• Author / Uploaded
• Javier G. Cab

Citation preview

1

Manual de Procedimientos Procedimiento Sección de Remuneraciones

2

Objetivo El presente manual de procedimientos tiene por objetivo entregar una herramienta efectiva, que permita conocer como se ejecuta el cálculo y registro de las remuneraciones del personal municipal, comenzando por la recopilación

de

información,

ingreso

en

el

respectivo

sistema

de

remuneraciones, envió de información al banco, hasta el traspaso de documentación a los departamentos encargados de ejecutar el pago a los funcionarios y el pago de imposiciones.

3

1.-Recopilación de Información: Proceso que consiste en recopilar, revisar y ordenar toda la documentación que modifica o afecta el calculo de la remuneracion del personal, en forma general o individual. La documentación a procesar es la siguiente:

DECRETOS ALCALDICIOS Por Nombramiento asignado nuevo grado Por Contratación, indicando fecha. Por Suplencias ordenadas por el Alcalde Por Subrogaciones (sólo para Juez de Policia Local) Por Ascensos Por prorrogas de Contratos Por Renuncias Por reconocimiento de Asignación

Familiar, Pre y Post

Natal. Por permisos sin goce de remuneraciones Por pérdida de caja Por cumplimiento de Bienios Por sanciones o multas (Sumarios) Por reintegros (dineros erróneamente pagados,

Memorandum Interno Indicando al funcionario Rechazo de licencias Médicas (rechazo parcial o total) Por descuentos de inasistencias del funcionario Por Horas Extraordinarias Autorizadas por cada Director

Administradoras de Fondos de Pensiones

(AFP)

Cartas de la APF por cambio que haya suscrito el funcionario Cartas de AFP por cambio de Topes Imponibles, etc. Cartas de AFP indicando descuento contratados por el funcionario, ejem. Ahorro Previsional Voluntario (APV) Cartas

de AFP indicando ahorros contratados por el

funcionario

que

deben

ser

remuneración (Ahorro Voluntario)

descontados

de

su

4 Isapres S.A. Formulario de Notificación de las Isapres (S.A). por cambio de plan o aumento de la cotización contratada por el funcionario.

Nomina

de

cobro

emitidas

por

COMPAÑIAS

DE

SEGUROS

(Descuentos de Pólizas de Seguros) contratadas por funcionarios. Chilena Consolidada Mutual de Seguros de Chile Mapfre Seguros Seguro de Vida Security HDI (Póliza de Fidelidad Funcionaria)

Otros descuentos a aplicar: •

Resoluciones

Juzgados

de

Familia

por

Retenciones

Judiciales


Nómina de descuentos emitida pos Asociaciones de Funcionarios de la municipalidad

•

Nómina de descuentos emitido por la CCAF Los Andes por Préstamos otorgados a funcionarios

•

Nómina de descuentos emitidos por Full Ahorro emitida por la CCAF Los Andes




Nómina de descuentos emitida por Comité de Navidad, formado por funcionarios del municipio.




Nómina de descuentos emitida por “Grupo de Ahorro”, formada por funcionarios.

•

Nómina

de

descuentos

emitida

por

el Servicio

de

Bienestar (Créditos otorgados por Coopeuch, conforme a convenio vigente)


Nómina de descuentos emitido por Club de Cueca, conformada por funcionarios.




Nómina de descuentos reiterados

de

aplicados por RRHH por atrasos

funcionarios,

por

atrasos

que

se

descuentan por factor de horas.


Nómina

emitida

por

Club

Deportivo,

formado

por

funcionarios. •

Análisis y valorización del ítem ”Cargas Familiares” (Cargas Familiares de personal del Cementerio Municipal)




Impetración de datos de Copia de Pólizas de Fidelidad Funcionaria que afecta a funcionarios que conducen vehículos municipales y/o son responsables de valores.

5




Nómina emitida por Fonasa sobre Préstamos de Salud cursados a funcionarios del sistema público de salud.

Toda la documentación a procesar proviene de nuestra Sección Personal del Departamento RRHH, sea esta confeccionada por esta sección (como son los Decretos,

Resoluciones,

etc.)

o

recepcionados

de

Oficina

de

Partes

(documento de descuentos llegados de empresas externas, AFP, ISAPRES , etc.). También se reciben nominas directamente a través de diferentes páginas web de empresas que cuentan con esta opción de “bajar”, por medio electrónico, la impresión de planillas para procesar los descuentos (ejemplo, créditos de la CCAF Los Andes).

6

2.- Registro en Planilla (Control Interno) Todo descuento es ingresado a una Planilla de Control Interno donde se registra su modificación, quedando catastrado en concepto lineal de ámbito comparativo, antes de aplicarlo al proceso de remuneraciones. Esta compilación permite además ser un medio de consulta rapida para detectar o corroborar cualquier dato ingreso al sistema computacional. Esta planilla permite además, confeccionar el memorándum de sueldos, que informa a Dirección de Administración y Finanzas y Dirección de Control todos los cambios ocurridos en el proceso de sueldos que afectan al mes en proceso.

7

3.- Ingreso de datos a una Planilla de Carga (anexo 1) El proceso de ingreso de datos al sistema obliga a estructurar ordenadamente todo numeral que afecte el calculo de la remuneración, por lo tanto todo el banco de datos se ingresa a una planilla de carga para revisarlo y cuadrarlo con antelación al ingreso al sistema computacional. Una vez que los datos a ingresar al sistema computacional están debidamente autorizados, es decir, verificados, se procede al ingreso rápido y ordenado de ellos. Este flujograma fue diseñado en una estructura simple que compila todas las modificaciones ya verificadas que afectaran a los sueldos del personal municipal. Esta planilla esta definida en dos ambientes diferentes:

El

primer ambiente contiene principalmente los datos obligatorios para la

generación de la liquidación de sueldo de cada funcionario, los campos computacionales se encuentran separados por columna, de la siguiente forma: -

RUT

-

Nombres

-

Grado

-

Calidad jurídica

-

A.F.P.

-

Salud

-

U.F. (valor del plan de salud)

-

Nº Asignación Familiar (del mes).

-

Asignación Retroactiva (si la hubiera)

-

Valor a cargar por Perdida de caja

-

Cantidad de Horas Extraordinarias al 25%

-

Cantidad de Horas Extraordinarias al 50%

-

Cantidad de Bienios

-

Valor de APV pactado con la AFP

-

Suplencias y Reemplazos del mes

-

Días trabajados del mes en proceso

El segundo ambiente contiene básicamente los datos sobre descuentos varios,

y sus campos computacionales también se encuentran separados

por columna, de la siguiente forma: -

R.U.T.

-

Nombres

-

Comité de Navidad

-

Cuota Mortuoria

8 -

Caja de Empleados Públicos

-

Mutual de Seguros

-

Vida Security

-

Chilena Consolidada

-

Convenio Asociación

-

Grupo de Ahorro

-

Atrasos

-

Mapfre Seguros

-

C.C.A.F. Los Andes

-

Full Ahorro

-

Retenciones Judiciales

-

HDI Seguros

-

Servicio de Bienestar (Créditos Coopeuch)

Cabe indicar que estas planillas pueden ser modificadas según los haberes o descuentos nuevos que se incorporen.

9

4.- Ingreso de datos al sistema computacional, modulo Remuneraciones. Modificaciones de Haberes y Descuentos. 4.-1.- Proceso en sistema computacional de Remuneraciones •

Creación de Nuevo periodo (según remuneración a procesar):

Se debe seleccionar en el menú principal del sistema la opción “nuevo periodo”, al hacer clic en él aparecen dos recuadros titulados Desde: último Periodo y Hasta: Nuevo Periodo. En el primero se muestra el año y mes del último periodo liquidado y el segundo muestra el periodo que sigue. Si se está seguro de los periodos indicados bastara utilizar el botón CREAR SIGUIENTE PERIODO y el sistema computacional procede a crearlo. •

Finalizado este paso obligado, se debe cambiar de mes.

Para ello existen dos opciones para realizar esta operación: Opción Nº 1 : Dentro del modulo Remuneraciones, haga doble clik en “Periodo”, ubicado en la parte superior derecha de la página principal del sistema computacional, efectuada la operación se desplegara un cuadro denominado “asistente para elección de un periodo”, el que muestra todos los periodos creados, debiendo seleccionar el periodo en el que se trabajara. Opción Nº 2: Al salir del sistema e ingresar nuevamente, automáticamente aparecerá el último periodo creado, no siendo necesario realizar la operación indicada en la opción Nº 1. •

Verificación de Indicadores Económico: esta verificación se

realiza en el menú principal del sistema, en la opción “parámetros” luego se selecciona la opción “indicadores económicos”, desplegándose un cuadro denominado “ingreso de indicadores económicos”, el cual permite actualizar los índices y valores que sirven como parámetros a otros procesos. El cuadro se encuentra dividido en dos: el izquierdo para el ingreso de Indicadores Económicos Mensuales (mostrando cada uno de los doce meses), el valor de la U.T.M., el I.P.C., C.A. y el derecho, para la actualización de los Indicadores Económicos Diarios, U.F. e I.V.P. (este ingreso de los indicadores económicos los realiza personal del departamento de finanzas, no siendo materia del Departamento de Recursos Humanos)

10 •

Modificación en Actualización de Funcionarios:

Esta opción permite efectuar el ingreso de algún funcionario nuevo o actualizar antecedentes de funcionario antiguos de la corporacion. (figura siguiente)

-Al ingresar un rut de un nuevo funcionario (no registrado en el sistema computacional), se despliega una pantalla de captura para los datos personales de este nuevo funcionario, en esta pantalla se digita el apellido paterno, apellido materno, nombres, dirección, comuna, fono, estado civil, nacionalidad, fecha nacimiento y sexo.

Una vez registrados los datos personales del funcionario, es necesario ingresar la información correspondiente a su contrato, debiendo registrarse: -

Fecha de Antigüedad

-

Fecha de Ingreso

-

Fecha Fin (optativo según tipo de contrato)

-

Departamento donde trabaja

-

Tipo Contrato

-

Escalafón al que pertenece

-

Grado en el Escalafon

-

Jornada asignada

En el cuadro inferior derecho, en forma de tarjetero, se debe ingresar la información de los antecedentes Previsionales, Haberes y Descuentos calculados con formula, haberes y descuentos informados, cargas familiares,

11 retenciones judiciales, centros de costo y varios, los que presentan las siguientes características:

-Previsión: Se debe ingresar “Ex caja”, “Previsión” (AFP en la cual cotiza), cuando la persona ha jubilado, se debe marcar este hecho en liberado, también se debe colocar una marca cuando está acogido a la Ley Nº 18.675, articulo Nº 11. Cuando tiene ahorro voluntario, se debe seleccionar en que unidad lo efectúa y en el casillero informar la cantidad de la unidad que ahorra. A demás se debe seleccionar si el funcionario posee Seguro de Cesantía, si está afiliado a alguna Isapre (indicado tipo de unidad con el que contrato su plan, mas monto de unidades pactadas), corresponde definir en esta tarjeta si el funcionario tiene derecho a desahucio.

-Haberes y Descuentos Calculados con formula: con la información de esta tarjeta puede definir si el funcionario está afecto a algún Haber o Descuento determinado mediante formula, en ella se debe informar uno a uno cada Haber o Descuento calculado con formula, para cada reglón deberá indicar el Código. Si se trata de un Haber, deberá comenzar con una H, seguida del número con el cual se ha registrado el haber invocado, al ser un Descuento, deberá comenzar con una D. Ubicado el código, muestra el nombre de este y solicita se ingrese la modalidad. Con su ingreso, ubica la modalidad y muestra la Unidad que debe indicarse (U.F., %, UTM, etc.,), a continuación se debe digitar el valor Total y la fecha Final de su aplicación, si la fecha se deja en blanco el sistema computacional lo interpretara que debe aplicarlo indefinidamente. Algunos Haberes o Descuentos registrados, con este mecanismo en el sistema son: Pólizas de Seguros (HDI, funcionario o conductores) APV, pactado en U.F. Cuota Servicio de Bienestar Cuota Asociaciones Incentivo asignación individual

-Haberes y Descuentos Informados: esta tarjeta se ha diseñado para incorporar Haberes o Descuentos informados con un valor fijo (sin formula), en esta sección se debe informar uno a uno cada Haber o Descuento informado. Para cada reglón deberá comenzar con el Código. Si se trata de un Haber, deberá comenzar con una H, seguida del número con el cual se ha registrado el haber invocado, al ser un Descuento, deberá comenzar con una D. Ubicado el código, muestra el Nombre y solicita informar el valor Total y la fecha Final de su aplicación. Al igual que los Haberes y Descuentos con

12 formula, al dejar la fecha final en blanco, el sistema siguiera aplicando el proceso en forma indefinida. Algunos Haberes o Descuentos registrados, con este mecanismo en el sistema son:

Aporte Servicio de Bienestar Servicio Bienestar (Créditos) Ahorro Previsional Voluntario (APV) Mutual de seguros Seguro La Chilena Consolidada Mapfre Seguros Vida Security Atrasos Convenio Asociación Comité de Navidad Club Deportivo Prestamos CCAF Los Andes Ahorro CCAF Los Andes Grupo de Ahorro Club de cueca Ley 20.033.- art. 5º Bonificación Alcalde Asignaciones Familiares Incentivo asignación individual

-Cargas Familiares: Tarjeta donde se deben ingresar las cargas familiares que tiene reconocidas el funcionario. Cuando se desea incorporar una carga nueva, se deberá utilizar el botón “Agregar Carga”, que se encuentra al pie de la tarjeta. Al realizar esta operación, abrirá una ventana titulada “Captura de Cargas Familiares”, debiendo ingresar en ella en forma sucesiva los datos del causante (la carga) : RUT, Apellido Paterno, Apellido Materno, Nombres, Fecha de Nacimiento, sexo, código de parentesco, tipo de carga, fecha inicio, fecha termino, Nº resolución y fecha de esta última. Si solo se desea actualizar la información de alguna carga ya ingresada se debe seleccionar la carga a modificar y pinchar el botón Editar Carga. Para eliminar una carga familiar se debe seleccionar la carga a eliminar y digitar la tecla suprimir.

-Retenciones Judiciales: habiendo una resolución judicial de retención por pensión de alimentos, se debe ingresar en esta tarjeta la información para realizar el descuento. Para incorporar una retención, se deberá utilizar el botón “agregar retención”, botón ubicado al pie de la tarjeta, luego se abrirá

13 una ventana titulada “captura de retenciones”, debiendo ingresar en ella el nombre del Beneficiario y definir, con el botón de selección, la Unidad de medida que determinará el valor de la retención. A la derecha muestra un recuadro con todas las cargas del funcionario, debiendo marcar las consideradas en la resolución judicial.

Además existe un recuadro

denominado “Ret. Judicial Adicional” cuyos datos se deberán incorporar cuando la resolución judicial lo determine (en caso de retenciones adicionales por un periodo determinado). En caso de actualizar la información de alguna carga o monto de retención, se debe seleccionar el nombre de la retención y hacer click en el botón “Editar Retención”, en caso de desear eliminar alguna retención se debe seleccionar y digitar la tecla suprimir.

-Varios: Esta última tarjeta sirve para registrar información miscelánea relativa al funcionario. Cuando el funcionario solicita que su remuneración sea depositada, se deberá registrar la Institución bancaria, número de cuenta y forma de pago (cta. Cte., cta. Vista, etc.,) a la cual se realice el traspaso de fondos. También contempla esta tarjeta dos casillero para ingresar el numero de las pólizas de seguros rotulado “póliza I.S.E.-1 y I.S.E.-2 y otro casillero para capturar la categoría I.N.E. en que se clasifica el funcionario. Finalmente aparece un casillero para dejar constancia del valor Promedio de Rentas que posee, este valor es importante puesto que es utilizado para otorgar el tramo, de las asignaciones Familiares.

En la parte inferior del modulo “Actualización Información de Funcionarios” se

encuentran

dos

botones

rotulados

CALCULAR

e

INFORMACION

RETROACTIVA.

CALCULAR: como su nombre lo indica, permite calcular la remuneración mensual del funcionario cuyos datos se están actualizando en la ficha. Al pinchar se efectúa el cálculo y presentando el resultado, en un formulario como el siguiente:

14

Se

puede

observar

en

el

formulario,

antecedentes

relativos

a

la

identificación del funcionario como el R.U.T. y su Nombre, la repartición en que trabaja y otros relacionados con el cargo, días trabajados, el numero del cheque (cuando posee cuenta corriente y se ha confeccionado), la caja de previsión en que impone, el grado de la escala que ocupa, Nº de bienios, la jornada semanal, si posee asignación de titulo, escalafón y la institución de salud que utiliza. Luego aparecen dos recuadros titulados “Haberes y Descuentos, en el cual lista los códigos, nombres y los valores que conforman la liquidación de remuneraciones. Por último en la parte inferior del recuadro indica los totales de haberes y descuentos e informa los valores tributables, imponibles desahucio, imponible salud y liquido a pagar. Con los antecedentes a la vista, debe digitar la tecla salir para retornar a la captura de funcionario.

INF. RETROACTIVA : al elegir el botón Inf. Retroactiva, muestra una ventana titulada “Selección de periodos retroactivos”. En ella se debe seleccionar el rango de periodos para la cual se desea efectuar el cálculo retroactivo, debiendo elegir la fecha inicial en “periodo desde” y la fecha final en “periodo hasta”. •

Haberes y Descuentos: modulo que captura la información mensual

relativa a haberes, descuentos y horas extraordinarias trabajadas. El modulo es el siguiente:

15

Para digitar el Código debe considerar que al correspondiente haber, se debe anteponer una letra H, al de descuentos D y al de horas una T. Uno de los principales

datos

que

se

ingresan

en

este

modulo

son

las

horas

extraordinarias efectuadas por el personal, ya se al 25% o al 50%. (Ej. Código horas al 25% T12 y código horas al 50% T13) Si no se recuerda el código, se puede pinchar el botón selección, que muestra la pantalla de ayuda titulada “Selección Código de Haber o Descuentos”. Una vez ubicado el código, se debe ingresar la fecha de término del periodo, es decir hasta cuando se requiere que la información se encuentre vigente. En el recuadro movimiento se debe incorporar los valores de haber, descuentos u horas informadas para cada uno de los R.U.T.. El primer paso para ingresar la información es digitar el rut, automáticamente en el recuadro de al lado mostrara el nombre del funcionario, debajo del nombre, mostrara el contrato afectado, si este, no corresponde se deberá ubicar el que corresponda. El en recuadro que indica el valor, se debe ingresar el monto respectivo, debiendo efectuar esta operación con todos los rut que posean movimiento con este código. (Ej. Se está ingresando el código T12 (horas al 25%), luego se digita el rut del funcionario y en el cuadro valor, el nº de horas al 25% realizadas y por ultimo aceptar, y repetir el proceso con todos los funcionarios que posean horas extraordinarias). Si se detecta que ha ingresado mal algún valor, deberá digitar el mismo R.U.T. para el código en que esta el valor errado, le mostrara la información registrada y le permitirá corregir el monto.

16 Cuando se finaliza de ingresar un código y se requiere ingresar movimientos con un código diferente, solo se debe seleccionar el botón “cambia código” o si se requiere chequear lo que se ingreso con algún código, esta información se puede listar en el botón de opción Lista… •

Cálculo de Remuneraciones: este modulo puede ser utilizado en

cualquier momento, pero es conveniente hacerlo sólo cuando ha efectuado el ingreso o modificación de toda la información de haberes, descuentos u horas extraordinarias. Previo a la decisión de Procesar, se debe tener claro que si hizo algún cambio en las fichas o ingreso o modifico haberes, descuentos etc, estos serán considerados para el cálculo de la remuneración del funcionario, este es un cálculo masivo, en la cual la pantalla mostrara una barra en donde se irá indicando el avance de este cálculo, también mostrara el numero del rut del funcionario que se está procesando, se puede calcular las veces que uno lo requiera. El Sistema de Remuneraciones, tiene la posibilidad de realizar más de un proceso de pago, dentro de un mes, cálculos que son llamados planillas complementarias, estas son sub procesos dentro del gran proceso mensual, para poder proteger estos cálculos, el sistema marca estos procesos como terminados, cuando se emiten las liquidaciones de sueldos. Al realizar este proceso (calculo), los informes que genera el sistema, reflejaran todos los cambios efectuados antes de realizar el proceso de cálculo.

17

5.- PROCESO DE REVISION Y VERIFICACION DE DATOS Con todos los datos incorporados al sistema y efectuado el Cálculo de Remuneraciones, se procede a la emisión de información para cumplir con el proceso de pago. En esta etapa se procede a la impresión de listados que sirven para la revisión y chequeo de todos los movimientos registrados en el sistema de remuneraciones. Los principales informes que el sistema arroja deben ser obtenidos de las siguientes opciones: •

Proceso de Pago: Este módulo se pueden listar la siguiente

información: Liquidación de remuneraciones , Liquidación de Retención Judicial, Listado de Líquidos para Firmas, Listado de Líquidos para Retención Judicial, Emisión de Etiquetas, Resumen por centro de costo, Listado de líquidos del Pago, Planilla de Remuneraciones, Resumen de Remuneraciones, Libro de remuneraciones, Nomina Para depósito para el Banco, Emisión de Cheques, Numeración de Cheques, Resumen de Horas Extras, Liquidación de Sueldos Históricas, Carga de Haberes y Descuentos, Listado de Líquidos para sucursales de bancos, Ingreso de Boletas, Nomina de Funcionarios sin Boleta, de este menú veremos los programas más importantes para el proceso de pago, Liquidación de Remuneraciones, Resumen por Centro de Costo, Planilla de Remuneraciones, Resumen de remuneraciones, Libro de Remuneraciones. •

Procesos Mensuales: Con este título se identifica una serie de

listados

y

planillas

que

engloban

(consolidan)

los

diferentes

pagos

efectuados durante el mes (remuneración mensual, horas extraordinarias, etc.) y son complementarias al cálculo de remuneraciones. Así se tiene la nómina de los funcionarios considerados, resumen de haberes y descuentos, el Libro de Remuneraciones, un listado para la Mutual de Seguridad, planillas de remuneraciones del mes, Planilla de haberes, de descuentos y horas, Planilla para el H.D.I., para las A. F. P., para las Isapres, para el I.N.P. y para las Cajas de Compensación , Resumen de remuneraciones, Resumen de remuneraciones por centro de costo, Resumen de Horas Extras, Liquidaciones Consolidadas, planillas Retroactivas de AFP, ISAPRES, INP., De Caja

de

Compensación,

Mutual

de

Seguridad,

Funcionarios

con

Re

liquidación Retroactiva, Nomina de Cargas Familiares, Resumen Planilla INP, Nomina de Tramos de Cargas Familiares, Nomina de Contratos, Nomina de Funcionarios son licencias Medicas, Foliación de Hojas para SII.

18 Para iniciar el proceso de revisión se requiere del sistema, el listado de “haberes y descuentos” del personal, informe que debe ser arrojado en el modulo “Procesos Mensuales”, cuadro “resumen Haberes/Descuentos”. El listado de haberes y descuentos, permite obtener información detallada de todos los haberes o descuentos utilizados en la liquidación de remuneraciones del mes considerado. El listado identifica el Nombre de Haber (o descuento) y para cada uno, informa cada persona que fue afectada por éste, indicado Nombre y R.U.T. del funcionario y valor haber (o descuento), al término de cada haber (o descuento) entrega el Total de éste, y al finalizar el listado indica el Total General.

Listado de Haberes: La metodología de revisión o chequeo de los haberes, es tomar el proceso de remuneraciones del mes anterior y comparar los listados, verificando que las modificaciones ingresadas se encuentren reflejadas en el informe del presente mes.

Listado de Descuentos: A diferencia de la metodología que se utiliza para la revisión de los haberes, los descuentos se chequean con las nominas de recepcionadas por las diferentes compañías de seguros, asociaciones, AFP, etc., este informe contiene la siguiente información: APV Aporte Seguro Invalides y Sobrevivencia Aporte Servicio de Bienestar Asoc. Nacional Asoc. Municipal Asoc. de Funcionarios Nº dos Atrasos C. Cueca Municipal CCAF Los Andes Full Ahorro Club Deportivo Comité de Navidad Conv. Asociación Cta. de Ahorro Cuota Serv. Bienestar Fondo Bono Laboral Grupo de Ahorro HDI Conductores HDI Funcionarios I.S.T.

19 Imposiciones Impuesto Mapfre Seguros de Vida Mutual de Seguros de Chile Prestamos CCAF Los Andes Prestamos Fonasa Reintegro Reducción Licencia Retención Judicial Retención de Asignación Familiar Salud Seguro la Chilena Consolidada Seguro Vida Security Servicio de Bienestar (convenio coopeuch)

Planillas de Sueldos: Una vez finalizado el procedo se revisión de los haberes y descuentos, y a fin de continuar con el proceso revisión de antecedentes, se procede a la impresión de las planillas de sueldos, proceso que se desarrolla en el modulo “Procesos de Pago”. Al seleccionar este modulo se desplegara un cuadro denominado listado planilla de remuneraciones, en el cual se podrá definir la elección del pago, cantidad de fichas por pagina, orden de la planilla, copias, intervalos de páginas, etc., Indicados los parámetros, se procede a la impresión de los formularios (planillas de remuneraciones), en la planilla se puede visualizar un cuadro que contiene la información de un funcionario. En la parte superior contiene: el R.U.T., Nombres, calidad jurídica, departamento en que trabaja, Caja de Previsión, AFP, Institución de Salud (Fonasa o Isapre), Grado, Días Trabajados, Fecha de Ingreso y Escalafón. Luego contiene el detalle de todos los haberes, con su respectivo código (a la izquierda) y también el detalle de los descuentos, con su respectivo código (a la derecha). En la parte inferior del recuadro se puede observar el número de horas extraordinarias a pagar al funcionario (25% y 50%), total de haberes, total de descuentos, tributable, imponible y liquido a pagar. Principal Revisión de Planillas de sueldos: Se verifican los datos personales de cada funcionario (al momento del ingreso, por primera vez), contenidos en la parte superior del recuadro, esta verificación se realiza con el decreto de Nombramiento o Contratación. Revisión de cambio de grado (cuando corresponda) Se verifican las instituciones previsionales, según documentos de afiliación presentadas por el funcionario.

20 Nº de cargas familiares, según decreto de reconocimiento. Nº de bienios, según decreto de reconocimiento. Nº de horas extraordinarias a pagar, se revisan considerando los memorándum de autorización de horas extraordinarias, enviado por cada director al Departamento de Recursos Humanos. (Memorándum que deben confeccionar los Directores, considerando las tarjetas de tiempo que arroja el sistema de personal, estas tarjetas indican el registro de asistencia de cada funcionario, reflejando el número de horas

extraordinarias

realizadas.

La

jefatura,

debe

verificar

y

autorizar las horas realizas por su personal)(cabe indicar que se pagaran solo las horas efectivamente autorizadas por cada jefe directo). Revisión de cálculo de impuesto Revisión de la correcta aplicación de los porcentajes de AFPs Revisión de la correcta aplicación de los descuentos por concepto de retenciones judiciales. Correcto calculo de descuentos por planes de salud (Isapres o fonasa) Revisión de la correcta aplicación de las operaciones matemáticas de las planillas (total haberes, total descuentos, total imponible, total tributable, alcance líquido).

Resumen de Remuneraciones: Nomina que entrega la información resumida (totales) de: 1.-Haberes: refleja uno a uno los haberes contemplados en el pago de remuneraciones, separándolos por nombre de “haber” (con su respectivo código) e indicando además el tipo de contrato, que produce el gasto, por ejemplo:

H-1

SUELDO

PLANTA

H-1

SUELDO

A CONTRATA

18.289.899.8.584.601.-

Esta información es fundamental para la confección del decreto de pago, ya que cada uno de estos ítems deben ser ingresados en el decreto, el cual contiene todas las cuentas contables. (ANEXO 2)

2.- Luego de los Haberes, el resumen, informa los montos que el sistema calcula (por contrato) para el pago de IST, (por concepto de accidentes del trabajo), pago que se calcula, aplicando la tasa 1,29%, a todas las remuneraciones imponibles, cabe indicar que este pago es de cargo del empleador.

21 3.- A continuación, refleja, el total de cargas familiares o cargas familiares retroactivas pagadas en el mes, en forma seguida muestra el total de descuentos aplicados para salud (fonasa 7%), este ultimo total se debe compensar (restar) con el total de cargas familiares pagadas. (Cálculo realizado en forma automática por el sistema) (Las cargas familiares son un subsidio estatal que consiste en una suma de

dinero por cada carga familiar que un trabajador dependiente, pensionado o algunos trabajadores independientes, acredite. Es otorgada por el empleador a los trabajadores a través del Instituto de Previsión Social (IPS) o una caja de compensación, según corresponda). Realizada la operación anterior, se refleja el total a pagar a IPS (ex INP), por concepto de salud. 4.- AFP : indica el listado de AFPs, agrupando por cada institución, el total descontados a los funcionarios, además indica el total a pagar por la municipalidad, por concepto de Seguro de Invalides y Sobrevivencia (también por AFPs) y por ultimo si existen descuentos por APV con alguna de estas Administradoras, todo esto con un total final a pagar a las Administradoras de Fondos de Pensiones. 5.- APV: indica las instituciones con las cuales los funcionarios contrataron descuentos por concepto de Ahorro Previsional Voluntario. 6.- ISAPRES: lista todas las Isapres con los totales a pagar. 7.- OTROS DESCUENTOS: lista todos los descuentos varios, que se realizan a los funcionarios en cada liquidación, agrupando, el pago total, a realizar, a cada institución, algunos de los descuentos indicados en esta lista son: HDI Asociaciones de funcionarios Bienestar entre otros.

8.- LIQUIDOS: En la parte final del resumen de remuneraciones refleja el total líquido a pagar, este se encuentra separado según forma de pago: con pago directo (con cheque) y con depósito en cuenta corriente o cuenta vista. Luego se pueden reflejar los montos descontados a los funcionarios por concepto de retenciones judiciales y retenciones de asignaciones familiares.

Toda la información explicada y que arroja este resumen de remuneraciones, es reflejada en una plantilla Excel, que se acompaña al decreto de pago, la planilla se confecciona para resumir y entregar un listado didáctico y fácil de entender, por el hecho que se consolidan todos los ítem a pagar por institución, sirviendo

22

además como medio de cuadratura con el decreto de sueldos confeccionado, el llenado de esta planilla consiste solamente en traspasar la información del resumen a la planilla. Esta planilla cuenta con las formulas ya ingresadas, para simplificar su llenado y cuadratura. (ANEXO 3)

23

6.-Proceso de envió de información líquidos a banco. Una vez confeccionado y cuadrado el decreto de pago, se procede a realizar el envió de líquidos a banco para el depósito en las respectivas cuentas primas o cuentas corrientes de los funcionarios, que optan por esta forma de pago (deposito). Para proceder al envió de los datos debe crear un archivo plano, el cual se confecciona de la siguiente forma:

1.- Se debe ingresar a un software instalado por el banco bci, (software ubicado en computador principal de la sección de remuneraciones). Este se encuentra en la carpeta ACMBCI, ubicada en el Escritorio, luego se debe hacer doble click en el icono

Acm.exe

, realizada esta operación se abrirá una

ventana denominada ACM TRANSFER, en la que se deberá pinchar la opción “Aceptar”. ESCRITORIO

CARPETA ACMBCI

Acm.exe

Ingreso de Información: para el ingreso de información de un funcionario por primera vez, se debe pinchar en la columna de números ubicada al costado izquierdo (figura anterior), al realizar la operación anterior se desplegará un recuadro denominado “Ingreso de Movimientos”, en donde se debe registrar los campos requeridos por la siguiente imagen.

24

Ingresados los datos, se pincha la opción Agregar. Este proceso se debe realizar solo una vez, en los envíos o meses siguientes, solo se debe modificar el monto (si existiese modificación) y la fecha de pago, este último dato se puede cambiar por defecto a todos los funcionarios, en la opción “Defecto”, ubicada en la parte inferior de la pantalla (Administración de Pagos). Cada vez que se modifique algún dato, se debe seleccionar la opción modificar, a fin que el software guarde los cambios. Finalizado el proceso de modificaciones realizado en la imagen anterior solo se debe pinchar la opción salir. Este software además arroja, en su parte inferior derecha, al monto total a depositar, sirviendo este, como medio de comparación, con el listado que arroja el propio sistema de sueldos.

Realizados todos los cambios (monto, fecha de pago, etc.,) se debe generar el archivo plano (pinchando la opción generar, ubicada en el menú, parte inferior derecha de la pantalla), el que será subido al portal BCI.

25

7.- PROCESO DE ENVIOS DE LIQUIDOS A BCI

Y

TRASPASO DE DOCUMENTACIÓN A DEPARTAMENTO DE FINANZAS Y TESORERÍA MUNICIPAL Este proceso se realiza en el portal del banco bci (www.bci.cl), seleccionado opción empresas, luego se ingresa el rut del habilitado y clave de acceso, permitido el acceso al portal, se debe escoger el numero de convenio, que para la municipalidad corresponde el “24306”. Realizadas las operaciones anteriores se desplegara una pantalla, que contiene un menú horizontal (en la parte superior), debiendo escoger la opción “pagos”, luego “remuneraciones”, la pantalla mostrara un menú vertical (al lado izquierdo), con el titulo de remuneraciones, el paso siguiente es seleccionar el modulo “iniciar carga de datos con archivo”, donde solicitara: -

el formato del archivo a subir

-

buscar y seleccionar archivo a enviar (archivo confeccionado en software proceso anterior)

-

asignar una etiqueta (nombre) al archivo

-

ingresar un email para informar rechazos

-

pinchar botón cargar archivo

Cargado el archivo en forma satisfactoria, la pagina reflejara en la pantalla la siguiente información: “hemos recibido su archivo de pagos”, con un recuadro indicado “nombre del archivo, fecha, estado y folio”, el recuadro está acompañado de la siguiente nota: Si el archivo no tiene observaciones, los pagos quedarán en pagos por autorizar, y si el archivo presenta observaciones,

los

pagos

quedarán

en

pagos

en

proceso/con

observaciones.(la información que refleja esta etapa del proceso puede ser impresa). El paso a seguir, es seleccionar en el menú vertical (del lado izquierdo) de la pantalla la opción “ir a pagos por autorizar”, seleccionada esta opción la pantalla refleja una nomina titula “remuneraciones, pagos pendientes de autorización”,

indicando

del

archivo

subido,

con

las

siguientes

características: fecha de pago, folio, archivo, fecha de envió, monto total, rechazos y acción, verificado el perfecto estado de los datos, se procede a ingresar en el recuadro inferior de la nomina la clave secreta, que autoriza la nomina para su pago. Ya finalizado el proceso, se debe imprimir el comprobante o Resumen de pago, el que indica todas las características del archivo, entre ellos el monto y número de trabajadores a los que se debe realizar el depósito, además indica el número de Cuenta a la cual se deben depositar el total de fondos,

26 para que el banco procesa a distribuir los dineros a cada cuenta individual. Este resumen de pago es parte de los documentos a entregar a tesorería municipal, para dar curso al depósito de los dineros en las cuentas correspondientes.

Traspaso de Documentación a Departamento de Finanzas y Tesoria Municipal.

Los departamento que prosiguen el proceso de pago de remuneraciones a los funcionarios son el departamento de finanzas, al cual se entrega copia del decreto de pago, resumen de remuneraciones y detalle de pagos de afps, Isapres y otros descuentos, su función es ingresar los montos al sistema contable y confección de decreto oficial. Además del departamento de finanzas, se envía a Tesoria Municipal, la siguiente documentación: decreto de pago, planillas de remuneraciones, resumen de remuneraciones, detalle de pagos de afps, Isapres, otros descuentos y nomina de retenciones judiciales por funcionario. Como también, se debe entregar nominas de firmas de funcionarios (para entrega de cheques o liquidaciones de sueldos (esta última para aquellos que tienen deposito)), de retenciones judiciales y cupón de resumen de pagos (por envió de archivo a banco bci). Tesoreria es la encargada de recepcionar los decretos de pago confeccionados por departamento de finanzas y proceder a confeccionar los cheques, tanto a los funcionarios como a las diversas entidades que poseen convenio de descuentos por planillas y depósitos de fondos a las respectivas cuentas corrientes municipales.

27

8.- PAGO DE IMPOSICIONES Este proceso debe ser realizado todos los meses, una vez finalizado el proceso de sueldos y toda planilla complementaria confeccionada. El sistema de remuneraciones, genera un archivo plano en la opción “Generación de archivo para pago de imposiciones”, entregando opciones de archivos planos, para varias empresas que reciben pagos por este concepto. Actualmente este municipio posee convenio con Previred, por consiguiente se debe seleccionar en el sistema de remuneraciones: “archivo plano declaración de imposiciones previred”, al seleccionar esta opción se desplegará un cuadro, el cual muestra mes y año de la remuneración, si es pago retroactivo, o si se desea pagar algún proceso en particular (pago normal de sueldos o alguna complementaria, si no se selecciona nada el sistema procederá a unir los procesos y generar un archivo plano), adicionalmente se debe dar un nombre al archivo a generar, el que deberá ser subido a la página web de previred. -

Proceso pagina web de previred, este proceso se inicia ingresando al link www.previred.cl, que solicitara el ingreso del rut y clave del funcionario autorizado para el ingreso a este portal, permitido el acceso se mostrara en la pantalla dos opciones: La primera denominada “Pago de Imposiciones”, la que indica tres opciones Trabajadores de Casa Particular Independientes Empresas

La segunda denominada “Depósitos Directos”, la que indica solo una opción: APV y Cuenta 2

La opción a seleccionar es “Pago de Imposiciones”, empresas, en donde se deberá cargar el archivo plano generado por el sistema. La pagina de previred validara la información cargada y emitirá un cupón de pago (ANEXO 4), con el cual se deberán pagar las imposiciones en el banco BBVA antes del día 10 de cada mes. Las planillas de imposiciones podrán ser impresas a traves de esta misma página web (www.previred.cl) tres días hábiles después de efectuado el pago.