Libertad de interferencia en la actitud de falta de cooperación respecto a la aplicación de procedimientos. C. Libertad de cualquier intento externo para modificar el trabajo de auditoria haciendo revisar otra cosa que la prevista durante el proceso de auditoria.

Independencia Investigativa a. Directo y libre acceso a todos los libros y registros de la empresa, directivos y empleados y otras fuentes de información con respecto a las actividades, obligaciones y recursos de la empresa. b. Cooperación activa del personal directivo durante el curso del examen del auditor. c. Libertad de cualquier intento de la dirección e asignar o especificar las actividades a ser examinadas o de establecer la aceptabilidad de la evidencia. d. Libertad de intereses personales o relaciones que den lugar a la exclusión o limitación del examen 

 Independencia en el Informe a. Libertad de cualquier sentimiento de lealtad u obligación de modificar hechos informados.

b. Prohibición de la práctica de excluir asuntos significativos del informe formal a favor de su inclusión en un informe no formal. c. Evitar el uso intencional o no intencional de lenguaje ambiguo, en el informe, opiniones y recomendaciones.

c. Libertad de cualquier intento de dominio del juicio del auditor en cuanto al apropiado contenido del diagnóstico.

3. Debido cuidado profesional. ■ Debe ejercerse un debido cuidado profesional en la realización del examen y en la preparación del informe. ■ Debe ser prudente y razonable. ■ Aplicarse en todos las fases y procedimientos de la auditoria. NORMAS DE EJECUCION DEL TRABAJO 1. Planificación de la auditoria ■ El trabajo debe ser adecuadamente planificado, determinando la estrategia para conducir la auditoria.

2. Supervisión. Dirigir el esfuerzo de los asistente quienes están involucrados en el cumplimiento de los objetivos de la auditoria. 3. Evaluación del Control Interno. ■ Estudiar y evaluar adecuadamente el control interno existente como base de la confianza depositada en el mismo, y para la determinación del alcance resultante de las pruebas a las que deberán limitarse los procedimientos de auditoria. 4. Evidencia suficiente ■ Deberá obtenerse suficiente y competente evidencia mediante la inspección, observación, preguntas y confirmaciones, para proporcionar bases razonables para expresar la opinión en el diagnóstico. ■

NORMAS DEL INFORME 1. Principios contables. ■ El informe debe establecer si los estados financieros están presentados de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados. 2. Consistencia. ■ El informe debe establecer si tales principios han sido consistentemente observados en el periodo actual en relación con el periodo anterior.

3. Notas ■ Los desgloses informativos en los estados financieros son tomados como razonablemente adecuados, a menos que de otra forma se establezca en el informe. 4. Expresión de una opinión ■ El informe deberá contener una expresión de opinión acerca de los estados financieros, tomados como un todo, o una afirmación al efecto de que una opinión no puede ser expresada. ■ Cuando la opinión global no pueda ser expresada, las razones de ello deberán establecerse. ■ El informe deberá contener una indicación clara y escueta del carácter del examen efectuado, y el grado de responsabilidad que el auditor está tomando.

ETICA PROFESIONAL Representa una parte importante del sistema de relación y disciplina en cualquier sociedad civilizada. ■ Son esenciales para que la armonía social pueda protegerse de los actos irresponsables de una persona individual. ■ Existen tres niveles de responsabilidad que inspiran nuestro sistema de disciplina: 1. Responsabilidad Legal ■ está impuesta por la sociedad como un requerimiento mínimo para quienes reciben un reconocimiento profesional. ■ Está especificada en las leyes y en los estatutos gubernamentales que regulan la materia. ■

2. Responsabilidad Ética La impone la profesión sobre sus miembros. ■ Una profesión debe voluntariamente asumir responsabilidades por el interés social. ■ Son expresiones de su responsabilidad social. ■ Se expresa mediante un Código Oficial de Ética. ■ Reglas impuestas por un cuerpo profesional o por Ley sobre la conducta de sus miembros. 3. Responsabilidad Moral ■ Se la imponen los individuos así mismos. ■ Está reflejada en un estándar de conducta superior al requerido por la responsabilidad ética ■

LA ETICA Y EL AUDITOR ■ Normas de conducta que establecen el mínimo nivel de conducta aceptable esperado de un auditor. 1. Mantener su integridad y objetividad y cundo recibe un encargo en la práctica, debe ser independiente que quienes le han contratado y de aquellos a quienes le sirve. 2. Observar las normas generales y técnicas de la profesión y debe esforzarse continuamente en mejorar su competencia y calidad de su servicio. 3. Adecuarse a sus clientes, ser sincero con ellos y servirles con sus mejores habilidades, con esfuerzo profesional de cara a sus intereses, siendo consciente de su responsabilidades ante el público.

2. Comportarse de tal manera que promueva la cooperación y buenas relaciones entre los miembros de la profesión. 2. Comportarse de tal manera que engrandezca la profesión y a su habilidad para servir al público. Debe tener presente:

1. Ley versus principios Si hay conflicto entre las normas legales y principios contables prevalecen las primeras, más si son tributarias. 2. Permisos para ejercer: Tener en cuenta las disposiciones legales existentes.

3. Información confidencial No debe divulgar ninguna información confidencial obtenida en el curso de la auditoria, excepto si hay consentimiento del cliente o por disposición legal. 4. Independencia Es la piedra angular de la auditoria. Actitud mental no sujetas a vías de influencia. Es la que da credibilidad a su trabajo. 5. Conflicto de Intereses No tener circunstancias en las que los intereses personales sustanciales del auditor se encuentran en conflicto con su obligación profesional. Se puede dar directa o indirectamente.

6. Posición oficial no compatible con la objetividad. Se espera cualquier tipo de beneficio compartido de una empresa. No asumir el papel de empleado o de director que interviene en las operaciones de la empresa. 7. Intereses de los clientes son conflictivos. Prestar el servicio a dos o más clientes que tengan intereses en conflicto, por ejemplo competidores. 8. Ocupaciones conjuntas. ¿Puede una auditor encargarse de otra ocupación al mismo tiempo que ejerce la auditoria independiente, o puede tal arreglo representar un conflicto de intereses?.

9. Informe del Auditor Basado en las evidencias recopiladas en sus papeles de trabajo, el cual puede ser con salvedades o no.

10. Información descubierta posteriormente Cuando se conocen hechos que han ocurrido después de la fecha de los estados financieros, pero antes de emitir el informe de auditoria, deberá hacer un desglose completo si tales circunstancias tienen efecto sustancial sobre los estados financieros.

11. Publicidad La publicidad u otras formas que sean falsas, erróneas o engañosas, no son de interés público y están prohibidas. Crear expectativas falsas, tener influencia sobre entes gubernamentales, hacer comparaciones con otra firma de auditores, etc. 12. Honorarios Son inaceptables para establecer honorarios: * Honorarios en base a un porcentaje de los valores emitidos por el cliente.

* Honorarios en base al monto esperado por una actuación como testigo experto. * Honorarios en base a un porcentaje de la hipoteca obtenida por el cliente. * Honorarios basados en el ahorro fiscal que se produzca en la preparación de una declaración de impuestos. El cobro de honorarios por un proceso litigioso trae mala imagen para las partes.

13. Responsabilidad en la Práctica fiscal • Un auditor puede absolver una duda a favor de su cliente mientras que exista un soporte razonable para su opinión. * Cuando un auditor tiene conocimiento de errores cometidos por su cliente en la declaración, debe advertir rápidamente a su cliente del error y recomendarle una acción a tomar.

* La sugerencia será de corregir la declaración. * Si el cliente se rehúsa a poner en práctica la recomendación apropiada, el auditor debe hacer un juicio moral y ético en cuanto a si debe seguir con la relación profesional. * Puede informar a la Administración Tributaria. * Cuando parezca que se puede producir sanción por fraude, se debe advertir al cliente para que consulte un abogado.

* En tales circunstancias también sería conveniente que al auditor consultase a un abogado.

ETAPAS PARA LA REALIZACION DE UNA AUDITORIA

Fundamentalmente comprende cuatro etapas: 1. Planeación. 2. Revisión y Evaluación del Sistema de Control Interno - SCI 3. Obtención de Evidencia 4. Elaboración y Emisión del Informe de Auditoria.

ETAPA I: PLANEACION

Está ligada al objetivo de la auditoria. ■ Consiste en decidir anticipadamente: 1. Los procedimientos que se van a aplicar. 2. La extensión que se darán a las pruebas de auditoria. 3. La oportunidad de su aplicación. 4. Los papeles de trabajo que se utilizarán. 5. La asignación del personal que deberá realizar el trabajo. ■

La planeación comprende tres fases:

FASE I: CONOCIMIENTO DE LA EMPRESA. Todo el que intervenga en la auditoria deberá conocer la industria y organización de la empresa auditada. ■ Obtener conocimiento de los factores ambientales, operativos y organizativos importantes de la actividad empresarial. Esto sirve para: ■ Comunicarse mejor con la dirección de la empresa. ■ Evaluar la confiabilidad de las estimaciones y declaraciones de la administración. ■ Juzgar si los procedimientos e informaciones contables son adecuadas. El conocimiento de la empresa es un proceso continuo. ■

• Aunque es necesario un conocimiento básico para planificar la auditoria, gran parte de este conocimiento de adquiere durante el transcurso de la auditoria. * El conocimiento se puede adquirir: - Memorias anuales de las directivas para los socios o accionistas - Actas de Juntas de Socios, asambleas, Juntas Directivas, etc.. - Revisión de informes financieros

- Informes de Auditorias anteriores.

- Consideraciones de la economía y su efecto sobre la actividad del cliente. - Visitas a los locales o instalaciones del cliente. - Revisión analítica de cifras: Análisis, comparación de índices de la empresa vs. del sector, presupuestos vs. resultados

FASE II: DESARROLLO DE UN PLAN GENERAL DE AUDITRORIA

Hojas de Trabajo

Programas de Auditoria

FASE III: ELABORACION DE PROGRAMAS DE AUDITORIA

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Son una guía de la manera como debe practicarse la auditoria. Son un medio de control sobre la ejecución de la misma. Se puede ajustar en la medida que se ejecute el trabajo de acuerdo a hechos observados. Se pueden utilizar programas estándar, que describen procedimientos de auditoria aplicables a la mayoría de clientes. Puede ser programas específicos preparados para cada cliente. Se realizan por áreas o secciones de la empresa, o de los Estados Financieros. Ver ejemplo.

MI CACHARRITO LTDA PROGRAMA DE AUDITORIA PARA VERIFICAR EL CUMPLIMINETO DE OBLIGACIONES FORMALES PERIODO AUDITADO:

OBJETIVO: Determinar el grado de cumplimiento de las obligaciones formales. PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA 1. Solicitar Certificado de Cámara de Comercio a. Identificar Representación Legal b. Determinar Domicilio de la sociedad c. Determinar objeto social d. Determinar responsabilidades del representante legal 2. Solicitar copia del Certificado del RUT a. Determinar obligación de inscripción en el RUT c. Determinar responsabilidades d. Verificar la correcta actividad económica

e. Determinar concordancia con el Certificado de Cámara 3. Determinar sistemas de facturación 4. Verificar resolución de autorización para numeración. 5. Verificar si existen resoluciones de habilitación 6. Verificar la presentación de declaraciones del periodo auditado y de acuerdo a las responsabilidades. 7. Revisar extemporaneidad. 8. Verificar firmas en las declaraciones 9. Verificar la expedición de certificados 10. Verifique la obligación de facturar 11. Verificar si está obligado a presentar información exógena 12. Verificar la obligación de llevar contabilidad ELABORADO POR: REVISADO POR:

SI

NO

N/A

MI CACHARRITO LTDA PROGRAMA DE AUDITORIA PARA VERIFICAR EL CUMPLIMIENTO DE NORMAS CONTABLES PERIODO AUDITADO: OBJETIVO: Determinar que se lleve la contabilidad de la empresa de acuerdo a los principios generalmente aceptados y normas que regulan la materia, se conserven los correspondientes libros y soportes contables. PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA 1.

Verificar si se conforma la contabilidad, libros, registros contables y estados financieros de acuerdo a las disposiciones legales.

2.

Verificar la utilización de procedimientos de reconocido valor técnico.

3.

Determinar la aplicación de sistema contable utilizado.

4.

Verificar la elaboración de comprobantes de contabilidad.

5.

Revisar los documentos que soportan los registros.

6.

Verificar el archivo y conservación de la contabilidad.

7.

Revisar la autorización de las operaciones

8.

Verificar la existencia de los libros de contabilidad legalmente exigidos.

9.

Verificar el registro de los Libros en la Cámara de Comercio

10. Verificar la correspondencia entre los asientos registrados en los libros y los comprobantes. 11. Revisar el manejo y registro de los libros auxiliares. 12. Revisar el manejo y registro del libro diario. 13. Revisar el manejo de y registro del Libro Mayor y Balance 14. Revisar el manejo y registro del Libro de Inventarios y Balance 15. Determinar si los estados financieros fueron tomados fielmente de los libros de contabilidad. 16. Revisar las notas a los estados financieros. 17. Observar los informes de revisoria fiscal 18. Observar las firmas en los estados financieros. ELABORADO POR:

REVISADO POR:

SI

NO

N/A

MI CACHARRITO LTDA PROGRAMA DE AUDITORIA PARA IMPUESTO DE RENTA Y COMPLEMENTARIOS PERIODO AUDITADO:

OBJETIVO: Determinar el grado de cumplimiento de la obligación de declarar y pagar el impuesto de renta y complementarios. PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA A. ASPECTOS FORMALES 1. Determinar la obligación de declarar renta y complementarios 2. Verificar datos generales: Nombre o razón social, NIT, dirección, actividad económica y demás Vs. RUT 3. Verificar la utilización del formulario indicado. 4. Verificar firmas por quien tiene el deber formal de declarar: Contribuyente, Contador o Revisor Fiscal. 5. Verificar la existencia de errores aritméticos. 6. Determinar si la declaración presenta extemporaneidad. B. DILIGENCIAMIENTO DEL FORMULARIO 1.

Verificar si todos los renglones se encuentran diligenciados

2.

Verificar la correspondencia de los valores declarados con los registrados en la contabilidad

3.

Verificar la inclusión real de todos los activos en la sección de patrimonio de la declaración.

4.

Verificar la inclusión real de todos los pasivos del contribuyente

5.

Determinar la inclusión real de todos los ingresos del contribuyente.

6.

Efectuar cruce de los ingresos con los registrados en las declaraciones de IVA.

7.

Verificar la procedencia de los costos y deducciones declarados.

8.

Verificar la procedencia de las rentas exentas ingresos no Constitutivos de Renta ni Ganancia Ocasional.

SÍ

NO

N/A

PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA 9.

Efectuar cruce con terceros para determinar la realidad de ingresos, costos, deducciones, retenciones, etc.

10. Verificar las rentas por ganancias ocasiones, costos y deducciones por las mismas. C. LIQUIDACION PRIVADA 1.

Verificar si hay renta por comparación patrimonial

2.

Verificar la determinación de renta presuntiva.

3.

Verificar la base gravable para aplicar la tarifa de renta.

4.

Revisar la correcta aplicación de la tarifa

5.

Verificar la procedencia de descuentos tributarios.

6.

Verificar la procedencia de descuentos por Retenciones en la fuente.

7.

Revisar la aplicación de los anticipos: año anterior y siguiente

8.

Verifique la liquidación de sanciones si las hay.

9.

Verificar el pago del total impuesto determinado.

D. PRUEBA DOCUMENTAL 1.

Confronte el manejo de la contabilidad.

2.

Revisar si los soportes de costos, gastos y deducciones, reúnen los requisitos legales.

3.

Revise y confronte los certificados de retención en la fuente

ELABORADO POR: REVISADO POR:

SÍ

NO

N/A

ETAPA II EXAMEN Y EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO - SCI OBJETIVO ■ Determinar el grado de confianza en el SCI, como base para determinar la naturaleza, extensión y oportunidad de los procedimientos de auditoria. ■ Proporciona al auditor un conocimiento razonable del grado de confianza que puede depositar en la información y la eficiencia de la administración. ■ Obtener una base para formular sugerencias a la empresa con respecto al mejoramiento del SCI

Como se logra: Con el estudio apropiado y evaluación oportuna de: 1. Los sistemas de organización. 2. Métodos de trabajo. 3. Medidas de control y salvaguarda de bienes.

Para que le sirve al auditor este conocimiento: 1. Determinar la oportunidad y alcance de su revisión. 2. Recomendar mejoras en el SCI 3. Promover mayor eficiencia en las operaciones, en la protección de bienes y en la administración en general.

Por ello el auditoria tiene que:

1. Evaluar el SCI 2. Identificar los controles y procedimientos incorporados. 3. Determinar cuales de esos controles han funcionado durante el periodo sujeto a examen. 4. Cuales ofrecen una garantía razonable.

FASE I: OBTENER CONOCIMIENTO DEL SISTEMA ■

Es un proceso de obtención de información respecto a la organización procedimientos prescritos.

◆

◆

Documentos ◆

Manual de procedimientos: Describan el flujo de las operaciones. Diagramas de Flujo. Plan de cuentas: Identifique la finalidad y el uso de cada cuenta. PUC

Organigrama: Muestra las líneas de autoridad y separación de responsabilidades.



◆

◆

Documentos

Manual de funciones: Detallan responsabilidad y actividades.

las

Mapas de Riesgos: Análisis DOFA Informes: Auditorias (interna o externa) revisoría fiscal actuales o anteriores.

o

 Contabilidad : Registros contables, documentos, informes, conciliaciones, estadísticas, indicadores.

 Actas: Asamblea, Juntas Directivas, Comités. Etc. ◆

Estatutos

 Entrevista: Con personal directivo y empleados clave

Auditado

 Respuestas  Presentación de resultados

 Observación personal: Hechos y Procesos

Observación

 Ejecución: Actividades

FASE II: EVALUAR EL SCI PARA DETERMINAR SU CONFIANZA

●

●

Cuestionarios de control interno ●

●

Debe obedecer a los objetivos del SCI. Depende del tipo, tamaño y naturaleza de la empresa. Cuestionarios completos o simplificados. Se pueden efectuar por partes, ciclos, departamentos o procesos.

1. Identificar los objetivos de control y programa de auditoria. 2. Tener presente sistematizado.

si

el

proceso

se

hace

manual

o

3. Evaluar los procedimientos de control.

Para su elaboración

 Necesarios para determinar la naturaleza, oportunidad o extensión de las pruebas.

 Existen procedimientos de control principales: Ej. Arqueo de Caja  Procedimientos secundarios para controlar el proceso o partes del proceso: Ej. Forma en que se hace el arqueo de caja.  Consistencia en el control para considerase adecuado.

Disciplina de los controles A. Separación de responsabilidades respecto a:

Para su elaboración

■

Controles de custodia

■

Custodia de los activos

■

Mantenimiento de los registros correspondientes.

■

Medidas físicas que impidan el acceso no autorizado a esos activos, registros contables y demás información.

Disciplina de los controles B. Segregación de funciones: De modo que el trabajo de una persona sirva de comprobación de otra.

C. Supervisión del trabajo:

Para su elaboración

De las personas que intervienen en el manejo del sistema de controles básicos

Uniformidad de los controles Si los procedimientos de control varían entre diferentes centros o áreas de la empresa: ■ ■

Indicar el procedimiento Identificar las diferencias sustanciales

No hay controles compensatorios:  Existe deficiencia de control.

Evaluar las respuestas

 Se debe registrar.  Tomarlo como un medio y no cono un fin, es decir, que en las áreas donde detecte la deficiencia del control se amplié el alcance de los procedimientos de auditoria.

Actualización del cuestionario permanentemente de acuerdo a los procesos y flujogramas.

Actualizar el Cuestionario

Incluir preguntas adicionales, de ser necesario, durante el trabajo de campo.

Determinar durante el curso de la entrevista si las preguntas son correctas, en caso negativo, hacer las correcciones en forma inmediata. En lo posible utilice preguntas cerradas con única respuesta; SI – NO - N/A

Sugerencia Adicional

No copiar en cada auditoria el mismo cuestionario sin revisarlo y confortarlo con el auditado y sus procesos No contestar mecánicamente el cuestionario. Diligenciarlo en presencia respondiendo las preguntas

de

quien

está

MI CACHARRITO LTDA CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO PERIODO AUDITADO: OBJETIVO: Determinar el grado de confianza del SCI CONCEPTOS ¿Existe un organigrama actualizados de la organización y/o área que se va a evaluar? ¿Se encuentran las funciones de control, registro y custodia debidamente definidas y segregadas? ¿Existe un sistema de contabilidad? ¿Se utiliza un plan de cuentas escrito, actualizado y normalizado? ¿Se utilizan manuales de funciones y procedimientos escritos, actualizados y normalizados?

¿Los empleados conocen sus funciones, obligaciones y responsabilidades? ¿Se prepara y entrega a la gerencia estados financieros mensuales acompañados de análisis y comentarios apropiados? ¿Se revisan y discuten los estados financieros mensualmente en cuanto a variaciones importantes con cifras estándar, presupuestos y ejercicios de periodos anteriores? ¿Existe algún control de los costos y gastos a través de presupuesto? ¿Los asientos de diarios están todos debidamente explicados, documentados y aprobados por el responsable? ¿Se tiene un empleado como responsable de los procesos tributarios? ¿Se tiene un calendario para control de obligaciones tributarias? ¿Se efectúa control al cumplimiento en la presentación y pago de las declaraciones tributarias? ¿Se expiden oportunamente los certificados de retención en la fuente? OBSERVACIONES: Breve comentario de las conclusiones del auditor en lo que ala suficiencia del SCI se refiere.

SI

NO

N/A

FASE III EVALUACION DE RESPUESTAS DEL CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

Respuesta SI

Prueba de Funcionamiento Control Compensatorio:  Si existen se deben identificar.  Breve exposición del mismo.  Hacer preguntas relacionadas con ellos.

Respuesta NO

No hay Control Compensatorio:  Existe deficiencia de control.  Se debe registrar.  Verificar si se requiere modificar alcance de las pruebas y procedimiento de auditoria.  Constancia que se ha informado al cliente y comentarios obtenidos.  Incidente aislado o falla temporal ya corregida.  Indicar posible efecto en la empresa y número operaciones afectadas.  Evaluar si es accidental o intencionado.

ETAPA III OBTENCION DE LA EVIDENCIA EN LA AUDITORIA

Auditoria de Campo

Reunión de Apertura

Determinación de Evidencias

Entrevistas

Reunión de Cierre

Objetivo: Servir como base para una o más afirmaciones del informe de auditoria. Válida, apropiada y consistente. Evidencia

Lo determina tres factores:  El Objetivo: Para qué se obtiene la evidencia.

 La Técnica: utilizado para obtenerla.  La Fuente: de la que se obtiene

Técnicas de Auditoria  Son métodos prácticos de investigación y prueba que se utilizan para el análisis de la información y obtención dela evidencia.  Permite la comprobación necesaria con el fin de emitir una opinión personal - Diagnostico o informe de auditoria. Implica examinar los registros y documentos que respaldan las transacciones y saldos, para determinar su existencia y autenticidad.  Precisar qué se va a inspeccionar.  Definir para qué se hace la inspección.

Inspección

 Asignar a la persona adecuada para efectuar.  Ejecutar la inspección.

 Recolectar la información conformación con los libros.

necesaria

que

permita

 Registrar e informar resultados.  Examinar los activos tangibles.



Da evidencia de su existencia pero no necesariamente de su propiedad o valor.

su

Observación

 Consiste en controlar un proceso o procedimientos que está realizando otra persona, usando los sentidos, los hechos y las circunstancias relacionados con el desarrollo del proceso.  Definir qué se va a observar.  Determinar cuando y dónde se va a efectuar la observación.  Ir la sitio o lugar de los hechos.  Anotar los aspectos importantes observados.

Confirmación

 Comunicación independiente a una persona ajena para determinar la exactitud y validez de una cifra o hecho. R.O.I  Definir el aspecto por confirmar y quien lo va a realizar.  Definir a quienes se les va a solicitar la información.  Disponer de la información para cotejarla con la del tercero.  Elaborar y enviar la(s) comunicación(es). ■

■

Cotejar la respuesta de terceros con la de la registrada en la empresa. Informar resultados.

Investigación

Obtener respuestas a preguntas concretas relacionadas con la auditoria. ■

Interrogatorio ■ ■

■

Manifestación

■

Obtener información verbal mediante averiguaciones con empleados o terceros sobre posibles puntos débiles en la aplicación de los procedimientos y prácticas de control interno. Pueden ser dentro o fuera de la empresa. Formales por escrito o Informales orales. De clientes, directivos o empleados. Consiste en confirmar las declaraciones orales y documentar la exactitud de tales declaraciones.

■

■

Revisión analítica

■ ■

■

■

■ ■

Examen crítico de una situación por lo general compleja, a partir de la separación del todo en partes o componentes, de una manera ordenada. Permite conocer a fondo su estructura y características y compararla con otra situación deseable para tener elementos de juicio. Se debe fijar objetivos en forma clara. Recopilar toda la información disponible para el análisis. Ordenar la información en sus partes o componentes. Analizar cada parte. Resumir el análisis de cada una Ingresos los resultados del análisis.

■

■

Examen Exactitud

de

■ ■ ■ ■ ■

■

Verificar la exactitud matemática de documentos, operaciones y transacciones. Tener en cuenta la numeración secuencial, unidades de medida, cantidades, valores unitarios y totales de control. Precisar lo que se va a examinar. Determinar el procedimiento a seguir Determinar las medidas o cálculos por separado. Confrontar con totales o datos de control Confrontar contra la información o documentos soporte registrar con una marca de auditoria lo examinado.

■

Comprobación ■

Comprobación

Examinar los soportes y registros que apoyan o sustenta una transacción, mediante la obtención de evidencia suficiente que certifique que se ajustan a los criterios establecidos. Probar que los documentos requeridos son válidos, los registro confiables y las autorizaciones autenticas.

 Establecer la correspondencia y confiabilidad entre dos registros independientes pero relacionados entre si.  Definir la(s) cuenta(s) a ser objeto de conciliación.  Determinar la echa de corte para la conciliación.  Obtener de contabilidad el saldo de la(s) cuenta(s) que se va a conciliar.  Cotejar contra los registros o informes de la dependencia correspondiente.  Aclarar las diferencia que resulten y si es del caso recomendar los ajustes.

■

Análisis de saldos y movimientos

■

■

Analizar el saldo de una cuenta de un estado financiero. Identificar el movimiento de cargos y abonos que lo originaron. Identificar documentos respaldan el movimiento.

y

transacciones

que

FUENTES DE LA EVIDENCIA

Determinada

 La Fuente y la forma como se obtiene.  Provenientes del cliente o sus fuentes: Menos confiables.  Independientes al cliente: Mas confiables. 1. Evidencia Externa

Clase



Son más confiables que la internas.

2. Evidencias Internas  Son más confiables cuando los sistemas (Contable –SCI) del cliente con satisfactorios.

Clase

3. Evidencia directa obtenidas por Auditor. ■ Son más confiables que las externas.

el

4. Evidencia en forma de Documentos y manifestaciones por escrito ■ Son más confiables que las orales. TIPOS DE EVIDENCIA

Sistema de contabilidad y SCI

 Básica para justificar cifras y Estados Financieros.  Depende del SCI.  No suficiente para justificar la opinión del auditor.

Física justificativa

 Aplicable a activos tangibles.  Mejor evidencia para activos fijos e inventarios.  Balance solo tiene una valoración equivalente en dinero, más no soporta su existencia.  Soporta la adecuada presentación en el Balance  

Documental







La fiabilidad depende del origen de la misma. Originada fuera de la empresa sin intervención del auditado. Se origina fuera de la empres pero está en posesión del auditado. Se origina dentro de la empresa pero circula entre terceros. Interna sometida aun buen SCI.

Sistema Contable

   

Revisión Analítica

 Comparaciones, tendencias, índices del sector.  Análisis horizontal y vertical.  Índices e indicadores financieros.

Cálculos Independientes

 Verificación de errores matemáticos  Verificación de saldos iniciales y finales.  Verificación cálculo de impuestos, tasas y contribuciones.

Base del trabajo de auditoria. Cumplimiento de normas legales. Comprobantes y libros de contabilidad. Estados Financieros.

Oral

 Obtenida en las entrevistas.  Manifestaciones  Debe ser corroborada.

Hechos o acontecimientos anteriores

 Situaciones corroborados por hechos o acontecimientos posteriores.

Evidencia Circunstancial

 SIC.  Circunstancias que influyen en la credibilidad de los hechos.  Consistencia con periodos anteriores.  Hecho económico evidente e inocultable.

ALCANCE DE LA EVIDENCIA ■

Después de seleccionar los procedimientos a ejecutar se debe determinar: * Volumen de pruebas a realizar * Amplitud de las muestras

■

■

El auditor deberá evaluar si es factible examinar el 100% de la población o requiere determinar una muestra. No puede perder de vista el objetivo de la auditoria.

Muestreos

    

Muestreo aleatorio Empleo de números aleatorios. Programa computador Por bloques Al azar

EVALUACION DE LA EVIDENCIA ■

■

■ ■

■

Consiste en juzgar si las pruebas obtenidas fueron suficientes y adecuadas Si los resultados de los procedimientos de auditoria ofrecen la seguridad necesaria con relación a las conclusiones. Discrepancias con los registros contables, Diferencias puestas de manifiesto en las confirmaciones y cruces de información.

Respuesta a las circulares de confirmación significativamente inferior en el número previsto.

■

Transacciones no justificadas por la documentación adecuada

■

Realización de transacciones inusuales o próximo a finalizar el ejercicio.

■

Se debe evaluar cuantitativamente o cualitativamente.

■

Definir si las desviaciones fueron consecuencia de negligencia, mala interpretación de instrucciones, avasallamiento de la dirección o de un fraude.

EVALUACION DE FRAUDE O ERROR Ayuda preguntarnos: ■ ■

■ ■ ■ ■ ■ ■ ■

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¿Hay indicios de que se trató de ocultar el error? ¿Hay indicios de que el error sea deliberado o fortuito? ¿Existe razón aparente del error? ¿Se trata de un error sistemático o aleatorio? ¿Se trata de un error de principio o de aplicación? ¿ Es probable que el error se repita con frecuencia? ¿Cual es el impacto del error en los Estados Financieros? ¿Contradice el error nuestra evaluación inicial del SCI? ¿Qué modificación debe hacerse al alcance de nuestro trabajo? ¿Se puede hacer sugerencias para mejorar los procedimientos, a fin de minimizar o reducir tales errores en el futuro? ¿Cual es la actitud de la dirección ante la corrección de los puntos débiles del SCI que creemos conveniente corregir?

Acciones

 Cualquier sospecha de fraude, falta o mal uso de fondos se debe Informar al cliente.  Sumar el efecto de todos los errores y evaluar su importancia.  Evaluar la gravedad y magnitud el error o posible fraude para determinarla si es necesario revisar el 100% de la población. Distorsión intencionada de la información por parte de uno o más individuos, miembros de la administración, empleados o terceros, con el fin de obtener un beneficio en detrimento de la empresa.

Fraude

1. Manipulación, falsificación o alteración de registros o documentos. 2. Malversación de activos.

3. Supresión u omisión de los efectos de las transacciones en registros o documentos. 4. Registro de transacciones no reales. 5. Uso indebido de políticas contables.

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Se refiere a hechos involuntarios realizados en la información. Error

1. Errores matemáticos en los registros básicos o información contable. 2. Omisión o mala interpretación de hechos. 3. Uso indebido de políticas contables. ■

Detección

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La responsabilidad de la prevención y detección de los fraudes y errores recae en la administración. A través de la implementación y operación continua de un adecuado SCI. El SCI reduce pero no elimina la posibilidad de fraude o error.

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Riesgo de Error o Fraude

Al iniciar una auditoria se debe tener presente este riesgo. Presenta riesgo de fraude o error por:

1. Fallas en el diseño del SCI 2. Incumplimiento en los procedimientos control. 3. Dudas con respecto a la integridad o competencia de la administración. 4. Presiones extraordinarias dentro de la empresa. 5. Transacciones inusitadas. 6. Problemas al obtener una evidencia de auditoria suficiente y completa.

de

DOCUMENTACION DE LA AUDITORIA ■

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Papeles de Trabajo

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Conjunto de documentos, formularios, escritos y hojas de análisis. Materializa la evidencia de la auditoria Reflejan la labor desarrollada por el auditor. Muestra el trabajo efectuado, métodos y procedimientos aplicados. Refleja las conclusiones de la auditoria. Son el soporte de la afirmación que hace el auditor en el dictamen o informe de auditoría.

Objetivos de los Papeles de Trabajo

1. Facilitar la preparación del informe de auditoria. 2. Comprobar y explicar en detalle conclusiones resumidas en el informe.

las

opiniones

y

3. Coordinar y organizar todas las fases del trabajo de auditoria. 4. Promover un registro histórico permanente de la información examinada y los procedimientos de auditoria aplicados. 5. Servir de guía en el examen de cuentas y subcuentas. 6. Proporcionar información para preparar otros documentos.

Principios de la elaboración

1. Tener un objetivo claro relacionado con el trabajo. 2. Dependen de la habilidad técnica y destreza profesional del auditor, ya que no existen formas estándar. 3. Reflejar en forma clara los datos, los métodos de comprobación utilizados y la evidencia adicional necesaria. 4. Identificar claramente las expresiones informativas y los problemas de juicio o criterio. 5. Definir el alcance de la revisión de forma clara e indicarse las conclusiones a que se ha llegado a partir de los hechos encontrados. 6. Cada papel de trabajo debe explicarse por sí mismo. 7. No incluir cuestionamientos pendientes, notas incompletas u otras señales de trabajos inacabados. 8. Tener un aspecto pulcro, legibles y preparación ordenada.

TECNICAS DE PREPARACION 1. Elementos incluidos en el encabezado ■ ■ ■ ■ ■

Nombre completo de la empresa auditada. Nombre del área o departamento auditado. Nombre de la cuenta o procedimiento que se está examinando Breve descripción del asunto a que se refiere el papel de trabajo. Periodo auditado y fecha en que se realiza la revisión.

2. Elementos referentes al preparador. ■ Nombre o iniciales del preparador y la fecha de preparación. ■ Nombre o iniciales del revisor y fecha de revisión.

3. Elementos referentes a la preparación. ■ ■

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Se utiliza una sola cara de la hoja. Utilizar una o varias hojas por separado para cada asunto según tu título o encabezado. Codificar para fines de archivo e identificación de acuerdo con los índices establecidos. Los índices de referenciación, marcas de seguimiento y comprobación se deben efectuar con signos y en lo posible con color. Indicar claramente la fuente de donde se tomó la información, como libros contables, cuentas, facturas, comprobantes, confirmaciones, conciliaciones, etc. Evitar el uso de abreviaturas, utilizándolas solo en casos excepcionales. Extensión y alcance de las pruebas aplicadas, los procedimientos de muestreo y el porcentaje de transacciones o información examinada del total.

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Anotar claramente las observaciones, conclusiones y recomendaciones derivadas de la evaluación del SCI y del examen practicado con el fin de facilitar la redacción y revisión del informe final. Incluir solamente datos relevantes evitando registrar información sin importancia y repetida. Las marcas de auditoria se utilizarán a criterio del auditor, mostrar una leyenda explicativa respecto del concepto que expresa. Evidenciar pruebas de exactitud matemática. Utilizar planillas o cédulas sumarias y analíticas, segun se requiera.

INDICES DE LOS PAPELES DE TRABAJO ■

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Existen muchos medios para confeccionar el índice de los papeles de trabajo. Lo importantes es su fácil comprensión y ubicación de la información dentro del expediente de auditoria. Se pueden encontrar métodos de Numeración secuencial, sistemas de letras o dígitos y sistemas combinados.

MARCAS DE COMPROBACION ■

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Permite resumir y repetir explicaciones de los procedimientos realizados en los papeles de trabajo. Son marcas a criterio del auditor, se utilizan con color diferente.

EXPEDIENTE DE AUDITORIA ■

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Es el objetivo fundamental de la conformación de un índice y archivo minucioso de los papales de trabajo Se deben ordenar según su contenido en una legajo o carpeta, de manera que puedan ser consultados fácilmente. Deben guardarse durante la auditoria en el mismo orden en que aparecerán al concluir la misma. Se puede conformar siguiendo el orden planeación de la auditoria. Los programas de auditoria y los cuestionarios de control interno, también pueden ser incluidos en el área específica a la que pertenecen. De cualquier forma debe obedecer el Índice de papeles de trabajo establecido.

ETAPA IV ELABORACION Y EMISION DEL INFORME DE AUDITORIA ■

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Al finalizar el examen, el auditor debe materializar el desarrollo de su trabajo en un informe de auditoria. Se debe formular dando cumplimiento a las normas de auditoria, especialmente a las relativas a la formulación del informe. Si se trata de una auditoria financiera, el informe será un dictamen u opinión del auditor.

Si se trata de una auditoria interna, el auditor se referirá exclusivamente a informes de control interno del área examinada, con sus respectivas recomendaciones.

INFORME DE AUDITORIA Para ello debe tener en cuenta. 1. Limitaciones al alcance de su trabajo, impuestas por: Dueños o administradores de la empresa. Circunstancias no atribuidas al auditor Ausencia de un buen SCI Utilización del trabajo de otros auditores. 2. Tratamiento contable que se apartan de aquellos generalmente aceptados:  Determinados por normas legales contables y tributarias.  Impuestos por políticas internas de la empresa

3. Cambios importantes en la aplicación de principios contables, que afecten la comparación entre periodos. Exigidos por Ley o entidad de control fiscal. Exigidos por cambios tecnológicos en las operaciones. Exigidos por la profesión. Modificación de criterios en la fijación de estimaciones. Cambios arbitrarios. 4. Incertidumbres En la continuidad de la empresa. Dificultades financieras Contingencias indeterminadas Inseguridad en la recuperación de inversiones, costos o gastos pagados por anticipado. Derivados de Leyes o Decretos restrictivos. Reclamos o litigios.

Contenido:

1. Destinatario 2. Fecha 3. Párrafo de alcance 4. Limitaciones y salvedades, si las hay 5. Informe sobre los hechos concretos detectados 6. Párrafo de opinión 7. Sugerencias 8. Firma

INFORMES DEL AUDITOR DEL GOBIERNO . 1. Naturaleza del contenido. ■ Además de examinar estados financieros, también puede versar sobre aspectos de la función social del estado. ■ Examinar el cumplimiento de normas legales, especialmente de carácter tributario, por parte de los particulares. 2. Alcance de la Revisión. ■ Esta ligado con la naturaleza del examen. ■ Si es de carácter financiero sobre la propiedad pública, se debe efectuar un examen similar a empresa privada. ■ Si busca determinar el cumplimiento de normas tributarias, exige un amplio examen como si se tratara de un auditor independiente.

3. Revisión de asuntos complicados. ■ En vista de su importancia, en cumplimiento de una representación del Estado, el grado de responsabilidad es elevado. 4. Similitud de los informes de los auditores. ■ La variación fundamental es el énfasis u objetivo que tiene la auditoria. ■ Por lo demás presentan más similitudes que diferencias.

INFORME SOBRE EL CONTROL CONTABLE INTERNO A partir de la evaluación del SCI, se puede elaborar un informe sobre el SCI. ■ Expresar una opinión sobre el SCI de la empresa vigente en la fecha especificada o durante el periodo de tiempo especificado. ■ El informe pude versar sobre toda la empresa o sobre un área de la misma. Contenido: 1. Descripción del alcance del trabajo. 2. Indicar la fecha o periodo de tiempo a la que hace referencia la opinión. 3. Incluir párrafo que especifique que la dirección de la empresa tiene la responsabilidad de establecer y mantener el SCI, que debe tener unos objetivos amplios y unas limitaciones inherentes, las cuales deben ser brevemente descritas. ■

4. Expresar una opinión sobre si el sistema en su conjunto es suficiente para alcanzar los objetivos generales del SCI. 5. Deficiencia significativa. ■ ■

El objetivo de SCI es prevenir errores o irregularidades. Una deficiencia significativa se define como una situación en la que existe un riesgo apreciable de que se produzcan errores o irregularidades que puedan afectar los estados financieros y de que no puedan ser detectados a tiempo por los empleados en el curso normal del desempeño de las funciones que les han sido asignadas.

6. Otras Consideraciones ■ Si el examen del SCI ha sido restringido o limitado, las consideraciones son similares al informe de auditoria. 7. Destinatario. ■ Está destinado a la Dirección de la empresa.

PRINCIPIOS PARA UNA BUENA REDACCION DEL INFORME 1. Revisión previa a los papeles de trabajo. ■ Antes de hacer el borrador del informe, hacer una revisión a los papeles de trabajo. ■ Verificar que no hay cabos sueltos y se ha realizado todo el trabajo. 2. Tono o Carácter. ■ Viene dictado por la finalidad del mismo. ■ Normalmente la finalidad es informar, aseverar una cuestión determinada, dar la voz de alerta o persuadir al destinatario del informe.

Claridad ■ Uso de palabras cortas, directas y correctas, comienzos sólidos en las frases y párrafos, diciendo ni más ni menos de lo que se quiere informar. ■ Los asuntos contables no son difíciles de explicar. ■ No abuse del lenguaje técnico, vago o excesivamente formal. ■ No exagere en la brevedad o en el detalle excesivo. 4. Adecuación. ■ Verificar que todos los valores tomados sean consistentes y congruentes y adecuadamente interpretados.

5. Concisión ■ Los lectores del informe son personas muy ocupadas. ■ Eliminando detalles innecesarios podemos darle velocidad, claridad y fuerza al informe. 6. Tacto ■ Todos los esfuerzos serán en vano si se confunde la aspereza o el ingenio con la adecuación. ■ No dejar fluir resentimientos personales en las palabras. ■ El lenguaje debe estar orientado a obtener cooperación y no provocar resentimiento.

7. Estructuración de los párrafos. ■ La finalidad es dividir el material y hacer que su lectura resulte más fácil. ■ Cada párrafo debe desarrollar únicamente una idea central. 8. Estructura de Frases. 9. Estilo Impersonal.

8. Manejo de tiempo verbal.

GRACIAS