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MANUAL DE USUARIO CONTABILIDAD GENERAL CON EXCEL

Guía rápida de uso del sistema: - Entre en el archivo CONTA. - En la hoja DIARIO pulse el botón “Nuevo Diario” y procese los asientos (Fecha, Comprob, Código, Cuenta, Descripción, Debe, Haber) y deje una línea en blanco después de cada uno. - Consulte el MAYOR de la cuenta de la siguiente manera: - En la celda D12 hay un filtro, haga clic y escoja la cuenta. - Una vez filtrada seleccione el botón “Ver MAYOR” y allí le muestra el Mayor de la cuenta con los saldos. Entonces puede imprimir o regresar al Mayor y ver otra cuenta. - Consulte el MAYOR ANALITICO, MAYOR2 pulsando el botón que dice: “Ver Mayor Analitico”. - Consulte la hoja BALANCE de Comprobación que le muestra el saldo deudor o acreedor de cada cuenta. - Consulte la hoja GENERAL que le muestra el Balance General Clasificado. Activo, Pasivo y Patrimonio. - Consulte la hoja RESULTADOS que le muestra el Estado de Pérdidas y Ganancias, con el resultado del ejercicio. - Imprima todos los reportes para que sean revisados minuciosamente por el Contador de la empresa. - Haga las correcciones correspondientes en la hoja Diario y vuelva a imprimir los reportes.

Guía detallada de uso del sistema: Para entrar al programa hacemos doble clic en el archivo CONTA, que es como cualquier otro archivo de Microsoft Excel. Si le aparece un mensaje de Advertencia, tiene que habilitar las macros, haciendo clic en Opciones…, el recuadro que aparece a la derecha de “Advertencia de seguridad las macros se han deshabilitado”, 1

luego de la Advertencia, encontramos habilitada la primera opción, debe hacer clic en la segunda opción “Habilitar este contenido” y luego en Aceptar. A partir de este momento debe guardar el sistema con el nombre de su empresa/año/mes y que le quede el archivo CONTA como respaldo, para que siempre disponga del programa original en caso de una emergencia. El sistema consta de 7 hojas o pestañas, que son: MENU, DIARIO, MAYOR, MAYOR2, BALANCE, GENERAL y RESULTADOS. A continuación una descripción de cada una de las hojas del sistema:

MENU Esta hoja es el Menú Principal de la Contabilidad. Donde además del nombre de la empresa y el mes, puede ir de forma automática a las hojas del sistema contable pulsando el botón correspondiente.

DIARIO En la celda C7 colocamos el nombre de la Empresa. Este nombre se reflejará en forma automática en las siguientes hojas. En esta hoja encontramos un “Cuadro de Lista” arriba y a la izquierda de la hoja, este cuadro muestra el Plan de Cuentas. Dentro del “Cuadro de Lista” se encuentra a la derecha la barra de desplazamiento, donde, con el cursor, puede consultar el código de las cuentas que desee utilizar en un asiento contable.

Fecha En la celda A13 colocamos la fecha, es en esta fila que comenzamos a procesar los asientos y en la celda G8 nos mostrará la fecha de fin de mes al igual que en todas las hojas. En la celda H4 tenemos un botón “Nuevo Diario” que acciona una macro cuyo objetivo es dejar en blanco la hoja DIARIO, debe tener mucho 2

cuidado con este botón ya que si se acciona por accidente borra toda la información que hasta ese momento se haya ingresado en el diario, por tal razón se sugiere grabar después de registrar cada asiento contable, de tal manera que, si borra todo accidentalmente, lo único que tiene que hacer es salir sin guardar, que cuando vuelva a entrar, todo estará como la última vez que guardó. El uso de este botón se hace necesario únicamente después de haber cerrado un período mensual o ejercicio contable, las indicaciones para estos procesos se indican más adelante.

A partir de la fila 11, disponemos de las siguientes columnas: Fecha Comprobante Código Cuenta Descripción Debe Haber En estas columnas se recopila toda la información necesaria para realizar los asientos de diario. En la columna A se registra la Fecha del documento contable, el formato se debe mantener a lo largo de toda la columna Día/Mes/Año. Es preciso aclarar que para cada línea del asiento se debe registrar la fecha. La fila 12 no se usa. Los asientos se deben separar el uno del otro por una fila en blanco (opcional). En cada asiento contable se debe incluir el número de Comprobante. Para una mejor identificación de los documentos se sugiere registrar de la siguiente forma: CD y el número consecutivo, si se trata de Comprobante de Diario, CI y el consecutivo, si se trata de Comprobantes de Ingreso, CE y el consecutivo, si se trata de Comprobantes de Egreso, O como usted prefiera. El Código se utiliza según la cuenta que va a utilizar en cada asiento, solamente son válidos los códigos con 6 dígitos y éstos los puede revisar en el “Cuadro de Lista”. 3

Al escribir correctamente el código, aparece en la siguiente columna, de forma automática, el nombre de la cuenta, por ejemplo: 111210 que corresponde al BANCO A. Si utiliza códigos de uno, dos, tres o cuatro dígitos, el sistema emitirá el mensaje de “OJO, No cuadra” ya que estas cuentas no son de movimientos, si lo deja así, no cuadra el asiento. En la columna E correspondiente a Descripción, se registra un detalle de la transacción o concepto de la operación según la cuenta y documento contable. En la columna F se registran los débitos o cargos y finalmente en la columna G se registran los créditos o abonos (No se pueden poner fórmulas en los cargos y abonos). Al ingresar el primer valor en la columna Debe, vamos a observar que el sistema emite un mensaje de alerta y muestra la diferencia en la celda F5, éste mensaje se mantiene hasta que termine el asiento, una vez cuadrado, el mensaje desaparece. Luego de ingresado cada asiento se debe guardar, dejamos una fila en blanco y continuamos con el siguiente asiento. Para obtener resultados óptimos tanto del Sistema como de la Contabilidad, todos los asientos ingresados deben estar debidamente cuadrados y registrados de acuerdo a los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, esto es de vital importancia en razón de que es el punto de partida para la Contabilidad y en caso de quedar descuadrados los asientos, tampoco cuadrarían los reportes posteriores, Mayor y Balances. Cuando se termina una página en la hoja DIARIO, observamos una línea continua azul; (ya que lo tenemos configurado como: Ver, Vista previa de salto de página) con el objeto de ver que los asientos se mantengan completos en cada hoja de impresión. Si la línea azul queda en medio de un asiento, usted puede moverla hacia arriba, para que ese asiento quede completo en la siguiente página. Se pueden ingresar asientos de diario hasta la fila 983, lo que equivale a 15 páginas del libro Diario, con unas 55 filas para asientos en cada una. Para empezar una Contabilidad se tiene que accionar el botón “Nuevo Diario” de esta forma queda la hoja en blanco y lista para ingresar los asientos de su Empresa. Los asientos de ejemplo que vienen con la hoja, son para mostrar el funcionamiento del sistema 4

y serán sustituidos por los verdaderos asientos contables de su empresa. El botón “Menu” es para regresar al Menú Principal de la Contabilidad y se encuentra en todas las hojas. El botón “Imprime Diario” selecciona desde el primer asiento hasta el último y lo muestra por pantalla, por si desea imprimirlos o si no, puede cerrar la vista preliminar. Luego de esto si desea seguir haciendo asientos, deberá arrastrar hacia abajo, la línea azul que se encuentra al final de los asientos, tantas filas como sea necesario. (Límite 983 filas) Si desea que muestre los totales del debe y del haber, debe colocarlo manualmente… sombree desde la celda F13 hasta la última fila del asiento procesado y tome nota del monto del Debe, luego haga lo mismo con la columna G para el monto del Haber. MAYOR El funcionamiento de esta hoja es que es una copia fiel y exacta del Diario, pero se convierte en MAYOR cuando filtramos una cuenta, entonces, se puede ver todo el movimiento de la misma. Accionando el filtro de la celda D12, es que vamos a escoger el código de la cuenta que vamos a consultar, solo se debe escoger un código a la vez, por ejemplo, hacemos clic en el filtro indicado y nos muestra los códigos, quitamos el tilde en “Seleccionar todo” y escogemos 111110, por ejemplo y “Aceptar”, enseguida nos muestra todos los movimientos de esa cuenta, pero, debido al filtrado, no podemos ver el saldo, es necesario hacer clic en el botón “Ver MAYOR”, entonces podemos ver a manera de “Vista Preliminar” el mayor de la cuenta escogida con los saldos en cada línea y los totales también, si queremos, podemos Imprimir, si no, regresamos haciendo clic en “Cerrar vista preliminar” y de esta forma podemos consultar cualquier cuenta. Para ver otra cuenta, repetimos el proceso. Para verlas todas, seleccionamos en el filtro “todas”, que es precisamente el Diario, ojo, no se pueden ver todas las cuentas de Mayor al mismo tiempo, solo, una por una, para eso está el Mayor Analítico. 5

También es importante aclarar que si oprimimos el botón de “Vista Preliminar”, cuando están “todas”, o cuando tenemos una cuenta seleccionada, sin darle al botón “Presentar Mayor”, no aparece nada por pantalla. Solo se puede ver el Mayor de una cuenta, luego de haberla filtrado y haciendo clic en el botón “Ver MAYOR”. Si escogemos más de una cuenta, se mezclan los movimientos de las cuentas y no podemos saber el saldo correcto de cada una. Si queremos saber el saldo de una cuenta sin ver el Mayor, podemos escogerla del “Cuadro de Lista” y vamos a observar que el saldo de esa cuenta aparece en las celdas E6 o F6 según sea el caso, saldo deudor o acreedor y este saldo deber ser el mismo que muestra el Mayor de la cuenta. Luego de consultar una cuenta, si afectamos a esa misma cuenta con un asiento de diario, debemos filtrar nuevamente y escoger el mismo código para que se incorpore ese último movimiento al mayor y obtener el nuevo saldo. Es importante tomar en cuenta que en esta hoja MAYOR no se deben suprimir ni filas ni columnas, no se debe hacer ningún cambio, solo puede usar el filtro, el botón Ver Mayor y el Cuadro de Lista, ya que es una hoja de consulta y no de trabajo. Por lo tanto se recomienda usar esta hoja y también las demás en modo Protegido. Según el programa, está previsto 150 filas o 3 páginas para cada cuenta. Para un mes, esta cantidad de filas se considera suficiente en una pequeña o mediana empresa.

MAYOR2 (MAYOR ANALITICO) El funcionamiento de esta hoja es muy sencillo, ya que, solo debemos hacer clic en el botón “Ver Mayor Analítico” que acciona una macro que selecciona las cuentas una por una con su respectivo movimiento y las va mostrando en orden ascendente hasta llegar a la última cuenta con movimiento.

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Esta hoja está desprotegida para que funcione la macro, por lo tanto no se puede hacer ninguna modificación porque perdería las fórmulas y su buen funcionamiento.

BALANCE Esta hoja tiene doble función, muestra el “BALANCE DE COMPROBACION” y el “PLAN DE CUENTAS”, donde aparece en primer lugar el nombre de la empresa, que es tomado en forma automática desde la hoja DIARIO y también la fecha. En el rango de celdas desde la O2 hasta la T6, puede colocar los datos de la empresa, excepto en la celda S2 que tiene una fórmula y según la fecha que se coloque en el Diario en la celda A13, aparecerá automáticamente en todas las hojas del sistema. Código En la columna Código se encuentra el PLAN DE CUENTAS. La estructura de los códigos está integrada por cinco niveles de la siguiente manera: Primer nivel: x, Un dígito, para grupos principales como: Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos y Gastos. Segundo nivel: xx, Dos dígitos, para grupos de cuentas de segundo nivel como: Activo Circulante, Activo Fijo, Activos no Corrientes, Pasivo Circulante, Pasivo a Largo Plazo, Patrimonio Neto, Ingresos Operacionales, Ingresos No Operacionales, Costo de Ventas, Gastos de Admin. y Ventas y Gastos no Operacionales. Tercer nivel: xxx, Tres dígitos, para grupos de cuentas de tercer nivel como: Caja Bancos, Cuentas x Cobrar Clientes, Provisión Cuentas Incobrables, Inventario de Suministros, etc. Cuarto Nivel: xxxx, Cuatro dígitos, para grupos de cuentas de tercer nivel como: Efectivo, Bancos, Efectos x Cobrar, Cuentas x Cobrar Clientes, Inventarios, Gastos Pagados por Anticipado, etc.

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Quinto nivel: xxxxxx, Seis dígitos, para cuentas de movimientos, que son las cuentas que vamos a usar para realizar los asientos de diario. Nota: Si desea incorporar puntos en el código, lo puede hacer.

Cuenta En esta columna están los nombres de todas las cuentas que intervienen en la Contabilidad, tomando en cuenta sus distintos niveles. Como podemos observar, el plan de cuentas está conformado por 5 niveles: 1er nivel: Grupos principales de cuentas identificados con letra azul y negrilla. 2do nivel: Grupos secundarios de cuentas identificados con negrilla. 3er nivel: Grupos terciarios de cuentas, con negrilla. 4to nivel: Grupos de cuentas de mayor, con negrilla. 5to nivel: Cuentas de movimiento, con las cuales realizamos los asientos de diario. Los nombres de las cuentas se pueden modificar o eliminar junto con el código correspondiente o agregar nuevas cuentas según las necesidades de la empresa o usuario. Abrir una nueva cuenta Para incluir una cuenta nueva, haga lo siguiente: Primero desproteja la hoja con la clave enviada, ubíquese en la celda una fila más abajo donde desea insertar la cuenta, luego haga clic con el botón derecho del mouse en el número de la barra de desplazamiento vertical y seleccione Insertar. Después de esto, copie todos los datos de la fila superior en la nueva fila en blanco y luego cambie el Código y la Cuenta por el número y nombre correspondientes. Veamos este ejemplo: Abrimos una nueva cuenta corriente en el Banco BICENTENARIO, es necesario entonces posicionarnos en la celda A20, luego a la izquierda en el número 20, oprimimos el botón derecho del mouse y escogemos “Insertar”, (ya insertamos una fila en blanco) ahora en el número 19 para copias la fila completa hacemos clic con el botón derecho del mouse y seleccionamos “Copiar”, nos ubicamos en la celda A20 y presionamos “Enter” o “Intro”, de esta forma se copian todos los datos de la fila A19 en la fila A20 y procedemos a cambiar el Código

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111220 por 111230 y el nombre de la Cuenta por BANCO BICENTENARIO. Listo, ya tenemos una cuenta nueva. Eliminar una cuenta: Ubique la cuenta que desea eliminar y elimine la fila completa. Imprimir el Plan de Cuentas Para Imprimir el Plan de Cuentas, solo tiene que presionar el botón que dice: “Imprimir Plan de Cuentas” que se encuentra ubicado en la columna M. UTILIZACION DE LOS FILTROS Los filtros de la fila 9, se usan de la siguiente manera: Podemos filtrar los datos de la: Columna H, para ver la conformación de las cuentas de mayor, Nivel 4, o un Balance Nivel 4. Columna I, Nivel 3, o un Balance Nivel 3. Columna J, para ver los grupos de Nivel 2, o un Balance Nivel 2. Columna K, para ver los grupos de Nivel 1, o un Balance Nivel 1. En la columna M, debe filtrar y seleccionar el número 1, para ver el Balance de Comprobación Resumido, o sea, solo las cuentas que tuvieron movimiento, sin las cuentas en cero, el ideal para ser impreso. Partiendo de este Balance Resumido, es que vamos a extraer los saldos deudores y acreedores que van a dar continuidad a la Contabilidad en el próximo Período Contable. (Sea mensual, bimensual, trimestral, semestral o incluso anual, si tiene poco movimiento) Con este Balance de Comprobación filtrado por 1, se elabora un asiento de diario que servirá para darle continuidad a la Contabilidad en el próximo mes. Lo cual se indica más adelante. A continuación de la fila de los TOTALES del Balance, en las columnas H, I, J, K, están las sumas de las mismas, las cuales deben dar cero, y debajo en J y K, observamos el resultado obtenido en el período, la PERDIDA o la GANANCIA. El total de ingresos o pérdidas (en este caso: K285), se obtiene de la diferencia entre los Ingresos y los Gastos. Estas celdas van a variar a medida que se vaya modificando el plan de cuentas. 9

A partir de la columna O, vamos a observar el “Plan de Cuentas”, tal como aparece en el “Cuadro de Lista” de las hojas DIARIO y MAYOR, y estos datos son el resultado de la fórmula que observamos como ejemplo desde la celda O10 hacia abajo.

GENERAL En esta hoja se muestra el Balance General, donde vemos en primer lugar el encabezado, la fecha es la misma que consta en la hoja DIARIO. Todos los datos se obtienen de la hoja BALANCE por lo que esta hoja sirve como fuente de consulta y una vez comprobados los valores de Activo, Pasivo y Patrimonio, procedemos a imprimir y a entregar a las instancias respectivas para su estudio y análisis. Como todos estos valores son tomados de la hoja BALANCE, podemos observar los totales del Activo, del Pasivo y del Patrimonio que tiene incluida la Utilidad o Pérdida del mes en la celda E93, y al sumar el Pasivo más el Patrimonio, da igual que el Activo, pero con saldo negativo, por lo tanto queda cuadrado el Balance General. Como se puede observar en la columna A, aparecen los códigos de las cuentas, los cuales no hacen falta para la presentación del Balance General, pero si para las fórmulas y por lo tanto no están incluidos en el rango de impresión. Nota Importante: Tanto la hoja GENERAL como la hoja RESULTADOS contienen fórmulas para tomar datos de la hoja BALANCE por lo que se sugiere no modificarlas.

RESULTADOS En esta hoja “Resultados” se muestra el Estado de Pérdidas y Ganancias, la fecha que se incluye tiene una fórmula para mostrar la fecha de inicio del período y la fecha actual. Así como en la hoja Balance la columna A no está incluida en el rango de impresión. Se utiliza una página para los Ingresos, Costos y Gastos. 10

En esta hoja de Resultados, podemos indicar como punto importante, que al sacar la diferencia entre los Ingresos, Costos y Egresos, nos da como resultado una Pérdida (monto positivo) o una Ganancia (monto negativo), la cual podemos ver en la celda E38. Este monto es trasladado automáticamente a la hoja General en la celda D90, para que sea incluida en el Patrimonio y de esta forma cuadre el Balance General.

CIERRE DEL MES Para el cierre de un período mensual, nos vamos a la hoja BALANCE. Primero, Activar el filtro de la columna L9 (Balance Resumido), quitar el tilde de Seleccionar todo y colocar el tilde en el número 1 y Aceptar, de esta forma solo quedarán las cuentas con saldo. Segundo, borrar el ejemplo del asiento de apertura, que se encuentra a partir de la fila A304. Luego, sombreamos desde el primer código y cuenta (columnas A y B) hasta el último, para ser copiados en la celda A304. Luego hacemos la misma operación con los saldos deudores y acreedores de las columnas E y F, y los pegamos al lado de las cuentas que copiamos en las columnas C y D. Verificamos que el debe y el haber están cuadrados colocando la fórmula de suma. Hay un detalle con las cuentas del haber, tienen saldo negativo, debemos convertir esos saldos en positivo, de la siguiente manera: Puede hacerlo manualmente, uno por uno o usar fórmulas… Si usa fórmulas haga lo siguiente: 1-Copiamos los saldos negativos y los pegamos en la columna F. 2-En la columna E escribimos esta fórmula =FXXX*-1 donde XXX es la celda de la derecha, (o sea, que al multiplicar la cantidad negativa por menos uno -1 se convierte en positiva). 3-Copiamos esta fórmula y la pegamos hacia abajo en todas las celdas que necesitemos convertir. 4-Ya que tenemos estas cantidades en positivo en la columna E, las copiamos y las pegamos en la columna D pero con Pegado especial / Valores / Aceptar y luego borramos los datos de las columnas E y F. 5-Por último, seleccionamos todas las celdas en blanco del asiento tanto de la columna C como de la columna D y borramos su contenido con la tecla “Suprimir” o “Delete”, si no, al copiarlas se produce un error, ya que contienen una fórmula. Estos códigos, cuentas y valores van a constituir el primer asiento del 11

próximo mes. Veremos que este asiento contiene cuentas de Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos y Gastos; a todos esos valores, es necesario darles apertura en el próximo período mensual, para continuar con la Contabilidad. En este momento guardamos el archivo con el ejemplo del asiento de apertura en Guardar como… “Libro de Excel habilitado para macros”, y queda guardado con el mismo nombre. Ahora, para abrir un nuevo mes, este mismo archivo lo guardamos con otro nombre, ojo, Guardar como… y le colocamos el nombre del mes siguiente. De esta manera, obtenemos 2 archivos, el del mes anterior (que servirá de consulta únicamente) y el actual o mes siguiente. Esto es necesario hacerlo desde enero hasta diciembre. (Según su período contable) y también puede llevar la contabilidad bimensual, trimestral, semestral o incluso anual, dependiendo de la cantidad de asientos y de la capacidad del libro Diario (983 líneas). APERTURA DEL NUEVO MES Para comenzar un nuevo período mensual lo primero que tenemos que hacer es usar el archivo que guardamos con el nombre del mes siguiente y en la hoja DIARIO pulsar el botón “Nuevo Diario” para borrar todos los asientos y quede la Contabilidad en blanco, sin asientos contables (puede verificar que todos los reportes están en cero) y en la celda A13 colocamos el primer día del mes. Ahora nos vamos a la hoja BALANCE y copiamos los saldos que quedaron de la siguiente manera: Seleccionamos para copiar los Códigos desde la celda A304 (o la que corresponda) hasta la última y los pegamos en la hoja DIARIO en la celda C13, note que cuando los pega aparece el nombre de cada una de las cuentas en la columna D. Ahora vuelva a la hoja BALANCE y seleccione para copiar los montos del Debe y Haber, las columnas C y D desde la celda C304 hasta el último monto y los pega con (Pegado especial/Valores) en la hoja DIARIO en la celda F13. (En caso de que salga algún error, solo pulse la flecha de “Deshacer escritura” y repita el proceso, si continúa el error, comuníquese conmigo). Entonces solo queda completar el asiento de apertura en la hoja Diario con los datos que faltan en las columnas de Fecha, Comprob y Descripción, en todas las filas del asiento. (No puede tocar la columna D debido a la fórmula, debe trabajar de forma protegida). Una vez completado este asiento, podemos seguir con el registro de las 12

transacciones del nuevo mes. Posteriormente en la Hoja Balance deberá accionar el filtro de la celda F9 y escoger la primera opción, es decir: (Seleccionar todo), para que esta hoja muestre todas las cuentas. CIERRE DEL EJERCICIO El Cierre del Ejercicio como ya sabemos, se trata de cerrar las cuentas de Resultado, las de Ingreso que son acreedoras con un cargo y las cuentas de Costos y Gastos que son deudoras con un abono y de esta manera obtener el resultado del ejercicio. Por lo tanto tenemos que hacer primero el asiento de cierre de mes, segundo; el asiento de cierre de las cuentas de resultado y tercero; el asiento de apertura del mes siguiente que quedará sin cuentas de resultado. (Esto se hace sólo en el último mes del ejercicio económico) Seguimos, ahora borramos cualquier información previa que pudiera estar ocupando las celdas a partir de la A304 en adelante, para hacer el asiento de cierre de mes, según lo indicamos en la página 11. Como ya tenemos todas las cuentas con saldo en este asiento de cierre de mes, vamos a sombrear todos los códigos y cuentas que empiecen con el número 4, 5 y 6, desde la columna A hasta la D, es decir, todas las cuentas de Ingresos y Egresos; hacemos clic en “Copiar” y pegamos esta información a partir de la celda A340 o más abajo si es necesario… y cambiamos los montos de lugar, los del haber los copiamos al debe y los del debe los copiamos al haber. Dos líneas más abajo totalizamos los valores deudores y los acreedores, observaremos que existe una diferencia de XX, ese valor corresponde a la Ganancia o Perdida del ejercicio, por lo tanto en la columna A vamos a anotar el código 351010 y en la columna B el nombre de la cuenta que es RESULTADO DEL EJERCICIO y nos vamos a la columna C o D, donde anotaremos la diferencia para que cuadre el asiento. (Debe ser igual a la Pérdida o Ganancia de la hoja RESULTADOS) Con esta información del asiento de cierre en la hoja BALANCE es que vamos a copiar los datos en la hoja DIARIO, de la misma manera indicada anteriormente. Al terminar este asiento, debemos observar la celda F5 en la hoja DIARIO para asegurarnos que no hay diferencia. Ahora en la hoja BALANCE a continuación del Cierre podemos realizar el Asiento de apertura para el mes siguiente después del cierre del ejercicio que viene siendo el Balance de Comprobación después del cierre, de la misma forma como realizamos el asiento de 13

Cierre, o sea, del asiento de apertura del mes siguiente, sombreamos todas la cuentas de Activo, Pasivo, Patrimonio y las copiamos a partir de la celda A391 o más abajo si es necesario… en este caso, solo quedará pendiente de anotar el resultado del período, la 351010 y verificamos que cuadre. Quedó listo el asiento para el nuevo ejercicio económico. Ahora es necesario guardar el trabajo en Menú “Guardar como” y “Libro de Excel habilitado para macros” con el nombre de “EmpresaAñoMesDC”, donde DC quiere decir después del cierre, de esta forma no quedan 2 archivos, el que es “Antes del Cierre”, con las cuentas de Ingresos y Gastos, y este que es “Después del Cierre” sin cuentas de resultado. Si nos vamos a la hoja RESULTADOS, vamos a observar que se encuentra todo en cero, como consecuencia del cierre, lo cual es correcto. Sólo queda pendiente el pago del I.S.L.R., para posteriormente registrar el asiento y guardarlo nuevamente con el mismo nombre. ASIENTO DE APERTURA DEL NUEVO EJERCICIO Para la apertura del nuevo ejercicio, este mismo archivo lo guardamos con otro nombre, ojo, “Guardar como…” y le colocamos el nombre del mes siguiente. (Por ejemplo: EmpresaAñoMes”) De esta manera nos quedan 2 archivos, el del cierre del ejercicio (que servirá de consulta únicamente) y el actual o mes siguiente para continuar con la contabilidad. Ahora vamos a armar el asiento inicial con los valores que quedaron en el “Ejemplo de Asiento de Apertura del mes siguiente después del Cierre…”, para esto nos dirigimos a la hoja BALANCE. Si tiene activo el filtro “Balance Resumido”, volvemos a colocar la opción “Todas” y procedemos según las instrucciones de APERTURA DEL NUEVO MES en la página 12, o sea, en el Diario pulsamos el botón “Nuevo Diario”, en la celda A13 colocamos la fecha, vamos a la hoja Balance y copiamos el asiento de apertura en el Diario… de esta forma podemos continuar con el procesamiento de asientos.

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Nota importante: El sistema se puede usar para llevar varias contabilidades, todas las que desee, solo tiene que usar un nombre diferente para cada una. También, si el movimiento es poco, puede llevar la contabilidad de forma trimestral, semestral o inclusive anual. Es todo por el momento, cualquier duda, comentario o corrección que deba hacerse al manual, pueden escribir a mi correo. Gracias.

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