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MODELO DE SISTEMAS VIABLES (MSV) El MSV fue creado por Stafford Beer con la participación directa e indirecta de muchos autores con el propósito de entregar una alternativa científica real para el estudio de organizaciones de actividad humana, bajo la premisa de cumplir con la condición de sostener su viabilidad como único requisito. El MSV y el lenguaje de la cibernética de gestión que le da soporte, son útiles herramientas que ayudan a los miembros de una organización a tomar un punto de vista sistémico de sus procesos de comunicación. Una comprensión de la organización como un todo integrado es una poderosa plataforma para diferentes clases de cambio. Las herramientas de modelado definen una estructura subyacente de comunicaciones en apoyo de la viabilidad, al mismo tiempo que proporciona una valiosa plantilla tanto para el diseño estructural organizativo como para el diseño de su arquitectura estratégica. Siendo recursivo por naturaleza, el MSV tiene la ventaja de ser flexible hasta el punto de que nuevas unidades estratégicas de negocio pueden ser insertadas fácilmente dentro de un particular nivel de recursividad, sin que eso suponga cambios dramáticas en las estructuras envolventes; y robusto al tener una focalización a largo plazo que está enraizada en cada una de las identidades de la organización; por tanto, las estructuras integradas que están basadas en el MSV evolucionan con el tiempo, mientras la organización permanece continuamente a tono con su entorno y sus necesidades operacionales, en lugar de ser víctimas de cambios radicales y discontinuos. El MSV postula una organización recursiva. Esto significa que los sistemas viables o autónomos deben estar en sí compuestos por sistemas viables o 20 autónomos, cada uno preocupado por su propio desarrollo. Así los responsables de la administración, en cada nivel de la organización, definen sus políticas a través de las tareas a implementar actividades primarias en forma autónoma, pero cohesionados estructuralmente. Como ejemplo, la cascada de niveles de autonomía desplegados en una universidad desde la Institución, la cual contiene a sus facultades y escuelas, las que a su vez acogen departamentos académicos, para culminar con la actividad académica, todos desarrollando con autonomía su quehacer, representa un buen ejemplo de recursividad organizacional. A continuación véase la grafico N° 04 en el cual se muestra el modelo de sistemas viables

Fuente: Pérez Ríos José (2008). Aplicación de la cibernética organizacional al estudio de la viabilidad de las organizaciones. Para garantizar la viabilidad, el MSV se basa en tres pilares fundamentales: Principio de recursión Ley de la variedad requerida Existencia de cinco funciones o subsistemas El cumplimiento de las condiciones necesarias y suficientes para asegurar la viabilidad de una organización pasa por la existencia en la organización objeto de estudio de las funciones o subsistemas que la teoría desarrollada en el MSV identifica como imprescindibles. Una unidad autónoma (o sistema viable) necesita tener cinco sistemas claves posicionados, si quiere operar eficazmente en su entorno. Estos son: Implementación, Coordinación, Control, Inteligencia y Política. A continuación se muestra una descripción de la naturaleza y el propósito de cada una de estos diferentes sistemas. a) Sistema 1: Implementación. Son llamadas también actividades primarias, las cuales son responsables de elaborar los productos o servicios implícitos en la identidad de la organización. Los productos de la organización y los servicios son producidos en diferentes niveles de agregación por sus

actividades primarias empapadas y la sucesión de valores de la organización como un todo, implementan su propósito global. Por ejemplo, en una Institución universitaria: las facultades y escuelas son las actividades primarias de la universidad, del mismo modo que los departamentos académicos lo son de la facultad y las actividades académicas de los departamentos. Sin embargo, las actividades administrativas para cualquiera de estos niveles, no son actividades autónomas, ellas son actividades de apoyo a las actividades primarias y por lo tanto no viables. A continuación se muestra en el gráfico N° 05 en el cual se muestra el modelo de sistemas viables.

Fuente: Espejo y Harden (1989). El principio de recursividad. Página 99 b) Sistema 2: Coordinación. La función de coordinación filtra la variedad divisional haciendo que la tarea de quienes representan la función de cohesión sea más aliviada. Este sistema es diseñado de modo que permita lenguajes y protocolos de comunicación y conversaciones entre las actividades primarias de un mismo nivel recursivo, para que cuiden la consolidación y cohesión del sistema viable en la realización de sus tareas.

La esencia del rediseño del flujo de trabajo o proceso de negocio, está en poner especial atención en estos requerimientos para la coordinación entre funciones de valor añadido y funciones de soporte, a través del diseño de una comunicación eficaz de dos sentidos y de mecanismos para el ajuste mutuo. En particular, las sub-unidades 23 primarias que comparten la misma unidad “padre” necesitan operar cinegéticamente a causa del modo en que están derivadas a través del proceso de modelado, están lógicamente conectadas en función de sus operaciones y a menudo también, en función de los mercados externos a quien sirven. Cuantos más equipos puedan compartir estándares comunes, aproximaciones y valores, mayor será la oportunidad de que la comunicación lateral espontánea ocurra. Siguiendo el ejemplo de la universidad: los sistemas de administración presupuestaria estandarizados para las facultades y sistemas de evaluación académica comunes entre ellas, representan ejemplos de sistemas de coordinación al nivel de facultad. A continuación se muestra el grafico N° 06 en el cual se muestra el Sistema 2

Fuente: Pérez Ríos José (2008). Aplicación de la cibernética organizacional al estudio de la viabilidad de las organizaciones. c) Sistema 3: Control Este sistema también es llamado Función de Control, la que incluye dentro de sí al sistema 3* que es llamado de Monitoreo.

Este sistema es la que está encargada de velar por lo interno y ahora, proporcionando la sinergia entre las actividades primarias del sistema. Solamente y por excepción, cuando las actividades primarias no pueden llegar a un acuerdo, el control por parte de la función de cohesión debe ser ejercido. La función de control necesita asegurarse de que los informes de responsabilidad que reciben son de hecho un reflejo aproximado del estado de las actividades primarias. A menudo la información proporcionada en los informes de responsabilidad tiende a reflejar opiniones personales subjetivas y otros problemas naturales de comunicación. Hay por tanto una necesidad de corroborar esta información con una fuente alternativa. Esto se consigue mediante el desarrollo de un canal de monitorización que corre directamente entre el sistema de control y las operaciones en el sistema de implementación. Siguiendo el ejemplo de la universidad diremos que las tareas administrativas de control presupuestario, de pago de remuneraciones, de gestión de la docencia y de la investigación, desarrolladas en una facultad, al interior de una Institución universitaria, representan un claro ejemplo de la preocupación de cohesión de dicha facultad. A continuación se muestra el grafico N° 07 donde veremos al Sistema 3.

Fuente: Pérez Ríos José (2008). Aplicación de la cibernética organizacional al estudio de la viabilidad de las organizaciones. d) Sistema 4: Inteligencia. El sistema de inteligencia es la unión de dos vías entre la actividad primaria y su entorno exterior. La inteligencia es fundamental para la adaptación; en primer lugar, proporciona a la actividad primaria continuos flujos de retro alimentación de las condiciones del mercado, cambios tecnológicos y todos los factores externos que parezcan ser relevantes para él en el futuro; en segundo lugar proyecta la identidad y el mensaje de la organización dentro de su entorno. Estos ciclos deben operar de una manera equilibrada, para evitar tanto la sobrecarga del sistema con una inundación de búsqueda de datos externos sin la capacidad de interpretar o actuar sobre ellos. La función de inteligencia está fuertemente orientada al futuro. Su misión es planear el camino hacia delante iluminándose en cambios ambientales exteriores y capacidades organizativas interiores, de manera que la organización pueda inventar su propio futuro (opuesto a estar controlado por el entorno). Siguiendo el ejemplo de la universidad diremos que la planificación estratégica en la universidad, sus estudios de inversiones, de prospectiva y la extensión universitaria, son componentes y ejemplos de las actividades de esta función. A continuación se muestra el grafico N°8 donde veremos las relaciones que tiene el Sistema 4.

Fuente: Pérez Ríos José (2008). Aplicación de la cibernética organizacional al estudio de la viabilidad de las organizaciones.

e) Sistema 5: Políticas. La última función, que da cierre y sentido al sistema como una totalidad, es el sistema de políticas. Este sistema es por definición de baja variedad por lo tanto necesita ser altamente selectiva en la información que recibe. Esta selectividad es ampliamente conseguida a 27 través de las actividades e interacciones de las funciones de Inteligencia y Control. Los roles principales de la Política son los de proporcionar claridad sobre la dirección del conjunto, los valores y propósitos de la unidad organizativa, y diseñar, al más alto nivel, las condiciones para eficacia organizativa. Las decisiones que el sistema 5 realiza son pocas e infrecuentes y constituyen, principalmente, un chequeo sanitario final, de direcciones, valores y propósitos, tras extensos debates y decisiones llevadas a cabo en y entre las funciones de Inteligencia y Control. Siguiendo el ejemplo de la universidad diremos que las tareas del claustro universitario o las juntas directivas de la universidad, definen la función política de ella, del mismo modo que los consejos de facultad y de departamentos dan la clausura política a sus diferentes niveles recursivos. A continuación se muestra el grafico N° 09 donde se veremos las relaciones existentes del Sistema 5.

Fuente: Pérez Ríos José (2008). Aplicación de la cibernética organizacional al estudio de la viabilidad de las organizaciones.

Los subsistemas descritos, representan los cinco criterios esenciales que se deben tener en cuenta para el diseño del sistema autónomo u organización que se quiera hacer viable. La eficiencia, en tanto se refiere al aprovechamiento de los recursos, se operacionaliza en una simple fórmula en la que se relacionan los logros con los recursos empleados para obtener resultados