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INTRODUCCIÓN A FÉNIX ............................................................................................................. 6 1.1 1.2 1.3

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INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................ 6 INSTALACIÓN ............................................................................................................................... 6 REGISTRO..................................................................................................................................... 6

FÉNIX SISTEMA ADMINISTRATIVO INTEGRADO ................................................................ 6 2.1 FENIX.......................................................................................................................................... 6 2.1.1 Alcance del Sistema. ............................................................................................................ 7 2.1.2 Características de Fénix. ..................................................................................................... 7 2.2 MÓDULOS QUE INTEGRAN FÉNIX ................................................................................................ 8 2.2.1 Descripción de los módulos. ................................................................................................ 8 2.2.1.1 2.2.1.2 2.2.1.3 2.2.1.4 2.2.1.5 2.2.1.6 2.2.1.7 2.2.1.8 2.2.1.9

Facturación. ................................................................................................................................... 8 Punto de venta ............................................................................................................................... 8 Clientes – Proveedores. ................................................................................................................. 8 Inventarios. .................................................................................................................................... 8 tesoreria. ......................................................................................................................................... 8 presupuesto. ................................................................................................................................... 9 Contabilidad. ................................................................................................................................. 9 Reportes ........................................................................................................................................ 9 Graficos Eestadisticos ................................................................................................................... 9

2.3 CONOCIMIENTOS BÁSICOS REQUERIDOS .................................................................................... 9 2.4 REQUERIMIENTOS DE HARDWARE Y SOFTWARE ..................................................................... 10 2.4.1 Para el Servidor ................................................................................................................. 10 2.4.1.1

2.4.2 2.4.2.1

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Software ....................................................................................................................................... 10

DESCRIPCION GENERAL DEL SISTEMA ............................................................................... 10 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8

4

Hardware ..................................................................................................................................... 10

Para el Cliente o Estación de Trabajo .............................................................................. 10

ICONOS O BOTONES.................................................................................................................... 10 CAJAS DE TEXTO. ....................................................................................................................... 11 CASILLAS DE VERIFICACIÓN. .................................................................................................... 12 FICHAS ....................................................................................................................................... 12 CUADROS DE LISTA. ................................................................................................................... 12 TABLAS ....................................................................................................................................... 12 CUADROS DE IMAGEN ................................................................................................................ 13 ACCESOS DIRECTOS .................................................................................................................. 13

INGRESO AL SISTEMA ................................................................................................................ 13 4.1 4.2 4.3

IDENTIFICACIÓN DE USUARIOS .................................................................................................. 14 SELECCIONANDO UNA EMPRESA ............................................................................................... 14 SALIR DEL SISTEMA ............................................................... ¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.

5

CREANDO UNA EMRPESA .......................................................................................................... 15

6

CREACIÓN DE USUARIOS .......................................................................................................... 15 6.1 OTORGANDO PERMISOS A LOS USUARIOS ................................................................................. 17 6.2 CAMBIO DE USUARIO. ................................................................................................................ 19 6.3 MI MENÚ .................................................................................................................................... 20 6.3.1 Barra de herramientas Principal....................................................................................... 20 6.3.2 Barra de herramientas Control de Fechas. ...................................................................... 21 6.3.3 Barra de herramientas Mensajería ................................................................................... 21 6.3.3.1

Mensajería ................................................................................................................................... 21

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CONFIGURANDO MI EMPRESA. ............................................................................................... 22

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VENDEDORES Y FACTURADORES .......................................................................................... 31

9

INVENTARIOS ................................................................................................................................ 33 9.1 CREACION DE ARTICULOS................................................................................................ 34 9.1.1 Duplicar Artículos ............................................................................................................. 43 9.1.2 Generar códigos de artículos. ............................................................................................ 43 9.1.3 Creación de Grupos de Artículos ...................................................................................... 46 9.1.4 Creación de Subgrupos de Artículos. ................................................................................ 46 1

9.2 TOMA FÍSICA ......................................................................................................................... 48 9.2.1 Inventario Inicial ............................................................................................................... 48 9.2.2 Inventario Físico ................................................................................................................ 51 9.2.3 Cuadre de Productos.......................................................................................................... 52 9.3 PVP DE ARTICULOS ............................................................................................................. 52 9.4 COSTOS Y EXISTENCIAS .................................................................................................... 55 9.5 INGRESOS ............................................................................................................................... 56 9.6 SALIDAS ................................................................................................................................... 57 9.7 GUÍAS DE REMISIÓN .................................................................................................................. 58 9.8 EXPORTAR ARTÍCULOS ............................................................................................................. 58 9.9 OBTENER ARTÍCULOS................................................................................................................ 59 9.10 MOVIMIENTOS DE INVENTARIOS. .................................................................................. 60 9.11 PACKING LIST ....................................................................................................................... 61 10

COMPRAS .....................................................................¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.

10.1 CREACION DE PROVEEDORES ......................................................................................... 63 10.2 CREACION DE GRUPOS DE PROVEEDORES ................................................................. 66 10.3 COMPRAS/DEVOLUCIONES............................................................................................... 67 10.3.1 BUSQUEDA DE ARTICULOS ......................................................................................... 75 10.3.2 PRECIOS POR ARTÍCULO ............................................................................................. 76 10.3.3 RETENCIONES ................................................................................................................ 76 10.3.4 IMPRESION DE RETENCIONES .................................................................................. 77 10.3.5 DETALLE DE PAGOS A CREDITOS ............................................................................. 78 10.3.6 PEDIDOS A PROVEEDORES ......................................................................................... 79 10.3.7 DUPLICAR COMPRA ...................................................................................................... 81 10.4 CUENTAS POR PAGAR ......................................................................................................... 84 10.4.1 Movimientos Cuentas por Pagar ....................................................................................... 84 10.4.2 Pagos Múltiples .................................................................................................................. 86 11

FACTURACION .......................................................................................................................... 89

11.1 CREACION DE CLIENTES ................................................................................................... 89 11.2 CREACION DE GRUPOS DE CLIENTES ........................................................................... 96 11.3 ASIGNAR PRECIOS PARA CLIENTES .............................................................................. 96 11.4 FACTURAS DE CLIENTES ................................................................................................... 97 11.5 PUNTO DE VENTA ............................................................................................................... 102 11.6 FACTURACION INCLUIDO IVA ....................................................................................... 102 11.6.1 Facturación Punto de Venta ........................................................................................... 102 11.6.2 Punto de Venta ................................................................................................................. 102 11.7 NOTAS DE ENTREGA.......................................................................................................... 102 11.8 CONSULTA DE ARTÍCULOS ............................................................................................. 102 11.9 PEDIDOS ................................................................................................................................ 102 11.10 PROFORMAS .................................................................................................................... 102 11.11 IMPRESIÓN DE FACTURAS .......................................................................................... 102 11.12 CUENTAS POR COBRAR ................................................................................................ 102 11.12.1 Movimientos Cuentas por Cobrar ............................................................................... 102 11.12.2 Cobros Múltiples .......................................................................................................... 102 12

CREACION DE CAJAS ............................................................................................................ 102

12.1 MOVIMIENTOS DE CAJA .................................................................................................. 104 12.2 ARQUEO DE CAJA ............................................................................................................... 106 12.3 FLUJO DE CAJA ................................................................................................................... 106 12.3.1 Rubros de caja ................................................................................................................. 106 12.3.2 Flujo de caja .................................................................................................................... 106 13 13.1 13.2 13.3 13.4 13.5 13.6 13.7

CREACION DE BANCOS ........................................................................................................ 107 MOVIMIENTOS BANCARIOS ........................................................................................... 109 IMPRESIÓN DE CHEQUES ................................................................................................ 111 CONCILIACION BANCARIA ............................................................................................. 111 TRANSFERENCIA CAJA/BANCOS ................................................................................... 113 ESTATUS CHEQUES POSFECHADOS RECIBIDOS ...................................................... 116 EFECTIVIZACION CHEQUES POSFECHADOS GIRADOS ......................................... 116 COMPROBANTES DE INGRESO....................................................................................... 117 2

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CONTABILIDAD....................................................................................................................... 119

14.1 PLAN DE CUENTAS ............................................................................................................. 119 14.2 ASIENTOS PENDIENTES .................................................................................................... 121 14.3 LIBRO DIARIO...................................................................................................................... 122 14.4 MAYOR CUENTAS CONTABLES ..................................................................................... 122 14.5 ASIENTOS PENDIENTES .................................................................................................... 122 14.6 COMPARAR MAYORES CON AUXILIARES .................................................................. 122 14.7 TRANSFERENCIAS.............................................................................................................. 122 14.7.1 Actualizar Pendientes ...................................................................................................... 122 14.7.2 Reversar Asientos............................................................................................................. 122 14.8 ASIENTOS DE CIERRE DE PERIODO .............................................................................. 122 14.9 CONTABILIZACION AUTOMATICA............................................................................... 122 14.9.1 Contabilización por lotes ................................................................................................. 122 14.9.2 Definición de Reglas ........................................................................................................ 122 14.9.3 Parametrización Contable ............................................................................................... 122 14.9.3.1

Asignación de Cuentas .......................................................................................................... 123

14.9.4 Definición de Campos...................................................................................................... 124 14.10 ANALISIS FINANCIERO ................................................................................................. 124 14.10.1 Definición de Variables ............................................................................................... 124 14.10.2 Definición de Razones ................................................................................................. 124 15

MANTENIMIENTO DE TABLAS ........................................................................................... 125

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PRODUCCION........................................................................................................................... 127

16.1 16.2 16.3 17 17.1 17.2 17.3 17.4 17.5 17.6 18 18.1 18.2 18.3 19 19.1 19.2 19.3 19.4 20 20.1 20.2

ORDEN DE PRODUCCIÓN ................................................................................................. 127 REQUISION DE MATERIALES ......................................................................................... 127 INGRESO PRODUCCION (DIRECTA) .............................................................................. 127 PRESUPUESTO ......................................................................................................................... 127 VENTAS .................................................................................................................................. 127 CONTABILIDAD................................................................................................................... 127 CONTABILIDAD MENSUAL .............................................................................................. 127 VENTAS AÑO PASADO ....................................................................................................... 127 CONTABILIDAD AÑO PASADO ........................................................................................ 127 CONTABILIDAD MENSUAL AÑO PASADO ................................................................... 127 REPORTES ................................................................................................................................ 127 REPORTES/LISTADOS ....................................................................................................... 127 INFORMES GERENCIALES ............................................................................................... 135 MODIFICAR REPORTES .................................................................................................... 135 OPCIONES ADICIONALES .................................................................................................... 135 IMPORTAR DATOS ............................................................................................................. 135 RESPALDO DE DATOS........................................................................................................ 136 CALCULADORA ................................................................................................................... 136 DIRECTORIO TELEFONICO ............................................................................................. 137 AYUDA........................................................................................................................................ 137 TEMAS DE AYUDA .............................................................................................................. 137 ACERCA DE FENIX ............................................................................................................. 137

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Fénix es un Sistema Registrado en el IEPI

(Instituto Ecuatoriano de Propiedad Intelectual) Reg. No. 8237

VERSIÓN 9 Rev: 11

MANUAL DE USUARIO

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FÉNIX, Está protegido por las leyes de Derechos de Autor

ESTE SOFTWARE ESTA PROTEGIDO POR LAS LEYES DE DERECHOS DE AUTOR Y OTROS TRATADOS INTERNACIONALES. BAJO NINGUNA CIRCUNSTANCIA PUEDE SER COPIADO EN PARTE O EN SU TOTALIDAD SIN EL PERMISO DE ADS SOFTWARE CÍA. LTDA. EMPRESA DESARROLLADORA DE FÉNIX, ESTO INCLUYE TRASLADO DEL SOFTWARE EN OTRO FORMATO O LENGUAJE.

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1 INTRODUCCIÓN A FÉNIX 1.1 Introducción Conocemos profundamente las necesidades de los ejecutivos de las empresas y de los Contadores. Por tal motivo nuestros Servicios y Software han sido pensados y diseñados especialmente para ellos y brindan un claro sentido de utilidad práctica. es una herramienta enfocada a brindar solución inmediata a los problemas de procesamiento y obtención de resultados del área Contable, Financiera y Tributaria, vital para las empresas (PYMES), optimizar las tareas diarias, aprovechar el tiempo, alcanzar un mayor rendimiento profesional, generar nuevos ingresos y acceder a potenciales clientes. A lo largo de este manual pretendemos orientarle de una forma sencilla y práctica en el manejo del Sistema Informático , útil herramienta que se está constituido en el aliado más importante en el mundo de los negocios. Este manual expondrá un ejemplo que puede que NO se acople con el tipo de negocio que administra, pero le dará a entender el proceso a seguir para que lo ajuste al suyo.

1.2 Instalación Inserte el cd-rom de Instalación en su computadora con lo cual el asistente de instalación se ejecutará automáticamente. Si esto no sucede deberá ejecutar el asistente de instalación de la siguiente manera: presione el botón Inicio, seleccione la opción Ejecutar y digite D: instalar.exe, (si D corresponde a la unidad lectora de CDROM) y presione Aceptar. Esta instalación le brinda un registro temporal, el mismo que será habilitado permanentemente por nuestro equipo técnico.

1.3 Registro Nuestro equipo técnico proveerá el registro de los computadores que posea su empresa, en el momento de la instalación. Si su registro vence deberá contactar a uno de nuestros representantes para que le renueven el registro y pueda gozar de nuevas actualizaciones y ventajas del Sistema.

2 FÉNIX SISTEMA INTEGRADO

ADMINISTRATIVO

2.1 FENIX es una herramienta muy completa que le ayudará a mejorar notoriamente el rendimiento productivo de su empresa, sus módulos de: facturación, inventario, compras, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, tesorería, contabilidad y reportes le brindarán a su negocio las siguientes ventajas:

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Ilimitado Número de: líneas de productos, clientes, proveedores, vendedores, cajas, cuentas bancarias, empresas. Contabilización Automática. Comprobantes de Retención del IVA y retención en la fuente. Declaración del IVA y Retenciones en la fuente. Generación automática de informes para el SRI. (COA) Libre parametrización de porcentajes de impuestos (IVA, fuente). Conciliación Bancaria. Resumen de ventas por Vendedor. Cierres automáticos de caja y transferencia Caja – Bancos. Análisis de Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar en línea. Análisis por Edades de Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar. Creación Automática de Listas de Precios. Descuentos por Productos y/o Clientes. Cupo Máximo de Crédito por Cliente. Pagos Automáticos por Grupos de Facturas sobre un mismo cliente y proveedor. Inventario según Materia Prima, Productos en Proceso, Productos Terminados. Código de Barras. Inventario Periódico o Permanente. Rotación de Inventarios para la elaboración automática de Pedidos. Registro de pedidos de clientes y proformas. Facturación automática sobre pedidos y proformas. Facturación reversa. Resumen y Detalle del Estado de Cuentas de los Clientes. Relación Ventas por: Vendedor – Línea – Cliente. Informe Diario Ventas por Punto de Venta. Informe Diario del movimiento de ventas. Resumen Impuestos por Compras – Ventas. Rotación y cobertura de Inventarios. Saldos y Auxiliar de Caja – Bancos. Relación de Cartera por Vendedor. Kardex. Libre Parametrización de Reportes. Soporte Técnico Local. Solución inmediata con conexión remota, vía modem. Migración de Datos desde otros sistemas.

2.1.1 Alcance del Sistema. comprende los módulos de: Facturación Punto de Venta (POS) Clientes – Cuentas x Cobrar Proveedores – Cuentas por Pagar Inventarios. Tesorería. Presupuestos. Contabilidad. Reportes. Gráficos Estadísticos.

2.1.2 Características de Fénix. Interfase amigable y de fácil uso. 7

Información en línea. Seguridad por niveles de acceso. Diseño estándar de Windows. Manejo rápido, óptimo e inteligente. Adaptable a las necesidades de su empresa. Reportes parametrizables. Ideal para trabajo en Red.

2.2 Módulos que integran Fénix 2.2.1 Descripción de los módulos. 2.2.1.1 FACTURACIÓN. Este módulo es totalmente funcional para ser acoplado a cualquier necesidad del usuario, permitiendo una facturación rápida y en línea, puede manejar varias opciones y puntos de venta, al mismo tiempo. Facilita la elaboración de facturas múltiples y automáticas en base a pedidos y proformas de clientes. 2.2.1.2 PUNTO DE VENTA Diseñado para atender al cliente final de una manera rápida y eficiente, óptimo para supermercados o comisariatos donde se puede aglomerar personas para recibir una factura por sus compras o pedidos. 2.2.1.3 CLIENTES – PROVEEDORES. Permite un ágil registro de cobranzas a clientes y pagos a proveedores con la posibilidad de indicar los comprobantes cancelados y los medios de pago utilizados. Refleja a través de una amplia gama de informes los movimientos de las cuentas corrientes, la composición de saldos y la aplicación de comprobantes, entre otros aspectos. Con esta herramienta, se podrá administrar las cuentas a cobrar y pagar visualizando los movimientos en línea y emitiendo informes de cuentas corrientes como la composición de saldos y resúmenes de cuentas. Permite al usuario realizar cancelaciones de varias facturas en cuentas por cobrar y pagar, con un solo documento de cobro o pago, reduciendo el tiempo de proceso al registrar varias transacciones individuales. 2.2.1.4 INVENTARIOS. Permite gestionar el control de existencias por almacén, piezas, modelos, tallas. Ofrece la posibilidad de realizar inventarios físicos y ajustarlos con el estadístico del sistema en forma automática. Controla los movimientos de artículos a través de una innovadora herramienta de selección múltiple de información por filtros, sin tener que emitir reportes. 2.2.1.5 TESORERIA. Los movimientos son generados desde los módulos relacionados con caja y bancos en el manejo de cartera de clientes y proveedores, además permite 8

registrar otros movimientos extras en estos auxiliares. Permite el manejo y control de cheques posfechados. La transferencia desde caja a bancos se la puede realizar en forma automática generando los depósitos y asientos contables, manteniendo un control documentando. 2.2.1.6 PRESUPUESTO. Le permitirá 2.2.1.7 CONTABILIDAD. Agiliza especialmente el registro de asientos contables, la obtención de mayores, balances de saldos, integrados con alta consistencia y eliminación de errores. Se integra con todos los módulos auxiliares (cxc, cxp, facturación, compras, caja, bancos, etc) combinando agilidad operativa con un ordenamiento lógico de la tarea y gran adaptabilidad a cada estilo de trabajo. Obtiene en forma rápida y sencilla los estados contables finales a partir de la información generada en los diferentes auxiliares. Este Sistema genera información de diversos aspectos requerida por le SRI para múltiples presentaciones impositivas. La contabilización es realizada en base a definiciones contables especificadas por el contador, migrando la información que se requiera desde los módulos integrados, manteniendo una integridad total entre los mayores y los auxiliares. 2.2.1.8 REPORTES contiene una amplia gama de reportes que se pueden visualizar o imprimir en varios formatos de Windows, como archivos .XLS (Excel), .DOC (Word), .PDF (Acrobat Reader), .XML (Lenguaje de Marcas Extendidas), .HTML (Páginas Web). Todos estos reportes poseen varias opciones de selección que le permitirán obtener la información que usted requiere. 2.2.1.9 GRAFICOS ESTADISTICOS Este módulo le permite obtener información de algunos de los reportes de a manera de gráficos estadísticos en donde se puede visualizar de una forma más práctica la información que requiere.

2.3 Conocimientos básicos requeridos Para empezar usted no necesita conocer ningún lenguaje de programación, sin embargo debe conocer el manejo básico de su computadora. 9

ha sido desarrollado bajo un ambiente gráfico, si usted maneja Windows, fácilmente se familiarizará con el ambiente de

.

También debe tener una idea básica sobre que es Disco Duro, disqueteras, CDROM, etc., así como el manejo de archivos (conocer para que sirven, como se crean o modifican) y por último tener conocimientos sobre el uso y manejo de su impresora.

2.4 Requerimientos de Hardware y Software Para un óptimo funcionamiento del sistema a continuación se detallan los requerimientos de hardware y software que se necesitan:

2.4.1 Para el Servidor 2.4.1.1 HARDWARE

2.4.2 Para el Cliente o Estación de Trabajo 2.4.2.1 SOFTWARE De preferencia para su buen funcionamiento se recomienda tener Windows XP

3 DESCRIPCION GENERAL DEL SISTEMA Como se ha mencionado es una herramienta que se basa en el ambiente gráfico de Windows por lo que se explica a continuación los elementos gráficos con los que se encontrará en las pantallas del sistema.

3.1 Iconos o botones Son botones que al presionarlos ejecutan ciertas acciones. Si el botón aparece de esta forma forma

quiere decir que el botón está habilitado y si aparece de esta

indica que está deshabilitado.

Iconos Y botones Gráfico

Nombre Tecla Nuevo

F9

Modificar

F11

Eliminar

F10

Descripción Permite ingresar un nuevo registro dependiendo de la gestión en dónde se encuentre. Permite realizar cambios o modificaciones en los datos de la pantalla en la que se encuentre. El registro sólo podrá ser modificado en la pantalla que fue originado. Permite eliminar o borrar el registro que indique. El registro sólo podrá ser eliminado en la pantalla que fue originado. 10

Grabar

F12

Primero

F5

Permite guardar la información que se muestra en la pantalla. Permite interrumpir los procesos de ingreso o modificación de datos Permite visualizar el primer registro.

Anterior

F6

Permite visualizar el registro anterior.

Siguiente

F7

Permite visualizar el siguiente registro.

Ultimo

F8

Permite visualizar el último registro.

Buscar

F3

Ordenar

F4

Cancelar

Filtrar

F2

Mas

Alt+

Permite realizar búsquedas de un determinado registro por código o por descripción. Permite ordenar los registros por código o por descripción. Permite actualizar los cambios o el ingreso de datos realizados en las pantallas del sistema. Permite filtrar la información por determinados parámetros que usted establezca. Permite agregar un ítem más.

Menos

Alt-

Permite quitar o eliminar un ítem.

Imprimir

Ctrl.+Q

Refrescar

Explorar

Permite enviar información.

a

la

impresora

la

Permite buscar archivos o carpetas dentro del disco duro.

Cerrar

Esc

Permite cerrar la ventana en la cual se está trabajando

Búsqueda Avanzada

Alt+B

Botones de opción

Alt+c/d

Permite realizar una búsqueda más rápida y precisa, buscando una coincidencia con la frase o letras que usted haya ingresado. Son botones que se activan al dar un clic sobre ellos aceptando la acción. Sólo puede elegir una opción entre varias.

3.2 Cajas de texto. Son cuadros donde usted puede ingresar datos a manera de caracteres, fechas o números. Caja de texto habilitada Caja de Texto deshabilitada

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3.3 Casillas de verificación. Es un cuadro en donde se dibuja un visto al dar clic sobre el mismo, indicando si la acción debe ser realizada o no. Las casillas de verificación pueden ser activadas algunas de entre varias. Casilla de verificación activada y habilitada. Casilla de verificación desactivada y deshabilitada.

3.4 Fichas También conocidas como cejas o pestañas.

3.5 Cuadros de lista. Son cuadros que poseen una lista de datos o información. Cuadro de lista desplegable, al dar un clic el botón emergerá una lista de datos. También puede presionar la tecla INS para poder agregar algún dato más a la lista. O puede dar clic derecho con el Mouse para poder realizar búsquedas avanzadas en la lista. Para no mostrar el dato seleccionado en la lista desplegable presione el botón DEL o Suprimir. Es un cuadro que contiene una lista de datos, al presionar el botón

la lista se desplaza hacia abajo y al presionar

el botón la lista se desplaza arriba. Puede dar clic derecho con el Mouse para poder realizar búsquedas avanzadas en la lista. Para no mostrar los datos seleccionados en la lista desplegable presione el botón DEL o Suprimir.

3.6 Tablas Permiten visualizar los datos a manera de una tabla, los nombres de las columnas se las conoce como encabezados, al dar clic derecho o clic izquierdo con el Mouse sobre algunos de estos encabezados se ejecutan ciertas acciones de búsqueda o de ordenamiento. 12

3.7 Cuadros de imagen Son cuadros donde se pueden agregar imágenes en dibujos o fotografías en formatos .bmp o .jpg

3.8 Accesos Directos TECLAS ALT CTRL CTRL ALT ALT CTRL CTRL CTRL CTRL CTRL CTRL CTRL CTRL CTRL CTRL

+ + + + + + + + + + + + + + +

F4 F1 F2 F1 F2 F3 F4 Q F7 F8 F9 T F10 F11 F12

ACCION Salir del sistema Fénix Facturas a Clientes Punto de Venta Facturas a Clientes incluido IVA Punto de Venta incluido IVA Notas de entrega Consulta de Artículos Impresión de Facturas Movimientos cuentas por cobrar Movimientos cuentas por pagar Calculadora Directorio Telefónico Barra de herramientas principal Control de fecha Mensajería

4 INGRESO AL SISTEMA Para ingresar a debe dar doble clic con el Mouse en el icono de ubicado en el escritorio.

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Si desea tener un acceso al sistema con el teclado haga lo siguiente con el Mouse de clic derecho sobre el icono de Seleccione propiedades y ubíquese en el cuadro de texto Tecla de Método Abreviado indique la secuencia de teclas a usarse para el acceso directo, por ejemplo presione consecutivamente las teclas: Ctrl + Alt + Z y presione Aplicar y Aceptar.

4.1 Identificación de usuarios Al ingresar a aparece una pantalla en donde debe ingresar la identificación del usuario con su correspondiente clave. Si usted no es usuario del sistema y no posee una clave deberá presionar con el Mouse en Salir o presione la tecla Esc. Si todavía no existe ningún usuario creado seleccione el usuario Administrador y en Password digite admin, que es el password que por defecto posee el sistema, el mismo que puede ser cambiado en cualquier momento.

4.2 Seleccionando una empresa

Una vez que se le ha permitido el acceso al Sistema debe seleccionar la empresa a la que desea ingresar, si tiene activada la casilla de verificación, la cual se encuentra debajo de la lista de empresas junto al nombre de usuario, un proceso de validación de base de datos se ejecutará el cual tardará unos segundos, si no desea que se ejecute este proceso desactívela.

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5 CREANDO UNA EMPRESA Para crear una nueva empresa debe pulsar sobre el icono que se encuentra en la parte inferior de la pantalla principal. Aparecerá la siguiente pantalla

Presione el botón Nuevo o e ingrese el nombre de su empresa o negocio ej: LA DESPENSA , además indique la ruta en donde serán almacenados los datos, seguido debemos seleccionar los módulos que deben estar activos para dicha empresa y presione el botón Grabar o , repetimos estos pasos para crear las empresas que se requieran.

El sistema creará un proceso automático de generación de tablas que requiere esta nueva empresa. Para salir de esta pantalla presione el botón Salir

o la tecla Esc.

6 CREACIÓN DE USUARIOS La creación de usuarios permite que el sistema pueda ser utilizado por varias personas que cumplirán tareas específicas en el sistema, por tal motivo a los usuarios se le otorgarán permisos de uso en cada uno de los módulos del sistema. 15

Para crear un nuevo usuario pulse sobre el icono de usuarios encuentra en la pantalla principal

que se

Vamos a crear el usuario María Pérez que tiene el cargo de Auxiliar Contable y posee acceso a las empresas LA DESPENSA y FERRETOTAL poseyendo todos los permisos del sistema y de los reportes incluyendo permisos de administrador. Para empezar presionamos el botón Nuevo siguientes datos: User id: Nombre: Cargo: Password: Confirmar:

o e ingrese los

María Pérez María Pérez Auxiliar Contable m4r14 m4r14

User Id corresponde a la identificación del usuario, este debe ser único por lo que no puede repetirse.

IMPORTANTE: El password o clave es primordial para la protección de los datos del sistema y cada usuario debe mantenerlo en reserva; por lo tanto la clave debe ser difícil de descifrar para otros pero fácil de recordar para uno. Utilice números y letras para conformarlo, en el ejemplo hemos reemplazado las vocales por los números que se asemejan en su forma así: A por 4 (cuatro), E por 3 (tres), I por 1 (uno), o por 0 (cero). 16

Para asignarle los permisos de acceso a los reportes presionamos el siguiente

botón

con el que aparecerá la siguiente pantalla:

Seleccione los reportes que desee que el usuario tenga acceso en los diferentes módulos pasándolos de Reportes Sin Acceso a Reportes con Acceso de uno en uno con el botón

o todos con el botón

denegar el acceso de los reportes de uno en uno presione el botón todos con el botón presione el botón

para o

para indicar que estos cambios son los se quedan para cancelar los cambios presionamos el botón Salir

o la tecla Esc. Al retornar a la pantalla anterior presione el botón Grabar

o .

6.1 Otorgando Permisos a los usuarios Para dotarle a María Pérez de todos los atributos del sistema, del cuadro de lista, presionamos el botón y presionamos el botón Modificar

seleccionamos a María Pérez, o , después presionamos el

botón y aceptamos el mensaje presionando Si, aparecerá entonces una lista con todos los módulos y opciones del sistema los mismos que tienen acceso cuando aparecen con el botón o negado cuando tienen el botón

estos botones cambian su estado cada vez que damos clic con el

Mouse, como María tiene acceso a todos los módulos de presionamos con el Mouse en la palabra Si ubicada en el encabezado de la tabla y le concedemos los permisos de C Crear, E Eliminar, M Modificar e I Imprimir también al dar clic sobre estos encabezados o en las casillas de verificación de cada uno de los módulos.

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SUGERENCIA Para dar permisos a todas las opciones que contiene un módulo (el mismo que se encuentra con letras mayúsculas) ubíquese en la fila del módulo y de clic en las casillas de verificación casilla de verificación de crear (C), eliminar (E), modificar (M) o imprimir (I) según crea necesario, automáticamente se irán activando todas las casillas de verificación de las opciones de ese módulo.

Para que María posea todos los permisos de Administrador debemos ir a la pestaña General de la página Permisos y activar la casilla de verificación , lo que permite que pueda realizar ciertos procedimientos especiales como modificar reportes o acceder a todas las empresas.

Cree también al usuario Juan López que tiene el cargo de Vendedor con acceso a la empresa LA DESPENSA y sólo posee permisos de facturación con acceso a los reportes de Ventas. Para dar accesos a los usuarios a las empresa LA DESPENSA ingresamos nuevamente a empresa, de lista de empresas seleccione la empresa LA DESPENSA ponemos modificar y nos ubicamos en la pestaña Usuarios:

18

En el costado izquierdo se encuentran los Usuarios sin Acceso y al costado derecho los Usuarios con Acceso presionamos para dar acceso a todos estos usuarios, luego seleccionamos la empresa FERRETOTAL y seleccionamos a Administrador y a María Pérez y presionamos el botón para dar acceso únicamente a los usuarios seleccionados, finalmente presionamos Aceptar

para guardar los cambios o Cancelar

para deshacerlos, finalmente presionamos

.

6.2 Cambiar clave o password. Cada usuario tiene la libertad de cambiar su clave o password cada vez que crea conveniente, además puede configurar el sistema para que este cambio pueda ser recordado cada cierto tiempo. Para esto vaya debe dar clic derecho en la pantalla inicial, al momento que ingresa su id y contraseña. Para cambiar su clave debe ingresar su password original o anterior e ingresar y confirmar su nuevo password, seleccione el tiempo en que caducará su nuevo password para que transcurrido dicho tiempo el sistema muestre automáticamente la pantalla de Cambio de Contraseña para que pueda modificar nuevamente su password, finalmente presione Aceptar para guardar los cambios.

6.3 Cambio de usuario.

19

El cambio de usuario permite que el sistema pueda ser usado por otra persona sin necesidad de cerrar el sistema, para esto vaya a Archivo – Usuarios – Cambio de Usuario o presione simultáneamente las teclas: Ctrl + U.

6.4 Mi Menú

le permite personalizar un menú gráfico de accesos directos a las opciones del sistema que utiliza con mayor frecuencia y a los cuales tiene acceso, para configurar su menú o su barra de herramientas presione el botón ubicado en la parte inferior del menú textual. Active las casillas de verificación de las opciones del sistema que desee que se encuentren en su menú y presione el botón Aceptar.

6.4.1 Barra de herramientas Principal La barra de herramientas Principal es el menú gráfico de accesos directos que personaliza según sus necesidades.

20

Para abrir la barra de herramientas principal vaya a Opciones – Barra de Herramientas – Principal o presione las teclas CTRL + F10 simultáneamente. Para cerrar esta barra debe arrastrar con el Mouse la barra hacia cualquier lugar de la pantalla y presionar el botón Cerrar

6.4.2 Barra de herramientas Control de Fechas. La barra de herramientas Control de Fechas le permite modificar la fecha con la que se realizará todas las transacciones del sistema, además puede configurar si las búsquedas que haga el sistema se realizarán por código o por descripción.

Para abrir la barra de herramientas Control de Fechas vaya a Opciones – Barra de Herramientas – Control de Fechas o presione las teclas CTRL + F11 simultáneamente. Para cerrar esta barra debe arrastrar con el Mouse la barra hacia cualquier lugar de la pantalla y presionar el botón Cerrar

6.4.3 Barra de herramientas Mensajería La barra de herramientas Mensajería le permite mantener con los usuarios del sistema una comunicación escrita mediante correo o mediante conversaciones instantáneas (Chat).

Para abrir la barra de herramientas Mensajería vaya a Opciones – Barra de Herramientas – Mensaje o presione las teclas CTRL + F12 simultáneamente. Para cerrar esta barra debe arrastrar con el Mouse la barra hacia cualquier lugar de la pantalla y presionar el botón Cerrar 6.4.3.1 MENSAJERÍA

21

7 CONFIGURANDO MI EMPRESA. La configuración de la empresa permite ingresar los datos de identificación de la empresa así como su parametrización para su funcionamiento, estos datos pueden ser modificados en cualquier momento por si su empresa cambia de ubicación, nombre, teléfonos o hasta en sus políticas internas. Para hacer más práctico este capítulo realizaremos la configuración de la empresa LA DESPENSA. Para empezar vaya a Opciones – Configuración del Sistema – Datos Iniciales.

FICHA EMPRESA

22

FICHA EMPRESA Datos Informativos Empresa / Encabezado del reporte del sistema Datos para fondo de pantalla

Todos los reportes del sistema tendrán como encabezado los datos informativos de la empresa. Le permite colocar el nombre de su empresa en el fondo de pantalla de acuerdo a una ubicación que usted determine.

Esta información es muy importante ya que estos datos servirán para el encabezado de todos los reportes.

FICHA GENERAL

23

FICHA GENERAL Tipo de Costos

Cálculo

de

Opciones Creación

Caja para cheques posfechados Fondo de pantalla

Le permite escoger la forma de cálculo de los costos entre último costo y costo promedio. NOTA : Esto no podrá cambiar cuando ya se realicen transacciones que afecten al inventario. Según las nuevas políticas de gobierno se debe trabajar a Costo Promedio. Al activar esta casilla de verificación indica al sistema que cada vez que cree un artículo o servicio, se activará automáticamente la opción de que el producto graba IVA, el cual podrá ser modificado si este fuera el caso. Escoge la caja a la que por defecto se enviarán los cheques posfechados. Coloque la imagen de su empresa como fondo de pantalla del sistema. Para eso copie la imagen que desee como fondo dentro de la carpeta en su disco duro y digite el nombre de la imagen en el cuadro de texto de Fondo de Pantalla.

Multi-Almacén

Agregar Cliente / Proveedor como rubro de Flujo de Caja Opciones SRI

Al activar la casilla de verificación le indica al sistema que su empresa trabaja con varias sucursales y puede crearlas presionando la tecla INS sobre el cuadro de lista cuando éste se encuentra seleccionado. Almacén principal.Almacén de materia prima .Al momento de crear un cliente o un proveedor nuevo usted puede añadirlo automáticamente como rubro de su flujo de caja. Al activar esta casilla de verificción le indica al sistema que su empresa es contribuyente especial.

FICHA ARTICULOS 24

FICHA ARTICULOS Denominación a tipos de precios

Le permite personalizar las etiquetas de los tres tipos de precio que maneja el sistema. Donde el Precio A es el más alto y el precio C es el más bajo. Ejemplo: PRECIO A : PVP, PRECIO B: Minorista, PRECIO C: Mayorista.

Información en consultas de Artículos

Le permite configurar la información que quiere visualizar al momento de realizar la búsqueda de artículos. Indicando el orden de las columnas que se desee que salga en la consulta, ya sea por Precio A + IVA, Precio B + IVA, Precio C + IVA, Precio A, Precio B, Precio C, Existencia Actual, Costo Actual, Ultimo Costo, Costo final escogiéndolas en cada una de las columnas.

Búsqueda por defecto de artículos

Le indica al sistema que las búsquedas se realizarán siempre comparando el código o la descripción.

Valores y datos adicionales para los artículos.

Son campos informativos que usted puede aumentar según requiera para que aparezcan en el detalle del mantenimiento de artículos, los mismos que pueden ser numéricos para los valores o alfanuméricos para los datos

FICHA NUMERACION

25

FICHA NUMERACION Numeración Automática de Documentos

Le permite inicializar la secuencia de cada documento que posea la empresa, para que automáticamente se vaya incrementando según las transacciones realizadas.

FICHA FACTURACIÓN

FICHA FACTURACION Permisos de Facturación

Establece si las ventas se pueden realizar con o sin stock y con el precio de venta al público menor o mayor que el costo. 26

Opciones de Facturación

Salto Automático de Línea Útil para negocios donde se expende la mercadería usando lector de códigos de barras como en supermercados, cada vez que el lector lee un producto lo registra en la factura y salta de línea automáticamente. Control en el código el valor PVP al momento de Facturar Restar cantidad de pedido Al activar esta casilla se irá restando automáticamente del pedido registrado en el sistema, los productos que ya se le han vendido al cliente. Permitir Facturar Artículos sin Precio Al activar esta casilla le permite facturar productos con precio cero (0) en caso de que se realicen promociones con productos gratis. Facturar los productos con ICE Al activar esta casilla se permite sumar el ICE (Impuesto al Consumo Especial) en las Facturas emitidas. Imprimir automáticamente si es mayor al valor Imprime la factura automáticamente al momento de grabarla cuando el valor es mayor al que se indique Líneas máximas por Factura y Líneas máximas por Punto Venta Indica el número máximo de líneas que un documento de entrega (facturas o notas de venta) pueden abarcar en el detalle. Forma de pago por defecto al crear la factura Establece la forma de pago que por defecto estará seleccionada al momento de crear una nueva factura.

Cuenta asignada a punto de venta

Elige un cliente el mismo que estará seleccionado por defecto cada vez que realice una venta, por punto de venta por lo general ese cliente puede ser: clientes varios o consumidor final

Porcentaje correspondiente al impuesto al valor agregado

Establece el porcentaje actual de IVA que rige en el país.

FICHA FORMATO DECIMAL

27

FICHA FORMATO DECIMALES Decimales en ventas Decimales en costos Decimales en cantidades

Configura el número de decimales que se visualizará en facturación. Configura el número de decimales que se visualizará en compras. Configura el número de decimales que se visualizará en las cantidades de los artículos a comprar o vender.

FICHAS MICELANEOS Esta ficha Misceláneos contienen ciertas configuraciones más específicas para el sistema como para el SRI, compras, artículos, varios, rangos de cartera, clientes 28

FICHA SRI

FICHA COMPRAS

FICHA ARTICULOS

29

FICHA VARIOS

FICHA RANGOS DE CARTERA

30

FICHA CLIENTES

8 VENDEDORES Y FACTURADORES 31

permite administrar los permisos que poseen los vendedores o los facturadores con respecto a la forma de emitir los documentos de entrega (facturas o notas de venta). La diferencia entre un vendedor y un facturador radica en que el vendedor se encarga netamente de la venta y el facturador es el que registra la venta en el sistema. Es común que el vendedor y el facturador sean la misma persona. necesita identificar a los vendedores para poder proporcionar a la empresa la información necesaria para la liquidación de comisiones de vendedores y para el estudio de las ventas realizadas por cada vendedor. Para ingresar a María Pérez como vendedora y facturadora: Presione el botón Nuevo

o e ingrese los siguientes datos.

FICHA DETALLE Código

4

Clave

100

Nombre

María Pérez

Facturador

Activado

Caja

Caja Chica

PVP Mínimo

Precio C

Permitir modificar (Precios) ya establecidos Permitir modificar porcentaje de (IVA) ya establecidos Permitir dar (Descuentos) ya establecidos Permitir facturar cantidades negativas

Activado

Puede cambiarlo o dejar el código secuencial que le genera el sistema. Esta clave será solicitada cada vez que registre una venta.

Permiso necesario para poder ingresar las ventas al sistema, en caso contrario sólo sería vendedora Caja que el facturador tendrá seleccionada por defecto. Es el precio que como mínimo puede registrar en la venta. El facturador puede cambiar el precio que el sistema le indica

Activado

Permite modificar el porcentaje del IVA entre 0% (cero) o el porcentaje de IVA establecido y que rija el país.

Activado

Permite cambiar el descuento establecidos.

Desactivado

Al momento de facturar se puede hacer una devolución ingresando cantidades negativas esto es muy útil cuando se

porcentaje

de

32

(Devolución en factura) Administrador para Punto de Venta Facturar solo artículos que consten en lista del cliente

hacen devoluciones por cambio. Desactivado

Desactivado

Factura

En blanco

Nota de Venta

En blanco

Por último presione Grabar

Permite realizar acciones de administrador en el punto de venta como Modificar o Eliminar. Permite facturar sólo los productos que constan en una lista que se le asigne al cliente. Para asignar productos al cliente vea CREACION DE CLIENTES del capítulo FACTURACION. Específica el nombre del reporte que tiene el diseño para la impresión de la Factura. Específica el nombre del reporte que tiene el diseño para la impresión de la Nota de Venta.

o .

FICHA DE LISTA Permite visualizar los vendedores y/o facturadores que hayan sido ingresados al sistema.

9 INVENTARIOS 33

Un Inventario consiste en una lista con la cantidad de artículos que su empresa o negocio comercia; el mal manejo del mismo le puede significar pérdidas importantes de dinero. Un inventario varía continuamente, de acuerdo a los ingresos y egresos que se registren por cada artículo. le ofrece el módulo de Inventarios para que usted mantenga un control exacto sobre sus inventarios y de esta manera pueda constatar que el flujo de sus artículos se realice para los fines pertinentes.

9.1 CREACION DE ARTICULOS Los artículos del inventario de su empresa pueden ser considerados físicos (1 kilo de clavos, 1 televisor, 1 prenda de vestir, 1 libra de arroz, etc.) o no físicos llamados servicios (Mantenimiento de equipos, instalación de software, planchado y lavado, etc) estos últimos no poseen stock. Para crear artículos vaya a Inventarios- Actualización – Artículos aparecerá la siguiente pantalla.

Presione el botón Nuevo

o e ingrese los siguientes datos:

FICHA DETALLE 1 Código

11

Alterno

Texto en blanco

Barras

78601109

Este código puede ser el secuencial que genera el sistema o uno que usted cree y digite, o también puede ser el código de barras del producto. Puede ser el código con el que identifica su proveedor al producto Código de barras del producto. 34

IVA

Activado

Status

Activado

Descripción

Cigarrillos Marlboro

Categoría

Cigarrillos

Subcategoría

No perecederos

Categoría Especial

Lista en Blanco

Unidades Bulto Unidad Funcional Fracción Unidad Existencia Actual

x

x

Caja

12

Cajetilla

1(por defecto) 20

Cigarrillos Texto en blanco

En tránsito

Texto en blanco

Pedido Clientes

Texto en blanco

Costo Actual

Texto en blanco

Costo Anterior

Texto en blanco

Costo Estándar

Texto en blanco

Indica que al producto se debe sumar el IVA al momento de comprar y facturar. Indica si ese artículo esta activo para poder mostrarlo en listas. Nombre del producto o del servicio. Agrupa los artículos o productos en un grupo o categoría de artículos. Si desea crear un grupo sin salir de la pantalla de artículos presione INS sobre el Cuadro de lista desplegable de Categoría. Para crear Grupos de Artículos vea CREACION DE GRUPOS DE ARTICULOS. Agrupa los artículos o productos en un subgrupo o subcategoría de artículos. Si desea crear un subgrupo sin salir de la pantalla de artículos presione INS sobre el Cuadro de lista desplegable de Subcategoría. Para crear subgrupos de Artículos vea CREACION DE SUBGRUPOS DE ARTICULOS. Específico para productos que manejan series como tallas o tamaños. (p. ej. Calzado o Ropa). Indica el nombre del bulto y la cantidad de artículos que contiene. Es la unidad del artículo que más habitualmente se vende. Es la fracción de artículos que viene dentro de una unidad. Dato referencial de la cantidad de artículos que posee actualmente en stock. Se genera al realizar un proceso de la obtención de los datos almacenados en pedidos a proveedores. Se genera al realizar un proceso de la obtención de los datos almacenados en pedidos de los clientes. Dato referencial del costo del artículo. Datos que llena el sistema cuando hay variaciones de costos. Es un precio aproximado o estimado. Se lo usa especialmente en Producción en donde el precio que adquiere un producto final 35

depende del costo de cada artículo que lo conforma. Precios de venta Por Bulto

A 13.16

B 13.07

C 12.98

Por Unidad

1.16

1.07

0.98

Por Fracción

0.07

0.06

0.05

Descuento

2%

3%

5%

Precio A incluido IVA Utilidad Valor

1.30

1.20

1.10

0.26

0.17

0.08

Margen %

22.41%

15.88%

8.16%

5

10

15

Utilidad %

Cantidad

Es el precio de los artículos sin IVA que se vende por bulto. Para desglosar el valor del IVA, ingrese en la caja de texto el valor con IVA y presione el signo de división / (Shift + 7) Es el precio de los artículos sin IVA que se vende por Unidad. Para desglosar el valor del IVA, ingrese en la caja de texto el valor con IVA y presione el signo de división / (Shift + 7) Es el precio de los artículos sin IVA que se vende por Fracción. Para desglosar el valor del IVA, ingrese en la caja de texto el valor con IVA y presione el signo de división / (Shift + 7) Porcentaje de descuento que se ofrece del artículo. Dato calculado por el sistema. Suma el IVA al precio por Unidad. Dato calculado por el sistema. Obtiene la utilidad en dólares al restar el Costo Actual del Precio de Venta por Unidad Dato calculado por el sistema. Obtiene el margen de ganancia en porcentaje que se obtuvo de Utilidad. Es un margen de utilidad fijo que servirá para calcular el precio de venta de acuerdo a los nuevos costos del artículo. Vea el capítulo de PVP DE ARTÍCULOS. Indican la cantidad de productos o artículos que el consumidor debería llevar para obtener el Descuento. Al dejar en blanco este campo indicamos que el descuento se realiza sin importar la cantidad de productos que lleva

36

FICHA DETALLE 2 Código

11

Descripción

CIGARRILLOS MALBORO

Exist. Mín.

24

Exist. Mín.

120

Ubicación

01:02:03

Descripción

Cigarrillos Malboro

Peso Bruto

Texto en blanco

Peso Neto

Texto en blanco

Días reposición

Texto en blanco

Ensamblado

Desactivado

Control Series

Desactivado

Texto deshabilitado, código ingresado en la ficha 1. Texto deshabilitado, descripción ingresada en la ficha 1. Existencia mínima. Es la cantidad mínima de artículos que se debe tener en stock con respecto a la Unidad Funcional. Existencia máxima. Es la cantidad máxima de artículos que se debe tener en stock con respecto a la Unidad Funcional. Indica la ubicación del producto o artículos según usted tenga organizado su local comercial. Ej: Percha 01: Fila 02: Columna 03. Nombre del producto o del servicio. Dato informativo sobre el peso bruto del artículo. Dato informativo sobre el peso neto del artículo. Dato informativo que indica el número de días en los que hay que reponer el producto. Indica que el artículo sirve para ensamblar o armar otro artículo. Establece que ese producto al revisar movimientos tiene la 37

Ítem de Servicio

Desactivado

Materia Prima

Desactivado

Artículos restricción Vendedor Creado

Desactivado

sin del

20/08/05

Vida Útil

//

ICE1

Texto en blanco

ICE2

Texto en blanco

posibilidad de ingresar datos adicionales correspondiente a los números de serie. Indica que el artículo ingresado se trata de un servicio y que no lleva inventario. Indica que el artículo ingresado es Materia Prima para la elaboración de otros productos.

Dato del sistema. Fecha en la que se creó el artículo. Fecha en la que caduca o expira el artículo. Impuesto al Consumo Especial Indica el porcentaje al ICE que se sumará al precio del artículo tomando en cuenta el descuento dado por el proveedor. Impuesto al Consumo Especial Indica el porcentaje al ICE que se sumará al precio del artículo sin tomar en cuenta el descuento dado por el proveedor.

NOTA: Para que el porcentaje del ICE sume a las facturas emitidas asegúrese que la casilla de verificación Facturar los productos con ICE esté activada, dicha casilla se encuentra en Opciones – Configuración del Sistema – Datos Iniciales ficha Facturación. De igual manera para que las compras registren o sumen el porcentaje del ICE asegúrese que la casilla de verificación Registrar compras con ICE esté activada, esta casilla se encuentra en Opciones – Configuración del Sistema – Datos Iniciales ficha Misceláneos.

Inventario

Ventas

Descuento

Códigos Contables Se genera automáticamente al crear un nuevo artículo (Vea PLAN DE CUENTAS. Del capítulo CONTABILIDAD). Caso contrario ingrese la cuenta manualmente según corresponda. 4.1.01.01 Se genera automáticamente al crear un nuevo artículo (Vea PLAN DE CUENTAS. Del capítulo CONTABILIDAD). Caso contrario ingrese la cuenta manualmente según corresponda. 4.1.01.02 Se genera automáticamente al crear un nuevo artículo (Vea PLAN DE CUENTAS. Del capítulo CONTABILIDAD). Caso contrario 1.1.04.01

38

Costos

5.1.01.01

Devolución

4.1.01.03

ingrese la cuenta manualmente según corresponda. Se genera automáticamente al crear un nuevo artículo. (Vea PLAN DE CUENTAS. Del capítulo CONTABILIDAD). Caso contrario ingrese la cuenta manualmente según corresponda. Se genera automáticamente al crear un nuevo artículo. (Vea PLAN DE CUENTAS. Del capítulo CONTABILIDAD). Caso contrario ingrese la cuenta manualmente según corresponda.

FICHA DETALLE 3 Código

11

Descripción

CIGARRILLOS MALBORO

Observación

Texto en blanco

Otros campos

Textos en blanco

Texto deshabilitado, código ingresado en la ficha 1. Texto deshabilitado, descripción ingresada en la ficha 1. Puede ingresar alguna anotación que usted crea conveniente. Son los campos que usted puede crear según sea su necesidad. Para crear estos campos vea Configurando mi Empresa Ficha Artículos.

39

FICHA TÉCNICA Campo tipo Memorando en donde puede ingresar detalles técnicos del producto o del artículo.

40

FICHA MOVIMIENTOS Permite visualizar a manera de kardex los movimientos del artículo o producto tanto en sus entradas como en sus salidas

41

FICHA LISTA DE ARTICULOS Permite visualizar los productos, artículos o servicios ingresados al sistema. En esta tabla usted puede verificar y controlar el stock, así como los costos de los productos. Exportar Artículos Al presionar este botón se enviará a un archivo todos los artículos ingresados el path donde se encuentra el archivo es C:\FENIX\Lista_Articulos. Importar Artículos Al presionar este botón aparecerá una ventana donde puede seleccionar el archivo Lista_Articulos (Figura 9.1). Luego aparecerá un listado a manera de tabla con la lista de artículos (Figura 9.2), en esta lista aparecerán únicamente los artículos cuyos códigos no se repitan con los artículos que ya tenga ingresados, presione la tecla Esc para cerrar esta ventana y presione Aceptar en la venta de Información. (Figura 9.3). Para refrescar o actualizar los datos presione el botón

FIGURA9.1

42

FIGURA 9.2

FIGURA 9.3

9.1.1 Duplicar Artículos Para evitar que vuelva a digitar artículos que no se diferencian del todo uno de otro haga lo siguiente: seleccione el artículo que va a duplicar, luego de clic derecho en el botón Nuevo

y elija la opción Duplicar y presione

nuevamente Nuevo y habrá duplicado el artículo, únicamente cambie el código que necesariamente debe ser único y la descripción del nuevo producto. Cuando ya no necesite duplicar productos o artículos de clic derecho en el botón Nuevo

y elija la opción En Blanco.

9.1.2 Generar códigos de artículos. Esta opción es útil para empresas que trabajan con artículos que manejan tallas o series, es el caso de empresas que venden calzado o ropa. Para entenderlo vamos a agregar una línea de venta a nuestra empresa LA DESPENSA, la empresa vende zapatos escolares para niños y vamos a generar estos códigos. Primero vamos a crear un artículo base del cual vamos a generar el resto de artículos.

43

Presionamos el botón Nuevo

o y creamos el artículo zapatos con

el código ZAP y grabamos con el botón Grabar indica la siguiente pantalla.

Para

generar

los

códigos

seleccionamos

presionamos clic derecho en el botón Nuevo

el

o . Como lo

artículo

zapatos,

luego

y escogemos la opción

Generar Códigos. Volvemos a presionar el botón Nuevo siguiente pantalla:

y emergerá la

44

brinda la opción de trabajar con dos estándares en lo que se refiere a calzado. El Calzado Europeo que tienen tiene numeraciones desde la talla 14 la más pequeña hasta la talla 45 que es la más grande y el Calzado Americano que va desde la talla 1 hasta la talla 14.5. Y en lo que se refiere a Prendas de Vestir trabaja con tallas numéricas e iniciales alfabéticas. Para crear la tabla de colores presione INS en el cuadro de lista desplegable Color, o vea el capítulo MANTENIMIENTO DE TABLAS. Luego presione el botón

apareciendo la siguiente pantalla.

Automáticamente se crearan los artículos con las tallas especificadas de esta forma:

Los códigos generados tienen la siguiente estructura:

ZAP – 25- NEG ZAP

(Código del artículo base) 45

25

(Talla del artículo)

NEG

(Código del color seleccionado)

9.1.3 Creación de Grupos de Artículos Es necesario tener organizado sus productos dentro del sistema. Para organizarlos necesitamos clasificarlos de acuerdo a una o varias características que tengan en común, por ejemplo: Alimentos, Calzado, Productos de Limpieza, etc. De esta manera usted obtendrá reportes de sus artículos organizados y clasificados por grupos. Para crear un grupo de artículos vaya a Opciones – Mantenimiento – Tablas aparecerá la siguiente pantalla:

Presione el botón hasta ubicar Grupo de Artículos. Luego presione Nuevo o e ingrese en la tabla el código y la descripción del grupo. Finalmente presione el botón Grabar .

o

La empresa LA DESPENSA posee los siguientes grupos de artículos. -1 -2 -3 -4 -5 -6

Comestibles Bebidas Limpieza Personal Limpieza Hogar Cigarrillos Licores

9.1.4 Creación de Subgrupos de Artículos. La creación de grupos le ayuda a clasificar los artículos, la creación de subgrupos le permite clasificar los grupos. Para crear un subgrupo vaya a Opciones – Mantenimiento – Tablas aparecerá la siguiente pantalla:

46

Presione el botón hasta ubicar SubGrupo de Artículos. Luego presione Nuevo o e ingrese en la tabla el código y la descripción del subgrupo. Finalmente presione el botón Grabar .

o

La empresa LA DESPENSA posee los siguientes subgrupos de artículos. -1 -2

Perecederos. No Perecederos.

47

9.2 TOMA FÍSICA 9.2.1 Inventario Inicial El inventario inicial le permite tomar y registrar por primera vez la existencia y los costos de los artículos que posee en su empresa al sistema Informático

Para ingresar el Inventario Inicial vaya a: Inventarios – Toma Física – Inventario Inicial. Aparecerá la siguiente ventana.

En primer lugar debe crear un proveedor llamado INVENTARIO para cargar en éste los artículos que posee, para crearlo presione INS en el cuadro de lista desplegable donde aparece el listado de los proveedores. Vea CREACION DE PROVEEDORES del capítulo COMPRAS. El inventario con el que cuenta la empresa LA DESPENSA es el siguiente:

Código 11 BEB001 BEB002 COM001 COM002 LIM001 LIM002 LIM003 LIM004 ZAP ZAP-25-NEG ZAP-26-NEG

Descripción CIGARRILLOS MALBORO COCA COLA LECHE LA FINCA PAN ESPECIAL ATUN REAL SHAMPOO SEDAL 400 ML CERA PARA PISOS POLIFLOR DESODORANTE NIVEA PARA MUJER JABON LIQUIDO LUX ZAPATOS ZAPATOS ZAPATOS

Existencia

Costo

0.00 20.00 15.00 100.00 10.00 8.00 4.00 7.00

0.00 1.00 0.45 0.08 0.80 1.20 1.80 2.00

12.00 0.00 3.00 3.00

0.95 0.00 7.00 7.00 48

ZAP-27-NEG ZAP-28-NEG ZAP-29-NEG ZAP-30-NEG

ZAPATOS ZAPATOS ZAPATOS ZAPATOS

3.00 5.00 5.00 5.00

7.00 9.00 9.00 9.00

Para ingresar esta información seleccionamos al proveedor Inventario y damos clic en Nuevo

o , aparecerá la siguiente pantalla:

Los grupos de artículos se visualizan al costado derecho, al dar doble clic en algún grupo se ingresará automáticamente los artículos que pertenecen únicamente a éste grupo, sí deseamos ingresar todos los artículos indistintamente del grupo, no seleccione ningún grupo y presione la tecla ESC. La casilla de verificación Cargar Stock cuando esta activa le permite subir los artículos con los respectivos costos y existencias que haya indicado en el momento de su creación, caso contrario los artículos subirán con costos y existencias en cero.

La casilla de verificación Activo Datos al estar activo permite que se pueda digitar en la columna de Artículo donde constan los códigos de los artículos, caso contrario esta columna permanecerá deshabilitada. Esta configuración debe ser tomada en cuenta antes de presionar el botón Nuevo

o .

Una vez seleccionado los artículos para realizar el inventario procedemos a ingresar la siguiente información: 49

Debe llenar el número del comprobante con el que se identificara la toma de inventario, en el caso de la empresa LA DESPENSA lo llamamos INV INICIAL, luego seleccione el almacén del cual se está tomando el inventario, la empresa LA DESPENSA sólo dispone de un almacén, por lo que debe selleccional Principal, para crear otro almacén vea el capítulo CONFIGURANDO MI EMPRESA. Finalmente seleccione el tipo de movimiento que se está realizando, el movimiento a escoger en la toma inicial es Inventario Inicial, si no posee este movimiento presione la tecla INS sobre el cuadro de lista desplegable Movimiento. Aparecerá la siguiente pantalla:

Al crear el movimiento asegúrese que esté activa la casilla de verificación de la columna Recalcula para que se pueda recalcular los costos y de la columna Activo para que el movimiento creado se visualice posteriormente. También debe conocer que el sistema exige que el código del movimiento de 50

inventario posea únicamente dos letras donde la primera necesariamente la letra E de Entrada y la letra S de Salida

debe

ser

Una vez escogido el movimiento se procede a ingresar el costo y la existencia de cada artículo que indica el inventario. Cabe indicar que es estrictamente necesario que llene la existencia y el costo de cada artículo, al omitir alguno de estos datos el artículo no constará en el inventario, como es el caso de los productos: 11 CIGARRILLOS y ZAP ZAPATOS que no tenían costos ni existencias. Para artículos que posean bultos, unidades y fracciones, deberá contar la existencia del artículo únicamente por la unidad funcional. Finalmente presionamos el botón Grabar o , en ese instante se sube el inventario al sistema y aparece una pantalla que le indica el stock actual.

9.2.2 Inventario Físico El inventario Físico es similar al inventario a inicial consiste en ingresar al sistema la cantidad de artículos que posee actualmente la empresa para compararlo con el inventario estadístico que es el que posee el sistema. Al existir diferencias entre el inventario físico y el inventario estadístico, esta pantalla permite realizar los ajustes pertinentes para cuadrar el inventario estadístico al inventario físico, presionando

51

9.2.3 Cuadre de Productos 9.3 PVP DE ARTICULOS le permite modificar los precios de venta al público de su artículo, producto o servicio de una manera rápida y sencilla, a través de la pantalla de mantenimiento de PVP de artículos. Para acceder a esta pantalla vaya a Inventarios – Actualización - PVP de Artículos.

52

Esta pantalla nos muestra todos los artículos que posee la empresa con su costo, existencia, Precio A, B, C, el margen de utilidad según el precio A y el grupo de Artículos. Al asignar el porcentaje de utilidad éste se verá reflejado en todos los artículos que se encuentren en el listado; sin embargo le permite filtrar los artículos que aparecen en la pantalla presionando el botón

emergiendo la siguiente pantalla:

Seleccione los filtros necesarios para obtener en el listado únicamente los artículos que desee, o presione el botón artículos.

para seleccionar todos los

Mantenimiento de PVP de Artículos 53

Del Costo

Del PVP actual

Del precio A

Del precio B

Indica que el porcentaje de utilidad se incrementará a partir del costo del artículo y puede ser asignado al Precio A, B o C. Indica que el porcentaje de utilidad se incrementará a partir del precio de la columna en la que se encuentra actualmente el cursor y puede ser asignado al Precio A, B o C. Indica que el porcentaje de utilidad se incrementará a partir del Precio A y puede ser asignado al Precio A, B o C. Indica que el porcentaje de utilidad se incrementará a partir del Precio B y puede ser asignado al Precio A, B o C. Botones que permiten asignar los porcentajes establecidos al precio A, B o C.

Asigna el margen de utilidad establecido en la creación del artículo en el campo Util% La empresa LA DESPENSA posee la siguiente política de precios para todos sus artículos. Los Artículos que se vendan con Precio A tienen como utilidad el 18% a partir del costo. Los Artículos que se vendan con Precio B tienen como utilidad el 15% a partir del costo. Los Artículos que se vendan con Precio C tienen como utilidad el 12% a partir del costo.

54

Finalmente para grabar presione Grabar los cambios.

o Cancelar

para Cancelar

9.4 COSTOS Y EXISTENCIAS Esta pantalla le permite actualizar los costos y existencias del inventario, de acuerdo a un rango de fechas que ingrese. Para actualizar la existencia presione el botón

y

para actualizar los costos presione el botón

55

9.5 INGRESOS La pantalla de Ingresos le permite realizar ingresos de mercadería que no necesariamente provienen de una compra, si no por ingresos por producción, muestras gratis o por promociones de sus proveedores también puede ser por ajuste de inventario o por la compra de productos con Nota de Venta sin IVA. Es muy útil para el caso de transferencia de artículos entre sucursales de una empresa.

56

Para realizar un ingreso presione el botón Nuevo o , luego seleccione el proveedor del cual hace el ingreso, digite el número de comprobante de ingreso, la fecha y algún comentario, seleccione el almacén al que ingresa la mercadería y el tipo de movimiento a realizar, finalmente los artículos a ingresar con sus respectivas cantidades y costos. Finalmente para grabar presione Grabar Cancelar los cambios.

9.6

o Cancelar

para

SALIDAS La pantalla de Salidas le permite realizar egresos de mercadería que no necesariamente provienen de una venta, si no por salidas por producción, muestras gratis o por promociones para los clientes también puede ser para realizar ajuste de inventario. Es muy útil para el caso de transferencia de artículos entre sucursales de una empresa.

Para realizar una salida presione el botón Nuevo o , luego seleccione el proveedor del cual hace la salida, digite el número de comprobante de salida, la fecha y algún comentario, seleccione el almacén del que sale la mercadería y el tipo de movimiento a realizar, finalmente los artículos que van a salir con sus respectivas cantidades y costos. Finalmente para grabar presione Grabar Cancelar los cambios.

o Cancelar

para

57

9.7 Guías de Remisión Esta opción se la encuentra tanto en Ingresos como en Salidas. Presione el botón para llenar los datos de la guía de remisión, esto en caso de que la mercadería la entregue una empresa de courier o transporte y posteriormente tenga algún reclamo que realizar.

9.8 Exportar Artículos Esta opción se la encuentra tanto en Ingresos como en Salidas. brinda la opción de exportar artículos a un disco externo como un disquete o un CD para que puedan ser obtenidos por otra sucursal evitando el proceso de digitación. Para exportar un listado de artículos seleccione el documento a exportar y presione el botón , se abrirá una ventana del explorador de Windows para que guarde el archivo en la ubicación que desee.

58

9.9 Obtener Artículos Esta opción se la encuentra tanto en Ingresos como en Salidas. brinda la opción de ingresar artículos que provienen de otra sucursal sin necesidad de digitar, para esto presione el botón aparecerá la siguiente pantalla:

Seleccione la opción de ingreso entre: 59

Producción,

Requisiciones,

Ingresos/Salidas.

Seleccione entre la lista el registro que desea ingresar, luego de doble clic sobre este o presione la tecla Enter. También puede obtener los artículos a ingresar desde un disco externo como un disquete, un CD presionando el botón

Seleccione el archivo a importar y presione el botón Importar. Finalmente presione el botón

para ingresar los artículos sin tener que digitar.

9.10 MOVIMIENTOS DE INVENTARIOS. Esta pantalla se asemeja a un Kardex en donde se detallan los movimientos que ha tenido cada artículo a nivel general o por sucursal ya sea por compras, ventas, ingresos o salidas. Para visualizar los movimientos de un artículo debe seleccionarlo y luego presionar Enter. La pantalla de Movimientos de Inventarios también permite generar movimientos, para esto debe seleccionar el artículo y presionar el Nuevo o e ingresar los datos que indica la pantalla.

60

9.11 PACKING LIST Esta opción se lo utiliza mas en el caso de las Florícolas DESPACHOS

61

PACKINGLIST

62

9.12 CREACION DE PROVEEDORES le permite llevar un registro de sus proveedores para poder mantener un control exacto de las compras realizadas a determinado proveedor y de la cantidad adeudada a cada uno de ellos. Para agregar un proveedor vaya a: Ctas x Pagar – Proveedores/Grupos – Proveedores. Aparecerá la siguiente pantalla:

Presione el botón Nuevo

o e ingrese los siguientes datos.

FICHA PROVEEDORES Código

3

Nombres C.I./RUC

SUPERMAXI 1790016919001

Cod. Contable

2.1.02.01

Dirección

Av. Gral. Enríquez

Número

S/N

Teléfonos

Texto en blanco

Código con el que se identificará al proveedor. Puede cambiarlo o dejar el código secuencial que genera el sistema. Es el nombre o razón social del proveedor. Presione el botón para escoger entre RUC o Cédula de Identidad del proveedor. Se genera automáticamente al haber asignado una cuenta contable (Vea PLAN DE CUENTAS. Del capítulo CONTABILIDAD). O Puede digitar la cuenta que corresponde. Dirección principal del local comercial del proveedor. Número de la dirección del local comercial del proveedor. Teléfonos del proveedor. 63

Fax E-Mail Observación

Texto en blanco Texto en blanco Texto en blanco

Grupo

Mayorista

Origen

Local

Contacto

Roberto Abad

Provincia

Pichincha

Ciudad

Quito

Zona

Norte

Fax del proveedor. Dirección electrónica del proveedor. Campo donde puede agregar cualquier tipo de observación. Agrupa al proveedor dentro de un grupo de proveedores. Si desea crear un grupo de proveedores sin salir de la pantalla de proveedores, presione INS sobre el Cuadro de lista desplegable de Grupo. Para crear Grupos de Proveedores vea CREACION DE GRUPOS DE PROVEEDORES. Presione el botón para escoger el origen del proveedor entre Local, Exterior, Gasto, Servicio. Nombre de la persona o representante de la empresa proveedora que nos atiende o realiza las ventas. Nombre de la provincia en donde se encuentra el local comercial del proveedor. Para agregar una provincia presione INS en el cuadro de lista desplegable Provincia. Para crear Provincias vea MANTENIMIENTO DE TABLAS Nombre de la ciudad en donde se encuentra el local comercial del proveedor. Para agregar una ciudad presione INS en el cuadro de lista desplegable Ciudad. Para crear Ciudades vea MANTENIMIENTO DE TABLAS Nombre de la zona dentro de la ciudad en donde se encuentra el local comercial del proveedor. Para agregar una zona presione INS en el cuadro de lista desplegable Zona. Para crear Zonas vea MANTENIMIENTO DE TABLAS

64

FICHA DATOS ADICINALES Forma de Pago

CR

Días de Crédito

30

Límite de Crédito

2000

Contribuyente Especial

Activado

Persona Natural

Desactivado

Núm. Imprenta

Aut.

36418

Núm. Autorización

1102559923

Núm. De Serie

009007

Rango Desde

1001

Rango Hasta

1501

Fecha de Caducidad

31/01/2006

Dato Informativo que indica la forma en la que se cancela al proveedor que puede ser: CH Cheque CR Crédito EF Efectivo ND Nota de Débito Número de días que el proveedor brinda de plazo para cumplir la deuda. Cantidad máxima que el proveedor nos ofrece para realizar compras a crédito. Indica que el proveedor es Contribuyente Especial y por lo tanto no se le hacen retenciones. Indica que el proveedor es una Personal Natural al estar desactivado indica que es una Persona Jurídica. Es el número que el SRI da a una imprenta autorizada y consta en la factura. Número de autorización para el libre ejercicio comercial Es el número que antecede al número de la factura. Número de factura con el que inicia el talonario de facturas del proveedor. Número de factura con el que termina el talonario de facturas del proveedor. Fecha en la que factura ya no tiene validez. 65

FICHA LISTA DE PROVEEDORES Permite visualizar los proveedores ingresados al sistema y los datos informativos más importantes.

9.13 CREACION DE GRUPOS DE PROVEEDORES La creación de grupos de proveedores le ayuda a clasificar a los proveedores de acuerdo alguna característica en común. Para crear un Grupo de Proveedores vaya a Ctas x Pagar – Proveedores/Grupo de Proveedores o vea MANTENIMIENTO DE TABLAS. Aparecerá la siguiente pantalla: Presione el botón hasta ubicar Grupo de Proveedores. Luego presione Nuevo o e ingrese en la tabla el código y la descripción del grupo. Finalmente presione el botón Grabar

o .

La empresa LA DESPENSA posee los siguientes grupos de proveedores. - MAY - MIN

Mayorista Minorista

66

9.14 COMPRAS/DEVOLUCIONES

La pantalla de compras le permite realizar el ingreso de la mercadería adquirida a su proveedor incrementando automáticamente su inventario, también permite establecer la forma de pago de la compra; en el caso de que la compra se realice a crédito puede fijar las cuotas y el plazo concordado con el proveedor. también le permite desde esta pantalla emitir las retenciones que debe realizar a su proveedor. Para explicar el manejo de esta pantalla vamos a ingresar la siguiente factura:

67

AMAZON

FACTURA

COMISARIATO MAYORISTA

Aut.: S.R.I.: 1103131993

López Rodríguez Guillermo Javier RUC: 0916901267001 Av. Décima s/n y Calle Malecón Teléfono: 042773671 Salinas – Ecuador

Serie 001-001-

Fecha: 23/Octubre/05

No: 0024009 Ruc:0502411440001

Sr.(es): LA DESPENSA Dirección: Melchor de Benavides 1-37 y Guayaquil Telf:032801868 Forma de Pago: Crédito: entrada 20,oo USD y 2 pagos a 30 y 60 días CANT. DESCRIPCION V/UNIT V/TOTAL

40 80 30 10 10 50

COCA COLA ATUN REAL SHAMPOO SEDAL 400ML CERA PARA PISOS POLIFLOR JABÓN LIQUIDO LUX LECHE LA FINCA

_____________ Firma Autorizada

_______________ Firma Cliente

1.00 0.80 1.20 1.80 1.00 0.45

40.00 64.00 36.00 18.00 10.00 22.50

Subtotal $ IVA 12% IVA 0% Total $

190.50 20.16 210.66

QUIJIA GALARZA DIANA ELIZABETH IMP. ANCON TELF 042785312 RUC 171231187501 AUTORIZACION 2443 20 BLOK 100X2 DEL 23801 AL 25800 IMPRESO EL 05-09-2005 VALIDO HASTA SEPTIEMBRE 2006 ORIGINAL: ADQUIRIENTE – COPIA AMARILLA: EMISOR

68

Para ingresar una compra presione el botón Nuevo

o .

Para su mejor comprensión dividiremos la compra en tres partes: Encabezado, Detalle, Pie de compra izquierdo y Pie de compra derecho:

ENCABEZADO 1

PEDIDOS

2 3

COMP

4 5

FACTU

6

PROVEEDOR

7

ASIENTO

ULT. COSTO

Permite importar los datos creados en Pedidos a Proveedores. Dato del Sistema. Número secuencial generado por el sistema; éste se incrementa cada vez que se abre un nuevo documento para ingresar una compra. Caja de texto para ingresar el número de comprobante de compra. Número de Factura de Compra. Indica que los cálculos de costos se realice con el método de último costo. Cuadro de lista que permite escoger el proveedor del cual se va a ingresar la compra. Presione INS para crear un nuevo proveedor. Vea CREACION DE PROVEEDORES Dato del Sistema. Permite visualizar el número de 69

8

CONTABILIZACIÓN

9 10

FECHA FACTURA FORMA DE PAGO

11 12 13 14

asiento con el que se registró la compra en Contabilidad. Fecha en la que se realizó la transacción contable de la compra. Fecha de emisión que indica la Factura. Cuadro de lista que permite escoger la forma de pago con la que realizará la compra puede escoger entre: - Cheque - Crédito - Efectivo - Nota de débito Comentario o nota que ingresa el usuario o posteriormente genera el sistema. Comentario o nota que ingresa el usuario. Comentario o nota que ingresa el usuario.

ALMACEN

15

ARTICULO

16

HISTORIAL

Cuadro de lista que permite elegir el almacén al que ingresa la compra. Dato del Sistema. Permite visualizar el nombre del artículo o producto que se encuentra en el detalle. Historial de compras realizadas al proveedor donde se indica el número de factura, la fecha de contabilización, el total de la factura y la casilla de verificación de pago que indica si la factura se encuentra cancelada o no.

DETALLE 1

CODIGO ARTICULO

Teclas Funcionales HOME O INICIO

Permite ingresar el artículo a facturar. El sistema permite ingresar el artículo de tres formas: Por el código del artículo, por el código de barras o por su descripción. Para desplegar un listado de los artículos que posee, presione la tecla HOME o Inicio, o escriba cualquier carácter y luego presione Enter. Vea BUSQUEDA DE ARTICULOS

2

CANTIDAD

Permite digitar la cantidad de artículos que ingresarán al inventario. 70

3

COSTO UNIT

4

%DESC.

5

%IVA

6

TOTAL

P

Permite ingresar el costo de los artículos. Presione P para establecer los precios de venta del artículo. Vea PRECIOS en este capítulo, o PVP de artículos del capítulo INVENTARIOS Permite ingresar el porcentaje de descuento que su proveedor haya dado a determinado artículo. Permite modificar el porcentaje de IVA entre 0% y el valor especificado en la configuración inicial del sistema. Dato del sistema. Indica el total al multiplicar la cantidad por el costo unitario del artículo.

Para ampliar la información que se encuentra en el pie de compra ponemos como ejemplo que el proveedor AMAZON da a la empresa LA DESPENSA tres descuentos del 10%, 5% y 3% en todas sus compras y adicional cobra 1,00 dólar como recargo de transporte por lo que el pie de factura posee los siguientes datos.

Para explicar los valores que se indican en el gráfico anterior se indica en la siguiente tabla de donde se obtienen dichos valores:

% 10% Dscto 10% 5% Dscto 5% 3% Dscto 3%

Subtotal con IVA Subtotal sin IVA 168,00 22,50 16,80 2,25 151,20 20,25 7,56 1,01 143,64 19,24 4,31 0,58 139,33 18,66 Total Dsctos:

Subtotal 190,50 19,05 171,45 8,57 162,88 4,89 157,99 32,51

IVA 20,16 2,02 18,14 0,91 17,24 0,52 16,72 Flete Total Factura

TOTAL 210,66 21,07 189,59 9,48 180,11 5,40 174,71 1,00 175,71

Pie de compra izquierdo Teclas Funcionales

71

1

Dscto 1

(Shift + 7 )

Cuadro de texto para ingresar el primer descuento que será asignado a toda la factura. Dato del sistema que indica la cantidad en dólares del primer descuento ingresado. Dscto 2 (Shift + 7 ) Cuadro de texto para ingresar el segundo descuento que será asignado a toda la factura. Dato del sistema que indica la cantidad en dólares del segundo descuento ingresado. Dscto 3 (Shift + 7 ) Cuadro de texto para ingresar el tercer descuento que será asignado a toda la factura. Dato del sistema que indica la cantidad en dólares del tercer descuento ingresado. NOTA: El porcentaje puede ser ingresado tanto en dólares como en porcentaje. Para ingresar el descuento en porcentaje ingrese únicamente el valor para ingresar en dólares ingrese la cantidad y luego presione la tecla / (Shift + 7 ) para transformarlo a porcentaje. Dato del sistema. Sumatoria en dólares de todos los descuentos realizados Dato del sistema. Indica el subtotal con IVA.

2 3 4 5 6

7

8 9 10

Dato del sistema. Indica el subtotal sin IVA. Dato del sistema. Sumatoria del subtotal con IVA y del subtotal sin IVA.

11 12 13

IVA

14 15

Total Fact

16

ICE2

17

Desglosar

18

Flete

ICE1

Descuentos

Casilla de verificación que al activarla permite modificar la caja de texto del IVA (numeral 12). Indica el valor del IVA. Valor en dólares que se aumenta al total (numeral 14) de la factura por concepto de transporte. Valor total de la factura. Dato del sistema que indica el valor del ICE según el porcentaje que se haya indicado en la creación del artículo. Dato del sistema que indica el valor del ICE según el porcentaje que se haya indicado en la creación del artículo. Los artículos de ciertas facturas ya incluyen el IVA en el detalle. El sistema le permite desglosar el IVA únicamente presionando el botón para que no lo manualmente. Al presionar este botón vuelve al valor todos los descuentos ingresados en el de la factura o en la caja de texto del descuento (numeral 1)

realice de 0% detalle primer

72

Pie de compra derecha Teclas Funcionales

1

Ret Nro.

Permite ingresar el número del documento de retención que se entrega al proveedor.

2

Tipo

3

Ret Fuente

Presione el botón para escoger el tipo de retención que se va a aplicar. Al seleccionar el tipo de transacción que se va a realizar, este campo automáticamente indica el porcentaje que se debe retener. Este campo también puede ser modificado por el usuario.

4

Casilla de verificación que al activarla permite modificar la caja de texto del valor en dólares de la retención en la fuente (numeral 5). Indica el valor en dólares de la retención en la fuente.

5 6

Ret IVA

7 8 9 10

A pagar # Ítems

Presione el botón para escoger el porcentaje de retención al IVA. Casilla de verificación que al activarla permite modificar la caja de texto del valor en dólares de la retención al IVA (numeral 8). Indica el valor en dólares de la retención al IVA. Valor a cancelar de la factura. Dato del Sistema. Suma la cantidad de los artículos adquiridos en total.

Para grabar la compra presione el botón Grabar o . La pantalla que aparece indica un resumen de la compra. Donde debe escoger a que cuenta va a afectar esa compra ya sea a CAJA si es en efectivo o BANCOS si pagan con cheque. Y el plazo en días si se ha realizado la compra a credito. Para confirmarlos presione el botón para volver a la pantalla de compras.

o

73

Al presionar el botón el sistema automáticamente ingresa los artículos al Inventario confirmándolos en un resumen de actualizaciones con la siguiente pantalla:

74

9.14.1

BUSQUEDA DE ARTICULOS

le presenta este listado de artículos para que pueda seleccionar algún artículo. Opte entre Código o Descripción para establecer el modo de la búsqueda. Fénix le permite hacer aun más sencilla su búsqueda presionando el botón

.

El botón le indica una pantalla en la que puede verificar la existencia de determinado artículo por cada almacén.

75

9.14.2

PRECIOS POR ARTÍCULO

Permite cambiar los precios de venta desde que ingresa la compra sin necesidad de ir a la pantalla de Actualización de PVP de Artículos.

Puede cambiar los precios de venta A, B o C de un artículo tanto en dólares como en porcentaje; para ingresar el cambio de precios en dólares únicamente ingrese el nuevo valor y para ingresar el cambio en porcentaje ingrese la cantidad y la tecla % (SHIFT 5),finalmente presione para guardar los cambios o

9.14.3

para descartarlos.

RETENCIONES

Para poder acceder a esta pantalla presione el botón 76

que se encuentra dentro de la ventana Compras / Devoluciones.

9.14.4

IMPRESION DE RETENCIONES

77

Para imprimir los comprobantes de retención debe dar clic derecho en el botón

y escoger la opción de Comprobante Retención. Finalmente

de clic el botón

para aceptar la impresión.

VISTA PRELIMINAR DEL COMPROBANTE DE LA RETENCIÓN

9.14.5

DETALLE DE PAGOS A CREDITOS

Cuando la compra ha sido realizada con forma de pago a Crédito puede fijar también las cuotas y los plazos establecidos con sus clientes para eso presione el botón

o la tecla se desplegará la siguiente pantalla:

78

Tabla para Pagos por Cuotas Emisión

23/10/2005

Plazo

60

Pagos Vence Interés

2 22/12/2005 Texto desactivado 169.11 20 149.11

Monto Total % Entrada Saldo Tabla Cuotas Total a Pagar

Dato del Sistema. Fecha de contabilización de la compra. Número de días que se tiene de plazo para cancelar la deuda. Número de pagos para cancelar la deuda. Dato del Sistema. Indica el último día de pago. Útil en Facturación.

Valor a cancelar de la factura. Valor en dólares de la entrada. Dato del Sistema. Indica el valor a cancelar de la factura restando el valor de la entrada. Permite cambiar el número de días, la fecha o el valor a pagar en las cuotas y además agregar algún comentario. 74.56 Dato del Sistema. Indica el valor a cancelar por cada cuota. 169.11 Dato del Sistema. Indica el valor a cancelar por toda la deuda.

Para aceptar presione el botón descartar los cambios.

9.14.6

o

para

PEDIDOS A PROVEEDORES

Permite realizar pedidos a sus proveedores para que luego puedan ser ingresados como una compra. Para ingresar pedidos vaya a Inventarios – Pedidos Proveedores. Cuando ingrese pedidos que realiza a su proveedor al sistema, puede fácilmente importar ese pedido a la pantalla de compras y así evitar la digitación de la factura de compra. Para ingresar un pedido presione el Nuevo

o e ingrese los datos

del pedido finalmente para grabar presione Grabar

o .

79

Para ingresar un pedido como compra en la pantalla de compras elija un proveedor y presione el botón Nuevo

o . Posteriormente presione

el botón donde aparece una pantalla con un listado de pedidos, seleccione el que desea dando doble clic sobre el pedido que requiere, automáticamente se llenará la pantalla de compra con los datos del pedido.

De doble clic sobre el pedido que requiere, automáticamente se llenará la pantalla de compra con los datos de pedido. 80

Tome en cuenta que ningún pedido genera movimientos de inventarios ni cuentas por pagar al proveedor.

9.14.7

DUPLICAR COMPRA

es una herramienta que brinda grandes facilidades a sus usuarios para agilizar su trabajo. Duplicar la Compra le permite buscar una factura de compra ya ingresada para copiarla y crearla como una nueva compra. Para copiar una factura de compra debe seleccionar el proveedor y presionar el botón Nuevo o , posteriormente presione el botón aparecerá la siguiente pantalla:

Si la factura que busca para copiarla no se encuentra en la pantalla, presione el botón compras realizadas:

para que pueda buscarla dentro de las

81

Finalmente presione el botón

para copiar la factura.

9.14.8 DEVOLUCIONES DE UNA COMPRA Las Devoluciones de una compra le permite devolver la mercadería adquirida a su proveedor y reducir del inventario los artículos adquiridos sin necesidad de realizar algún movimiento de salida. Cuando se realiza una devolución de compra, el sistema genera automáticamente un descuento por devolución de compra que se resta de saldo de la deuda de la factura de compra. Para aclarar como realizar una devolución se realiza el siguiente ejemplo. Se registra en el sistema con fecha 8 de noviembre de 2005 la factura No. 00100123810 por la adquisición de 2 pares de zapatos talla 25 color negro por un valor unitario de 7 dólares + IVA, el valor total de la factura es de 15.65 dólares y la forma de pago es a crédito con 15 días de plazo. El administrador verifica que el estado del calzado es malo por lo que realiza la devolución total de la compra. Para realizar la devolución seleccione al proveedor y la factura, luego presione el botón y ingrese los artículos con sus respectivas cantidades a devolver. El proceso es similar a realizar una compra la diferencia es que las cantidades y el saldo son negativos.

82

Si todo esta realizado Actualizaciones.

correctamente

le

aparecerá

el

resumen

de

Caso contrario le aparecerá el siguiente mensaje donde Ud. Analizara que es lo que sucede para realizar la devolución de la compra

83

9.15 CUENTAS POR PAGAR le permite mantener un control permanente sobre las deudas que usted posee con sus proveedores. El sistema le ayuda a encontrar con facilidad las facturas no canceladas, las mismas que se hallan identificadas de color rojo, y le indica el total de la deuda que tiene con determinado proveedor. Además podrá visualizar un detalle de los pagos de cada uno de los documentos de compra que haya realizado.

9.15.1

Movimientos Cuentas por Pagar

Para ver sus cuentas por pagar vaya a Cuentas por Pagar – Movimientos de cuentas por pagar o presione las teclas CTRL + F8 sucesivamente. La pantalla posee en su parte central izquierda un Historial de Pagos que indica los documentos de compra que posea con el Proveedor seleccionado y el saldo actual de la deuda. Para ver las facturas con saldo cero es decir las facturas canceladas presione la casilla de verificación Fact Pag. En la parte central derecha se encuentra un detalle de pagos por documento que al ubicarse sobre alguno de estos en la parte inferior de la pantalla se puede ver con mayor detalle como han sido realizados los pagos. Para ingresar un pago en primer lugar debe seleccionar el proveedor y el documento de compra para realizar el pago, luego presione el botón Nuevo o . En el caso de la empresa LA DESPENSA se va a realizar el pago al proveedor AMAZON de la factura 0010010024009 con un valor de 100 dólares pagaderos con cheque del banco del pichincha número 172.

84

MOVIMIENTOS DE CUENTAS POR PAGAR Origen Tipo

Cuenta por Pagar Abono

Dato del sistema. Indica donde fue originado el pago. Presione el botón para escoger el tipo de pago que se va a realizar. Seleccione las siguientes opciones si va a: Abono

Realizar un pago parcial de la deuda.

Cancelación Factura

Realizar un pago total de la deuda. Crear una factura e ingresar el saldo sin movimientos de artículos que afecten el inventario.

Crédito RIR

Pagar los impuestos de ley.

Devolución

Permite realizar un movimiento por devolución para disminuir la deuda Realizar un pago con cheque posfechado.

Cheques Posfechados Notas de débito

Notas de crédito

Documento

C000000016

Permite realizar una nota de débito para aumentar la deuda ya sea por mora, intereses, multas, etc. Permite realizar una nota de crédito para disminuir la deuda ya sea por pronto pago, cliente frecuente o por los motivos que el usuario considere.

Dato del sistema o del usuario para identificar el pago. 85

Referencia

0010010024009

Emisión Vence Asiento Contable Concepto

23/10/2005 22/12/2005

Observación

CP00000008

Importe Forma Pago

FC # 00100100

de

100,oo Cheque

Pago Múltiple

No. Pago

172

Número del documento del que se está realizando el pago. Fecha en la que se realiza el pago. Fecha en la que se vence el pago. Número con el que se registra el movimiento en el módulo de contabilidad. Dato del Sistema o del usuario con una síntesis del pago. Dato del Sistema o del usuario con un detalle del pago. Valor en dólares del pago. Permite escoger la forma de pago entre: cheque, efectivo y nota de débito. Indica el número de pago múltiple, en el caso de que el pago fue realizado en el módulo de Pagos Múltiples. Indica el número de documento de pago por ejemplo el número de cheque o el número de recibo.

Finalmente presione el botón Grabar

o . Aparecerá una pantalla

de confirmación, si está de acuerdo con el pago presione caso contrario

9.15.2

Pagos Múltiples

le proporciona una opción muy útil en casos de que usted adeude a su proveedor varias facturas. A través de la pantalla de Pagos Múltiples, usted puede realizar en un solo movimiento varias cancelaciones, ya sea cancelando desde las facturas más antiguas hasta las más recientes o como crea conveniente realizar sus pagos.

Para acceder a la pantalla de pagos múltiples vaya a Cuentas por Pagar – Pagos Múltiples. Para comprender de mejor manera el funcionamiento de la pantalla de pagos múltiples se realizarán las siguientes compras al proveedor AMAZON. 86

Con fecha 10 de noviembre de 2005 llega la factura no. 0010010024011 por 134,40 dólares con la que se adquiere 60 unidades de desodorante nivea para mujer con un costo de 2,oo dólares. La forma de pago es a crédito con 30 días de plazo. Se realizan las retenciones del 1% a la fuente y del 30% al IVA. Valor de la factura a cancelar 128,88 dólares. Con fecha 15 de noviembre de 2005 llega la factura no. 0010010024015 por 119,95 dólares con la que se adquiere 30 galones de cera para pisos coliflor con un costo de 1,71 dólares y 60 unidades de jabón líquido LUX con un costo de 0.93 dólares. La forma de pago es a crédito con 30 días de plazo. Se realizan las retenciones del 1% a la fuente y del 30% al IVA. Valor de la factura a cancelar 115,03 dólares. En total la empresa LA DESPENSA debe al proveedor AMAZON 313.02 dólares, incluyendo la deuda de 69,11 dólares de la factura no. 0010010024009. Con el proveedor AMAZON se llega al acuerdo de cancelar 200,oo dólares de la siguiente manera: Cancelación total de la factura 0010010024009, 50 dólares a la factura 0010010024015 y el saldo restante a la factura 001001002401. Para realizar un pago múltiple seleccionamos al proveedor al cual vamos realizar el pago, junto a cada proveedor podemos visualizar el saldo total que le adeuda y en la parte inferior se listan los pagos múltiples que poseea con sus respectivos detalles. De acuerdo a la información del ejemplo llenaremos la pantalla de pagos múltiples con los siguientes datos:

87

PAGOS MULTIPLES Unico Tipo

M0000000007 Abono

Dato del Sistema. Presione el botón para escoger el tipo de pago que se va a realizar. Seleccione las siguientes opciones si va a: Abono

Realizar un pago parcial de la deuda.

Crédito RIR

Pagar los impuestos de ley.

Devolución Cheques Posfechados Notas crédito

Realizar un posfechado. de

pago

con

cheque

Permite realizar una nota de crédito para disminuir la deuda ya sea por pronto pago, cliente frecuente o por los motivos que el usuario considere.

Forma Pago

Cheque

Permite escoger la forma de pago entre: cheque, depósito, efectivo, nota de débito y tarjeta de crédito.

Emisión Vence

10/11/05 10/11/05

Documento

173

Fecha en la que se realiza el pago Fecha en la que se vence el pago, útil si el pago se realizó con cheque posfechado. Número de documento con el que se cancela la deuda.

Referencia Concepto Importe

Ab. documento 173 200,oo

Saldo

0,oo

No. Pago

Dato de referencia que ingresa el usuario Detalle acerca del pago Valor a cancelar por la deuda total. Por lo general este importe debe ser igual o menor a la deuda pero en el caso de ser mayor el sistema genera automáticamente una nota de crédito a favor de la empresa. Dato del sistema. Indica el saldo que queda del importe mientras se cancela las deudas. Indica el número de documento de pago por ejemplo el número de cheque o el número de recibo.

Asignación automática Traslada los datos ingresados en Importe, Referencia y Concepto a los campos correspondientes en la tabla. El importe se reparte tomando en cuenta la antigüedad de las facturas. Traslada el valor ingresado en Importe al campo correspondiente en la tabla. El importe se reparte tomando en cuenta la antigüedad de las facturas. Traslada los datos ingresados en Referencia al campo correspondiente en la tabla. Este dato será el mismo para todas las facturas existentes. Traslada los datos ingresados en Concepto al campo 88

correspondiente en la tabla. Este dato será el mismo para las facturas existentes. Tabla Importe

Referencia Concepto

Permite ingresar el valor que se abonará por cada factura. Presione la tecla Barra Espaciadora para copiar el saldo de la factura o para asignar el saldo que resta del importe asignado. Permite ingresar un dato como referencia para cada una de las facturas Permite ingresar el valor que se abonará para cada una de las facturas

Finalmente presione el botón Grabar

o . Aparecerá una pantalla

de confirmación, si está de acuerdo con el pago presione caso contrario

10 FACTURACION 10.1 CREACION DE CLIENTES Los clientes son las personas naturales o jurídicas que hacen uso del bien o servicio que ofrece su empresa. El tener una base de datos de sus clientes le ayudará a tener organizado sus contactos y datos personales. Para agregar un cliente vaya a: Ctas x Cobrar – Clientes/Grupos – Clientes. Aparecerá la siguiente pantalla:

89

FICHA GENERAL Código

0502411440

Nombres C.I./RUC

Mariela Tapia 0502411440001

Cod. Contable

1.1.03.01

Dirección

Melchor Benavides

Teléfonos Fax Grupo

032801868 Texto en blanco Texto en blanco

Vendedor

Texto en blanco

Contacto

Texto en blanco

Fecha Creación Provincia

de

Texto Deshabilitado Cotopaxi

de

Código con el que se identificará al cliente. Puede cambiarlo o dejar el código secuencial que genera el sistema. Es el nombre o razón social del cliente. Presione el botón para escoger entre RUC o Cédula de Identidad del proveedor. Se genera automáticamente al haber asignado una cuenta contable (Vea PLAN DE CUENTAS. Del capítulo CONTABILIDAD). O Puede digitar la cuenta que corresponde. Dirección del domicilio o local comercial donde se encuentra el cliente. Teléfonos para ubicar al cliente. Fax del cliente. Agrupa al cliente dentro de un grupo de clientes. Si desea crear un grupo de clientes sin salir de la pantalla de clientes, presione INS sobre el Cuadro de lista desplegable de Grupo. Para crear Grupos de Clientes vea CREACION DE GRUPOS DE CLIENTES. Nombre del vendedor que realizará las ventas al cliente. Nombre de alguna persona con la que podemos negociar. Fecha con la que se registra la creación del Cliente. Nombre de la provincia en donde radica o se 90

Ciudad

Latacunga

Zona

Centro

encuentra el local comercial del cliente. Para agregar una provincia presione INS en el cuadro de lista desplegable Provincia. Para crear Provincias vea MANTENIMIENTO DE TABLAS Nombre de la ciudad en donde radica o se encuentra el local comercial del cliente. Para agregar una ciudad presione INS en el cuadro de lista desplegable Ciudad. Para crear Ciudades vea MANTENIMIENTO DE TABLAS Nombre de la zona dentro de la ciudad en donde radica o se encuentra el local comercial del proveedor. Para agregar una zona presione INS en el cuadro de lista desplegable Zona. Para crear Zonas vea MANTENIMIENTO DE TABLAS

FICHA ADICIONALES Código

2

Nombres

Martha Fernandez

Tipo de Cliente

A

Tipo de Precio

A

Forma de Pago

EF

Texto deshabilitado, código ingresado en la ficha General. Texto deshabilitado, código ingresado en la ficha General. Calificación de la A a la F que se le asigna al cliente según el cumplimiento de sus obligaciones. Tipo de Precio A, B o C con el que se le expende los productos. Forma de pago con el que el cliente paga compras. 91

Días Crédito

30

Límite de Crédito

2000

Cupo adicional

500

Fecha de Nacimiento

16/01/1980

E-mail

[email protected]

Bloqueado

Desactivado

Desbloqueo Temp

Desactivado

No Vencido

Desactivado

Crédito solo con entrada

Desactivado

Solo de contado

Desactivado

Excento de IVA

Desactivado

Contribuyente Especial

Desactivado

Agente de Retensión

Desactivado

Artículos sin del Vendedor

Desactivado

restricción

Número de días que se le otorga al cliente como plazo para cancelar sus deudas. Cantidad máxima que el cliente puede obtener como crédito. Cantidad adicional que se otorga al cliente si excede el cupo de crédito. Fecha de nacimiento del cliente. Dirección electrónica del cliente. Al activar este casillero el sistema impide que se realice ventas al cliente. Cuando se lo activa se puede poner en el casillero blanco un comentario indicando el motivo por el cual a sido bloqueado el cliente. Al activar este casillero el sistema permite que el cliente realice una última compra. Al activar el casillero el sistema permite que el cliente pueda realizar una compra a crédito con la condición de que deje una entrada. Al activar el casillero el sistema permite que el cliente realice sus compras solo de contado y no a crédito. Al activar este casillero el sistema permite Al activar este casillero el sistema.

92

OTROS %Comisión A,B,C

de

Ventas

Texto en Blanco

Porcentaje de comisión por ventas que se le asigna al vendedor por las ventas realizadas según el precio. % Descuento Texto en Blanco Porcentaje de descuento que se le asigna al cliente en sus compras. Precio % sobre costo Texto en Blanco Establece un porcentaje que será sumado al costo del producto, haciendo caso omiso al porcentaje establecido en la asignación de PVP del Artículo. Precio % sobre precio Texto en Blanco Establece un porcentaje que será sumado al precio del producto sea éste A, B o C; haciendo caso omiso al porcentaje establecido en la asignación de PVP del Artículo NOTA: Sólo puede ingresar datos en uno de los dos tipos de porcentaje, el sistema impide que ingrese en ambos.

93

ACTIVIDAD/TRANSPORTE Ruta Ruta 01 Frecuencia Frecuencia 0001 Tipo de Local Consumidor final Tipo de Actividad Texto en Blanco Nombre del Transportista Texto en Blanco NOTA: Estas opciones son útiles en el caso de que su negocio entregue productos a domicilio

94

OBSERVACION Campo tipo memo donde se puede ingresar información adicional acerca del cliente.

FICHA HISTORICO Al momento esta opción se encuentra en desarrollo y pretende convertirse en un resumen de las compras realizadas por el cliente para analizar su volumen de compras y el cumplimiento con sus obligaciones.

95

FICHA LISTA DE CLIENTES Permite visualizar los proveedores ingresados al sistema y los datos informativos más importantes.

10.2 CREACION DE GRUPOS DE CLIENTES La creación de grupos de clientes le ayuda a clasificar a los clientes de acuerdo alguna característica en común. Para crear un Grupo de Clientes vaya a Ctas x Cobrar – Clientes/Grupo de Clientes o vea MANTENIMIENTO DE TABLAS. Aparecerá la siguiente pantalla:

Presione el botón hasta ubicar Grupo de Clientes. Luego presione Nuevo o e ingrese en la tabla el código y la descripción del grupo. Finalmente presione el botón Grabar

o .

10.3 . ASIGNAR PRECIOS PARA CLIENTES Debido a que ciertas empresas expenden sus productos con precios preferenciales a sus clientes que no se encuentran entre los rangos de los precios A, B o C le permite asignar precios especiales a los artículos dependiendo del cliente, para esto debe ingresar a la pantalla de Creación de Clientes en Ctas x Cobrar – Clientes/Grupos – Clientes. Seleccione cliente al que le va a asignar los precios especiales y luego presione el botón

. Aparecerá la siguiente pantalla:

96

10.4 FACTURAS DE CLIENTES Las facturas a clientes permiten realizar ventas seleccionando um determinado cliente al que se le puede otorgar credito por sus compras. Para acceder a la pantalla de Facturación a Clientes vaya a Facturación – Facturas a Clientes o presione las teclas CTRL + F1 simultáneamente. Para realizar una venta presione el botón Nuevo

O .

El sistema le pedirá que ingrese una clave de identificación por cada factura que realice. Únicamente um facturador previamente asignado podra disponer de este módulo y actuar de acuerdo a los permisos otorgados. Para crear um facturados vea Vendedores y Facturadores.

Si la clave no es correcta aparece el siguiente mensaje:

Si ingresa todo correctamente le aparecerá la ventana de Facturas / Devolución

97

Para explicar la pantalla de facturación se realiza el siguiente ejemplo : Con fecha 15/11/2005 la empresa LA DESPENSA realiza la siguiente venta a la ra. Martha Fernandez 2 Litros de leche la Finca precio asignado al cliente 0.48. centavos. 1 Lata de atún real precio C 0.90 centavos + IVA 1 Coca cola precio A 0.96 centavos + IVA. Total de la venta 3.14 dólares.

Para su mejor comprensión dividiremos la factura en três partes : Encabezado izquierdo, encabezado derecho, detalle, pie de compra izquierdo y pie de compra derecho.

98

ENCABEZADO DERECHO

ENCABEZADO DERECHO 1 2

TIPO DOCUMENTO Serie No. :

3

Sequen :

4

5

Asiento:

Clientes Varios

DE

Nos permite escoger los que va a realizar ya sea una factura o nota de venta. Nos permite ingresar la serie con el numero de la factura que se va a imprimir. Secuencia de la numeración de facturas. Para configurar la numeración vea CONFIGURANDO MI EMPRESA. Nos indica el numero de asiento contable que genera el sistema con el numero puede consultar en Asientos pendientes en el módulo de CONTABILIDAD – ASIENTOS PENDIENTES. Cuadro de lista que permite escoger a un

6

cliente. Presione el botón para desplegar la lista de clientes. Presiones INS para crear un nuevo cliente. Vea CREACIÓN DE CLIENTES Botón de ingreso para Notificaciones

7

Botón de ingreso para Abonar

8

Botón de ingreso para Consultar Cuotas

9

HISTORIAL FACTURA

EMISION TOTAL PAG

Numero de la factura de venta. Presione las teclas Shift + C para visualizar las cuotas de pago. Fecha de emisión de la factura Valor total de la factura Casilla de verificación que al estar activada indica que la factura ya ha sido cancelada en su totalidad.

NOTIFCACIONES .- Al presionar este botón le aparecerá la siguiente pantalla

99

Al presionar Nuevo o le aparecerá la ventana de Parámetro donde se debe escoger el vendedor que realizo la venta al cliente

Y le permitirá ingresar la fecha, el numero de la cuota, el valor de la cuota, si le va a cobrar algún interés, si ya esta cobrado se le activa el casillero de cobrado el tipo y la fecha de cobro.

100

le permite realizar un abono de una cuota.

Le permite consultar las cuotas y tambien le permite abonar

Cuando se ingresa un precio de venta menor al que se estableció en la creación del articulo aparecerá el siguiente mensaje.

101

10.5 PUNTO DE VENTA 10.6 FACTURACION INCLUIDO IVA 10.6.1

Facturación Punto de Venta

10.6.2

Punto de Venta

10.7 NOTAS DE ENTREGA 10.8 CONSULTA DE ARTÍCULOS 10.9 PEDIDOS 10.10 PROFORMAS 10.11 IMPRESIÓN DE FACTURAS 10.12 CUENTAS POR COBRAR 10.12.1

Movimientos Cuentas por Cobrar

10.12.2

Cobros Múltiples

11 . CREACION DE CAJAS 102

Una caja es el lugar (lógico, no tangible dentro del sistema) donde se registra las transacciones financieras realizadas por compra o venta de mercadería, así como los gastos en los que incurre la empresa. A caja puede ingresar tanto dinero en efectivo como en cheques. La empresa LA DESPENSA maneja dos cajas: caja chica y caja cheques posfechados. Para crear estas cajas en el sistema vaya a: Tesorería –Caja – Cuentas de Cajas, donde aparecerá la siguiente pantalla.

Presione el botón Nuevo

o e ingrese los siguientes datos.

FICHA CAJA k.o. Caja

4

Caja

Caja Chica

Descripción

Registra Movimientos en Efectivo y Cheque 1.1.02.01

k.o.. Contable

Control Saldo Caja Activa

Activado Activado

Código con el que se identificará la caja. Puede cambiarlo o dejar el código secuencial que genera el sistema. Nombre de la caja con la que su empresa va a trabajar. Corta descripción de lo que registrará su caja. Se genera automáticamente al haber asignado una cuenta contable (Vea PLAN DE CUENTAS. Del capítulo CONTABILIDAD). O Puede digitar la cuenta que corresponde. Controla que el saldo de la caja no tenga saldo negativo. Indica que la caja que creó se encuentra activa y podrá registrar movimientos. 103

Saldo

Texto desactivado

Cuadro de texto en donde se visualizará el saldo actual en caja.

Finalmente para grabar presione Grabar

o .

Cree una caja para registrar los cheques posfechados, esto con el fin de no unir el saldo actual que posee en efectivo o en cheques al día con el saldo que dispone en cheques posfechados.

FICHA LISTA DE CAJAS Permite visualizar las cajas ingresadas al sistema.

11.1 MOVIMIENTOS DE CAJA En esta pantalla usted puede averiguar el saldo con el que cuenta la empresa al momento en cajas, además podrá visualizar en detalle las transacciones que hayan involucrado movimientos cancelados en efectivo o en cheques recibidos. 104

El primer movimiento que se genera en cajas es el ingreso del saldo actual que posee la empresa en cajas, este dato se respalda con el dinero en efectivo y cheques con que cuenta la empresa y se registra en un documento de ingreso.

Presione el botón Nuevo

o e ingrese los siguientes datos:

Movimientos de Caja Caja

Caja Chica

Fecha Origen

31/10/05 Dato del sistema

Tipo

Ingreso

Doc. Org.

Dato del sistema.

Refer:

Dato del sistema.

Asiento

Dato del sistema.

Presione el botón para seleccionar la caja en la que va realizar el movimiento. Fecha en la que se registra el movimiento. Indica el lugar en el que se realizó el movimiento. Presione el botón para seleccionar el tipo de movimiento entre: - Ingreso - Egreso Es el número de documento del lugar donde se originó. Número interno del sistema o dato referencial que el usuario ingresa. Es el número de asiento con el que se registra el movimiento en contabilidad. 105

Importe Pago

650 Efectivo

Valor en dólares del movimiento a realizar.

No. Doc.

RC-0000007

Concepto Beneficiario

SALDO INICIAL Texto en blanco

Saldo

Dato del sistema.

Número de documento con el que se registra el movimiento. Detalle acerca del movimiento. Nombre de la persona de la cual se recibe o entrega dinero. Saldo con el que se cuenta al momento en cajas. Datos informativos para conocer los datos del depósito del dinero en cajas.

Depósito Fecha Depósito Banco

de

Dato del sistema. Dato del sistema.

Presione el botón para seleccionar el tipo de pago entre: - Cheque - Efectivo - Tarjeta de Crédito

Dato del sistema.

11.2 ARQUEO DE CAJA 11.3 FLUJO DE CAJA 11.3.1

Rubros de caja

11.3.2

Flujo de caja

106

12 . CREACION DE BANCOS le brida la posibilidad de tener un control sobre el movimiento de los fondos que la empresa realiza en las Instituciones Bancarias con las que trabaja. La empresa LA DESPENSA trabaja con el banco del Pichincha y posee una cuenta corriente con el número 328956789. Para crear este banco en el sistema vaya a: Tesorería – Bancos – Cuentas Bancarias, donde aparecerá la siguiente pantalla.

107

Presione el botón Nuevo

o e ingrese los siguientes datos.

FICHA BANCOS Cod. Banco

2

Banco

Banco Pichincha

No. Cuenta Dirección

328956789 Calle Quito y Peatonal Padre Salcedo

Teléfonos Sec. Nro. CH.

022999999 168

Contacto Agencia Activo

María Ruiz Matriz

Cod. Contable

1.1.01.01

Saldo

Texto desactivado

Activado

del

Código con el que se identificará el banco. Puede cambiarlo o dejar el código secuencial que genera el sistema. Nombre del banco con el que su empresa trabaja. Número de Cuenta del Banco Dirección del Banco.

Secuencia del número de cheque que continúa en su chequera. Nombre del oficial de crédito del Banco. Indica que el banco que creó se encuentra activo y podrá registrar movimientos. Se genera automáticamente al haber asignado una cuenta contable (Vea PLAN DE CUENTAS. Del capítulo CONTABILIDAD). O Puede digitar la cuenta que corresponde. Cuadro de texto en donde se visualizará el saldo actual en su cuenta bancaria.

108

Finalmente para grabar presione Grabar

o .

FICHA LISTA DE BANCOS Permite visualizar los bancos ingresadas al sistema.

12.1 MOVIMIENTOS BANCARIOS En esta pantalla usted puede averiguar el saldo con el que cuenta, además podrá visualizar en detalle las transacciones que hayan involucrado movimientos en su Banco como depósitos o cheques girados. El primer movimiento que se genera en bancos es el ingreso del saldo actual que posee la empresa, este dato se respalda con el estado de cuenta que emite la Institución Bancaria. Para el ejemplo de la empresa LA DESPENSA se conoce que el saldo al 31 de octubre de 2005 es de 1200 dólares, para ingresar este dato vaya a: Tesorería – Bancos – Movimientos Bancarios

109

Presione el botón Nuevo

o e ingrese los siguientes datos:

Movimientos Bancarios Banco

Banco del Pichincha

Fecha Transacción

31/10/05 Nota de Crédito

No. Doc.

NC01

Importe Concepto Beneficiario

1200 SALDO INICIAL Texto en blanco

Asiento

Dato del sistema.

Saldo

Dato del sistema.

Origen

Dato del sistema.

Tipo

Dato del sistema.

Presione el botón para seleccionar el banco del cual va a realizar el movimiento. Fecha en la que se registra el movimiento. Presione el botón para seleccionar el tipo de movimiento entre: - Cheque - Depósito - Nota de Crédito - Nota de Débito Número de documento con el que se registra el movimiento. Valor en dólares del movimiento a realizar. Detalle acerca del movimiento. Este dato se llena para imprimir el nombre de la persona o empresa a la que se emitirá el cheque. Es el número de asiento con el que se registra el movimiento en contabilidad. Saldo con el que se cuenta al momento en libro bancos del Sistema. Indica el lugar en donde se originó el movimiento. Indica el tipo de pago que se realizó. 110

Doc. Org.

Dato del sistema.

Refer:

Dato del sistema.

- Abono - Cancelación Es el número de documento del lugar donde se originó. Número interno del sistema o dato referencial que el usuario ingresa.

12.2 IMPRESIÓN DE CHEQUES Para imprimir cheques se debe escoger de entre la lista de movimientos bancarios el cheque a imprimir y dar clic derecho en el botón para escoger las opciones de: Cheque, Comprobante o ambas a la vez; de igual manera puede seleccionar las opciones de impresión a pantalla, a impresora o imprimir al grabar. Finalmente de clic el botón

para aceptar la impresión.

VISTA PRELIMINAR DEL CHEQUE

12.3 CONCILIACION BANCARIA

111

La conciliación bancaria consiste en cuadrar el libro bancos con el estado de cuenta que emite el banco ya sea en cuenta corriente o libreta de ahorros. Para poder realizar la Conciliación Bancaria debemos ingresar en Tesorería – Bancos – Conciliación Bancaria.

Primero se debe escoger el banco que desea realizar la conciliación, presionar Nuevo y poner la fecha de conciliación que por lo general se pondrá la fecha del último día del mes

Al momento de indicar la fecha para la conciliación en la parte derecha de la ventana aparecerá una lista de movimientos que están pendientes de el mes anterior que debe constar ya en el próximo estado de cta. de la siguiente manera :

112

En el cual se ira comparando con el estado de cuenta o libreta de ahorros los datos del libro bancos y se irá activando el casillero de verificación de las transacciones que consten en el estado de cuenta. En el caso de tener Notas de Crédito o Notas de Debito estas deben ser ingresadas primero en el sistema por Tesorería Bancos - Movimientos Bancarios. Las notas de crédito son valores que nos acreditan a la cta. ya sea por intereses ganados. Las notas de debito son valores que nos debitan de la cta. ya sea por mantenimiento de cta., cobro de chequera, etc.

En la parte de bancos se ingresará el valor que consta en el saldo del Bco., valor que debemos llegar al final del mes en la conciliación. Si existe alguna diferencia el sistema lo indicará en este casillero debe estar siempre en cero para que este cuadrada la conciliación.

12.4 TRANSFERENCIA CAJA/BANCOS Esta opción del sistema nos permite pasar los valores en efectivo, cheques y Tarjetas de Crédito que se encuentran en las ctas. de caja a los bancos. Para esto debe ingresar por : Tesorería Bancos.

Bancos – Transferencia Caja /

113

Transferencia Caja / Bancos Casillero lista

de

CAJA DIARIO

transferencia. Presione el botón para seleccionar la Caja de la cual se va a realizar la transferencia.

Banco

Banco General

Fecha

03/01/2007

Concepto Beneficiario

CREACION DE CAJA CHICA S.TORRES

No. Doc.

NC01

Refer:

Dato del sistema.

CH. día

135.000.00

CH. Post. Efectivo Tarjetas TOTAL

Nombre de la caja que se va a realizar la

Presione el botón para seleccionar el banco al cual va a realizar la transferencia. Fecha en la que se registra el deposito en el banco. Detalle acerca del movimiento. Nombre de la persona o empresa a la que se emitirá el cheque. Número de documento con el que se registra el deposito. Número interno del sistema o dato referencial que el usuario ingresa.

Valor que tiene actualmente en Cheques al día. 0.00 Valor que tiene actualmente en Cheques posfechados. 0.00 Valor que tiene actualmente en Efectivo. 0.00 Valor que tiene actualmente en Tarjetas de Crédito. 135.000.00 Suma de todos los valores. Permite marcar todos casilleros que tengan los cheques con fecha al día. Permite marcar todos casilleros que tengan los cheques con fecha posteriores al día 114

Permite desmarcar todos los casilleros que estén marcados.

En el casillero de lista se debe escoger de que caja se va a realizar la transferencia.

Una vez escogida la caja, en esta ventana aparecerá dos pestañas de una CHEQUES en donde aparecerá todos los cheques y la otra de TARJETAS aparecerá todos los pagos con tarjeta que estén en la caja para ser depositados en el Banco. Para poder realizar la transferencia de los cheques que Ud. Necesita debe activar el casillero de verificación

Una vez que ha marcado los cheques o pagos de tarjeta que necesita transferir en la parte inferior de la ventana en el cuadro de lista debe escoger el Banco al cual se desea hacer la transferencia.

Se debe poner la fecha que se realiza la transferencia.

El concepto se puede cambiar o dejar el mismo del sistema no hay problema.

Se debe ingresar el numero de deposito del banco.

El nombre del beneficiario

Para transferir dinero en efectivo se le activará el casillero de Efectivo en donde se debe ingresar el valor en efectivo a transferir.

115

12.5 ESTATUS CHEQUES POSFECHADOS RECIBIDOS Esta opción es muy utilizada por las empresas que desean cambiar sus cheques posfechados por dinero en efectivo, negociando con otras instituciones como son las Cambiarias. Para esto debe ingresar por : Tesorería Posfechados Recibidos.

Bancos – Estatus Cheques

Estatus Cheques Posfechados Recibidos Al activar el casillero se visualizará solo los cheques posfechados. Al activar el casillero se visualizará incluyendo los cheques depositados. Es un filtro para poder encontrar el cheque por numero de negociación. Al activar el casillero se visualizará solo los cheques que se encuentren negociados. Indica el número y el valor de los cheques que no están negociados Indica el número y el valor de los cheques que están negociados Indica el número y el valor de los cheques que están y no están negociados

12.6 EFECTIVIZACION GIRADOS

CHEQUES

POSFECHADOS

116

En esta opción le permite efectivizar los cheques que se han girado y ya están cobrados.

Para poder efectivizar los cheques se debe activar el casillero de verificación y presionar el botón debe elegir la opción si.

en donde le aparecerá el mensaje donde

Efectivizacion Cheques Posfechados Girados Banco

Banco Guayaquil

Presione el botón para seleccionar el banco al cual va a realizar la transferencia. Activa los casilleros que tengan cheques con fecha al día y su respectivo valor. Activa los casilleros que tengan cheques con fecha posteriores y su respectivo valor. Desactiva todos los casilleros que han sido activados y indica el valor total de todos los cheques. Permite efectivizar los cheques que han sido activados

12.7 COMPROBANTES DE INGRESO

117

Nos permite visualizar todos los comprobantes que han sido ingresado al banco ya sea cheques, depósitos, notas de crédito y notas de debito que se hayan realizado de acuerdo a un rango de fechas.

COMPROBANTES DE INGRESO Banco

Banco Guayaquil

Desde

01/01/2007

Hasta

31/01/2007

Tipo de Transacción

Nota de Debito

Presione el botón para seleccionar el banco al cual va a realizar la consulta. Rango de inicio de la fecha para la consulta Rango fina de la fecha para la consulta

Presione el botón para seleccionar el Tipo de Transacción del cual va a realizar la consulta. Al activar este casillero aparecerán todos los datos de la consulta si lo desactiva se pierde la información

118

13 CONTABILIDAD 13.1 PLAN DE CUENTAS Antes de crear el plan de cuentas considere lo siguiente: Las cuentas contables deben seguir un orden jerárquico. Si la cuenta es de grupo siempre debe terminar con un punto al final (.), en caso de ser de movimiento no termina en punto. Todas las cuentas deben estar creadas en función de una máscara contable, por ejemplo X.X.XX.XX (1.1.01.01) separando cada nivel con un punto. Para poder crear el plan de cuentas vaya a Contabilidad – Plan de Cuentas, aparecerá la siguiente pantalla:

Haga clic en Nuevo

o ,

ingrese 1. presione TAB para ir al

siguiente campo e ingrese Activo para grabar presione Grabar .

o

El plan de cuentas que utiliza la empresa LA DESPENSA es el siguiente.

Cuenta

Descripción

1. 1.1. 1.1.01. 1.1.01.01 1.1.02. 1.1.02.01 1.1.03. 1.1.03.01

ACTIVO ACTIVO CORRIENTE BANCOS BANCO DEL PICHINCHA CAJA CAJA CHICA EXIGIBLE CLIENTES – CXC 119

1.1.04. 1.1.04.01 2. 2.1. 2.1.01. 2.1.01.01 2.1.02. 2.1.02.01 2.1.03. 2.1.03.01 2.1.03.02 3. 3.1. 3.1.01. 3.1.01.01 3.1.02. 3.1.01.01 3.1.01.02 3.1.03. 3.1.03.01 3.1.03.02 4. 4.1. 4.1.01. 4.1.01.01 4.1.01.02 4.1.01.03 5. 5.1. 5.1.01. 5.1.01.01 5.1.01.02 5.1.01.03 5.1.02. 5.1.02.01 5.1.02.02 5.1.02.03 5.1.02.04 5.1.02.05 5.1.02.06 5.1.02.07 5.1.02.08

REALIZABLE MERCADERIAS- PRODUCTOS- INVENTARIOS PASIVO EXIGIBLE BANCARIOS PRESTAMOS BANCARIOS PROVEEDORES PROVEEDORES – CXP IMPUESTOS POR PAGAR 1% RETENCION EN LA FUENTE 30% RETENCION EN EL IVA PATRIMONIO CAPITAL CAPITAL SOCIAL CAPITAL RESERVAS RESERVA LEGAL RESERVA FACULTATIVA PERDIDAS Y GANANCIAS UTILIDAD DEL EJERCIO PERDIDA DEL EJERCICIO CUENTAS DE RESULTADOS ACREEDORAS RESULTADOS ACREEDORAS VENTAS VENTAS (DESCUENTO EN VENTAS) (DEVOLUCION EN VENTAS) CUENTAS DE RESULTADOS DEUDORAS RESULTADOS DEUDORAS COSTO DE VENTAS COSTO DE MERCADERIAS (DESCUENTO EN COMPRAS) (DEVOLUCION EN COMPRAS) GASTOS SUELDOS COMSIONES ARRIENDO LUZ Y AGUA TELEFONO PUBLICIDAD MOVILIZACION VARIOS

Para ingresar el plan de cuentas a la empresa FERRETOTAL no es necesario que ingresemos nuevamente todo el plan, solo debemos importar el plan de cuentas de la empresa LA DESPENSA. Para saber como importar datos vaya a IMPORTAR DATOS

120

13.2 ASIENTOS PENDIENTES En esta opción nos permite visualizar todas las transacciones que se realiza diariamente, las cuales se puede corregir antes de pasar al libro diario. Por esta opción se ingresa es Estado de Situación inicial de la empresa.

Todos los asientos deben estar con su respectiva cuenta que debe estar constando en el Plan de Cuentas. Los asientos que no se encuentran cuadrados se encuentran marcados de color rojo. Una vez que se a corregido todas las cuentas contables y los valores de los asientos debemos transferir al libro diario esto lo realizamos presionando el botón que se encuentra ubicado en la esquina suprior derecha en donde le aparecerá automáticamente la ventana de actualización sin necesidad de salirse de esta ventana.

121

13.3 LIBRO DIARIO 13.4 MAYOR CUENTAS CONTABLES 13.5 ASIENTOS PENDIENTES 13.6 COMPARAR MAYORES CON AUXILIARES 13.7 TRANSFERENCIAS 13.7.1

Actualizar Pendientes

13.7.2

Reversar Asientos

13.8 ASIENTOS DE CIERRE DE PERIODO 13.9 CONTABILIZACION AUTOMATICA 13.9.1

Contabilización por lotes

13.9.2

Definición de Reglas

13.9.3

Parametrización Contable

122

13.9.3.1

Asignación de Cuentas

La Asignación de cuentas le permite que preestablezca la cuenta contable que será asignada a los clientes, a los proveedores o a los artículos, cada vez que cree uno nuevo. Para asignar cuentas contables vaya a Contabilidad – Contabilización Automática – Parametrización Contable, y vaya a la ficha Miscelanos 1

A continuación ingrese las cuentas contables que corresponden a cada enunciado y presione el botón Grabar

o .

123

13.9.4 13.10

Definición de Campos

ANALISIS FINANCIERO

13.10.1

Definición de Variables

13.10.2

Definición de Razones

124

14 MANTENIMIENTO DE TABLAS le permite crear o personalizar los datos que serán utilizados en diferentes ventanas del sistema. Entre los datos que se pueden personalizar se encuentran las siguientes tablas:

TABLA

FUNCIÓN

Actividades Centro de Costos Ciudades

Le permite añadir, modificar o eliminar ciudades que serán necesarios para llenar los datos informativos de clientes y proveedores. Para crear clientes vea CREACION DE CLIENTES. Y para crear proveedores vea CREACION DE PROVEEDORES.

Colores

Le permite añadir, modificar o eliminar colores que serán utilizados para la Generación de Códigos en empresas que distribuyen ropa o calzado. Para generar códigos vea CREACION DE ARTÍCULOS.

Frecuencias Flujo Grupo de Artículos

Le permite añadir, modificar o eliminar el grupo o categoría de artículos que será utilizado para agrupar los artículos en el momento de su creación. Para crear artículos vea CREACION DE ARTÍCULOS.

Grupo de Clientes

Le permite añadir, modificar o eliminar el grupo de clientes que será utilizado para agrupar a los clientes en el momento de su creación. Para crear clientes vea CREACION DE CLIENTES.

Grupo Definiciones Financieras Grupo Detalle Importaciones

de

125

Grupo de Proveedores

Le permite añadir, modificar o eliminar el grupo de proveedores que será utilizado para agrupar a los proveedores en el momento de su creación. Para crear proveedores vea CREACION DE PROVEEDORES.

Importaciones Ordenes Promoción Provincias

Le permite añadir, modificar o eliminar Provincias que serán necesarios para llenar los datos informativos de clientes y proveedores. Para crear clientes vea CREACION DE CLIENTES. Y para crear proveedores vea CREACION DE PROVEEDORES.

Rutas Subgrupos de Artículos

Le permite añadir, modificar o eliminar el subgrupo o subcategoría de artículos que será utilizado para agrupar los artículos en el momento de su creación. Para crear artículos vea CREACION DE ARTÍCULOS.

Tarjetas de Crédito

Le permite añadir, modificar o eliminar la descripción de la tarjeta de crédito que usan sus clientes para comprar. Para realizar ventas vea el capítulo de FACTURACIÓN.

Tipo de Local Transportistas Zonas

Le permite añadir, modificar o eliminar la Zona que será necesaria para llenar los datos informativos de clientes y proveedores. Para crear clientes vea CREACION DE CLIENTES. Y para crear proveedores vea CREACION DE PROVEEDORES.

El procedimiento para alimentar o llenar estas tablas es el mismo para todos, por lo tanto solo alimentaremos la tabla Colores. Para crear la tabla de colores vaya a Opciones – Mantenimiento – Tablas aparecerá la siguiente pantalla: Presione el botón hasta ubicar Colores. Luego presione Nuevo o e ingrese en la tabla el código y la descripción de los colores. Finalmente presione el botón Grabar

o . 126

15 PRODUCCION 15.1 ORDEN DE PRODUCCIÓN 15.2 REQUISION DE MATERIALES 15.3 INGRESO PRODUCCION (DIRECTA)

16 PRESUPUESTO 16.1 VENTAS 16.2 CONTABILIDAD 16.3 CONTABILIDAD MENSUAL 16.4 VENTAS AÑO PASADO 16.5 CONTABILIDAD AÑO PASADO 16.6 CONTABILIDAD MENSUAL AÑO PASADO

17 REPORTES 17.1 REPORTES/LISTADOS

REPORTES DE ARTICULOS 127

Permite sacar un listado de reportes de los todos los artículos y el inventario de los mismos.

Continuación de la lista de artículos

128

REPORTES DE VENTAS

129

REPORTES DE CLIENTES

REPORTES DE PROVEEDORES

130

REPORTES DE CAJAS

131

REPORTES DE BANCOS

132

REPORTES DE CONTABILIDAD

133

REPOTES DE PRESUPUESTO

134

17.2 INFORMES GERENCIALES 17.3 MODIFICAR REPORTES

18 . OPCIONES ADICIONALES 18.1 IMPORTAR DATOS le permite importar datos de empresas ya creadas para que evite el trabajo innecesario de volver a digitar datos para esto vaya a Opciones – Configuración del Sistema – Importar Datos, en la pantalla que aparece, presione el botón de Explorar

y busque el archivo dv.dbc 135

de la empresa que guste por ejemplo LA DESPENSA ubicado en C:/Fénix/Emp002/dv.dfc y presione Seleccionar.

SUGERENCIA Si no conoce el nombre de la carpeta de la Empresa de la cual va a importar el plan de cuentas, vaya a Archivo – Empresas – Seleccionar Crear, seleccione la empresa y vaya a la ficha Crear/Modificar y en Ruta le indica el nombre de la carpeta que contiene la información de la empresa en su disco duro.

Apareciendo la siguiente pantalla, en donde puede seleccionar los datos que desea importar, una vez seleccionados presione el botón Importar Datos para importar.

18.2 RESPALDO DE DATOS NO FUNCIONA BIEN ESTA OPCION

18.3 CALCULADORA Esta opción permite al usuario desplegar una calculadora que nos permitirá realizar operaciones sin necesidad de salirse del sistema. 136

18.4 DIRECTORIO TELEFONICO

19 AYUDA 19.1 TEMAS DE AYUDA Esta opción nos permite obtener la ayuda para el adecuado manejo del sistema Fénix. Debido a su inmensa cantidad de información no se encuentra activa en el sistema.

19.2 ACERCA DE FENIX Al escoger esta opción nos aparecerá una ventana en donde nos da a conocer los datos informativos de ADS como la autorización de uso de la empresa a la que se da la licencia. 137

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