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MATERIAL DE APOYO

MANEJO BASICO DE LA HERRAMIENTA DE HOJAS DE CALCULO EXCEL

Francy Milena Echeverri Arias Instructoras formación complementaria Comercio y servicios 2019

MICROSOFT EXCEL Es un programa que es usado para ejecutar cualquier operación (matemático, financiero, contable, programación, etc). Permite elaborar tablas que incluyan cálculos matemáticos, resueltos mediante operadores matemáticos o automáticamente mediante fórmulas llamadas funciones que se pueden configurar manualmente. Además de permitir la visualización de los datos, por ejemplo, a través de diferentes tipos de gráficos. Con Microsoft Excel podemos llevar a cabo las siguientes tareas: ● ● ●

Elaborar tablas de consulta de información. Crear gráficos a partir de datos numéricos introducidos en la hoja de cálculo. Resolver operaciones matemáticas sencillas, entre otras.

Microsoft ha ido evolucionado con el pasar de los años, actualmente existen varias versiones de Excel la última versión es Microsoft office 2016. ●

Una versión actual no es posible abrirla. Para abrir una versión actual en una versión antigua siempre se debe guardar en modo COMPATIBILIDAD, de esta forma Microsoft soluciono este problema. Ahora vamos a guardar nuestro primer documento (libros Excel 97-2003).

Guardar por primera vez un documento: ● Pasos para guardar un documento en modo compatibilidad: ✔ Hacer clic en la opción archivo, aparecerá una ventana como la siguiente:

✔ Seleccionar el lugar donde se va a guardar el documento, ejemplo: Escritorio, documentos.. ✔ Escribir el nombre del archivo. Ejemplo: ejercicio 1 ✔ Elegir en la opción Tipo: Libro de Excel 97-2003. Ver imagen

Nota: Recuerde que esta opción de Libro de Excel 97-2003 permite abrir en modo compatibilidad siempre, lo que quiere decir que en cualquier versión este documento abrirá.

Verifique si quedó guardado el documento. EL MOUSE Y SUS FUNCIONES Aprendiendo a manejar el mouse Identificar el mouse: el mouse se compone de tres botones (izquierdo allí vamos a usar el dedo índice para hacer clic, doble clic y clic sostenido, en el botón derecho vamos a usar el dedo corazón para hacer clic derecho, doble clic, y doble clic sostenido, el scroll se usa para desplazar en la hoja de manera rápida). Ver imagen:

Vamos a usar Paint para desarrollar los movimientos del mouse. Inicio–Programas-Paint Identificar el puntero del mouse: En Excel, el puntero toma varias formas según la acción que se está desarrollando. Formas del puntero:

Reconocer las barras y sus opciones:

✔ La barra de título de Excel se encuentra en la parte superior central de la pantalla y muestra el nombre de libro de trabajo seguido por el nombre de la aplicación: “Microsoft Excel”.

✔ La Barra de Menús de Excel está ubicada debajo de la barra de título y sirve para agrupar los comandos de Excel en categorías denominados también menús. ✔ La Barra de Herramientas de Excel es también conocida como barras de botones. La barra de herramientas sirve como punto de reunión de los iconos de comandos más frecuentemente utilizados en Excel. (archivo, inicio, insertar, diseño de página, fórmulas, datos revisar, vista). ✔ La Barra de propiedades muestra comandos relacionados con texto. En el siguiente ejemplo, la barra de propiedades muestra herramientas de texto, formato, alineación y edición. ✔ La Barra de Fórmulas es el espacio en el que aparecen los valores o las expresiones que escribimos en las celdas. Está ✔ ubicada en la parte superior de la hoja, debajo de la cinta de opciones de Excel. ✔ La hoja de cálculo es un tipo de documento que permite manipular datos numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas compuestas por celdas, las cuales se suelen organizar en una matriz bidimensional de filas y columnas. La hoja de Elementos de una cálculo:

1. Filas: espacios horizontales de la hoja de cálculo. Se identifican con números. Cada hoja de cálculo de Excel 2007 tiene 1.048.576 filas. 2. Celda: es la unidad de trabajo de la hoja de cálculo. Es la intersección de una columna con una fila. Se identifica con la letra de la columna y el número de la fila, como por ejemplo, A1. 3. Cuadro de nombres: muestra el nombre de la celda activa. 4. Columnas: espacios verticales de la hoja de cálculo. Se identifican con letras. Cada hoja de cálculo de Excel 2007 tiene 16.384 columnas. 5. Barra de fórmulas: muestra el contenido de la celda activa (celda seleccionada). A la izquierda de la Barra de fórmulas se encuentra un asistente para insertar funciones. 6. Controlador de relleno: es un pequeño punto de color negro que se encuentra en la esquina

inferior derecha de la celda seleccionada. Cuando acercamos el mouse al controlador de relleno, el puntero toma la forma de un cruz negra fina y pequeña. El controlador de relleno es muy útil para copiar fórmulas y rellenar rápidamente datos en una planilla. 7. Etiquetas: las etiquetas identifican a las hojas de cálculo. Si hacemos clic con el botón secundario del mouse sobre la etiqueta podemos cambiarle el nombre, el color, y otras acciones que veremos más adelante. 8. Insertar hoja de cálculo: de forma predeterminada. Otros conceptos. Rango de celdas: cuando seleccionamos más de una celda hablamos de un “rango”, por ejemplo, A1:B5 significa que estamos afectando un rango formado por 10 celdas, ya que los dos puntos (:) significan “hasta”. En cambio, si nombramos a un rango A1;B5, afectamos solo 2 celdas (A1 y B5), ya que el punto y coma (;) significa “y”. Más adelante, cuando veamos funciones, comprenderemos mejor este concepto. Alineación predeterminada de texto y números: de forma predeterminada, los caracteres de texto se alinean a la izquierda, y los números a la derecha. Excel reconoce como números a los números enteros, decimales, fechas y horas. Es decir, que pueden ser utilizados en operaciones de cálculo. INTRODUCCIÓN DE DATOS Puede introducir texto, números y fórmulas en cualquier celda de una hoja. Cuando introduce datos, Microsoft Excel los reconoce como texto, fecha o número que puede ser calculado, o bien como una fórmula. También puede editar o suprimir cualquier cosa que haya introducido. Lo que introduzca aparecerá en la celda activa y en la barra de fórmulas y puede editarse en cualquiera de estas posiciones. Para introducir datos en un libro de trabajo basta con seleccionar la celda adecuada y comenzar a introducir el texto/números que se desee.

INTRODUCIR TEXTO: hay que colocarse en la celda adecuada y comenzar a escribir el texto. -Una celda puede llegar a contener más de 30.000 caracteres. El ancho de columna que viene dado por defecto en la hoja de trabajo suele resultar muchas veces insuficiente para los textos que se insertan. Cuando sobrepasamos este ancho se invade la celda adyacente, y si esta está ocupada entonces el texto queda escondido bajo la celda. En todo caso se puede ampliar el ancho de la celda a nuestro antojo. -Hay ciertos trucos muy útiles si se van a dar de alta textos muy parecidos o iguales una gran cantidad de veces. Mediante la opción de menú Herramientas/Opciones/Modificar, activando la casilla de verificación Habilitar Autocompletar para valores de celda, el programa reconocerá la coincidencia más

próxima a las entradas anteriores y las completará automáticamente. También hay una opción de Autocorrección en el menú Herramientas. INTRODUCIR NÚMEROS: los números se introducen tan fácilmente como el texto. El programa excel reconoce la introducción de números y los alínea en la parte derecha de la celda.

SELECCIÓN DE DATOS Un evento de selección de datos se hace cuando se hace clic sostenido sobre los datos, se realiza este cuando se desea copiar, cortar de un lado a otro la información. Para saber si el dato está seleccionado, observe que cambia de color la información o la celda se ve como punteada las líneas. Ejemplo:

CÓMO SELECCIONAR CELDAS: Para seleccionar una celda basta con hacer click con el ratón sobre ella CÓMO SELECCIONAR FILAS: Para seleccionar una fila completa basta con hacer click sobre el número de la fila en cuestión CÓMO SELECCIONAR UNA COLUMNA: Si lo que se pretende es seleccionar una columna completa se debe hacer click sobre la letra de la columna.

SECUENCIA: Se debe seleccionar las tres primeras celdas es decir 1 2 3 para poder hacer la secuencia también se puede hacer con múltiplos de números, fechas.

Rellenar una columna con una serie de números 1. Seleccione la primera celda del rango que desea rellenar. 2. Escriba el valor inicial de la serie.

3. Escriba un valor en la siguiente celda para establecer un modelo. Sugerencia: Por ejemplo, si desea usar la serie 1, 2, 3, 4, 5..., escriba 1 y 2 en las primeras dos celdas. Si desea usar la serie 2, 4, 6, 8,..., escriba 2 y 4. 4. Seleccione las celdas que contienen los valores de inicio. 5. Arrastre el controlador de relleno

por el rango que desee rellenar.

Para rellenar en orden ascendente, arrastre hacia abajo o hacia la derecha. Para rellenar en orden descendente, arrastre hacia arriba o hacia la izquierda.

Identificar las opciones de cada conjunto de comandos: ✔ Hacer clic en cada botón y reconocer cada uno con su función, escribir en su cuaderno. Ejemplo: Archivo, inicio.

Diseño de Página: Ahora procederemos a conocer la viñeta o pestaña “Diseño de Página”, que nos sirve para confígurar el tamaño del tipo de hoja que vamos a utilizar (A4, Carta, Oficio, entre otros), para definir los márgenes de nuestros documentos, también podemos determinar el tipo de letra a utilizar, entre otras cosas más.

Sección “Temas”: Temas: Nos permite darle “temas” de fondos a nuestros documentos, solo para decorar y hacerlos más agradable a la vista.

Colores: Nuevamente, nos encontramos con otra función para “decorar” y hacer más “bonitos” visiblemente nuestros documentos Excel, no es una función que nos ayude a elaborar documentos, simplemente hacerlos menos “aburridos”.

Fuentes: Es la función que nos permite seleccionar la fuente (tipo de letra) a utilizar durante todo nuestro documento Excel, puedes utilizar cuantas fuentes desees dentro del mismo documento.

Efectos: Como su nombre lo indica, podemos también ponerle “efectos” a los documentos, nuevamente, para hacerlos más agradables a la vista y no tan aburridos.

Sección “Configurar Página”: Márgenes: Acá, podemos definir los márgenes que se van a pautar en nuestro documento, los que trae Excel por predeterminado, son 1,91cm x 1,78cm … Recuerda que todo esto, es para hacer agradable tus documentos a la vista, a menos que sea obligatorio utilizar cierto márgen dentro de las páginas, no es necesario que los cambies, puedes utilizar los que ya tienes.

Orientación: Es el sentido direccional que le daremos a nuestros documentos, en “orientación” cambiamos el sentido en que utilizaremos la hoja de cálculo, puede ser sentido vertical o en sentido horizontal.

Tamaño: Acá podemos decidir el tamaño de nuestra hoja (Oficio, Carta, Ejecutivo, Postal, entre otros más)

Área de Impresión: Esta sección nos ayuda a “imprimir un segmento de la página”, no siempre, necesitamos imprimir la hoja completa del documento, entonces, utilizando el “área de impresión”, seleccionamos sólo aquello que deseemos imprimir, así no tenemos que estar haciendo marañas para poder imprimir un segmento.

Saltos:

Esta parte, nos permite dar “Saltos” al momento de impresión, cuando necesitamos imprimir varios segmentos de la página, omitiendo aquellos que estén en medio de éstos, utilizamos esta opción para así facilitar el trabajo de impresión.

Fondo: Podemos colocar fondos a nuestros documentos, como el logo de la empresa o el escudo de una institución, simplemente para decorar, pero, a veces necesarios para identificar cierto tipos de documentos. Al seleccionar “Fondos”, Excel nos da la oportunidad de buscar la imagen que deseemos, ya sea a través de nuestro ordenador o de la web, a través del buscador “Bing”.

Imprimir Títulos: Como su nombre nos indica, nos sirve para imprimir solamente los títulos o encabezados de cada una de nuestras páginas del documentos Excel.

Ajustar Área de Impresión: Sirve para determinar que parte del documento quieres imprimir y en cuantas páginas deseas que se divida.

Opciones de Hoja: Sirve para ver las líneas divisorias entre cada hoja, también se pueden ver la líneas que forman las celdas, puedes ver desde acá los encabezados o imprimirlos directamente desde aquí.

Organizar:

Sirve para ordenar el orden de las hojas, desde acá puedes colocar la última hoja como la primera y así, ir moviendo poco a poco, como desees, el orden de las páginas.

Encabezados y pies de página en Excel Después de haber finalizado de trabajar en algún documento en Excel, como un calendario, una plantilla, una factura o cualquier otro tipo de informe, seguro que no te has preocupado de identificarlo bien para que tú u otras personas sepáis cuál es su finalidad. Un buen título es igual de importante que su contenido ya que, evitarás perder el tiempo buscando el documento en alguna bandeja encima de la mesa. Cuando mejor identificados estén los documentos, más fácil será encontrarlos. Para darle un título al contenido de una hoja de Excel en particular tienes dos formas de hacerlo:  

Escribir directamente el título en la parte superior del informe. Crear un encabezado, que sólo será visible en la vista Diseño de página o a la hora de imprimir el documento.

Un encabezado o pie de página no es más que una o varias líneas de texto que puedes situar en las áreas superior e inferior de un documento. Este texto puede contener información como el título de la página, fechas o nombres que puedes rellenar manualmente o utilizando una función predeterminada por Excel. Debes tener en cuenta no se verá en la Vista Estándar de Excel; sólo en la Vista Diseño y en las copias impresas. Office cuenta con una sencilla herramienta para incluir encabezados y pies de página que hace que el trabajo sea rápido. Dispone además de una serie de funciones que ofrecen mucha flexibilidad en su creación. Excel no añade encabezados o pies de página de forma predeterminada por lo que para agregarlos deberás hacerlo tú mismo.

Pulsa en el botón Encabez. pie pág., que se encuentra en la ficha Insertar (en el extremo derecho). Inmediatamente se mostrará la Vista Diseño y se activará la zona superior del documento.

Verás que también aparece la ficha contextual Herramientas para encabezado y pie de página. Aquí será donde se configurarán los datos del encabezado. En versiones antiguas de Excel se mostrará el cuadro de diálogo Encabezado y pie de página. Su funcionamiento es similar

¿Para qué sirven estos botones? Antes de ponerte manos a la obra, tienes que conocer qué datos se pueden insertar en un encabezado o pie de página, las opciones y cómo desplazarte del encabezado al pie rápidamente: 



Grupo Encabezado o Encabezado: En este desplegable puedes encontrar diferentes textos predeterminaos para que insertes directamente en la zona del encabezado que desees. Si en este menú no encuentras el texto exacto que necesitas, lo puedes insertar tú mismo elemento a elemento. o Pie de página: Lo mismo ocurre con el pie de página. En el desplegable se muestran diferentes opciones para que selecciones el que más te convenga. Grupo Elementos del encabezado y pie de página o Número de página: Inserta dinámicamente el número de página del documento. Es decir, si un informe tiene tres páginas, se mostrarán en cada una, su número correspondiente. o Número de páginas: Inserta el número total de páginas que tiene la hoja.

o



Fecha actual: No creo que haga falta mucha explicación… Esta fecha no es volátil, se mantiene cuando cambia el día. o Hora actual: Muestra la hora actual. o Ruta de acceso del archivo: Muestra la ubicación exacta del archivo dentro del equipo. o Nombre de archivo: Muestra el nombre del archivo incluyendo su extensión. o Nombre de la hoja: Muestra el nombre de la hoja donde se inserta. o Imagen: También es posible insertar una imagen guardada en tu equipo, en OneDrive, Facebook, Flickr o hacer una búsqueda de imágenes directamente en Bing. Puedes hacer las modificaciones que desees con el botón siguiente. Opciones o Primera página diferente: Si quieres crear una portada con un encabezado diferente, selecciona esta opción. o Páginas pares e impares diferentes: Podrás configurar diferentes encabezados o pies de página. o Ajustar a escala con el documento: En caso de contenido muy extenso, permite ajustarlo al tamaño del bloque para que no se mezcle con el resto. o Alinear con márgenes de página. Aunque los encabezados o pies de página cuentan con sus propios márgenes, con esta opción podrás alinearlos con los del documento.

Desarrollo en casa (trabajo autónomo) ✔ Hacer clic en cada botón y reconocer cada uno con su función, escribir en su cuaderno. Ejemplo: Insertar, referencias correspondencia Identificar el botón de opciones Inicio -Portapapeles El botón de la barra de herramientas de Opciones de Inicio está compuesto por varios elementos y conforma el grupo de comandos de portapapeles de la siguiente forma: Nota: recuerde que antes de hacer cualquier evento de estos debe seleccionar los datos como lo vimos en la actividad anterior.

✔ Cortar: se usa este botón para llevarse de forma definitiva los datos de una celad a otra, pasos para realizar este evento: seleccionar los datos y hacer clic en cortar, pegar en la celda destino. ✔ Copiar: se usa este evento para repetir un dato en otra celda, pasos para realizar este evento, seleccionar los datos, hacer clic en copiar, y pegare en la nueva celda. ✔ Copiar formato: Selecciona datos de la celda y copia el formato que está establecido en esa celda, Ejemplo: celda con formato de texto, celda con formato de moneda. ✔ Pegar: después

se usa este evento en las opciones de cortar y copiar, se hace clic en pegar de posicionar el puntero (mouse) en la celda a la que se va llevar la información.

DESPLAZAR Y COPIAR CELDAS: en muchas ocasiones resultará cómodo poder cambiar las celdas de sitio, al igual que hemos visto en puntos anteriores con las hojas de cálculo, o bien copiarlas para no tener que introducir de nuevo los mismos datos. Con el contenido de las celdas se pueden ejecutar las acciones de cortar, copiar y pegar, como en el resto de programas de office. Lo primero es seleccionar la celda que se desea copiar o cortar, y después: 1/ seleccionar la opción de menú Edición/cortar o en su caso copiar y después seleccionar la celda que recibirá los datos y seleccionar la opción de menú Edición/Pegar 2/ pinchar los botones de la barra de herramientas estándar: cortar

o copiar

según el caso,

y después pegar esta información en la celda de destino pinchando el botón 3/ Asimismo se puede desplazar una celda si se selecciona pinchando en una de sus esquinas y arrastrándola hasta el lugar deseado.

Identificar el botón de opciones Inicio- Fuente En la opción de Inicio el conjunto de botones Fuente está compuesto por los siguientes botones: Nota: recuerde que antes de hacer cualquier evento de estos debe seleccionar los datos como lo vimos en la actividad anterior. Tipo y tamaño de letra:

Negrita, Cursiva y subrayado:

Bordes:

Color de Relleno ✔ Color de letra ✔ A aumenta la letra ✔ Aa disminuye el tamaño de la letra.

Identificar el botón de opciones Inicio- Alineación Nota: recuerde que antes de hacer cualquier evento de estos debe seleccionar los datos como lo vimos en la actividad anterior.

Este grupo de comandos permite alinear el texto de la celda. ● Alinea a la izquierda ● Alinea a la derecha ● Centra el texto

● ●

Alinea parte superior Alinea superior

Este conjunto de comandos permite alinear las celdas seleccionadas y organizarlas en el ángulo que desee, por ejemplo: ángulo ascendente, se ve como la imagen en los títulos de código, nombre cantidad, precio.

✔ Disminuir sangria el texto de la ✔ Aumentar sangria celda.

(Ctrl+Alt+Mayus+Tab), reduce el margen entre el borde y celda. (Ctrl+Alt+Mayus+Tab), reduce el margen entre el borde y el texto de la

Alineacion – ajustar texto Nota: recuerde que antes de hacer cualquier evento de estos debe seleccionar los datos. ✔ Ajustar texto, permite organizar los datos de la celda de forma organizada. ✔ Combinar y centrar celdas, esta opción combinar celdas y centra la información.

FORMATO DE NÚMERO Comandos de la pestaña General: permite darle formato a los datos de la celda: numero, fecha, porcentaje entre otros.

Número: permite especificar el número de decimales, también el separador de millares y la forma de visualizar los números negativos.

Moneda: Es parecido a la categoría Número, permite especificar el número de decimales, se puede escoger el símbolo monetario como podría ser $ y la forma de visualizar los números negativos. $4.500,00 Contabilidad: Difiere del formato moneda en que alinea los símbolos de moneda y las comas decimales en una columna. $4.500,00 Fecha: Contiene números que representan fechas y horas como valores de fecha. Puede escogerse entre diferentes formatos de fecha. Hora: Contiene números que representan valores de horas. Puede escogerse entre diferentes formatos de hora. Porcentaje: Visualiza los números como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda por 100 y se le asigna el símbolo Fracción: Permite escoger entre nueve formatos de fracción. Científica: Muestra el valor de la celda en formato de coma flotante. Podemos escoger el número de decimales. 2000 Texto: Las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si en el texto se encuentre algún número en la celda. Especial: Contiene algunos formatos especiales, como puedan ser el código postal, el número de teléfono, etc. Personalizada: Aquí podemos crear un nuevo formato, indicando el código de formato. INMOVILIZAR PANELES El comando Inmovilizar paneles permite mantener visibles ciertas filas y columnas mientras se desplaza por la hoja de Excel. Sigue estos pasos para inmovilizar ciertas áreas de una hoja. El primer paso es muy importante ya que es necesario seleccionar la celda en base al área que deseamos inmovilizar. Siempre considera que debes seleccionar una celda posterior al área que permanecerá inmóvil. INMOVILIZAR COLUMNAS Por ejemplo, si deseas inmovilizar las columnas A y B, se debe seleccionar la celda C1. En seguida se debe pulsar el comando Inmovilizar que se encuentra en la ficha Vista y seleccionar la opción Inmovilizar paneles.

El resultado de este comando hará que se coloque una línea muy delgada marcando la separación de las secciones.

Si en este momento desplazas la hoja hacia la derecha observarás cómo las columnas comienzan a moverse excepto las columnas A y B que han sido inmovilizadas. INMOVILIZAR FILAS Lo mismo podemos hacer para inmovilizar filas. Si deseas inmovilizar las filas 1, 2 y 3 de una hoja de Excel debes comenzar por seleccionar la celda A4 y posteriormente hacer clic en el comando Inmovilizar paneles.

Hasta ahora has observado que para ambos ejemplos hemos inmovilizado solamente columnas o solamente filas. Pero también podemos hacer una combinación e inmovilizar tanto columnas y filas al mismo tiempo. INMOVILIZAR COLUMNAS Y FILAS Por ejemplo, para inmovilizar la columna A y B junto con la fila 1 debes seleccionar la celda C2 y hacer clic en el comando Inmovilizar paneles.

Observa cómo en este caso se han colocado dos líneas de separación para marcar tanto las columnas como la fila inmovilizadas. INMOVILIZAR FILA SUPERIOR O PRIMERA COLUMNA Ya que es muy común en Excel tener tablas de datos con títulos en la primera fila se ha provisto del comando Inmovilizar fila superior.

Para utilizar este comando no es necesario hacer una selección previa de una celda. Sin importar la celda que esté seleccionada actualmente, al pulsar dicho comando siempre se inmovilizará la fila superior. Lo mismo sucede con el comando Inmovilizar primera columna, el cual fijará siempre la columna A. MOVILIZAR PANELES Cuando desees quitar la inmovilización de paneles solamente debes seleccionar el comando Inmovilizar y seleccionar la opción Movilizar paneles.

Filtros en Excel Los filtros en Excel nos permiten buscar un subconjunto de datos que cumpla con ciertos criterios. Generalmente todo comienza cuando tenemos un rango de celdas con información y queremos ver solamente aquellas filas que cumplen con ciertas condiciones.

Por ejemplo, en la siguiente imagen se pueden ver los datos de ventas de una empresa. ¿Cómo puedo tener una vista con todas las filas que pertenecen a Hugo? Eso sería una tarea muy difícil de lograr si no tuviéramos la facilidad de crear filtros en Excel.

Cómo crear filtros en Excel Para crear un filtro podemos utilizar el comando Filtro que se encuentra en la ficha Datos dentro del grupo Ordenar y filtrar.

Al pulsar el botón Filtro se colocarán flechas en el extremo derecho de cada uno de los encabezados de columna de nuestros datos indicando que podemos hacer uso de los filtros. El comando Filtro también podrás seleccionar desde Inicio > Modificar > Ordenar y filtrar > Filtro.

Otra manera de crear un filtro es transformar nuestros datos en una tabla de Excel, lo cual insertará los filtros además de aplicar un formato especial a los datos.

Cómo usar los filtros en Excel Para filtrar la información debemos elegir una columna y hacer clic en la flecha de filtro correspondiente para mostrar las opciones de filtrado. Todos los filtros, en la parte inferior, mostrarán una lista de valores únicos con una caja de selección a la izquierda de cada uno.

Una opción que tenemos para filtrar los datos es elegir de manera individual aquellos valores que deseamos visualizar en pantalla. También podemos utilizar la opción (Seleccionar todo) para marcar o desmarcar todos los elementos de la lista. En la imagen anterior he elegido el nombre Hugo de manera que el filtro mostrará solamente las filas con dicho nombre.

Al pulsar el botón Aceptar se ocultarán las filas que no cumplen con el criterio de filtrado establecido. Observa que la flecha de filtro de la columna Vendedor ha cambiado para indicarnos que hemos aplicado un filtro. Además, los números de fila de Excel se muestran en un color diferente indicándonos que existen filas ocultas.

Filtrar por varias columnas Si queremos segmentar aún más los datos mostrados en pantalla podemos filtrar por varias columnas. En el ejemplo anterior filtré las filas pertenecientes a Hugo, pero si además necesito saber las que pertenecen a la región Norte y Sur, entonces debo seleccionar dichas opciones dentro del filtro de la columna Región:

Al aceptar estos cambios se mostrarán solamente las filas que cumplen ambos criterios. Observa que ambas columnas habrán cambiado sus iconos para indicarnos que se ha aplicado un filtro en cada una de ellas.

Esto demuestra que es posible crear tantos filtros como columnas tengamos en nuestros datos y entre más criterios de filtrado apliquemos mucha mayor será la segmentación de datos que obtendremos.

Cómo quitar un filtro en Excel Para quitar un filtro aplicado a una columna debemos hacer clic en la flecha del filtro y seleccionar la opción Borrar filtro de “Columna” donde Columna es el nombre de la columna que hemos elegido. Esta acción eliminará el filtro de una sola columna, pero si tenemos filtros aplicados a varias columnas y deseamos eliminarlos todos con una sola acción, entonces debemos pulsar el comando Borrar que se encuentra en la ficha Datos > Ordenar y filtrar.

Filtrar en Excel buscando valores Ya hemos visto que todos los filtros muestran una lista de valores únicos de la cual podemos seleccionar uno o varios de ellos y justo por arriba de dicha lista de valores se muestra un cuadro de texto que nos permite hacer una búsqueda. Por ejemplo, en la siguiente imagen he colocado la palabra “este” en el cuadro de búsqueda y como resultado se ha modificado la lista de valores mostrando solo aquellos donde se ha encontrado dicha palabra:

Cuando tenemos una lista muy grande de valores únicos y no podemos identificar fácilmente aquellos que deseamos seleccionar, podemos utilizar el cuadro de búsqueda para encontrar los valores que necesitamos.

Filtros de texto en Excel Además de las opciones ya mencionadas para filtrar en Excel, cuando en una columna se detecta el tipo de dato texto, se mostrará una opción de menú llamada Filtros de texto como la siguiente:

Al elegir cualquiera de estas opciones se mostrará un cuadro de diálogo que nos permitirá configurar cada uno de los criterios disponibles. Por ejemplo, al elegir la opción Comienza por se mostrará el siguiente cuadro de diálogo:

Si colocamos la letra “a” en el cuadro de texto junto a la opción “comienza por”, entonces Excel mostrará solamente los elementos de la columna Vendedor que comiencen por la letra “a”.

Filtros de número en Excel De manera similar, si Excel detecta que una columna contiene valores numéricos, nos permitirá utilizar filtros específicos para dicho tipo de dato tal como lo puedes observar en la siguiente imagen:

A diferencia de los Filtros de texto, Excel nos permitirá utilizar los Filtros de número para mostrar valores que sean mayores o iguales que otro o simplemente aquellos que son superiores al promedio.

Filtros de fecha en Excel Las fechas son el tipo de dato que más opciones de filtrado nos proporcionan, tal como lo muestra la siguiente imagen:

Excel nos permitirá filtrar las fechas por días específicos como hoy, mañana o ayer e inclusive por períodos de tiempo más largos como semanas, meses, trimestres o años con tan solo seleccionar la opción adecuada.

Filtrar por color en Excel No podíamos pasar por alto y dejar de hablar de la opción de Filtrar por color que nos ofrece Excel. Para que esta opción se habilite es necesario que las celdas tengan aplicado un color de relleno ya sea por una regla de formato condicional o modificando directamente el color de relleno con las herramientas de formato. En nuestro ejemplo he aplicado una regla de formato condicional para aquellas celdas que tengan un valor superior a $850 en la columna Total.

Una vez que las celdas tienen un color de relleno, al hacer clic en el filtro de la columna Total se mostrará habilitada la opción Filtrar por color y dentro de ella podré elegir alguno de los colores presentes en la columna.

Insertar datos-formulas (suma, resta, multiplicación, división) ✔ SUMA : elegir la celda 1 + la celda 2, sencilla, o con la fórmula de rango: =SUMA(CELDA1:CELDAn) ✔ RESTA: elegir la celda 1 - la celda 2 ✔ MULTIPLICACIÓN: elegir la celda 1 * la celda 2 ✔ DIVISIÓN: elegir la celda 1 / la celda 2 ✔ PORCENTAJE: elegir la (celda 1*20%) ✔ CONCATENAR(A1; “ “; A2)

✔ Max =(a1:a2) ✔ Min(=(a1:b2)

Nota: siempre se debe iniciar con el signo igual = Insertar datos- Gráficos Es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo y facilita su interpretación. Vamos a ver cómo crear gráficos a partir de unos datos introducidos en una hoja de cálculo. La utilización de gráficos hace más sencilla e inmediata la interpretación de los datos. A menudo un gráfico nos dice mucho más que una serie de datos clasificados por filas y columnas. Tipos de gráficos que se pueden crear: Gráfico incrustado: Insertar el gráfico en una hoja normal como cualquier otro objeto. Como hoja de gráfico: Crear el gráfico en una hoja exclusiva para el gráfico, en las hojas de gráfico no existen celdas ni ningún otro tipo de objeto. Es recomendable que tengas seleccionado el rango de celdas que quieres que participen en el gráfico, de esta forma, Excel podrá generarlo automáticamente. En caso contrario, el gráfico se mostrará en blanco o no se creará debido a un tipo de error en los datos que solicita. Paso para crear gráficos: 1. Seleccionar los datos 2. Hacer clic en la opción Insertar 3. Del conjunto de comandos de gráficos seleccionar el tipo de gráfico que va utilizar. Por ejemplo el gráfico circular se usa para mostrar porcentajes de la información.

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Gráfico de columnas o de barras: son usados frecuentemente para comparar información, pero pueden ser utilizados para diferentes tipos de funciones. En este tipo de gráficos las barras pueden ser horizontales o verticales.

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Gráfico de líneas: este tipo de gráfico es usado especialmente para mostrar tendencias. Se caracteriza porque los puntos que representan los datos van unidos por líneas, lo que hace más fácil ver cómo una tendencia crece o decrece en el tiempo.

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Gráfico circular: este tipo de gráficos también los suelen llamar de torta o de queso. Es muy usado para representar porcentajes y comparar valores.

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Gráficos de área: son muy similares a los gráficos de líneas, pero estos tienen relleno el área que está debajo de cada línea con el fin de marcar la diferencia entre las variables que se están manejando en la tabla.

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Gráficos de superficie y radiales: este tipo de gráficos te permite combinar dos conjuntos de datos diferentes. La forma en que presenta los datos se asemeja a un mapa topográfico.

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Gráficos de jerarquías: estos gráficos comparan y muestran información de forma jerárquica, es decir, de mayor a menor.

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Gráfico de cascada: te permite ver como un total acumulado se ve afectado por valores que se suman o se restan.