• Author / Uploaded
• Felipe Guzman

Citation preview

MODELOS SISTEMATICOS

Consisten en la aplicación secuencial de conceptos entrelazados que nos permite comprender el funcionamiento dinámico de una comunidad laboral en una fabrica, unidad de producción o conjunto de empresas en cierta localidad, Por consiguiente el desempeño que pueda tener una organización está enmarcado en lo que se conoce como “sistema”, este término se define por contener un conjunto de partes o elementos organizados y relacionados que interactúan entre sí para lograr un objetivo.

Para el logro de las metas es necesario analizar algunos aspectos fundamentales de un sistema, en particular hay que detenerse en los siguientes aspectos:

· las funciones propias de cada sistema; · las estructuras en él identificadas y los procesos estructurales; · los estados sistémicos, o sea, las condiciones en las cuales puede llegar a encontrarse un sistema.

FUNCIONES SISTEMICAS: La operatividad del sistema, pasa por manejar u operar una cantidad elevada de actividades, las cuáles se vinculan con un grupo fundamental de actividades indispensables para el desenvolvimiento del sistema, que son las funciones.

Las principales funciones sistémicas son:

· La introducción de recursos identificados y adquiridos en el ambiente externo, denominadas funciones de inmisión. · La transformación de los recursos introducidos en el sistema, es decir, funciones de transformación. · La emisión de los recursos transformados, o sea, la función de emisión, donde los recursos transformados se restituyen al medio ambiente. · Las actividades de depósito interno de una parte de los recursos utilizados en los momentos de escasez ambiental de recursos. Ésta conoce como función de depósito.

· Las actividades de control que buscan orientar el sistema hacia unos objetivos determinados. Esta es una función de gobierno del sistema, que selecciona los objetivos y lo guía hacia su consecución. · Las actividades de regulación que mantienen constantes, dentro de ciertos márgenes críticos, las variaciones de los flujos de los recursos. La función de regulación desempeña una tarea de monitoreo o control y señala la superación de los umbrales críticos, relativos a los flujos internos y externos de recursos. · La reproducción necesaria para superar el decaimiento y deterioro al que se somete un sistema. La función de reproducción restablece y sustituye los componentes del sistema que se desgastan y deterioran con el paso del tiempo. · El transporte necesario para trasladar los recursos al interno del sistema. La función de transporte sirve, por ejemplo, para trasladar los recursos de un punto a otro dentro del sistema y durante el desarrollo de las diversas funciones.

Estas funciones están presentes en todos los sistemas y pueden ser identificadas en una empresa o unidad productiva. LAS ESTRUCTURAS Y LOS PROCESOS ESTRUCTURALES DE UN SISTEMA

La estructura de un sistema es la red de relaciones de interdependencia de sus elementos constituyentes y resulta de la combinación de los siguientes factores:

· el número total de componentes, · la variedad de tipos de componentes observables en él, · la variedad de intercambios existentes entre éstos.

Las estructuras de un sistema cambian continuamente, dando origen a procesos estructurales que se pueden clasificar del siguiente modo:

· Crecimiento y decrecimiento del número de componentes; · diferenciación y homogeneización respecto a la variedad de tipos de componentes; · variaciones cualitativas y cuantitativas de los flujos de intercambio internos y externos al sistema.

Como consecuencia, los procesos de desarrollo de un sistema están siempre relacionados con el crecimiento, la diferenciación y el aumento de los intercambios internos y externos. LOS ESTADOS SISTÉMICOS: Son las condiciones en las cuales se puede llegar a encontrar un sistema. Las condiciones de funcionamiento son las que definen el estado de salud del sistema. Los estados de un sistema son: · adaptación, · eficacia, eficiencia, · integración, · seguridad.

La adaptación se hace efectiva cuando existe un equilibrio entre la introducción y emisión de recursos y el ambiente externo. Un sistema tiene un buen nivel de adaptación cuando sus necesidades de recursos son satisfechas por el ambiente a través de la inmisión y cuando la emisión de productos útiles es acogida favorablemente por el medio ambiente. Una empresa con un buen nivel de adaptación obtiene los recursos del medio ambiente, en el mercado de materias primas, y, por otra parte, es capaz de colocar los productos finales en el mercado de bienes. La eficacia es la medida de la consecución de los objetivos del sistema, o dicho más exactamente, es la relación que media entre los objetivos que un sistema se pone y los resultados que efectivamente obtiene en un determinado período. La eficiencia se da en la relación entre los recursos consumidos y las prestaciones efectivas. Una cantidad unitaria de recursos utilizados por sistemas diferentes puede dar origen a resultados, servicios o bienes más o menos eficientes. Por ejemplo, un litro de carburante permite recorrer kilometrajes distintos según la eficiencia del motor. La capacidad del sistema de actuar como un ente único mide el índice de integración entre los diversos elementos constituyentes. La coordinación de las actividades entre las diferentes funciones del sistema, la capacidad de mantener el conflicto entre las partes internas del sistema por debajo de un margen crítico y, en general, el funcionamiento del sistema como un único conjunto, denotan el nivel de integración presente en el sistema. El estado de la seguridad de un sistema se presenta en la probabilidad de mantener inalterados y con valores positivos los estados sistémicos indicados anteriormente por largos períodos de tiempo. SISTEMAS Y SUBSISTEMAS:

Los sistemas pueden estar formados por subsistemas al mismo tiempo. Esto significa que entre los componentes debe existir un cierto grado de integración. Un ejemplo de sistema y subsistema es cuando una empresa grande desarrolla en otras fábricas la producción de un determinado bien o de una parte de éste.

LAS ORGANIZACIONES COMO SISTEMA Las organizaciones son unidades sociales intencionalmente construidas y reconstruidas para lograr objetivos específicos. Existen dos tipos de sistemas: · Sistema Abierto: Conjunto de elementos dinámicamente relacionados, en interacción que desarrollan una actividad para lograr un objetivo o propósito, operando con datos, energía, materia, unidos al ambiente que rodea el sistema y para suministrar información, energía, materia. Posee numerosas entradas y salidas. Para relacionarse con el ambiente externo, sus relaciones de causa y efecto son indeterminados. Un sistema consta de cuatro elementos primordiales: a. Entradas: Mediante ellas el sistema consigue los recursos e insumos necesarios para su alimentación y nutrición. b. Procesamiento: Transforma las entradas en salidas o resultados c. Salidas: Resultado de la operación del sistema. Por medio de ella el sistema envía el producto resultante al ambiente externo. d. Retroalimentación: Constituye una acción de retorno; es positiva cuando la salida por ser mayor estimula y amplía las entradas para incrementar el funcionamiento del sistema, es negativa cuando la salida por ser menor restringe y reduce la entrada para disminuir la marcha del sistema. · Sistema Cerrado: Tienen pocas entradas y salidas en relación con el ambiente externo, que son bien conocidas y guardan entre sí una razón de causa y efecto: a una entrada determinada (causa) sigue una salida determinada (efecto). Denominado también mecánico o determinista. INSUMOS Para comprender el comportamiento humano en la organización, debemos considerar que el medio ambiente externo incide en el sistema organizacional,

entre otras modalidades, en forma simultánea con el ingreso de los insumos, los cuales, para proseguir con este enfoque social, serían: • Insumos Humanos • Insumos Tecnológicos Organización formal • Insumos OrganizacionalesOrganización informal

Insumos Humanos Los empresarios de la organización, sus gerentes y sus subordinados traen con ellos al ingresar a la misma: ciertas habilidades, conocimientos, necesidades, valores, conductas y formas de pensar. Relación con otros Insumos: • La tecnología que utiliza la organización determinará qué habilidades técnicas se requiere de la gente que vaya a ingresar a la organización. • La estructura organizacional también influye en el tipo de persona que ingresa a la empresa, por ejemplo según las condiciones de trabajo y los niveles salariales ofrecidos por la organización, se determinará si los insumos pueden atraer o no a personas de mayor o menor nivel de capacitación.

Insumos Tecnológicos Recordemos que el tipo o ramo de empresa en que está operando una organización, establece el tipo de tecnología con la cual deberán trabajar los empleados. Relación con otros Insumos: • En lo fabril, el tipo de maquinaria que seutilice influye sobre la posición física de las personas en su lugar de trabajo; y por lotanto incide en la comunicaciones. • Asimismo, los niveles de ruido determinarán por ejemplo si las personas podrán comunicarse entre ellas o no. • El incremento de la utilización de computadoras personales puede llevar a que cada persona trabaje en forma aislada del grupo. • La tecnología espacial y la electrónica tienden a estar asociadas con una rápida obsolescencia. En las empresas que se dedican a dichas ramas de producción o servicios, hay muchas veces una alta rotación de personal, por ello en este tipo de industrias se forman relaciones débiles y el compromiso de las personas con la organización también es débil.

Insumos Organizacionales

Organización Formal Cuando hablamos de “formal”, como hemos visto, nos referimos a la estructura que establece la empresa y que es el resultado de la departamentalización. Son también las políticas, las normas y los procedimientos formales, los estilos de liderazgo, los castigos y las recompensas que establece la empresa y que están específicamente destinados a influenciar el comportamiento en forma favorable para la organización.Por ejemplo: se presupone que un sistema de incentivos aumentará la productividad; pero estos diseños organizacionales a menudo tienen también consecuencias inesperadas. George Elton Mayo, en sus experiencias en la Western Electric Company, encontró evidencias firmes de que las normas del grupo informal, por ejemplo, establecían que no debía rendirse hasta alcanzar o superar el estándar. Los orígenes de dichas normas informales (no escritas) se basaban, entre otro motivos, en el temor al despido que tenían los trabajadores.

Organización Informal El comportamiento organizacional –teniendo en cuenta que los seres humanos son animales sociales y generalmente trabajan en grupo- no puede ser comprendido ni previsto sólo mediante el análisis de la organización formal; dado que el comportamiento de la misma está guiado también por la presencia de la organización informal, con su propia estructura, los lideres y las normas informales. Esto último conduce, a que la conducta de cada individuo, estará regida también:• por lo que puede ser aprobado o desaprobado por sus compañeros• por la necesidad de mantener la aceptación dentro de la empresa, de aquellas personas cuyo afecto y respeto, cada trabajador valora. Además, las normas informales también están generalmente acompañadas por un conjunto de recompensas y castigos establecidos por el grupo informal. Dichas normas, que tienen como característica, la mayoría de las veces, el hecho de no estar explícitamente escritas, existen dentro de todos los grupos informales influyendo en el comportamiento que se desarrolla en un sistema; y generalmente no coinciden mayormente con las normas formales establecidas por la empresa.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL. La estructura organizacional puede ser definida como las distintas maneras en que puede ser dividido el trabajo dentro de una organización para alcanzar luego la coordinación del mismo orientándolo al logro de los objetivos. Es el marco en el que se desenvuelve la organización, de acuerdo con el cual las tareas son divididas, agrupadas, coordinadas y controladas, para el logro de

objetivos. Desde un punto de vista más amplio, comprende tanto la estructura formal (que incluye todo lo que está previsto en la organización), como la estructura informal (que surge de la interacción entre los miembros de la organización y con el medio externo a ella) dando lugar a la estructura real de la organización. Representa la percepción que tiene los miembros de la organización acerca de la cantidad de reglas, procedimientos, trámites y otras limitaciones a que se ven enfrentados en el desarrollo de su trabajo. La medida en que la organización pone el énfasis en la burocracia, versus el énfasis puesto en un ambiente de trabajo libre, informal. Representa la percepción que tiene los miembros de la organización acerca de la cantidad de reglas, procedimientos, trámites y otras limitaciones a que se ven enfrentados en el desarrollo de su trabajo. La medida en que la organización pone el énfasis en la burocracia, versus el énfasis puesto en un ambiente de trabajo libre, informal e inestructurado. Define como se dividen, agrupan y coordinan formalmente las tareas de trabajo. Existen seis elementos clave a los que necesitan enfocarse los gerentes cuando diseñan la estructura de su organización.

Importancia de la estructura organizacional. Es de carácter continuo; jamás se puede decir que ha terminado, dado que la empresa y sus recursos están sujetos a cambios constantes (expansión, contracción nuevos productos, etc.), lo que obviamente redunda en la necesidad de efectuar cambios en la organización. Es un medio a través del cual se establece la mayor manera de lograr los objetivos de un grupo social. Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo esfuerzo. Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad. Reduce o elimina la duplicación de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.