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• Francisco Gomez

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MANUAL LIBREOFFICE CALC

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UNIDAD 1: LIBREOFFICE Y CALC...................................................................................................................................3 CAPÍTULO 1: LIBREOFFICE.........................................................................................................................................3 Tema 1: Definición y características .....................................................................................................................3 Tema 2: Instalación de libreoffice ........................................................................................................................4 Tema 3: Inicio de libreoffice .................................................................................................................................5 Tema 4: La ayuda de libreoffice............................................................................................................................5 CAPÍTULO 2: INTRODUCCIÓN A CALC .......................................................................................................................6 Tema 1: La hoja de cálculo. elementos de la ventana principal ...........................................................................6 Tema 2: Abrir, guardar y cerrar hojas de cálculo..................................................................................................9 Tema 3: Navegar por las hojas de cálculo ..........................................................................................................12 Tema 4: Selección de celdas, filas, columnas y hojas .........................................................................................14 Tema 5: Escala de visualización y vistas .............................................................................................................17 UNIDAD 2: EDICIÓN Y FORMATO DE HOJAS DE CÁLCULO........................................................................................20 CAPÍTULO 1: EDICIÓN BÁSICAS ...............................................................................................................................20 Tema 1: Introducir datos en una celda ...............................................................................................................20 Tema 2: Acelerar la entrada de datos. series de datos ......................................................................................21 Tema 3: Cortar, copiar y pegar ...........................................................................................................................23 Tema 4: Eliminar, sustituir y cambiar datos .......................................................................................................25 Tema 5: Buscar y reemplazar texto, fórmulas o valores ....................................................................................26 Tema 6:Insertar/eliminar filas y columnas .........................................................................................................27 Tema 7: Insertar, eliminar, renombar y mover y copiar hojas de cálculo ..........................................................28 Tema 8: Deshacer y rehacer cambios .................................................................................................................31 CAPÍTULO 2: FORMATO DE HOJAS DE CÁLCULO ....................................................................................................32 Tema 1: Formato de caracteres ..........................................................................................................................32 Tema 2: Ajustes de datos en las celdas ..............................................................................................................34 Tema 3: Formato numérico ................................................................................................................................36 Tema 4: Bordes y relleno de celdas ....................................................................................................................38 Tema 5: Unir y dividir celdas ..............................................................................................................................39 Tema 6: Copiar y pegar formato de celda ..........................................................................................................40 Tema 7: Formato automático de celdas y hojas .................................................................................................41 UNIDAD 3: OPCIONES AVANZADAS E IMPRESIÓN DE HOJAS DE CÁLCULO .............................................................42 CAPÍTULO 1: OPCIONES AVANZADAS .....................................................................................................................42 Tema 1: Ocultar y mostrar datos. agrupaciones y filtros ...................................................................................42 Tema 2: Ordenar datos .......................................................................................................................................45 Tema 3: Funciones y fórmulas ............................................................................................................................46 Tema 4: Insertar caracteres especiales, imágenes y dibujos..............................................................................49 Tema 5: Generar gráficos con los datos de la hoja.............................................................................................53 CAPÍTULO 2: IMPRESIÓN DE LAS HOJAS DE CÁLCULO Y EXPORTACIÓN A PDF ......................................................58 Tema 1: Pasos previos a la impresión. configuración de la hoja ........................................................................58 Tema 2: Encabezados y pie de página ................................................................................................................64 Tema 3: Imprimir. opciones de impresión..........................................................................................................67 Tema 4: Exportar hojas a “pdf” ..........................................................................................................................69 Pág. nº 2

UNIDAD 1: LIBREOFFICE Y CALC

CAPÍTULO 1: LIBREOFFICE TEMA 1: DEFINICIÓN Y CARACTERÍSTICAS ¿Qué es LibreOffice? LibreOffice es un conjunto de aplicaciones ofimáticas de libre uso. El formato de archivo de LibreOffice es OpenDocument. Se trata de un formato totalmente estándar y abierto. Además, LibreOffice puede abrir y guardar documentos en otro tipo de formatos, como es el caso de los correspondientes al paquete ofimático "Microsoft Office". Para acceder a la siguiente pantalla, presiona sobre el botón "Avanzar". Aplicaciones incluidas Los componentes incluidos en el paquete ofimático LibreOffice son los siguientes: 

Writer: o o o o



Calc: o o o o



Procesador de texto incluido como componente de LibreOffice. Permite abrir y trabajar con documentos de Microsoft Word y guardarlos en formato Word. Posee las características comunes de todo procesador de texto: corrector ortográfico, corrección automática, diccionario de sinónimos, separación silábica, buscar y remplazar, generación automática de tablas de contenido e índices, combinación de correspondencia, etc. Ofrece innovaciones tales como: o Métodos de diseño de páginas, incluyendo marcos, columnas y tablas. o Incrustación o enlace a imágenes, hojas de cálculo y otros objetos. o Herramientas incorporadas de dibujo. o Exportación a PDF, incluyendo marcas de texto. o Plantillas y estilos.

Posee todas las características de una hoja de cálculo. En una hoja de cálculo se pueden introducir datos (normalmente números) y luego manipularlos para obtener ciertos resultados. Permite el manejo de gran cantidad de datos, numéricos y alfanuméricos, rápida y ordenadamente, pudiendo además mostrarlos en gráficos y/o tablas. Permite abrir y trabajar con documentos de Microsoft Excel y guardarlos en dicho formato. Puede exportar hojas de cálculo a PDF.

Impress: o o o

Proporciona herramientas para realizar generar presentaciones multimedia basadas en diapositivas: cajas de texto flotantes, herramientas de dibujo y gráfico, efectos de animación, etc. Es compatible con archivos de formato Microsoft PowerPoint. Puede abrir y guardar el trabajo en diferentes formatos gráficos, incluido ―SVG‖, Macromedia Flash (―SWF‖), ―HTML‖, etc.

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

Base: o o o



Draw: o



Proporciona herramientas para el trabajo con bases de datos. Permite crear y editar formularios, reportes, consultas, tablas, vistas y relaciones. Su gestión de una base de datos es muy similar a otras aplicaciones de características parecidas.

Permite crear gráficos vectoriales: diagramas simples, diagramas de flujo, dibujos artísticos en 3D, etc.

Math: o

Editor de fórmulas y ecuaciones.

Las ventajas de LibreOffice Las principales ventajas de LibreOffice sobre otros paquetes ofimáticos son: 

No hay pago de licencias: Es de libre uso y distribución, sin costo alguno para todo el que quiera utilizarlo.



Se puede utilizar en múltiples sistemas operativos (Multiplataforma): Puede ejecutarse en varias arquitecturas de hardware y en diferentes Sistemas Operativo: MS Windows, Mac OS X, Linux y Sun Solaris.



Tiene un interfaz de usuario coherente e integrado: Todas sus aplicaciones tienen una apariencia similar, facilitando así su uso e integración entre aplicaciones.



Es compatible con los archivos más utilizados: Además del formato OpenDocument, LibreOffice incluye: • • •

Funcionalidades de exportación a PDF y Flash. Soporte para abrir y guardar archivos en muchos formatos comunes: MS Office, HTML, XML, etc. Posibilidad de importar y editar algunos archivos PDF.

TEMA 2: INSTALACIÓN DE LIBREOFFICE Requisitos mínimos Antes de instalar LibreOffice conviene tener presentes una serie de requisitos mínimos tanto de Software como de Hardware. 

LibreOffice necesita uno de los siguientes Sistemas Operativos para ejecutarse: o MS Windows XP, Vista, Windows 7 o Windows 8. o GNU/Linux Kernel ver. 2.6.18 y glibc2 ver. 2.5 o uno más reciente. o Mac OS X 10.6 (Snow Leopard) o superior.



Además, es recomendable que el ordenador tenga como mínimo: o 512 Mb de RAM. o 1.5 Gb libres en el disco duro. o Una resolución de pantalla de 1024 x 768.

Obtener LibreOffice Podemos descargar el paquete de instalación de LibreOffice desde la página http://es.libreoffice.org/descarga/.

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Instalar LibreOffice Encontrarás información sobre la instalación y configuración de LibreOffice en los distintos sistemas operativos en la siguiente dirección http://es.libreoffice.org/asistencia/instalacion/.

TEMA 3: INICIO DE LIBREOFFICE Abrir LibreOffice desde el menú “Inicio”   

La manera más común de abrir cualquier componente de LibreOffice es utilizar el menú "Inicio" y la la opción "Todos los programas". Dentro de la lista de todos los programas, localizaremos la carpeta "LibreOffice". Si es necesario, utilizaremos la barra de desplazamiento. Aparecerán los componentes de LibreOffice. Para abrir cualquiera de ellos sólo tendremos que presionar sobre su enlace correspondiente. En nuestro caso, sería "LibreOffice Calc".

Abrir LibreOffice con el icono de acceso directo del Escritorio También podemos acceder a los diferentes componentes de LibreOffice, haciendo doble "clic" sobre el icono de acceso directo que se haya podido crear en el Escritorio. Abrir una hoja de cálculo ya existente También podemos abrir LibreOffice Calc haciendo doble "clic" sobre un archivo de LibreOffice Calc en un explorador de archivos, como puede ser el "Explorador de Windows". Inicio rápido de LibreOffice También podemos abrir cualquier componente de LibreOffice mediante el icono de inicio rápido. Éste se coloca en la barra de tareas de Windows durante el inicio del sistema. Para acceder a él tendríamos que presionar sobre el botón "Ver iconos ocultos". Dentro de la lista de iconos ocultos se encuentra el de "Inicio rápido de LibreOffice". Si hacemos "clic" sobre él con la tecla derecha del ratón se abrirá un menú contextual. Desde él podemos abrir un documento nuevo o uno ya existente. Para cerrar el menú contextual presionaremos sobre "Salir del Inicio rápido". Y para evitar que se cargue "LibreOffice" al iniciar el sistema, haremos "clic" sobre su opción correspondiente. En caso de que el Inicio rápido de LibreOffice esté deshabilitado, podemos activarlo dentro de la propia aplicación "LibreOffice Calc". Para ello, desplegaremos el menú "Herramientas" y presionaremos sobre "Opciones". Dentro del cuadro de diálogo y de la sección "LibreOffice", elegiremos "Memoria". Observa que, dentro de sus campos y opciones, podemos marcar o desmarcar la casilla de verificación "Cargar LibreOffice durante el inicio del sistema".

TEMA 4: LA AYUDA DE LIBREOFFICE Abrir la ayuda de LibreOffice Para abrir la ayuda completa de LibreOffice podemos pulsar la tecla "F1". También podemos abrirla, utilizando el menú "Ayuda" y presionar sobre la primera opción: "Ayuda de LibreOffice". Se abre la ventana ―Ayuda de LibreOffice. Desde las pestañas ―Contenidos‖, ―índice‖ y ―Buscar‖ podremos acceder a información bastante extensa y completa de todo lo relacionado con las funcionalidades y herramientas de Calc. Sólo tendremos que teclear el término que queramos en los campos de búsqueda, o hacer doble ―clic‖ en los enlaces que veamos dentro de cada pestaña. La información encontrada se mostrará en la sección derecha de la

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ventana. En ella también pueden aparecer enlaces relacionados con dicha información; haciendo ―clic‖ sobre ellos accederemos directamente a su contenido correspondiente.

Los consejos/pistas de las herramientas Una ayuda muy práctica de LibreOffice son los consejos o pistas que aparecen cuando nos situamos sobre una herramienta. Son mensajes emergentes que nos aportan información breve, pero muy útil, referente a la herramienta sobre la que nos hemos posicionado. 

Si se quiere una explicación algo más detallada de la que nos aportan los consejos/pistas podemos elegir la opción "¿Qué es esto?" del menú "Ayuda", situándonos con el puntero del ratón sobre el elemento que queremos obtener la información.



Para activar o desactivar los consejos/pistas tendremos que desplegar el menú "Herramientas" y en la sección "LibreOffice/General" marcar/desmarcar la casilla "Consejos". La casilla "Consejos extendidos" nos aporta una información más detallada.

CAPÍTULO 2: INTRODUCCIÓN A CALC TEMA 1: LA HOJA DE CÁLCULO. ELEMENTOS DE LA VENTANA PRINCIPAL Hoja de cálculo, columnas, filas y celdas Calc consta de unos documentos llamados hojas de cálculo. Las hojas de cálculo consisten en un número de hojas individuales, conteniendo cada una un bloque de celdas organizadas en filas y columnas. Una celda concreta se identifica por su número de fila y letra de columna. Las celdas contienen los elementos individuales—texto, números, fórmulas, etc.—que permiten mostrar y manipular los datos. Cada hoja de cálculo puede tener muchas hojas, y cada hoja, a su vez, muchas celdas individuales. A partir de la versión 3.0 de Calc, cada hoja puede tener un máximo de 65.536 filas y un máximo de 1024 columnas, con lo que se obtiene un total de más de 67 millones de celdas.

Elementos de la ventana principal de Calc Cuando se inicia Calc, la ventana principal tiene un aspecto similar al de la siguiente figura:

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Los elementos básicos de la ventana principal de Calc son: Barra de Titulo La barra de título, ubicada en la parte superior, muestra el nombre de la hoja de cálculo activa.  

Cuando se crea una hoja de cálculo nueva, su nombre es Sin Titulo X, donde X es un número. Cuando guarde una hoja de cálculo por primera vez, se le pide que introduzca un nombre.

Barra de menús Debajo de la Barra de título está la Barra de menús. Al elegir un menú, aparece un submenú con otras opciones. Desde los menús y sus desplegables podremos realizar todas las operaciones y acciones incluidas en Calc. Barra de herramientas Bajo la Barra de menús, por defecto, se encuentran tres barras de herramientas: la Barra de herramientas estándar, la Barra de herramientas de formato, y la Barra de fórmulas. Los iconos que hay en estas barras proporcionan un amplio rango de comandos y funciones comunes. Las barras de herramientas se pueden modificar, como indica el capítulo 14 (Personalizar LibreOffice). En la Barra de formato, los tres recuadros de la izquierda son las listas Aplicar estilo, Nombre de fuente y Tamaño de fuente (ver Figura 2). Cuando se encuentran activas muestran la configuración aplicada para la celda o área seleccionada (La lista Aplicar estilo puede no estar visible al principio). Pulse la flecha de la parte derecha de cada recuadro para abrir la lista.

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Barra de fórmulas A la izquierda de la Barra de fórmulas hay un pequeño cuadro de texto, llamado Cuadro de nombre, con una combinación de letra y número en él, como por ejemplo D7. Esta combinación, que se denomina referencia de celda, indican la letra de la columna y el número de la fila de la celda seleccionada. A la derecha del Cuadro de nombre están los botones Asistente de funciones, Suma y Función. Con ellos insertaremos de forma fácil las fórmulas, sin necesidad de tener que memorizar las funciones y operadores disponibles.

Celdas individuales La sección principal de la pantalla muestra las celdas individuales en forma de cuadrícula, donde cada celda se encuentra en la intersección de una columna y fila. En la parte superior de las columnas y a la izquierda de las filas, hay una serie de cuadros grises que contienen letras y números. Estas son las cabeceras de filas y columnas. Las columnas comienzan con A y avanzan hacia la derecha, y las filas comienzan en 1 y van hacia abajo. Los encabezados de columna y fila es lo que aparece en el área del Campo de nombre en la Barra de fórmula. Los encabezados se pueden activar o desactivar desplegando el menú ―Ver” y eligiendo la opción “Titulo de filas/columnas‖ Pestañas de hoja En la parte inferior de la cuadrícula con las celdas están las pestañas de hojas, que permiten acceder individualmente a cada hoja. La hoja activa se distingue por tener una pestaña blanca. Si se pulsa otra pestaña, se mostrará esa hoja y esa pestaña se vuelve blanca. Además se pueden seleccionar múltiples pestañas de hoja a la vez manteniendo pulsada la tecla Control mientras pulsa los nombres de las hojas. Barra de estado Al final de la ventana de Calc se encuentra la Barra de estado, que proporciona información sobre la hoja de cálculo e indica formas de cambiar rápidamente algunas opciones. La mayoría de los campos son similares entre componentes de LibreOffice.

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TEMA 2: ABRIR, GUARDAR Y CERRAR HOJAS DE CÁLCULO Crear una hoja de cálculo nueva Se puede abrir una hoja de cálculo nueva desde cualquier componente de LibreOffice, por ejemplo desde Writer o Draw. Desde el Centro de control

Hacer ―clic‖ sobre el botón Hoja de cálculo. Desde la barra de menús Desplegar el menú Archivo y seleccionar Nuevo → Hoja de cálculo.

Desde la barra de herramientas Si hay un documento abierto en cualquier componente de LibreOffice (por ejemplo, Writer), se puede usar el botón Nuevo

en la parte izquierda de la barra de herramientas Estándar.

Si ya existe una hoja de cálculo abierta, al pulsar este botón se abre una hoja de cálculo nueva en una ventana nueva. Desde cualquier otro componente de LibreOffice (por ejemplo, Writer), pulsaremos la flecha que apunta hacia abajo y elegiremos hoja de cálculo. Desde el teclado Si ya está en una hoja de cálculo, se puede pulsar Control + U para abrir una hoja de cálculo nueva. Desde una plantilla Los documentos de Calc también se pueden crear desde plantillas. Habrá que seguir los procedimientos anteriores, pero en vez de elegir Hoja de cálculo, se desplegará el menú Archivo y se elegirá Nuevo → Plantillas y documentos. En la ventana Plantillas y documentos, navegaremos hasta la carpeta apropiada y haremos doble ―clic2 en la plantilla que deseemos. Se abrirá una hoja de cálculo nueva, basada en la plantilla seleccionada.

Abrir hojas de cálculo existentes Además de desde el propio LibreOffice Calc, también se pueden abrir hojas de cálculo existes desde cualquier otro componente de LibreOffice. A continuación indicamos las diferentes formas de abrir una hoja de cálculo. Cada una de ellas mostrará el cuadro de diálogo Abrir, desde donde puede localizar la hoja de cálculo que desee abrir.

Desde el Centro de control Pulsar el botón Abrir un documento. Desde la barra de menús Pulsar Archivo y luego seleccionar Abrir....

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Desde la Barra de Herramientas

Pulsar el botón Abrir en la barra de herramientas estándar. Desde el teclado Usar la combinación de teclas Control + A. Cada una de estas opciones muestra el cuadro de diálogo Abrir, desde donde podemos localizar la hoja de cálculo que desee abrir. Documentos recientes La aplicación nos ofrece la posibilidad de acceder a los archivos que hemos abierto recientemente de forma rápida. Para ello, haremos "clic" sobre el menú "Archivo" y nos situaremos sobre la opción "Documentos recientes". Ahora, sólo tendremos que presionar sobre el que queramos abrir. También podemos abrir presentaciones recientes si hacemos ―clic‖ la flecha situada a la derecha de la herramienta ―Abrir‖. Una lista mostrará los últimos documentos que hemos abierto. Abrir hojas de cálculo con formato Excel Se pueden abrir hojas de cálculo Excel (formato ―.xls‖) con cualquiera de los métodos que acabamos de ver.

Guardar hojas de cálculo Las hojas de cálculo se pueden guardar de tres maneras: Desde la barra de menú Pulsando Archivo → Guardar. Desde la barra de herramientas Pulsando el botón guardar de la barra de funciones. Si el archivo se ha guardado y no ha sufrido cambios, este botón estará deshabilitado. Desde el teclado Usando la combinación de teclas Control + G. Guardar como Si la hoja de cálculo no se ha guardado anteriormente, entonces cada una de estas acciones abrirá el dialogo Guardar como. Aquí se puede indicar el nombre de la hoja de cálculo y el lugar donde guardarla. Si la hoja de cálculo ha sido guardada anteriormente, entonces guardar sobrescribirá la copia existente sin abrir el diálogo Guardar como. Si se quiere guardar la hoja de cálculo en una ubicación diferente o con un nombre diferente seleccionaremos Archivo → Guardar como.

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Guardar con formato Excel (xls) También se puede guardar la hoja de cálculo con el formato de Microsoft Excel (*.xls). Para ello, seleccionaremos Archivo → Guardar como. En el cuadro de diálogo ―Guardar como‖, desplegaremos el campo de lista “Tipo” y elegiremos la opción “Microsoft Excel (*.xls)”. Luego pulsaremos sobre el botón ―Guardar‖. Cerrar una hoja de cálculo Para cerrar una hoja de cálculo, haremos clic en Archivo → Cerrar. También se puede cerrar un documento haciendo clic en el icono de Cerrar en la ventana del documento. Este botón se ve como la X roja que se muestra en la siguiente figura:

Si está abierta más de una ventana de LibreOffice, cada una se ve como la que se muestra en la Figura. Al cerrar esta ventana, las otras ventanas de LibreOffice permanecen abiertas.

Si sólo hay una ventana de LibreOffice abierta, esta se ve como en la siguiente ilustración:

Como podemos observar, hay una pequeña X debajo de la X grande. Al hacer clic en la X pequeña , se cierra el documento pero deja abierto LibreOffice. Al hacer clic en la X roja, se cierra LibreOffice completamente. Si el documento no ha sido guardado desde el último cambio, aparecerá un mensaje. Aquí, elegiremos si guardar o descartar los cambios.   

Guardar: el documento es guardado y luego cerrado. Descartar: el documento es cerrado, y se pierden todas las modificaciones desde la última vez que se guardó. Cancelar: no ocurre nada, y se retorna al documento.

Cerrar LibreOffice Para cerrar LibreOffice completamente, haremos clic en Archivo → Salir o cerraremos el último documento abierto. Si se han guardado todos los documentos, LibreOffice se cierra inmediatamente. Si se ha modificado cualquier documento pero no se ha guardado, se mostrará un mensaje de advertencia. Se seguirá el procedimiento descrito en ―Cerrar un documento‖ para guardar o descartar los cambios.

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TEMA 3: NAVEGAR POR LAS HOJAS DE CÁLCULO Ir a una celda en particular Tenemos tres formas para ir a una celda en particular: Usando el ratón Poniendo el puntero del ratón sobre la celda y pulse en ella. Usando una referencia de celda Pulsando sobre el pequeño triángulo invertido que hay justo a la derecha del cuadro de nombre. La referencia a la celda existente queda resaltada. Escribiremos la referencia a la celda que queremos ir y pulsaremos Enter, o haremos ―clic‖ dentro del cuadro de nombre, pulsaremos la tecla ―Retroceso‖ al editar la referencia existente y escribiremos la referencia que deseemos.

Usando el Navegador Para mostrar el Navegador, pulsaremos el icono del Navegador en la barra estándar, o pulsarmemos F5, o elegiremos Ver → Navegador en la barra de Menú, haremos doble clic en la barra de estado, donde indica la secuencia de hoja. Escribiremos la referencia a la celda en los dos campos superiores, etiquetados como Columna y Fila, y pulse Enter. En el ejemplo de la siguiente imagen el Navegador tenemos seleccionada la celda B6.

El Navegador muestra listas con todos los objetos de la hoja de cálculo, agrupados en categorías. Si aparece un indicador (un signo de más o una flecha) junto a una categoría, al menos existe un objeto de esta categoría. Para abrir una categoría y ver la lista de elementos, pulsaremos en el indicador.

Para ocultar la lista de categorías y mostrar sólo los iconos de la parte superior, pulsaremos el botón ―Contenidos‖ . Se volverá a pulsar el icono para mostrar la lista.

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Movimiento de celda en celda En una hoja de cálculo, una celda normalmente tiene un borde negro oscurecido. Este borde negro indica dónde está el foco (ver figura 9). Si se selecciona un grupo de celdas, quedan resaltadas con un color (normalmente gris), donde el foco tiene un borde oscuro.

Éstas son las diferentes formas que tenemos para mover el punto de inserción (foco). Usando el ratón Para mover el foco usando el ratón, simplemente moveremos el puntero del ratón a la celda donde debe estar el foco y pulsaremos en ella. Esto cambia el foco a la nueva celda. Este método es el más útil cuando las dos celdas están muy separadas. Usando las teclas Tab y Enter  

Al pulsar Enter o Mayúsculas + Enter, el foco se mueve hacia abajo o hacia arriba, respectivamente. Al pulsar Tab o Mayúsculas + Tab, el foco se mueve hacia la derecha o hacia la izquierda, respectivamente.

Usar las teclas de flechas Al pulsar las teclas de las flechas en el teclado, el foco se mueve en la dirección indicada por la flecha. Usar Inicio, Fin, AvPag y RePag    

La tecla Inicio mueve el foco al principio de la fila. La tecla Fin mueve el foco a la columna más lejana de la derecha que tenga datos. La tecla AvPag mueve la vista una pantalla hacia abajo, y RePag la mueve una pantalla hacia arriba. Combinando las teclas Ctrl y Alt con Inicio, Fin, AvPag y RePag y las teclas del cursor, el foco se mueve de distintas maneras. Sugerencia

Si se mantiene pulsada la tecla Alt y una tecla de cursor, la celda cambia de tamaño.

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Movimiento de hoja en hoja Cada hoja en una hoja de cálculo es independiente de las otras, aunque pueden tener referencias entre sí. Hay tres formas de navegar entre las diferentes hojas de una hoja de cálculo. Hay que tener en cuenta que las hojas no estén numeradas en orden. La numeración de hojas es arbitraria, pero se puede dar a una hoja el nombre que se desee.

Usando el teclado Pulsando Control+Av Pág, el foco se mueve una hoja a la derecha, y pulsando Control+Re Pág, el foco se mueve una hoja a la izquierda. Usando el ratón Al pulsar una de las pestañas de hojas que hay en la parte inferior de la hoja de cálculo se selecciona esa hoja. Si hay muchas hojas, entonces algunas de las pestañas pueden estar ocultas por la barra de desplazamiento horizontal. En ese caso, los cuatro botones a la izquierda de las pestañas pueden mover las pestañas para que puedan verse. La siguiente figura muestra cómo hacerlo.

Los botones de navegación sólo se activan cuando existe alguna hoja que no puede mostrarse. Si no, aparecen desactivados.

TEMA 4: SELECCIÓN DE CELDAS, FILAS, COLUMNAS Y HOJAS Seleccionar celdas Las celdas se pueden seleccionar de muchas maneras y en diferentes cantidades. Celda individual Pulsando en la celda. El resultado es como el que se muestra en la figura. Se puede verificar la selección observando el cuadro de nombre.

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Rango de celdas contiguas Se puede seleccionar un rango de celdas usando el teclado o el ratón. Para seleccionar un rango de celdas arrastrando el ratón: 1. 2. 3. 4.

Pulsar en una celda. Pulsar y mantener pulsado el botón izquierdo del ratón. Mover el ratón alrededor de la pantalla. Una vez que el bloque de celdas deseado esté resaltado, soltar el botón del ratón.

Para seleccionar un rango de celdas sin arrastrar el ratón: 1. Pulsar en la celda que va a ser la esquina del rango deseado. 2. Mover el ratón a la celda en la esquina opuesta del rango de celdas. 3. Mantener pulsada la tecla Mayúsculas y hacer ―clic‖. Para seleccionar un rango de celdas sin usar el ratón: 1. Seleccionar la celda que está en una de las esquinas del rango que se desea. 2. Mientras se mantiene pulsada la tecla Mayúsculas, usar las teclas de dirección para seleccionar el resto de las celdas del rango. El resultado de cualquiera de estos métodos se ve en la siguiente imagen:

Sugerencia

Se puede seleccionar directamente un rango de celdas usando el cuadro nombre de celda descrito en ‖Usando una referencia de celda‖ en la página 12. Para seleccionar una rango de celdas, introduciremos la referencia de la celda superior izquierda del rango, seguida por dos puntos (:), y luego la referencia de la celda inferior derecha. Por ejemplo, para seleccionar el rango que va desde A3 hasta C6, se introduciría A3:C6.

Rango de celdas no contiguas 1. 2. 3. 4.

Seleccionar una celda o un rango de celdas siguiendo uno de los métodos anteriores. Mover el ratón al comienzo del rango o celda siguiente. Mantener pulsada la tecla Control y hacer ―clic‖, o pulsar y arrastrar el ratón para seleccionar un rango. Repetir cuantas veces sea necesario.

Seleccionar filas y columnas Se pueden seleccionar columnas y filas completas rápidamente en LibreOffice.

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Columna y fila individual  

Para seleccionar sólo una columna, pulsaremos en la letra identificadora de la columna del encabezado. Para seleccionar sólo una fila, pulsaremos en el número identificador de fila.

Múltiples columnas o filas Para seleccionar múltiples columnas o filas contiguas: 1. Pulsar en la primera columna o fila del grupo. 2. Mantener pulsada la tecla Mayúsculas. 3. Pulsar en la última columna o fila del grupo. Para seleccionar múltiples columnas o filas no contiguas: 1. Pulsar en la primera fila o columna del grupo. 2. Mantener pulsada la tecla Control. 3. Pular en todas las columnas o filas necesarias mientras se mantiene pulsada la tecla Control. Hoja completa Para seleccionar la hoja completa, pulsaremos el rectángulo pequeño entre la cabecera de la columna A y la cabecera de la fila 1. Se puede además seleccionar toda la hoja pulsando las teclas Control + E.

Seleccionar hojas Podemos seleccionar una o varias hojas. Seleccionar varias hojas puede ser una ventaja cuando se quiere hacer cambios a muchas hojas a la vez. Los procedimientos son los siguientes: Hoja individual Pulsar en la pestaña de la hoja que se desee seleccionar. La pestaña de la hoja activa se vuelve blanca. Múltiples hojas contiguas 1. Pulsar en la pestaña de la primera hoja. 2. Mover el puntero del ratón hasta la pestaña de la última hoja. 3. Mantener pulsada la tecla Mayúsculas y pulsar en la pestaña de la hoja. Todas las pestañas intermedias se volverán blancas. Cualquier acción que se realice tendrá efecto en todas las hojas seleccionadas.

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Múltiples hojas no contiguas 1. Pulsar en la pestaña de la primera hoja. 2. Mover el ratón sobre la pestaña de la segunda hoja. 3. Mantener pulsada la tecla Control y pulsar en la pestaña. 4. Repetir cuantas veces sea necesario. Las pestañas seleccionadas se vuelven blancas. Cualquier acción que se realice tendrá efecto en todas las hojas seleccionadas. Todas las hojas Pulsaremos con el botón derecho sobre cualquiera de las pestañas de hojas y elegiremos ―Seleccionar todas‖ desde el menú desplegable.

TEMA 5: ESCALA DE VISUALIZACIÓN Y VISTAS Escala de visualización Usaremos la función escala (zoom) para cambiar la manera en que se ven las celdas, permitiendo ver más o menos celdas en la ventana. Si se desea cambiar la vista de ampliación, arrastraremos el Control deslizante de la escala, haremos clic sobre los signos ―+‖ y ―–―, o haremos clic con el botón secundario sobre el porcentaje del nivel de escala para desplegar una lista y seleccionar los valores de ampliación. Al hacer doble clic sobre el porcentaje del nivel de escala, se abre el diálogo Diseño de vista y escala. Fijar filas y columnas La función Fijar permite dejar fijas un número de filas al principio de la hoja de cálculo, un número de columnas a la izquierda, o ambas. Al desplazarse por la hoja, las filas o columnas fijas permanecen visibles. La siguiente figura muestra algunas filas y columnas fijas. La línea horizontal gruesa entre las filas 3 y 14 y la vertical entre las columnas C y H delimitan un área fija. Las filas de la 4 a la 13 y las columnas entre la D y la G se han desplazado fuera de la página. Las tres primeras filas y columnas permanece fijas.

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Se pueden fijar tanto filas como columnas, incluso ambas a la vez.

Fijar filas o columnas individualmente 1. Pulsaremos en la cabecera de fila inferior a la que se quiere fijar, o en la columna a la derecha de la que se desea fijar. 2. Seleccionaremos Ventana → Inmovilizar. Aparece una línea negra, indicando donde se ha fijado la vista.

Fijar una fila y una columna 1. Pulsaremos en la celda inmediatamente inferior a la fila que desee fijar e inmediatamente a la derecha de la columna a fijar. 2. Seleccionaremos Ventana → Inmovilizar. Aparecen dos líneas en la ventana, una horizontal sobre la celda y una vertical a la izquierda. Ahora cuando nos desplacemos por la ventana, todo sobre la línea horizontal y a la izquierda de la vertical se mantiene visible. Quitar fijado Para dejar sin fijar las filas o columnas, seleccionaremos Ventana → Fijar. La opción Fijar quedará desmarcada. Dividir pantalla Otra manera de cambiar la vista es dividir la ventana, también conocida como dividir la pantalla. La pantalla se puede dividir tanto horizontal como verticalmente, o de ambas formas. Esto permite ver hasta cuatro porciones de la hoja al mismo tiempo. ¿Por qué podemos querer hacer esto? Imaginemos que tenemos una hoja grande y una de las celdas tiene un valor que se usa en fórmulas de otras tres celdas. Usando la técnica de dividir la pantalla, podemos situar en una porción el valor y en las tres restantes las celdas con las fórmulas. Así se puede modificar el valor base y al mismo tiempo observar lo que sucede con las fórmulas.

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Dividir la pantalla horizontalmente Para dividir la pantalla horizontalmente: 1. Moveremos el ratón a la barra de desplazamiento vertical, en la parte derecha de la pantalla, y lo pondremos encima del botón pequeño que hay en la parte superior del triángulo negro. 2. Inmediatamente aparece una línea gruesa negra. Moveremos el puntero del ratón a esta línea y se transformará en una línea con dos flechas.

3. Mantendremos pulsado el ratón y una línea gris atravesará la página. Arrastraremos el ratón hacia abajo y para desplazar la línea. 4. Soltaremos el botón del ratón y la pantalla se dividirá en dos partes, cada una con su propia barra de desplazamiento vertical. Podemos desplazarnos independientemente por la parte superior y por la inferior. La parte superior e inferior se pueden desplazar de manera independiente.

Sugerencia

También se puede dividir la pantalla usando una orden del menú. Pulsaremos un celda que esté inmediatamente debajo y a la derecha de donde se desee dividir la pantalla, y elegiremos Ventana → Descombinar.

Dividir la pantalla verticalmente Para dividir la pantalla verticalmente: 1. Moveremos el ratón a la barra de desplazamiento horizontal, en la parte inferior de la pantalla, y lo colocaremos encima del botón pequeño a la derecha con el triángulo negro. 2. Inmediatamente a la derecha hay una línea gruesa negra. Moveremos el puntero del ratón sobre esta línea y éste cambiará a una línea con dos flechas.

3. Mantendremos pulsado el ratón y aparecerá una línea vertical gris. Arrastraremos el ratón a la izquierda y la línea los seguirá. 4. Soltaremos el botón del ratón y la pantalla se dividirá en dos partes, cada una con su propia barra de desplazamiento.

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Quitar pantallas divididas Para quitar la división de pantallas, haremos una de las siguientes acciones:   

Hacer doble clic en cada línea divisoria. Pulsar y arrastrar las líneas divisorias a sus lugares de origen en las barras de desplazamiento. Seleccionar Ventana → Descombinar para quitar todas las líneas divisorias a la vez.

UNIDAD 2: EDICIÓN Y FORMATO DE HOJAS DE CÁLCULO

CAPÍTULO 1: EDICIÓN BÁSICAS TEMA 1: INTRODUCIR DATOS EN UNA CELDA Introducir datos En Calc, los datos se introducir normalmente usando el teclado. Introducir números Pulsaremos en la celda y escribiremos el número usando el teclado. Para introducir un número negativo, escribiremos primero el signo negativo (–) o el número entre paréntesis, como por ejemplo: (1234). Por defecto, los números se alinean a la derecha y a los números negativos se les antepone el signo menos. Introducir texto Pulsaremos en la celda y escribiremos el texto. Por defecto, el texto se alinea a la izquierda. Introducir números como texto Si un número se introduce de la forma 01481, Calc trunca el 0 de la izquierda (hay una excepción que se explica más abajo). Para mantener el cero de la izquierda, como por ejemplo para los códigos de área en números de teléfono, escribiremos un apostrofe antes del número, como: '01481. Ahora Calc reconoce el dato como texto. Las fórmulas y funciones tratarán la entrada como cualquier otro texto, dando normalmente 0 como resultado de la fórmula, y las funciones ignoran el valor.

Sugerencia

Nota

Los números pueden tener ceros a la izquierda y tratarse como números (al contrario del texto) si la celda se formatea apropiadamente. Pulse el botón derecho del ratón en la celda y elija Formatear celdas → Números. Ajustaremos la cantidad de ceros a la izquierda para el número.

Cuando usemos un apóstrofe para permitir que se muestren los ceros a la izquierda, el apóstrofe no se ve en la celda después de pulsar Enter si el apóstrofe es un apostrofe simple (no unas ―comillas elegantes‖). Si se seleccionan las comillas elegantes para los apóstrofes, éstos permanecen visibles en la celda. Para seleccionar el tipo de apóstrofe, utilizaremos Herramientas → Corrección automática → Comillas tipográficas. La selección del tipo de apóstrofe afecta a Calc y a Writer.

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Precaución

Cuando se formatea un número como texto, hay que tener mucho cuidado con que la celda del número no se use en alguna fórmula, ya que Calc podría ignorarla.

Introducir fechas y horas Seleccionaremos la celda y escribiremos la fecha u hora. Se puede separar los elementos de la fecha con barras diagonales (/) o guiones (–) o usar texto como 20 Feb 09. Calc reconoce una variedad de formatos para fechas. Se puede separar los elementos de la hora con dos puntos (:) como en 22:30:15. Desactivar los cambios automáticos Calc aplica automáticamente muchos cambios mientras se introducen datos, a menos que desactive estos cambios. También se puede deshacer inmediatamente cualquier cambio pulsando las teclas Ctrl + Z. Corrección automática de cambios La corrección automática de errores al escribir, sustitución de comillas por unas personalizadas, y comenzar el contenido de la celda con mayúscula está controlado desde Herramientas → Opciones de autocorrección. Habrá que ir a las pestañas Comillas personalizadas, Opciones o Reemplazar para desactivar cualquiera de estas características que no se desee. En la pestaña Reemplazar, también se puede borrar los pares de palabras que no se desee y añadir los que desee. Entrada automática Al escribir en una celda, Calc sugiere automáticamente entradas que coinciden con los datos introducidos en la misma columna. Para activar o desactivar este comportamiento, se marcará o desmarcará Herramientas → Contenido de las celdas → Entrada automática. Conversión automática de fecha Calc convierte automáticamente ciertos datos en fechas. Para asegurarse de que una entrada que parece una fecha se interpreta como texto, escribiremos un apóstrofe al principio de la entrada. El apóstrofe no se muestra en la celda.

TEMA 2: ACELERAR LA ENTRADA DE DATOS. SERIES DE DATOS Introducción Introducir datos en una hoja de cálculo puede ser una labor muy intensa, pero Calc proporciona varias herramientas para eliminar complicaciones a la hora de introducir datos. La habilidad más básica es arrastrar y soltar el contenido de una celda en otra con el ratón. Para esto, Calc incluye varias herramientas para automatizar la entrada de datos, especialmente de material repetitivo. Estas incluyen la Herramienta para rellenar, listas de selección y la posibilidad de compartir datos en varias hojas del mismo documento.

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Herramienta para rellenar celdas Para simplificar, definiremos la herramienta para rellenar como una forma de duplicar contenido existente. Comenzaremos por seleccionar la celda a copiar, luego arrastraremos el ratón en cualquier dirección (o manentdremos pulsada la tecla mayúsculas y pulsaremos en la última celda que desee rellenar), y elegiremos Editar → Rellenar y la dirección en la que se quiere copiar: arriba, abajo, izquierda o derecha.

Precaución

Las opciones que no están habilitadas se encuentran en gris, pero aún se puede seleccionar la dirección opuesta a la que pretendía, lo que puede hacer que las celdas sean sobrescritas accidentalmente.

Una forma rápida de rellenar celdas es arrastrar el cuadro negro pequeño de la esquina inferior derecha de la celda que quiere copiar en la dirección en la que se desea rellenar. Si la celda contiene un número, éste rellenará una serie. Si es texto, el mismo texto se repetirá en la dirección elegida.

Sugerencia

Rellenar una serie Una forma más compleja de usar la herramienta de relleno es rellenar una serie. Las listas predeterminadas contienen los nombres completos y abreviados para los días de la semana y los meses del año, pero también se pueden crear listas propias. Para añadir una serie rellena a una hoja de cálculo, seleccionaremos las celdas a rellenar, elija Editar → Rellenar → Series. En el diálogo Rellenar series, seleccionaremos Relleno automático como el tipo de serie, e introduciremos como valor inicial un elemento para cualquier serie definida. Las celdas seleccionadas se rellenan con los otros elementos de la lista de manera secuencial, repitiendo desde el inicio de la lista cuando se llega al final de la lista.

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También se puede usar Editar → Rellenar → Series para crear una serie numérica usando un valor inicial y un incremento. Por ejemplo, si se introduce como valor inicial 1 y como final 7, con un incremento de 2, se crea la secuencia 1, 3, 5, 7. En cualquier caso, la herramienta de relleno crea sólo una conexión temporal entre las celdas. Una vez que se rellenan, las celdas quedan sin conexión entre sí.

Definir series de relleno Para definir una serie de relleno, iremos a Herramientas → Opciones → LibreOffice Calc → Listas de ordenamiento. Este diálogo muestra las series predefinidas en el campo Listas de la izquierda, y el contenido de la lista seleccionada en el campo Entradas.

Pulsaremos Nuevo. El campo Entradas se limpia. Escribiremos la serie de la nueva lista en el cuadro Entradas (una entrada por línea), y pulsaremos Añadir.

Usar listas de selección Las listas de selección están habilitadas sólo para texto, y están limitadas al texto introducido previamente en la misma columna. Para usar una lista de selección, seleccionaremos una celda en blanco y pulsaremos Control + May +D. Aparecerá una lista desplegable con los datos de cada celda en la misma columna que posean al menos un carácter o cuyo formato esté definido como texto. Elegiremos la entrada que necesite. TEMA 3: CORTAR, COPIAR Y PEGAR Cortar, copiar y pegar Cuando hablamos de Copiar hacemos referencia a colocar una copia de una imagen, un texto, un dígito, una fórmula o un objeto en otra celda del documento, mientras que Cortar implica moverlo de una celda a otra. Para realizar cualquiera de las acciones anteriores lo primero que haremos es seleccionar lo que deseamos copiar o cortar.

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Copiar Para Copiar tenemos varios procedimientos:  

Hacer clic en la opción de menú Editar --> Copiar, Presionar simultáneamente las teclas Ctrl + C.



O hacer clic sobre el ícono Copiar

.

Podemos copiar datos de una misma hoja de cálculo, de otra que tengamos abierta o de cualquier documento, página Web, etc. que permita copiar elementos. Cortar Igualmente, ara Cortar tenemos varios procedimientos:  

Hacer clic en la opción de menú Editar --> Cortar, Presionar simultáneamente las teclas Ctrl + X;



O, hacer clic sobre el ícono Cortar

.

Pegar Al realizar cualquiera de las acciones anteriores (Copiar o Cortar), seguidamente debemos realizar la acción Pegar. Para esto, basta con situar el foco (punto de inserción) en la celda donde queremos hacer el pegado y:  

Hacer clic en la opción de menú Editar --> Pegar. Presionar simultáneamente las teclas Ctrl + V.



O hacer clic sobre el ícono Pegar

.

Pegado especial Algunas veces deseamos pegar sólo ciertas características o formato de parte de la información o que de una celda hacia otra, esto podemos hacerlo de varias maneras: 

Seleccionar del menú Editar-->Pegado especial.



Hacer ―clic‖ sobre el botón de lista situado a la derecha de la herramienta “Pegar”.



O abrir el menú contextual y elegir la opción ―Pegado especial‖. El menú contextual aparece al hacer ―clic‖ con la tecla derecha del ratón sobre la celda donde queremos hacer el pegado.

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TEMA 4: ELIMINAR, SUSTITUIR Y CAMBIAR DATOS

Eliminar datos Para eliminar o borrar, lo primero que debemos hacer es seleccionar la información. Podemos eliminar toda una celda o solo parte de su contenido. Éstos son los procedimientos más usados: 

Seleccionar la celda o rango de celdas que queramos y presionar la tecla “Supr”.



Seleccionar la celda o rango de celdas que queramos y presionar la tecla “Retroceso”. En este caso se abrirá el cuadro de diálogo “Eliminar contenidos”. En él marcaremos los elementos que queremos eliminar, tanto referentes a datos como a formato, y haremos ―clic‖ sobre el botón ―Aceptar‖.



Seleccionar la celda o rango de celdas que queramos y abrir el menú contextual (tecla derecha del ratón). Aquí encontraremos la opción “Eliminar” y “Eliminar contenidos”. En este último caso, se abrirá el cuadro de diálogo ―Eliminar contenidos‖, que hemos visto en el punto anterior.



Si sólo queremos borrar o modificar parte del contenido de una celda haremos doble ―clic‖ sobre la celda. El foco (punto de inserción) quedará dentro del contenido de la celda y ya podremos hacer el cambio que deseemos. o

Igualmente, si nos situamos en una celda, en la barra de fórmulas aparecerá su contenido. Situando el foco en ella, también podemos modificar los datos que queramos.

Sustituir todos los datos de una celda Para quitar datos e insertar nuevos, simplemente escribiremos sobre los datos anteriores. El formato de lo anterior se mantendrá. Cambiar parte de los datos de una celda En ocasiones es necesario cambiar el contenido de una celda sin eliminar todo el contenido. Por ejemplo, la frase ―Esta es una guía sobre cómo trabajar con LibreOffice Calc‖ es una celda en la que debería ir ―Esta es una guía de LibreOffice Calc‖. En este caso es útil modificar el dato anterior sin eliminar todo el contenido primero. El proceso es similar al descrito anteriormente, pero se necesita poner el cursor dentro de la celda. Esto se puede realizar de dos maneras:

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Usando el teclado Una vez seleccionada la celda apropiada, pulsaremos la tecla F2 y el cursor se pone al final del dato en la celda. Luego utilizaremos las flechas del teclado para mover el cursor al lugar apropiado en el texto. Usando el ratón Para usar el ratón, seleccionaremos la celda apropiada haciendo doble clic en ella (y así pondremos el cursor en su interior para editar), o seleccionaremos la celda y movermos el ratón a la línea de entrada y pulsaremos en su interior para poner el cursor y editar el dato.

TEMA 5: BUSCAR Y REEMPLAZAR TEXTO, FÓRMULAS O VALORES

Introducción Las celdas pueden contener texto o números introducidos directamente como si se tratase de un documento de texto. Pero también pueden contener texto o números producto de un cálculo. Por ejemplo, si una celda contiene la fórmula =1+2, mostrará el resultado 3. Debe decidir si va a buscar el 1 y el 2, o el 3. Buscar y/o reemplazar texto en una hoja de cálculo Para buscar y/o reemplazar texto en una hoja de cálculo, seguiremos estos pasos: 1. Seleccionar “Editar” – ―Buscar y reemplazar”. 2. Se abre el cuadro de diálogo “Buscar y reemplazar”. Aquí, introduciremos el texto que deseamos buscar en el campo ―Buscar‖. 3. Ahora, en función de si sólo queremos buscar el texto o buscarlo o reemplazarlo, haremos lo siguiente: o

Si sólo queremos buscar, haremos ―clic‖ en el botón ―Buscar‖. Calc selecciona la siguiente celda que contiene el texto que busca, a partir de la celda donde tenemos ubicado el foco. Podemos ver y editar el texto y, a continuación, hacer clic en Buscar de nuevo para avanzar a la siguiente celda que contenga el texto. Si presionamos sobre el botón ―Buscar todo‖ se quedarán marcadas todas las celdas donde se encuentre el texto objeto de nuestra búsqueda. Al hacer clic en Buscar todo, Calc selecciona todas las celdas que contiene el texto introducido. De este modo puede, por ejemplo, aplicar a todas las celdas coincidentes el formato de negrita o aplicar un estilo de celda determinado a todas a la vez.

o

Si queremos buscar y reemplazar un texto por otro, en el campo ―Reemplazar‖ teclearemos el nuevo texto que queremos que reemplace al que hemos insertado en el campo ―Buscar‖. A continuación, haremos ―clic‖ sobre el botón ―Reemplazar‖, si queremos reemplazar texto a texto o sólo alguno concreto, o sobre el botón ―Reemplazar todo‖ si queremos que se reemplacen todas las búsquedas a la vez.

Más información

De forma predeterminada, Calc busca en la hoja activa. Si queremos buscar y/o reemplazar texto en todas las hojas de cálculo del libro de trabajo, haremos ―clic‖ sobre el botón ―Más opciones‖ y marcaremos la casilla ―Buscar en todas las hojas‖.

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Buscar y/o reemplazar fórmulas o valores Desde el cuadro de diálogo ―Buscar y reemplazar‖ también podemos buscar y/o reemplazar partes de una fórmula o el resultado de un cálculo. Para ello, seguiremos estos pasos: 1. Hacer clic en el botón “Otras opciones” para expandir el diálogo. 2. Seleccionar "Fórmulas" o "Valores" en el campo de lista “Buscar en”. o

Si selecciona "Fórmulas" la herramienta de búsqueda buscará en todas la fórmulas.

o

Si selecciona "Valores" la herramienta de búsqueda buscará en los resultados de los cálculos.

TEMA 6: INSERTAR/ELIMINAR FILAS Y COLUMNAS

Insertar fila o columna individual con el menú “Insertar” Se puede agregar una columna o fila usando el menú ―Insertar‖. Éstos son los pasos a seguir: 1. Seleccionar la columna o fila donde se quiera insertar la columna o fila nueva. Recuerda que para seleccionar una columna o fila, tendremos que hacer ―clic‖ sobre su encabezado (letra en el caso de las columnas, número en el caso de las filas). 2. Desplegar el menú ―Insertar‖ y elegir la opción ―Columnas‖ o ―Filas‖. Al insertar una columna nueva, ésta queda a la izquierda de la columna resaltada. Cuando insertamos una fila nueva, ésta queda encima de la columna seleccionada. Las celdas de la columnas o filas nuevas tienen el formato de la columna o fila anterior de donde quedan insertadas. Insertar fila o columna individual con el menú contextual La columna con el menú contextual, seguiremos estos pasos: 1. Seleccionar la fila o columna haciendo ―clic‖ sobre su encabezado correspondiente. 2. Hacer ―clic‖ con la tecla derecha del ratón sobre el encabezado de la fila o columna. 3. En el menú contextual, elegir la opción ―Insertar columnas a la izquierda‖ o ―Insertar filas arriba‖.

Insertar filas o columnas múltiples Se pueden insertar múltiples columnas o filas a la vez. Los pasos a seguir son los mismos que hemos visto si utilizamos el menú ―Insertar‖ o el menú contextual. La única diferencia es que para seleccionar varias filas o columnas, hay que mantener pulsada la tecla del ratón sobre los encabezados, y arrastrándolo a lo largo de las letras o números identificadores de las columnas/filas.

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Eliminar El procedimiento más utilizado para eliminar una o varias filas o columnas es el siguiente: 1. Seleccionar la/s columna/s o fila/s que queremos eliminar haciendo ―clic‖ o arrastrando el ratón sobre sus encabezados correspondientes. 2. Hacer ―clic‖ con la tecla derecha del ratón y en el menú contextual, elegir la opción ―Eliminar las columnas seleccionadas‖ o ―Eliminar las filas seleccionadas‖. 

Si lo que queremos eliminar es sólo en contenido de la/s columna/s o fila/s elegiremos la opción ―Eliminar el contendido de las columas‖ o ―Eliminar el contenido de las filas‖.

TEMA 7: INSERTAR, ELIMINAR, RENOMBAR Y MOVER Y COPIAR HOJAS DE CÁLCULO

Insertar hojas de cálculo nuevas Utilizar el botón con el signo “+” La forma más rápida de insertar una hoja nueva en el libro de trabajo es hacer ―clic‖ sobre el botón con el signo ―+‖, que aparece a la derecha de los nombres de las hojas de cálculo, en el margen inferior izquierdo de la pantalla. La hoja se insertará a la derecha de las que ya tengamos con el nombre ―Hoja2‖, ―Hoja3‖, ―Hoja4‖, etc.

Abrir el cuadro de diálogo “Insertar hoja” Si queremos insertar una hoja en un lugar concreto, aplicarle un nombre personalizado y acceder a más opciones, tendremos que abrir el cuadro de diálogo ―Insertar hoja‖. Para ello, podemos utilizar cualquiera de estos métodos: 

Desplegar el menú ―Insertar‖ y elegir la opción ―Hoja‖.



Hacer ―clic‖ con la tecla derecha del ratón sobre cualquiera de los nombres de las hojas ya existentes y, en el menú contextual, elegir la opción ―Insertar hoja‖.



En la zona de los nombres de las hojas, hacer ―clic‖ sobre la zona vacía situada justo a la derecha del botón con el signo ―+‖.

En cualquiera de los tres casos, se abrirá el cuadro de diálogo ―Insertar hoja‖. En él podremos definir la posición donde queremos que se inserte la hoja, el número de hojas que queremos insertar y el nombre de la nueva hoja.

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Más información

Otra opción muy interesante que nos permite el cuadro de diálogo ―Insertar hoja‖ es la de importar una hoja que tengamos en otro libro de trabajo o archivo. Para ello, marcaremos el botón de selección ―Desde archivo‖ y lo buscaremos haciendo ―clic‖ sobre el botón ―Examinar‖.

Eliminar hoja individual Para eliminar una sola hoja, haremos ―clic‖ con la tecla derecha sobre la pestaña con su nombre correspondiente y, en el menú contextual, elegiremos la opción ―Eliminar hoja‖.

Eliminar varias hojas a la vez Para eliminar varias hojas a la vez primero tendremos que seleccionarlas: 

Si las hojas son consecutivas, pulsaremos la tecla ―Mayúsculas‖ a la vez que hacernos ―clic‖ sobre la pestaña con el nombre de cada hoja.



Si las hojas son alternas, pulsaremos la tecla ―Control‖ a la vez que hacernos ―clic‖ sobre la pestaña con el nombre de cada hoja.

A continuación, haremos ―clic‖ con la tecla derecha del ratón sobre cualquiera de las hojas seleccionadas y elegiremos la opción ―Eliminar hoja‖.

Renombrar una hoja El nombre predeterminado para una hoja nueva es Hoja1, Hoja 2, Hoja3, etc. Sin embargo, podemos personalizar su nombre. Esto es especialmente útil cuando tenemos muchas hojas y queremos identificarlas mejor. El método más fácil para renombrar una hoja es hacer doble ―clic‖ sobre su pestaña correspondiente. Se abrirá un cuadro de diálogo donde podremos teclear en nuevo nombre. 

También podemos abrir este cuadro de diálogo, haciendo ―clic‖ con la tecla derecha del ratón sobre la pestaña de la hoja y, en el menú contextual, elegir la opción ―Renombrar hoja‖.

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Más información

También podemos cambiar el color de las pestañas correspondientes a cada hoja de cálculo. Esto puede ayudar a identificar las hojas de cálculo, especialmente si hay muchas, en un mismo libro de trabajo. Para aplicar un color a una hoja, haremos ―clic‖ con la tecla derecha del ratón sobre ella y, en el menú contextual, elegiremos la opción ―Color de la pestaña‖. En la paleta de colores, seleccionaremos el color deseado.

Mover una hoja en el libro de trabajo La forma más fácil de mover una hoja de cálculo de posición en un mismo el libro de trabajo es hacer ―clic‖ sobre ella y, manteniendo pulsada la tecla del ratón, arrastrarla hasta la ubicación que queramos. Una flecha en el margen izquierdo o derecho de la pestaña se mostrará cuando hacemos el arrastre. Esto nos informará de en qué posición se colocará la hoja al soltar la tecla del ratón.

Mover/copiar una hoja de cálculo Podemos mover o copiar una hoja de cálculo en el mismo libro de trabajo, en un nuevo, o en otro diferente que ya tengamos abierto. Los pasos a seguir serán los siguientes: 1. Hacer ―clic‖ con la tecla derecha del ratón sobre la pestaña que queremos mover o copiar. 2. En el menú contextual, elegir la opción ―Mover/copiar hoja‖. 3. Se abre el cuadro de diálogo ―Mover/copiar hoja‖. Aquí tenemos tres secciones: 

“Acción”. Aquí marcaremos la acción que queremos realizar: desplazar (mover) o copiar.



“Ubicación”.



o

En el campo de lista “Al documento” elegiremos el libro de trabajo al que queremos mover/copiar la hoja. Recuerda que puede ser en el mismo libro de trabajo, e uno nuevo, o en otro que también tengamos abierto en esos momentos.

o

Y en el campo “Insertar delante de” elegiremos delante de qué otra hoja queremos mover/copiar la hoja activa.

“Nombre”. En su campo de edición podremos aplicar un nuevo nombre a la hoja que estamos moviendo/copiando.

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TEMA 8: DESHACER Y REHACER CAMBIOS

Deshacer cambios

Para deshacer el cambio más reciente, presione la combinación de teclas “Control” + “Z” o haga clic en el botón “Deshacer” de la barra de herramientas ―Estándar‖. Si hace clic sobre el pequeño triángulo a la derecha del icono Deshacer, obtendrá una lista de todos los cambios que se han deshecho. Se puede seleccionar sólo un cambio o todos los que queramos.

Rehacer cambios

Para rehacer el cambio más reciente, presione la combinación de teclas “Control” + “Y” o haga clic en el botón “Rehacer” de la barra de herramientas ―Estándar‖. Si hace clic sobre el pequeño triángulo a la derecha del icono Rehacer, obtendrá una lista de todos los cambios que podemos rehacer. Se puede seleccionar sólo un cambio o todos los que queramos.

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CAPÍTULO 2: FORMATO DE HOJAS DE CÁLCULO TEMA 1: FORMATO DE CARACTERES Introducción Calc dispone de las herramientas de formato de carácter básicas que podemos encontrar en cualquier aplicación que maneje textos. Podemos aplicar formato a las celdas antes de que éstas tengan contenido. Al insertar datos en ellas aparecerán con el formato elegido. Si las celdas ya tienen contenido y queremos modificar su formato, previamente tendremos que seleccionar la/s celda/s o el contenido específico dentro de ellas sobre las que queremos aplicar el nuevo formato. Fuente y tamaño de letra Para elegir la fuente y tamaño de letra disponemos de los dos campos de lista correspondientes en el margen izquierdo de la barra de herramientas ―Formato‖. En sus desplegables elegiremos las opciones que deseemos. En el caso del campo ―Nombre de fuente‖ se visualizarán unas muestras de las diferentes fuentes para que nuestra elección sea más precisa.

Negrita, cursiva y subrayado Con las herramientas ―Negrita‖, ―Cursiva‖ y ―Subrayado‖ podremos aplicar estas propiedades a los caracteres insertado en las diferentes celdas de la hoja de cálculo.

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Color de letra Podemos aplicar el color que queramos a un texto concreto o al contenido de una o varias celdas. Para ello, seguiremos estos pasos: 1. Seleccionar el texto o la/s celda/celdas. 2. Hacer ―clic‖ sobre el botón de lista situado a la derecha del botón ―Color de letra‖, en la barra de herramientas ―Formato‖. 3. En la lista de colores, hacer ―clic‖ sobre el que deseemos. 

Si queremos aplicar el último color seleccionado a más textos, sólo bastará con hacer ―clic‖ sobre el botón ―Color de letra‖; no hará falta desplegar la lista de colores.

Efectos de fuente Para aplicar más efectos de formato al texto utilizaremos la pestaña ―Efectos de fuente‖ del cuadro de diálogo ―Formato de celdas‖. Éste se abre desplegando el menú “Formato” y elegir la opción “Celdas‖. Desde la pestaña ―Efectos de fuente‖ podemos:   

Elegir un color específico de letra. Aplicar relieve a la letra. Aplicar un suprarrayado, tachado o subrayado especial y un color concreto.

Una muestra en el margen inferior del cuadro de diálogo nos indicará el aspecto que tomará el texto.

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TEMA 2: AJUSTES DE DATOS EN LAS CELDAS

Alineación del texto Con las herramientas de alineación podremos:    

Alinear el contenido a la izquierda de la celda. Centrar el contenido en la celda. Alinear el contenido a la derecha de la celda. Justificar el texto dentro de la celda (quedará alineando tanto por el margen izquierdo como por el derecho).

Podemos acceder a más opciones de alineación del texto en el cuadro de diálogo ―Formato de celdas‖. Para abrirlo, podemos utilizar cualquier de estos dos procedimientos: 

Desplegar el menú “Formato” y elegir la opción “Celdas‖.



Hacer ―clic‖ con la tecla derecha del ratón sobre una celda y, en el menú contextual, elegir la opción “Formatear celdas”.

Una vez dentro del cuadro de diálogo ―Formato de celdas‖ haremos ―clic‖ en la pestaña “Alineación”. Desde la primera sección, “Alineación de texto” podemos establecer con más precisión la alineación del texto tanto horizontal como vertical.

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Orientación del texto Igualmente, desde la pestaña ―Alineación‖ del cuadro de diálogo ―Formato de celdas‖ podemos establecer la orientación del texto en las celdas. Por defecto, ésta es horizontal, pero podemos ponerlo con orientación vertical marcando la casilla ―Apilado verticalmente‖. También podemos poner el texto con una inclinación determinada. Para ello podemos mover el control de color azul por la circunferencia de la sección ―Orientación del texto‖, o podemos teclear los grados de la inclinación en el campo ―Grado‖.

Ajuste de línea automático Por defecto, cuando tecleemos un texto en una celda y llega al límite de su borde derecho o izquierdo, no pasa automáticamente a la siguiente línea, sino que se extiende a lo largo de las celdas adyacentes. Para conseguir que el texto pase de forma automática a la siguiente línea tendremos que activar la casilla “Ajustar texto automáticamente”, que también se encuentra en la pestaña “Alineación” del cuadro de texto “Formato de celdas”. Si además queremos que las palabras queden separadas por guiones al final de la línea, marcaremos también la casilla “División de palabras activa”.

Ajustar el texto al tamaño de la celda El tamaño de la letra de los datos puede ajustarse automáticamente para que se adapte al de la celda. Para ello, igualmente desde la pestaña ―Alineación‖ del cuadro de diálogo ―Formato de celdas‖, marcaremos la casilla “Reducir para ajustar al tamaño de la celda”. 

Esta casilla sólo se activa si la de ―Ajustar texto automáticamente‖ está desmarcada.

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Ajustar la celda al tamaño del texto Puede ocurrir el caso contrario al punto anterior, es decir, que queramos ajustar la celda al tamaño del texto. Este ajuste puede hacerse tanto en horizontal, como en vertical. En cualquiera de los dos casos, en la zona de los encabezados de la columnas o filas situaremos el puntero del ratón sobre la línea divisoria de la columna o fila de la celda que queremos ajustar y cuando cambia a forma de doble flecha: 

Haremos ―clic‖ y, sin soltar la tecla del ratón, arrastraremos el borde en la dirección que deseemos. Con esto conseguiremos un ajuste manual del tamaño de la celda y el texto se distribuirá en el espacio que hayamos dejado.



Haremos doble “clic”. En este caso, el tamaño de la celda se ajustará de forma automática al del texto.

Al utilizar cualquiera de estos métodos, se modificará no sólo el ancho/alto de la celda, sino también el de toda la columna/fila.

Salto de línea manual Para insertar un salto de línea manual mientras escribimos en una celda, pulsaremos simultáneamente las teclas “Control” e “Intro”. 

Si el texto ya está escrito, haremos doble ―clic‖ sobre la celda, para entrar en su contenido, situaremos el foco (punto de inserción) en la parte del texto donde queremos hacer el salto de línea y pulsaremos también de forma simultánea las teclas ―Control‖ e ―Intro‖.

TEMA 3: FORMATO NUMÉRICO Botones de la barra de herramientas “Formato” Se pueden aplicar varios formatos numéricos a una celda usando los botones en la Barra de formato. Para ello, seleccionaremos la celda, y presionaremos sobre el botón correspondiente formatos de número de los que disponemos:

. Estos son los



Moneda: aplica formato de moneda al valor numérico de la celda. Por defecto, la moneda que aplica es el euro.



Porcentaje: multiplica por cien el valor de la celda y muestra el resultado con un símbolo porcentual.



Añadir decimal: añade tantos decimales como veces hagamos ―clic‖ en este botón. Si el número no tiene decimales añadirá ―ceros‖ (0). Si el número ya tenía decimales, primero los irá mostrando y luego, irá añadiendo ceros a la derecha de estos decimales.



Eliminar decimal: elimina tantos decimales como veces hagamos ―clic‖ en este botón. Si el número insertado ya tiene decimales, los irá eliminando hasta quedar un número entero.

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Cuadro de diálogo “Formato de celdas” Para tener un mayor control o seleccionar otros formatos numéricos, utilizaremos la pestaña ―Números‖ del cuadro de diálogo ―Formato de celdas‖. Tenemos dos formas de abrirle: 

Desplegar el menú ―Formato‖ y elegir la opción ―Celdas‖.



Hacer ―cilc‖ con la tecla derecha del ratón sobre una celda y, en el menú contextual, elegir la opción ―Formatear celdas‖.

Una vez dentro del cuadro de diálogo ―Formato de celdas‖ y de la pestaña ―Números‖ podremos:   

Aplicar a los datos cualquiera de los tipos de datos de la lista del campo ―Categoría‖. Controlar el número de lugares decimales y ceros a la izquierda. Introducir un código de formato personalizado.

En función del idioma elegido en el campo de lista “Idioma”, se ajustarán las preferencias locales para los distintos formatos, como el orden de las fechas y el símbolo monetario.

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TEMA 4: BORDES Y RELLENO DE CELDAS Borde de celdas con la herramienta “Bordes” Para aplicar bordes de forma rápida a una o varias celdas, seguiremos estos pasos: 1. Seleccionar la celda o celdas a las que queremos aplicar borde. 2. Hacer ―clic‖ sobre el botón ―Bordes‖ de la barra de herramientas ―Formato‖. 3. En las muestras del desplegable, elegir los bordes a los que queremos aplicar una línea. 

Para eliminar líneas de borde, seguiremos los mismos pasos que hemos visto para aplicar borde.

Más información

Las propiedades de borde de celda se aplican a una celda, y sólo pueden modificarse al editar esa celda. Por ejemplo, si la celda C3 tiene un borde superior (que visualmente puede equivaler al borde inferior de C2), ese borde sólo puede eliminarse seleccionando la celda C3. No se puede eliminar en C2.

Borde de celdas desde el cuadro de diálogo “Formato de celdas” Para aplicar más opciones de formato de bordes a la/s celda/s que tengamos seleccionada/s, como el grosor, distancia al contenido, color de la línea, estilo de sombra, etc. utilizaremos el cuadro de diálogo ―Formato de celdas‖. Recuerda que para abrirlo tenemos dos opciones: 

Desplegar el menú ―Formato‖ y elegir la opción ―Celdas‖.



Hacer ―cilc‖ con la tecla derecha del ratón sobre cualquier parte de la celda o celdas seleccionadas y, en el menú contextual, elegir la opción ―Formatear celdas‖.

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Aplicar color de relleno a las celdas Para aplicar un color de relleno a las celda seguiremos estos pasos: 1. Seleccionar la celda o celdas a las que queremos aplicar color de relleno. 2. Hacer ―clic‖ sobre el botón de lista situado a la derecha del botón ―Color de fondo‖, en la barra de herramientas ―Formato‖. 3. En la lista de colores, hacer ―clic‖ sobre el que deseemos. 

Si queremos aplicar el último color seleccionado a más celdas, sólo bastará con hacer ―clic‖ sobre el botón ―Color de fondo‖; no hará falta desplegar la lista de colores. Si queremos quitar el color de fondo elegiremos la opción ―Sin relleno‖ en la lista de colores.



Si queremos aplicar un color de fondo concreto, que no viene en la lista de colores de la herramientas ―Color de fondo‖, seguiremos estos pasos: 

Más info





Desplegaremos el menú ―Herramientas‖ y elegiremos ―Opciones‖. En el cuadro de diálogo, y dentro de la primera sección, ―LibreOffice‖, haremos ―clic‖ en ―Colores‖. Podremos encontrar un color concreto en la lista del campo ―Color‖ o podemos especificar su código ―RGB‖ o ―CMYK‖ en sus capos de edición correspondientes.

TEMA 5: UNIR Y DIVIDIR CELDAS Unir celdas con la herramienta “Combinar y centrar celdas” Una acción que realizaremos con frecuencia en Calc, sobre todo para unificar datos, crear títulos, etc. es unir celdas. Para ello, seguiremos estos pasos: 1. Seleccionar las celdas que queremos unir. 2. Presionar sobre el botón ―Combinar y centrar celdas‖ de la barra de herramientas ―Formato‖.

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Unir celdas con el menú contextual También podemos unir celdas utilizando el menú contextual. Para ello:

1. Seleccionaremos las celdas que queremos unir. 2. Haremos ―clic‖ con la tecla derecha del ratón sobre cualquiera de las celdas seleccionadas. 3. En el menú contextual elegiremos la opción ―Unir celdas‖.

Dividir celdas Para dividir celdas que hemos unido previamente, utilizaremos los mismos procedimientos que hemos visto para unirlas: 

Hacer ―clic‖ sobre la herramienta ―Combinar y centrar celdas‖.



Elegir la opción ―Dividir celdas‖ del menú contextual.

TEMA 6: COPIAR Y PEGAR FORMATO DE CELDA

Copiar y pegar formato de celda individual En muchas ocasiones nos interesará copiar el formato que hayamos dado a una celda (tamaño y fuente de letra, estilo, color, alineación, ajuste, etc.) y pegarlo en otra u otras celdas. Para ello, seguiremos estos pasos: 

Seleccionar la celda de la que queremos copiar su formato. Simplemente haríamos ―clic‖ sobre ella.



Hacer ―clic‖ sobre el botón “Pincel de formato” de la barra de herramientas ―Estándar‖.



Hacer ―clic‖ en la celda que queremos pegar el formato. Si queremos pegar el formato a sus celdas contiguas, haremos ―clic‖ y, sin soltar la tecla del ratón, arrastraremos el puntero del ratón sobre las celdas. Luego, dejaremos de tener pulsada la tecla del ratón.

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Copiar y pegar formato de celda múltiple Una vez hemos pegado el formato de celda, la herramienta “Pincel de formato” queda desactivada y ya no podemos aplicarlo a más celdas. Para que no quede desactivada y podamos aplicar el formato que hemos copiado al número de celdas que queramos, tendremos que hacer doble “clic” sobre dicha herramienta. Ésta quedará activada en el modo selección múltiple. 

Con la herramienta ―Pincel de formato‖ activada en el modo selección múltiple, cada vez que hagamos ―clic‖ en una celda quedará aplicado el formato que hemos copiado.



Para desactivar la herramienta ―Pincel de formato‖ pulsaremos la tecla “Escape” (―Esc‖).

TEMA 7: FORMATO AUTOMÁTICO DE CELDAS Y HOJAS

Formato automático de celdas y hojas Podemos usar la característica formato automático para aplicar de forma rápida un formato ya predefinido a una hoja o un rango seleccionado de celdas. Para ello, seguiremos estos pasos: 1. Seleccionar las celdas a las que queremos dar formato, incluyendo las columnas y filas que serán cabeceras. 2. Elegir Formato → Formato automático. 3. Se abre el cuadro de diálogo ―Autoformato‖. En el campo de lista ―Formato‖, seleccionar el estilo que queremos aplicar. En la sección central aparecerá una muestra de cómo quedará el aspecto de la hoja o tabla. 4. Hacer ―clic‖ sobre el botón Aceptar.

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UNIDAD 3: OPCIONES AVANZADAS E IMPRESIÓN DE HOJAS DE CÁLCULO

CAPÍTULO 1: OPCIONES AVANZADAS TEMA 1: OCULTAR Y MOSTRAR DATOS. AGRUPACIONES Y FILTROS Ocultar columnas y filas En ciertas ocasiones nos interesará tener una vista parcial de la hoja de cálculo para ver solo ciertos datos. Calc nos permite ocultar columnas y filas de la hoja de cálculo. Los pasos a seguir para conseguirlo son: 1. Seleccionar la columna o fila que queremos ocultar. Recuerda que para ello, haremos ―clic‖ sobre su cabecera correspondiente.  

Si queremos seleccionar más de una columna/fila adyacente mantendremos pulsada la tecla ―Mayúsculas‖ a la vez. Si queremos seleccionar más de una columna/fila que no sean adyacentes mantendremos pulsada la tecla ―Control‖ a la vez.

2. Hacer ―clic‖ con la tecla derecha del ratón sobre la cabecera de la columna/fila seleccionada. 3. En el menú contextual, elegir la opción ―Ocultar‖. Más información

Una vez tenemos las columnas/filas seleccionadas, también podemos ocultarlas desplegando el menú ―Formato‖, situarnos sobre ―Fila‖ o ―Columna‖ y elegir la opción ―Ocultar‖.

Mostrar columnas y filas ocultas Para volver a mostrar columnas/filas que hayamos ocultado, el procedimiento es muy parecido al visto para ocultarlas. Lo único que ahora tendremos que seleccionar las columnas/filas que están entre las columnas/filas ocultas y en el menú contextual, elegir la opción “Mostrar”. 

Por ejemplo, si hemos ocultado las columnas ―D‖ y ―E‖ y queremos volver a mostrarlas, tendremos que seleccionar tanto la columna ―C‖ como la ―F‖, hacer ―clic‖ con la tecla derecha del ratón sobre cualquiera de sus cabeceras y, en el menú contextual, elegir la opción “Mostrar”.

Agrupar filas/columnas Si se está ocultando y mostrando continuamente las mismas celdas, podemos simplificar el proceso creando un grupo de filas/columnas. Esto añadirá unos controles en las cabeceras de las filas/columnas, que serán los que nos permitirán mostrar u ocultar dichas filas/columnas. Los pasos para crear un grupo de filas/columnas son: 

Seleccionar las filas/columnas que queremos agrupar. Estas siempre tendrán que ser consecutivas. Recuerda que pulsaremos la tecla ―Mayúsculas‖ a la vez que hacemos ―clic‖ sobre las cabeceras de las filas/columnas.



Desplegar el menú “Datos”, situarse sobre “Grupo y esquema” y elegir la opción “Agrupar”.

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Al crear el grupo, se genera un control con el signo “-“. Si hacemos ―clic‖ sobre él, las filas/columnas se ocultarán y el control pasará a tener un signo “+” para que podamos volver a mostrar las filas/columnas ocultas.

Podemos anidar unos grupos dentro de otros. En estos casos, los controles tienen botones numerados para ocultar diferentes niveles del grupo.

Más información

Sólo si el contenido de la celda tiene un patrón regular, como cuatro celdas seguidas por un total, entonces puede usar Datos → Agrupar y Esquema → Esquema automático, para que Calc añada controles basados en el patrón para ocultar/mostrar datos.

Quitar agrupación Si ya no necesita más un grupo, situaremos el cursor en cualquier celda de éste y seleccionaremos Datos → Agrupar y Esquemas → Desagrupar. 

Para quitar todos los grupos en la hoja, seleccionaremos Datos → Agrupar y Esquemas → Eliminar.

Filtros Habrá ocasiones en las que sólo queramos visualizar unos datos concretos de la hoja de cálculo, que cumplan una serie de condiciones. La mejor herramienta para conseguirlo es el filtro . Para que un filtro sea efectivo, es muy importante diseñar y organizar de forma correcta los datos en la hoja de cálculo. El filtro toma como referencia los datos organizados por columnas. Para aplicar un filtro seguiremos estos pasos: 1. Seleccionaremos las celdas de la hoja de cálculo donde queremos que se aplique el filtro. En algunos casos, sólo será necesario seleccionar las celdas de la columna donde queremos aplicar el filtro. 2. Desplegaremos el menú “Datos” y elegiremos “Filtro”. Se pueden establecer tres tipos de filtros:   

Filtros automáticos. Filtros estándar. Filtros avanzados.

En esta manual vamos a ver sólo los dos primeros, que son los más básicos y utilizados.

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Filtros automáticos Añaden de forma automática una lista desplegable al principio de cada columna en la que hayamos aplicado el filtro. Cada desplegable incluye todos los datos de la columna con una casilla de verificación: 

Si marcamos la casilla indicaremos que queremos visualizar ese dato.



Si las desmarcamos indicaremos que no queremos visualizar ese dato.

Además de cada entrada única, los filtros automáticos incluyen la opción de ordenar los datos de forma ascendente o descendente, mostrar todas las entradas, los diez valores numéricos más altos, y todas las celdas que están vacías o no.

Filtros estándar Son más complejos que los filtros automáticos. Se pueden establecer hasta ocho condiciones de filtro, combinándolas con los operadores Y y O. Los filtros estándar son más útiles para números, aunque algunos de los operadores condicionales, como = (igual) y (distinto) pueden ser también útiles para texto. Otros operadores condicionales incluyen la opción de mostrar el valor mayor o menor, o un porcentaje de él. Útiles en sí mismos, los filtros estándar tienen un valor añadido cuando se utilizan para refinar aún más los filtros automáticos.

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TEMA 2: ORDENAR DATOS Ordenar datos con los botones “Acendente”/”Descendente” Podemos ordenar los datos que tenemos visibles en la hoja de forma ascendente o descendente, por orden alfabético o por su valor numérico. La forma más sencilla para ordenar los datos de una hoja, es utilizar los botones que a tal efecto están disponibles en la barra de herramientas ―Estándar‖. Los pasos a seguir son: 1. Seleccionar las celdas que serán objetos de la ordenación. 2. Hacer ―clic‖ sobre los botones “Orden ascendente”/”Orden descendente” de la barra de herramientas ―Estándar‖.

Más información

Además, ordenar es útil cuando se añade información nueva. Con listas largas, normalmente es más fácil añadir la información nueva al final de la hoja que agregar filas en el lugar apropiado. Después de agregar la información, puede ordenarla para actualizar la hoja.

Ordenar datos con el cuadro de diálogo “Ordenar” Para realizar ordenaciones más complejas utilizaremos las opciones del diálogo ―Ordenar‖. Para abrirlo, seguiremos estos pasos: 1. Seleccionar las celdas que serán objeto de la ordenación. 2. Desplegar el menú “Datos” y elegir la opción “Ordenar”. 3. Dentro del cuadro de diálogo ―Ordenar‖ y de la pestaña “Ordenar por criterios” podremos ordenar por la información de hasta tres columnas o filas, de forma ascendente (A-Z, 1-9) o descendente (Z-A, 9-1). 4. En la pestaña “Opciones” puede elegir una de las siguientes opciones: 

Mayúsculas/Minúsculas: Si dos entradas son idénticas, si una tiene una letra mayúscula se coloca delante de una con minúsculas.

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

El intervalo contiene etiquetas de columnas: No incluye los encabezados de columnas en el orden.



Incluir formatos: El formato de las celdas se mueve con el contenido. Si el formato se usa para distinguir varios tipos de celdas, se puede usar esta opción.



Copiar resultados de clasificación en: Indica la dirección de la hoja de cálculo para copiar los resultados ordenados. Si el rango especificado no tiene el número necesario de celdas, entonces se agregan celdas. Si el rango contiene celdas con contenido, entonces el ordenar falla.



Orden de clasificación definido por el usuario: Seleccione la casilla, luego escoja uno de los ordenes definidos en Herramientas → Opciones → LibreOffice Calc → Ordenar listas desde la lista desplegable.



Dirección: Indica si se ordena por filas o por columnas. Por defecto, se ordena por columnas a menos que las celdas seleccionadas estén en una única columna.

TEMA 3: FUNCIONES Y FÓRMULAS Introducción En Calc, las fórmulas son expresiones que se utilizan para realizar cálculos, produciendo un nuevo valor que se asignará a la celda en la cual introduzcamos la fórmula. De esta manera obtendremos resultados automáticos. Siempre deben ir precedidas por el signo igual (=), esto indicará a Calc que los caracteres que le seguirán constituirán una fórmula. Cuando escribamos una fórmula nunca se deberán dejar espacios en blanco dentro de la misma. Una fórmula puede contener cualquiera de los siguientes elementos:  Más información

  

Referencias a celdas. Con ellas, se hace referencia al valor que contenga la celda que indiquemos. Constantes. Se consideran así los números o valores que escribamos directamente en una fórmula. Operadores. Son los signos que utilizaremos para indicar qué tipo de operación queremos realizar. Funciones. Son fórmulas predefinidas por Calc o por el usuario. La sintaxis del cualquier función será: nombre_función(argumento1;argumento2;…;argumentoN)

La barra de fórmulas. Insertar funciones Para añadir una fórmula en una celda sólo habrá que hacer ―clic‖ sobre ella. Todo lo que vayamos insertando en ella se verá reflejado tanto en la propia celda como en la Barra de fórmulas. Centrémonos en esta barra. A la izquierda de la Barra de fórmulas hay un pequeño cuadro de texto, llamado Cuadro de nombre, con una combinación de letra y número en él, como por ejemplo D7. Esta combinación, que se denomina referencia de celda, indican la letra de la columna y el número de la fila de la celda seleccionada.

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A la izquierda del Cuadro de nombre están los botones Asistente de funciones, Suma y Función. 

Al pulsar el botón Asistente de funciones se abre un diálogo en el que puede buscar a través de una lista de funciones disponibles por categorías (Matemáticas, Fecha y hora, Lógico, Estadística, etc.). Desde su este cuadro de diálogo insertaremos de forma fácil las fórmulas, sin necesidad de tener que memorizar las funciones y su formato.



El botón Suma inserta una fórmula en la celda activa con el total de la suma de los números de las celdas superiores. Si no hay números en las celdas superiores, entonces se usan las celdas de la izquierda para la fórmula. En cualquier caso, siempre podemos indicar de forma manual (tecleándolo en la barra de fórmulas, o haciendo un arrastre con el ratón sobre las celdas que queremos sumar) los valores de qué celdas queremos sumar.



El botón Función inserta el signo de igual (=) en la celda seleccionada y en la Línea de entrada, dejando a la celda preparada para aceptar una fórmula.

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Al introducir un dato nuevo en una celda, los botones Suma e Igual cambian por botones Cancelar y Aceptar .

El contenido y el formato de cada función de la celda activa (datos, fórmula o función) se muestra en la Línea de entrada, que es la parte que queda de la Barra de fórmulas. Puede editar el contenido de la celda activa aquí o en la propia celda. 

Para editar desde el área de la Linea de entrada, pulse en el interior de la Linea de entrada y luego escriba los cambios.



Para editar desde la celda activa sólo tiene que hacer doble ―clic‖ en la celda.

Insertar fórmulas Calc también dispone de una herramienta que nos facilita la inserción de fórmulas. Los pasos a seguir son: 

Seleccionar la celda donde queremos insertar la fórmula.



Desplegar el menú “Insertar”, situarse sobre “Objeto” y elegir la opción “Fórmula”.

La ventana de Calc se visualizará seccionada en tres partes: el panel de elementos, la propia hoja de cálculo y la zona de edición de la fórmula. El panel de elementos En el margen izquierdo aparece el panel de elementos, que contiene una serie de símbolos, signos y operadores matemáticos que utilizaremos para generar nuestras fórmulas; sólo habrá que hacer ―clic‖ sobre ellos. Estos vienen agrupados por categorías. Si abrimos el desplegable, se mostrarán todas las categorías disponibles: operadores, relaciones, funciones, atributos, etc. Observa que muchos de sus elementos nos ofrecen unos pequeños cuadrados, que simbolizan la posición donde tendremos que teclear los valores alfanuméricos correctos. Además, podemos abrir un catálogo de símbolos. Para ello, disponemos de un botón en la barra de herramientas . Si hacemos ―clic‖ sobre él, se abre el cuadro de diálogo “Símbolos”. Igualmente, éstos aparecen agrupados en las categorías ―Especial‖, ―Griego‖ y ―Griego en cursiva‖. Para introducir el que queramos, lo seleccionaremos y haremos ―clic‖ sobre el botón ―Insertar‖.

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Zona de edición de la fórmula En la de edición de la fórmula se irán incorporando los elementos seleccionados del panel de elementos y del catálogo de símbolos. Al insertar elementos aparecerán interrogaciones entre los signos ―mayor‖ y ―menor‖, que deberemos sustituirlos manualmente por los valores alfanuméricos correctos.

Hoja de cálculo Los cambios que se vayan realizando sobre la zona de edición de la fórmula, se irán reflejando en la hoja de cálculo. Cuando hayamos terminado de definir la fórmula, para volver a la vista normal del documento, haremos ―clic‖ sobre cualquier celda de la hoja de cálculo. Una vez en la vista normal, si quisiéramos editar la fórmula para realizar alguna modificación, sólo tendríamos que hacer doble ―clic‖ sobre ella.

TEMA 4: INSERTAR CARACTERES ESPECIALES, IMÁGENES Y DIBUJOS

Insertar caracteres especiales Como apoyo a la información de una hoja de cálculo, algunas veces es muy interesante insertar caracteres especiales (símbolos) o imágenes. Además de los caracteres básicos que encontramos en el teclado de nuestro ordenador, Calc nos ofrece una enorme cantidad de caracteres especiales, como letras griegas, árabes, símbolos, flechas, operadores matemáticos, etc. Para insertar estos caracteres seguiremos estos pasos: 1. Seleccionar la ceda o situar el punto de inserción en la ubicación donde insertaremos el carácter especial dentro de la celda. 2. Desplegar el menú “Insertar” y elegir la opción “Carácter especial”. Se abrirá el cuadro de diálogo “Caracteres especiales”. En la parte central se muestra una lista con los caracteres. Para verlos todos disponemos de la barra de desplazamiento. Estos caracteres variarán en función de la fuente de letra que elijamos en su campo de lista correspondiente. Por defecto, la fuente que se muestra es la misma que tenemos donde hemos situado el punto de inserción. 

El campo de lista ―Subconjunto‖ nos ayudará a localizar de forma más rápida y precisa el carácter, pues nos lleva directamente a la parte de la lista donde se encuentran los caracteres relacionados con el subconjunto elegido.



Según vayamos seleccionando caracteres, en el margen derecho del cuadro de diálogo aparecerá una muestra en grande, y en el margen inferior izquierdo se irá creando una lista de los caracteres seleccionados.



Podemos seleccionar todos los caracteres que queramos haciendo ―clic‖ sobre ellos, incluso cogerlos de fuentes de letra diferentes. Los caracteres se insertarán en la hoja en el orden en el que los vayamos seleccionando.



Con los botones del margen inferior podremos eliminar de la selección el último que hayamos elegido o todos a la vez. Para insertarlos a la hoja de cálculo, presionaremos sobre el botón ―Aceptar‖.

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Insertar imágenes Para insertar una imagen que tengamos almacenada en nuestro ordenador, o en una unidad externa o de red a la que tengamos acceso, seguiremos estos pasos: 1. Seleccionar la ceda o situar el punto de inserción en la ubicación donde queremos insertar la imagen. 2. Desplegar el menú “Insertar”, situarnos sobre “Imagen” y elegir la opción “A partir de archivo”. 3. Se abrirá un cuadro de diálogo, a modo de Explorador de Windows. Aquí, localizaremos la ubicación donde se encuentra la imagen que queremos insertar. Si no conoces el nombre exacto de la imagen, es recomendable abrir el desplegable del botón ―Más opciones‖ y elegir una de las tres primeras, o ―Mosaicos‖, pues nos ofrecen una previsualización de las imágenes. 4. Por último, haremos ―clic‖ sobre el botón ―Abrir‖. Copiado de imágenes de otros documentos. Más información

También podemos copiar imágenes de otros documentos y archivos y pegarlos en nuestra hoja de cálculo. Recuerda que la forma más rápida de hacerlo es utilizando la combinación de teclas ―CONTROL C‖ para copiar y ―CONTROL V‖ para pegar.

Mover una imagen La imagen se inserta en la zona que la hoja que teníamos seleccionada, pero queda flotante. Es decir, podemos moverla libremente por la hoja de cálculo. Para ello, haremos ―clic‖ sobre ella y, sin soltar la tecla del ratón, la moveremos a la zona de la hoja que deseemos. Desplazar una imagen con las teclas de movimiento. Más información

Para hacer desplazamientos más precisos y cortos de la imagen por el documento, utilizaremos la teclas de movimiento de nuestro teclado. 

Si mantenemos pulsada la tecla ―ALT‖ a la vez, los desplazamientos se harán pixel a pixel.

Dimensionar una imagen Al insertar una imagen, o al seleccionarla haciendo ―clic‖ sobre ella, a su alrededor se muestran unos pequeños cuadrados de color verde. Estos servirán para redimensionar la imagen. Sólo bastará con hacer "clic" sobre uno de estos cuadrados y, sin soltar la tecla del ratón, arrastrarlo en la dirección que deseemos. La imagen aumentará si los arrastramos hacia el exterior del documento y disminuirá si lo hacemos hacia el interior. 

Si arrastramos los cuadros de las esquinas, la imagen aumentará o disminuirá tanto en altura, como en anchura. Si queremos que este redimensionamiento sea proporcional, tendremos que mantener pulsada la tecla ―Mayúsculas‖ a la vez.

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Editar una imagen: Barra de herramientas “Imagen” Al insertar una imagen, o al seleccionarla haciendo ―clic‖ sobre ella, la barra de herramientas ―Formato‖ queda reemplazada por la de “Imagen”. Con sus herramientas podemos editar la imagen.

Esta es su funcionalidad: Filtro: Despliega una serie de filtros que se pueden aplicar a la imagen, como invertir, suavizar, aumentar nitidez, envejecer, posterizar, mosaico, relieve, etc. Modo gráfico: Despliega una serie de opciones para convertir el modo de visualización de la imagen (predeterminado, escala de grises, blanco y negro o filigrana). Color: Abre un pequeño cuadro de diálogo donde podemos modificar tanto colores de la imagen, como su brillo y tono. Transparencia: Establece el grado de transparencia de la imagen, teniendo en cuenta que: • 0%: no tiene nada de transparencia. La imagen sería totalmente opaca. • 100 %: tiene transparencia total. No se vería nada la imagen. Línea: Nos permite dar un estilo de línea al borde de la imagen. Relleno: Abre un cuadro de diálogo que permite aplicar a la imagen efectos de relleno con color, degradados, tramas, etc. y personalizar las sombras y transparencias. Algunos efectos de relleno no se apreciarán si la imagen no tiene alguna transparencia. Sombra: Permite aplicar sombra a la imagen. Para personalizar la sombra (color, distancia, etc.) tendremos que abrir el cuadro de diálogo de la herramienta ―Relleno‖ y seleccionar la pestaña ―Sombra‖. Recortar la imagen: Permite escalar o recortar la imagen de una forma precisa. Traer al frente/Enviar al fondo: Estas herramientas sólo son útiles si tenemos unas imágenes y/u objetos superpuestos unos sobre otros. Nos permitirán traer a primer plano o enviar al fondo la imagen u objeto seleccionado.

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En primer plano/Al fondo: Estas herramientas sólo son útiles si tenemos una imagen superpuesta sobre un texto y viceversa. Nos permitirán colocar la imagen por delante o por detrás del texto. Alineación: Las herramientas que se muestran en su desplegable sólo se activarán si seleccionamos más de una imagen y/u objeto a la vez. Para seleccionar más de una imagen/objeto tendremos que hacer ―clic‖ sobre cada imagen, a la vez que mantenemos pulsada la tela ―Mayúsculas‖. Estas herramientas nos permitirán alinear las imágenes/objetos que tengamos seleccionados al margen izquierdo, derecho, superior, inferior, o centrarlos horizontal o verticalemente.

Editar una imagen: Menú contextual Si queremos obtener más opciones de edición de una imagen/objeto abriremos su menú contextual. Recuerda que para ello, tendremos que hacer ―clic‖ con la tecla derecha del ratón sobre ella.

Insertar formas y dibujos en la hoja También podemos insertar distintas formas y dibujos en la hoja de cálculo. En la barra de herramientas ―Estándar‖ disponemos de un botón para abrir la de ―Dibujo‖:

Al presionar sobre él se abrirá en el margen inferior de la ventana, justo debajo de la zona de las pestañas de las hojas, la barra de herramientas “Dibujo”.

Con sus distintas herramientas podremos insertar líneas, rectángulos, elipses, dibujos a mano alzada, llamadas, flechas, símbolos, estrellas, etc. Sólo habrá que seleccionar la forma o dibujo deseado y trazarlo sobre cualquier zona de la hoja de cálculo.

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Al insertar una forma/dibujo sobre la hoja o seleccionarlo, haciendo ―clic‖ sobre él, se abrirá la barra de herramientas flotante ―Propiedades del objeto de dibujo‖, que contiene muchas de las opciones vistas en la barra de herramientas ―Imagen‖. Con estas herramientas y el menú contextual (aparece haciendo doble ―clic‖ sobre el dibujo/objeto) podremos editar y aplicar formato la forma/dibujo.

TEMA 5: GENERAR GRÁFICOS CON LOS DATOS DE LA HOJA

Introducción Un gráfico es la representación de los datos de una hoja de cálculo que nos facilita su interpretación. Si representamos datos mediante un gráfico, éstos resultarán más atractivos y, a la vez, serán más fáciles de entender. Observar un gráfico te permitirá comparar cifras e identificar cambios y tendencias con mayor rapidez. Antes de aprender cómo crear un gráfico, identifiquemos alguno de sus componentes. Elementos de un gáfico Un gráfico contiene los siguientes elementos: Título del gráfico Aunque no es obligatorio incluirlo, lo cierto es que nos sirve de ayuda para identificar un gráfico y reconocerlo. Rótulos de ejes Indican los datos que se muestran en cada eje. Los ejes son líneas que aportan un punto de referencia para poder comparar los datos. Por lo general, los gráficos suelen tener dos ejes (―X‖ e ―Y‖ si son bidimensionales) o tres (―Z‖, ―X‖ e ―Y‖ si son tridimensionales). El eje ―X‖ suele ser el eje horizontal de un gráfico. El eje ―Y‖ es el eje vertical.

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Área de trazado Es la zona del gráfico propiamente dicha; el lugar en el que Calc ubica todos los datos. Un punto de datos es la representación gráfica e individual de un dato y que hace referencia al valor que se está indicando dentro de la hoja de cálculo. Leyenda Identifica a una serie específica de datos por color y patrón.

Insertar un gráfico En función de cómo estén distribuidos los datos en la hoja, su representación gráfica será mejor hacerla con formato de columnas, barras, círculo, área, etc. Por eso, es muy importante tener claro qué tipo de gráfico vamos a querer, para distribuir los datos de la hoja de cálculo de una forma u otra. Para insertar un gráfico seguiremos estos pasos: 1. Seleccionaremos las celdas de la hoja de cálculo que queremos representar en el gráfico. 2. Haremos ―clic‖ sobre el botón “Gráfico” de la barra de herramientas ―Estándar‖. 3. Simultáneamente, se visualiza un gráfico sobre la hoja de cálculo y se abre el cuadro de diálogo “Asistente de gráficos”, que nos guiará paso a paso en la creación del gráfico. o

En el primer paso de asistente, tendremos que seleccionar el tipo de gráfico (columna, barra, círculo, área, línea, etc.). En función del tipo que elijamos aparecerán en el margen derecho unas u otras opciones para personalizarlo a nuestro gusto (normal, apilado, vista en 3D, con forma de caja, cilindro, pirámide, etc.). Los valores que se vayan modificando en el cuadro de diálogo, se verán reflejados en el gráfico que se visualiza en la hoja de cálculo, Cuando tengamos elegidas las opciones de tipo de gráfico, haremos ―clic‖ en el botón “Siguiente”.

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o

En el segundo paso del asistente podremos validar o modificar el rango de datos que hemos elegido en la hoja de cálculo para generar el gráfico. Para modificar el rango de datos podemos teclearlo en el campo de edición o trazar con el puntero del ratón el rango de celdas en la propia hoja de cálculo. También podremos cambiar la posición en los ejes de los datos de las columnas y las filas. Por defecto, las series de datos se cogen por columnas, pero podemos cambiarlo a filas. Para avanzar al siguiente paso del asistente, haremos ―clic‖ sobre el botón “Siguiente”.

o

En el tercer paso podremos cambiar los rangos de datos para cada serie y su orden de ubicación en el gráfico. Como norma general, no se suelen modificar los valores de este paso, pero si quisiéramos hacerlo, sólo tendríamos que seleccionar el nombre de la serie en el campo ―Series de datos‖ y en los campos de edición teclear el nuevo valor o seleccionarlo con el puntero del ratón en la propia hoja de cálculo. Los botones con las flechas hacia arriba y hacia abajo servirán para modificar el orden de ubicación de la serie de datos en el gráfico. Para pasar al último paso del asistente, haremos ―clic‖ sobre el botón “Siguiente”.

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o

En el cuarto y último paso podremos personalizar el título y subtítulo del gráfico y los títulos de los ejes. También podemos indicar si queremos mostrar u ocultar las cuadrículas de los ejes, la leyenda y establecer su ubicación. Para terminar de insertar el gráfico, haremos ―clic‖ sobre el botón “Finalizar”.

Con el gráfico ya insertado, cada vez que modifiquemos un dato de la hoja de cálculo que afecte a algún elemento del gráfico, quedará actualizado de forma automática.

Mover un gráfico Una vez insertado el gráfico en la hoja de cálculo, podemos moverlo a cualquier zona de la hoja de cálculo. Tenemos dos procedimientos: 

Hacer ―clic‖ sobre el gráfico para seleccionarlo y luego volver a hacer ―clic‖ sobre él y, sin soltar la tecla del ratón, moverlo a la zona que queramos.



Hacer doble ―clic‖ sobre el gráfico, situar el puntero del ratón sobre el borde gris que aparece alrededor del mismo, hacer ―clic‖ y, sin soltar la tecla del ratón, moveremos a la zona que queramos.

Dimensionar, editar y dar formato al gráfico completo Podemos aplicar cambios al conjunto del gráfico o a cualquiera de sus elementos de forma individual. Para aplicar cambios a todo el gráfico haremos “clic” sobre él. A continuación podremos: 

Dimensionar el gráfico, como se de una imagen u objeto más se tratara, utilizando los cuadros verdes que aparecen alrededor del mismo.



Darle formato con los diferentes botones de la barra de herramientas “Propiedades del objeto de dibujo” que se activa de forma automática al seleccionar el gráfico.

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

Abrir el menú contextual (haciendo ―clic‖ con la tecla derecha del ratón sobre el gráfico) y utilizar cualquiera de sus opciones de formato y edición (cortar, copiar, pegar, posición y tamaño, organizar, etc.).

Editar elementos concretos del grafico Para hacer cambios en algún elemento concreto del gráfico, tendremos que hacer doble “clic” sobre él. A continuación podremos. 

Utilizar los botones y opciones de la barra de herramientas “Formateo”, que aparece justo debajo de la barra de herramientas ―Estándar‖.



Utilizar las opciones del menú “Formato” que ahora se han adaptado al objeto del gráfico.



Abrir el menú contextual de todo el gráfico, haciendo ―clic‖ con la tecla derecha del ratón sobre cualquier parte vacía del gráfico, y utilizar cualquiera de sus opciones de formato (Formato del área gráfica, Insertar títulos, Insertar/eliminar ejes, Eliminar leyenda, Tipo de gráfico, Rango de datos, etc.).



Abrir el menú contextual de un elemento concreto, haciendo ―clic‖ con la tecla derecha del ratón sobre él, y utilizar cualquiera de sus opciones de formato. Las opciones del menú contextual de cada elemento serán diferentes.



Hacer “clic” en cualquier elemento del gráfico, para seleccionarlo de forma individual, y ejecutar acciones sobre él. Sobre todo se utiliza para eliminar el elemento seleccionado. En el caso de los textos, podemos hacer doble ―clic‖ sobre ellos para editarlos.



Situar el puntero del ratón sobre el elemento que queramos para que un mensaje nos indique de qué elemento se trata.

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CAPÍTULO 2: IMPRESIÓN DE LAS HOJAS DE CÁLCULO Y EXPORTACIÓN A PDF TEMA 1: PASOS PREVIOS A LA IMPRESIÓN. CONFIGURACIÓN DE LA HOJA Previsualización Es muy recomendable previsualizar la hoja de cálculo antes de enviarla a la impresión. De esta forma, nos aseguramos que la impresión de la hoja va a quedar como realmente queremos, sin cortes de datos, agrupado todo en una página, distribuido el contenido en páginas concretas, etc. Para previsualizar la hoja sólo tendremos que hacer ―clic‖ en su botón correspondiente de la barra de herramientas ―Estándar‖. La ventana se mostrará en el modo ―Previsualización‖. Tal y como vemos la hoja de cálculo en este modo es como se imprimirá. Tiene su propia barra de herramientas (aparece justo debajo de la ―Estándar‖). Esta es la funcionalidad de sus botones:

: Retrocede/avanza a la página siguiente.

: Nos desplaza a la primera/última página de la hoja.

: Aumenta/disminuye el zoom de visualización de la página.

: Abre el cuadro de diálogo ―Estilo de hoja‖, desde el cual podremos configurar diferentes opciones de página, bordes, fondo, encabezados y pies de página y hoja. En las siguientes páginas veremos algunas de estas opciones, muy utilizadas en la impresión.

: Muestra/oculta las línea de los márgenes de la página (son sólo orientativos, no se imprimen).

: Barra de control para aumentar/disminuir los márgenes de la página. Aunque esta herramienta se puede utilizar para hacer que entren más o menos datos en la página, es más recomendable utilizar los saltos de página (lo veremos más adelante).

: Cierra la vista en modo ―Previsualización‖ y nos devuelve a la vista normal.

Seleccionar orden de páginas, detalles y escala Para seleccionar el orden de páginas, detalles, y escala para imprimir, seguiremos estos pasos: 1. Desplegar el menú “Formato” y elegir la opción “Página”. 2. Acceder a la pestaña “Hoja”. Esta pestaña tiene tres secciones: “Orden de páginas”, “Imprimir” y “Escala”. Veamos una a una sus principales funcionalidades a la hora de imprimir.

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Orden de páginas Se puede establecer el orden en que se imprimen las páginas. Esto es especialmente útil en un documento largo; por ejemplo, controlar el orden de impresión puede ahorrar tiempo si desea compaginar el documento de cierta manera. Las opciones disponibles son: 

De arriba hacia abajo, después hacia la derecha.



De izquierda a derecha y hacia abajo.

Imprimir Se puede especificar qué detalles imprimir. Los detalles incluyen:        

Títulos de fila y columna. Cuadrícula: imprime los bordes de celdas como una cuadrícula. Comentario: imprime los comentarios definidos en su hoja de cálculo en una hoja separada, junto a la referencia a la celda correspondiente. Objetos e imágenes. Gráficos. Objetos de dibujo. Fórmulas: imprime las fórmulas contenidas en las celdas, en lugar de los resultados. Valores cero: imprime las celdas con valor cero.

Escala Utilizaremos las características de escala para controlar el número de páginas que se imprimirán. Esto puede ser útil si se necesita imprimir un gran número de datos de manera más compacta o, si el lector tiene problemas de visión, se puede agrandar el texto al imprimirse. 

Reducir/Ampliar impresión: escala los datos en la impresión haciéndolos más grandes o pequeños. Por ejemplo, si una hoja se puede imprimir normalmente en cuatro páginas (dos a lo ancho y dos a lo largo), con una escala de 50% se puede imprimir en una página (ambas reducidas a la mitad en ancho y largo).

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

Ajustar intervalos de impresión en números de páginas: define exactamente cuántas paginas de impresión se pueden ocupar. Esta opción sólo puede reducir una impresión, no la agrandará. Para agrandar una impresión, se debe usar la opción ampliar/reducir.



Ajustar intervalos de impresión a lo alto/ancho: define el alto y ancho de la impresión, en páginas.

Rangos de impresión Los rangos de impresión tienen muchos usos, incluyendo imprimir sólo una parte específica de los datos o las filas o columnas seleccionadas en cada página. Definir un rango de impresión Para definir un nuevo rango o modificar un rango existente seguiremos estos pasos: 1. Seleccionar el rango de celdas que componen el rango a imprimir. 2. Desplegar el menú “Formato”, situarse sobre “Rango de impresión” y elegir la opción “Definir”. Las líneas de salto de página se muestran en pantalla. Estas líneas resaltan más que las líneas de filas y columnas y nos indican los límites de la zona de impresión en la página.

Sugerencia

Cada vez que realicemos alguna modificación en la hoja y que afecte al contenido que queremos imprimir, es conveniente acceder al modo ―Previsualización‖ para comprobar que todo está correcto.

Añadir rango de impresión Despues de definir un rango de impresion, podemos añadirle más celdas. Esto permite que se impriman varias áreas separadas de la hoja, para no imprimir la hoja completa. Después de definir el rango, seguiremos estos pasos: 1. Resaltar el rango de celdas que se añadirán al rango a imprimir. 2. Desplegar el menú “Formato”, situarse sobre “Rango de impresión” y elegir la opción “Añadir”. Las líneas de salto de pagina ya no se mostrarán en la pantalla. El rango de impresión adicional se imprimirá como una página separada, incluso si ambos rangos están en la misma hoja. Quitar un rango de impresión Puede ser necesario eliminar un rango de impresión definido, por ejemplo si se necesita imprimir la hoja entera nuevamente. Para ello, desplegaremos el menú “Formato”, nos situaremos en “Rango de impresión” y elegiremos la opción ―Eliminar”. Esto quitará todos los rangos de impresión definidos en la hoja. Una vez eliminado el rango de impresión aparecen en la pantalla los saltos de página predefinidos.

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Editar un rango de impresión En cualquier momento, se puede editar directamente el rango de impresión, por ejemplo para eliminar o cambiar parte del rango. Para ello, desplegaremos el menú “Formato”, nos situaremos en “Rango de impresión” y elegiremos la opción ―Editar”. Se abrirá el cuadro de diálogo ―Editar los rangos de impresión‖. En sus campos de edición podremos teclear los valores de las celdas que queremos que conformen el rango a imprimir, o podemos seleccionarlo arrastrando el puntero del ratón sobre sus celdas.

Si se imprime una hoja en múltiples páginas, se puede establecer que ciertas filas o columnas se repitan en cada página. 

Por ejemplo, si se necesitan imprimir las dos primeras filas de la hoja así como la columna A, dentro del cuadro de diálogo ―Editar los rangos de impresión‖ escribiríamos o seleccionaríamos las filas en el campo de edición “Filas a repetir”. Por ejemplo, para repetir las filas 1 a la 4, escribiríamos $1:$4, o seleccionaríamos con el puntero del ratón dichas filas. El valor del campo de lista ―Filas a repetir‖ cambiará a ―Definido por el usuario‖.

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Igual que con las filas, también se pueden definir “Columnas a repetir”. Los valores los insertaríamos en su campo de edición correspondiente.

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No necesita seleccionar el rango entero de las filas o columnas a repetir. Con seleccionar una celda en cada fila/columna es suficiente.

Saltos de página Por defecto, Calc incluye unos saltos automáticos de impresión. Éstos son los que delimitan el espacio de impresión de la hoja y están representados por unas líneas de color más oscuro que las líneas divisorias de columnas y filas. Sin embargo, no siempre estos saltos automáticos son los que nos interesan a la hora de imprimir. Especialmente cuando tenemos hojas grandes, pueden haber datos que se corten en varias páginas y no se impriman tal y como queremos. Para solucionar estos problemas en la impresión, podemos adaptar la ubicación de los saltos automáticos o insertar saltos manuales. Podemos insertar saltos de página horizontal o vertical, e incluso podemos combinarlos en la misma hoja de cálculo. Cada sector comprendido en un salto manual se imprimirá en una página diferente.

Sugerencia

Cada vez que realicemos alguna modificación en la hoja y que afecte al contenido que queremos imprimir, es conveniente acceder al modo ―Previsualización‖ para comprobar que todo está correcto.

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Insertar un salto manual Para insertar una salto manual, seguiremos estos pasos: 1. Seleccione la celda donde desea poner el salto. 2. Desplegar el menú “Insertar” y situarse sobre “Salto de página”. 3. Elegir una de las dos opciones: 

“Salto de fila”: crea un salto de página encima de la celda seleccionada. Por ejemplo, si la celda activa es H15, entonces el salto se crea entre las filas 14 y 15.

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“Salto de columna”: crea un salto de página a la izquierda de la celda seleccionada. Por ejemplo, si la celda activa es H15, entonces el salto de página se crea entre las columnas G y H.

Al insertar un salto manual, una línea de color azul atravesará la hoja de cálculo indicándonos por donde lo hemos establecido. Podemos personalizar los colores que por defecto Calc aplica a los saltos de página automático (gris oscuro) y manual (azul). Para ello: Más información

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Desplegaremos el menú “Herramientas” y elegiremos “Opciones”. Dentro del cuadro de diálogo opciones y de la categoría “LibreOffice” elegiremos “Aparciencia”. Dentro de la sección ―Apariencia‖ nos moveremos hasta el apartado “Hoja de cálculo”. En sus diferentes campos de lista podremos modificar, entre otros, los colores de las líneas de cuadrícula, los saltos de página manuales y automáticos.

Previsualizar los saltos de página Podemos ver de forma más clara los saltos de página y comprobar que parte de la hoja de cálculo va a ser impresa en cada página con la previsualización de los saltos de página. Para ello, desplegaremos el menú ―Ver‖ y elegiremos la opción ―Previsualización del salto de página‖. En este modo de vista sólo se mostrará resaltada la parte de la hoja de cálculo con contenido y que va a ser impresa. El resto de la página aparece en color gris y sin líneas de cuadrícula, pero puede ser editada. De hecho, si insertamos datos en alguna celda de esta zona, la parte resaltada aumentará hasta la ubicación donde hemos insertado el nuevo contenido.

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Además, en el modo de ―Previsualiación del sato de página‖ se distinguirán mucho mejor (mayor grosor), las líneas separadoras de salto de página y una rótulo con el número de la página (página 1, página 2, página 3, etc.) nos aclarará qué contenido va a ser impreso en cada página. Desde aquí podemos modificar de forma manual la zona de impresión, sólo habrá que hacer ―clic‖ sobre las líneas indicadoras de los saltos de página y, sin soltar la tecla del ratón, moverlas hasta la ubicación que deseemos. Para volver al modo de vista normal, desplegaremos el menú ―Ver‖ y elegiremos la primera opción del desplegable: ―Normal‖.

Más información

El modo de vista de ―Previsualiación del sato de página‖ es muy útil activarlo cuando vayamos a imprimir la hoja de cálculo, pero si queremos seguir editándola y dándole formato, es preferible utilizar el modo de vista ―Normal‖.

Eliminar un salto de página Para quitar un salto de página seguiremos estos pasos: 1. Seleccionaremos la celda junto al salto que desea quitar. 2. Desplegaremos el menú “Editar” y nos situaremos sobre “Eliminar salto de página”. 3. Elegiremos “Salto de fila” o “Salto de Columna” dependiendo de lo que necesite.

Más información

Pueden existir varios saltos manuales en la misma página. Cuando queramos eliminarlos, tenemos que hacerlo manualmente uno a uno. Esto puede ser confuso algunas veces, ya que puede haber un salto de columna en la página, y cuando vayamos a Editar → Salto manual, Salto de columna puede estar desactivado. Para eliminar un salto, tenemos que estar en la celda siguiente al salto. Así, por ejemplo, si creamos un salto de columna mientras estamos en la celda H15, no podemos eliminarlo si estamos en la celda D15. En cualquier caso, podemos eliminarlo desde cualquier celda de la columna H.

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TEMA 2: ENCABEZADOS Y PIE DE PÁGINA Establecer encabezados y pie de página Los encabezados y pies de página son los textos que se imprimen en la parte superior o inferior de una hoja, fuera del área de hoja. Tanto los encabezados como los pies de página se establece de la misma manera. Seguiremos estos pasos: 1. En la hoja que desee definir el encabezado o pie de página, desplegaremos el menú “Formato” y elegiremos la opción “Página”. 2. Se abre el cuadro de diálogo “Estilo de hoja”. Accederemos a la pestaña “Encabezamiento”/“Pie de página”. 3. Marcaremos la casilla “Activar encabezado”/“Activar pie de página”.

Desde aquí también puede establecer los márgenes, el espaciado, y el alto para los encabezados o pies de página. Puede activar la casilla Ajuste dinámico de altura para ajustar la altura automáticamente. 

Margen Cambiar el tamaño de los márgenes izquierdo y derecho modifica la distancia a la que estarán de los bordes de la página.

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Espaciado El espaciado afecta a la distancia de la parte superior o inferior de la hoja la que se imprimirán los encabezados y pies de página. Así, si el espaciado es 1,00cm, entonces el encabezado y el pie guardarán 1 centímetro de distancia respecto a la hoja.

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Altura La altura afecta a lo que medirá de alto el encabezado o pie.

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Bordes y fondo del encabezado/pie de página Para cambiar la apariencia del encabezado o el pie, desde el cuadro de diálogo “Estilo de hoja” haremos ―clic‖ sobre el botón “Más”. Se abrirá el cuadro de diálogo “Bordes y fondo”. Aquí podremos establecer el fondo y borde del encabezado o pie de página, accediendo a sus pestañas correspondientes.

Contenido del encabezado/pie de página Para establecer el contenido del encabezado o pie, desde el cuadro de diálogo “Estilo de hoja” haremos ―clic‖ sobre el botón “Editar”. Se abrirá el cuadro de diálogo ―Encabezado‖ o ―Pie de página‖. Cuando hayamos terminado de configurar el encabezado/pie de página, haremos ―clic‖ sobre el botón ―Aceptar‖. Las tres partes en las que se dividen estos cuadros de diálogo son:

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Áreas Se mostrarán tres columnas para texto (Área izquierda, central y derecha). Cada columna puede tener diferentes contenidos.

Encabezamiento Aquí podremos seleccionar entre varias opciones preestablecidas de encabezado/pie de página en la lista desplegable. Si elegimos la opción ―Personalizado‖ podremos utilizar los botones del campo ―Encabezado personalizado‖. Encabezado personalizado Para utilizar los botones de este campo, primero tendremos que situar el punto de inserción (foco) en una de las tres áreas. Luego, ya podremos usar los botones para añadir elementos o cambiar atributos del texto. Ésta es la utilidad de cada botón:

: Abre el diálogo Atributos de texto.

: Inserta el campo Nombre de archivo.

: Inserta el campo Nombre de la hoja.

: Inserta el número de página actual.

: Inserta el número total de páginas.

: Inserta el campo Fecha.

: Inserta el campo Hora.

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TEMA 3: IMPRIMIR. OPCIONES DE IMPRESIÓN Impresión rápida Recuerda que antes de imprimir siempre es conveniente hacer una previsualización de la hoja para comprobar que todo está correcto. Si queremos imprimir la hoja de forma rápida, con los valores por defecto de impresión, haremos ―clic‖ sobre el botón ―Imprimir archivo directamente‖. La hoja lanzada de forma directa a la impresora. Un mensaje en pantalla nos informará de cómo transcurre el proceso de impresión.

Opciones de impresión Si queremos modificar alguna de las opciones de impresión que vienen por defecto tendremos que: 1. Desplegar el menú “Archivo”. 2. Elegir la opción “Imprimir”.

Se abre el cuadro de diálogo ―Imprimir‖. Una miniatura situada en el margen izquierdo del cuadro de diálogo nos muestra cómo quedará la impresión de las páginas con los valores que hayamos elegido. En la parte inferior de la muestra disponemos de unos botones para navegar por las diferentes páginas y previsualizarlas. Tiene cuatro pestañas. Las dos más importantes son ―General‖ y ―Diseño de página‖.

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Pestaña “General” Desde ella podremos definir la impresora por la que queremos lanzar el documento, imprimir todas las hojas, unas hojas o celdas concretas, establecer qué páginas queremos imprimir e indicar el número de copias que deseamos. Cómo especificar las páginas a imprimir Para imprimir una página concreta o un rango de páginas, tendremos que marcar el botón de selección ―Páginas‖, dentro del apartado ―Intervalo y copias‖, y a continuación, para: Más información

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Imprimir una página: teclear el nº de página a imprimir. Imprimir un rango de páginas consecutivas: teclear el nº de la 1ª página , guión (-) y nº de la última página. Por ejemplo: 4-8 (imprimirá las páginas 4 a la 8, ambas incluidas). Imprimir un rango de páginas no consecutivas: teclear el nº de cada página separado por una coma (,). Por ejemplo: 4, 7, 9, 15. Imprimir un rango de páginas consecutivas y otro de páginas no consecutivas: en estos casos mezclaremos guiones y comas. Por ejemplo: 1, 3, 7-12, 15, 20-24.

Pestaña “Diseño de página” Desde aquí podemos indicar el número de páginas que queremos por hoja y si queremos que la impresión sea por ambos lados, por el reverso (páginas izquierdas) o anversos (páginas derechas). También podemos indicar si queremos que se dibuje en la impresión un borde alrededor de cada página.

Una vez configuradas las opciones de impresión, haremos ―clic‖ sobre el botón ―Aceptar‖ para lanzar el documento a la impresora.

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TEMA 4: EXPORTAR HOJAS A “PDF” Exportar directamente como “PDF” Uno de los formatos de documento que más se usa hoy en día es el ―PDF‖. La aplicación dispone de un botón en la barra de herramientas ―Estándar‖ abierto a dicho formato.

que nos permite exportar directamente el documento que tengamos

Al hacer ―clic‖ sobre él, se abre el cuadro de diálogo ―Exportar‖, a modo de Explorador de Windows. Aquí elegiremos la ubicación donde queremos salvar el documento. Por defecto, LibreOffice Calc aplica el mismo nombre que el original, pero con la extensión ―pdf‖. Si quisiéramos renombrar el documento sólo tendríamos que modificarlo en su campo correspondiente. Para terminar de exportarlo, haremos ―clic‖ sobre el botón ―Guardar‖. Controlar el contenido y calidad de la exportación a “PDF”. También podemos controlar ciertos aspectos del contenido y calidad de en la exportación de un documento a ―PDF‖. Para ello, desplegaremos el menú “Archivo” y elegiremos la opción ―Exportar como PDF”.

Se abrirá el cuadro de diálogo ―Opciones de PDF‖. Cuando terminemos de configurar las opciones que deseemos, haremos ―clic‖ sobre el botón ―Exportar‖.

Este cuadro de diálogo consta de cinco pestañas. Son: 

General: Entre otras opciones, desde aquí podemos indicar: o Las páginas que queremos exportar a ―pdf‖. o El tipo de compresión y la calidad para las imágenes.

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Vista inicial: Entre otras opciones, desde aquí podemos indicar cómo se abrirá por defecto el PDF. Recuerda que la aplicación más utilizada para visualizarlos es ―Adobe Reader‖.

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Interfaz del usuario: Desde aquí podremos elegir más opciones para controlar el aspecto en el que se mostrará el ―pdf‖.

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Enlaces: Desde aquí podremos indicar cuántos enlaces/vínculos son exportados.

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Seguridad: Aquí podremos establecer una contraseña para proteger el ―pdf‖. No se podrá abrir sin el uso de dicha contraseña.

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